Jetzt sehen Sie uns – 2. Lifehacks zur Vorbereitung auf eine Online-Konferenz

Vom Schulunterricht bis hin zu High-Fashion-Wochen: Es sieht so aus, als ob Online-Events von Dauer sein werden. Es scheint, dass die Umstellung auf ein Online-Format keine großen Schwierigkeiten bereiten sollte: Halten Sie Ihren Vortrag einfach nicht vor einer Menschenmenge, sondern vor einer Webcam und wechseln Sie rechtzeitig die Folien. Aber nein :) Wie sich herausstellte, haben Online-Events – sogar kleinere Konferenzen, sogar interne Unternehmenstreffen – ihre eigenen „drei Säulen“: Best Practices, nützliche Tipps und Life-Hacks. Heute sprechen wir darüber in einem Gespräch mit Denis Churaev, Teamleiter des technischen Supportteams von Veeam, Bukarest, Rumänien (obwohl dies in der Welt der Heimarbeit nicht so wichtig ist).

— Denis, in dieser Saison haben Sie und Ihre Kollegen an der Online-Konferenz VeeamON 2020 teilgenommen – einer neuen Veemathon-Veranstaltung. Erzählen Sie uns bitte etwas genauer, was es war?

— Unseren technischen Support-Ingenieuren wurde eine begrenzte Zeitspanne eingeräumt, um Kenntnisse oder die Fähigkeit zu demonstrieren, etwas Außergewöhnliches zur Lösung von Problemen (Fehlerbehebung) oder Konfigurationsaufgaben zu tun. Das heißt, es gab eine solche Unterstützungswelle, um zu zeigen, was man mit Veeam-Produkten zusätzlich zu den bekannten Aufgaben noch alles machen kann und wie cool unsere Jungs sind.

Anfangs sah [die Veeamathon-Idee] etwas rosiger aus, da es aufgrund des Virus keine geschlossenen Grenzen gab und wir alle gehofft hatten, vor Ort eine so interessante Show veranstalten zu können. Aber am Ende ist es auf ein Online-Format umgestiegen, und das ganz gut.

- Und wie hast du es gemacht? Waren es Vorträge, Online-Demos oder aufgezeichnete Demos?

— Wie ich bereits sagte, waren an diesem Projekt Ingenieure beteiligt. Im Prinzip hat der Support keine Probleme mit der Kommunikation mit Kunden, unsere Jungs sind technisch sehr versiert und sprechen [Fremdsprachen] gut, aber einige fühlen sich nicht wohl genug, um sich vor einer großen Anzahl von Menschen zu präsentieren – und es waren Tausende Leute, die es uns erzählt haben, haben zugeschaut (und dann wird es auch aufgezeichnet und erneut angezeigt).

Dementsprechend hat jemand eine Live-Aufnahme vorbereitet, sie bearbeitet und, wenn man mit dem Ergebnis zufrieden war, einfach gepostet. Das heißt, es war, als wäre es ein Stream, aber in Wirklichkeit war es eine Aufnahme. Aber gleichzeitig war der Autor des Berichts im Stream selbst, und wenn ihn Leute im Chat fragten, antwortete er.

Und es gab ein Format, bei dem Leute [ihre Auftritte] live präsentierten. Zum Beispiel mein Fall: Erstens hatte ich nicht genug Zeit, um die Videoaufzeichnung vorzubereiten und zu bearbeiten, und zweitens bin ich von meinen Sprechfähigkeiten so überzeugt, dass ich direkt gesprochen habe.

Ein Kopf ist gut, aber zwei besser

— Nehmen wir das Beispiel Teams (Denis hat bereits über ihn gesprochen genannt - ca. ed.) – das war mein Kollege aus St. Petersburg Igor Arkhangelsky (er und ich haben gemeinsam an der Erstellung von Berichten gearbeitet). Er trat auch live auf.

Und am Ende haben wir beide uns gegenseitig geholfen: Für mich ging es darum, Probleme mit VMware und ESXi zu lösen – er war sozusagen mein Wingman, er beantwortete Fragen und ich leitete den Live-Teil. Und dann umgekehrt: Wir tauschten uns aus, das heißt, er sprach über die Wiederherstellung von Teams und was gesichert werden kann, und in diesem Moment beantwortete ich im Chat Fragen von Kunden und denjenigen, die sich die Aufzeichnung angesehen hatten.

