Hallo zusammen, ich bin Konstantin Kuznetsov, der Geschäftsführer und Gründer von RocketSales. In der IT-Branche kommt es häufig vor, dass die Entwicklungsabteilung in ihrer eigenen Welt lebt. In dieser Welt gibt es Luftbefeuchter auf jedem Schreibtisch, viele Gadgets und Reinigungsgeräte für Monitore und Tastaturen und wahrscheinlich ein eigenes System zur Aufgaben- und Projektverwaltung.
Was ist daran so besonders?
Vielleicht für manche — nichts. Aber wir sind auf ein Problem gestoßen. Wir setzen Systeme zur Verkaufsautomatisierung auf, implementieren CRM und schaffen eine Cloud-Infrastruktur für Unternehmen. In Kundenprojekte werden neben den Entwicklungs- und Produktionsabteilungen oft auch Marketingmitarbeiter, Verkäufer, Buchhalter und andere Mitarbeiter einbezogen. Und wir begannen darüber nachzudenken, wie man einen effektiven Projektmanagementprozess organisieren kann.
Wenn der Entwicklungs- und Produktionsprozess auf einer Plattform wie Jira oder GitLab organisiert ist, dann versteht niemand außer der Entwicklung, was dort vor sich geht. Um einen externen Mitarbeiter in ein Projekt einzubinden, muss man sich mit ihm treffen, den Kontext erklären, die Aufgabe irgendwo festhalten und dann den Fortschritt in den Arbeits-Chats kontrollieren, über den Chat Ergebnisse erhalten und anschließend in Jira einpflegen. Und das jedes Mal.
Die Entwicklung ist von den anderen Abteilungen des Unternehmens abgeschnitten, sie wissen nicht, wie sie uns einbeziehen können, und wir wissen nicht, ob unser Beitrag benötigt wird.
Vor ein paar Jahren entdeckten wir die Plattform Asana. In diesem Material möchte ich erzählen, wie wir den Prozess des Entwicklungs- und Produktionsmanagements organisiert haben, um:
- dass das gesamte Unternehmen in einem einheitlichen Ökosystem arbeitet,
- alle ausreichend Funktionalität haben,
- die Kosten jedes Projekts in Stunden und Geld valutieren können,
- die Arbeit mit Kunden langfristig war: nicht nur in Bezug auf eine Aufgabe, sondern im Rahmen eines gesamten Projekts mit einem ständigen Backlog an Ideen.
Ein bisschen über unsere Bekanntschaft mit Asana
Ich habe 10 Jahre damit verbracht, geeignete Software für das Projektmanagement zu finden. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 und Dutzende anderer Task-Tracker haben den Belastungstest nicht bestanden. Dann fand ich Asana. Und alles fügte sich zusammen.
Laut unserer Meinung ist es die beste und am schnellsten wachsende Plattform für Aufgaben- und Projektmanagement. Heute ist Asana weltweit führend in Bezug auf Beliebtheit und Nutzerzufriedenheit. Das belegt das Diagramm des G2-Rankings.
Wir sind Fans von Asana und haben sogar die Zertifizierung durchlaufen, um sie bei unseren Kunden implementieren zu können.
Ich beschreibe kurz den Prozess vom Verkauf bis zur Umsetzung des Projekts
Da wir IT-Dienstleistungen verkaufen, ist unser Verkaufstrichter ziemlich lang und gelangt gegen Ende in die Produktionsabteilung und manchmal in die Entwicklungsabteilung.
Die Verkaufsabteilung führt Standardmaßnahmen durch: Audit, Abstimmung des Angebots, Vertragsunterzeichnung und Übergabe des Auftrags an die Produktion. Die Produktion kann den Vertrag ablehnen: Das Budget, das Datum der Übergabe an die Produktion und der Zeitrahmen für die Umsetzung des Projekts müssen unbedingt angegeben werden.
Dank der Verbindung von amoCRM + Asana wird bei der Übergabe des Auftrags von der Verkaufsabteilung zur Produktion und zurück die Arbeit nicht unterbrochen. Die Verantwortungsbereiche der Verkaufsabteilung sind blau markiert, die der Produktionsabteilung orange und die der Entwicklungsabteilung rosa.
Es ist wichtig, dass die Entwicklungsabteilung im Gegensatz zur Projektabteilung nicht an jedem Projekt beteiligt ist. Manchmal erfordert die Systemkonfiguration keine individuellen Lösungen.
Sobald der Leiter das Projekt in die Produktion übernommen hat, wechselt der Verkaufsmanager mit einem Klick zu Asana (Screenshot). Das Projekt wird automatisch aus amoCRM in Asana erstellt.
Die Aufgabe (Task) mit der Projektkarte und den kommerziellen Angeboten wird automatisch auf dem gemeinsamen Board der Kundenprojekte erstellt. Hier werden alle Kunden angezeigt, die sich derzeit in der Produktion befinden. Hier wird ein verantwortlicher Manager zugewiesen, Fristen gesetzt, die Art der Arbeit ausgewählt und die Status der Aufgaben geändert.
