Die Geschichte der E-Mail reicht mehrere Jahrzehnte zurück. In dieser Zeit ist dieser Standard der Unternehmenskommunikation nicht nur nicht veraltet, sondern erfreut sich durch die Einführung von Kollaborationssystemen in verschiedenen Unternehmen, die in der Regel speziell auf E-Mail basieren, von Jahr zu Jahr größerer Beliebtheit. Aufgrund der mangelnden Effizienz von E-Mail verzichten jedoch immer mehr Benutzer darauf und nutzen stattdessen Text-Chats, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen. Solche Methoden der Unternehmenskommunikation helfen den Mitarbeitern, viel Zeit zu sparen und dadurch effizienter zu sein und dem Unternehmen mehr Geld zu bringen.
Allerdings führt der Einsatz von Chats und Videokommunikation zur Lösung von Arbeitsproblemen häufig zur Entstehung neuer Bedrohungen für die Informationssicherheit eines Unternehmens. Tatsache ist, dass Mitarbeiter mangels einer geeigneten Unternehmenslösung selbstständig mit der Korrespondenz und Kommunikation im öffentlichen Dienst beginnen können, was zum Verlust wichtiger Informationen führen kann. Andererseits ist die Unternehmensleitung nicht immer bereit, Mittel für die Implementierung von Unternehmensplattformen für Videokonferenzen und Chats bereitzustellen, da viele davon überzeugt sind, dass diese die Mitarbeiter mehr von der Arbeit ablenken als ihre Effizienz steigern. Ein Ausweg aus dieser Situation könnte der Einsatz von Unternehmenschats und Videokonferenzen auf Basis vorhandener Informationssysteme sein. Wer Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition als Kollaborationsplattform nutzt, kann das Problem der Erstellung von Unternehmenschats und Videokonferenzen mit Zextras Team lösen, einer Lösung, die Zimbra OSE viele neue Funktionen im Zusammenhang mit der Online-Kommunikation von Unternehmen hinzufügt.
Zextras Team gibt es in zwei Editionen: Zextras Team Basic und Zextras Team Pro, die sich im Umfang der bereitgestellten Funktionen unterscheiden. Die erste Lieferoption ist völlig kostenlos und ermöglicht Ihnen die Organisation von Text-Chats sowohl im Einzel- als auch im Gruppenchat-Format sowie Einzel-Video-Chats und Audioanrufe auf Basis von Zimbra OSE. In diesem Fall stehen alle diese Funktionen direkt über den Zimbra OSE-Webclient zur Verfügung. Darüber hinaus können Benutzer von Zextras Team Basic die mobile Anwendung nutzen, die auf iOS- und Android-Plattformen verfügbar ist. Mit diesen Apps können Sie auf private Chats und Textchats zugreifen und künftig auch Videoanrufe tätigen. Wir möchten sofort darauf hinweisen, dass Zextras Team-Benutzer für Video-Chats und Audioanrufe eine ordnungsgemäß funktionierende Webcam und/oder ein ordnungsgemäß funktionierendes Mikrofon benötigen.
Aber Zextras Team Pro bietet viel umfangreichere Funktionen. Zusätzlich zu den bereits aufgeführten Funktionen haben Benutzer von Zextras Team die Möglichkeit, Videokonferenzen für eine große Anzahl von Mitarbeitern zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Besprechungen zwischen Mitarbeitern abhalten, die sich geografisch an verschiedenen Orten befinden, und so Zeit einsparen, die zuvor für die Zusammenführung der Besprechungsteilnehmer in einem Raum aufgewendet wurde, und diese für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit Themen oder die Lösung spezifischer Arbeitsaufgaben verwenden.
Mit Zextras Team Pro können Sie außerdem virtuelle Räume und virtuelle Meetings für Mitarbeiter erstellen. Der Raum kann mehrere Besprechungsräume gleichzeitig enthalten, in denen verschiedene Teilnehmer im Raum gemeinsame Themen besprechen können. Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das über eine Vertriebsabteilung mit 16 Mitarbeitern verfügt. Davon sind 5 Mitarbeiter im B2C-Vertrieb tätig, 5 Mitarbeiter führen den B2B-Vertrieb durch und weitere 5 Mitarbeiter sind im B2G tätig. Die gesamte Abteilung wird vom Leiter der Vertriebsabteilung geleitet.
