Stellen Sie sich vor, Sie haben ein vollständig ausgestattetes Serverraum: mehrere Dutzend Klimaanlagen, eine Menge Dieselgeneratoren und unterbrechungsfreie Stromversorgungen. Damit die „Hardware“ ordnungsgemäß funktioniert, überprüfen Sie regelmäßig ihre Funktionsfähigkeit und vergessen nicht die Wartung: Sie führen Teststarts durch, prüfen den Ölstand und wechseln Teile aus. Selbst für einen Serverraum müssen viele Informationen gespeichert werden: das Register der Geräte, die Liste der Verbrauchsmaterialien im Lager, der Wartungsplan sowie Garantiedokumente, Verträge mit Lieferanten und Auftragnehmern.
Nun vervielfachen wir die Anzahl der Räume um zehn. Es tauchen logistische Fragen auf. Wo sollen die Teile gelagert werden, um nicht für jedes Ersatzteil rennen zu müssen? Wie kann man die Vorräte rechtzeitig auffüllen, damit eine ungeplante Reparatur nicht unangemeldet kommt? Wenn es viele Geräte gibt, ist es unmöglich, alle technischen Arbeiten im Kopf zu behalten, und auf Papier ist es schwierig. Hier kommt das MMS, oder Maintenance Management System, ins Spiel – ein System zur Verwaltung der technischen Wartung von Geräten.
Im MMS erstellen wir Zeitpläne für Wartungs- und Reparaturarbeiten und speichern Anleitungen für Ingenieure. Nicht alle Rechenzentren haben ein solches System; viele halten es für eine zu teure Lösung. Aber aus unserer Erfahrung haben wir festgestellt, dass nicht das Werkzeug, sondern der Ansatz zur Arbeit mit Informationen wichtig ist. Das erste System haben wir in Excel erstellt und es schrittweise zu einem Softwareprodukt weiterentwickelt.
Zusammen mit haben wir beschlossen, unsere Erfahrungen mit der Entwicklung eines eigenen MMS zu teilen. Ich werde zeigen, wie sich das System entwickelt hat und wie es geholfen hat, die besten Wartungspraktiken zu implementieren. Alexej wird erzählen, wie er MMS geerbt hat, was sich in dieser Zeit verändert hat und wie das System den Ingenieuren heute das Leben erleichtert.
Wie wir zu unserem eigenen MMS gekommen sind
Zuerst gab es Ordner. Vor 8-10 Jahren wurde die Information in unübersichtlicher Form gespeichert. Nach der technischen Wartung haben wir Protokolle über die durchgeführten Arbeiten unterzeichnet und die Papieroriginale in Archiven aufbewahrt, während die Scankopien in Netzwerkordnern gespeichert wurden. Auf die gleiche Weise haben wir in Ordnern nach Gerätetyp Informationen über die ZUIP gesammelt: Ersatzteile, Werkzeuge und Zubehör. So kann man leben, wenn man eine Struktur und Zugriffsrechte für diese Ordner festlegt.
Aber dann haben Sie drei Probleme:
- Navigation: Es dauert lange, zwischen verschiedenen Ordnern zu wechseln. Wenn Sie die Reparaturen für bestimmte Geräte über mehrere Jahre hinweg ansehen möchten, müssen Sie viele Klicks machen.
- Statistik: Sie wird nicht verfügbar sein, und ohne sie ist es schwierig vorherzusagen, wie schnell verschiedene Geräte ausfallen oder wie viel ZUBEHÖR für das nächste Jahr eingeplant werden sollte.
- Reaktionszeit: Niemand wird daran erinnern, dass die Komponenten zur Neige gehen und nachbestellt werden müssen. Außerdem ist es nicht offensichtlich, dass dasselbe Gerät nicht zum ersten Mal ausfällt.