— Es stellte sich heraus, dass Sie ein solches Tandem hatten.

- Ja. Wir hatten für jede Präsentation nur 20 Minuten Zeit und die meisten unserer Präsentationen umfassten mindestens 2 Personen – weil wir den Hauptredner nicht von der Geschichte ablenken wollten, gleichzeitig aber die Fragen so vollständig wie möglich beantworten wollten . Deshalb haben wir uns im Vorfeld über die Themen abgestimmt, die Details herausgefunden, darüber nachgedacht, welche Fragen es geben könnte, und während des Streams, während der Präsentation, war die zweite Person bereit, nicht schlechter zu antworten als die erste.

Hilfreicher Tipp Nr. 1: Zuhörer sollen die Möglichkeit haben, „im Flow“ – also hier und jetzt – Fragen zu stellen. Schließlich kommen viele Menschen zur Konferenz, um Antworten auf ihre Fragen zu bekommen. Und wenn „der Zug abgefahren ist“ (ein anderer Bericht hat begonnen), dann ist es für einen Menschen schon schwieriger – er muss umsteigen, irgendwo separat schreiben, dann auf eine Antwort warten, und warten Sie... das ist kein Offline-Konferenz, bei der Sie den Redner bei einer Kaffeepause treffen können. Am Ende der Rede bleibt oft Zeit für Fragen, die vom Moderator gestellt und vom Redner beantwortet werden. Auch die Zusammenarbeit im Tandem – einer berichtet, der zweite beantwortet sofort Fragen im Chat – ist eine gute Option.

— Sie haben erwähnt, dass Sie bereits viel Erfahrung mit Auftritten haben. Was ist mit anderen Ingenieuren? Treten sie oft vor großem Publikum auf?

— Über Erfahrung – es ist interessant, dass viele Menschen sie haben. Denn innerhalb des Support-Teams sind wir es bereits gewohnt, Schulungspräsentationen füreinander vorzubereiten. Unser gesamter Schulungsprozess basiert darauf, dass der Support selbst wichtige Spezialisten findet, die etwas verstehen und Schulungen durchführen.

NB: Hier erfahren Sie, wie unser Support sein Schulungssystem eingebaut hat Artikel über Habré.

Bei der Vorbereitung von Vimathon war es ähnlich – viele Menschen sind auf den Aufruf zur Teilnahme gefolgt, und unter der großen Masse der Menschen gibt es immer jemanden mit interessanten Ideen. Das heißt, wenn wir nur eine Person übernehmen, die für alles verantwortlich ist und die Themen vorbereitet, kann es sein, dass eine Person durch ihren Horizont eingeschränkt ist. Und wenn wir viele Menschen gleichzeitig einbeziehen, kommt es zu einem solchen Brainstorming, und es entstehen viele interessante Ideen.
Wir führen unsere Schulungen im gleichen Format durch: Wir haben auch die Erfahrung, Videoaufzeichnungen von Reden anzufertigen, und wir halten Vorträge vor Kollegen einfach im Rahmen der täglichen Arbeit.
Und obwohl weder mein Kollege noch ich die Erfahrung hatten, vor einer großen Anzahl von Menschen zu sprechen, bildet man sich beim Sprechen mit einem Bildschirm (man sieht die Menschen vor einem nicht) einfach ein, dass man für sie spricht eine Klasse oder für eine Gruppe. Und das hat mir geholfen, mich nicht zu verlaufen und nicht nervös zu sein.

LifeFac: Wenn Sie eine gute Vorstellungskraft haben, können Sie sich das Publikum vorstellen. Für manche hilft ein Foto mit einer Gruppe von Kollegen oder einfach nur ein sehr berühmtes Bild von vielen Menschen:

„Achtung, Frage!“

— Gab es knifflige Fragen, die Sie nicht sofort beantworten konnten?

