Der Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Exchange oder Office 365 bringt viele Vorteile für Unternehmen, doch das Migrationsprojekt selbst kann entmutigend wirken und es ist nicht ganz klar, wo man mit der Migration beginnen sollte. Exchange bietet keine eigenen Tools für eine vollständige Migration oder zur Etablierung einer Koexistenz von Notes und Exchange. Tatsächlich sind viele Migrations- und Koexistenzaufgaben ohne Drittanbieterlösungen nicht durchführbar. In diesem Artikel werden wir die sieben wesentlichen Schritte beschreiben, die gemäß den besten Praktiken und unserer Erfahrung mit erfolgreichen Migrationen notwendig sind.
Eine erfolgreiche Migration umfasst die folgenden Schritte:
- Vorbereitung der Migrationsbewertung.
- Etablierung der Koexistenz von Notes und Exchange.
- Planung der optimalen Migrationsgenauigkeit.
- Gewährleistung der maximalen Effizienz der Migration.
- Durchführung einer Testmigration.
- Planung des Migrationszeitpunkts zur Minimierung der Auswirkungen auf das Unternehmen.
- Start der Migration und Überwachung des Fortschritts.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich auf die Migration vorbereiten und diese mit zwei Lösungen von Quest durchführen können — und . Im Folgenden finden Sie einige Details.
Schritt 1: Vorbereitende Migrationsbewertung
Durchführung einer Bestandsaufnahme der aktuellen Umgebung
Wenn Sie entschieden haben, dass Exchange die geeignete Plattform für Ihre Organisation ist, müssen Sie den Umzug planen. Zunächst sollten Sie Informationen über die aktuelle Umgebung sammeln, Bestandsinformationen zu den Daten zusammentragen, die Sie migrieren möchten, ermitteln, was zur Reduzierung des Speicherplatzverbrauchs gelöscht werden kann, die verfügbare Bandbreite zwischen den Umgebungen berechnen usw. Die Erstbewertung sollte die folgenden Fragen umfassen:
- Wie viele Notes-Domains und Domino-Server gibt es?
- Wie viele Postfächer haben Sie? Wie viele davon werden nicht genutzt?
- Wie viel Speicherplatz nehmen die Dateien des Hauptpostfachs ein? Wie viel in Archiven? Wie viel in lokalen Replikaten?
- Wo befinden sich die Archive?
- Wie viele Nutzer verwenden Verschlüsselung? Muss verschlüsselter Inhalt migriert werden?
- Wie viele persönliche Ordner gibt es in der Umgebung?
- Welche Nutzer verwenden Dokumentenlinks? Wie viele Nutzer haben Links von anderen Nutzern und Anwendungen erhalten?
- Wie viele Daten beabsichtigen Sie zu migrieren? Möchten Sie beispielsweise nur Daten der letzten sechs Monate übertragen.
- Werden die nativen Archive in persönliche Archive von Exchange oder in *.pst-Dateien von Outlook übertragen?
- Was sind die Bandbreitenbeschränkungen? Wie viele Daten können in
einem bestimmten Zeitraum übertragen werden? - Wie viel Speicherplatz wird nach der Migration benötigt?
Wie wird sich die Migration auf das Geschäft und den Betrieb
auswirken? Es ist wichtig, das Projekt sorgfältig zu planen, um Ausfallzeiten zu minimieren und Leistungsverluste zu reduzieren.
Es ist beispielsweise wichtig, die Delegierung zwischen Benutzern zu berücksichtigen – wenn ein Benutzer migriert, aber sein oder ihr Delegierter auf der ursprünglichen Plattform bleibt, wie wirkt sich das auf deren tägliche Arbeit aus? Im weiteren Sinne sollte man bedenken, wie das Migrationsprojekt verschiedene wichtige Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen beeinflussen könnte.
Ebenso ist es wichtig, kritische Interaktionspunkte innerhalb von Notes zu berücksichtigen. Bei der Arbeit mit Nachrichten sollte man die Anwendungen analysieren und die Interaktion zwischen der E-Mail-Routing und den Anwendungen berücksichtigen, um Unterbrechungen der Geschäftsprozesse während und nach der Migration zu vermeiden. Es müssen folgende Fragen gestellt werden:
- Welche Benutzer haben Delegierte, und wie kann eine Störung dieser Beziehungen die Geschäftsprozesse beeinflussen?
- Welche Anwendungen und Geschäftsprozesse sind mit der E-Mail-Umgebung verbunden? Jede wichtige Integration zwischen der Anwendung und dem E-Mail-Dienst, wie beispielsweise der Genehmigungsprozess, wird entscheidend für die Planung der Migration sein.
