Wie wir den Betrieb der ABBYY-Büros während der Quarantäne technisch sicherstellen

Habr, hallo! Mein Name ist Oleg und ich bin für den IT-Service in der ABBYY-Unternehmensgruppe verantwortlich. Vor mehr als einem Monat begannen ABBYY-Mitarbeiter auf der ganzen Welt, nur noch zu Hause zu arbeiten und zu leben. Keine offenen Flächen oder Geschäftsreisen mehr. Hat sich mein Job verändert? Nein. Obwohl im Allgemeinen ja, hat sich das vor 2-3 Jahren geändert. Und nun stellen wir den Betrieb von Büros in 13 Ländern technisch wie bisher sicher. Nur machen wir das jetzt zu Hause sitzend – in der Küche, auf dem Sofa oder auf dem Balkon, und im Büro ist nur eine Person im Dienst. Hier ist es übrigens:

Heute werde ich darüber sprechen, welche Probleme der ABBYY IT-Service jetzt lösen muss, wie Büroangestellte uns retten, warum MS Teams und Zoom jetzt unser Alles sind und vieles mehr. Willkommen bei Katze.

Vor langer Zeit, vor der Quarantäne...

Vor fünf bis sieben Jahren war ABBYY ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung interner Infrastruktur konzentrierte. Wir haben Cloud-Produkte nur selten genutzt – wir haben versucht, Anwendungen intern bereitzustellen, und daher war der Zugriff darauf von außen schwierig. Aber die Zeiten haben sich geändert...

Cloud-Produkte entwickelten sich viel schneller, sie boten mehr Flexibilität und Funktionsvielfalt. Und heutzutage ist es oft einfach unmöglich, Analoga mit On-Premise-Funktionen zu finden.

Die Mitarbeiter brauchten Mobilität. Vertriebs- und Marketingspezialisten sind ständig auf Geschäftsreisen, reisen um die Welt, nehmen an Besprechungen teil – sie benötigen einfach jederzeit und überall Zugriff auf Unternehmenssysteme.

Auch die Generation der Menschen hat sich verändert. Neue junge Mitarbeiter arbeiten bevorzugt in Coworking Spaces, Cafés oder von zu Hause aus. Mobilität ist ihnen wichtig. Deshalb haben wir technisch eine Arbeitsumgebung geschaffen, die dem Alltagsleben ähnelt. Kollegen fühlen sich viel wohler, wenn sie nicht zwischen dem Büro und einem anderen Ort, an dem sie arbeiten können, wechseln müssen.

Derzeit sind internationale ABBYY-Büros in 13 Ländern von den USA bis Australien geöffnet. Und es ist viel bequemer, über eine gemeinsame Cloud-Infrastruktur zu verfügen, als durch interne Dienste an einen bestimmten Standort „gebunden“ zu sein.

Vor einigen Jahren haben wir unsere Strategie überarbeitet und begonnen, Cloud-Anwendungen aktiv für unsere Arbeit zu nutzen. Uns gefällt zum Beispiel das Office 365-Paket sehr gut – MS Teams, OneDrive, SharePoint und andere.

Das bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter auf Cloud-Lösungen angewiesen sind. ABBYY verfügt über eine umfangreiche interne Infrastruktur; Entwickler nutzen beispielsweise lokale Einrichtungen, um neuronale Netze zu trainieren. Ich würde sagen, dass wir etwa zur Hälfte Cloud-Produkte und unsere eigene interne Infrastruktur nutzen.

Über die Popularität von RDP

Wir haben es immer ermöglicht, aus der Ferne mit dem internen Netzwerk zu arbeiten, und jeder hat die Methode gewählt, die für ihn am bequemsten ist. Wer häufiger im Büro ist, bevorzugt RDP (Remote Desktop). In der Regel hat jeder sein eigenes Gerät zu Hause: Nicht immer ist es leistungsstark und die ganze Familie kann es nutzen. Und am Arbeitsplatz gibt es einen modernen Computer, der konfiguriert und mit allem verbunden ist. Daher ist es bequemer, von zu Hause und von der Arbeit aus eine Verbindung zu RDP herzustellen, ohne darauf achten zu müssen, was sich auf Ihrem PC befindet.