— Es gab keine kniffligen Fragen zu diesem Thema, da wir unsere Themen gut genug kannten und alle Fragen beantworten konnten. Aber aus irgendeinem Grund tauchten Fragen auf, die überhaupt nichts mit dem Thema zu tun hatten. (Das heißt, Sie mussten ein paar Sekunden lang in Ihrem Kopf darüber nachdenken, warum die Person Sie hier überhaupt danach fragt?) Wir sagten solchen Leuten, sie sollten entweder warten und nach der Sitzung nach einer Antwort fragen, oder wir sagten das Es gibt so ein anderes Thema, das Imyarek vorstellt, und wenn Sie Fragen haben, können Sie dorthin gehen und einen Spezialisten fragen, der sich besser damit auskennt. Sie stellten einige Links zu allgemeinen Ressourcen, Dokumentation usw. bereit.
Während einer Schulung zum Verständnis der Geschwindigkeit von VMware-Festplatten wurde ich beispielsweise aus irgendeinem Grund nach Vim-Lizenzen gefragt. Ich antworte: Leute, hier ist ein Link zum Dokument, und Sie können zur Präsentation über Lizenzen gehen, dort werden sie es Ihnen auch sagen.

Hilfreicher Tipp Nr. 2: Und für die Referenten (wie auch für die Zuhörer) ist ein Memo-Programm der Veranstaltung erforderlich, mit den Themen aller Berichte und dem Zeitplan.

— Gab es bei der Vorbereitung oder Durchführung Schwierigkeiten? Was war das Schwierigste?

— Das ist die Frage, die am schwersten zu beantworten ist :) Über die Teilnahme an dieser Veranstaltung wurde uns bereits im Februar berichtet. Dementsprechend viel Zeit hatten wir für die Vorbereitung: Alle Folien, Tests, Labore, Testaufnahmen wurden mehrere Monate im Voraus erstellt. Tatsächlich konnten wir es kaum erwarten, all dies zu tun, damit wir unsere Ergebnisse bereits sehen konnten. Das heißt, es gab keine Schwierigkeiten hinsichtlich der Organisation und der Zeit, die uns zur Verfügung gestellt wurde. Am Ende haben wir nur darauf gewartet, dass VeeamON endlich verfügbar ist. Wir haben bereits 10 Mal alles verfeinert, ausprobiert und es gab keine Probleme mehr.

Vom „Ausstieg“

— Die Hauptsache war „nicht auszubrennen“?

„So wie ich es verstehe, war es schwierig für diejenigen, die sich entschieden haben, ob sie [zur Teilnahme] gehen wollten oder nicht, nachdem sich herausstellte, dass wir nicht nach Las Vegas gehen würden. Sobald klar war, wer noch übrig war, interessierten sich bereits alle, die noch übrig waren, für diese [Online-Veranstaltung].

— Das heißt, es gab Leute, die zur Offline-Veranstaltung gehen wollten?

— Mir kommt es so vor, als ob das immer passiert, denn es ist eine neue Erfahrung, Kommunikation mit Menschen, Live-Networking... Es ist interessanter, als am Computer zu sitzen und auf den Bildschirm zu sprechen. Aber soweit ich mich erinnere, sind nicht viele Menschen „abgefallen“. Alle Redner, mit denen ich persönlich kommuniziere – sie sind alle geblieben. Und ich kann erklären, warum so viele Leute geblieben sind. Denn erstens war es schade, dass Sie [das Material] bereits vorbereitet hatten – und ich möchte es zeigen. Und zweitens wollte ich trotzdem, dass Vimaton erfolgreich ist, damit es nächstes Jahr wiederholt wird. Das war alles in unserem Interesse.

— Soweit ich weiß, begannen Ihre Vorbereitungen im Winter, das heißt, die Ausschreibungen waren zu Beginn des Jahres?

- Ja, ich habe mir gerade die Daten angeschaut - es ist sehr lange her, wir hatten viel Zeit. In dieser Zeit habe ich dreimal mein Labor kaputt gemacht, in dem ich den Test durchgeführt habe. Das heißt, ich hatte Zeit, alles vollständig zu überprüfen. (Ich habe sogar viele Dinge für mich selbst gefunden, die ich nicht in die Präsentation aufgenommen habe, es war interessant.)

— Gab es besondere Anforderungen, Einschränkungen, Nuancen bezüglich der Berichte?

