Der Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Exchange oder Office 365 bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Organisation, aber das Migrationsprojekt selbst sieht einschüchternd aus und es ist unklar, wo man mit der Migration beginnen soll. Exchange selbst enthält keine eigenen Tools für eine vollständige Migration oder die Einrichtung von Co-Existenz zwischen Notes und Exchange. Tatsächlich ist die Durchführung bestimmter Aufgaben zur Migration und Co-Existenz ohne Drittprodukte nicht möglich. In diesem Artikel werden wir sieben entscheidende Schritte beschreiben, die gemäß bewährten Praktiken und unserer Erfahrung mit erfolgreichen Migrationen durchgeführt werden müssen.
Eine erfolgreiche Migration umfasst folgende Schritte:
- Vorab-Bewertung der Migration.
- Einrichtung der Co-Existenz zwischen Notes und Exchange.
- Planung der optimalen Genauigkeit der Migration.
- Sicherung der maximalen Effizienz der Migration.
- Durchführung einer Testmigration.
- Planung des Migrationszeitpunkts, um die Auswirkungen auf die Organisation zu minimieren.
- Durchführung der Migration und Verfolgung des Fortschritts.
In diesem Artikel werden wir erörtern, wie man sich auf eine Migration vorbereitet und diese mit Hilfe zweier Lösungen von Quest durchführt — und . Im Folgenden einige Details.
Schritt 1: Vorab-Bewertung der Migration
Durchführung einer Bestandsaufnahme der aktuellen Umgebung
Wenn Sie entschieden haben, dass Exchange die geeignete Plattform für Ihre Organisation ist, bleibt nur noch der Umzug. Zunächst müssen Informationen über die aktuelle Umgebung gesammelt, Bestandsinformationen zu den Daten, die Sie übertragen möchten, gesammelt, ermittelt werden, was gelöscht werden kann, um den Speicherplatz zu reduzieren, die verfügbare Bandbreite zwischen den Umgebungen berechnet werden usw. Die Vorab-Bewertung sollte folgende Fragen umfassen:
- Wie viele Notes-Domänen und Domino-Server gibt es?
- Wie viele Postfächer haben Sie? Wie viele davon werden nicht genutzt?
- Wie viel Speicherplatz belegen die Dateien der Haupt-E-Mails? Wie viel in Archiven? Wie viel in lokalen Replikaten?
- Wo befinden sich die Archive?
- Wie viele Benutzer verwenden Verschlüsselung? Muss der verschlüsselte Inhalt übertragen werden?
- Wie viele persönliche Ordner gibt es in der Umgebung?
- Welche Benutzer verwenden Dokumenten-Links? Wie viele Benutzer haben Links von anderen Benutzern und Anwendungen erhalten?
- Wie viele Daten möchten Sie übertragen? Zum Beispiel: Möchten Sie nur die Daten der letzten sechs Monate übertragen.
- Werden die nativen Archive in die persönlichen Archive von Exchange oder in *.pst-Dateien von Outlook übertragen?
- Was sind die Bandbreitenbeschränkungen? Wie viele Daten können in
einem bestimmten Zeitraum übertragen werden? - Wie viel Speicherplatz wird nach der Migration benötigt?
Wie wirkt sich die Migration auf das Geschäft und den operativen Betrieb aus?
Es ist wichtig, das Projekt sorgfältig zu planen, um Ausfallzeiten zu minimieren und den Produktivitätsverlust zu verringern.
Es ist zum Beispiel wichtig, das Delegieren zwischen den Benutzern zu berücksichtigen – wenn ein Benutzer migriert, aber sein oder ihr Delegierter auf der ursprünglichen Plattform bleibt, wie wirkt sich das auf ihre tägliche Arbeit aus? Im weiteren Sinne sollte auch berücksichtigt werden, wie das Migrationsprojekt alle wichtigen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen beeinflussen kann.
Es ist auch wichtig, kritische Interaktionspunkte innerhalb von Notes zu berücksichtigen. Beispielsweise ist es beim Arbeiten mit Nachrichten wichtig, die Anwendungen zu analysieren und die Interaktion zwischen der E-Mail-Routing und den Anwendungen zu berücksichtigen, um Unterbrechungen der Geschäftsprozesse während und nach der Migration zu vermeiden. Es müssen unbedingt folgende Fragen gestellt werden:
- Welche Benutzer haben Delegierte und wie kann die Verletzung dieser Beziehungen die Geschäftsprozesse beeinflussen?
- Welche Anwendungen und Geschäftsprozesse sind mit der E-Mail-Umgebung verbunden? Jede wesentliche Integration zwischen einer Anwendung und dem E-Mail-Dienst, wie zum Beispiel der Genehmigungsprozess, wird bei der Planung der Migration entscheidend sein.
