Machen Sie «udalenka» wieder groß: So führen Sie Ihr Unternehmen in 4 Schritten in die remote Arbeit ein

Während das Coronavirus um den Globus zieht und der Markt für Wertpapiere von Toilettenpapier dominiert wird, setzen immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Remote-Arbeit um. Auch wir bei RUVDS haben keine Ausnahme gemacht und möchten unsere Erfahrungen zur Organisation des Remote-Arbeitsprozesses im gesamten Unternehmen mit der Community teilen. Zunächst sei gesagt, dass die Artikel keine allgemeinen Ratschläge wie „Ziehen Sie sich zu Hause Hosen an“ enthalten werden, sondern vielmehr die harte Realität und praktische Anleitungen bieten.

Um sicherzustellen, dass es nach der Umstellung auf Remote-Arbeit nicht schmerzhaft wird, haben wir den gesamten Prozess in kleine Schritte unterteilt.

Schritt 1: Unterteilen des Unternehmens in Gruppen/Abteilungen

Da wir ein kleines Unternehmen (unter 20 Personen) sind, fällt uns dies leicht, da es nicht viele Abteilungen und kleinere Einheiten gibt. Insgesamt können wir bei RUVDS 5 bedingte Gruppen/Abteilungen identifizieren:

• Technischer Support;
• Systemadministratoren;
• Entwickler;
• Finanzabteilung (Buchhaltung, Zahlungen und Dokumentenmanagement);
• Geschäftsführung und Marketingabteilung.

In unserem Fall ist die Aufteilung bedingt, da strukturell unterschiedliche Gruppen von Menschen, wie in unserem Fall das Management und das Marketing, ähnliche Zugriffsrechte benötigen. Wir haben Mitgefühl mit denen, die nicht 5 Gruppen, sondern viel mehr haben, und für jede von ihnen einen eigenen Zugriffslevel benötigen.

Schritt 2: Wir definieren die Arbeitsbedürfnisse der Gruppen/Richtungen und konfigurieren den Zugriff.

• Um ihre Effizienz aufrechtzuerhalten, benötigen die Mitarbeiter des technischen Supports — der rund um die Uhr verfügbar ist — Zugang zu unserem internen Ticketsystem (OTRS) und die Möglichkeit, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren, was bedeutet, dass Telefonanrufe von der Arbeitsnummer auf die Mobilnummern der Mitarbeiter umgeleitet werden müssen. Grundsätzlich spielt der Standort des technischen Supports keine Rolle, solange der Support kompetent und schnell ist.
  Damit man von überall auf das Ticketsystem zugreifen kann, basiert es auf einem der virtuellen Server und wird in einem anderen Rechenzentrum dupliziert, im Büro gibt es nichts. Im Falle eines Serverausfalls wird innerhalb von einer Minute der zweite Server hochgefahren, die Mitarbeiter bemerken oft nicht einmal, dass ein Wechsel stattgefunden hat.
• Systemadministratoren arbeiten direkt mit Servern, die nicht mit dem Büro verbunden sind, daher ist der Wechsel zur Arbeit von zu Hause für sie am wenigsten schmerzhaft. Umso mehr, da alle unsere Server mit einer speziellen Verwaltungsoberfläche ausgestattet sind, die viel funktionaler ist als klassisches KVM. Unsere Oberfläche ermöglicht es Admins, auch aus der Antarktis mit dem Server zu arbeiten (genau diese Erfahrung gab es einmal). zuletzt).
• Entwickler konnten schon immer remote arbeiten, und ihr Wechsel zur Arbeit von zu Hause hat keinerlei Auswirkungen auf die Produktivität.
• Zahlungen, Buchhaltung und Dokumentenmanagement sind wohl die kompliziertesten Aspekte, um sie ins Homeoffice zu übertragen, aber auch hier gibt es eine Reihe von Lösungen, für die wir unsere eigenen virtuellen Server nutzen.
  Zahlungen, die eine Überprüfung durch natürliche Personen erfordern, werden auf speziellen virtuellen Maschinen in zwei unserer Rechenzentren geprüft. Zahlungen von juristischen Personen, die eine Anbindung an das Bank-Client-System benötigen, werden ebenfalls auf einer virtuellen Maschine in einem unserer Rechenzentren gesammelt und verarbeitet. Die Belege werden online erstellt und sind unabhängig von unserem Büro und sogar von Rechenzentren, während Rückerstattungen manuell und wiederum auf einem der virtuellen Server vorgenommen werden.

  Die Buchhaltungsdatenbanken befinden sich auf einem Server in unserem Rechenzentrum in Kolomna, im Gebiet des Verteidigungswerks Komposit — in einem ehemaligen Luftschutzbunker — und sind zur Sicherheit im Rechenzentrum M9 (ein strategisches Objekt für ganz Russland) redundantly gespeichert. Zu einem bestimmten Zeitpunkt findet eine Kopie statt, die es ermöglicht, im Falle eines Ausfalls eines der Server die Buchhaltungsarbeit schnell mit minimalen Kosten fortzusetzen.