Für das Büro, das sich in Moskau befindet (hier befinden sich das Forschungs- und Entwicklungszentrum sowie die Büros von ABBYY Russia und ABBYY Emerging Markets), hatten wir normalerweise immer zwei Remote-Desktop-Gateways (RD Gateway) für die Remote-Verbindung, sie kamen zurecht. Mittlerweile erfreut sich diese Verbindungsmethode jedoch großer Beliebtheit. Um die Last auszugleichen, setzte der IT-Dienst zwei zusätzliche Gateways ein. Dies ist wahrscheinlich die einzige Infrastrukturänderung, die wir seit März vorgenommen haben.

Im Folgenden werde ich Statistiken über das Moskauer Büro von ABBYY bereitstellen, da hier mehr als 800 Menschen arbeiten und die Daten am aussagekräftigsten sind.

VPN

Es gibt Kollegen, die es gewohnt sind, mit VPN zu arbeiten. Mittlerweile haben viele die Firmenausrüstung mit nach Hause genommen. Meistens haben wir Laptops und Monitore mitgenommen. Wenn Sie ständig aus der Ferne arbeiten, ist ein weiterer großer Monitor viel praktischer. Wir haben keine zusätzliche Ausrüstung für unsere Mitarbeiter angeschafft.

Begleiter

Auch während der Quarantäne ist ein Verzicht auf Menschen im Büro nicht möglich. Wir haben zwei diensthabende Systemadministratoren ernannt – Yura und Stas. Jeder von ihnen arbeitet eine Woche im Büro und eine Woche von zu Hause aus. Die Jungs haben einen normalen Zeitplan – von 10 bis 19.

Sie helfen bei der Behebung technischer Probleme der Mitarbeiter. Wir haben viel Ausrüstung und manchmal geht sie kaputt. Meistens friert der Computer einer Person ein. Ein paar Mal pro Woche geht die Festplatte kaputt, etwas brennt durch und muss ersetzt oder repariert werden.

Es gab mehrere Fälle von Stromausfällen, was bedeutete, dass jemand Computer neu starten musste, weil die Mitarbeiter dies nicht aus der Ferne tun konnten. Im Allgemeinen verbringen sie 90 % ihrer Zeit damit, Bürogeräte eingeschaltet zu halten.

Es gibt auch einige ungewöhnliche Aufgaben, die die diensthabenden Beamten während der Quarantäne zu erledigen begannen.

1. Legen Sie Papier in Drucker ein und entnehmen Sie gedruckte Dokumente. Dies ist notwendig für Mitarbeiter, die eingehende Dokumente bearbeiten und diese vom Heimcomputer aus auf einem Arbeitsdrucker ausdrucken. Wenn sie ins Büro zurückkehren, holen sie sofort alle Dokumente ab, anstatt 100500 Seiten auszudrucken. Natürlich war dies später möglich, aber wir helfen unseren Kollegen, den gewohnten Ablauf nicht zu ändern – jetzt gibt es so viele ungewöhnliche Dinge.
2. Wir haben Scanner und Drucker verpackt und an Kollegen geliefert, die sie für die Arbeit brauchten. Einem der Angestellten, der sich in seiner Datscha zurückgezogen hatte, wurde geholfen, ein Kabel anzuschließen, damit er über stabiles Internet verfügen konnte.

   Übrigens hilft die mobile Anwendung ABBYY FineScanner AI auch beim Scannen von Dokumenten, beim Erkennen von darin enthaltenem Text, beim Hinzufügen von Signaturen, beim Konvertieren von Dateien in 12 gängige Formate und vielem mehr. Bis einschließlich 31. Juli wir wir geben Premium-Zugang zu ABBYY FineScanner AI.

Wie wäre es am Wochenende?

Am Wochenende sind keine Mitarbeiter im Büro. Wir haben mit unserem Systemadministrator, der in Otradny (wo sich unser Büro befindet) wohnt, vereinbart, dass er kommen und helfen wird, wenn etwas passiert. Und seine Hilfe erwies sich als nützlich: Am Wochenende kam es zu mehreren Stromausfällen und es war notwendig, den Betrieb der Geräte wiederherzustellen.

Geht vorbei

Bereits im März haben wir an mos.ru Ausweise für alle Mitarbeiter ausgestellt, die während der Quarantäne ins Büro kommen müssen. Wenn Sie nun zur Arbeit gehen müssen, stellt Ihnen der Mitarbeiter auch einen Ausweis mit QR-Code aus. Aber die Möglichkeit, ins Büro zu kommen, bedeutet nicht, dass die Kollegen jeden Tag dorthin gehen. Im Gebäude ist in der Regel nur eine Person diensthabend. Der Rest darf nur im Notfall kommen.

