ERP-System: Was ist das, warum es implementieren und benötigt es Ihr Unternehmen?

Bei der Einführung von Standard-ERP-Systemen haben 53 % der Unternehmen Schwierigkeiten mit erheblichen Herausforderungen, die eine Anpassung der Geschäftsprozesse und organisatorischen Ansätze erfordern, und 44 % der Unternehmen stoßen auf wesentliche technische Probleme. In einer Artikelreihe erklären wir, was ein ERP-System ist, welche Vorteile es bringt, wie man den Bedarf an dessen Einführung erkennt, worauf man bei der Auswahl des Plattformanbieters achten sollte und wie man es implementiert.

Der Begriff ERP-System stammt aus den USA und wird wörtlich als Unternehmensressourcenplanung – Enterprise Resource Planning – übersetzt. Akademisch formuliert bedeutet es: „ERP ist eine organisatorische Strategie zur Integration von Produktion und Betriebsabläufen, zum Management von Personalressourcen, zur Finanzverwaltung und zum Asset-Management, die auf eine kontinuierliche Balance und Optimierung der Unternehmensressourcen abzielt, unterstützt durch ein spezialisiertes integriertes Anwendungssoftwarepaket, das ein gemeinsames Daten- und Prozessmodell für alle Geschäftsbereiche bereitstellt“.

Jeder Anbieter interpretiert sein entwickeltes System unterschiedlich, je nach Ausrichtung und den zu lösenden Aufgaben. Beispielsweise ist ein ERP-System besser für den Einzelhandel geeignet, jedoch nicht für ein Erdölraffinery. Darüber hinaus repräsentiert jedes Unternehmen und dessen Mitarbeiter, die die Plattform nutzen, diese auf ihre eigene Weise, basierend auf dem Teil, mit dem sie in ihrer Arbeit in Kontakt kommen.

Im Kern ist ERP ein Informationssystem zur Verwaltung aller Geschäftsprozesse und Ressourcen eines Unternehmens basierend auf einer einheitlichen Datenbank. 

Wofür benötigt man ein ERP-System?

Wie jedes Informationssystem verarbeitet ERP Daten. Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung generieren ständig Hunderte von Megabyte Informationen. In einem kleinen Unternehmen hat der Geschäftsführer direkten Zugang zu allen Informationen und die Zeit, um die Prozesse zu verfolgen. Wenn im Rahmen eines oder zweier Geschäftsprozesse eine große Menge an Daten erzeugt wird, reicht es oft aus, diese durch gezielte IT-Lösungen zu digitalisieren. In der Regel kauft ein Unternehmen Software für Buchhaltung und beispielsweise ein CRM-System.

Mit dem Wachstum eines Unternehmens verwandeln sich einzelne Prozesse, die zuvor nur minimalen Zeitaufwand erforderten, in große Informationsmengen. In Verbindung mit anderen Geschäftsprozessen benötigen diese verstreuten Informationsströme eine enorme administrative Kapazität, um sie zu integrieren und zu analysieren. Daher ist ein ERP-System nicht nur für kleine, sondern für mittelständische und große Unternehmen erforderlich.

Wie erkennt man, dass ein Unternehmen ein ERP-System benötigt

Die typische Geschichte unserer Kunden sieht folgendermaßen aus. Irgendwann wird klar, dass alle wesentlichen Prozesse automatisiert sind, die Effizienz der Arbeit jedoch nicht steigt. 

Es stellt sich heraus, dass jeder Prozess in einem eigenen Informationssystem läuft. Um diese zu verknüpfen, geben die Mitarbeiter die Daten manuell in jedes System ein, und die Geschäftsführung sammelt dann manuell die duplizierten Daten zur Analyse der Unternehmensaktivitäten. Grundsätzlich ist diese Arbeitsweise bis zu einem bestimmten Punkt produktiv. Entscheidend ist, den optimalen Moment zur Steigerung der Effizienz zu erkennen, bevor es notwendig wird, die Prozesse im Notfall anzupassen.

Keines der Informationssysteme wird jemals mitteilen, dass der Zeitpunkt gekommen ist, an dem das Unternehmen die Stufe erreicht hat, auf der ein ERP-System erforderlich ist. Die weltweiten Erfahrungen zeigen vier wesentliche Anzeichen, die dies deutlich machen:

Die Daten zur fundierten Entscheidungsfindung reichen nicht mehr aus.

Jede Entscheidung im Geschäft hat Folgen, die letztendlich in finanziellen Verlusten oder, umgekehrt, in Einnahmen resultieren. Die Qualität einer Entscheidung hängt von den Informationen ab, auf denen sie basiert. Wenn die Daten veraltet, unvollständig oder fehlerhaft sind, wird die Entscheidung falsch oder unausgewogen sein. 