- Welche Komponenten und wichtigen Funktionen der Anwendung müssen erhalten bleiben?
- Wie können die integrierten Funktionen der neuen Plattform genutzt werden, um die benötigte Funktionalität zu erreichen?
- Muss inaktive Inhalte zur langfristigen Speicherung archiviert werden?
- Ist es erforderlich, bestimmte Anwendungen neu zu erstellen, damit sie in der neuen Umgebung korrekt funktionieren?
- Wie wird der Erfolg gemessen?
Bevor Sie mit der Migration beginnen, müssen Sie die Kriterien zur Erfolgsmessung festlegen. Insbesondere sollten Sie berücksichtigen, dass es unrealistisch ist, eine 100%ige Datenübertragung zu erwarten. Nicht jeder Elementtyp in Notes hat ein entsprechendes Pendant in Exchange (Active Mail ist das offensichtlichste Beispiel). Daher ist die Realität, dass nicht alle Elemente in Notes nach der Migration in Exchange verfügbar sein werden. Ein realistisches und messbares Ziel ist, dass 95 % der Elemente für 95 % der Postfächer übertragen werden. Die Messung und Dokumentation der Ergebnisse ist entscheidend für den Erfolg der Migration, und echte Ergebnisse sind nur möglich, wenn die Erfolgskriterien zu Beginn des E-Mail-Migrationsprojekts festgelegt wurden.
Schritt 2: Einrichtung der Koexistenz zwischen Notes und Exchange
Für die meisten Organisationen ist die Migration ein Prozess und kein Ereignis. Daher sollten die Migration von Postfächern und der Transfer von Anwendungen einem Zeitplan folgen, der besser auf das Geschäft und die Betriebsabläufe abgestimmt ist und nicht auf technischen Anforderungen basiert.
Entwicklung einer Koexistenzstrategie
Um den Wert der Migration zu maximieren, sollte ein umfassender Koexistenzplan früh im Migrationsprozess entwickelt und umgesetzt werden. Der Begriff „Koexistenz“ kann für verschiedene Organisationen unterschiedlich definiert werden. Einige Organisationen nutzen aktiv die Daten von Free/Busy, während andere diese Funktion gar nicht verwenden. Manche legen den Schwerpunkt auf die Migration von Kalenderdaten, während andere sich darauf konzentrieren, das vollständige Benutzerverzeichnis sorgfältig zu übertragen. Es ist wichtig, mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um ein klares Bild dessen zu erhalten, was wirklich wichtig ist, und allen zu helfen, die Bedeutung einer effektiven Koexistenzstrategie zu verstehen.
Der Übergang von Notes zu Exchange und Office 365 erfordert eine sorgfältige Planung der gleichzeitigen Migration von Postfächern und Anwendungen. Die derzeitige Funktionalität der Notes-Anwendungen muss für alle Benutzer unterstützt werden, unabhängig von ihrer aktuellen E-Mail-Plattform. Nachdem Benutzer auf Exchange und Office 365 umgestiegen sind, sollten sie weiterhin auf die Notes-Anwendungen zugreifen und diese im Rahmen ihrer bestehenden Workflows nutzen können. Diese Möglichkeit sollte bestehen bleiben, bis die Notes-Anwendungen zu SharePoint oder einer anderen Plattform migriert sind.
Neben der Koexistenz der Anwendungen muss die Interaktion zwischen Benutzern auf verschiedenen Plattformen bereits vor Beginn der Migration gewährleistet sein. Dazu gehören die automatische Weiterleitung und Aktualisierung von Verzeichnissen, die Verfügbarkeit- und Kalenderstatus für alle Benutzer, unabhängig von ihrer aktuellen Plattform.
Schließlich muss die Zusammenarbeit nicht nur des E-Mail-Dienstes, sondern auch der Kalender und gemeinsam genutzten Ressourcen, wie beispielsweise Konferenzräume, berücksichtigt werden. Die Nutzer sollten die Möglichkeit haben, Informationen zum Zeitplan der Meetings hochzuladen. Dazu gehören sowohl einmalige als auch wiederkehrende Meetings. Egal, ob die Meetings vor der Migration geplant wurden oder während der Migration erstellt werden, die Genauigkeit der Kalendereinträge muss während des gesamten Projekts sichergestellt sein. Es muss gewährleistet werden, dass Nutzer beispielsweise den Konferenzraum für das nächste Meeting aus den wiederkehrenden Meetings ändern oder ein Meeting absagen können, ohne Konflikte oder Verwirrung bei nachfolgenden Meetings zu verursachen.