Der Manager kann in der Aufgabe jeden der vorgeschlagenen automatischen Geschäftsprozesse starten:
- Projekt des Kunden finden/erstellen + Aufgabe anhängen
- Aufgabe mit Informationen zum Auftrag ausfüllen
- Auftrag aus der aktuellen Aufgabe erstellen
Das Projekt wird mit allen in amoCRM angegebenen Daten ausgefüllt. Abhängig von der Art der Dienstleistungen wird sofort eine Reihe von Unteraufgaben für die Umsetzung der aktuellen Arbeitsblöcke erstellt. Dem Projektmanager bleibt es, die detaillierten Aufgaben zu dekomponieren, Verantwortliche zuzuweisen und Fristen festzulegen.
Dieses Board hilft, neue Projekte in die Arbeit zu übernehmen. Es ist jedoch unpraktisch, die aktuellen Status und das Vorhandensein von Projekten im Risikobereich zu kontrollieren.
Wie wir Aufgaben und Projekte von Kunden gruppieren
Vom allgemeinen Board aller Projekte fügt der Manager das Projekt noch auf 3 Boards hinzu:
- persönliches Board des Kunden;
- Portfolio aktiver Kunden;
- Portfolio des Managers.
Schauen wir uns an, wofür wir jede der Entitäten benötigen.
Auf dem Screenshot sehen Sie das persönliche Board des Kunden.
Wozu dient dieses Board?
Früher dachten wir in Aufgaben. Eine Aufgabe abgeschlossen, zur nächsten gegangen. Es stellte sich heraus, dass wir für den Kunden genau den Arbeitsaufwand leisten, den er angefordert hatte. Aber wir wollten langfristige Beziehungen aufbauen, daher haben wir uns von der Arbeit mit Aufgaben hin zur Arbeit mit Kunden entwickelt.
Wir halten unbedingt alle Ideen für Anpassungen für den Kunden fest. Selbst wenn es sich um einen Gedanken handelt, der zufällig vom Kunden in den Raum geworfen wurde, notieren wir ihn und setzen ihn um. So entsteht der Backlog von Aufgaben, die Arbeit mit dem Kunden endet nicht.
Was befindet sich auf diesem Board?
Unser Asana ist mit mehreren Diensten verbunden:
- CRM-System (für die Interaktion mit der Verkaufsabteilung),
- TimeDoctor (zur Zeiterfassung),
- ERP-System (zur Aggregation aller Daten in einer einheitlichen Oberfläche).
Wir haben in Asana ein Panel zur schnellen Kontrolle von Ressourcen erstellt. Bewege die Maus über das Feld über der Aufgabe und siehst, wer und wie lange an dieser Aufgabe gearbeitet hat und welchen Bonus er verdient hat.
Die Arbeitsleistung der Produktionsabteilung wird nach Stunden bewertet, daher war es uns wichtig, genau zu verfolgen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für die Lösung der Aufgaben des Kunden benötigt hat.
Was bringt die Nutzung des Boards?
Letztendlich sehen wir im ERP-System den Bericht über die Projekte. Status des Deals, Projektbeteiligte, Budget für das Projekt, Anzahl der geleisteten Stunden und Fristen.
Wir können die Kosten ähnlicher Projekte in der Entwicklung prognostizieren, die Berechnung der KPIs wird völlig transparent und es bleibt kein Platz für Illusionen, dass die Entwicklung nur ein paar Stunden dauert. Bei Bedarf haben wir immer eine Schnittstelle, die wir dem Kunden für die Berichterstattung zeigen können.
Portfolios in Asana
Diese Funktionalität ist seit langem in Asana verfügbar. Aber wir haben sie nicht sofort gewürdigt. Zunächst haben wir einfach alle Projekte unserer Manager in Portfolios gesammelt. Es stellte sich heraus, dass Denis Kiselev während seiner Zeit im Unternehmen mit 61 Kunden gearbeitet hat.
Das zu wissen ist cool, aber nicht ausreichend, um die aufgebrachte Zeit für die Sammlung zu rechtfertigen. Und wir haben die Portfolios vernachlässigt. Alles änderte sich, als wir ein Projekt in Asana mit einem Deal im CRM-System gleichsetzten.
Früher unterschrieb der Vorgesetzte alle Projekte und erhielt Benachrichtigungen über alle Änderungen im Inbox (Benachrichtigungsfeed). Jedes Status-Update und jeder neue Kommentar wurden im Feed angezeigt, beginnend mit dem neuesten. Am Montag setzte sich der Vorgesetzte hin und bearbeitete die Aufgaben im Inbox nacheinander. Von Prioritäten war keine Rede, manchmal kam er nicht zu wichtigen Aufgaben.
Jetzt gibt es das Portfolio des Mitarbeiters und das Portfolio der Projektabteilung. Im ersten verwaltet der Manager seine Projekte, das zweite bietet dem Vorgesetzten eine Kontrollfunktion über die aktuelle Auslastung aller Mitarbeiter.
