Machen Sie „udalenka“ wieder großartig: So stellen Sie das gesamte Unternehmen in 4 Schritten auf Remote-Arbeit um

Während das Coronavirus über den Planeten fegt, die Toilette den Aktienmarkt dominiert und ganze Länder unter Quarantäne gestellt werden, sind immer mehr Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter in die Fernarbeit zu versetzen. Wir bei RUVDS waren keine Ausnahme und beschlossen, unsere Erfahrungen bei der Organisation von Remote-Workflows im gesamten Unternehmen mit Habr zu teilen. Es ist sofort erwähnenswert, dass der Artikel keine Ratschläge des Kapitäns wie „Wenn Sie zu Hause sind, ziehen Sie Ihre Hosen an“, sondern nur harte Realität und Handlungsrichtlinien enthalten wird.

Um unerträgliche Schmerzen durch die Versetzung von Mitarbeitern in die Fernarbeit zu vermeiden, haben wir den gesamten Prozess in kleine Phasen unterteilt.

Stufe 1: Teilen Sie das Unternehmen in Gruppen/Richtungen ein

Da wir ein kleines Unternehmen (bis zu 20 Personen) sind, ist es für uns in dieser Hinsicht einfacher, da es nicht viele Abteilungen, Abteilungen und kleinere Einheiten zur Aufteilung von Personen gibt. Insgesamt kann RUVDS 5 bedingte Gruppen/Richtungen unterscheiden:

• Technische Unterstützung;
• Systemadministratoren;
• Entwickler;
• Finanzdienstleistungen (Buchhaltung, Zahlungen und Dokumentenfluss);
• Management- und Marketingservice.

In unserem Fall ist die Aufteilung bedingt, da strukturell unterschiedliche Personengruppen, wie in unserem Fall Management und Marketing, ähnliche Zugriffsrechte benötigen. Wir sympathisieren mit denen, die nicht 5, sondern viel mehr Gruppen haben, von denen jede ihre eigene Zugangsebene erfordert.

Stufe 2: Ermitteln Sie den Arbeitsbedarf der Gruppen/Anweisungen und richten Sie den Zugang ein

• Um ihre Effizienz aufrechtzuerhalten, benötigen die Mitarbeiter des technischen Supports, den wir rund um die Uhr haben, Zugriff auf unser internes Ticketsystem (OTRS) und die Möglichkeit, umgehend auf Kundenanfragen zu reagieren. Das bedeutet, dass sie Anrufe von der Arbeit an die Mobiltelefonnummern der Mitarbeiter weiterleiten müssen . Im positiven Sinne spielt der Standort des TP überhaupt keine Rolle, solange der Support kompetent und zeitnah erfolgt.
  Damit Sie von überall auf das Ticketsystem zugreifen können, basiert es auf einem der virtuellen Server und ist in einem anderen Rechenzentrum dupliziert; im Büro gibt es nichts. Fällt ein Server aus, steigt der zweite innerhalb einer Minute wieder hoch; die Mitarbeiter merken nicht immer, dass ein Austausch erfolgt ist.
• Systemadministratoren arbeiten direkt mit Servern, die nicht mit dem Büro verbunden sind, sodass der Übergang zur Arbeit von zu Hause aus für sie am schmerzlosesten ist. Darüber hinaus sind alle unsere Server mit einer speziellen Verwaltungsschnittstelle ausgestattet, die wesentlich funktionaler ist als das klassische KVM. Unsere Schnittstelle ermöglicht es Administratoren, auch von der Antarktis aus mit dem Server zu arbeiten (dies war die Erfahrung). kürzlich).
• Entwickler waren schon immer in der Lage, aus der Ferne zu arbeiten, und ihre Versetzung ins Homeoffice hat keinerlei Auswirkungen auf die Produktivität.
• Zahlungen, Buchhaltung und Dokumentenfluss sind bei der Fernübertragung vielleicht am verwirrendsten, aber auch hier gibt es eine Reihe von Lösungen, für die wir unsere eigenen virtuellen Server verwenden.
  So werden Zahlungen, die eine Verifizierung durch Einzelpersonen erfordern, auf virtuellen Servicemaschinen überprüft, die sich in zwei unserer Rechenzentren befinden. Zahlungseingänge von juristischen Personen, die eine Verbindung zu einer Kundenbank benötigen, werden auf einer virtuellen Maschine in einem der Rechenzentren gesammelt und erneut verarbeitet. Schecks werden online bearbeitet und sind nicht von unserem Büro oder Rechenzentrum abhängig, und Rücksendungen erfolgen manuell und erneut auf einem der virtuellen Server.

  Die Abrechnungsdatenbanken befinden sich auf einem Server in unserem Rechenzentrum in Koroljow auf dem Gelände des Verbundverteidigungswerks – in einem ehemaligen Luftschutzbunker – und werden aus Gründen der Zuverlässigkeit im M9-Rechenzentrum (einem Objekt von strategischer Bedeutung für ganz Russland) dupliziert ). Zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt ein Kopiervorgang, der es ermöglicht, im Falle des Ausfalls eines der Server die Arbeit der Buchhaltung mit minimalen Kosten schnell fortzusetzen.