Schritt 3: Planung der optimalen Migrationsgenauigkeit
Die Planung des Übergangs von Notes zu Exchange oder Office 365 erfordert ein Verständnis verschiedener spezifischer Unterschiede zwischen den Plattformen.
E-Mail-Adressen
Notes-Daten enthalten oft proprietäre Adressen, die an verschiedenen Stellen auftreten: in Nachrichtentiteln, in Archiven, persönlichen Kontakten und Verteilern. Im Rahmen des Migrationsprozesses müssen diese proprietären Adressen in SMTP-Adressen aktualisiert werden, um die volle Funktionalität in der Exchange-Umgebung sicherzustellen. Viele Organisationen ziehen es auch vor, während der Migration die SMTP-Domain oder den Adressstandard zu aktualisieren. Wenn dies für Ihre Organisation zutrifft, ist es wichtig zu verstehen, dass einige Migrationslösungen automatisch Instanzen der historischen SMTP-Adresse für jeden Benutzer aktualisieren.
Ordnerstruktur
In vielen Organisationen verwenden Benutzer ihre Postfächer und Archive, daher ist es wichtig, diese Daten zu erhalten. Die Möglichkeit für Benutzer, ihre gesamte Ordnerstruktur einzusehen, beeinflusst auch das Benutzererlebnis während der Migration. Es ist wichtig, Lösungen und Übergangsprozesse auszuwählen, die die Integrität von Ordnern und Datenstrukturen unterstützen.
Lokale Replikate und Archive
Um die Speicherungskosten zu kontrollieren und das Wachstum des Datenvolumens besser zu verwalten, setzen viele Organisationen Quoten für Postfächer fest. Eine unbeabsichtigte Folge dieser Politik ist oft die Zunahme der Anzahl und Größe von Archiven. Diese zusätzlichen Datenquellen sollten bewertet werden, und die Frage ihrer Migration sollte während der Planungsphase berücksichtigt werden. Es kann ein Self-Service-Komponenten bereitgestellt werden, die es den Nutzern ermöglicht, nur die wichtigen Daten zu übertragen. Zur Optimierung des Exchange-Speichers empfehlen wir ein weiteres Produkt von Quest — , das unter anderem nützliche Funktionen zur Deduplication von eingebetteten Dateien bietet, ähnlich wie DAOS in Notes.
ACL und Delegierung
Zugriffssteuerungslisten (ACL) und Delegierung sind entscheidende Elemente für die operative Umgebung in Notes und spielen eine wesentliche Rolle beim Schutz der Integrität. Daher ist es wichtig, die entsprechenden Berechtigungen und Zugriffsrechte präzise in die äquivalenten Rechte in Exchange Server und Office 365 zu übertragen. Idealerweise sollte dies automatisiert geschehen, um den Prozess zu beschleunigen und menschliche Fehler zu vermeiden. Um die Sicherheit der Informationen innerhalb der Organisation zu gewährleisten, sollten ACL und die Delegierungsumwandlung gleichzeitig mit den E-Mail-Daten durchgeführt werden. Einige Organisationen versuchen, die entsprechenden Berechtigungen manuell oder mithilfe von Skripten nach Abschluss der Datenmigration zuzuweisen. Dieser Ansatz kann jedoch die Leistung beeinträchtigen und Sicherheitslücken in den Daten der Organisation schaffen.
Inhalt von Notes
Das ist das Active Mail. Ein weiteres häufiges Problem tritt auf, wenn die Migration von IBM Notes auf eine große Menge formatierten Textes trifft. Exchange und Office 365 unterstützen keine integrierten Tabellen mit Tabs, Schaltflächen, gespeicherten Formularen und anderem proprietären Inhalt aus Notes. Daher müssen Sie entweder auf den Verlust dieser Funktionalität vorbereitet sein oder in eine Migrationslösung investieren, die in der Lage ist, diese Elemente in ein übertragbares Format zu konvertieren. Lassen Sie uns klarstellen, dass Lösungen von Quest dies nicht konvertieren und bestenfalls solche E-Mails als Anhänge übertragen können, sodass der Benutzer sie später über den Notes-Client öffnen kann.
Gruppen und persönliche Adressbücher
Viele Organisationen nutzen öffentliche Mailinglisten intensiv für interne und
externer Verbindungen. Darüber hinaus halten es viele Notes-Nutzer für wichtig, Geschäftskontakte in persönlichen Adressbüchern zu pflegen. Diese Datenquellen sind entscheidend für Geschäftsabläufe und müssen während des Wechsels zur Microsoft-Plattform effektiv umgewandelt werden. Daher ist es wichtig, Gruppen automatisch auf die Migration zu Active Directory vorzubereiten und alle persönlichen Adressen effizient zu konvertieren, selbst solche, die auf den Arbeitsplätzen der Benutzer gespeichert sind.
