Wir haben die Büros auf Homeoffice umgestellt, und ihr?

Hallo zusammen aus der Quarantäne! Ich wollte schon lange einen Beitrag über das Leben und Arbeiten in Spanien schreiben, aber aus ganz anderen Gründen. Die aktuelle Situation diktiert jedoch andere Regeln. Daher heute über unsere Erfahrungen bei der Umstellung der Büros auf Homeoffice, bevor es notwendig wurde. Und außerdem über das Leben, Arbeiten und Kommunizieren mit Kunden unter den Bedingungen von Notfällen und dem Krieg auf den Straßen.

Was ist passiert und was haben wir gemacht?

Über die Verbreitung des Virus hat nur der Uninteressierte nicht geschrieben, daher lassen wir dieses Thema beiseite. Fakt ist, dass jetzt überall Quarantänen eingeführt werden, jeden Tag kommen neue Länder dazu. Bis heute wurden alle unsere europäischen Büros vollständig auf Homeoffice umgestellt, die anderen sind im Umstellungsprozess.

Außerdem haben wir – den Cloud-Telefonie-Service Zadarma – spezielle Rabatte für Kunden in den vom Virus betroffenen Regionen angeboten.

Wie haben wir die Büros auf Homeoffice umgestellt?

Da wir verteilte Cloud-Dienste anbieten, sind auch unsere Büros weltweit verteilt und wir bemühen uns, alles, was möglich ist, in die Cloud zu verlagern. Das erleichtert den Übergang zu Homeoffice. Aber ich möchte sofort anmerken, dass es auch einige Nachteile gibt. Physische Meetings sind manchmal immer noch angenehmer als virtuelle.

Wenn wir genau werden:

Computer: aus Mobilitätsgründen haben wir schon vor einiger Zeit fast für alle Mitarbeiter auf Laptops umgestellt. Natürlich muss man zu Hause ohne den geliebten Monitor auskommen, aber wir hoffen, das zu überstehen.

Netzwerk: da wir viele Büros haben, gibt es bei uns kein Konzept eines „Büro-Lokalen Netzwerks“. Diejenigen, die mit sensiblen Daten arbeiten, haben ihre eigene VPN Verbindung (zum Beispiel für den Krankheitsfall oder Geschäftsreisen). Daher mussten keine besonderen Einstellungen vorgenommen werden.

Telephonie: natürlich ist Zadarma ein Anbieter von Cloud-Telefonie, und es gibt kein Problem, unsere Mitarbeiter mit Kommunikation zu versorgen. Aber die Frage ist: womit nehmen wir Anrufe entgegen?

Für ein paar Anrufe am Tag reicht unsere App für iOS/Android aus. Ich selbst bin zu ihr gewechselt und habe mein liebstes Desktop-Telefon von Cisco aufgegeben. Für diejenigen, die mehr und häufigere Anrufe tätigen, haben wir im Büro einen Vorrat an professionellen Headsets, die sie mitgenommen haben.

Das ist wirklich sehr wichtig. Ich empfehle dringend, keine billigen Headsets für die Arbeit zu Hause zu verwenden. Es können sowohl Echo als auch die Schreie eines Kindes im benachbarten Zimmer zu hören sein.

Insgesamt: entweder eine iOS-/Android-App, oder ein gutes Headset, oder ein Desktop-IP-Telefon. Aber es ist nicht wirklich mobil.

Warum ich dem so viel Aufmerksamkeit widme – etwa die Hälfte unserer Mitarbeiter in allen internationalen Büros arbeitet im technischen Support, der den Kunden hilft, auch telefonisch. Der Support bearbeitet täglich über 600 Anrufe. Im Durchschnitt sind das über 2000 Minuten (Chats und Tickets sind deutlich mehr). All dies in 5 Sprachen 24/7.

Tatsächlich hat der Umzug oder die Quarantäne keinen Einfluss auf die Funktionsfähigkeit der Infrastruktur oder der Supportmitarbeiter, dank der Flexibilität der Cloud.

