Wie erfolgt in Unternehmen heutzutage die Buchhaltung? Normalerweise handelt es sich um eine auf dem lokalen Computer des Buchhalters installierte 1C-Software, die von einem fest angestellten Buchhalter oder einem externen Spezialisten genutzt wird. Der Outsourcing-Spezialist kann gleichzeitig mehrere solcher Kundenunternehmen betreuen, manchmal sogar konkurrierende.
Bei diesem Ansatz sind die Zugänge zu den Geschäftskonten, zur Kryptoschutzsoftware, zur elektronischen Dokumentation und zu anderen wichtigen Diensten direkt auf dem Computer des Buchhalters eingerichtet.
Was bedeutet das? Alles liegt in den Händen des Buchhalters, und wenn er sich entscheiden sollte, den Geschäftsinhaber zu verraten, kann er dies im Handumdrehen tun.
x/f „RocknRolla“ (2008)
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie alle Dienste, einschließlich 1C, sicher in einer Cloud sperren können, damit Sie mit einem Klick alle Dienste deaktivieren können, selbst wenn der Buchhalter nach Bali geflogen ist.
Was könnte überhaupt passieren? Zwei konkrete Fälle
Administrator von der Wall Street
Die Frau unseres Mitgründers ist erfahrene Buchhalterin, und letzten Monat wandte sich eine große Restaurantkette aus Moskau an sie um Hilfe. Das Restaurant hielt alle Datenbanken auf seinem Server, die von einem fest angestellten Administrator aus dem Team des Restaurants verwaltet wurden.
Gerade als die Buchhalterin arbeitete, ging der Sysadmin ins Online-Casino und infizierte sich mit einem Virus, der die gesamte Datenbank vernichtete. Wen hat man dafür verantwortlich gemacht? Richtig, die gerade angekommenen Buchhalterin.
Die Protagonistin hatte großes Glück, dass ihr Mann der geschäftsführende Partner des Hostinganbieters ist und sich mit solchen Dingen auskennt. Nach langen Telefonaten (unser Kollege war bereits bereit, selbst zum Administrator zu fahren und ihm die Leviten zu lesen) wurden Beweise gefunden und der Täter bestraft. Doch die Datenbank war verloren, also gab es für den Sysadmin kein Happy End.
Ein Laptop, der in einer fremden Wohnung feststeckte
Das ist eine alte Geschichte unserer anderen Bekannten.
Eine erfahrene 64-jährige Frau führte gewissenhaft die Buchhaltung eines Online-Shops für chinesische Gadgets über 1C. Der Kunde und die Datenbank waren auf dem Laptop gespeichert, den sie von der Arbeit erhalten hatte. Das war praktisch: Man konnte einfach von den Bürodruckern drucken, die Datenbank war klein und passte auf ein Netbook, das man mit ins Wochenendhaus oder nach Hause nehmen konnte.
Dann geschah die Tragödie: Am Freitagabend wurde sie mit einem Schlaganfall ins Krankenhaus gebracht. Das Netbook blieb zu Hause, weil die Buchhalterin verantwortungsbewusst war und die Arbeit für das Wochenende mitgenommen hatte.
Der Laptop wurde natürlich gerettet, die Buchhalterin hat sich erholt, aber wenn wir diese Situation auf die heutigen Tage übertragen und den Schlaganfall durch das Coronavirus ersetzen, dann nimmt die Operation, den Computer aus der verschlossenen Wohnung zu befreien, ganz andere Dimensionen an.
Könnten zwei Katzen und ein Labrador Ihnen die Tür öffnen? Selbst wenn die Nachbarin die Blumen gießt und die Katzen füttert, wird sie Ihnen dann den Computer überlassen?
Kommen wir zu 1C in der Cloud – welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für das Arbeiten in der Cloud?
Welche Optionen gibt es überhaupt für die Arbeit mit 1C in der Cloud?
Option 1. Kunde + Unternehmensanwendungsserver + Datenbank
Geeignet für große Unternehmen, die die Dienste eines ganzen Teams von Buchhaltern benötigen. Dies ist eine ziemlich teure Option (es sind viele zusätzliche Lizenzen erforderlich), die wir nicht berücksichtigen werden, da der Artikel sich mit der Einrichtung der Buchhaltungsarbeit für kleine Unternehmen beschäftigt.
