Hallo zusammen, mein Name ist Konstantin Kuznetsov, ich bin der CEO und Gründer von RocketSales. Im IT-Bereich kommt es häufig vor, dass die Entwicklungsabteilung in ihrem eigenen Universum lebt. In diesem Universum gibt es Luftbefeuchter auf jedem Schreibtisch, eine Reihe von Gadgets und Reinigern für Monitore und Tastaturen und höchstwahrscheinlich ein eigenes Aufgaben- und Projektmanagementsystem.
Um was geht es hierbei?
Für manche ist es vielleicht nichts. Aber wir sind auf ein Problem gestoßen. Wir bauen und automatisieren Vertriebssysteme, implementieren CRM und erstellen eine Cloud-Infrastruktur für Unternehmen. An Kundenprojekten sind neben den Entwicklungs- und Produktionsabteilungen häufig auch Marketingfachleute, Verkäufer, Buchhalter und andere Mitarbeiter beteiligt. Und wir begannen darüber nachzudenken, wie wir einen effektiven Projektmanagementprozess organisieren könnten.
Wenn der Entwicklungs- und Produktionsprozess in einer Plattform wie Jira oder GitLab organisiert ist, dann Niemand außer der Entwicklung versteht, was was ist. Um einen externen Mitarbeiter in ein Projekt einzubeziehen, müssen Sie sich mit ihm treffen, den Kontext erklären, die Aufgabe irgendwo aufzeichnen, dann den Bereitschaftsgrad in Arbeitschats überwachen, das Ergebnis über den Chat erhalten und es in Jira eingeben. Und so jedes Mal.
Die Entwicklung ist von anderen Abteilungen des Unternehmens abgeschnitten, sie wissen nicht, wie sie uns einbeziehen sollen, und wir wissen nicht, ob sie unsere Beteiligung brauchen.
Vor ein paar Jahren haben wir die Asana-Plattform entdeckt. In diesem Material möchte ich Ihnen erzählen, wie wir den Entwicklungs- und Produktionsmanagementprozess organisiert haben, um:
- das gesamte Unternehmen arbeitete in einem einzigen Ökosystem,
- jeder hatte genug Funktionalität,
- es war möglich, die Kosten für jedes Projekt in Stunden und Geld abzuschätzen,
- Die Arbeit mit den Kunden war langfristig angelegt: nicht im Rahmen einer einzelnen Aufgabe, sondern im Rahmen eines gesamten Projekts mit einem ständigen Rückstand an Ideen.
Ein wenig über das Kennenlernen von Asana
Ich habe 10 Jahre lang nach einer praktischen Software für das Projektmanagement gesucht. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 und Dutzende andere Task-Tracker haben den Festigkeitstest nicht bestanden. Dann habe ich Asana gefunden. Und alles hat geklappt.
Unserer Meinung nach ist dies die beste und am schnellsten wachsende Plattform für Aufgaben- und Projektmanagement. Heute ist Asana weltweit führend in Bezug auf Beliebtheit und Benutzerzufriedenheit. Dies wird durch die g2-Bewertungstabelle belegt.
Wir sind Fans von Asana und haben uns sogar zertifizieren lassen, um es für unsere Kunden implementieren zu dürfen.
Ich beschreibe kurz den Prozess vom Verkauf bis zur Projektumsetzung
Da wir IT-Dienstleistungen verkaufen, ist unser Trichter ziemlich lang und gelangt gegen Ende in die Produktions- und manchmal auch in die Entwicklungsabteilung.
Die Vertriebsabteilung führt Standardmanipulationen durch: Audit, Genehmigung des CP, Vertragsunterzeichnung, Übergabe der Transaktion an die Produktion. Die Produktion darf den Vertrag nicht annehmen: Sie muss das Budget, das Datum der Übergabe an die Produktion und den geschätzten Zeitrahmen für die Umsetzung des Projekts angeben.
