Stellen Sie sich vor, Sie verfügen über einen kompletten Serverraum mit technischer Ausrüstung: mehrere Dutzend Klimaanlagen, eine Reihe von Dieselgeneratoren und unterbrechungsfreie Stromversorgungen. Damit die Hardware ordnungsgemäß funktioniert, überprüfen Sie regelmäßig ihre Leistung und vergessen Sie nicht die vorbeugende Wartung: Probeläufe durchführen, Ölstand prüfen, Teile wechseln. Selbst für einen Serverraum müssen Sie viele Informationen speichern: ein Geräteregister, eine Liste der Verbrauchsmaterialien im Lager, einen Zeitplan für die vorbeugende Wartung sowie Garantiedokumente, Verträge mit Lieferanten und Auftragnehmern.
Nun multiplizieren wir die Anzahl der Hallen mit zehn. Es traten logistische Probleme auf. In welchem Lager sollten Sie was lagern, damit Sie nicht jedem Ersatzteil hinterherlaufen müssen? Wie kann man die Vorräte rechtzeitig auffüllen, damit man nicht von außerplanmäßigen Reparaturen überrascht wird? Wenn viel Ausrüstung vorhanden ist, ist es unmöglich, die gesamte technische Arbeit im Kopf zu behalten, und auf Papier ist es schwierig. Hier kommt MMS oder Wartungsmanagementsystem zur Rettung.
Bei MMS erstellen wir Pläne für Vorbeugungs- und Reparaturarbeiten und hinterlegen Anweisungen für Ingenieure. Nicht alle Rechenzentren verfügen über ein solches System, viele halten es für eine zu teure Lösung. Aber aus eigener Erfahrung sind wir davon überzeugt Es kommt nicht auf das Werkzeug an, sondern auf den Ansatz mit Informationen arbeiten. Wir haben das erste System in Excel erstellt und es nach und nach zu einem Softwareprodukt weiterentwickelt.
Mit Wir haben beschlossen, unsere Erfahrungen bei der Entwicklung unseres eigenen MMS zu teilen. Ich werde zeigen, wie sich das System entwickelt hat und wie es zur Einführung bewährter Wartungspraktiken beigetragen hat. Alexey wird Ihnen erzählen, wie er MMS geerbt hat, was sich in dieser Zeit verändert hat und wie das System Ingenieuren heute das Leben erleichtert.
Wie wir zu unserem eigenen MMS kamen
Zuerst gab es Ordner. Vor 8-10 Jahren wurden Informationen in verstreuter Form gespeichert. Nach der Wartung unterzeichneten wir Berichte über abgeschlossene Arbeiten, speicherten Papieroriginale in Archiven und gescannte Kopien in Netzwerkordnern. Ebenso wurden Informationen zu Ersatzteilen: Ersatzteile, Werkzeuge und Zubehör in nach Geräten gegliederten Ordnern gesammelt. So können Sie leben, wenn Sie eine Struktur und Zugriffsebenen für diese Ordner erstellen.
Aber dann haben Sie drei Probleme:
- Navigation: Der Wechsel zwischen verschiedenen Ordnern dauert lange. Wenn Sie Reparaturen an bestimmten Geräten über mehrere Jahre sehen möchten, müssen Sie viele Klicks tätigen.
- Statistiken: Sie werden es nicht haben, und ohne es ist es schwierig vorherzusagen, wie schnell verschiedene Geräte ausfallen oder wie viele Ersatzteile Sie für das nächste Jahr einplanen müssen.
- Rechtzeitige Reaktion: Niemand wird Sie daran erinnern, dass die Komponenten bereits zur Neige gehen und nachbestellt werden müssen. Es ist auch nicht offensichtlich, dass dies nicht das erste Mal ist, dass dieselbe Ausrüstung ausfällt.
