Bei der Einführung vorgefertigter ERP-Systeme sind es 53 % der Unternehmen Sie stehen vor ernsthaften Herausforderungen, die Änderungen an Geschäftsprozessen und Organisationsansätzen erfordern, und 44 % der Unternehmen stehen vor erheblichen technischen Problemen. In einer Reihe von Artikeln erklären wir, was ein ERP-System ist, welchen Nutzen es hat, wie man den Bedarf für seine Implementierung ermittelt, was man bei der Auswahl eines Plattformanbieters wissen muss und wie man es implementiert.
Der Begriff eines ERP-Systems stammt aus den USA und wird wörtlich mit Enterprise Resource Planning – Enterprise Resource Planning – übersetzt. Akademisch gesehen sieht es so aus: „ERP ist eine Organisationsstrategie zur Integration von Produktion und Betrieb, Arbeitsmanagement, Finanzmanagement und Vermögensverwaltung, die sich auf den kontinuierlichen Ausgleich und die Optimierung von Unternehmensressourcen durch ein spezialisiertes, integriertes Anwendungssoftwarepaket (Software) konzentriert.“ stellt ein gemeinsames Datenmodell und Prozesse für alle Tätigkeitsbereiche bereit.“
Jeder Lieferant kann das von ihm entwickelte System auf seine eigene Weise verstehen, basierend auf seinen Schwerpunkten und den zu lösenden Aufgaben. Beispielsweise eignet sich ein ERP-System eher für den Einzelhandel, nicht jedoch für eine Ölraffinerie. Darüber hinaus stellt sich jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter, der die Plattform nutzt, dies anders vor, je nachdem, mit welchem Teil sie bei ihrer Arbeit in Kontakt kommen.
Im Kern ist ERP ein Informationssystem zur Verwaltung aller Geschäftsprozesse und Unternehmensressourcen auf Basis einer einzigen Datenbank.
Warum brauchen Sie ein ERP-System?
Wie jedes Informationssystem arbeitet ERP mit Daten. Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung erstellt ständig Hunderte Megabyte an Informationen. In einer kleinen Organisation hat der Manager direkten Zugriff auf alle Informationen und Zeit, Prozesse zu überwachen. Entstehen im Rahmen eines oder zweier Geschäftsprozesse große Datenmengen, muss der Manager diese nur noch mit gezielten IT-Lösungen digitalisieren. Typischerweise kauft eine Organisation Buchhaltungssoftware und beispielsweise CRM.
Mit dem Wachstum des Unternehmens werden einzelne Prozesse, deren Verwaltung früher nur minimale Zeit in Anspruch nahm, in große Informationsmengen umgewandelt. In Verbindung mit anderen Geschäftsprozessen erfordern unterschiedliche Informationsflüsse einen enormen Verwaltungsaufwand, um sie zusammenzuführen und zu analysieren. Daher wird ein ERP-System nicht von kleinen, sondern von mittleren und großen Unternehmen benötigt.
Wie erkennt man, dass ein Unternehmen ein ERP-System benötigt?
Eine typische Geschichte für unsere Kunden sieht so aus. Irgendwann wird klar, dass alle wesentlichen Prozesse automatisiert sind und die Arbeitseffizienz nicht steigt.
Es stellt sich heraus, dass sich jeder Prozess in einem eigenen Informationssystem befindet. Um sie zu verknüpfen, geben Mitarbeiter manuell Daten in jedes System ein, und dann sammelt das Management manuell die duplizierten Daten, um die Aktivitäten des gesamten Unternehmens zu analysieren. Grundsätzlich sind solche Arbeitsmechaniken bis zu einem gewissen Punkt produktiv. Die Hauptsache besteht darin, den Zeitpunkt des Erreichens maximaler Effizienz zu bestimmen, bevor er eintritt, und nicht, wann es notwendig ist, die Mechanismen von Prozessen im Notfallmodus zu ändern.
Keines der Informationssysteme wird jemals melden, dass der Moment gekommen ist, an dem das Unternehmen so weit gewachsen ist, dass ein ERP-System benötigt wird. Die Welterfahrung zeigt 4 Hauptzeichen, die es Ihnen ermöglichen, dies zu verstehen:
Es liegen nicht genügend Daten vor, um eine fundierte Managemententscheidung zu treffen.
Jede unternehmerische Entscheidung hat Konsequenzen, die letztendlich zu finanziellen Verlusten oder umgekehrt zu Einnahmen führen. Die Qualität einer Entscheidung hängt von den Informationen ab, auf denen sie basiert. Wenn die Daten veraltet, unvollständig oder falsch sind, wird die Entscheidung falsch oder unausgewogen sein.