Eine Zeit lang haben wir Dokumente so gespeichert, aber dann haben wir Excel für uns entdeckt 🙂
MMS in Excel. Mit der Zeit wurde die Struktur der Dokumentation in Excel übertragen. Außerhalb von Equipment-Listen wurden Wartungspläne, Checklisten und Links zu ausgeführten Arbeiten angehängt:
In der Geräteliste führten wir die wichtigsten Merkmale und den Standort im Rechenzentrum auf:
Es entstand eine Art Navigator, aus dem man schnell verstehen kann, was mit den Geräten und deren Wartung geschieht. Bei Bedarf kann man aus dem Wartungsplan auf bestimmte Berichte über die Links zugreifen:
Wenn man das Dokument gewissenhaft in Excel führt, ist die Lösung durchaus für einen kleinen Serverraum geeignet. Aber auch das ist zeitlich begrenzt. Selbst wenn wir eine Klimaanlage nutzen und einmal im Monat Wartung durchführen, sammeln wir in fünf Jahren Hunderte von Fehlern, und unsere Excel-Datei wird immer umfangreicher. Wenn wir dann noch eine Klimaanlage, einen Dieselgenerator und eine USV hinzufügen, müssen wir mehrere Blätter erstellen und diese miteinander verknüpfen. Je länger die Historie, desto schwieriger wird es, relevante Informationen schnell zu finden.
Das erste „erwachsene“ System. Im Jahr 2014 haben wir das erste Audit im Bereich Management & Operations nach den Standards der Operational Sustainability des Uptime Institute durchlaufen. Wir haben das fast mit der gleichen Excel-Datei gemacht, aber im Laufe des Jahres stark überarbeitet: Links zu Anleitungen und Checklisten für Ingenieure hinzugefügt. Die Auditoren hielten dieses Format für durchaus brauchbar. Sie konnten alle Vorgänge mit der Ausrüstung nachverfolgen und sich vergewissern, dass die Informationen aktuell sind und die Prozesse gut organisiert. Das Audit haben wir mit Bravour bestanden und 92 von 100 möglichen Punkten erzielt.
Es stellte sich die Frage, wie es weitergeht. Wir entschieden, dass wir ein „ernsthaftes“ MMS benötigen, schauten uns einige kostenpflichtige Programme an, beschlossen letztendlich jedoch, die Software selbst zu entwickeln. Genau diesen Excel nutzten wir als ausführliches Pflichtenheft. Dies sind die Aufgaben, die wir an das MMS gestellt haben.
Was wir von MMS wollten
In den meisten Fällen ist MMS eine Sammlung von Verzeichnissen und Berichten. Unsere Hierarchie der Verzeichnisse sieht ungefähr so aus:
Das allererste Verzeichnis der obersten Ebene ist die Liste der Gebäude: Maschinenräume, Lager, wo die Ausrüstung ist.
Darauf folgt die Liste der technischen Ausrüstung. Diese haben wir nach Systemen gesammelt:
- Klimatisierungssystem: Klimaanlagen, Chiller, Pumpen.
- Stromversorgungssystem: USV, Dieselgeneratoren, Verteilungstafeln.
Für jede Ausrüstung sammeln wir die grundlegenden Daten: Typ, Modell, Seriennummer, Herstellerangaben, Baujahr, Inbetriebnahmedatum, Garantiezeitraum.
Nachdem wir die Liste der Ausrüstung ausgefüllt haben, erstellen wir für sie ein Wartungsprogramm: wie und wie oft Wartungsarbeiten durchgeführt werden sollen. Im Wartungsprogramm beschreiben wir eine Reihe von Operationen, zum Beispiel: diesen Akku ersetzen, die Funktion eines bestimmten Teils einstellen und so weiter. Die Operationen beschreiben wir in einem separaten Verzeichnis. Wenn eine Operation in verschiedenen Programmen wiederholt wird, muss sie nicht jedes Mal neu beschrieben werden – wir nehmen einfach die fertige aus dem Verzeichnis:
Die Operationen „Änderung der Temperatureinstellungen“ und „Ersatz von Schnellkupplungen für Kabel“ werden für Chiller und Klimatisierungssysteme eines Herstellers allgemein sein.
