ERP-System: Was ist das, warum sollte man es einführen und braucht es Ihr Unternehmen?

Bei der Implementierung von fertigen ERP-Systemen haben 53 % der Unternehmen mit ernsthaften Schwierigkeiten zu kämpfen, die eine Änderung der Geschäftsprozesse und organisatorischen Ansätze erfordern, und 44 % der Unternehmen sehen sich erheblichen technischen Problemen gegenüber. In einer Artikelreihe erklären wir, was ein ERP-System ist, welche Vorteile es bietet, wie man den Bedarf an dessen Implementierung feststellt, was bei der Auswahl des Plattformanbieters zu beachten ist und wie man es implementiert.

Der Begriff des ERP-Systems stammt aus den USA und wird wörtlich als Enterprise Resource Planning – Ressourcenplanung des Unternehmens übersetzt. Akademisch betrachtet ist es so: „ERP ist eine organisatorische Strategie zur Integration von Produktion und Operationen, Management der Arbeitskräfte, Finanzmanagement und Vermögensverwaltung, die darauf abzielt, eine kontinuierliche Balance und Optimierung der Unternehmensressourcen durch ein spezialisiertes integriertes Anwendungssoftware-Paket (AP) zu gewährleisten, das ein gemeinsames Daten- und Prozessmodell für alle Geschäftsbereiche bereitstellt.“

Jeder Anbieter kann das von ihm entwickelte System unterschiedlich verstehen, je nach Ausrichtung und den zu lösenden Aufgaben. Zum Beispiel ist ein ERP-System besser für den Einzelhandel geeignet, aber nicht für eine Raffinerie. Darüber hinaus stellen jedes Unternehmen und dessen Mitarbeiter, die die Plattform nutzen, es in ihrer eigenen Art und Weise dar, basierend auf dem Teil, mit dem sie in der Arbeit zu tun haben.

Im Grunde genommen ist ERP ein Informationssystem zur Verwaltung aller Geschäftsprozesse und Ressourcen eines Unternehmens auf der Grundlage einer einheitlichen Datenbank. 

Wozu dient ein ERP-System

Wie jedes Informationssystem arbeitet ERP mit Daten. Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung erzeugt ständig Hunderte von Megabyte an Informationen. In einem kleinen Unternehmen hat der Leiter direkten Zugang zu allen Informationen und Zeit, um die Prozesse zu überwachen. Wenn ein großes Datenvolumen im Rahmen von ein oder zwei Geschäftsprozessen entsteht, reicht es für den Leiter in der Regel aus, diese durch gezielte IT-Lösungen zu digitalisieren. In der Regel kauft das Unternehmen Software für die Buchhaltung und beispielsweise ein CRM-System.

Mit dem Wachstum des Unternehmens verwandeln sich bestimmte Prozesse, deren Management früher nur minimal Zeit in Anspruch nahm, in große Informationsmengen. In Kombination mit anderen Geschäftsprozessen erfordern ungeordnete Informationsströme eine enorme administrative Belegschaft für deren Zusammenführung und Analyse. Daher ist ein ERP-System nicht nur für kleine, sondern auch für mittlere und große Unternehmen erforderlich.

Wie erkennt man, dass ein Unternehmen ein ERP-System benötigt

Die typische Geschichte unserer Kunden sieht folgendermaßen aus. Irgendwann wird klar, dass alle wesentlichen Prozesse automatisiert sind, die Effizienz der Arbeit jedoch nicht steigt. 

Es stellt sich heraus, dass jeder Prozess in einem eigenen Informationssystem stattfindet. Um sie zu verknüpfen, geben die Mitarbeiter die Daten manuell in jedes System ein, und anschließend sammelt das Management die duplizierten Daten manuell, um die Aktivitäten des gesamten Unternehmens zu analysieren. Grundsätzlich ist eine solche Arbeitsweise bis zu einem gewissen Punkt produktiv. Es ist entscheidend, den Moment zu bestimmen, in dem die maximale Effizienz erreicht wird, bevor dieser eintritt, und nicht erst dann, wenn die Mechanismen der Prozesse im Krisenmodus geändert werden müssen.

Keine der Informationssysteme wird jemals melden, dass der Zeitpunkt gekommen ist, an dem das Unternehmen die Größe erreicht hat, die ein ERP-System benötigt. Die weltweiten Erfahrungen zeigen vier Hauptzeichen, die dies verdeutlichen:

Die Daten für fundierte Managemententscheidungen werden unzureichend.

Jede Entscheidung im Geschäft hat Konsequenzen, die letztendlich in finanziellen Verlusten oder umgekehrt in Einnahmen resultieren. Die Qualität der Entscheidung hängt von den Informationen ab, auf denen sie basiert. Wenn die Daten veraltet, unvollständig oder inkorrekt sind, wird die Entscheidung falsch oder unausgewogen sein. 