In Büros in anderen Ländern

Die Situation in anderen ABBYY-Büros ist im Allgemeinen die gleiche – sie sind geschlossen und die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus und nutzen die gleichen Tools. In einem amerikanischen Büro gibt es beispielsweise nicht einmal einen diensthabenden Beamten. Der lokale Systemadministrator hat vor der Quarantäne einen Teil der Geräte aus dem Lager genommen und wenn ein neuer Mitarbeiter eintrifft, schickt er den konfigurierten Laptop einfach per Post.

So bleiben Sie in Verbindung

Mittlerweile ist die Belastung der Kommunikationskanäle im Vergleich zu der Zeit, in der noch im Büro gearbeitet wurde, sogar gesunken. Der Hauptverkehr – das Herunterladen von Dateien und das Ansehen von Videos – erfolgt mittlerweile über Heimanbieter. Es bestand keine Notwendigkeit, die Kanäle zu erweitern, obwohl wir dies dieses Jahr geplant hatten.

Während der Quarantäne haben wir zunächst die Vorschriften zur Wiederherstellung der Kommunikation sorgfältig geprüft – wir haben mehrere Überwachungstests hinzugefügt, ein Schema für die Umstellung auf Backup-Kanäle ausgearbeitet und uns die Lastverteilungsregeln angesehen.

Wie haben Sie die Sicherheit aus der Ferne gewährleistet?

Das Wichtigste war zweifellos die Gewährleistung der Sicherheit. Aber auch darauf haben wir uns vorbereitet. Vor einem Jahr wurde die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt. Ich denke, das ist eines der zwingenden Dinge, wenn Menschen viel außerhalb des Unternehmensumfelds arbeiten. Und so etwas kann man nicht schnell installieren. Heutzutage erfordert der Zugriff auf Unternehmensressourcen zwei Faktoren. Wenn jemand plant, auf Remote-Arbeit umzusteigen, ist dies aus Sicht der Informationssicherheit ein Muss.

Wir sehen, wie Betrüger aktiver werden und versuchen, an ihre Anmeldedaten zu gelangen. Dabei handelt es sich vor allem um Phishing-Angriffe. Und obwohl E-Mails geschützt sind, kann Phishing technisch nicht vollständig verhindert werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter selbst verstehen, dass sie nicht auf verdächtige Links klicken oder Dateien von Nachrichten öffnen sollten, die sie nicht erwartet haben. Dazu haben wir ein Webinar für Mitarbeiter abgehalten und sie daran erinnert, was in solchen Situationen zu tun ist. Jetzt ist ein sehr guter Zeitpunkt für solche Webinare, denn Menschen, die sich in einer ungewöhnlichen Situation befinden, sind gesammelter, konzentrierter, offener für Informationen und nehmen diese besser wahr.

Wir haben auch auf einfache Regeln für die Arbeit von zu Hause aus geachtet, zum Beispiel die Notwendigkeit, die Arbeitssitzung auszuschalten, den Computer zu sperren, wenn Sie gehen, getrennte Konten: Sie arbeiten unter einem, das Kind spielt unter einem anderen. Das ist sehr wichtig, denn das Kind sieht, wie Papa oder Mama auf der Tastatur tippen, und das möchte es auch tun. Er wird kommen und klopfen, aber wir wissen nicht, was er dort klopfen wird und in welchem ​​Programm er die Daten löschen oder ersetzen wird.

Wir haben unsere Kollegen auch gebeten, zu überprüfen, wie ihr Heim-Internet konfiguriert ist, wie das Passwort lautet und ob es überhaupt eines gibt. Natürlich haben sie einen Vorbehalt gemacht: Wenn jemand nicht versteht, was er tun soll, ist es besser, es nicht zu tun. Viel wichtiger ist es, in Verbindung zu bleiben. Sie forderten die Mitarbeiter auf, auch ihre WLAN-Router zu Hause zu überprüfen. Einigen wurde sogar empfohlen, etwas anderes zu kaufen, da sie über eine so veraltete Ausrüstung verfügten, dass es ihnen nicht möglich war, mit den aktuellen Geschwindigkeiten der Anbieter zu arbeiten.