Jetzt können wir für jede Ausrüstung einen Wartungsplanerstellen. Wir verknüpfen das Wartungsprogramm mit der bestimmten Ausrüstung, und das System selbst schaut im Programm nach, wie oft Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen, und berechnet die Arbeitszeit ab dem Inbetriebnahmedatum:
Man kann die Erstellung eines solchen Plans sogar mit Excel-Formeln automatisieren.
Eine nicht ganz offensichtliche Geschichte: Wir führen ein separates Verzeichnis verschobener Arbeiten. Ein Plan ist ein Plan, aber wir sind alle lebende Menschen und verstehen, dass viel passieren kann. Zum Beispiel ist das Verbrauchsmaterial nicht rechtzeitig angekommen, und die Wartung muss um eine Woche verschoben werden. Das ist eine normale Situation, wenn man sie im Auge behält. Für verschobene und nicht erfüllte Arbeiten führen wir Statistiken und bemühen uns, die Absagen von Wartungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Außerdem wird für jede Ausrüstung eine Statistik über Unfälle und außerplanmäßige Reparaturen geführt.. Wir nutzen Statistiken zur Planung von Einkäufen und zur Identifizierung von Schwachstellen in der Infrastruktur. Wenn beispielsweise an derselben Stelle dreimal hintereinander ein Kompressor ausfällt, ist das ein Hinweis, die Ursache für die Ausfälle zu suchen.
In den letzten 4 Jahren hat sich eine solche Geschichte von Wartungsarbeiten und Reparaturen für ein bestimmtes Klimagerät angesammelt.
Das nächste Verzeichnis ist – Ersatzteile. Darin verzeichnen wir, welche Verbrauchsmaterialien für die Ausrüstung benötigt werden, wo und in welcher Menge sie gelagert werden. Hier speichern wir auch Informationen über die Lieferzeiten, um die Lagerbestände besser planen zu können.
Die Anzahl der Ersatzteile berechnen wir aus der jährlichen Statistik der Reparaturen pro Einheit der Ausrüstung. Für alle Ersatzteile geben wir einen Mindestbestand an: welche Mindestanzahl an Ersatzteilen für jedes Objekt benötigt wird. Wenn der Bestand an Ersatzteilen zur Neige geht, wird die Anzahl im Verzeichnis hervorgehoben:
Der Mindestbestand an Hochdrucksensoren sollte mindestens zwei betragen, aber es ist nur noch einer übrig. Es ist dringend Zeit, eine Bestellung aufzugeben.
Sobald die Charge der Ersatzteile eintrifft, fügen wir die Daten aus der Rechnung in das Verzeichnis ein und geben den Lagerort an. So sehen wir sofort den aktuellen Bestand dieser Ersatzteile im Lager:
Wir führen auch ein Verzeichnis von Kontakten. Darin erfassen wir die Daten von Lieferanten und Auftragnehmern, die Wartungsarbeiten durchführen:
An jede Karte eines Auftragnehmer-Ingenieurs sind Zertifikate und Berechtigungsgruppen zur elektrischen Sicherheit gebunden. Bei der Erstellung des Zeitplans können wir sehen, welcher Spezialist die erforderliche Zulassung hat.
Im Laufe der Zeit hat sich die Arbeit mit den Zulassungen im MMS verändert. Beispielsweise wurden Dokumente mit methodischen Anweisungen zur Durchführung von Wartungsarbeiten hinzugefügt. Früher passte der Satz von Operationen in eine kleine Checkliste, aber in den detaillierten Anweisungen ist alles vorgesehen: wie man sich vorbereitet, welche Anforderungen benötigt werden und so weiter.
Wie der gesamte Prozess jetzt funktioniert, wird anhand eines Beispiels erklärt von .