Die Hauptgründe für die Inkonsistenz der Informationen:
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Kritische Informationen sind auf einzelne Mitarbeiter und Abteilungen verteilt.
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es gibt keine Vorschriften zur Datenerhebung;
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Informationen werden von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen und zu unterschiedlichen Zeiten gesammelt.
Mit einer ERP-Plattform, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt, können Sie alle Ihre Daten zentralisieren. Alle Informationen werden von jedem Mitarbeiter und jeder Abteilung in einem einzigen System in Echtzeit erstellt. Das bedeutet, dass die Daten, die Sie und alle anderen im Unternehmen benötigen, immer so genau und aktuell wie möglich sind.
Mangelnde Integration zwischen IT-Systemen führt zu Betriebsausfällen und behindert das Unternehmenswachstum.
Jedes IT-System hat seine eigenen Anforderungen an das Datenformat, die zu unterschiedlichen Zeiten erstellt wurden und unterschiedliche Technologien, Prinzipien und Programmiersprachen verwenden. Dies spiegelt sich in der Arbeit der Mitarbeiter wider, die wie in verschiedenen Sprachen interagieren, und in der Geschwindigkeit der Interaktion.
Ein ERP-System vereint einzelne Funktionen in einem integrierten und leicht verständlichen Raum. Das ERP-System fungiert als Übersetzer und spricht mehrere Programmiersprachen, um Zusammenarbeit und Konsistenz sicherzustellen.
Ihre Kunden sind mit dem Service unzufrieden.
Wenn sich Kunden beschweren oder abwandern, sollten Sie an Effizienz denken. Dies liegt daran, dass die Nachfrage das Angebot übersteigt, verspätete Lieferungen, langsamer Service oder einfach das allgemeine Gefühl, dass das Unternehmen nicht über die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um sich um jeden Kunden zu kümmern.
Wenn ein Unternehmen eine mittlere oder große Größe erreicht hat, verwandelt ERP unzufriedene Kunden in treue Kunden. Die Kunden spüren die Serviceverbesserung und erleben die Veränderungen gemeinsam mit dem Unternehmen.
Sie nutzen veraltete Systeme.
Согласно Laut Veeam 2020 Data Protection Trends Report sind veraltete Technologien das Haupthindernis für die digitale Geschäftstransformation. Wenn ein Unternehmen noch mit manuellen Erfassungssystemen oder Papierdokumenten arbeitet, wird es in der Zeit nach der Pandemie definitiv auf der Strecke bleiben.
Darüber hinaus können die IT-Systeme eines Unternehmens recht modern, aber desintegriert sein. In diesem Fall erstellt jede Abteilung einen eigenen Informationsbunker, aus dem Daten dosiert oder falsch herauskommen. Wenn die Integration einzelner Systeme äußerst aufwändig oder unmöglich ist, ist die Umstellung auf ein einziges ERP-System erforderlich.
Welche Vorteile bietet ein ERP-System einem Unternehmen?
Ein ERP-System ist ein Produkt, das ein Unternehmen auf eigene Kosten kauft. Seine Umsetzung wird als eine Investition angesehen, die Gewinn bringen soll. Kein ERP-Systemhersteller garantiert, dass es dem Unternehmen Umsatzwachstum bringt. Und das gilt nicht nur für ERP-Systeme, sondern auch für jegliche IT-Lösungen. Alle Vorteile der Umsetzung wirken sich jedoch indirekt auf den Gewinn aus:
Einsparungen bei IT-Systemen
Anstatt Ressourcen für mehrere unterschiedliche Systeme aufzuwenden, die jeweils speziellen Support, Infrastruktur, Lizenzen und Mitarbeiterschulungen erfordern, können Sie alle Kosten auf einer ERP-Plattform konzentrieren. Es besteht aus Modulen, die unterschiedliche Systeme durch integrierte Teile ersetzen.
Wenn ein ERP-System von Grund auf neu entwickelt wird, um die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens zu erfüllen, kann es Systeme und Dienste von Drittanbietern umfassen, mit denen Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und andere Gegenparteien bequem zusammenarbeiten können.
Volle Transparenz
ERP bietet dem Management rund um die Uhr vollständigen Zugriff auf alle Geschäftsprozesse jeder Abteilung. Sie können beispielsweise den Lagerbestand täglich verfolgen, einschließlich geplanter Lieferungen und Lieferungen im Transit. Wenn Sie ein vollständiges Bild der Lagerbestände haben, können Sie das Betriebskapital genauer steuern.
Automatisierte Berichte und leistungsstarke Planung
ERP schafft ein einziges, einheitliches Berichtssystem für alle Prozesse. Es generiert jederzeit automatisch nützliche Berichte und Analysen. Damit muss das Management Tabellenkalkulationen und Briefe nicht mehr manuell sammeln.