- Welche Komponenten und wesentlichen Merkmale der Anwendung müssen erhalten bleiben?
- Wie können die integrierten Funktionen der neuen Plattform genutzt werden, um die benötigte Funktionalität zu erreichen?
- Muss inaktive Inhalte für die weitere Speicherung archiviert werden?
- Müssen Anwendungen neu zusammengestellt werden und korrekt in der neuen Umgebung funktionieren?
- Wie wird der Erfolg gemessen?
Bevor Sie mit der Migration beginnen, müssen die Kriterien zur Messung des Erfolgs festgelegt werden. Insbesondere sollte man verstehen, dass es unrealistisch ist, eine 100%ige Datenübertragung zu erwarten. Nicht jeder Elementtyp in Notes hat ein Äquivalent in Exchange (Active Mail ist das offensichtlichste Beispiel). Daher ist die Realität so, dass nicht alle Elemente in Notes nach der Migration in Exchange vorhanden sein werden. Ein erreichbares und messbares Ziel ist, 95 % der Elemente für 95 % der Postfächer zu übertragen. Die Messung und Dokumentation der Ergebnisse sind entscheidend für den Erfolg der Migration, und echte Ergebnisse sind nur möglich, wenn von Anfang an Kriterien für den Erfolg des E-Mail-Migrationsprojekts festgelegt wurden.
Schritt 2: Festlegung der Koexistenz von Notes und Exchange
Für die meisten Organisationen ist die Migration ein Prozess und kein Ereignis. Daher müssen die Migration der Postfächer und der Transfer von Anwendungen einem Zeitplan folgen, der besser zu den geschäftlichen und operativen Abläufen passt und nicht auf technischen Anforderungen basiert.
Entwicklung einer Koexistenzstrategie
Um den Nutzen der Migrationsinitiative zu steigern, muss ein umfassender Koexistenzplan frühzeitig im Migrationsprozess entwickelt und umgesetzt werden. Das Verständnis des Begriffs „Koexistenz“ kann je nach Organisation unterschiedlich sein. Einige Organisationen nutzen aktiv die Daten zu Verfügbar/Belegt, andere hingegen gar nicht. Einige konzentrieren sich auf die Migration von Kalenderdaten, während andere den Schwerpunkt auf die sorgfältige Übertragung des vollständigen Benutzerverzeichnisses legen. Es ist wichtig, mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, was wirklich wichtig ist, und allen zu helfen, die Bedeutung einer effektiven Koexistenzstrategie zu verstehen.
Der Übergang von Notes zu Exchange und Office 365 erfordert eine gleichzeitige Planung für die Migration von Postfächern und Anwendungen. Die aktuelle Funktionalität der Notes-Anwendungen muss für alle Benutzer aufrechterhalten werden, unabhängig von ihrer aktuellen E-Mail-Plattform. Als Benutzer, die auf Exchange und Office 365 umgestiegen sind, sollten sie Zugang zu und Nutzung von Notes-Anwendungen im Rahmen bestehender Arbeitsabläufe haben. Diese Möglichkeit muss so lange bestehen bleiben, bis die Notes-Anwendungen auf SharePoint oder eine andere Plattform migriert wurden.
Neben der Koexistenz von Anwendungen muss die Interaktion zwischen Benutzern auf verschiedenen Plattformen vor der Einleitung der Migration umgesetzt werden. Dies umfasst die automatische Weiterleitung und Aktualisierung von Katalogen, Free/Busy-Status und Kalender für alle Benutzer, unabhängig von ihrer aktuellen Plattform.
Schließlich muss die gemeinsame Nutzung nicht nur von E-Mail-Diensten, sondern auch von Kalendern und gemeinsamen Ressourcen, wie z. B. Konferenzräumen, berücksichtigt werden. Benutzer sollten die Möglichkeit haben, Informationen zu Besprechungen hochzuladen. Dazu gehören sowohl einmalige als auch sich wiederholende Besprechungen. Unabhängig davon, ob die Besprechungen vor der Migration geplant oder während der Migration erstellt wurden, muss die Genauigkeit der Kalendereinträge während des gesamten Projekts gewährleistet sein. Es ist sicherzustellen, dass Benutzer beispielsweise den Konferenzraum für die nächste Besprechung aus wiederkehrenden Besprechungen ändern oder eine Besprechung absagen können, ohne Konflikte oder Verwirrung bei nachfolgenden Besprechungen zu verursachen.