— Ja, ich kann sagen, dass die Berichte durch Ausschluss ausgewählt wurden, da es viele Bewerber gab.
Wir haben eine Gruppe von Veeam Vanguards, sie sind ziemlich fortgeschritten. Plus Produktmanager und andere Mitstreiter, die die Ausrichtung des Unternehmens gut kennen. Und so überprüften sie unsere Themen und Abstracts auf Übereinstimmung mit den VeeamON-Themen.

Hier ist zum Beispiel meine Rede: Ich hatte zwei verschiedene Themen statt einem. Sie hatten überhaupt nichts miteinander zu tun. Aber keines davon war für mich abgedeckt, niemand sagte mir: „Konzentriere dich nur auf eines, mach die anderen nicht!“ Sowohl dort als auch dort erhielt ich minimale Korrekturen.

Im Grunde kam es auf eine Art Zeitmanagement und Zeitlimit an, denn für 20 Minuten ist dieser [Inhalt] zu viel – ich hatte zunächst eine Menge Ideen, ich wollte alles erzählen, aber es ist unmöglich! Dennoch muss jedem die Zeit zum Reden gegeben werden.
Deshalb wurde meine Rezension etwas gekürzt, ich habe mich am Ende auf klarere Dinge konzentriert, und das ist wahrscheinlich besser. Denn die Leute gaben dann die Rückmeldung: „Das habe ich gesucht!“ Das würde mich interessieren!“ Und wenn ich über mehr Dinge reden würde, könnte ich nicht darüber reden.

Dementsprechend gaben sie uns einige Empfehlungen, halfen uns, etwas zu korrigieren, hatten aber gleichzeitig einen ziemlich großen Spielraum bei der Vorbereitung.

Hilfreicher Tipp Nr. 3: Timing ist für uns alles. Als Faustregel gilt: Wenn ein 30-minütiger Bericht 20 Folien enthält, besteht ein hohes Risiko, dass die Präsentation in die Länge gezogen wird und die Zeit anderer in Anspruch genommen wird. Der Fokus liegt auf den wichtigsten Dingen. Redaktion, dann Proben. Das Ergebnis gefällt, wie Sie sehen, den Zuhörern und dem Redner selbst.

Über Bilder

— Wir haben die Folien sogar selbst erstellt, wir hatten die Möglichkeit, unser eigenes Design zu erstellen (das Einzige war, dass wir einen bestimmten Hintergrund bekamen usw., das heißt, sie gaben uns ein Format, Bilder, Bitmaps, die wir zeichnen konnten ). Niemand hat uns in dem, was wir dort gemacht haben, eingeschränkt. Ich mag es zum Beispiel nicht, wenn ich eine coole thematische Powerpoint-Folie erstelle und das Designteam sie dann nimmt und neu gestaltet, sodass am Ende selbst für mich nichts klar ist. Das heißt, es sieht natürlich schöner aus – aber für einen Ingenieur ist es unverständlich. Nun, diesbezüglich gab es keine Probleme, alles war sehr gut.

— Sie haben also alles, was das Design betrifft, selbst gemacht?

– Wir selbst, aber wir haben uns trotzdem bei Karinn [Bisset] erkundigt, die die Hauptleitung des gesamten Projekts war. Sie hat uns gute Empfehlungen gegeben, da sie bereits Erfahrung in diesem Bereich hat, mehr als einmal an VeeamON teilgenommen hat und uns daher bei den Anpassungen geholfen hat.

Hilfreicher Tipp Nr. 4: Vorlagen machen das Leben natürlich viel einfacher. Aber wenn Sie beispielsweise eine interne Konferenz abhalten, dann ist es durchaus möglich, den Rednern etwas Gestaltungsspielraum zu lassen. Ansonsten stellen Sie sich 5 Berichte hintereinander mit absolut identischer Vorlage, wenn auch schönen Folien vor. Optisch wird höchstwahrscheinlich keiner von ihnen „fangen“.

— Karinn fungierte, wie ich weiß, als Ideologin und Inspiratorin.

— Sie war im Wesentlichen eine Organisatorin, ja. Das heißt, sie interessierte zunächst Menschen, zog sie an, stellte Listen zusammen und baute ein System auf. Ohne sie hätten wir es nicht geschafft. Karinn hat uns sehr geholfen.

— Und am Ende haben Sie gleich zwei Reden vorbereitet.