Option 2. 1C: Fresh
1C: Fresh ist eine ziemlich bequeme Möglichkeit, mit 1C über den Browser zu arbeiten. Es sind keine Einstellungen erforderlich: Bei der Anmietung dieser Lizenz kümmert sich das Franchiseunternehmen um alles, Sie erhalten einen Benutzernamen und ein Passwort.
Aber es gibt zwei Nachteile:
✗ Hohe Kosten: Der Basistarif für eine Anwendung erfordert die Zahlung für mindestens sechs Monate für zwei Arbeitsplätze – 6808 €.
✗ Sie können den VPS-Server, auf dem mehrere Unternehmen gleichzeitig arbeiten, nicht selbst konfigurieren. Sie erhalten nur den Schlüssel für Ihr Zimmer im Hostel, nach dem Prinzip des Shared Hosting.
Im Fresh gibt es auch die Konfiguration 1C: Business Start, deren Abonnement im Rahmen einer Aktion 400 € pro Monat kostet. Die Möglichkeiten dieser Konfiguration sind stark eingeschränkt, ohne Aktion kostet das Abonnement 1000 €, und es muss ebenfalls für mindestens ein halbes Jahr im Voraus bezahlt werden.
Option 3: Ihr eigener VPS, auf dem der 1C-Client und die Datenbank installiert sind.
Diese Option eignet sich für kleine Unternehmen, in denen 1-2 Buchhalter tätig sind – sie können durchaus komfortabel arbeiten, ohne den 1C: Unternehmensserver und den SQL-Server installieren zu müssen.
Die Hauptattraktivität dieses Ansatzes liegt darin, dass der gemietete VPS als vollwertiger Arbeitscomputer für den Buchhalter mit RDP-Zugriff dienen kann.
Wenn alle Daten, Dokumente und Zugänge auf einem von Ihnen kontrollierten VPS gespeichert sind, brauchen Sie sich weder um in der Wohnung vergessene Laptops noch um die gemeinsame Flucht des Buchhalters mit dem Systemadministrator auf eine Insel zu sorgen, bei der alles Dokumente und Geld vom Geschäftskonto mitgenommen wird. Sie können den Zugriff mit einem Klick deaktivieren, indem Sie den Benutzer entfernen.
Diese Methode hat noch einen weiteren Vorteil:
- Wenn der Buchhalter mit 1C-Produkten arbeitet, generiert 1C viele Dokumente in Word, Excel und Acrobat. Wenn der 1C-Client auf dem Computer des Buchhalters ausgeführt wird, werden alle Dokumente auf seinem Laptop gespeichert. Bei der Arbeit auf einem VPS bleiben alle Daten jedoch auf der virtuellen Maschine.
- Die 1C-Datenbanken und Dokumente gelangen gar nicht auf den persönlichen Computer des Buchhalters (bei der Nutzung von 1C: Fresh müssten die Dokumente heruntergeladen werden).
- Die Möglichkeit, den VPS über ein VPN in das Unternehmensnetz einzubinden und dem Buchhalter sicheren Zugang zu internen Ressourcen zu ermöglichen (bei der Nutzung von 1C: Fresh müsste der persönliche Computer des Buchhalters für den Zugang in ein geschütztes LAN integriert werden).
- Eine sichere Integration von 1C: Unternehmen mit externen Systemen wie EDI, Bankportalen, staatlichen Diensten usw. kann eingerichtet werden. Bei der Verwendung von 1C: Fresh müsste der Zugriff auf viele kritische Dienste auf dem persönlichen Computer des Buchhalters konfiguriert werden.
Und natürlich der Preis. Die Miete einer virtuellen Maschine mit einer 1C-Lizenz kostet etwa 1500 € pro Monat, wenn man die Premium-Tarife teurer Hosting-Anbieter wählt. Das ist nicht viel teurer als das minimale Basispaket von 1C: Fresh und deutlich günstiger als andere Abonnements. Die Zahlung kann monatlich erfolgen.