Und dank der obigen Punkte unterscheidet sich der Übergang zur Fernarbeit für uns nicht wirklich von der Rückkehr nach Hause am Abend. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, haben wir eine kurze Checkliste erstellt:

In der Arbeit sollte man vorzugsweise Laptops verwenden. Im äußersten Fall kann man auch stationäre Geräte umstellen, aber wie viel komplizierter ist das?
Alle Dokumente sollten am besten in der Cloud gespeichert werden. Zur Sicherheit nutzen Sie ein VPN.
Für die Kommunikation untereinander sollten Sie immer Kontakte in Messengern haben (am besten einen Haupt- und einen Ersatzmessenger, manchmal fallen sie aus). Aufgaben sollten im Voraus geordnet werden, zum Beispiel über Jira (das hilft auch im Büro).
Kommunikation mit Kunden. Immer sollten nonverbale Kommunikationskanäle vorhanden sein: Chat, E-Mail, Telefon. Die Kontaktpflege macht man am besten in einer Cloud-CRM. Telefonie sollte erstens ausreichen (ohne persönlichen Kontakt werden die Anrufe mehr), und zweitens in der Cloud sein, sonst kann man sie auch von zu Hause nicht erreichen. Denjenigen, die ihre Telefonie dringend in die Cloud übertragen oder die Kosten dafür senken müssen, haben wir versucht zu helfen, dazu mehr unten.

Auch den Kunden muss geholfen werden.

Wenn ein Land in Quarantäne geschickt wird, kann man das "anfassen". Denn es ist nicht nur ein Rückgang eines Index an irgendeiner fernen Börse. Es ist, wenn man bei einer juristischen Firma anfragt, mit der wir zusammenarbeiten (in Spanien gibt es das Konzept des "Gestores"), und sie antworten, dass alle eine Woche lang beschäftigt sind, Mitarbeiter aus Restaurants und Geschäften entlassen...

Wir wissen, dass wir "glimpflich davongekommen sind" und es vielen unserer Kunden jetzt viel schlechter geht. Deshalb haben wir einige Schritte unternommen:

1. Wir haben die lokalen Nummern für alle unsere Kunden in Italien, Spanien und Frankreich (wo bereits alles unter Quarantäne steht) einen Monat lang kostenlos verlängert.
2. Wir haben einen Rabatt von 50 % auf Telefonpakete für Büros in der EU und den USA/Kanada für 2 Monate angeboten (wir hoffen sehr, dass die Quarantäne nicht länger dauert).
3. Für diejenigen, die noch ihr Büro online umstellen müssen, haben wir einen Rabatt von 50 % auf 6 Monate für Telefonnummern in 30 Ländern der Welt angeboten (wir haben die Länder ausgewählt, in denen zum Zeitpunkt des Angebots die höchste Anzahl neuer Fälle festgestellt wurde).

Wir beobachten die Situation und werden weiterhin anderen Ländern helfen. Wir haben bereits Rabatte auf Nummern und spezielle Tarifpakete für Kunden aus Südamerika vorbereitet. Die Situation dort ähnelt derzeit der in Russland.
Natürlich verfolgen wir auch die allgemeine Marktentwicklung und arbeiten an der Erweiterung der Konferenzfunktionen. Dazu testen wir bereits Videokonferenzen.

Chronologie der Ereignisse in Spanien.

Eines unserer Büros befindet sich in der Stadt Valencia, Spanien. Dort arbeite ich. In diesem Kapitel werde ich die Chronologie der Ereignisse so beschreiben, wie ich sie erlebt habe.

9. März. In Europa ist das ein Arbeitstag und der letzte Tag, an dem ich im Büro war, bevor die Quarantäne begann. An diesem Morgen gab es noch die Hoffnung, dass Spanien "davonkommen" würde oder dass alles viel später passieren würde. Die Anzahl der Erkrankten stieg zwar, aber nicht signifikant.

Am Abend des achten waren in Spanien 674 Erkrankungsfälle festgestellt worden und der Anstieg des Tages betrug 149 Fälle. Der Anstieg für den siebten Tag betrug 124. Das sah nicht nach einer exponentiellen Steigerung aus.

In Madrid und im Baskenland wird weiterhin lokal gegen das Virus gekämpft, wo die Ausbreitung am stärksten ist. Viel mehr Angst bereitete uns der Beginn der Feierlichkeiten zum lokalen Fest Fallas. Das ist das Hauptfest in Valencia, das Millionen Touristen aus der ganzen Welt anzieht. Allein im Jahr 2019 waren es etwa 230.000 Italiener. Für das Fest werden sehr schöne riesige Statuen gebaut, die am 19. März verbrannt werden.

In der letzten Woche des Festes sind in der Stadt normalerweise die Straßen gesperrt, alle Straßen sind überfüllt mit Menschen – wie Sie verstehen, ist dies "ideal" für jedes Virus.

10. März. Am Vortag (dem 9.) wurden bereits 557 neue Fälle festgestellt.

Heute Morgen wurde in unserem Unternehmen bekannt gegeben, dass allen europäischen Büros die Arbeit im Home Office erlaubt und empfohlen wird. Ich war einer der Ersten, der davon Gebrauch gemacht hat.