Eine Zeit lang haben wir solche Dokumente gespeichert, aber dann haben wir Excel entdeckt :)
MMS nach Excel. Im Laufe der Zeit wurde die Dokumentationsstruktur auf Excel migriert. Es basierte auf einer Geräteliste, der Wartungspläne, Checklisten und Links zu den Arbeitsabschlusszertifikaten beigefügt waren:
In der Geräteliste sind die Hauptmerkmale und der Standort im Rechenzentrum angegeben:
Das Ergebnis ist eine Art Navigator, anhand dessen Sie schnell verstehen können, was mit der Ausrüstung und deren Wartung geschieht. Bei Bedarf können Sie über die Links einzelne Maßnahmen aus dem Wartungsplan einsehen:
Wenn Sie ein Dokument gewissenhaft in Excel pflegen, ist die Lösung durchaus für einen kleinen Serverraum geeignet. Aber es ist auch vorübergehend. Selbst wenn wir eine Klimaanlage verwenden und einmal im Monat warten, werden wir über fünf Jahre hinweg Hunderte von Fehlern ansammeln und unser Excel wird anschwellen. Wenn Sie eine weitere Klimaanlage, einen Dieselgenerator oder eine USV hinzufügen, müssen Sie mehrere Blätter erstellen und diese miteinander verbinden. Je länger die Geschichte ist, desto schwieriger ist es, die notwendigen Informationen sofort zu erfassen.
Das erste „Erwachsenen“-System. Im Jahr 2014 haben wir uns dem ersten Management & Operations-Audit gemäß den Standards für betriebliche Nachhaltigkeit des Uptime Institute unterzogen. Wir haben fast dasselbe Excel-Programm verwendet, aber im Laufe eines Jahres haben wir es erheblich verbessert: Wir haben Links zu Anweisungen und Checklisten für Ingenieure hinzugefügt. Die Prüfer hielten dieses Format für durchaus praktikabel. Sie konnten alle Vorgänge mit der Ausrüstung verfolgen und stellten sicher, dass die Informationen auf dem neuesten Stand waren und die Prozesse vorhanden waren. Das Audit wurde dann mit Bravour bestanden und erreichte 92 von 100 möglichen Punkten.
Es stellte sich die Frage: Wie kann man weiter leben? Wir entschieden, dass wir ein „seriöses“ MMS brauchten, schauten uns mehrere kostenpflichtige Programme an, entschieden uns aber letztendlich, die Software selbst zu schreiben. Als erweiterte technische Spezifikation wurde das gleiche Excel verwendet. Dies sind die Aufgaben, die wir für MMS stellen.
Was wir von MMS wollten
In den meisten Fällen handelt es sich bei MMS um eine Reihe von Verzeichnissen und Berichten. Unsere Verzeichnishierarchie sieht in etwa so aus:
Das allererste Verzeichnis der obersten Ebene ist Liste der Gebäude: Maschinenräume, Lagerhallen, in denen sich die Ausrüstung befindet.
Als nächstes kommt Liste der technischen Ausrüstung. Wir haben es nach den folgenden Systemen gesammelt:
- Klimaanlage: Klimaanlagen, Kältemaschinen, Pumpen.
- Stromversorgungssystem: USV, Dieselgeneratorsätze, Verteilertafeln.
Für jedes Gerät erheben wir grundlegende Daten: Typ, Modell, Seriennummer, Herstellerdaten, Herstellungsjahr, Datum der Inbetriebnahme, Garantiezeitraum.
Wenn wir die Ausrüstungsliste ausgefüllt haben, erstellen wir diese Wartungsprogramm: Wie und wie oft müssen Wartungsarbeiten durchgeführt werden? Im Wartungsprogramm beschreiben wir Reihe von Operationen, zum Beispiel: Ersetzen Sie diese Batterie, passen Sie den Betrieb eines bestimmten Teils an und so weiter. Wir beschreiben die Vorgänge in einem separaten Nachschlagewerk. Wenn sich ein Vorgang in verschiedenen Programmen wiederholt, muss er nicht jedes Mal neu beschrieben werden – wir nehmen einfach einen vorgefertigten Vorgang aus dem Nachschlagewerk:
Die Vorgänge „Ändern der Temperatursollwerte“ und „Auswechseln der Schnellverschluss-Kabelverbindungen“ werden bei Kältemaschinen und Klimaanlagen desselben Herstellers üblich sein.
