Wir haben mehrfach darüber geschrieben, wie unsere Technologien helfen und sogar Verarbeiten Sie Informationen aus Dokumenten jeglicher Art und geben Sie Daten in Buchhaltungssysteme ein. Heute erzählen wir Ihnen, wie wir es umgesetzt haben в – der größte Wärme- und Warmwasserlieferant in Moskau.
Stellen Sie sich vor, Sie wären ein gewöhnlicher Buchhalter. Wir verstehen, dass dies nicht einfach ist, aber versuchen Sie es trotzdem. Jeden Tag erhalten Sie eine große Anzahl an Papierrechnungen, Rechnungen, Zertifikaten usw. Und besonders viel – in den Tagen vor der Berichterstattung. Alle Angaben und Beträge müssen schnell und sorgfältig geprüft, erneut abgetippt und in das Buchhaltungssystem eingegeben, Transaktionen manuell durchgeführt und Dokumente an das Archiv gesendet werden, damit sie dann zeitnah zur Überprüfung an interne Prüfer, den Steuerdienst und die Tarifregulierung weitergeleitet werden können Behörden und andere. Schwierig? Dabei handelt es sich jedoch um eine langjährige Geschäftspraxis, die es in vielen Unternehmen gibt. Gemeinsam mit MOEK haben wir diese mühsame Arbeit vereinfacht und komfortabler gemacht. Wenn Sie daran interessiert sind, wie es war, willkommen bei der Katze.
Das Foto zeigt das Moskauer Blockheizkraftwerk 21, Europas größten Erzeuger von Wärmeenergie. Die in dieser Station erzeugte Wärme wird von MOEK an 3 Millionen Einwohner im Norden Moskaus geliefert. .
MOEK hat ein Dutzend Filialen in Moskau. Sie betreuen 15 km Wärmenetze, 811 Wärmestationen und Kesselhäuser, 94 Heizpunkte und 10 Pumpstationen und bauen und installieren auch neue Wärmeversorgungssysteme. Das Unternehmen kauft eine Vielzahl von Geräten und Dienstleistungen für Geschäftsaktivitäten: . Die Vorbereitung der Unterlagen in jeder Abteilung, die den Kauf initiiert, wird von speziellen Mitarbeitern – Vertragsbetreuern – durchgeführt.
Wie funktionieren Verträge in einem großen Unternehmen? Wenn Kuratoren einen Vertrag abschließen, erhalten sie von ihren Gegenparteien viele wichtige Papierdokumente: Lieferscheine, Bescheinigungen über die Leistungserbringung, Rechnungen, Zertifikate usw. Typischerweise scannt der Kurator Geschäftspapiere und hängt die Scans dann an die Bestellung in der Unternehmensressource an Management System. Der Finanzkontrolleur prüft alle Daten manuell. Anschließend übergibt der Kurator die Originalbelege an die Buchhaltung. Oder der Kurier erledigt dies, und dann kann der Transport der Dokumente länger dauern – von mehreren Stunden bis zu einigen Tagen.
Und alles wäre gut, aber wie in vielen anderen Unternehmen:
- Es kann sein, dass die Unterlagen mehrere Tage vor Abgabe der Berichterstattung in der Buchhaltung eintreffen. Dann müssen Buchhalter Tage und Nächte an ihrem Arbeitsplatz verbringen. Sie müssen manuell prüfen, ob alle Rechnungen, Rechnungen usw. korrekt ausgefüllt sind. Wenn dann alles korrekt ist, tippt der Mitarbeiter die Daten erneut in das Buchhaltungssystem ein und führt Buchungen durch. Gleichzeitig verbringt der Buchhalter 90 % seiner Zeit damit, Daten nachzudrucken – Details, Beträge, Daten, Artikelnummern usw. Dadurch besteht die Gefahr, Fehler zu machen.