- Ja, ich habe zwei völlig unterschiedliche Themen erzählt, und sie waren zu unterschiedlichen Zeiten. Eines habe ich während der [Sitzung für die] US-Region und dann für die [Asien-Pazifik] APG-Region vorgestellt (das heißt, Asien und Europa haben es später gespielt), das andere wurde während der APG erzählt und es wurde für die USA gespielt . Dementsprechend hatte ich morgens und abends zwei Vorträge. Ich habe sogar zwischen ihnen geschlafen.

Über das Publikum

— Haben Sie diese Präsentationen, diese Themen bereits an Ihren Kollegen, an Junioren getestet?

- Nein. Es war so eine Idee: Ich habe bewusst niemandem etwas gezeigt und dann gesagt: „Leute, unterstützt mich!“ Ich wollte, dass mehr Leute vorbeikamen und sich VeeamON ansahen, und am Ende bedankten sie sich bei mir und zeigten Interesse.
Sie wissen, wie es manchmal passiert: Es scheint eine interessante Veranstaltung zu sein, aber Sie sind beschäftigt und haben keine Zeit [dazu zu kommen]. (Das ist übrigens wieder eine Frage des Zeitmanagements.) Und dann haben sich diejenigen, die mich interessierten, später bei mir bedankt, weil sie eine kleine Pause von so einer Routine gemacht haben und etwas anderes, Interessantes gemacht haben.

— Sie haben also Ihre Zielgruppe mitgebracht?

- Nun, teilweise ja, mehrere Manager, meine Kollegen und Ingenieure - sie haben nachgeschaut. Nicht jeder sah online zu, einige sahen sich die Aufzeichnungen an. Und sie bestätigten auch, dass das erneute Scrollen in guter Qualität ist, das Video sichtbar ist und alles in Ordnung ist. Sie konnten meinen Vortrag zu einem anderen Zeitpunkt genießen, als sie nicht so beschäftigt waren.

Leben Hacking Für diejenigen, die planen, an der Live-Online-Veranstaltung teilzunehmen:
Hier können und sollten Sie fast alles genauso machen wie in Offline-Meetings: Zeit für die Teilnahme einplanen, Fragen vorbereiten und stellen, Notizen machen, Screenshots machen, diskutieren, Erfahrungen austauschen. Je größer Ihr Engagement, desto besser ist Ihre Konzentration und dementsprechend auch der Nutzen der Teilnahme. Außerdem gibt es Preise für die beste Frage :)

— Gab es neben Ihren Kollegen aus St. Petersburg auch viele russische Teilnehmer? Gab es russischsprachige Zuhörer?

— Es gab Besucher, aber es gab nur wenige Redner aus Russland, und das möchte ich nächstes Jahr korrigieren. Soweit ich weiß, haben einige Leute dieses Jahr die Gelegenheit verpasst, an der Veranstaltung teilzunehmen. Warum? Denn in den vergangenen Jahren betraf diese Veranstaltung, wie gesagt, andere Abteilungen, aber nicht so sehr die Unterstützung. Und nicht jeder sah in dem riesigen Brief über VeeamON, dass es auch Vimaton zur Unterstützung geben würde. Und als wir anfingen, Leute zusammenzubringen, hatten einige leider einfach keine Zeit, das Material vorzubereiten. Aber jetzt, nachdem die Jungs es gesehen haben, gibt es bereits mehr Interessenten. Und ich bin sicher, dass wir im nächsten Jahr die Unterstützung (einschließlich der russischen) in dieser Angelegenheit viel aktiver einbeziehen werden.

— Haben Sie Feedback erhalten?

— Ja, jedem Redner wurde eine Excel-Datei mit Antworten zu seinem Vortrag zugesandt, mit persönlichem Feedback (selbstverständlich anonym) von jedem, der sich den Vortrag angesehen hat. Und da Hunderte von Menschen da waren, erhielt jeder eine riesige Akte.

Soweit ich weiß und andere Leute gefragt habe, waren alle [Zuhörer] ziemlich gut darin, einige technische Probleme zu verstehen (wenn jemandes Internet ausgefallen war, etwas anderes), und alle waren mit dem Inhalt selbst sehr zufrieden.