Die wesentlichen Gründe für die Widersprüchlichkeit von Informationen: 

• kritisch wichtige Informationen sind auf einzelne Mitarbeiter und Abteilungen verteilt; 

• es fehlen Richtlinien zur Datensammlung; 

• die Informationssammlung erfolgt durch Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen und zu unterschiedlichen Zeiten.

Mit einer passenden ERP-Plattform für Ihre Geschäftsprozesse können Sie alle Daten zentralisieren. Alle Informationen werden von jedem Mitarbeiter und jeder Abteilung in einem einheitlichen System in Echtzeit erstellt. Das bedeutet, dass die Daten, die Sie und andere in der Firma benötigen könnten, immer so genau und aktuell wie möglich sind.

Ein Mangel an Integration zwischen IT-Systemen führt zu Betriebsunterbrechungen und behindert das Wachstum des Unternehmens.

Jedes IT-System stellt eigene Anforderungen an die Datenformate, wurde zu unterschiedlichen Zeiten und mit verschiedenen Technologien, Prinzipien und Programmiersprachen entwickelt. Dies wirkt sich auf die Arbeit der Mitarbeiter aus, die als würden sie in verschiedenen Sprachen kommunizieren, und auf die Geschwindigkeit der Interaktion. 

Ein ERP-System vereint einzelne Funktionen in einem integrierten und verständlichen Raum. Es arbeitet wie ein Übersetzer, der mehrere Programmiersprachen spricht, um die Zusammenarbeit und Konsistenz zu gewährleisten.

Ihre Kunden sind mit dem Service unzufrieden.

Wenn Kunden sich beschweren oder abwandern, sollten Sie über die Effektivität nachdenken. Das könnte mit einer Nachfrage zusammenhängen, die das Angebot übersteigt, mit verspäteten Lieferungen, langsamen Dienstleistungen oder einfach mit dem allgemeinen Gefühl, dass das Unternehmen nicht über die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um sich um jeden Kunden zu kümmern. 

Wenn das Unternehmen auf eine mittlere oder große Größe gewachsen ist, verwandelt ERP unzufriedene Kunden in loyale. Die Kunden beginnen, eine Verbesserung des Services zu spüren und erleben die Veränderungen gemeinsam mit dem Unternehmen.

Sie verwenden veraltete Systeme.

Laut Forschung Laut dem Veeam 2020 Data Protection Trends Report sind veraltete Technologien das größte Hindernis für die digitale Transformation von Unternehmen. Wenn das Unternehmen weiterhin mit Systemen für manuelle Eingaben oder Papierdokumenten arbeitet, wird es im post-pandemischen Zeitraum definitiv ins Hintertreffen geraten. 

Darüber hinaus können die IT-Systeme im Unternehmen recht modern, aber desintegriert sein. In diesem Fall erstellt jede Abteilung ihren eigenen Informationsbunker, aus dem Daten nur dosiert oder ungenau herausgegeben werden. Wenn die Integration einzelner Systeme äußerst kostspielig oder unmöglich ist, ist es notwendig, sie durch ein einheitliches ERP-System zu ersetzen.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System für Unternehmen?

Ein ERP-System ist ein Produkt, das das Unternehmen auf eigene Kosten erwirbt. Die Implementierung wird als Investition betrachtet, die Gewinne bringen soll. Kein Hersteller von ERP-Systemen garantiert, dass es dem Unternehmen Wachstumsimpulse bringen wird. Dies gilt nicht nur für ERP-Systeme, sondern auch für jegliche IT-Lösungen. Dennoch wirken sich alle Vorteile der Implementierung indirekt auf den Gewinn aus:

Kostenersparnis bei IT-Systemen

Anstatt Ressourcen für mehrere isolierte Systeme auszugeben, die jeweils spezialisierte Unterstützung, Infrastruktur, Lizenzen und Mitarbeiterschulungen benötigen, können alle Ausgaben auf einer einzigen ERP-Plattform konzentriert werden. Sie besteht aus Modulen, die die isolierten Systeme durch integrierte Teile ersetzen. 

Wenn ein ERP-System von Grund auf an die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entwickelt wird, können externe Systeme und Dienste integriert werden, mit denen Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und andere Kontrahenten gut arbeiten können.

Volle Transparenz

ERP bietet der Geschäftsführung rund um die Uhr vollen Zugang zu jedem Geschäftsprozess jeder Abteilung. So können beispielsweise Bestände täglich verfolgt werden, einschließlich geplanter Lieferungen und Lieferungen, die sich auf dem Weg befinden. Mit einem vollständigen Überblick über die Bestandsmengen kann das Umlaufvermögen genauer kontrolliert werden.

