Die Geschichte der E-Mail reicht mehrere Jahrzehnte zurück. In dieser Zeit ist dieser Standard der Unternehmenskommunikation nicht nur nicht veraltet, sondern erfreut sich durch die Einführung von Kollaborationssystemen in verschiedenen Unternehmen, die in der Regel speziell auf E-Mail basieren, von Jahr zu Jahr größerer Beliebtheit. Aufgrund der mangelnden Effizienz von E-Mail verzichten jedoch immer mehr Benutzer darauf und nutzen stattdessen Text-Chats, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen. Solche Methoden der Unternehmenskommunikation helfen den Mitarbeitern, viel Zeit zu sparen und dadurch effizienter zu sein und dem Unternehmen mehr Geld zu bringen.
Allerdings führt der Einsatz von Chats und Videokommunikation zur Lösung von Arbeitsproblemen häufig zur Entstehung neuer Bedrohungen für die Informationssicherheit eines Unternehmens. Tatsache ist, dass Mitarbeiter mangels einer geeigneten Unternehmenslösung selbstständig mit der Korrespondenz und Kommunikation im öffentlichen Dienst beginnen können, was zum Verlust wichtiger Informationen führen kann. Andererseits ist die Unternehmensleitung nicht immer bereit, Mittel für die Implementierung von Unternehmensplattformen für Videokonferenzen und Chats bereitzustellen, da viele davon überzeugt sind, dass diese die Mitarbeiter mehr von der Arbeit ablenken als ihre Effizienz steigern. Ein Ausweg aus dieser Situation könnte der Einsatz von Unternehmenschats und Videokonferenzen auf Basis vorhandener Informationssysteme sein. Wer Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition als Kollaborationsplattform nutzt, kann das Problem der Erstellung von Unternehmenschats und Videokonferenzen mit Zextras Team lösen, einer Lösung, die Zimbra OSE viele neue Funktionen im Zusammenhang mit der Online-Kommunikation von Unternehmen hinzufügt.
Zextras Team поставляется в двух редакциях: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro, и отличаются набором предоставляемых функций. Первый вариант поставки является полностью бесплатным и позволяет организовать на базе Zimbra OSE текстовые чаты как в формате один-на-один, так и в формате группового чата, а также видеочаты и аудиозвонки в формате один-на-один. При этом все данные функции будут доступны прямо из веб-клиента Zimbra OSE. Кроме того, пользователи Zextras Team Basic могут воспользоваться мобильным приложением, доступным на платформах iOS и Android. Эти приложения позволяют получать доступ к приватным и текстовым чатам, а в будущем позволят совершать и видеозвонки. Сразу отметим, что для видеочатов и аудиозвонков пользователям Zextras Team понадобятся исправно работающие веб-камера и/или микрофон.
Aber Zextras Team Pro bietet viel umfangreichere Funktionen. Zusätzlich zu den bereits aufgeführten Funktionen haben Benutzer von Zextras Team die Möglichkeit, Videokonferenzen für eine große Anzahl von Mitarbeitern zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Besprechungen zwischen Mitarbeitern abhalten, die sich geografisch an verschiedenen Orten befinden, und so Zeit einsparen, die zuvor für die Zusammenführung der Besprechungsteilnehmer in einem Raum aufgewendet wurde, und diese für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit Themen oder die Lösung spezifischer Arbeitsaufgaben verwenden.
Mit Zextras Team Pro können Sie außerdem virtuelle Räume und virtuelle Meetings für Mitarbeiter erstellen. Der Raum kann mehrere Besprechungsräume gleichzeitig enthalten, in denen verschiedene Teilnehmer im Raum gemeinsame Themen besprechen können. Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das über eine Vertriebsabteilung mit 16 Mitarbeitern verfügt. Davon sind 5 Mitarbeiter im B2C-Vertrieb tätig, 5 Mitarbeiter führen den B2B-Vertrieb durch und weitere 5 Mitarbeiter sind im B2G tätig. Die gesamte Abteilung wird vom Leiter der Vertriebsabteilung geleitet.
