Ein häufiger Fehler von Geschäftsanfängern besteht darin, dass sie der Datenerhebung und -analyse, der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Überwachung von Schlüsselindikatoren nicht genügend Aufmerksamkeit schenken. Dies führt zu einer verminderten Produktivität und einer suboptimalen Zeit- und Ressourcenverschwendung. Wenn Prozesse schlecht sind, müssen Sie dieselben Fehler mehrmals korrigieren. Mit steigender Kundenzahl verschlechtert sich der Service und ohne Datenanalyse gibt es kein klares Verständnis dafür, was verbessert werden muss. Infolgedessen werden Entscheidungen aus einer Laune heraus getroffen.
Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen moderne Unternehmen neben hochwertigen Produkten und Dienstleistungen auch über transparente Prozesse verfügen und analytische Daten sammeln. Ohne dies ist es schwierig, den tatsächlichen Stand der Dinge in der Wirtschaft zu verstehen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Daher ist es wichtig, über die notwendigen Tools in Ihrem Arsenal zu verfügen, die nicht nur bequem zu bedienen sind, sondern Ihnen auch ermöglichen, Ihre Arbeit zu vereinfachen und möglichst transparente Prozesse zu schaffen.
Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Tools und Lösungen. Aber die meisten Unternehmer nutzen sie nicht, weil sie entweder den Wert darin nicht erkennen oder nicht verstehen, wie man sie nutzt, oder weil sie teuer oder kompliziert sind oder 100500 mehr. Doch wer es herausgefunden, solche Tools gefunden oder für sich geschaffen hat, ist mittelfristig bereits im Vorteil.
Seit mehr als 10 Jahren entwickle ich IT-Produkte und -Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Gewinne durch Automatisierung und digitale Transformation von Prozessen zu steigern. Ich habe bei der Gründung Dutzender Startups mitgeholfen und Dutzende Online-Tools erstellt, die von Hunderttausenden Menschen auf der ganzen Welt genutzt werden.
Hier ist eines der guten Beispiele aus meiner Praxis, das die Vorteile der digitalen Transformation zeigt. Für eine kleine amerikanische Anwaltskanzlei haben mein Team und ich ein Tool zur Erstellung von Rechtsdokumenten entwickelt, das es Anwälten ermöglicht, Dokumente schneller zu erstellen. Und später, nachdem wir die Funktionalität dieses Tools erweitert hatten, erstellten wir einen Online-Dienst und veränderten das Unternehmen komplett. Jetzt bedienen sie Kunden nicht nur in ihrer Stadt, sondern im ganzen Land. Innerhalb von drei Jahren ist die Kapitalisierung des Unternehmens um ein Vielfaches gestiegen.
In diesem Artikel werde ich echte Erfahrungen bei der Schaffung eines transparenten Systems zur Überwachung wichtiger Geschäftsindikatoren mit Ihnen teilen. Ich werde versuchen, den Wert des Einsatzes digitaler Lösungen zu vermitteln und zu zeigen, dass dies nicht schwierig und nicht immer teuer ist. So lass uns gehen!
Wie alles begann
Wenn Sie etwas haben wollen, was Sie noch nie hatten, müssen Sie etwas tun, was Sie noch nie getan haben.
Coco Chanel
Meine Frau hatte den Mutterschaftsurlaub satt und wir beschlossen, ein kleines Unternehmen zu eröffnen – ein Kinderspielzimmer. Da ich mein eigenes Unternehmen habe, kümmert sich meine Frau komplett um den Spielraum und ich helfe bei strategischen Fragen und der Entwicklung.
Die Einzelheiten der Unternehmensgründung sind eine völlig andere Geschichte, aber in der Phase der Datenerhebung und Analyse der Wettbewerber haben wir nicht nur die spezifischen Probleme dieses Unternehmens hervorgehoben, sondern auch auf die Probleme interner Prozesse geachtet, mit denen die meisten Wettbewerber nicht zu kämpfen hatten .
Zu meiner Überraschung führte im XNUMX. Jahrhundert fast niemand CRM in irgendeiner Form; viele führten Aufzeichnungen schriftlich in Notizbüchern. Gleichzeitig beschwerten sich die Eigentümer selbst darüber, dass Mitarbeiter stehlen, Fehler bei der Berechnung machen und viel Zeit mit der Neuberechnung und Überprüfung der Einträge im Buchhaltungsbuch verbringen müssen, Daten zu Reservierungen und Anzahlungen verloren gehen und Kunden aus unbekannten Gründen abreisen ihnen.