In Madrid werden die Schulen geschlossen. In Valencia werden die Fallas abgesagt (beziehungsweise auf den Sommer verschoben). Die Stadt ist im Schock, da der Bau der riesigen Statuen in vollem Gange ist. Auf dem zentralen Platz wird der Statue eine Maske angezogen (die ist auf dem Foto oben zu sehen). Wir bereiten Rabatte für europäische Kunden vor.

12. März. Unsere europäischen Büros sind praktisch leer. In Valencia sind noch zwei Entwickler, die in der Nähe wohnen und zu Fuß ins Büro gehen (die Kontakte sind also minimal).

In Spanien gibt es bereits 3146 Fälle, das Wachstum ist exponentiell sichtbar. Eine dringende Bitte an alle, die übrig bleiben, ins Home Office zu wechseln.
Ich sage eine wichtige Geschäftsreise ab. Es beunruhigt mich nicht so sehr das Risiko, ernsthaft zu erkranken, sondern viel mehr, während einer Quarantäne am anderen Ende Europas ohne Familie zu sein. In Valencia gibt es noch relativ wenige Fälle (unter 100), aber die Kollegen teilen eine unangenehme Nachricht – nach der Schließung der Schulen in Madrid sind viele Einheimische in ihre ‚Ferien‘ an ihre Feriendomizile am Meer (rund um Valencia und Alicante) gefahren.

Später erfahre ich, dass ähnliche Bewegungen in Italien eine der Ursachen für die schnelle Ausbreitung des Virus im Land waren. In den Geschäften ist es schon sehr voll, am Morgen kaufen wir Lebensmittel mit einem Vorrat.

13. März. Ein wirklich schwarzer Freitag. Ein Anstieg der Erkrankungen fast auf das Doppelte auf 5232.
In Valencia werden, gefolgt von anderen Städten, die Restaurants geschlossen.

Um 14:30 Uhr erklärt der Premierminister, dass der Ausnahmezustand eingeführt wird, woraufhin die Menge das, was einmal Supermärkte waren, leer kauft. Wir freuen uns, dass wir früher eingekauft haben.

14. März. Der Premierminister tritt auf, erklärt, dass man nur allein auf die Straße gehen darf und nur in wenigen Fällen (Lebensmittel, Apotheken, Krankenhäuser, zur Arbeit, zur Tankstelle, zu Menschen, die nicht ohne Hilfe auskommen können, Gassigehen). Ich habe relativ Glück, wir wohnen außerhalb der Stadt und können um unser Haus spazieren gehen. Auch darf man nicht „zum Ferienhaus“ fahren, aber wir wissen, dass ein Teil von Madrid bereits dort ist. Autos mit Lautsprechern fahren durch die Stadt und bitten alle, nach Hause zu gehen und nicht hinauszugehen.

15. März. Die Stadt ist leer, aber die Parks sind noch nicht geschlossen. Einige Bekannte berichten von Geldstrafen, wenn man zu zweit unterwegs war. Freunde sind auf das Dach geklettert, um den Sonnenuntergang zu sehen (auf den benachbarten Dächern sind ebenfalls Leute zu sehen).


16. März. Der erste „Arbeitstag“ der Quarantäne. Ich erinnere daran, dass am Freitag noch zwei Personen bereit waren, im Büro zu arbeiten (theoretisch können sie das tun, praktisch jedoch ist es besser, es zu vermeiden, das Büro liegt im 10. Stock eines Geschäftszentrums und die gemeinsamen Aufzüge und anderen Orte sind nach wie vor vorhanden), wobei einer von ihnen der einzige ist, der keinen Laptop verwendet. So verlässt unser Entwickler V. um 8:00, ähnlich wie der Kapitän eines sinkenden Schiffes, zuletzt das Büro mit einem iMac unter dem Arm. Jemanden um Hilfe zu bitten ist nicht erlaubt, man muss es selbst tragen (zum Glück ist es nicht weit und auf dem Weg gab es keine Polizei/Militär). Apropos Militär, sie beginnen in der Stadt ebenfalls zu patrouillieren. Die Parkanlagen sind inzwischen vollständig geschlossen. Wir suchen nach Möglichkeiten, Lebensmittel nach Hause zu liefern (der Wunsch, in Geschäfte zu gehen, ist nicht bei allen vorhanden). Das Wetter hat sich stark verschlechtert, weshalb man nicht wirklich Lust hat, nach draußen zu gehen. Diejenigen, die Lust haben, beginnen neue Geschäftsmodelle zu erfinden, ich sehe erste Anzeigen im Netz von Leuten, die bereit sind, einen Hund für einen Monat zu mieten.