Über die beliebtesten Remote-Anwendungen

Sie haben wahrscheinlich schon vermutet, dass es sich hierbei um Kommunikationsmittel handelt. Da wir Office 365 nutzen, kommunizieren Mitarbeiter über den Teams-Messenger sowohl untereinander als auch mit externen Personen. Er hat sich sehr gut bewährt.

Die Anzahl der von Mitarbeitern aller Büros in Teams gesendeten Gruppennachrichten ist gestiegen:

• Vom 21. Februar bis 20. März haben wir über 689 Nachrichten verschickt.
• Vom 21. März bis 19. April haben wir über 1 Million Nachrichten verschickt.

Auch die Anzahl der Anrufe (eins zu eins) ist gestiegen:

• Vom 21. Februar bis 20. März waren es 11,5 Tausend.
• Vom 21. März bis 19. April – >16.

Neben Teams nutzen wir auch Zoom, da die Audio- und Videoqualität dieses Dienstes zu den besten auf dem Markt gehört. Darüber hinaus können Sie sich über Zoom in die Konferenz „einwählen“ und sich per Telefon verbinden.

Bis zum 15. März überstieg die Zahl der Zoom-Meetings fast nicht mehr als 100 pro Tag, und ab der zweiten Monatshälfte begannen wir bei ABBYY, diesen Service aktiver zu nutzen:

Im April gab es fast jeden Werktag 100 oder mehr Meetings auf Zoom:

Mittlerweile gibt es im Internet viele Berichte über die Unzuverlässigkeit von Zoom. Es ist keineswegs verwunderlich, dass das beliebteste Instrument mittlerweile so viel Aufmerksamkeit erhält. Wir stehen mit unseren Vertretern von Zoom in Kontakt und sehen, wie ernst das Unternehmen alle Erkenntnisse nimmt. Wir haben auch mehrere Maßnahmen ergriffen. Die einfachste und effektivste davon ist das Verbot, Besprechungsaufzeichnungen im Cloud-Speicher zu speichern.

Internetsicherheit ist in erster Linie die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters selbst. Wir glauben, dass Zoom damit zurechtkommt und dass diese Situation diesen Dienst nur noch stärker machen wird.

Die Grafik zeigt, wie ab der zweiten Märzhälfte die Zahl der Teilnehmer an Zoom-Meetings zu wachsen begann. Ebenso die Anzahl der Minuten.

Der Trend setzte sich im April fort, da immer mehr Mitarbeiter an Webinaren und Zoom-Meetings teilnahmen.

Für uns sind Zoom und Teams einander duplizierende Dienste. Aber wahrscheinlich ist es mittlerweile Pflicht, über zwei Kommunikationstools zu verfügen, da die Belastung der Telekommunikation enorm ist. Es gab Fälle, in denen einer der Dienste im ungünstigsten Moment ausfiel, die Mitarbeiter dann schnell einen anderen Dienst anriefen und weiterarbeiteten.

Darüber hinaus handelt es sich um Kommunikationsmittel. Es ist jetzt wichtig, dass die Menschen in Verbindung bleiben. Die meisten Anrufe bei ABBYY werden mit eingeschalteten Kameras getätigt. Ich glaube nicht, dass ich die Kamera eingeschaltet habe, als ich im Büro gearbeitet habe. Egal in welcher Form Sie sich befinden, Sie schalten es immer ein. Fast immer.

Statt einer Schlussfolgerung

Ein Unternehmen technisch auf Remote-Arbeit vorzubereiten, lässt sich nicht in ein paar Tagen erledigen. Es ist besser, sich im Voraus darauf vorzubereiten. Wir haben vor langer Zeit mit der Umstellung auf Cloud-Dienste begonnen, weil wir unseren Mitarbeitern helfen wollten, mobiler zu sein. Aber wie sich herausstellte, ist diese Mobilität auch in einer Situation nützlich, in der Quarantäne angekündigt wird.

Wahrscheinlich haben wir jetzt alle unsere Arbeitskosten für den Übergang und die Änderung der Infrastruktur von intern zu mehr extern wieder hereingeholt, denn die Leute haben ihre Ausrüstung mitgenommen, ihre Büros verlassen, sind in ihre Häuser und Datschen gegangen ... und nichts hat sich geändert.

Vielen Dank an unseren Systemadministrator Yura Anikeev für die Fotos in diesem Beitrag.

Source: habr.com