Interaktion mit Notes-Anwendungen
Integrationspunkte zwischen Anwendungen und dem E-Mail-Dienst, wie Genehmigungsprozesse, sind entscheidend bei der Planung und Terminierung der Migration. IBM Notes weist eine engere Integration zwischen E-Mail und Anwendungen auf als andere Plattformen. Diese Integrationen können alles umfassen, von einfachen Doclinks bis hin zu Geschäftsprozessen.
Ressourcen und E-Mail-Datenbanken
Viele Organisationen nutzen Ressourcenreservierungsdatenbanken, E-Mail-Datenbanken und andere gemeinsame Datenbanken in Notes. Daher spielen diese Datenbanken eine entscheidende Rolle im Betrieb der Organisation. Um die Geschäftskontinuität und die Produktivität der Mitarbeiter zu gewährleisten, ist es wichtig, den Ansatz und die Zeitplanung für Folgendes zu berücksichtigen:
- Die Erstellung von Ressourcen-E-Mail-Postfächern in der Zielumgebung;
- Die Migration von Daten aus der Ressourcenreservierungsdatenbank zu Exchange;
- Sicherzustellen, dass die Benutzer beider Systeme zusammenarbeiten können und Ressourcen in Notes und Exchange nutzen können.
Schritt 4: Maximierung der Effizienz der Migration sicherstellen
Neben der Gewährleistung der Datenintegrität ist es auch wichtig, die Migration so effizient wie möglich zu gestalten, wobei die Anforderungen der Organisation berücksichtigt werden. Die Effizienz der Migration hängt nicht nur von den direkten Kosten ab, sondern auch von dem Grad der Auswirkungen auf das Geschäft.
Architektur der Migrationslösung
Einer der entscheidendsten Faktoren für die Effektivität ist die Architektur der Migrationslösung. Es ist äußerst wichtig, eine Lösung mit einer Multithread-Architektur zu wählen, die es einem Migrationsserver ermöglicht, mehrere Benutzer gleichzeitig zu übertragen. Eine Multithread-Architektur verringert die Hardwareanforderungen für die Migration und erhöht die Geschwindigkeit der Migration, wodurch die Gesamtkosten des Projekts erheblich gesenkt werden. Lassen Sie sich nicht von Migrationlösungen täuschen, die behaupten, sie seien multithreadfähig, aber tatsächlich nur einen Benutzer nach dem anderen migrieren und zusätzliche Arbeitsstationen benötigen, um mehr Benutzer gleichzeitig zu übertragen. Je nach Konfiguration und Umgebung sind echte Multithread-Lösungen bei der Übertragung von Daten zu Exchange und Office 365 zwischen 30 und 5000 Prozent effizienter.
Migrationsprozess
Die Migration umfasst zahlreiche Schritte, und die Prozesse müssen zur richtigen Zeit stattfinden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Um Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb zu minimieren und die Vorteile des Wechsels zu maximieren, sollten alle Prozesse in einem einzigen Anwendungssystem integriert und überwacht werden, das jeden Schritt der Migration rechtzeitig ausführen kann.
Flexibilität und Self-Service
Einigen Benutzern und Abteilungen könnte eine Abweichung von den Standard-Migrationsverfahren erforderlich sein. Beispielsweise kann die Rechtsabteilung unterschiedliche Anforderungen an die Speicherung haben, oder Führungskräfte könnten es benötigen, gesamte Postfächer und Archive zu übertragen. Daher ist es wichtig, eine flexible Migrationslösung zu wählen, die dem Migrationsteam ermöglicht, sich leicht an diese Anforderungen anzupassen. Eine der effektivsten Methoden, um diese Flexibilität zu gewährleisten, besteht darin, Self-Service-Funktionen für bestimmte Benutzer anzubieten. Beispielsweise könnten einigen Benutzern die Möglichkeit eingeräumt werden, zusätzliche Daten aus ihren Hauptpostdateien oder lokalen Daten zu übertragen, um diese anschließend in ein persönliches Archiv auf dem Server umzuwandeln.
Schritt 5: Durchführung einer Testmigration
Nach Abschluss der Bewertung der vorläufigen Migration, der Überarbeitung der Koexistenzstrategie und der Festlegung von Optimierungsplänen ist es sehr wichtig, die Richtigkeit der Strategie durch eine oder mehrere Pilotmigrationen zu bestätigen.