Bei der Analyse der gesammelten Daten wurde uns klar, dass wir ihre Fehler nicht wiederholen wollen und ein transparentes System benötigen, das diese Risiken auf ein Minimum reduziert. Zunächst suchten wir nach fertigen Lösungen, konnten jedoch keine Lösungen finden, die unseren Anforderungen vollständig entsprachen. Und dann habe ich beschlossen, mein eigenes System zu entwickeln, obwohl es nicht ideal, aber funktionsfähig und kostengünstig (fast kostenlos) ist.
Bei der Auswahl eines Tools habe ich folgende Kriterien berücksichtigt: Es sollte kostengünstig, flexibel und zugänglich sowie einfach zu bedienen sein. Ich könnte ein vollwertiges, leistungsstarkes und teures System für dieses Unternehmen schreiben, aber wir hatten wenig Zeit und ein kleines Budget, außerdem wussten wir nicht ganz, ob unser Projekt funktionieren würde, und es wäre unvernünftig, viele Ressourcen dafür aufzuwenden dieses System. Daher habe ich mich zum Zeitpunkt der Prüfung der Hypothese entschieden, mit MVP (Minimum Viable Product – minimal lebensfähiges Produkt) zu beginnen und in kürzester Zeit mit minimalen Investitionen eine funktionierende Version zu erstellen und diese im Laufe der Zeit fertigzustellen oder zu wiederholen.
Daher fiel meine Wahl auf die Google-Dienste (Drive, Sheets, Kalender). Die Hauptquelle für Eingabe-/Ausgabeinformationen ist Google Sheets. Da meine Frau Erfahrung im Umgang mit Tabellenkalkulationen hat, kann sie bei Bedarf selbst Änderungen vornehmen. Ich habe auch berücksichtigt, dass das Tool auch von Mitarbeitern verwendet wird, die möglicherweise nicht sehr gut mit einem Computer umgehen können, und dass es viel einfacher sein wird, ihnen beizubringen, wie man Daten in eine Tabelle eingibt, als ihnen beizubringen, wie man mit einigen Spezialisten arbeitet Programm wie 1C.
Die in die Tabellen eingegebenen Daten ändern sich in Echtzeit, d. h. Sie können jederzeit den Stand der Unternehmensangelegenheiten einsehen, die Sicherheit ist eingebaut und Sie können den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken.
Entwicklung von Architektur und Datenstruktur
Das Kinderspielzimmer bietet mehrere grundlegende Dienstleistungen.
- Standardbesuch – wenn ein Kunde Zeit erkauft, die er im Spielzimmer seiner Kinder verbringt.
- Betreuter Besuch – wenn ein Kunde die Zeit, die er im Spielzimmer seiner Kinder verbringt, erkauft und für die Aufsicht extra bezahlt. Das heißt, der Klient kann das Kind verlassen und seinen Geschäften nachgehen, und der Zimmerbetreuer wird während der Abwesenheit der Eltern auf das Kind aufpassen und mit ihm spielen.
- Offener Geburtstag — Der Kunde mietet einen separaten Tisch zum Essen und Sitzen der Gäste und bezahlt den regulären Besuch im Spielzimmer, während der Raum wie gewohnt funktioniert.
- Geschlossener Geburtstag — Der Kunde mietet die gesamten Räumlichkeiten; während der Mietdauer werden keine anderen Kunden in den Raum aufgenommen.
Für den Eigentümer ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen den Raum besucht haben, wie alt sie waren, wie viel Zeit sie verbracht haben, wie viel Geld sie verdient haben, wie viele Ausgaben angefallen sind (es kommt oft vor, dass der Administrator etwas kaufen oder bezahlen muss). für etwas, zum Beispiel Lieferung oder Wasser), Wie viele Geburtstage gab es?
Wie bei jedem IT-Projekt begann ich damit, die Architektur des zukünftigen Systems zu durchdenken und die Datenstruktur auszuarbeiten. Da die Frau die Leitung des Unternehmens innehat, weiß sie alles, was sie sehen, kontrollieren und regieren muss, und fungierte daher als Kundin. Gemeinsam führten wir ein Brainstorming durch und erarbeiteten Anforderungen an das System, auf dessen Grundlage ich die Funktionalität des Systems durchdachte und folgende Struktur von Dateien und Ordnern in Google Drive erstellte:
Das Dokument „Zusammenfassung“ enthält allgemeine Informationen zum Unternehmen: Einnahmen, Ausgaben, Analysen
Das Ausgabendokument enthält Informationen zu den monatlichen Ausgaben des Unternehmens. Für mehr Transparenz unterteilt in Kategorien: Bürokosten, Steuern, Personalkosten, Werbungskosten, sonstige Ausgaben.
monatliche Ausgaben
Zusammenfassende Ausgabentabelle für das Jahr
Der Einkommensordner enthält 12 Google Sheets-Dateien, eine für jeden Monat. Dies sind die wichtigsten Arbeitsdokumente, die Mitarbeiter täglich ausfüllen. Sie enthalten eine obligatorische Dashboard-Registerkarte und Registerkarten für jeden Arbeitstag. Auf der Registerkarte „Dashboard“ werden alle notwendigen Informationen für den aktuellen Monat angezeigt, um einen schnellen Überblick über die Angelegenheiten zu erhalten. Darüber hinaus können Sie Preise festlegen und Dienstleistungen hinzufügen.