Automatisierung von Berichten und starkes Planen

ERP schafft ein einheitliches, integriertes Berichtswesen für alle Prozesse. Es generiert automatisch nützliche Berichte und Analysen zu jedem Zeitpunkt. Damit muss die Geschäftsführung keine Excel-Tabellen und E-Mails manuell zusammenstellen. 

So gibt die Plattform mehr Zeit für strategische Planung, qualitativ hochwertigere Analysen und den Vergleich von Kennzahlen der Abteilungen frei. Das ERP-System hilft, in der Analyse Trends zu erkennen, die zuvor nicht wahrgenommen oder sogar übersehen wurden.

Effizienzsteigerung

An sich ist ERP keine universelle Lösung. Wichtig sind nicht nur die Anpassung an die spezifischen Geschäftsbedürfnisse, sondern auch die korrekte Implementierung. Laut Forschung 315 Anbietern von fertigen ERP-Systemen wird der Anteil der Implementierungen, deren Erfolg nur teilweise war, auf etwa 25 bis 41 Prozent je nach Branche geschätzt. Ein geeignetes ERP reduziert erheblich den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben. 

Kundenservice

Kundenservice ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts. Das ERP-System lenkt die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter von der Pflege von Kundenregistern auf den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Kunden. 

Wie die Statistiken zeigen, sind 84 Prozent der Kunden enttäuscht von einem Unternehmen, wenn sie nicht genügend Antworten auf ihre Anfragen erhalten. Das ERP-System liefert den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und die Kundengeschichte genau im Moment des Kontakts. Mit ihm beschäftigen sich die Mitarbeiter nicht mit Bürokratie, sondern mit der Gewinnung und Bindung von Kunden. Kunden spüren die Vorteile seiner Einführung, auch ohne von den Veränderungen im Unternehmen zu wissen.

Datenschutz

Es wird kaum ein Informationssystem geben, das eine absolute Sicherheit der Daten garantieren kann. Persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern, E-Mails, geistiges Eigentum, Finanzdaten, Rechnungen, Verträge – je mehr Systeme diese Informationen verarbeiten, desto schwieriger ist es, Risiken nachzuvollziehen. Das ERP-System führt einheitliche Standards für den Zugang, die Eingabe und Ausgabe von Daten sowie eine zentrale Speicherung von Informationen ein. 

Je höher jedoch der Marktanteil des fertigen ERP-Systems ist, desto häufiger wird es Ziel von Hackerangriffen. Es wäre vorzuziehen, ein eigenes ERP-System zu entwickeln, auf dessen Codebasis nur Sie Zugriff haben. Wenn das ERP-System für Ihr Unternehmen von Grund auf neu entwickelt wurde, können Hacker keine Kopien des Systems finden, um es im Vorfeld auf Schwachstellen zu überprüfen.

Produktivität der Zusammenarbeit

Das Interesse an der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Mitarbeitern erlischt oft, da der Austausch von Daten eine Vielzahl von Routinevorgängen erfordert oder aufgrund des psychologischen Klimas im Unternehmen. Ein einheitliches System automatisiert den Zugang zu Informationen, beseitigt negative Erfahrungen des menschlichen Faktors und beschleunigt die Kommunikation im Unternehmen.

Einheitliche Geschäftsprozesse

Fertige ERP-Systeme werden gemäß den besten Branchenpraktiken entwickelt. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen Prozesse zu standardisieren. 

In der Praxis muss das Unternehmen jedoch eine schwierige Entscheidung treffen: Entweder man passt das ERP-System lange und kostenintensiv an die Standards des Unternehmens an, oder man passt schmerzhaft die eigenen Geschäftsprozesse an die Standards des ERP-Systems an. 

Es gibt einen dritten Weg – das System von Anfang an an die eigenen Geschäftsprozesse anzupassen.

Skalierbarkeit

Egal, ob Sie Ihre Kundenbasis erweitern, neue Märkte erschließen, neue Prozesse, Abteilungen oder Produkte implementieren oder Ihr Geschäft anderweitig skalieren, mit der richtigen Wahl des Anbieters passt sich die ERP-Plattform den Änderungen an.

Da das ERP-System in alle Prozesse des Unternehmens integriert wird, kann die Liste der Vorteile je nach Spezifikationen wachsen. Der Markt bietet Hunderte von fertig entwickelten Lösungen, die die Käufer in Bezug auf Abonnements, Aktualisierungsraten, Unterstützung, geschlossene Funktionalität und Architektur in die Schranken eines Anbieters zwingen. Nur die Entwicklung eines eigenen ERP-Systems bietet maximale Möglichkeiten ohne Einschränkungen. 

Wie man einen Hersteller von ERP-Systemen auswählt, welche Fragen man stellen sollte, um kein Geld zu verlieren, und was beim Planen der Implementierung zu beachten ist, lesen Sie in den folgenden Artikeln.

Quelle: habr.com