Da alle Mitarbeiter in derselben Abteilung arbeiten, ist es sinnvoll, einen gemeinsamen Bereich für den Austausch über alle relevanten Themen einzurichten. Häufig kommen jedoch abteilungsspezifische Themen zur Sprache, beispielsweise B2B. Vertriebsmitarbeiter anderer Bereiche müssen sich an diesen Diskussionen natürlich nicht beteiligen, der Abteilungsleiter sollte aber in die jeweiligen Fachbereichsgespräche eingebunden sein. Daher können innerhalb des für den Vertrieb vorgesehenen Bereichs separate virtuelle Meetingräume für jeden Bereich erstellt werden, sodass die Mitarbeiter untereinander und mit dem Abteilungsleiter kommunizieren können. Der Leiter selbst hat alle drei virtuellen Meetingräume übersichtlich in einem separaten Bereich zur Verfügung. Und da die gesamte Kommunikation online stattfindet, Server Da Unternehmen und ihre Daten nirgendwohin übertragen werden, können solche Chats hinsichtlich der Informationssicherheit als recht sicher gelten. Über den Vertrieb hinaus lässt sich das Konzept von virtuellen Räumen und Besprechungsräumen auf das gesamte Unternehmen anwenden.
Neben Videokonferenzen stehen den Benutzern auch Audioanrufe zur Verfügung. Zusätzlich zur Tatsache, dass sie die Kommunikationskanäle deutlich weniger belasten, ist es vielen Mitarbeitern oft einfach peinlich, im Videoformat zu kommunizieren und oft sogar die Webcam auf ihren Laptops zu verdecken.
Zusätzlich zu Video-Chats und Audioanrufen mit Mitarbeitern können Sie mit Zextras Team Video-Chats und Audioanrufe mit jedem Benutzer erstellen, der kein Mitarbeiter des Unternehmens ist, indem Sie ihm einen speziellen Link zur Teilnahme an der Besprechung generieren und senden. Da Zextras Team lediglich einen modernen Browser benötigt, können Sie mit dieser Funktion immer schnell mit einem Kunden oder Gegenpartei kommunizieren, wenn die normale Korrespondenz zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Darüber hinaus unterstützt Zextras Team die gemeinsame Nutzung von Dateien, die sich Mitarbeiter während eines Videoanrufs oder einer Textunterhaltung direkt gegenseitig zusenden können.
Нельзя не упомянуть и специальное мобильное приложение Zextras Team, которое позволяет сотрудникам участвовать в корпоративных чатах, находясь не на рабочем месте. Приложение доступно для платформ iOS и Android, и в настоящее время позволяет пользователям:
- Führen Sie Korrespondenz durch, indem Sie Nachrichten auf Ihrem Smartphone empfangen und senden
- Erstellen, löschen und treten Sie privaten Chats bei
- Gruppenchats erstellen, löschen und ihnen beitreten
- Nehmen Sie an virtuellen Räumen und Gesprächen teil, erstellen und löschen Sie diese
- Laden Sie Benutzer zu virtuellen Räumen und Gesprächen ein oder entfernen Sie sie umgekehrt von dort
- Empfangen Sie Push-Benachrichtigungen und stellen Sie eine sichere Verbindung mit Ihrem Unternehmensnetzwerk her. Server.
Zukünftig wird die Anwendung Funktionen für private Videokommunikation sowie Videokonferenzen und eine Dateifreigabefunktion hinzufügen.
Ein weiteres interessantes Feature von Zextras Team ist die Möglichkeit, den Inhalt des Computerbildschirms in Echtzeit zu übertragen und die Kontrolle darüber an einen anderen Benutzer zu übertragen. Diese Funktion kann bei der Durchführung von Schulungs-Webinaren sehr nützlich sein, bei denen es darum geht, Mitarbeiter mit der neuen Benutzeroberfläche vertraut zu machen. Diese Funktion kann auch dazu beitragen, dass die IT-Abteilung eines Unternehmens Mitarbeiter dabei unterstützt, Probleme mit ihren Computern zu lösen, ohne dass ein IT-Mitarbeiter physisch anwesend sein muss.
Somit ist Zextras Team eine Komplettlösung für die Organisation einer komfortablen Online-Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowohl innerhalb des unternehmensinternen Netzwerks als auch darüber hinaus. Aufgrund der Tatsache, dass Zextras Backup in der Lage ist, alle in Zextras Team generierten Informationen vollständig zu sichern, gehen die Informationen von dort nirgendwo verloren und je nach Schwere der Sicherheitsrichtlinien kann der Systemadministrator verschiedene unabhängig konfigurieren Einschränkungen für Benutzer.
Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an die Zextras-Vertreterin Ekaterina Triandafilidi wenden: katerina@zextras.com
Source: habr.com