- Dokumente können mit Fehlern eintreffen. Und manchmal fehlen Rechnungen oder Zertifikate. Manchmal wird dies erst in den letzten Tagen vor der Abgabe der Meldung deutlich. Aus diesem Grund kann sich der Zeitpunkt der Dokumentengenehmigung verzögern.
- Nach der Buchung speichern Buchhalter Rechnungen, Rechnungen und Akten in separaten Papier- und elektronischen Archiven. Warum ist das schwierig? MOEK arbeitet beispielsweise nach Tarifen und ist daher verpflichtet, seine Kosten regelmäßig den Exekutivbehörden zu melden. Und wenn die nächste Staats- oder Steuerprüfung in der Buchhaltung ansteht, müssen Mitarbeiter lange nach Dokumenten suchen.
So sah die Buchhaltungsabteilung des MOEK früher aus:
MOEK war der erste in der Energiebranche, der beschlossen hat, dieses System neu zu gestalten und zu vereinfachen, um Transaktionen schnell abzuschließen und Berichte einzureichen, Marktveränderungen bei der Beschaffung besser einzuschätzen und seine Finanzstrategie zu planen. Es war nicht einfach, das langjährige Arbeitssystem der Buchhaltungsabteilung allein zu ändern, daher beschloss das Unternehmen, es gemeinsam mit seinem Partner ABBYY umzugestalten.
Gesagt, getan
Ein Team von ABBYY-Spezialisten hat bei MOEK eine universelle Plattform für die intelligente Informationsverarbeitung implementiert und konfiguriert:
- flexible Beschreibungen (Datenextraktionsvorlagen) für die Dokumentenverarbeitung. Wir haben auf Habré ausführlich darüber gesprochen, was es ist und wofür es benötigt wird и . Mit der Lösung verarbeitet MOEK mehr als 30 Arten von Dokumenten (z. B. eine Bescheinigung über installierte Geräte oder eine Bescheinigung über Agenturgebühren) und extrahiert daraus über 50 Attribute (Dokumentennummer, Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, Name des Käufers, Verkäufers, Auftragnehmer, Warenmenge usw. .);
- ein Konnektor zur Durchführung von Prüfungen und zum Hochladen von Daten, der ABBYY FlexiCapture, SAP und OpenText verbindet. Dank des Connectors wurde es möglich, Daten aus der Bestellung und dem Vertrag anhand verschiedener Verzeichnisse automatisch zu überprüfen. Wir werden weiter unten darüber sprechen;
- Export von Dokumenten in ein elektronisches Archiv auf Basis von OpenText. Jetzt werden alle Dokumentenscans an einem Ort gespeichert;
- Entwürfe von Buchhaltungseinträgen in SAP ERP mit Links zu gescannten Bildern von Dokumenten.
Anschließend entwickelten die Mitarbeiter von ABBYY und MOEK ein Suchformular, mit dem der Buchhalter in Sekundenschnelle wichtige Konten nach beliebigen Attributen im elektronischen Archiv finden und sie zur Steuerprüfung einreichen konnte.
Die Suche ist anhand von 26 verschiedenen Kriterien möglich (das Bild ist anklickbar):
Nachdem MOEK das gesamte System erfolgreich getestet hatte, wurde es in Betrieb genommen. Das gesamte Projekt, einschließlich Genehmigungen, Klarstellungen und Verbesserungen, wurde in 10 Monaten abgeschlossen.
Arbeitsplan nach der Implementierung von ABBYY FlexiCapture:
Haben Sie das Gefühl, dass sich nichts geändert hat? Ja, der Geschäftsprozess bleibt derselbe, nur dass die meisten Funktionen jetzt von der Maschine ausgeführt werden.
Verkabelung, fertig!
Wie ist es jetzt? Nehmen wir an, der Kurator des Vertrags hat eine Reihe von Primärdokumenten für eine Transaktion zur Lieferung von Pumpen für Wärmekraftwerke oder beispielsweise zum Bau von Wärmenetzen erhalten. Der Fachmann muss nicht mehr selbst die Vollständigkeit und den Inhalt der Unterlagen prüfen, einen Kurier rufen und die Originalbelege an die Buchhaltung schicken. Der Kurator scannt einfach die unterschriebenen Primärdokumente und dann übernimmt die Technologie.