Die U-Bahn und andere Verkehrsmittel funktionieren weiterhin, aber alle Fahrradverleihe sind geschlossen. Der Fernverkehr wird eingestellt.

17. März. . Das Wetter ist nach wie vor schlecht, aber das hält die Menschen nicht davon ab, nach draußen zu gehen, Witze zu machen und sich irgendwie zu beschäftigen. Es gibt Witze über Hunde, die im ganzen Haus ausgeführt wurden, ich habe gehört, dass später diese Hintertür geschlossen wurde, indem ein Gesundheitszertifikat für den Hund verlangt wurde (ich kann das nicht überprüfen, ich habe keinen Hund). Frankreich, willkommen im Club, ebenfalls vollständige Quarantäne, Ansprache des Präsidenten. Die EU-Länder schließen endgültig ihre Grenzen, übrigens hat Marokko sich schon lange von Spanien abgeriegelt, und der Luft- und Fährverkehr ist eingestellt (auch die Grenze zur spanischen Stadt Melilla in Afrika). Israel und einige US-Bundesstaaten schließen sich ebenfalls teilweise an.

20. März. Wir arbeiten von zu Hause aus, zu Hause mit Kindern bleibt weniger Zeit für die Arbeit, deshalb gibt es kaum Zeit, um die Quarantäne und das Virus zu verfolgen.

Heute wird bereits erklärt, dass die Steuern für lokale „Einzelunternehmer“ und ähnliches für 2 Monate nicht erhoben werden. Ich denke, dass niemand mehr daran zweifelt, dass die Quarantäne länger als 2 Wochen dauern wird.

Wie ich über die Schulen berichten kann, weiß ich nicht. Erstens sind meine Kinder noch zu klein für die Schule, und zweitens haben wir diese Woche in Valencia Ferien (wegen des Festes Fallas, das Feiertagsprogramm wurde abgesagt, aber die Ferien blieben bestehen).

Es ist deutlich zu erkennen, dass es im Valencianischen Gemeinwesen den größten Anstieg der Erkrankungen in der Stadt Alicante gibt. Vor einer Woche gab es dort fast 0 Fälle, jetzt sind es 372 (im Vergleich zu 627 in Valencia). Aber gerade rund um Alicante gibt es die meisten Ferienorte und Dörfer, die Wochenendbewohner aus Madrid haben die Krankenhäuser erreicht. Wenn in Ihrem Land Quarantäne nur in bestimmten Städten eingeführt wird und die Bewegungsfreiheit zwischen den Städten nicht eingeschränkt wird, erwarten Sie in einer Woche Grüße von den Nachbarn (vor allem dort, wo normalerweise Urlaub gemacht wird). In unserer Autonomie werden drei neue temporäre Krankenhäuser mit je 1100 Betten gebaut (heute haben wir 1.105 Fälle, aber jeder weiß, was eine Exponentialk curve ist, sieht Italien und kann rechnen).

In der Nachbargemeinde Katalonien beschweren sich die Leute bereits, dass Kranke in Hotels untergebracht werden und in einer Woche kein Platz mehr sein wird, aber anstatt Krankenhäuser zu bauen, beschweren sie sich über die Zentralregierung, die Quarantäne ändert die Menschen nicht.

Ich war seit Beginn der Quarantäne nicht mehr in den Geschäften, ich konnte Lebensmittel von einem lokalen Auchan (hier heißt es Alcampo) nach Hause bestellen. Es war nicht alles vorrätig, aber im Grunde haben wir in der letzten Woche mehr gekauft als vorgesehen. Freunde sagen, dass es grundsätzlich Lebensmittel gibt, aber nicht in allen Geschäften. Also sitzen wir ruhig und arbeiten. Wer sozial phobisch ist, hat es wahrscheinlich sogar leichter.

Die E-Mails von allen "wichtige Informationen zu COVID19, wir arbeiten weiter, aber jetzt haben wir angefangen, die Böden häufiger zu reinigen, alles für Sie" sind längst lästig geworden. Es erinnert an die Einführung der DSGVO in Europa, als jeder benachrichtigt werden musste, aber warum jetzt ohne Anlass zu schreiben, weiß ich nicht.

Bleiben Sie gesund, arbeiten Sie effektiv und vergessen Sie nicht, dass Lebensmittelvorräte sich nicht auf Übergewicht auswirken sollen.

Wenn Sie an Details oder Fortsetzungen interessiert sind, sind Sie willkommen in den Kommentaren.

P.S. Alle Fotos wurden von der Website des lokalen Verlags Levante entnommen.

Quelle: habr.com