• Wir haben auch den Dokumentenfluss automatisiert – im persönlichen Konto kann der Kunde den Vertrag und die Versöhnungsabrechnungen mit Siegeln selbst herunterladen, für Privatpersonen reicht dies in der Regel aus. Die meisten unserer Kunden sind jedoch juristische Personen, die Originaldokumente benötigen. In diesem Fall druckt die Buchhaltung alles Notwendige zu Hause aus und verschickt es per Post oder Kurier an jeden beliebigen Ort. Die gesamte eingehende Korrespondenz wird vom Sicherheitsdienst abgeholt und per Kurierdienst zur Unterschrift an die Buchhaltung gesendet. Anschließend werden die Dokumente an das Büro des Absenders zurückgeschickt. Nun ja, für alle Fälle kommt ein paar Mal pro Woche eine Person aus der Geschäftsleitung ins Büro. Wenn es sich jedoch um Papierdokumente handelt, ist ein Besuch im Büro grundsätzlich ausgeschlossen.
• Der einfachste Weg, Remote-Arbeit zu erledigen, ist für Management- und Marketingabteilungen, die von Laptops aus arbeiten. Sie müssen lediglich ein Zertifikat ausrollen, um auf die Ressourcen des Unternehmens zuzugreifen, und schon sind Sie fertig.

Stufe 3: Versicherung gegen Risiken, Informationen und Eisen

Eine der Hauptschwierigkeiten bei der Remote-Arbeit ist der Datenverlust, der für viele Sicherheitsexperten zu einem Problem wird. Wir wenden aus der Ferne die gleichen Regeln an wie im Büro – der Zugriff auf sensible Ressourcen erfolgt über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mithilfe eines Zertifikats und eines Logins/Passworts. Auf diese Weise können Sie einem bestimmten Mitarbeiter sofort den Zugriff verweigern, indem Sie sein Zertifikat widerrufen.

Wie man so schön sagt: Vorsicht ist besser als Nachsicht, deshalb haben wir diese schwierigen Zeiten zum Anlass genommen, die „Hardware“ der Infrastruktur außerplanmäßig auf die Probe zu stellen. Für die Verfügbarkeit im DC sind drei Dienste verantwortlich: diensthabende Ingenieure, die rund um die Uhr vor Ort sind, technischer Support und Systemadministratoren.

Alle wichtigen Knoten unserer Rechenzentren sind gemäß dem N+1-Schema gemäß Standards reserviert, die nicht niedriger als Tier III sind, einschließlich Telekommunikationsausrüstung und Stromversorgung. Obwohl etwas Schwerwiegenderes als eine allgemeine Quarantäne passieren muss, um die Stromversorgung einzuschränken, haben wir dennoch Übungen durchgeführt, um die Stromversorgung in Rechenzentren auf Dieselgeneratoren umzustellen. Vereinbarungen über die Lieferung von Treibstoff für sie werden es dem Flaggschiff-Rechenzentrum RUCLOUD ermöglichen, während einer langfristigen Trennung vom Stromnetz autonom zu arbeiten. Gleichzeitig führten wir eine Prüfung aller Reparatursätze durch, falls es Probleme bei der Lieferung neuer Komponenten gab. 

Da die Coronavirus-Pandemie bereits als höhere Gewalt anerkannt ist, die die Nichterfüllung von Verpflichtungen ermöglicht, haben wir geprüft, welche der Gegenparteien dies ausnutzen und in einem schwierigen Moment scheitern könnten.

Basierend auf den Erfahrungen aus China und Italien können wir sagen, dass selbst die weite Verbreitung der Krankheit keine direkten Auswirkungen auf Internetanbieter hat, zumal jedes Rechenzentrum über mindestens zwei unabhängige Kommunikationskanäle verfügt, die sich gegenseitig duplizieren.

Stufe 4: Legen Sie die Regeln für die Remote-Arbeit fest

Die Regeln ermöglichen es dem Team, sich nicht zu entspannen und auf Remote-Arbeit umzusteigen, ohne die Qualität der Arbeit zu verlieren. Wir haben für uns eine kleine Liste erstellt:

• Einhaltung der Arbeitszeiten, auch unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Arbeit auf das Ergebnis und nicht auf den Prozess ausgerichtet ist. Dies ist besonders wichtig für den technischen Support, der rund um die Uhr verfügbar sein muss. Arbeitszeiten sind die Konstante, innerhalb derer alle miteinander kommunizieren können.
• Bestimmen Sie den Hauptort der Kommunikation (Team-Chat) zu allen wichtigen Themen. Traditionell ist dies Arbeits-Slack. Für diejenigen, die Slack mögen, aber nicht gerne dafür spenden, probieren Sie die Open-Source-Lösung Mattermost aus.
• Nutzen Sie Videoanrufe für komplexe Aufgaben und Diskussionen (Zoom hat keine Konkurrenz). Alles, was während des Videoanrufs vereinbart wurde, muss aufgezeichnet und im allgemeinen Team-Chat oder im Chat-Thread gepostet werden, dessen Mitglieder sich mit den Details Ihres Anrufs befassen. Diese Fixierung ermöglicht es dem gesamten Team, sich in einem einzigen Informationsfeld zu befinden.
• Bei langfristiger Remote-Arbeit ist es notwendig, regelmäßige Team- und Einzel-Videotreffen durchzuführen. Zum Beispiel zweimal pro Woche, mit einer Übersicht über den Status Ihrer Aufgaben. Dies ist wiederum notwendig, damit ein Verständnis dafür entsteht, wer was tut.

Die Liste ist möglichst einheitlich, Sie können sie jedoch als Grundlage nehmen und entsprechend den Besonderheiten Ihrer Arbeit Anpassungen und Ergänzungen vornehmen.

Abschließend möchte ich festhalten, dass der Trend zur Fernarbeit kein Stillstand ist, sondern eine Entwicklung, in der nur diejenigen überleben, die sich aktiv an Umweltveränderungen anpassen. Wer also lernt, ohne ständige Bürokontrolle zu arbeiten, sich auf das Ergebnis und nicht auf die aufgewendete Zeit konzentriert, wird nur von der aktuellen Situation profitieren.

Welche Schritte werden unternommen, um in Ihrem Team oder Unternehmen auf Remote-Arbeit umzustellen? Vielleicht können wir etwas voneinander lernen.

Source: habr.com