Schritt 3: Planung der optimalen Genauigkeit der Migration
Die Planung des Übergangs von Notes zu Exchange oder Office 365 erfordert das Verständnis einer Reihe spezifischer Unterschiede zwischen den Plattformen.
E-Mail-Adressen
Notes-Daten enthalten in der Regel proprietäre Adressen, die an verschiedenen Stellen erscheinen: in den Nachrichtenüberschriften, in Archiven, in persönlichen Kontakten und in Verteilern. Im Rahmen des Migrationsprozesses müssen diese proprietären Adressen auf SMTP-Adressen aktualisiert werden, um die volle Funktionalität in einer Exchange-Umgebung sicherzustellen. Viele Organisationen ziehen es auch vor, die SMTP-Domain oder die Standardadressierung während der Migration zu aktualisieren. Wenn dies für Ihre Organisation zutrifft, ist es wichtig zu beachten, dass einige Migrationslösungen automatisch Instanzen der historischen SMTP-Adresse für jeden Benutzer aktualisieren.
Ordnerstruktur
In vielen Organisationen verwenden Benutzer ihre Postfächer und Archive, daher ist es wichtig, diese Daten zu erhalten. Die Möglichkeit für Benutzer, ihre vollständige Ordnerstruktur anzuzeigen, beeinflusst auch das Benutzererlebnis im Zuge der Migration. Es ist wichtig, Lösungen und Übergangsprozesse auszuwählen, die die Integrität von Ordnern und Datensätzen unterstützen.
Lokale Replikate und Archive
Um die Speicherkosten zu kontrollieren und das Wachstum des Datenvolumens besser zu verwalten, setzen viele Organisationen Quoten für Postfächer ein. Eine unbeabsichtigte Folge dieser Politik ist oft eine Zunahme der Anzahl und Größe von Archiven. Diese zusätzlichen Datenquellen müssen bewertet werden, und die Frage ihrer Migration sollte während der Planungsphase in Betracht gezogen werden. Den Benutzern kann ein Selbstbedienungskomponenten bereitgestellt werden, mit dem sie nur wichtige Daten übertragen können. Zur Optimierung des Exchange Speichers empfehlen wir ein weiteres Produkt von Quest — , das unter anderem nützliche Funktionen zur Deduplizierung von angehängten Dateien enthält, ähnlich wie DAOS in Notes.
ACL und Delegierung
Zugriffssteuerungslisten (ACL) und Delegierung sind Schlüsselfaktoren für den Betrieb in der Notes-Umgebung und entscheidend für den Schutz der Integrität. Daher ist es wichtig, die entsprechenden Berechtigungen und Zugriffsrechte in genaue Äquivalente im Exchange Server und Office 365 zu konvertieren. Idealerweise sollte dies automatisch geschehen, um den Prozess zu beschleunigen und menschliche Fehler auszuschließen. Um die Effizienz beim Schutz der Informationsressourcen der Organisation aufrechtzuerhalten, sollten ACL und die Umwandlung der Delegierung gleichzeitig mit den E-Mail-Daten durchgeführt werden. Einige Organisationen versuchen, äquivalente Berechtigungen manuell oder mithilfe von Skripten nach dem Abschluss der Datentransfers zuzuweisen. Dieser Ansatz kann jedoch die Leistung beeinträchtigen und Sicherheitslücken in den Daten der Organisation schaffen.
Eigenes Notes-Inhalt
Das aktive Mail. Ein weiteres häufiges Problem tritt auf, wenn die Migration von IBM Notes auf eine große Menge formatierten Textes stößt. Exchange und Office 365 unterstützen keine integrierten Tabellen mit Registerkarten, Schaltflächen, gespeicherte Formulare und anderer proprietärer Inhalt in Notes. Daher müssen Sie sich entweder auf den Verlust dieser Funktionalität vorbereiten oder in eine Migrationslösung investieren, die in der Lage ist, diese Elemente in ein übertragbares Format zu konvertieren. Vorweg, Lösungen von Quest konvertieren solche Inhalte nicht und können lediglich solche E-Mails als Anhänge übertragen, damit der Benutzer sie später über den Notes-Client öffnen kann.
Gruppen und persönliche Adressbücher
Viele Organisationen nutzen öffentliche Mailinglisten sowohl für interne als auch für externe Kommunikation. Darüber hinaus halten es Nutzer von Notes oft für wichtig, geschäftliche Kontakte in persönlichen Adressbüchern zu führen. Diese Datenquellen sind entscheidend für die Geschäftsabläufe und müssen während des Wechsels zur Microsoft-Plattform effektiv migriert werden. Daher ist es wichtig, Gruppen automatisch für die Migration in Active Directory vorzubereiten und alle persönlichen Adressen, einschließlich der auf den Arbeitsplätzen der Nutzer gespeicherten, effizient zu konvertieren.
