Wie man zusammenarbeitet, während man getrennt arbeitet

Die Medien sind voll von Nachrichten über die epidemiologische Lage und Empfehlungen zur Selbstisolation.

Es gibt jedoch keine einfachen Empfehlungen für das Geschäft. Unternehmensleiter standen vor einer neuen Herausforderung: Wie können sie Mitarbeiter mit minimalen Produktivitätseinbußen aus der Ferne versetzen und ihre Arbeit so strukturieren, dass alles „wie zuvor“ ist?

Was im Büro funktioniert hat, funktioniert aus der Ferne oft nicht. Wie können verteilte Teams eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams aufrechterhalten?

Die Verfügbarkeit mobiler Kommunikation, schnelles Internet, praktische Anwendungen und andere moderne Technologien tragen im Allgemeinen dazu bei, viele Hindernisse zu überwinden und eine produktive Zusammenarbeit mit Partnern oder Kollegen aufzubauen.

Aber wir müssen uns vorbereiten.

Alles wird nach Plan verlaufen. Wenn er es ist

Remote-Arbeit erfordert eine besondere Gestaltung interner Prozesse und Kommunikation. Und die Vorbereitungsphase kann viele Fragen und Probleme beseitigen, bevor sie entstehen.

Sowohl im Büro als auch bei der Remote-Arbeit basiert alles auf vier Säulen:

• Planung
• Organisation
• Steuern
• Motivation

Zunächst müssen Sie und Ihr Team die richtigen Ziele setzen, das Berichtssystem neu aufbauen und asynchrone und synchrone Kommunikation innerhalb des Teams richtig kombinieren. Zur asynchronen Kommunikation gehören Briefe, Chats, aktualisierte Berichte und alle Kommunikationsoptionen, die keine sofortige Reaktion erfordern. Synchrone Kommunikation ist Echtzeitkommunikation mit schnellem Feedback.

Es ist sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Planung bei der Arbeit aus der Ferne Regelmäßigkeit erfordert. Es ist notwendig, ein Gleichgewicht der Arbeit mit strategischen und operativen Aufgaben aufrechtzuerhalten und das Arbeitstempo für vorrangige Aufgaben wöchentlich oder sogar täglich festzulegen. Durch die richtige Planung und Zielsetzung wird die Arbeit klarer und hilft, Burnout bei Mitarbeitern zu vermeiden. Sie werden sich nicht vom Prozess isoliert fühlen.

Videokonferenzen: das Tool Nummer eins

Die Isolation von Remote-Mitarbeitern ist eher informativ als sozial. Sie vermissen es nicht so sehr, neben jemandem zu sitzen (obwohl das unterschiedlich ist), sie machen sich vor allem Sorgen über den fehlenden schnellen Zugriff auf Informationen und die Kommunikation mit Kollegen. Sie haben nicht die Möglichkeit, einem Kollegen eine Frage zu stellen und sofort eine Antwort zu erhalten, einen kleinen Sieg oder eine Nachbesprechung zu feiern, ein Brainstorming durchzuführen oder einfach nur über Pläne für das Wochenende zu plaudern.

Dieses Defizit wird teilweise durch Videokonferenzdienste ausgeglichen.

Videokonferenzen ermöglichen es einer oder mehreren Personen, in Echtzeit ein Gespräch zu führen, entweder am Telefon oder über Online-Videokonferenzplattformen. Anrufe sind ein synchroner Kommunikationskanal, können aber auch dann genutzt werden, wenn nur eine Person mit einer Gruppe spricht – beispielsweise um zu dirigieren Webinare. Beispiele für solche Dienstleistungen: OVKS von MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Vorteile:

1. Videoanrufe vermitteln die Betonung, Emotionen, Mimik und andere verbale Signale des Gesprächspartners und helfen so, seine Stimmung zu klären und zu verstehen.
2. Zusätzliche Informationen machen Botschaften klarer, fügen emotionalen Inhalt hinzu und tragen zum Aufbau von Bindung und Vertrauen bei.

Nachteile:

1. Koordination im Laufe der Zeit. Anrufe können nur in Echtzeit erfolgen, was die Kommunikation für ein Team, das über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, erschwert.
2. Der Verlauf der Kommunikation wird in keiner Weise dokumentiert. Herausforderungen hinterlassen kein schriftliches Ergebnis.
3. Deutung. Die Qualität der Kommunikation ist nicht für alle optimal (insbesondere für diejenigen, die sich im Land selbst isolieren). Wörter werden nicht immer richtig wahrgenommen.