Mithilfe eines Netzwerk-Scansystems sendet ein Mitarbeiter Scans im TIFF- oder PDF-Format an seinen Hotfolder oder per E-Mail. Anschließend öffnet er die Web-Eingabestation ABBYY FlexiCapture und wählt den Typ des zu verarbeitenden Dokumentensatzes aus. Zum Beispiel „Einkauf von Werken/Dienstleistungen mit Vermittlungsgebühren“, „Erhalt materieller und technischer Ressourcen (MTR)“ oder „Immobilienbuchhaltung“.
Die Art des Satzes bestimmt die Anzahl und Art der erforderlichen Dokumente und Daten, die das System klassifizieren, erkennen und überprüfen muss.
Der Kurator lädt Scans zur Erkennung hoch. Das System prüft automatisch das Vorhandensein aller Dokumente, den Inhalt jedes Papiers und der Server erkennt die Details – Vertragsdatum, Betrag, Adresse, Steueridentifikationsnummer, Kontrollpunkt und andere Daten. MOEK ist übrigens das erste Energieunternehmen in Russland, das diesen Ansatz nutzt.
Wenn der Kurator nicht alle Dokumente hochgeladen hat oder eine Rechnung nicht alle Daten enthält, bemerkt das System dies und fordert den Mitarbeiter sofort auf, den Fehler zu beheben:
Das System beschwert sich und bittet darum, die fehlenden Dokumente hinzuzufügen (im Folgenden sind die Screenshots anklickbar):
Das System hat festgestellt, dass das Dokument abgelaufen ist:
Somit muss der Mitarbeiter nicht mehr prüfen, ob das Dokument korrekt erstellt wurde. Wenn alles korrekt ist, erfolgen die meisten Datenprüfungen automatisch direkt an der Bahnerfassungsstation. Es genügt die Eingabe der in SAP ERP hinterlegten Bestellnummer. Anschließend werden die erkannten Daten mit den in SAP verarbeiteten Informationen abgeglichen: TIN und KPP der Gegenpartei, Vertragsnummern und -beträge, Mehrwertsteuer, Produkt- oder Dienstleistungsnomenklatur. Die Bearbeitung und Prüfung eines Dokuments dauert nur wenige Minuten.
Anhand der Angaben INN und KPP können Sie das gewünschte Unternehmen aus dem Verzeichnis auswählen:
Liegt ein Fehler in der Rechnung oder Rechnung vor, ist der Export des Dokuments ins Archiv nicht möglich. Wenn beispielsweise ein Dokument falsch zusammengestellt ist oder eines der Zeichen falsch erkannt wird, weist das System darauf hin und fordert den Mitarbeiter auf, alle Ungenauigkeiten zu korrigieren. Hier ist ein Beispiel:
Das System hat festgestellt, dass Vasilek CJSC nicht in der Liste der MOEK-Lieferanten enthalten ist.
Dadurch können Mitarbeiter Fehler nachverfolgen, bevor das Dokument die Buchhaltung erreicht.
Wenn alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden, wird mit einem Klick eine gescannte Kopie des Dokuments an das elektronische Archiv von OpenText gesendet und ein Link und eine Karte mit seinen Metadaten erscheinen in SAP. Ein Buchhalter oder Kurator kann im elektronischen Archiv jederzeit eine Liste der Dokumente für den erforderlichen Auftrag einsehen und Informationen darüber, wer die Dokumente in welchem Zeitraum und mit welchem Ergebnis bearbeitet hat.
Pjotr Petrowitsch schaute in das elektronische Archiv, ...
...um zu sehen, wer Dokumente für die Bestellung Nr. 1111 hochgeladen hat.
Nach dem Hochladen von Daten und Scans von ABBYY FlexiCapture in SAP erscheint ein Transaktionsentwurf mit vorab ausgefüllten Daten und Links zu gescannten Bildern von Dokumenten.