Die Interaktion mit Notes-Anwendungen
Integrationspunkte zwischen Anwendungen und dem E-Mail-Dienst, wie Genehmigungsprozesse, sind von großer Bedeutung bei der Planung und Terminierung der Migration. IBM Notes weist eine engere Integration zwischen E-Mail und Anwendungen auf als andere Plattformen. Diese Integrationen können alles umfassen, von einfachen Doclinks bis hin zu Geschäftsprozessen.
Ressourcen und E-Mail-Datenbanken
Viele Organisationen nutzen Ressourcenreservierungsdatenbanken, E-Mail-Datenbanken und andere gemeinsame Datenbanken in Notes. Infolgedessen spielen diese Datenbanken eine wichtige Rolle in der Betriebsführung der Organisation. Um die Geschäftskontinuität und Produktivität der Mitarbeiter sicherzustellen, ist es von großer Bedeutung, Ansatz und Zeitrahmen für Folgendes zu berücksichtigen:
Die Erstellung von Ressourcen-E-Mail-Postfächern in der Zielumgebung;
- Die Migration von Daten aus der Reservierungsdatenbank nach Exchange;
- Sicherzustellen, dass Benutzer beider Systeme in der Lage sind, zusammenzuarbeiten und Ressourcen sowohl in Notes als auch in Exchange zu nutzen.
- Schritt 4: Maximale Effizienz der Migration sicherstellen
Zusätzlich zur Gewährleistung der Datenintegrität ist es auch wichtig, eine möglichst effiziente Migration unter Berücksichtigung der Anforderungen der Organisation zu gewährleisten. Die Effizienz der Migration hängt nicht nur von den direkten Kosten ab, sondern auch vom Einfluss auf das Geschäft.
Architektur der Migrationslösung
Architektur der Migrationlösung
Einer der wichtigsten Faktoren, die die Effizienz beeinflussen, ist die Architektur der Migrationslösung. Es ist äußerst wichtig, eine Lösung mit einer Multithread-Architektur zu wählen, die es einem Migration-Server ermöglicht, mehrere Benutzer gleichzeitig zu migrieren. Eine Multithread-Architektur verringert die Hardwareanforderungen für die Migration und erhöht die Geschwindigkeit der Migration, wodurch die Gesamtkosten des Projekts erheblich sinken. Lassen Sie sich nicht von Migrationslösungen täuschen, die behaupten, multithreadfähig zu sein, aber tatsächlich die Migration nur für einen Benutzer gleichzeitig durchführen und zusätzliche Arbeitsstationen benötigen, um mehr Benutzer gleichzeitig zu migrieren. Je nach Konfiguration und Umgebung sind echte Multithread-Lösungen bei der Datenmigration zu Exchange und Office 365 zwischen 30 und 5000 Prozent effizienter.
Migrationsprozess
Die Migration umfasst zahlreiche Schritte, und die Prozesse müssen zum richtigen Zeitpunkt stattfinden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Um Störungen im Geschäftsbetrieb zu minimieren und die Vorteile des Übergangs zu maximieren, müssen alle Prozesse in einer Anwendung integriert und überwacht werden, die jeden Schritt der Migration rechtzeitig ausführen kann.
Flexibilität und Selbstbedienung
Einigen Benutzern und Abteilungen wird es notwendig sein, von der Standardmigrationsprozedur abzuweichen. Beispielsweise kann die Rechtsabteilung unterschiedliche Anforderungen an die Datenspeicherung haben, oder Führungskräfte benötigen möglicherweise die Übertragung des gesamten Postfachs und aller Archive. Daher ist es wichtig, eine flexible Migrationslösung zu wählen, die es dem Migrationsteam erleichtert, sich an diese Anforderungen anzupassen. Eine der effektivsten Methoden zur Gewährleistung solcher Flexibilität besteht darin, Selbstbedienungsmöglichkeiten für bestimmte Benutzer zu nutzen. Zum Beispiel könnten einigen Benutzern erlaubt werden, zusätzliche Daten aus ihren Hauptpostfächern oder lokalen Daten zu übertragen, um sie dann in persönliches Archiv auf dem Server umzuwandeln.
Schritt 5: Durchführung einer Testmigration
Nach Abschluss der Bewertung der vorläufigen Migration, der Überarbeitung der Koexistenzstrategie und der Festlegung von Optimierungsplänen ist es sehr wichtig, die Richtigkeit der Strategie durch eine oder mehrere Pilotmigrationen zu bestätigen.