Wann sollten Videokonferenzen eingesetzt werden?

• Regelmäßige Treffen, sowohl Einzel- als auch Gruppentreffen
• Teamtreffen
• Planung und Brainstorming (am besten mit Video)
• Klärung von Missverständnissen oder Umgang mit eskalierenden oder emotionalen Situationen aus anderen Kanälen (z. B. E-Mail, Chat)

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Remote-Teamarbeit nicht produktiv genug ist, verschwenden Sie keine Zeit – versuchen Sie, die Situation zu ändern.

1. Führen Sie tägliche Check-ins mit dem Team ein.
2. Halten Sie sich strikt an den Zeitplan und die Ziele des Treffens, notieren Sie diese in der Einladung und erinnern Sie sie gleich zu Beginn daran.
3. Mach deine Hausaufgaben. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor und schreiben Sie auf Papier, welche Ideen Sie zu diesem Meeting gebracht haben, welche Erwartungen Sie an die Teilnehmer haben und was diese von Ihnen haben?
4. Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Rollen zu teilen (Notizen machen, Informationen präsentieren, als Besprechungsmoderator fungieren).
5. Halten Sie keine Besprechungen für ein großes Team (mehr als 8 Personen) ab.
6. Denken Sie daran, Ihre Meetings mit der Zeitzone der Teilnehmer zu synchronisieren.

Wenn alle zusammen sind: So organisieren Sie allgemeine Firmenversammlungen

Treffen aller Mitarbeiter des Unternehmens sind zu einer beliebten Möglichkeit des Informationsaustauschs geworden.

Es gibt mehrere Tipps, wie man sie am besten organisiert:

1. Zeit. Für Unternehmen in Russland ist es am besten, solche Treffen um 11-12 Uhr abzuhalten. Versuchen Sie, einen Zeitpunkt zu wählen, der für möglichst viele Mitarbeiter angenehm ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechung aufzeichnen. Auf vielen Plattformen, darunter auch MegaFon, kann dies mit einem Klick erledigt und dann im mp4-Format hochgeladen werden.
2. Liveübertragung. Für kleine Unternehmen ist dies möglicherweise nicht notwendig, für große Unternehmen mit einem verteilten Filialnetz ist es jedoch sinnvoll, Live-Übertragungen durchzuführen.
3. Fragen und Antworten. Sie können die Leute im Voraus bitten, Fragen zu stellen, die sie betreffen, und dann Informationen vorbereiten, die für das Publikum relevant sind.
4. Vergessen Sie nicht den Humor. Hierbei handelt es sich nicht um eine Aufstellung in der Schule, sondern um eine Gelegenheit, eine persönliche Verbindung herzustellen und dabei zu helfen, Vertrauen zwischen verteilten Teams aufzubauen.

Brainstorming: Verwirrung beseitigen

Beim Brainstorming ist es für verteilte Teams wichtig, ein gemeinsames digitales Tool zu nutzen. Es ermöglicht Ihnen, während des Brainstormings Ideen zu sammeln, zu gruppieren und zu kategorisieren.

Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen, effektiv zu stürmen:

1. Das Remote-Team kann sich für ein kollaboratives Projektmanagement-Tool entscheiden, das die Kanban-Board-Funktionalität unterstützt, mit der viele Teams bereits vertraut sind, wie zum Beispiel Trello.
2. Eine Alternative könnte die von der Plattform bereitgestellte sein. Webinare Das Tool ist ein Zeichenbrett, das jeder sehen und von jedem Teilnehmer bearbeitet werden kann.
3. Nutzen Sie die Abstimmungsmöglichkeit, um zu bewerten, welche Idee am interessantesten umzusetzen ist. Alle Statistiken können später im csv- oder xlsx-Format heruntergeladen werden.

   
   
   

4. Die Erfahrung zeigt, dass es besser ist, die Mitarbeiter vor dem Übergriff zu warnen, damit sie Zeit haben, über Ideen nachzudenken. Wenn die Gruppe zusammenkommt, werden die Teilnehmer nicht mehr mit leeren Händen kommen.

Synchrone Kommunikation, wie zum Beispiel Videoanrufe, kann bei richtiger Anwendung ein hervorragendes Werkzeug sein, um Teamarbeit durchzuführen, ihre Ergebnisse zu verfolgen und allen Teammitgliedern emotionale Unterstützung zu bieten. Und in Kombination mit asynchronen Tools tragen sie dazu bei, dass verteilte Prozessbeteiligte genauso produktiv (und manchmal sogar produktiver) sind als ihre Kollegen im Büro.

Source: habr.com