Die Lizenz kann bei jedem Franchisenehmer erworben werden, und der Preis hängt von der Konfiguration des Produkt- und Dienstleistungspakets ab. Nach Ablauf der Frist muss für den Support über das 1C: ITS-Portal gezahlt werden, um Aktualisierungen zu erhalten.
Wenn man Für solche Zwecke bieten wir Ihnen einen VPS mit vorinstalliertem 1C: Unternehmen (einfach den Support mit einer Beschreibung Ihres Anliegens kontaktieren). Die Miete des VPS kostet etwa 800 RUR pro Monat, während die Lizenzkosten für 1C für einen Arbeitsplatz weitere 700 RUR betragen. Unser Support ist kostenlos, und unsere Spezialisten aktualisieren 1C: Unternehmen, wenn Sie uns kontaktieren. den technischen Support.
Für den Buchhalter wird alles genau gleich aussehen — derselbe vertraute Desktop, Icons, es ist sogar möglich, die gewohnten Hintergrundbilder zu verwenden. Nun zur Sache, wie erstellt und konfiguriert man eine solche Cloud, deren Zugang mit einem einzigen Knopfdruck deaktiviert werden kann.
Bestellen Sie einen VPS mit integriertem 1C: Unternehmen.
Für den Buchhalter ist das ideale Betriebssystem Windows. Was die Leistung des VPS angeht — nach unserer Erfahrung reicht eine Konfiguration mit zwei Rechenkernen, mindestens 4-5 GB RAM und einer schnellen SSD mit 50 GB für eine komfortable Arbeit von ein bis zwei Mitarbeitern mit der Dateiserver-Version von 1C: Unternehmen aus.
Wir automatisieren unsere Dienstleistungen nicht, bis wir sicher sind, dass sie für unsere Kunden notwendig sind. Daher ist die Anbindung derzeit nicht automatisiert, und um einen Server mit 1C zu bestellen, müssen Sie das Ticketsystem nutzen. Wir werden alles manuell für Sie einrichten.
Wenn Sie sich mit der erstellten virtuellen Maschine über RDP verbinden, sieht es ungefähr so aus.
Datenbank 1C migrieren
Der nächste Schritt besteht darin, die Datenbank aus der zuvor auf dem Buchhaltungscomputer installierten Version von 1C: Unternehmen zu exportieren.
Anschließend muss sie über FTP auf den virtuellen Server hochgeladen werden, über einen beliebigen Cloud-Speicher oder indem ein lokales Speichermedium mit dem VPS über den RDP-Client verbunden wird.
Danach müssen Sie die Informationsdatenbank im Client-Programm hinzufügen: Wir zeigen, wie Sie das anhand von Screenshots tun können.
Nach dem erfolgreichen Hinzufügen der Datenbank ist 1C: Unternehmen bereit für den Betrieb auf Ihrem eigenen VPS. Es bleibt, die Remote-Desktops für die Benutzer und die Integration mit verschiedenen externen Systemen wie Online-Banking oder elektronischen Dokumentenmanagementdiensten einzurichten.
Remote-Desktops einrichten
Standardmäßig erlaubt Windows Server nicht mehr als zwei gleichzeitige RDP-Sitzungen zur Systemadministration. Diese zu nutzen ist technisch nicht schwierig (man muss lediglich einen nicht privilegierten Benutzer zur entsprechenden Gruppe hinzufügen), jedoch stellt dies einen Verstoß gegen die Lizenzvereinbarung dar.
Um vollständige Remote-Desktop-Dienste (Remote Desktop Services oder RDS) bereitzustellen, müssen Serverrollen und -komponenten hinzugefügt, der Lizenzierungsserver aktiviert oder ein externer Server verwendet sowie separat erworbene Clientlizenzen (RDS CAL) installiert werden.
Hier können wir ebenfalls helfen: Bei uns können Sie RDS CAL kaufen, einfach indem Sie . Danach handeln wir weiter: Wir installieren sie auf unserem Lizenzserver und konfigurieren die Remote-Desktop-Dienste.
