Trotz der Beliebtheit des Themas elektronisches Dokumentenmanagement werden in russischen Banken und im Finanzsektor im Allgemeinen die meisten Transaktionen auf altmodische Weise auf Papier abgewickelt. Dabei geht es nicht so sehr um den Konservatismus der Banken und ihrer Kunden, sondern um den Mangel an adäquater Software auf dem Markt.
Je komplexer die Transaktion ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Rahmen von EDI abgewickelt wird. Beispielsweise ist eine Leasingtransaktion insofern komplex, als an ihr mindestens drei Parteien beteiligt sind – die Bank, der Leasingnehmer und der Lieferant. Häufig kommen noch ein Bürge und ein Pfandgeber hinzu. Wir haben beschlossen, dass solche Transaktionen vollständig digitalisiert werden können, und haben dafür das E-Leasing-System entwickelt – den ersten Dienst in Russland, der EDI in solchen Szenarien vollständig bereitstellt. Damit laufen Anfang Juli 2019 bereits 37 % aller Leasingtransaktionen über E-Leasing. Im Folgenden analysieren wir E-Leasing unter dem Gesichtspunkt der Funktionalität und technischen Umsetzung.
Wir haben Anfang 2017 mit der Entwicklung des Systems begonnen. Der schwierigste Teil war der Anfang: die Anforderungen an das Produkt formulieren, Ideen in konkrete technische Spezifikationen umsetzen. Als nächstes steht die Suche nach einem Auftragnehmer an. Erstellung technischer Spezifikationen, Beratungen – das alles dauerte etwa vier Monate. Weitere vier Monate später, im November 2017, wurde das erste Release des Systems veröffentlicht, was für ein solch ambitioniertes Projekt recht schnell geht. Die erste Version von E-Leasing hatte die Funktion, Dokumente anzufordern und zu unterzeichnen – nicht nur die Hauptdokumente, sondern auch den Bürgschaftsvertrag und andere Zusatzvereinbarungen, die im Rahmen eines Leasingvertrags erforderlich sein können. Im März 2018 haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, Dokumente im Rahmen der Überwachung anzufordern, und im Juli desselben Jahres haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, elektronische Rechnungen zu versenden.
Wie funktioniert E-Leasing?
Wir haben Anfang 2017 mit der Entwicklung des Systems begonnen. Der gesamte Weg von der Formulierung der Anforderungen an das Produkt über die Auswahl eines Auftragnehmers bis zur Veröffentlichung der ersten Version dauerte weniger als ein Jahr – wir haben im November unseren Abschluss gemacht.
Anfragen für ein Paket von Dokumenten von Gegenparteien werden aus unserem Geschäftssystem auf Basis der Corus SQL-Datenbank und Microsoft Dynamics NAV 2009 gestellt. Alle Dokumente, die die Teilnehmer im Rahmen der Transaktion bereitgestellt haben, werden ebenfalls zur Speicherung dorthin gesendet. Frontend ist ein E-Leasing-Portal, das es Lieferanten und Kunden ermöglicht, Dokumente anzufordern, herunterzuladen, auszudrucken und mit ECES (erweiterte qualifizierte elektronische Signatur) zu signieren.
Schauen wir uns nun die Funktionsweise des Systems anhand des obigen Diagramms genauer an.
Eine Anfrage wird von der Entität „Counterparty Card“ oder „Project“ generiert. Wenn eine Anfrage gesendet wird, werden Datensätze in der Anfragetabelle generiert. Es enthält eine Beschreibung der Anfrage und der Parameter. Das Codeunit-Objekt ist für die Generierung der Anfrage verantwortlich. In der Tabelle wird ein Eintrag mit dem Status „Bereit“ erstellt, was bedeutet, dass die Anfrage zum Senden bereit ist. Die Anfragetabelle enthält eine Beschreibung des Anfragetextes. Alle angeforderten Dokumente finden Sie in der Dokumententabelle. Beim Anfordern eines Dokuments wird das Feld „EDS-Status“ auf „Angefordert“ gesetzt.
Ein Job auf dem CORUS-Server, der auf dem SQL-Agenten ausgeführt wird, überwacht Datensätze mit dem Status „Bereit“ in der Abfragetabelle. Wenn ein solcher Datensatz gefunden wird, sendet die Aufgabe eine Anfrage an das E-Leasing-Portal. War der Versand erfolgreich, wird der Eintrag in der Tabelle mit dem Status „Antwortet“ markiert, andernfalls mit dem Status „Fehler“. Das Ergebnis der Antwort wird in verschiedenen Tabellen aufgezeichnet: Der Antwortcode vom Server und die Fehlerbeschreibung, falls die Anfrage nicht gesendet werden konnte, in einer Tabelle; Datensätze, die den Antworttext beschreiben – in einen anderen und in den dritten – Datensätze mit Dateien, die als Ergebnis der Anfrage empfangen wurden, mit dem Wert „Erstellen“ im Feld „Status“ und dem Wert „Prüfen“ im Feld „Scan-Status“. Darüber hinaus überwacht die Aufgabe Ereignisse aus dem E-Leasing-Portal und generiert Abfragen in Abfragetabellen, die sie selbst verarbeitet.