• Wir haben auch die Dokumentenverwaltung automatisiert – im persönlichen Bereich kann der Kunde selbst Verträge und Abrechnungsakt mit Stempeln herunterladen, was für Privatpersonen normalerweise ausreicht. Aber die meisten unserer Kunden sind juristische Personen, die Originaldokumente benötigen. In diesem Fall druckt die Buchhaltung alles Notwendige aus und sendet es per Post oder Kurier wohin auch immer. Alle eingehenden Schreiben werden von der Sicherheitskraft gesammelt und mit einem Kurierdienst zur Unterschrift an die Buchhaltung geschickt, danach gehen die Dokumente zurück ins Büro des Absenders. Und ein bis zweimal pro Woche kommt jemand aus der Führungsebene ins Büro, nur für den Fall. Dort, wo Papierdokumente im Spiel sind, kommt man ohne Bürobesuche einfach nicht aus.
• Am einfachsten ist es, Homeoffice für die Führungskräfte und den Marketingdienst zu organisieren, die mit Laptops arbeiten, bei denen es genügt, ein Zertifikat für den Zugang zu den Ressourcen des Unternehmens zu installieren, und schon ist alles erledigt.

Schritt 3: Wir versichern uns gegen Risiken, sowohl informatische als auch materielle

Eine der größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice ist der Datenschutz, weshalb dies für viele IT-Sicherheitsverantwortliche zu einem großen Problem wird. Im Homeoffice gelten die gleichen Regeln wie im Büro – der Zugang zu sensiblen Ressourcen erfolgt über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels Zertifikat und Login/Passwort. So kann der Zugang eines bestimmten Mitarbeiters sofort durch die Annullierung seines Zertifikats gesperrt werden.

Wie man sagt, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen, als zu unterschätzen. Deshalb haben wir diese schwierigen Zeiten auch als Anlass für eine planmäßige Überprüfung der 'Hardware' der Infrastruktur genutzt. Für ihre Verfügbarkeit im Rechenzentrum sind gleich drei Dienste verantwortlich – die Bereitschaftstechnik, die rund um die Uhr an ihren Posten ist, der technische Support und die Systemadministratoren.

Alle zentralen Knotenpunkte unserer Rechenzentren sind gemäß dem N+1-Schema reserviert und entsprechen mindestens Tier III-Standards, einschließlich Telekommunikationsausrüstung und Energieversorgung. Auch wenn für eine Einschränkung der Stromzufuhr etwas Ernsteres als eine allgemeine Quarantäne erforderlich sein sollte, haben wir dennoch Übungen zum Stromwechsel in den Rechenzentren auf Dieselmotoren durchgeführt. Verträge zur Treibstofflieferung für diese Generatoren ermöglichen es dem Flaggschiff-Rechenzentrum RUCLOUD, bei längeren Stromausfällen autonom zu arbeiten. Gleichzeitig haben wir alle Ersatzteillager auf mögliche Probleme bei der Lieferung neuer Komponenten überprüft. 

Da die Coronavirus-Pandemie bereits als höhere Gewalt anerkannt wird, die die Erfüllung von Verpflichtungen ermöglicht, haben wir überprüft, welche unserer Vertragspartner dies nutzen könnte und uns in einer schwierigen Situation im Stich lassen könnte.

Aus den Erfahrungen aus China und Italien lässt sich sagen, dass selbst eine weit verbreitete Krankheit die Internetanbieter nicht direkt betrifft, zumal jedes Rechenzentrum mindestens zwei unabhängige redundante Kommunikationskanäle hat.

Phase 4: Wir formulieren die Regeln für die Remote-Arbeit.

Die Regeln geben dem Team die Möglichkeit, unter Beibehaltung der Arbeitsqualität ins Home Office zu wechseln. Deshalb haben wir eine kleine Liste für uns erstellt:

• Einhaltung der Arbeitszeiten, auch wenn die Arbeit ergebnisorientiert und nicht prozessorientiert ist. Dies ist besonders wichtig für den Support, der rund um die Uhr erreichbar sein muss. Die Arbeitszeiten sind der fixe Rahmen, innerhalb dessen alle miteinander kommunizieren können.
• Bestimmen Sie den Hauptkommunikationsort (Team-Chat) für alle wichtigen Fragen. Traditionell ist das der Arbeits-Slack. Wer Slack mag, aber nicht für die Nutzung bezahlen möchte, sollte das Open-Source-Tool Mattermost ausprobieren.
• Verwenden Sie Videoanrufe (Zoom ist unübertroffen) für komplexe Aufgaben und Diskussionen. Alles, was während des Videoanrufs besprochen wurde, sollte dokumentiert und im allgemeinen Team-Chat oder in dem Chatstrang, der die Mitglieder betrifft, geteilt werden. Diese Dokumentation sorgt dafür, dass das gesamte Team auf demselben Informationsstand ist.
• In Zeiten verlängerten Homeoffice ist es wichtig, regelmäßig Team- und Einzel-Videokonferenzen abzuhalten. Beispielsweise zwei Mal pro Woche, um den Status seiner Aufgaben zu besprechen. Dies dient wiederum dazu, ein Verständnis dafür zu schaffen, wer was erledigt.

Die Liste ist stark standardisiert, aber Sie können sie als Grundlage nutzen und Anpassungen sowie Ergänzungen entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihrer Arbeit vornehmen.

Abschließend möchte ich betonen, dass der Trend zur Heimarbeit nicht Stillstand bedeutet, sondern vielmehr eine Evolution ist, in der nur diejenigen überleben, die sich aktiv an die Veränderungen der Umgebung anpassen. Daher werden diejenigen, die lernen, ohne ständige Büroüberwachung zu arbeiten und sich auf Ergebnisse und nicht auf aufgewendete Zeit zu konzentrieren, nur Nutzen aus der aktuellen Situation ziehen.

Welche Maßnahmen zur Umstellung auf Homeoffice werden in Ihrem Team oder Unternehmen ergriffen? Vielleicht können wir voneinander lernen.

Quelle: habr.com