Das Ziel der Pilotmigration besteht darin, die entwickelten Verfahren zu überprüfen und Probleme zu identifizieren, die nach dem Beginn der vollständigen Migration auftreten können, sodass diese vor der eigentlichen Migration behoben werden können. Es ist zu erwarten und sogar willkommen, dass Probleme während der Pilotmigration auftreten.
Definition des Umfangs der Pilotmigration
Die Pilotmigration sollte groß genug sein, um eine repräsentative Stichprobe von Daten zu sammeln und die entsprechenden Fragen zu beantworten, die während der Hauptmigration auftreten können. Wenn Sie mehrere tausend Postfächer migrieren, sollte die Stichprobe ausreichend sein. Bei sehr großen Migrationen kann der Prozentsatz geringer sein.
Auswahl von Daten und Systemen
Es ist wichtig, während der Pilotmigration reale Daten und Systeme zu verwenden. Dies ist aus mehreren Gründen sehr wichtig:
- Sie müssen verstehen, wie sich die Produktionsumgebung verhalten wird. Eine synthetisch erstellte Umgebung wird die reale Kampfumgebung nicht repräsentativ widerspiegeln.
- Sie können zusätzliche Informationen über verschlüsselte Nachrichten, die Häufigkeit von Nachrichtentypen, die nicht in Exchange enthalten sind, sowie über Aufbewahrungsanforderungen basierend auf Beispieldaten erhalten.
Erwartungen setzen
Der Prozess der Pilotmigration bietet auch eine hervorragende Gelegenheit, die für das Projekt festgelegten Erfolgskriterien zu überprüfen und die Erwartungen für die verbleibende Migration zu kalibrieren. Wenn Anpassungen erforderlich sind, sollten diese dokumentiert und bei der Produktionsmigration berücksichtigt werden.
Schritt 6: Planung des Migrationszeitpunkts zur Minimierung der Auswirkungen auf die Organisation
Benutzergruppenbildung
Um die Auswirkungen auf die Benutzer und die Organisation insgesamt zu minimieren, sollten Benutzer, die zusammenarbeiten, gleichzeitig migriert werden. Die wichtigsten Faktoren, die bei der Bildung dieser Gruppen zu berücksichtigen sind, umfassen die Delegierung. Suchen Sie nach einer Lösung, die in der Lage ist, Sammlungen für die Migration basierend auf Informationen über Benutzerbeziehungen in der Ausgangsumgebung zu empfehlen.
Migrationszeitrahmen
Nach Abschluss der Gruppemigration geben Sie unbedingt im Zeitplan die Zeiten an, zu denen
die Auswirkungen auf diese Benutzer minimal sind. Dies kann bedeuten, ein Migrationsfenster zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages zu planen, um Migrationen während der Arbeitszeit, am Ende des Jahres oder während Wartungsfenstern zu vermeiden. Zum Beispiel sollten Vertriebsteams wahrscheinlich nicht kurz vor dem Quartalsende migrieren, und Buchhaltungs- sowie Rechtsabteilungen haben sicherlich Einschränkungen bezüglich des Zeitrahmens ihrer Migration.
Schritt 7: Migration starten und den Fortschritt verfolgen
Mit bestätigten Pilotansätzen für den Datentransfer sollten Migrationen zu Routineereignissen werden. Es wird wahrscheinlich kleine Anpassungen während des gesamten Prozesses erforden, um den Bedürfnissen bestimmter Gruppen Rechnung zu tragen. Eine sorgfältige Überwachung bleibt weiterhin notwendig, um sicherzustellen, dass alle unvorhergesehenen Umstände während der Planungs- und Pilotphase berücksichtigt werden. Dennoch sollte der Prozess zunehmend automatisiert werden. Die Einhaltung des Zeitplans für Migrationen ist wichtig und sollte dokumentiert sowie der gesamten Organisation über den Fortschritt Bericht erstattet werden, um zu bestätigen, dass die Erwartungen erfüllt werden. Überwachung und Feedback bleiben entscheidende Aspekte einer erfolgreichen Migration während des gesamten Prozesses.
Fazit
Wir haben die wichtigen Aspekte beleuchtet, die Sie bei der Migration Ihres E-Mail-Dienstes beachten sollten. Falls Sie derzeit eine Lösung für die Migration auswählen oder gerade darüber nachdenken, sind diese Punkte von großer Bedeutung. Wir arbeiten mit Migrationstechnologien von Quest und empfehlen diese als besonders effektiv, um die Anzahl der manuellen Schritte zu minimieren und die Menge der während der Migration übertragenen Daten zu maximieren.
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Quelle: habr.com