Verkabelungsentwurf:
Anschließend erhält der Buchhalter eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum fertigen Entwurf und den Scans. Der Fachmann muss sich nicht mehr mit Papier herumschlagen. Er muss lediglich den gesamten Transaktionsbetrag in den Scans sowie das Vorhandensein eines Siegels und einer Unterschrift prüfen und die Transaktion durchführen. Der Buchhalter verbringt jetzt weniger als eine Minute damit.
Ergebnisse des Projekts
- Durch den Einsatz von ABBYY-Technologien hat MOEK nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Finanzkontrolle vereinfacht und beschleunigt. Um eine Buchung vorzunehmen, müssen Mitarbeiter nicht mehr auf den Kurier mit den Originaldokumenten warten – sie erhalten lediglich mit einem Klick einen Scan mit bereits verifizierten Daten aus dem elektronischen Archiv. Es ist zwar immer noch ein Papierdokument erforderlich. Aber jetzt kann es später an die Buchhaltung gesendet werden. Dort angekommen kreuzt der Mitarbeiter im Buchhaltungssystem das Kästchen „Original erhalten“ an.
- Mitarbeiter erhalten durch Scans sofort alle notwendigen Daten zur Transaktion, führen Transaktionen termingerecht durch und bereiten alle Dokumente vorab für die Berichterstattung vor. Jetzt haben sie weder vor internen noch externen Inspektionen Angst.
- Buchhalter führen Finanztransaktionen dreimal schneller durch und MOEK schließt den Berichtszeitraum 3 Tage früher ab.
- Alle MOEK-Filialen speichern Buchhaltungsunterlagen in einem einzigen elektronischen Archiv. Dadurch können Sie jede Rechnung, jeden Vertrag oder Abschlussakt sowie alle daraus resultierenden Attribute (Beträge, Mehrwertsteuer, Produkt- oder Dienstleistungsbereiche) viermal schneller als zuvor finden.
- Die Lösung verarbeitet mehr als 2,6 Millionen Dokumentenseiten pro Jahr.
Statt einer Schlussfolgerung
MOEK verwendet seit 2 Jahren und in dieser Zeit sammle ich Statistiken. Es stellte sich heraus, dass Buchhalter 95 % der Buchungen vornehmen, ohne Änderungen an den Entwürfen vorzunehmen. Das bedeutet, dass solche Beiträge in Zukunft völlig automatisch übersprungen werden können. Zufälligerweise war dieses Produkt tatsächlich der erste Schritt des Unternehmens, Elemente der „künstlichen Intelligenz“ in die Geschäftsprozesse des Unternehmens einzuführen: MOEK entwickelt ein entsprechendes Programm.
Auch andere russische Unternehmen automatisieren die Buchhaltung und machen sie einfacher und bequemer. Mit ABBYY-Technologien kann beispielsweise der Finanzkontrolldienst „» Erhält wichtige Geschäftsinformationen 2-mal schneller und verbringt 20 % weniger Zeit mit der Suche nach den erforderlichen Rechnungen und Lieferscheinen. Intelligente Informationsverarbeitungstechnologien helfen den Mitarbeitern der Buchhaltungsabteilung der Holding.» Finden Sie bei Massensteuerprüfungen sofort die erforderlichen Finanzdokumente. Im Jahr 2019 planen die Spezialisten des Unternehmens, rund 10 Millionen Dokumentenseiten zu verarbeiten.
Möchten Sie mehr über das MOEK- und ABBYY-Projekt erfahren? Am 3. April um 11:00 Uhr wird der stellvertretende Leiter des MOEK-Zentrums für Informationstechnologie, Wladimir Feoktistow, bei freiem Eintritt über die Einzelheiten des Falles sprechen . Machen Sie mit, wenn Sie Fragen stellen möchten.
Elizaveta Titarenko,
Herausgeber des Unternehmensblogs von ABBYY
Source: habr.com