Jetzt können wir für jede Ausrüstung erstellen Wartungsplan. Wir verknüpfen das Wartungsprogramm mit bestimmten Geräten, und das System selbst schaut im Programm, wie oft die Wartung durchgeführt werden muss, und berechnet die Arbeitszeit ab dem Inbetriebnahmedatum:
Sie können die Erstellung eines solchen Zeitplans sogar mithilfe von Excel-Formeln automatisieren.
Nicht ganz offensichtliche Geschichte: Wir führen ein separates Verzeichnis aufgeschobene Arbeit. Der Zeitplan ist ein Zeitplan, aber wir sind alle lebende Menschen und wir verstehen, dass alles passieren kann. Beispielsweise ist ein Verbrauchsmaterial nicht rechtzeitig eingetroffen und der Service muss um eine Woche verschoben werden. Dies ist eine normale Situation, wenn Sie sie im Auge behalten. Wir führen Statistiken über aufgeschobene und nicht abgeschlossene Arbeiten und versuchen sicherzustellen, dass Wartungsstornierungen tendenziell gegen Null gehen.
Für jedes Gerät werden außerdem Statistiken geführt Unfälle und außerplanmäßige Reparaturen. Mithilfe von Statistiken planen wir Einkäufe und finden Schwachstellen in der Infrastruktur. Wenn beispielsweise ein Kompressor dreimal hintereinander an derselben Stelle durchbrennt, ist dies ein Signal, nach der Ursache des Ausfalls zu suchen.
Diese Wartungs- und Reparaturhistorie hat sich für eine bestimmte Klimaanlage über einen Zeitraum von vier Jahren angesammelt.
Die folgende Anleitung ist Ersatzteile. Dabei wird berücksichtigt, welche Verbrauchsmaterialien für die Anlage benötigt werden, wo und in welcher Menge diese gelagert werden. Hier speichern wir auch Informationen zu Lieferzeiten, um die Ankunft im Lager besser planen zu können.
Die Anzahl der Ersatzteile ermitteln wir aus der jährlichen Reparaturstatistik pro Gerät. Für alle Ersatzteile geben wir den Mindestbetrag an: Welche Ersatzteile werden in jeder Anlage mindestens benötigt? Wenn die Ersatzteile zur Neige gehen, wird die Menge im Verzeichnis hervorgehoben:
Der Mindestbestand an Hochdrucksensoren sollte mindestens zwei betragen, es ist jedoch nur noch einer übrig. Es ist jetzt Zeit, eine Bestellung aufzugeben.
Sobald eine Ersatzteillieferung eintrifft, füllen wir das Verzeichnis mit den Daten aus der Rechnung aus und geben den Lagerort an. Wir sehen sofort den aktuellen Bestand an solchen Ersatzteilen im Lager:
Wir führen ein separates Kontaktverzeichnis. Wir erfassen darin die Daten von Lieferanten und Auftragnehmern, die Wartungsarbeiten durchführen:
Zertifikate und elektrische Sicherheitsfreigabegruppen sind der Karte jedes Auftragnehmer-Ingenieurs beigefügt. Bei der Terminplanung können wir erkennen, welche Fachkräfte über die erforderliche Freigabe verfügen.
Seit es MMS gibt, hat sich die Arbeit mit Standortgenehmigungen verändert. So wurden beispielsweise Dokumente mit methodischen Hinweisen zur Durchführung der Wartung hinzugefügt. Wenn zuvor eine Reihe von Vorgängen in eine kleine Checkliste passten, decken detaillierte Anweisungen alles ab: wie man sich vorbereitet, welche Bedingungen erforderlich sind und so weiter.
Er erklärt Ihnen anhand eines Beispiels, wie der gesamte Prozess jetzt funktioniert. .
Wie funktioniert die Wartung im MMS?