Natürlich, wenn Sie alles selbst einrichten möchten, möchten wir Ihnen das Vergnügen nicht nehmen.
Nach der Konfiguration kann der Buchhalter mit 1C: Unternehmenssoftware auf dem virtuellen Server arbeiten, als wäre es ein lokaler Computer. Vergessen Sie nicht, auf dem VPS die Standardbuchhaltungssoftware zu installieren: Office-Paket, einen Drittanbieter-Browser, Acrobat Reader.
Jetzt müssen wir uns um die Anbindung von 1C an die Online-Banking-Systeme kümmern.
Integration mit Banken einrichten
In 1C: Unternehmen gibt es die Technologie DirectBank für den direkten Datenaustausch mit Banken, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Diese ermöglicht es, Kontoauszüge herunterzuladen und Zahlungsdokumente zu senden, ohne sie in Dateien exportieren zu müssen, vorausgesetzt, die Bank unterstützt diesen Interaktionsstandard (ansonsten müssen wir auf die alte Methode mit Textdateien im 1C-Format zurückgreifen, aber das ist nicht schlimm – sie werden jetzt auf der virtuellen Maschine gespeichert).
Zunächst wird in der Buchhaltungssoftware ein Geschäftskonto erstellt (falls noch nicht vorhanden), dann muss das Formular in der Unternehmenskarte geöffnet werden und die Option „1C: DirectBank anschließen“ ausgewählt werden. Die Austauschparameter können automatisch oder manuell in 1C: Unternehmen geladen werden: für detaillierte Anleitungen sollte die Website der Bank konsultiert werden. In einigen Fällen muss die Integration mit 1C-Produkten separat im Online-Banking aktiviert werden.
Für die Einrichtung benötigen Sie möglicherweise die Anmeldedaten für Ihr persönliches Kundenkonto bei der Bank. In der Regel wird dabei die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über SMS verwendet.
Eine andere beliebte Lösung, der sichere Hardware-Token, ist für uns aufgrund der Nutzung eines virtuellen Servers nicht geeignet. Darüber hinaus müsste das sichere Medium das Unternehmensgelände verlassen und an den remote arbeitenden Buchhalter übergeben werden, womit die Kontrolle darüber verloren ginge.
Die Variante mit Benutzername/Passwort und 2FA über SMS könnte ebenfalls unsicher sein, obwohl die Technologie DirectBank nur den Empfang von Kontoauszügen und das Versenden von Zahlungsdokumenten ermöglicht. Um eine Zahlung durchzuführen, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden, die entweder auf einem geschützten physischen Medium des Kunden oder auf der Seite der Bank gespeichert ist. Im ersten Fall gibt es keine Probleme: Wenn der externe Buchhalter keinen Zugriff auf den Token hat, kann er nur die Dokumente erstellen.
Bei einer Cloud-Digitalunterschrift wird eine SMS mit einem Einmalcode zur Bestätigung der Zahlung in der Regel an die gleiche Telefonnummer gesendet, die für die Authentifizierung im Kundenportal verwendet wird. Einige Banken haben dieses Problem selbst gelöst, indem sie es den Kunden ermöglicht haben, Daten über DirectBank ohne 2FA auszutauschen. In diesem Fall kann der Buchhalter nur Kontoauszüge herunterladen und Dokumente senden, hat jedoch keinen Zugang zu den Geldern oder sogar zu seinem persönlichen Konto.
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit zur Aufteilung der Zugriffslevel: Viele Banken erlauben die Nutzung eines Kontos bei den Staatsdiensten über ein einheitliches Identifikations- und Authentifizierungssystem (). Der Manager muss lediglich die Einstellungen seines Kontos aufrufen, den Tab „Organisationen“ auswählen und einen Mitarbeiter einladen. Sobald dieser die Einladung angenommen hat, kann im Abschnitt „Zugänge zu Systemen“ die eigene Bank gefunden werden (nach vorheriger Integration) und dem Benutzer Zugang zum persönlichen Konto gewährt werden. Dabei ist es nicht notwendig, ihm das Telefon oder den Token zu übergeben, das zur Unterzeichnung der Zahlungsdokumente verwendet wird.