Somit schafft die Plattform Zeit für strategische Planung, bessere Analyse und Vergleich der Abteilungsleistung. Ein ERP-System hilft dabei, Trends in der Analyse zu finden, die zuvor nicht bemerkt wurden und noch nicht einmal die Chance hatten, sie zu bemerken.
Erhöhte Effizienz
ERP selbst ist kein Allheilmittel. Es ist wichtig, die Besonderheiten des Unternehmens nicht nur zu berücksichtigen, sondern diese auch richtig umzusetzen. Entsprechend Bei 315 Anbietern von Standard-ERP-Systemen wurde der Anteil der nur teilweise erfolgreichen Implementierungen je nach Branche auf 25 bis 41 Prozent geschätzt. Das richtige ERP reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routinearbeiten erheblich.
Обслуживание клиентов
Der Kundenservice ist ein zentraler Bestandteil des Geschäfts. Ein ERP-System verlagert den Fokus der Mitarbeiter von der Führung von Kundenregistern auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen.
Statistiken zeigen, dass 84 Prozent der Kunden im Unternehmen, wenn sie nicht genügend Antworten auf Anfragen erhalten. ERP versorgt den Mitarbeiter direkt im Moment der Kontaktaufnahme mit allen notwendigen Informationen und der Kundenhistorie. Dabei kümmern sich die Mitarbeiter nicht um Bürokratie, sondern um die Gewinnung und Bindung von Kunden. Kunden spüren die Vorteile der Implementierung, auch ohne Kenntnis von den Veränderungen im Unternehmen.
Datenschutz
Es gibt kaum ein Informationssystem, das eine absolute Garantie für die Datensicherheit bieten kann. Persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern, E-Mails, geistiges Eigentum, Finanzdaten, Rechnungen, Verträge – je mehr Systeme diese Informationen verarbeiten, desto schwieriger ist es, Risiken zu verfolgen. Das ERP-System führt einheitliche Standards für den Zugriff, die Dateneingabe und -ausgabe sowie die zentrale Speicherung von Informationen ein.
Doch je größer der Marktanteil eines fertigen ERP-Systems ist, desto häufiger ist es Hackerangriffen ausgesetzt. Am besten entwickeln Sie ein eigenes ERP-System, auf dessen Codebasis nur Sie Zugriff haben. Wenn das ERP-System Ihres Unternehmens von Grund auf neu entwickelt wird, können Hacker keine Kopien des Systems finden, um es zunächst auf Schwachstellen zu testen.
Produktivität der Zusammenarbeit
Oftmals schwindet das Interesse an einer Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Mitarbeitern, weil der Datentransfer viele Routinevorgänge erfordert oder aufgrund des psychologischen Klimas im Unternehmen. Ein einheitliches System automatisiert den Zugriff auf Informationen, eliminiert die negative Erfahrung des menschlichen Faktors und beschleunigt die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Einheitliche Geschäftsprozesse
Vorgefertigte ERP-Systeme werden in Übereinstimmung mit den Best Practices der Branche entwickelt. Dadurch können Unternehmen ihre eigenen Prozesse standardisieren.
In der Realität muss ein Unternehmen jedoch eine schwierige Entscheidung treffen: Entweder dauert es lange und kostspielig, das ERP-System so einzurichten und anzupassen, dass es den Standards des Unternehmens entspricht, oder es ist mühsam, die eigenen Geschäftsprozesse daran anzupassen Standards des ERP-Systems.
Es gibt einen dritten Weg – das System zunächst für Ihre eigenen Geschäftsprozesse zu entwickeln.
Skalierbarkeit
Ganz gleich, ob Sie Ihren Kundenstamm erweitern, in neue Märkte expandieren, neue Prozesse, Abteilungen oder Produkte einführen oder Ihr Unternehmen anderweitig skalieren – mit dem richtigen Anbieter kann sich Ihre ERP-Plattform an Veränderungen anpassen.
Da das ERP-System in alle Prozesse des Unternehmens implementiert wird, kann sich die Liste der Vorteile je nach Spezifität erweitern. Auf dem Markt gibt es Dutzende und Hunderte von vorgefertigten Lösungen, die Käufer in den Rahmen von Abonnements, Geschwindigkeit von Updates und Support, geschlossener Funktionalität und Architektur zwingen – im Rahmen eines einzigen Anbieters. Erst die Entwicklung eines eigenen ERP-Systems bietet maximale Möglichkeiten ohne Einschränkungen.
Lesen Sie die folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie einen ERP-Systemhersteller auswählen, welche Fragen Sie stellen sollten, um kein Geld zu verlieren, und was Sie bei der Planung der Implementierung beachten sollten.
Source: habr.com