Registerkarte „Dashboard“.
Registerkarte „Täglich“.
Im Laufe der Geschäftsentwicklung tauchten zusätzliche Bedürfnisse in Form von Rabatten, Abonnements, Zusatzdiensten und Veranstaltungen auf. Auch das haben wir im Laufe der Zeit alles umgesetzt, dieses Beispiel zeigt jedoch die Basisversion des Systems.
Schaffung von Funktionalität
Nachdem ich die Hauptindikatoren herausgefunden, die Architektur und den Datenaustausch zwischen den Einheiten ausgearbeitet hatte, begann ich mit der Implementierung. Als erstes habe ich ein Google Sheet-Dokument in meinem Einkommensordner erstellt. Ich habe darin zwei Registerkarten erstellt: Dashboard und erster Tag des Monats, in die ich die folgende Tabelle eingefügt habe.
Hauptarbeitsblatt
Dies ist das Hauptarbeitsblatt, mit dem der Administrator arbeiten wird. Er muss lediglich die erforderlichen Felder (rot markiert) ausfüllen und das System berechnet automatisch alle erforderlichen Indikatoren.
Um Eingabefehler zu reduzieren und den Komfort zu erhöhen, wurde das Feld „Besuchstyp“ als Dropdown-Liste der bereitgestellten Dienste implementiert, die wir auf der Dashboard-Seite bearbeiten können. Dazu fügen wir diesen Zellen eine Datenüberprüfung hinzu und geben den Bereich an, aus dem die Daten entnommen werden sollen.
Um menschliche Fehler bei den Berechnungen zu reduzieren, habe ich eine automatische Berechnung der Stunden, die der Kunde im Zimmer verbracht hat, und des fälligen Geldbetrags hinzugefügt.
Dazu muss der Administrator lediglich die Ankunftszeit (Spalte E) und die Abfahrtszeit (Spalte F) des Kunden im Format HH: MM markieren. Um die Gesamtzeit zu berechnen, die ein Kunde im Spielzimmer verbringt, verwende ich diese Formel:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Um den Geldbetrag für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen automatisch zu berechnen, mussten wir eine komplexere Formel verwenden, da der Preis einer Stunde je nach Art der Dienstleistung variieren kann. Daher musste ich die Daten mithilfe der QUERY-Funktion an die Services-Tabelle auf der Dashboard-Seite binden:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Zusätzlich zu den Hauptaktionen habe ich zusätzliche Funktionen hinzugefügt, um unerwünschte IFERROR- oder ISBLANK-Fehler zu beseitigen, sowie die ABRUNDEN-Funktion – um mich nicht mit den kleinen Dingen zu beschäftigen, habe ich den Endbetrag gegenüber dem Kunden abgerundet.
Zusätzlich zum Haupteinkommen (Mietezeit) gibt es in einem Kinderspielzimmer zusätzliche Einnahmen in Form von Dienstleistungen oder dem Verkauf von Spielzeug, und die Mitarbeiter tätigen einige kleine Ausgaben, zum Beispiel das Bezahlen von Trinkwasser oder den Kauf von Süßigkeiten für Komplimente. All dies muss ebenfalls berücksichtigt werden.
Daher habe ich zwei weitere Tabellen hinzugefügt, in denen wir diese Daten aufzeichnen:
Um die Arbeit mit den Zeichen zu erleichtern, habe ich sie eingefärbt und den Zellen eine bedingte Formatierung hinzugefügt.
Die Haupttabellen sind fertig. Jetzt müssen Sie die Hauptindikatoren in einer separaten Tabelle zusammenfassen, damit Sie klar sehen können, wie viel Sie an einem Tag verdient haben und wie viel von diesem Geld sich in der Kasse und wie viel auf der Karte befindet.
Um das Geld nach Zahlungsart zusammenzufassen, habe ich erneut die Funktion „ABFRAGE“ verwendet:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Am Ende des Arbeitstages muss der Administrator lediglich die Einnahmen noch einmal überprüfen und muss keine manuelle Neuberechnung durchführen. Wir zwingen niemanden zu zusätzlicher Arbeit und der Eigentümer kann die Situation jederzeit einsehen und kontrollieren.