Es war einmal, dass vor langer Zeit abgeschlossene Arbeiten nachträglich dokumentiert wurden. Wir haben lediglich die Wartung durchgeführt und anschließend eine Bescheinigung über den Abschluss der Arbeiten unterzeichnet. 99 % der Server tun dies, aber erfahrungsgemäß reicht das nicht aus. Um nichts zu vergessen, formieren wir uns zunächst Arbeitserlaubnis. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das die Arbeit und die Bedingungen für ihre Umsetzung beschreibt. Jede Wartung und Reparatur unseres Systems beginnt damit. Wie kommt es dazu:
- Wir schauen uns die nächsten geplanten Arbeiten im Wartungsplan an:
- Wir erstellen eine neue Genehmigung. Wir wählen einen Wartungsunternehmer aus, der den Prozess unsererseits steuert und die Arbeiten mit uns koordiniert. Wir geben an, wo und wann die Arbeiten stattfinden werden, wählen die Art der Ausrüstung und das Programm aus, dem wir folgen werden:
- Fahren Sie nach dem Speichern der Karte mit den Details fort. Wir benennen den Auftragnehmer und prüfen, ob dieser für die erforderlichen Arbeiten berechtigt ist. Liegt keine Berechtigung vor, wird das Feld rot hervorgehoben und Sie können keinen Arbeitsauftrag erteilen:
- Wir weisen auf bestimmte Ausstattungen hin. Abhängig von der Art der Arbeiten sind im Wartungsprogramm vorbereitende Aktivitäten vorgeschrieben, zum Beispiel: Treibstoff auf die Baustelle bestellen, eine Einführungsbesprechung für Ingenieure vereinbaren und Kollegen benachrichtigen. Die Liste der Aktivitäten wird automatisch angezeigt, wir können aber auch eigene Elemente hinzufügen , alles ist ganz flexibel:
- Wir speichern die Bestellung, senden einen Brief an den Genehmigenden und warten auf seine Antwort:
- Wenn der Techniker eintrifft, drucken wir den Arbeitsauftrag direkt aus dem System aus.
- Der Arbeitsauftrag enthält eine Checkliste der Vorgänge für das Wartungsprogramm. Der Arbeitsleiter im Rechenzentrum kontrolliert die Wartung und aktiviert die Kontrollkästchen.
Für eine Weile reichte eine kurze Checkliste. Dann haben wir methodische Anweisungen eingeführt, oder MOP (Verfahrensmethode). Mit Hilfe eines solchen Dokuments kann jeder zertifizierte Ingenieur jedes Gerät prüfen.
Alles wird so detailliert wie möglich beschrieben, bis hin zu Vorlagen für Benachrichtigungsschreiben und Wetterbedingungen:
Das gedruckte Dokument sieht so aus:
Gemäß den Standards des Uptime Institute sollte es für alle Vorgänge einen solchen MOP geben. Das ist eine ziemlich große Menge an Dokumentation. Aus Erfahrung empfehlen wir, sie schrittweise weiterzuentwickeln, beispielsweise einen MOP pro Monat.
- Nach Abschluss der Arbeiten stellt der Ingenieur eine Abschlussbescheinigung aus. Wir scannen es und fügen es zusammen mit Scans anderer Dokumente der Karte bei: Genehmigung und MOP.
- Im Arbeitsauftrag vermerken wir die durchgeführten Arbeiten:
- Die Gerätekarte enthält die Wartungshistorie:
Wir haben gezeigt, wie unser System jetzt funktioniert. Doch die Arbeit an MMS ist noch nicht abgeschlossen: Mehrere Verbesserungen sind bereits geplant. Beispielsweise speichern wir mittlerweile viele Informationen in Scans. In Zukunft planen wir, die Wartung papierlos zu machen: Verbinden Sie eine mobile Anwendung, mit der der Techniker die Kästchen ankreuzen und die Informationen sofort auf einer Karte speichern kann.
Natürlich gibt es auf dem Markt viele fertige Produkte mit ähnlichen Funktionen. Aber wir wollten zeigen, dass sich auch eine kleine Excel-Datei zu einem vollwertigen Produkt entwickeln lässt. Sie können dies selbst tun oder Auftragnehmer einbeziehen, Hauptsache die richtige Vorgehensweise. Und es ist nie zu spät, damit anzufangen.
Source: habr.com