Die Geschichte der E-Mail reicht bereits mehrere Jahrzehnte zurück. In dieser Zeit hat sich dieser Standard für die Unternehmenskommunikation nicht nur bewährt, sondern er erfreut sich dank der Implementierung von Kollaborationstools in verschiedenen Unternehmen, die in der Regel auf E-Mail basieren, immer größerer Beliebtheit. Dennoch stellen immer mehr Nutzer aufgrund der unzureichenden Schnelligkeit der E-Mail auf Text-Chats, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen um. Diese Formen der Unternehmenskommunikation helfen Mitarbeitern, viel Zeit zu sparen und somit effizienter zu arbeiten und dem Unternehmen mehr Gewinn zu bringen.
Die Nutzung von Chats und Videoanrufen zur Lösung von Arbeitsfragen kann häufig neue Bedrohungen für die Informationssicherheit eines Unternehmens mit sich bringen. Ohne entsprechende Unternehmenslösungen können Mitarbeiter eigenständig beginnen, Kommunikationen über öffentliche Dienste zu führen, was zu einem Verlust sensibler Informationen führen kann. Auf der anderen Seite ist es Führungskräften oft nicht leicht, Budgets für die Einführung von Unternehmensplattformen für Videoanrufe und Chats bereitzustellen, da viele der Meinung sind, dass solche Lösungen die Mitarbeiter mehr ablenken als ihre Effizienz steigern. Ein Lösungsansatz könnte die Bereitstellung eines unternehmensinternen Chats und von Videoanrufdiensten sein, die auf bereits bestehenden Informationssystemen basieren. Unternehmen, die die Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition als Plattform für die Zusammenarbeit nutzen, können mit Zextras Team, einer Lösung, die zahlreiche neue Funktionen für die Online-Kommunikation in Zimbra OSE hinzufügt, unkompliziert einen unternehmensinternen Chat und Videoanrufe implementieren.
Zextras Team wird in zwei Editionen angeboten: Zextras Team Basic und Zextras Team Pro, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Die erste Variante ist vollständig kostenlos und ermöglicht es, auf Basis von Zimbra OSE Textchats sowohl im Eins-zu-eins-Format als auch in Gruppenchats zu organisieren sowie Videoanrufe und Audiogespräche im Eins-zu-eins-Format durchzuführen. Alle Funktionen sind direkt über den Web-Client von Zimbra OSE zugänglich. Darüber hinaus können Nutzer von Zextras Team Basic die mobile Anwendung nutzen, die für iOS und Android verfügbar ist. Diese Apps ermöglichen den Zugriff auf private und Textchats und werden in Zukunft auch Videoanrufe ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass für Videochats und Audiogespräche mit Zextras Team funktionsfähige Webcams und/oder Mikrofone erforderlich sind.
Das Zextras Team Pro bietet eine deutlich erweiterte Funktionalität. Neben den bereits genannten Möglichkeiten können Benutzer des Zextras Teams Videokonferenzen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern erstellen. Dies ermöglicht Meetings zwischen Mitarbeitern, die sich an verschiedenen Standorten befinden, und spart gleichzeitig die Zeit, die zuvor auf die Zusammenkunft der Teilnehmer an einem Ort verwendet wurde. Stattdessen kann diese Zeit für eine tiefere Erarbeitung von Themen oder zur Lösung spezifischer Arbeitsaufgaben genutzt werden.
In Zextras Team Pro stehen auch die Erstellung von virtuellen Räumen und virtuellen Besprechungsräumen für Mitarbeiter zur Verfügung. Ein Raum kann mehrere Besprechungsräume beinhalten, in denen verschiedene Teilnehmer des Raums gemeinsame Themen diskutieren können. Zum Beispiel könnte man ein Unternehmen betrachten, in dem es eine Verkaufsabteilung mit 16 Mitarbeitern gibt. Davon arbeiten 5 Mitarbeiter im B2C-Verkauf, 5 im B2B-Verkauf und weitere 5 im B2G-Bereich. Die gesamte Abteilung wird dabei von einem Vertriebsleiter geleitet.