Die Hauptgründe für die Widersprüchlichkeit der Informationen: 

• Kritisch wichtige Informationen sind auf verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen verteilt; 

• Es fehlen Regelungen zur Datensammlung; 

• Die Informationssammlung erfolgt durch Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen und zu unterschiedlichen Zeiten.

Mit einer ERP-Plattform, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt, können Sie alle Daten zentralisieren. Alle Informationen werden von jedem Mitarbeiter und jeder Abteilung in einem einzigen, einzigartigen System in Echtzeit erstellt. Das bedeutet, dass die Daten, die Sie und andere in Ihrem Unternehmen benötigen, immer möglichst genau und aktuell sind.

Ein Mangel an Integration zwischen IT-Systemen führt zu Störungen im Betrieb und behindert das Wachstum des Unternehmens.

Jedes IT-System hat seine eigenen Anforderungen an das Datenformat, wurde zu unterschiedlichen Zeiten und mit verschiedenen Technologien, Prinzipien und Programmiersprachen erstellt. Dies spiegelt sich in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter wider, die nahezu in verschiedenen Sprachen kommunizieren, und in der Geschwindigkeit der Interaktion. 

Das ERP-System vereint einzelne Funktionen in einem integrierten und verständlichen Raum. Es fungiert als Übersetzer, der mehrere Programmiersprachen spricht, um Zusammenarbeit und Konsistenz sicherzustellen.

Ihre Kunden sind mit dem Service unzufrieden.

Wenn Kunden sich beschweren oder abwandern, ist es an der Zeit, über die Effizienz nachzudenken. Dies kann auf eine Nachfrage zurückzuführen sein, die das Angebot übersteigt, auf verspätete Lieferungen, langsame Dienstleistungen oder einfach auf das allgemeine Gefühl, dass das Unternehmen nicht über die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um sich um jeden Kunden zu kümmern. 

Wenn ein Unternehmen auf ein mittleres oder großes Niveau gewachsen ist, verwandelt ERP unzufriedene Kunden in loyale Kunden. Die Kunden beginnen, eine Verbesserung des Service zu spüren und erleben die Veränderungen gemeinsam mit dem Unternehmen.

Sie nutzen veraltete Systeme.

Laut einer Studie Bericht über die Trends im Bereich Datenschutz von Veeam 2020 zeigt, dass veraltete Technologien die Hauptbarriere für die digitale Transformation von Unternehmen darstellen. Wenn ein Unternehmen weiterhin mit manuellen Eingabesystemen oder Papierdokumenten arbeitet, wird es im postpandemischen Zeitalter definitiv ins Hintertreffen geraten. 

Darüber hinaus können die IT-Systeme des Unternehmens zwar recht modern, aber dennoch desintegriert sein. In einem solchen Fall erstellt jede Abteilung ihren eigenen Informationsbunker, aus dem Daten nur unregelmäßig oder fehlerhaft herausgegeben werden. Wenn die Integration separater Systeme äußerst kostspielig oder unmöglich ist, sollten diese durch ein einheitliches ERP-System ersetzt werden.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System für Unternehmen?

Ein ERP-System ist ein Produkt, das das Unternehmen auf eigene Kosten erwirbt. Die Implementierung wird als Investition betrachtet, die profitabel sein sollte. Kein Hersteller von ERP-Systemen garantiert, dass es zu einem Anstieg der Einnahmen führt. Dies gilt nicht nur für ERP-Systeme, sondern für alle IT-Lösungen. Dennoch hat die Implementierung indirekt positive Auswirkungen auf den Gewinn:

Einsparungen bei IT-Systemen

Anstatt Ressourcen auf mehrere unterschiedliche Systeme zu verwenden, die jeweils spezialisierte Unterstützung, Infrastruktur, Lizenzen und Mitarbeiterschulungen benötigen, können alle Kosten auf einer einzigen ERP-Plattform gebündelt werden. Diese besteht aus Modulen, die die einzelnen Systeme durch integrierte Teile ersetzen. 

Wenn ein ERP-System maßgeschneidert für die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens entwickelt wird, können externe Systeme und Dienstleistungen integriert werden, was die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und anderen Vertragspartnern erleichtert.

Vollständige Transparenz

ERP bietet der Unternehmensführung rund um die Uhr vollen Zugriff auf jeden Geschäftsprozess aller Abteilungen. So können beispielsweise die Bestände täglich überwacht werden, einschließlich geplanter und auf dem Weg befindlicher Lieferungen. Mit einer vollständigen Übersicht über die Bestände lässt sich das Working Capital präziser steuern.

Automatisierung von Berichten und umfassende Planung

ERP schafft ein einheitliches, integriertes Reporting-System für alle Prozesse. Es generiert automatisch wertvolle Berichte und Analysen zu jeder Zeit. Damit muss die Unternehmensführung keine Excel-Tabellen und E-Mails mehr manuell sammeln. 