Wie die Wartung im MMS abläuft
Früher haben wir durchgeführte Arbeiten einfach nachträglich dokumentiert. Wir führten Wartungsarbeiten durch und unterzeichneten danach das Protokoll der durchgeführten Arbeiten. So machen es 99 % der Server, aber nach Erfahrung reicht das nicht aus. Um nichts zu vergessen, erstellen wir zunächst eine Arbeitsgenehmigung. Dies ist ein Dokument mit einer Beschreibung der Arbeiten und der Bedingungen ihrer Durchführung. Jede Wartungs- und Reparaturarbeit in unserem System beginnt damit. So geschieht es:
- Wir schauen uns die nächstgelegenen geplanten Arbeiten im Wartungszeitplan an:
- Erstellen eines neuen Freigabepapiers. Wir wählen den Auftragnehmer für die Wartung aus, der den Prozess von unserer Seite leitet und die Arbeiten bei uns abstimmt. Wir geben an, wo und wann die Arbeiten stattfinden, wählen die Art der Ausrüstung und das Programm, nach dem wir vorgehen werden:
- Nach dem Speichern der Karteikarte gehen wir zu den Details über. Wir geben den Ausführenden an und überprüfen, ob er die erforderliche Genehmigung für die Arbeiten hat. Wenn keine Genehmigung vorliegt, wird das Feld rot hervorgehoben und das Freigabepapier kann nicht ausgestellt werden:
- Wir geben die spezifische Ausrüstung an. Je nach Art der Arbeiten sind in dem Wartungsprogramm vorläufige Maßnahmen festgelegt, zum Beispiel: Treibstoff für die Plattform bestellen, eine Einführungsschulung für Ingenieure planen und die Kollegen benachrichtigen. Die Liste der Maßnahmen wird automatisch angezeigt, aber wir können auch eigene Punkte hinzufügen, alles ist ausreichend flexibel:
- Wir speichern das Freigabepapier, senden eine E-Mail an den Genehmigungsnehmer und warten auf seine Antwort:
- Bei der Ankunft des Ingenieurs drucken wir das Freigabepapier direkt aus dem System aus.
- Im Freigabepapier gibt es eine Checkliste für die Wartungsmaßnahmen. Der Projektleiter im Rechenzentrum überwacht die Wartung und setzt Häkchen.
Eine Zeit lang genügte eine kurze Checkliste. Dann haben wir methodische Anweisungen eingeführt, oder MOP (Method of Procedure). Mit einem solchen Dokument kann jeder zertifizierte Ingenieur die Prüfung jeglicher Ausrüstung durchführen.
Alles ist so detailliert wie möglich aufgeschrieben, bis hin zu Vorlagen für Benachrichtigungsschreiben und Wetterbedingungen:
Das ausgedruckte Dokument sieht so aus:
Nach den Standards des Uptime Institute sollte ein MOP für alle Abläufe vorhanden sein. Dies ist eine recht umfangreiche Dokumentation. Aus Erfahrung empfehlen wir, sie schrittweise zu entwickeln, zum Beispiel einen MOP pro Monat.
- Nach den Arbeiten stellt der Ingenieur ein Protokoll über die durchgeführten Arbeiten aus. Wir scannen es ein und fügen es der Karteikarte zusammen mit den Scans anderer Dokumente hinzu: Freigabepapier und MOP.
- Im Freigabepapier vermerken wir die durchgeführten Arbeiten:
- In der Karteikarte der Ausrüstung wurde die Wartungshistorie aufgezeichnet:
Wir haben gezeigt, wie unser System derzeit aufgebaut ist. Aber die Arbeit an der MMS endet nicht: Es sind bereits mehrere Verbesserungen geplant. Zum Beispiel speichern wir derzeit viele Informationen in Scans. In Zukunft planen wir, die Wartung papierlos zu gestalten: eine mobile Anwendung anzuschließen, mit der der Ingenieur Häkchen setzen und die Informationen sofort in der Karteikarte speichern kann.
Natürlich gibt es auf dem Markt viele bereits fertige Produkte mit ähnlichen Funktionen. Aber wir wollten zeigen, dass selbst eine kleine Excel-Datei zu einem vollwertigen Produkt weiterentwickelt werden kann. Dies kann man selbst tun oder Auftragnehmer hinzuziehen, wichtig ist der richtige Ansatz. Und es ist nie zu spät, damit zu beginnen.
Quelle: habr.com