Dank der amoCRM + Asana-Kombination kommt es bei der Übertragung einer Transaktion vom Vertrieb in die Produktion und zurück zu keiner Arbeitsunterbrechung. Blau kennzeichnet den Verantwortungsbereich der Vertriebsabteilung, Orange die Produktionsabteilung und Rosa die Entwicklungsabteilung.
Wichtig ist, dass die Entwicklungsabteilung, anders als die Designabteilung, nicht an jedem Projekt beteiligt ist. Manchmal erfordert die Einrichtung eines Systems keine individuellen Lösungen.
Wenn also der Manager das Projekt für die Produktion akzeptiert, geht der Vertriebsleiter mit einem Klick zu Asana (Screenshot). Von amoCRM aus wird das Projekt automatisch in Asana erstellt.
Auf dem gemeinsamen Kundenprojektboard wird automatisch eine Aufgabe (Aufgabe) mit einer Projektkarte und kommerziellen Vorschlägen erstellt. Hier werden alle Clients angezeigt, die derzeit in Produktion sind. Hier wird ein verantwortlicher Manager ernannt, Fristen festgelegt, die Art der Arbeit ausgewählt und Aufgabenstatus geändert.
Der Manager kann jeden der vorgeschlagenen automatischen Geschäftsprozesse in der Aufgabe starten:
- Suchen/erstellen Sie ein Kundenprojekt und hängen Sie dort eine Aufgabe an
- Füllen Sie die Aufgabe mit Transaktionsinformationen aus
- Erstellen Sie einen Deal aus der aktuellen Aufgabe
Das Projekt wird mit allen in amoCRM angegebenen Daten gefüllt. Abhängig von der Art der Dienstleistung wird sofort eine Reihe von Teilaufgaben erstellt, um die eigentlichen Arbeitsblöcke umzusetzen. Dem Projektmanager bleibt die Aufgabe, detaillierte Aufgaben zu zerlegen, Verantwortlichkeiten und Fristen zuzuweisen.
Dieses Gremium hilft bei der Übernahme neuer Projekte. Es ist jedoch unbequem, den aktuellen Status und das Vorhandensein gefährdeter Projekte darauf zu überwachen.
Wie wir die Aufgaben und Projekte unserer Kunden gruppieren
Aus der Gesamtübersicht aller Projekte fügt der Manager das Projekt zu drei weiteren Tafeln hinzu:
- Persönliches Board des Kunden;
- Portfolio aktiver Kunden;
- Portfolio des Managers.
Lassen Sie uns herausfinden, warum wir jede der Entitäten benötigen.
Im Screenshot sehen Sie Persönliches Board des Kunden.
Warum dieses Board?
Bisher haben wir aufgabenorientiert gedacht. Ich erledigte die Aufgabe und machte mich an die nächste. Es stellte sich heraus, dass wir für den Kunden genau den Arbeitsaufwand erledigten, den er verlangte. Aber wir wollten langfristige Beziehungen aufbauen und sind daher von der Arbeit mit Aufgaben zur Arbeit mit Kunden übergegangen.
Wir stellen sicher, dass wir alle Verbesserungsvorschläge für den Kunden schriftlich festhalten. Selbst wenn es sich um einen vom Kunden versehentlich in die Luft geworfenen Gedanken handelt, beheben wir ihn und erledigen ihn. So entsteht ein Rückstand an Aufgaben, die Arbeit mit dem Kunden endet nicht.
Was steht auf dieser Tafel?
Unser Asana ist mit mehreren Diensten verbunden:
- CRM-System (zur Interaktion mit der Vertriebsabteilung),
- TimeDoctor (zur Zeiterfassung),
- ERP-System (zur Zusammenfassung aller Daten in einer einzigen Schnittstelle).
Wir haben in Asana ein schnelles Ressourcenkontrollfeld eingeführt. Sie zeigen auf die Tafel über der Aufgabe und sehen, wer wie lange an der Aufgabe gearbeitet hat und welchen Bonus er verdient hat.
Die Arbeit der Produktionsabteilung wird stundenweise geschätzt, daher war es für uns wichtig, genau zu überwachen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für die Lösung von Kundenproblemen aufwendet.
Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Boards?
Als Ergebnis sehen wir im ERP-System Projektbericht. Transaktionsstatus, Projektbeteiligte, Projektbudget, Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und Fristen.
Wir können die Kosten ähnlicher Entwicklungsprojekte vorhersagen, KPI-Berechnungen werden absolut transparent und es besteht kein Raum für Illusionen, dass die Entwicklung nur ein paar Stunden dauert. Bei Bedarf verfügen wir immer über eine Schnittstelle, die wir dem Kunden für das Reporting zeigen können.
Asana-Aktentaschen
Diese Funktionalität ist in Asana schon seit langem implementiert. Aber wir haben es nicht sofort geschätzt. Zunächst haben wir einfach alle Projekte unserer Manager in Portfolios zusammengefasst. Es stellte sich heraus, dass Denis Kiselev während seiner Zeit im Unternehmen mit 61 Kunden zusammengearbeitet hat.
Es ist cool zu wissen, aber nicht genug, um den Zeitaufwand für das Sammeln zu rechtfertigen. Und wir haben bei Aktentaschen gepunktet. Alles änderte sich, als wir ein Projekt in Asana mit einer Transaktion im CRM-System gleichsetzten.
Zuvor abonnierte der Manager alle Projekte und erhielt Benachrichtigungen über alle Änderungen im Posteingang (Benachrichtigungs-Feed). Jede Statusaktualisierung und jeder neue Kommentar wurden im Feed angezeigt, beginnend mit dem neuesten. Am Montag setzte sich der Manager hin und erledigte nacheinander Aufgaben aus dem Posteingang. Über Prioritäten wurde nicht gesprochen und manchmal wurden wichtige Aufgaben nie erreicht.
Jetzt gibt es ein Mitarbeiterportfolio und ein Projektabteilungsportfolio. Im ersten Fall verwaltet der Manager seine Projekte, im zweiten Fall erhält der Manager Kontrollfunktionen über die aktuelle Auslastung aller Mitarbeiter.
Portfolio der Designabteilung
Im Screenshot sehen Sie Projekte sortiert nach Mitarbeiter.
Einmal pro Woche aktualisiert der Projektmanager den Status jedes Projekts. Schreibt, was letzte Woche erledigt wurde und was für die nächste Woche geplant ist. Legt einen von drei Tags fest: Unter Kontrolle, in Gefahr, es gibt Probleme.
Der Manager kann schnell beurteilen:
- aktuelles Kundenaufkommen in der Designabteilung,
- Anzahl der in Arbeit befindlichen Projekte für jeden Manager,
- Anzahl überfälliger Aufgaben in Projekten,
- Vorhandensein von Problemen und die Notwendigkeit, sich an Projekten zu beteiligen,
- Projektfristen, aufgewendete Zeit, Trichterphase und Projektpriorität.
Portfolios helfen uns auch bei der Berichterstattung. Nach der Aktualisierung des Projektstatus wird automatisch ein Bericht über die abgeschlossenen und geplanten Arbeiten an den Kundenchat gesendet.
Portfolio des Mitarbeiters
Sogar der Leiter der Designabteilung hat sein eigenes Portfolio. Wenn er, pah-pah-pah, seine Autorität entzieht, sieht die neue Person alle Projekte, die unter seiner Kontrolle stehen und die er weiterhin überwachen muss.
Auch die Linienmitarbeiter schätzten die komfortable Ladeplanung im Portfolio. Im Reiter „Auslastung“ analysiert Asana das Aufgabenvolumen unter Berücksichtigung von Deadlines und warnt, wenn ein Mitarbeiter ein übermäßiges Aufgabenvolumen eingeplant hat. Sie können Fristen ändern und Details anpassen, ohne diese Registerkarte zu verlassen.
Fehlerbehebung und kundenspezifische Entwicklung
Wir haben ein eigenes Team, das für die Entwicklung verantwortlich ist. Im Rahmen eines Geschäftsprozesses erhält es Aufgaben zweier Art:
- Insekt,
- Neue Entwicklung.