Da alle Mitarbeiter in derselben Abteilung arbeiten, ist es sinnvoll, einen gemeinsamen Raum zu schaffen, in dem alle Themen besprochen werden können, die jeden Mitarbeiter der Verkaufsabteilung betreffen. Gleichzeitig gibt es oft Themen, die nur das Team betreffen, das beispielsweise im B2B-Bereich tätig ist. Natürlich ist es für die Mitarbeiter der Verkaufsabteilung, die in anderen Bereichen tätig sind, nicht nötig, an solchen Diskussionen teilzunehmen. Der Abteilungsleiter hingegen sollte an den Diskussionen aller Teams teilnehmen. Aus diesem Grund können innerhalb des für die Verkaufsabteilung bereitgestellten Raumes separate virtuelle Besprechungsräume für jede Richtung eingerichtet werden, sodass die Mitarbeiter dort untereinander und mit dem Abteilungsleiter kommunizieren können. Der Abteilungsleiter hat zudem die Möglichkeit, alle drei virtuellen Besprechungsräume in einem separaten Raum bequem zu verwalten. Und wenn man bedenkt, dass die gesamte Kommunikation auf Servern Da Unternehmensdaten nicht übertragen werden, können solche Chats als relativ sicher in Bezug auf den Datenschutz betrachtet werden. Neben dem Vertrieb kann das Konzept von virtuellen Räumen und Besprechungsräumen im gesamten Unternehmen angewendet werden.
Neben Videoanrufen stehen den Nutzern auch Audioanrufe zur Verfügung. Diese belasten die Kommunikationskanäle weniger, und viele Mitarbeiter scheuen sich oft, im Videoformat zu kommunizieren, weshalb sie nicht selten die Webcam ihrer Laptops abkleben.
Neben Videoanrufen und Audiogesprächen mit Kollegen ermöglicht Zextras Team, Videoanrufe und Audiogespräche mit jedem Benutzer außerhalb des Unternehmens zu erstellen, indem eine spezielle Verbindungslink zum Meeting generiert und gesendet wird. Da Zextras Team nur einen modernen Browser benötigt, kann man mit dieser Funktion stets schnell mit einem Kunden oder Partner kommunizieren, wenn das Schreiben von Nachrichten zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Zusätzlich unterstützt Zextras Team den Austausch von Dateien, die Mitarbeiter während eines Videoanrufs oder im Textchat direkt senden können.
Es ist wichtig, die spezielle mobile App Zextras Team zu erwähnen, die es Mitarbeitern ermöglicht, an Unternehmens-Chats teilzunehmen, während sie sich außerhalb ihres Arbeitsplatzes befinden. Die App ist für die Plattformen iOS und Android verfügbar und ermöglicht es den Benutzern derzeit,
- Nachrichten zu senden und zu empfangen sowie Nachrichten auf ihrem Smartphone zu verschicken.
- Private Chats zu erstellen und zu löschen sowie ihnen beizutreten.
- Gruppenchats zu erstellen und zu löschen sowie ihnen beizutreten.
- Treten Sie virtuellen Räumen und Besprechungsräumen bei und erstellen oder löschen Sie diese.
- Laden Sie Benutzer in virtuelle Räume und Besprechungsräume ein oder entfernen Sie sie von dort.
- Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen und stellen Sie eine sichere Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk her. dem Server durch.
Zukünftig wird die Anwendung Funktionen für private Videoanrufe sowie Videokonferenzen und Dateiübertragungen bieten.
Eine interessante Funktion von Zextras Team ist die Möglichkeit, den Inhalt des Computerbildschirms in Echtzeit zu streamen und die Kontrolle an einen anderen Benutzer zu übertragen. Diese Funktion kann sehr nützlich sein, um Schulungs-Webinare durchzuführen, bei denen Mitarbeiter mit einer neuen Benutzeroberfläche vertraut gemacht werden müssen. Zudem kann diese Funktion der IT-Abteilung des Unternehmens helfen, Mitarbeiter zu unterstützen, ohne dass ein Techniker physisch anwesend sein muss.
Somit ist Zextras Team eine umfassende Lösung für die Gestaltung einer einfachen Online-Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, sowohl innerhalb des Unternehmensnetzwerks als auch außerhalb. Dank der Fähigkeit von Zextras Backup, alle Informationen, die in Zextras Team generiert werden, vollständig zu sichern, gehen keine Daten verloren. Je nach Strenge der Sicherheitspolitik kann der Systemadministrator verschiedene Einschränkungen für die Benutzer selbst einstellen.
Bei Fragen zu Zextras Suite können Sie sich an die Unternehmensvertreterin von «Zextras», Ekaterina Triandafiliidi, unter der E-Mail-Adresse katerina@zextras.com wenden.
Quelle: habr.com