So gibt die Plattform Kapazitäten für strategische Planung, qualitativ hochwertige Analysen und den Vergleich der Abteilungsergebnisse frei. Das ERP-System hilft, in den Analysen Trends zu erkennen, die zuvor unbemerkt blieben und die keine Chance hatten, entdeckt zu werden.

Steigerung der Effizienz

ERP allein ist keine Lösung für alle Probleme. Es ist wichtig, nicht nur das Geschäftsfeld zu berücksichtigen, sondern auch die richtige Implementierung. Laut einer Studie 315 Anbieter von fertigen ERP-Systemen, wobei der Anteil der Implementierungen mit nur teilweisem Erfolg je nach Branche zwischen 25 und 41 Prozent liegt. Ein passendes ERP-System reduziert erheblich den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben. 

Kundenservice

Kundenservice ist ein zentraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Das ERP-System lenkt die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter weg von der Kundenregistrierung hin zum Aufbau und zur Pflege von Kundenbeziehungen. 

Statistiken zeigen, dass 84 Prozent der Kunden enttäuscht sind, wenn sie nicht ausreichend Antworten auf ihre Anfragen erhalten. Das ERP-System liefert den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und die Kundenhistorie genau zu dem Zeitpunkt, an dem der Kontakt erfolgt. Dadurch widmen sich die Mitarbeiter nicht der Bürokratie, sondern der Gewinnung und Bindung von Kunden. Kunden spüren die Vorteile der Implementierung, ohne die Veränderungen im Unternehmen überhaupt zu bemerken.

Datenschutz

Es gibt kaum ein Informationssystem, das eine absolute Garantie für die Sicherheit von Daten bieten kann. Persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern, E-Mails, geistiges Eigentum, Finanzdaten, Rechnungen, Verträge – je mehr Systeme diese Informationen verarbeiten, desto schwieriger wird es, Risiken nachzuvollziehen. Ein ERP-System implementiert einheitliche Zugriffs-, Eingabe- und Ausgabestandards sowie eine zentralisierte Speicherung der Informationen. 

Je größer der Marktanteil eines ERP-Systems, desto häufiger wird es Ziel von Hackerangriffen. Es ist ratsamer, ein eigenes ERP-System zu entwickeln, bei dem nur Sie Zugang zum Quellcode haben. Wenn das ERP-System für Ihr Unternehmen von Grund auf neu entwickelt wurde, können Hacker keine Kopien des Systems finden, um es auf Schwachstellen zu überprüfen.

Produktivität der Zusammenarbeit

Das Interesse an einer Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Mitarbeitern schwindet oft, weil der Datenaustausch viele Routineoperationen erfordert oder wegen des psychologischen Klimas im Unternehmen. Ein einheitliches System automatisiert den Zugang zu Informationen, eliminiert negative Erfahrungen mit menschlichen Faktoren und beschleunigt die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Einheitliche Geschäftsprozesse

Fertige ERP-Systeme werden gemäß den besten Branchenpraktiken entwickelt. Somit können Unternehmen ihre eigenen Prozesse standardisieren. 

In der Praxis muss ein Unternehmen jedoch eine schwierige Entscheidung treffen: Entweder es richtet das ERP-System langwierig und kostspielig nach den Unternehmensstandards ein oder es passt seine eigenen Geschäftsprozesse schmerzhaft an die Standards des ERP-Systems an. 

Es gibt einen dritten Weg – die Entwicklung eines Systems, das von Anfang an auf die eigenen Geschäftsprozesse abgestimmt ist.

Skalierbarkeit

Egal, ob Sie Ihre Kundenbasis erweitern, neue Märkte erschließen, neue Prozesse, Abteilungen oder Produkte einführen oder Ihr Geschäft anderweitig skalieren, bei der richtigen Wahl des Anbieters passt sich die ERP-Plattform an Veränderungen an.

Da das ERP-System in alle Unternehmensprozesse integriert wird, kann die Liste der Vorteile je nach spezifischer Situation variieren. Auf dem Markt gibt es Dutzende, wenn nicht Hunderte von fertigen Lösungen, die Käufer in Bezug auf Abonnements, Aktualisierungsgeschwindigkeit, Support, geschlossene Funktionen und Architektur an einen einzigen Anbieter binden. Nur die Entwicklung eines eigenen ERP-Systems bietet maximale Freiheit ohne jegliche Einschränkungen. 

In den folgenden Artikeln erfahren Sie, wie Sie einen ERP-Systemanbieter auswählen, welche Fragen Sie ihm stellen sollten, um kein Geld zu verlieren, und was Sie bei der Planung der Implementierung beachten sollten.

Quelle: habr.com