Ein weiterer Job überwacht Einträge in der Tabelle der empfangenen Dokumente mit dem Wert „Erstellen“ im Feld „Status“ und dem Wert „Verifiziert“ im Feld „Scan-Status“. Die Aufgabe wird alle 10 Minuten einmal ausgeführt. Das Antivirenprogramm ist für das Feld „Scan-Status“ verantwortlich. Wenn der Scan erfolgreich war, wird der Wert „Überprüft“ aufgezeichnet. Diese Funktionalität bezieht sich auf den Informationssicherheitsdienst. Das Codeunit-Objekt ist für die Verarbeitung von Datensätzen verantwortlich. Wenn der Eintrag in der Tabelle der akzeptierten Dokumente erfolgreich verarbeitet wurde, wird er im Feld „Status“ mit dem Wert „Erfolgreich“ markiert und das angeforderte Dokument im Feld „EDS-Status“ in der Dokumententabelle erhält den Status „Empfangen“. Konnte ein Eintrag in der Tabelle der akzeptierten Dokumente nicht bearbeitet werden, wird er im Feld „Status“ mit dem Wert „Fehlgeschlagen“ markiert und im Feld „Fehlertext“ wird eine Beschreibung des Fehlers geschrieben. An der Dokumententabelle ändert sich nichts.
Die dritte Aufgabe überwacht alle Datensätze in der Dokumententabelle, die einen Status haben, der nicht leer oder „Akzeptiert“ ist. Die Aufgabe wird einmal täglich um 23:30 Uhr ausgeführt und ruft alle Vertragsdokumente ab, die am aktuellen Tag nicht unterzeichnet wurden. Die Aufgabe generiert eine Anfrage zum Löschen der Vertragsdokumentation in den Anfrage- und Antworttabellen und ändert das Feld „Status“ in der Dokumententabelle auf den Wert „Zurückgezogen“.
E-Leasing von der Nutzerseite
Für den Benutzer beginnt alles damit, dass er von unserem Kundenmanager eine Einladung zum Beitritt zum EDF erhält. Der Kunde erhält einen Brief und durchläuft ein einfaches Registrierungsverfahren. Schwierigkeiten können nur auftreten, wenn der Arbeitsplatz des Benutzers nicht bereit ist, mit elektronischen Signaturen zu arbeiten. Ein erheblicher Teil der Anrufe beim technischen Support ist damit verbunden. Das System ermöglicht es der Gegenpartei, ihren Mitarbeitern Zugriff auf das persönliche Konto zu gewähren – beispielsweise Buchhaltern, um mit Rechnungen usw. zu arbeiten.
Anmelden
Auch der weitere Arbeitsablauf ist für jede der Parteien möglichst einfach. Das Anfordern von Dokumenten für eine Transaktion sowie die Unterzeichnung der Vertragsdokumentation erfolgt durch die Festlegung von Aufgaben in unserem internen System.
Dossieranfrage
Nachdem dem Kunden eine Anfrage oder Dokumente zur Unterzeichnung zugesandt wurden, wird eine Benachrichtigung an seine E-Mail-Adresse gesendet, dass die entsprechende Aktivität in seinem persönlichen Konto generiert wurde. Über seine Schnittstelle lädt der Kunde ein Dokumentenpaket in das System hoch, hinterlegt es elektronisch und wir können die Transaktion überprüfen. Anschließend wird die Vertragsdokumentation auf dem Weg „Lieferant – Kunde – Sberbank Leasing“ unterzeichnet.
Aktuelle Vereinbarung
Das elektronische Dokumentenmanagement bedeutet in unserem Fall nicht unbedingt, dass der Kunde von Anfang bis Ende Maßnahmen ergreift. Sie können sich in jeder Phase der Transaktion mit dem System verbinden. Ein Kunde hat beispielsweise ein Dossier in Papierform vorgelegt und sich dann für die Unterzeichnung eines Vertrags per EDI entschieden – dieses Szenario ist durchaus umsetzbar. Ebenso können sich Kunden, die einen gültigen Leasingvertrag mit der Sberbank Leasing haben, mit E-Leasing verbinden, um Rechnungen elektronisch zu erhalten.
Nachdem wir die wirtschaftlichen Auswirkungen der Nutzung von E-Leasing berechnet hatten, boten wir unseren Kunden einen zusätzlichen Rabatt für die Nutzung des Dienstes an. Es stellte sich heraus, dass es am Ende nicht nötig war, zum Kunden und Lieferanten zu gehen, um Verträge zu unterzeichnen, auszudrucken und zu heften reduziert die Kosten der Transaktion (Erstellung und Support) um 18 %.
Wie sich das Projekt entwickeln wird
Derzeit funktioniert E-Leasing stabil, wenn auch nicht fehlerfrei. Der Mechanismus zum Versand elektronischer Rechnungen für unsere Mitarbeiter ist noch nicht benutzerfreundlich genug. Das Problem erklärt sich aus der Tatsache, dass dieses Verfahren selbst recht komplex ist, da ständig ein EDF-Betreiber daran beteiligt ist. Er stellt eine Quittung aus, aus der hervorgeht, dass er eine Rechnung ausgestellt hat, und der Manager unterschreibt diese Quittung. Dann unterschreibt der Benutzer auf der anderen Seite (Kunde) die Mitteilung und die Quittungen, die wiederum über den Betreiber des elektronischen Dokumentenmanagements laufen. In zukünftigen Versionen werden wir versuchen, diesen Vorgang komfortabler zu gestalten. Die „Entwicklungszone“ umfasst auch die Funktionalität zur Anforderung von Überwachungsdokumenten, was für Großkunden durchaus relevant ist.
In den nächsten sechs Monaten planen wir, das System auf eine neue Plattform zu verlagern, um die Arbeit mit der elektronischen Dokumentenverwaltung zu optimieren, die Benutzeroberfläche verständlicher und benutzerfreundlicher zu gestalten und die Funktionalität des persönlichen Kontos zu erweitern. Und fügen Sie auch neue Funktionen hinzu – von der Erstellung einer Anfrage bis zur Einsichtnahme in Dokumente zu allen Transaktionen, die der Kunde über E-Leasing durchgeführt hat. Wir hoffen, dass das System, dem sich Kunden, Lieferanten und Bürgen bereits aktiv anschließen, für alle noch komfortabler wird.
Source: habr.com