Ziel der Pilotmigration ist es, die entwickelten Verfahren zu überprüfen und Probleme zu identifizieren, die nach Beginn der vollständigen Migration auftreten können, und die Möglichkeit zu bieten, diese zu lösen, bevor die Produktionsmigration beginnt. Infolgedessen können Probleme während der Pilotmigration erwartet und sogar begrüßt werden.
Definition des Umfangs der Pilotmigration
Die Pilotmigration sollte groß genug sein, um eine repräsentative Stichprobe von Daten zu sammeln und die relevanten Fragen zu beantworten, die während der Produktionsmigration auftreten können. Wenn Sie mehrere tausend Postfächer migrieren, sollte die Stichprobe ausreichend sein. Bei sehr großen Migrationen kann der Prozentsatz geringer sein.
Auswahl der Daten und Systeme
Im Verlauf der Pilotmigration ist es wichtig, Produktionsdaten und -systeme zu verwenden. Dies ist aus mehreren Gründen sehr wichtig:
- Sie müssen verstehen, wie sich die Produktionsumgebung verhalten wird. Ein synthetisch geschaffenes Umfeld wird die Produktionsumgebung nicht repräsentativ widerspiegeln.
- Sie können zusätzliche Daten zu verschlüsselten Nachrichten, zur Häufigkeit von Nachrichtentypen, die nicht in Exchange vorhanden sind, und zu Speicheranforderungen auf der Grundlage von Datenmustern erhalten.
Erwartungen festlegen
Der Prozess der Pilotmigration bietet auch eine hervorragende Gelegenheit, die für das Projekt festgelegten Erfolgskriterien zu überprüfen und die Erwartungen für die verbleibende Migration zu kalibrieren. Wenn Anpassungen erforderlich sind, müssen diese dokumentiert und bei der Produktionsmigration berücksichtigt werden.
Schritt 6: Planung des Migrationszeitpunkts zur Minimierung der Auswirkungen auf die Organisation
Benutzergruppen bilden
Um die Auswirkungen auf die Benutzer und die Organisation insgesamt zu minimieren, sollten Sie gleichzeitig Benutzer migrieren, die zusammenarbeiten. Die wichtigsten Faktoren, die bei der Bildung dieser Gruppen zu berücksichtigen sind, umfassen die Delegation. Suchen Sie nach einer Lösung, die in der Lage ist, Sammlungen für die Migration basierend auf Informationen über die Benutzerverbindungen in der Ausgangsumgebung zu empfehlen.
Zeitplan für die Migration
Nach Abschluss der Migration der Gruppen sollte unbedingt die Zeit, in der
Der Einfluss auf diese Benutzer ist minimal. Das kann bedeuten, dass das Zeitfenster für die Migration zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages geplant werden sollte, um Migrationen während der Arbeitszeit, am Ende des Monats oder während Wartungsfenstern zu vermeiden. Zum Beispiel sollten Vertriebsteams wahrscheinlich nicht näher am Ende eines Quartals migrieren, und Buchhaltungs- und Rechtsabteilungen werden sicher Fristen für ihre Migration haben.
Schritt 7: Migration starten und ihren Fortschritt verfolgen
Mit bestätigten Pilotansätzen für den Datentransfer sollten Migrationen im Echtbetrieb zu Routineereignissen werden. Es wird wahrscheinlich kleine Anpassungen während des gesamten Prozesses geben, um die Bedürfnisse bestimmter Gruppen zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Überwachung bleibt weiterhin notwendig, um sicherzustellen, dass alle unvorhergesehenen Umstände während der Planungs- und Pilotphase berücksichtigt werden. Der Prozess sollte jedoch zunehmend automatisierter werden. Die Ausführung des Zeitplans für die Echtbetriebsmigrationen ist wichtig zu dokumentieren und dem gesamten Unternehmen über den Fortschritt zu berichten, um zu bestätigen, dass die Erwartungen erfüllt werden. Überwachung und Feedback bleiben entscheidende Aspekte einer erfolgreichen Migration während des gesamten Prozesses.
Fazit
Wir haben über Dinge gesprochen, die bei der Migration der Mail-Dienste zu beachten sind. Wenn Sie jetzt dabei sind, eine Migrationslösung auszuwählen oder darüber nachdenken, ist es wichtig, all dies zu berücksichtigen. Wir arbeiten mit Migrationlösungen von Quest und empfehlen diese als die effektivsten, um die Anzahl der manuellen Tätigkeiten zu reduzieren und die Menge an Daten, die durch die Migration übertragen werden, zu erhöhen.
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Quelle: habr.com