Fehler werden vom technischen Support überprüft, auf ihre Kritikalität bewertet und in die Arbeit übernommen.
Entwicklungsaufgaben kommen entweder aus dem unternehmensinternen Product Backlog oder vom Projektmanager, wenn eine entsprechende Anfrage des Kunden vorliegt.
Der Entwicklungsprozess sieht im Allgemeinen so aus.
Aufgaben fallen auf das Entwicklungsboard in Asana. Da ist sie.
Der Aufgabenleiter wählt den Typ „Bug“ oder „Feature“, legt den Grad der Kritikalität fest, gibt den Kunden und die internen Abteilungen des Unternehmens an, die von der Aufgabe betroffen sind. Wenn die Aufgabe alle Anforderungen der internen Vorschriften erfüllt, klickt der Direktor auf das Blitzsymbol in der oberen Leiste über der Aufgabe und startet den automatischen Geschäftsprozess „In Entwicklung bewerten“.
Der Leiter der Entwicklungsabteilung erhält eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe zur Bewertung und die Aufgabe selbst wird für die Dauer der Bewertung in ein separates Board mit demselben Namen verschoben.
Nach der Bewertung verschiebt der Manager die Aufgabe in einen Sprint, der dem Monat der geplanten Fertigstellung entspricht. Aufgaben liegen immer auf mehreren Boards gleichzeitig:
- im persönlichen Board des Projektleiters,
- im technischen Support-Board,
- auf dem Entwicklungsboard.
Alle Teilnehmer und Mitarbeiter, die die Aufgabe überwachen, sehen den Fortschritt der Aufgabe, erhalten Benachrichtigungen und führen Diskussionen direkt in den Kommentaren zur Aufgabe. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, „nimmt“ der Projektmanager oder zuständige technische Support-Spezialist sie an seine Seite, um weiter am Projekt zu arbeiten.
Was geschah, als wir die Entwicklungs- und Produktionsabteilungen mit dem Team wieder in eine einzige Umgebung zusammenführten?
Erstens, Kundenprojekte sind langfristiger geworden. Aufgrund des ständig aufgefüllten Rückstands erhöhte sich die durchschnittliche Rechnung.
Zweitens, die Die Qualität der Projekte hat sich stark verbessert, da die Entwicklungsabteilung jederzeit Fragen an Marketing, Vertrieb, Buchhaltung etc. stellen konnte. Es ist uns gelungen, die notwendigen Kompetenzen des Teams rechtzeitig zu bündeln und Lösungen auf einem ganz anderen Niveau anzubieten.
Drittens, Mitarbeiter, Führungskräfte und Kunden erhielten volle Transparenz über geplante und erledigte Aufgaben. Wir haben gelernt, Projekte zu MANAGEMENT und erkannten, dass es sich dabei um einen absolut technischen Prozess handelt, bei dem der menschliche Faktor fast vollständig eliminiert werden kann.
Viertens, Das Team ist enger zusammengewachsen. Bisher hatten die Mitarbeiter kaum Ahnung, was die mythischen Entwicklungs- und Produktionsabteilungen machten.
Betrachten wir nun den Prozess der Entwicklung und technischen Konfiguration von Systemen:
- Der Vertrieb findet darin Ideen und Inspirationen für den Verkauf,
- Vermarkter nehmen regelmäßig nützliche Inhalte für Beiträge, Artikel, Positionierungs- und Werbetexte auf,
- Manager analysieren Kundenbedürfnisse und -verhalten und passen die Strategie an.
Das Ergebnis war eine Win-win-win-Transformation, von der wir, unsere Kunden und unsere Partner profitierten. Ich würde mich freuen, wenn Sie Ihre Meinung in den Kommentaren teilen: Hat mein Artikel etwas Nützliches enthalten und welche Projektmanagementmethoden verwenden Sie in der Entwicklung?
Source: habr.com