Hilfreicher Tipp Nr. 5: Erinnern Sie die Zuhörer kurz an die Behebung möglicher Probleme (FAQs), die während der Veranstaltung auftreten können. Auch wenn sie wahrscheinlich immer noch Hilferufe in den Chat senden werden, ist es besser, allen vorab kurze Anweisungen zu geben. Unterstützen Sie auch die Referenten, insbesondere bei Auftritten mit Live-Demos (für so einen Fall nimmt jemand ein Video auf). Überlegen Sie, was wann schief gehen könnte, und überlegen Sie sich Abhilfemaßnahmen. Am besten ist es, wenn die technische Betreuung von einer separaten Person übernommen wird, die bereits bei den Proben mithilft; Denis sprach darüber, wie es bei Veeamathon-e war vor.

— Das Feedback, an das wir uns erinnerten, war, dass 20 Minuten zu kurz seien, um ein interessantes Thema abzudecken. Das heißt, nächstes Jahr müssen wir höchstwahrscheinlich entweder Doppelsitzungen durchführen – zum Beispiel in zwei Teile aufteilen – oder die Materialmenge reduzieren, um es den Menschen leichter zu machen, sie aufzunehmen. Da wir Technikfreaks sind, wissen wir bereits viel, wir sprechen technisch und vielleicht braucht jemand eine kleine Einführung oder etwas einfacheres Material.

Insgesamt gab es viele gute Momente, die die Organisatoren dazu veranlassten, über ein Hybridformat im nächsten Jahr nachzudenken. So können sich die Kollegen von Veeam nun darauf vorbereiten, dass sich der Call for Papers an viele Teams und unterschiedliche Regionen richten wird.

Bereiten Sie im Sommer den Schlitten und im Winter den Wagen vor

— Angesichts der Tatsache, dass einige Leute keine Zeit hatten, sich für die Teilnahme anzumelden, kann ich den am Wissensaustausch beteiligten Personen sagen: Es ist besser, im Voraus zu planen, auf welchen Konferenzen Sie im nächsten Jahr sprechen möchten, und sich im Voraus vorzubereiten. Und dann können Sie ruhig auf diese Konferenz warten. Es ist viel weniger stressig als in der letzten Vorbereitungswoche.

Früher hatte ich den Grundsatz, dass ich mit allem beschäftigt bin, ich habe einen Kalender. Und als ich berichtete, bereitete ich mich bereits vor den Ereignissen selbst vor. Deshalb hatte ich dieses Jahr viel mehr Spaß, weil ich wusste, dass ich im Voraus vorbereitet war, nachdem ich alles überprüft und erledigt hatte. Wie sagt man das? Tun Sie es einfach. Denn das übliche Problem besteht darin, wie man es schafft, Folien und alles andere zu erstellen. Aber wir schaffen dieses Problem für uns selbst. Das ist auch eine Frage des Zeitmanagements. Mir selbst war das leider vorher nicht klar, obwohl ich viel in diesem Bereich gearbeitet habe – und erst jetzt wurde es mir klar. Vielleicht hilft dieser Rat jemandem.

Hilfreicher Tipp Nr. 6 von Denis: Möchte jemand an Konferenzen teilnehmen? Eine sehr gute Idee: Tun Sie an den Wochenenden oder in Ihrer Freizeit mindestens eine halbe Stunde pro Woche etwas für Ihre Leistungsfähigkeit. Und Sie werden nicht merken, wie schnell sich das Material ansammelt. Das hilft sehr.

— Sehr gute Beratung und nicht einmal schwer umzusetzen, danke!

– Und machen Sie sich auch keinen Stress. Denn ich wiederhole: Wenn Sie im Voraus Zeit haben, können Sie sich in aller Ruhe vorbereiten, ohne sich Sorgen machen zu müssen, und sehen gleichzeitig viel professioneller aus als diejenigen, die es im letzten Moment getan haben. Leider wurde mir das erst jetzt, nach Vimaton, klar, als sich herausstellte, dass ich einfach viel Zeit [zur Vorbereitung] hatte. Und mir wurde im Nachhinein klar: Was ist passiert, dass es für mich so angenehm und lustig war, das zu tun? Und weil mich niemand drängte, hatte ich viel Zeit und habe es ruhig gemacht. Es war sehr cool.

- Ich kann nur applaudieren!

- Ja, die Hauptsache ist, jede Gelegenheit optimal zu nutzen, dann wird alles gut.

Source: habr.com