Wir verbinden uns mit den EDO-Services
Elektronische Dokumentenaustauschdienste sind praktisch, und die allgemeine Remote-Arbeit hat sie zur Notwendigkeit gemacht. Kunden von 1C:Enterprise können sich integrieren, aber für die rechtlich bedeutsame elektronische Dokumentenübertragung ist die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich.
Diese kann nur auf einen USB-Stick geschrieben oder in einem Cloud-Service mit entsprechenden Zertifikaten nationaler Regulierungsbehörden gespeichert werden.
Die elektronische Signatur kann nicht auf ein beliebiges Speichermedium hochgeladen oder auf einem VPS gespeichert werden, weshalb Buchhalter in der Regel mit elektronischem Dokumentenverkehr von einem lokalen Computer aus arbeiten, indem sie einen USB-Stick anschließen. Auf diesem wird ein zertifiziertes Mittel zur kryptografischen Informationssicherheit (sog. Kryptoprovider) sowie das öffentliche Zertifikat der elektronischen Signatur installiert. Der private Teil der Signatur wird auf dem USB-Stick gespeichert, der physisch mit dem Computer verbunden werden muss, um Dokumente in den unterstützenden Programmen zu unterzeichnen. Für die Arbeit mit der elektronischen Dokumentenübertragung über eine Weboberfläche sind Browser-Plugins erforderlich.
Um sicherzustellen, dass ein geschäftskritisches System nicht auf dem privaten Computer eines remote arbeitenden Spezialisten betrieben werden muss, ist ein VPS von Vorteil. Allerdings wird die Option mit einem physischen Token hier nicht funktionieren.
Es ist schwer zu sagen, wie sich ein Kryptoanbieter in einer virtuellen Umgebung verhält, besonders wenn man versucht, einen USB-Port über einen RDP-Client auf einem VPS durchzuleiten. Es bleibt die Cloud-basierte E-Signatur ohne physischen Träger, jedoch bieten nicht alle EDÖ-Dienste diesen Service an. Kostet sie übrigens etwa eintausend Rubel pro Jahr, ohne die Abonnementgebühren für den Dokumentenaustauschdienst, die von den Volumina abhängen.
Die gute Nachricht ist, dass praktisch alle beliebten russischen Dienste längst ein gegenseitiges Roaming von Dokumenten eingerichtet haben, sodass eine Verbindung zu jedem Dienst hergestellt werden kann. Die schlechte Nachricht ist, dass man vollständig auf Papier verzichten muss, da unter den Geschäftspartnern zwangsläufig welche sind, die EDÖ nicht nutzen.
Wir richten den Zugang zu den Diensten mit Zertifikaten ein.
Viele Dienstleistungen ermöglichen die Authentifizierung und Autorisierung ohne Benutzername und Passwort über SSL-Clientzertifikate, die auch auf einem VPS und nicht nur auf dem Computer des Buchhalters installiert werden können.
Ebenso kann die Authentifizierung auf Unternehmenswebseiten eingerichtet werden. So funktioniert es:
- Einen vertrauenswürdigen Certificate Authority kaufen, um damit Client-SSL-Zertifikate zu signieren und zu verifizieren;
- Client-SSL-Zertifikate erstellen, die durch das vertrauenswürdige Zertifikat signiert sind;
- Webserver so konfigurieren, dass sie Client-SSL-Zertifikate anfordern und verifizieren;
- Client-Zertifikate auf den Remote-Desktop-Benutzern auf dem VPS installieren.
Das Thema der Bereitstellung von 1C: Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen auf virtuellen Servern ist umfangreich; wir haben nur eine Methode beschrieben, die geeignet ist, um die Sicherheit der Buchhaltung zu gewährleisten.
Ein VPS kann manchmal eine gute Dienstleistung erbringen und die Installation kritischer IT-Lösungen sowie die Übertragung privater Unternehmensdaten auf den persönlichen Computer des Remote-Mitarbeiters vermeiden.
Wir hoffen, dass der Artikel für Sie nützlich war.
Quelle: habr.com