Da alle Mitarbeiter in der gleichen Abteilung arbeiten, wäre es sinnvoll, einen gemeinsamen Raum zu schaffen, in dem sie alle Themen besprechen können, die jeden Vertriebsmitarbeiter beschäftigen. Gleichzeitig tauchen häufig Themen auf, die nur eine Abteilung betreffen, die beispielsweise mit B2B arbeitet. Natürlich müssen sich Vertriebsmitarbeiter, die in anderen Bereichen tätig sind, nicht an Diskussionen zu solchen Themen beteiligen, aber der Abteilungsleiter sollte an Diskussionen jeder Abteilung teilnehmen. Aus diesem Grund ist es möglich, innerhalb des für die Bedürfnisse der Vertriebsabteilung vorgesehenen Raums für jede Richtung separate virtuelle Besprechungen einzurichten, sodass in jedem von ihnen die Mitarbeiter untereinander und mit dem Abteilungsleiter kommunizieren können. Gleichzeitig hat der Manager selbst alle drei virtuellen Meetings bequem in einem separaten Raum zusammengefasst. Und wenn man bedenkt, dass die gesamte Kommunikation auf den Servern des Unternehmens stattfindet und Daten von dort nirgendwohin übertragen werden, dann können solche Chats im Hinblick auf die Informationssicherheit als recht sicher bezeichnet werden. Über die Vertriebsabteilung hinaus lässt sich das Konzept der Spaces und virtuellen Besprechungsräume auf das gesamte Unternehmen übertragen.
Neben Videokonferenzen stehen den Benutzern auch Audioanrufe zur Verfügung. Zusätzlich zur Tatsache, dass sie die Kommunikationskanäle deutlich weniger belasten, ist es vielen Mitarbeitern oft einfach peinlich, im Videoformat zu kommunizieren und oft sogar die Webcam auf ihren Laptops zu verdecken.
Zusätzlich zu Video-Chats und Audioanrufen mit Mitarbeitern können Sie mit Zextras Team Video-Chats und Audioanrufe mit jedem Benutzer erstellen, der kein Mitarbeiter des Unternehmens ist, indem Sie ihm einen speziellen Link zur Teilnahme an der Besprechung generieren und senden. Da Zextras Team lediglich einen modernen Browser benötigt, können Sie mit dieser Funktion immer schnell mit einem Kunden oder Gegenpartei kommunizieren, wenn die normale Korrespondenz zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Darüber hinaus unterstützt Zextras Team die gemeinsame Nutzung von Dateien, die sich Mitarbeiter während eines Videoanrufs oder einer Textunterhaltung direkt gegenseitig zusenden können.
Nicht zu vergessen ist die spezielle mobile Anwendung Zextras Team, die es Mitarbeitern ermöglicht, an Unternehmenschats teilzunehmen, auch wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind. Die App ist für iOS- und Android-Plattformen verfügbar und ermöglicht Benutzern derzeit:
- Führen Sie Korrespondenz durch, indem Sie Nachrichten auf Ihrem Smartphone empfangen und senden
- Erstellen, löschen und treten Sie privaten Chats bei
- Gruppenchats erstellen, löschen und ihnen beitreten
- Nehmen Sie an virtuellen Räumen und Gesprächen teil, erstellen und löschen Sie diese
- Laden Sie Benutzer zu virtuellen Räumen und Gesprächen ein oder entfernen Sie sie umgekehrt von dort
- Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen und stellen Sie eine sichere Verbindung mit dem Unternehmensserver her.
Zukünftig wird die Anwendung Funktionen für private Videokommunikation sowie Videokonferenzen und eine Dateifreigabefunktion hinzufügen.
Ein weiteres interessantes Feature von Zextras Team ist die Möglichkeit, den Inhalt des Computerbildschirms in Echtzeit zu übertragen und die Kontrolle darüber an einen anderen Benutzer zu übertragen. Diese Funktion kann bei der Durchführung von Schulungs-Webinaren sehr nützlich sein, bei denen es darum geht, Mitarbeiter mit der neuen Benutzeroberfläche vertraut zu machen. Diese Funktion kann auch dazu beitragen, dass die IT-Abteilung eines Unternehmens Mitarbeiter dabei unterstützt, Probleme mit ihren Computern zu lösen, ohne dass ein IT-Mitarbeiter physisch anwesend sein muss.
Somit ist Zextras Team eine Komplettlösung für die Organisation einer komfortablen Online-Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowohl innerhalb des unternehmensinternen Netzwerks als auch darüber hinaus. Aufgrund der Tatsache, dass Zextras Backup in der Lage ist, alle in Zextras Team generierten Informationen vollständig zu sichern, gehen die Informationen von dort nirgendwo verloren und je nach Schwere der Sicherheitsrichtlinien kann der Systemadministrator verschiedene unabhängig konfigurieren Einschränkungen für Benutzer.
Bei allen Fragen im Zusammenhang mit der Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an die Vertreterin von Zextras Ekaterina Triandafilidi wenden [E-Mail geschützt]
Source: habr.com