Alle notwendigen Tabellen sind fertig, jetzt duplizieren wir einfach die Registerkarte für jeden Tag, nummerieren sie und erhalten Folgendes.
Großartig! Fast alles ist fertig, es müssen nur noch alle Hauptindikatoren für den Monat auf der Registerkarte „Dashboard“ angezeigt werden.
Um das Gesamteinkommen für den Monat zu erhalten, können Sie die folgende Formel schreiben
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1Dabei ist D1 die Zelle mit dem Tagesumsatz und „1“, „2“ usw. der Name der Registerkarte. Genauso erhalte ich Daten über zusätzliche Einnahmen und Ausgaben.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit habe ich beschlossen, die Gesamtrentabilität nach Kategorien anzuzeigen. Dazu musste ich eine komplexe Auswahl und Gruppierung aller Registerkarten vornehmen und anschließend leere und unnötige Zeilen filtern und entfernen.
Rentabilität nach Kategorie
Das Haupttool zur Einkommensbuchhaltung ist fertig. Jetzt duplizieren wir nur noch die Datei für jeden Monat des Jahres.
Nachdem ich ein Tool zur Buchhaltung und Überwachung der Einnahmen erstellt hatte, machte ich mich daran, eine Ausgabentabelle zu erstellen, in der wir alle monatlichen Ausgaben berücksichtigen: Miete, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern, Wareneinkauf und andere Ausgaben.
Im aktuellen Jahresordner habe ich ein Google Sheet-Dokument erstellt und 13 Tabs, ein Dashboard und zwölf Monate hinzugefügt.
Registerkarte „Dashboard“.
Der Übersichtlichkeit halber habe ich im Dashboard-Tab alle notwendigen Informationen zu den Finanzaufwendungen des Jahres zusammengefasst.
Und in jeder monatlichen Registerkarte habe ich eine Tabelle erstellt, in der wir alle Barausgaben des Unternehmens nach Kategorie verfolgen.
Registerkarte „Monat“.
Es hat sich als sehr praktisch herausgestellt: Jetzt können Sie alle Ausgaben des Unternehmens sehen und kontrollieren, bei Bedarf die Historie einsehen und sogar Analysen durchführen.
Da Informationen zu Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Dateien gespeichert sind und nicht sehr einfach zu überwachen sind, habe ich beschlossen, eine Datei zu erstellen, in der ich alle relevanten Informationen zusammengetragen habe, die der Eigentümer zur Kontrolle und Verwaltung des Unternehmens benötigt. Ich habe diese Datei „Zusammenfassung“ genannt.
Übersichtstabelle
In dieser Datei habe ich eine Tabelle erstellt, die monatliche Daten aus Tabellen empfängt, hierfür habe ich die Standardfunktion verwendet:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")Dabei übergebe ich die Dokument-ID als erstes Argument und den importierten Bereich als zweiten Parameter.
Dann habe ich die Jahresbilanz erstellt: Wie viel wurde verdient, wie viel wurde ausgegeben, wie hoch war der Gewinn, Rentabilität. Visualisiert die notwendigen Daten.
Und der Einfachheit halber habe ich die Möglichkeit integriert, jeden Monat im Jahr auszuwählen und Schlüsselindikatoren in Echtzeit anzuzeigen, damit der Geschäftsinhaber alle Daten an einem Ort sehen und nicht durch Dateien blättern muss.
Dazu habe ich eine Verknüpfung zwischen Monat und Dokument-ID erstellt
Dann habe ich über „Daten -> Datenvalidierung“ eine Dropdown-Liste erstellt, den Bereich des Links angegeben und den Import mit einem dynamischen Link zum Dokument konfiguriert
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Abschluss
Wie Sie sehen, ist die Verbesserung der Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht so schwierig, wie es scheint, und Sie müssen dafür keine besonderen Fähigkeiten haben. Natürlich weist dieses System viele Mängel auf, und wenn das Unternehmen wächst, wird es unmöglich sein, es zu verwenden, aber für ein kleines Unternehmen oder zu Beginn beim Testen einer Hypothese ist dies eine ausgezeichnete Lösung.
Dieses Spielzimmer arbeitet bereits im dritten Jahr an dieser Lösung und erst in diesem Jahr, wenn wir bereits alle Prozesse klar verstehen, kennen wir unseren Kunden und den Markt. Wir haben uns entschieden, ein vollwertiges Online-Business-Management-Tool zu entwickeln.
PS
Die Verwendung von Google Sheets zur Überwachung Ihres Unternehmens ist nicht sehr praktisch, insbesondere von Ihrem Telefon aus. So tat ich , das alle wichtigen Geschäftsindikatoren in Echtzeit in einem praktischen Format anzeigt
Source: habr.com