Portfolio der Projektabteilung
Auf dem Screenshot sehen Sie die Projekte, die nach Mitarbeitern sortiert sind.
Einmal pro Woche aktualisiert der Projektmanager den Status jedes Projekts. Er schreibt, was in der vergangenen Woche erledigt wurde und was für die nächste Woche geplant ist. Er setzt eines von drei Tags: unter Kontrolle, in Risiko, es gibt Probleme.
Der Vorgesetzte kann schnell beurteilen:
- das aktuelle Kundenvolumen in der Projektabteilung,
- die Anzahl der Projekte, an denen jeder Manager arbeitet,
- die Zahl der überfälligen Aufgaben zu den Projekten,
- die Existenz von Problemen und den Bedarf, sich in Projekte einzubringen,
- Fristen der Projekte, aufgewendete Zeit, Phase des Trichters und Priorität des Projekts.
Die Portfolios helfen uns auch bei der Erstellung von Berichten. Nach der Aktualisierung des Projektstatus wird der Bericht über geleistete und geplante Arbeiten automatisch in den Chat mit dem Kunden gesendet.
Portfolio des Mitarbeiters
Der Projektleiter hat sogar ein eigenes Portfolio. Wenn, Gott bewahre, er seine Befugnisse abgibt, wird die neue Person alle Projekte sehen, die sie weiterhin verfolgen muss.
Die Mitarbeiter haben ebenfalls den Vorteil der Lastenplanung im Portfolio geschätzt. Im Tab "Lasten" analysiert Asana das Volumen der Aufgaben unter Berücksichtigung der Fristen und warnt, wenn ein Mitarbeiter ein untragbares Aufgabenvolumen geplant hat. Fristen ändern und Details anpassen kann man, ohne diesen Tab zu verlassen.
Fehlerbehebung und maßgeschneiderte Entwicklung
Ein separates Team ist bei uns für die Entwicklung zuständig. Im Rahmen des Geschäftsprozesses kommen dort Aufgaben zwei Arten an:
- Fehler,
- neue Entwicklung.
Fehler werden geprüft, auf Kritikalität bewertet und an den Support-Service zur Bearbeitung weitergeleitet.
Die Entwicklungsaufgaben kommen entweder aus dem Backlog interner Unternehmensprodukte oder vom Projektmanager auf Grundlage einer entsprechenden Anfrage des Kunden.
Der Entwicklungsprozess sieht insgesamt so aus.
Die Aufgaben werden auf das Entwicklungstableau in Asana übertragen. Hier ist es.
Der Aufgabensteller wählt den Typ „Bug“ oder „Feature“, legt die Kritikalität fest, gibt den Auftraggeber und die internen Abteilungen des Unternehmens an, die von der Aufgabe betroffen sind. Wenn die Aufgabe allen Anforderungen der internen Regularien entspricht, klickt der Aufgabensteller auf das Blitzsymbol in der oberen Leiste über der Aufgabe und startet den automatischen Geschäftsprozess „Entwickeln Sie eine Schätzung“.
Der Leiter der Entwicklungsabteilung erhält eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe zur Bewertung, und die Aufgabe wird während der Bewertung auf ein separates gleichnamiges Board verschoben.
Nach der Bewertung verschiebt der Leiter die Aufgabe in den Sprint, der dem Monat des geplanten Abschlusses entspricht. Aufgaben befinden sich immer gleichzeitig auf mehreren Boards:
- auf dem persönlichen Board des Projektmanagers,
- auf dem Support-Board,
- auf dem Entwicklungsboard.
Alle Beteiligten und die die Aufgabe kontrollierenden Mitarbeiter sehen den Fortschritt der Erledigung, erhalten Benachrichtigungen und führen Diskussionen direkt in den Kommentaren zur Aufgabe. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, „nimmt“ der Projektmanager oder der zuständige Supportmitarbeiter sie auf seine Seite, um mit der Arbeit im Projekt fortzufahren.
Was ist passiert, als wir die Entwicklungs- und Produktionsabteilungen in eine gemeinsame Umgebung mit dem Team zurückgebracht haben?
Erstens, Die Kundenprojekte wurden langfristiger. Dank des ständig wachsenden Backlogs ist der durchschnittliche Auftragswert gestiegen.
Zweitens, Die Qualität der Projekte hat sich stark verbessert, da die Entwicklungsabteilung jederzeit Fragen an das Marketing, den Vertrieb, die Buchhaltung usw. stellen konnte. Wir hatten die Möglichkeit, die notwendigen Kompetenzen des Teams rechtzeitig einzubinden und Lösungen ganz anderen Niveaus anzubieten.
Drittens, sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte und Kunden erhielten vollständige Transparenz in den geplanten und erledigten Aufgaben. Wir haben gelernt, Projekte zu MANAGEN und erkannt, dass dies ein absolut technischer Prozess ist, aus dem der menschliche Faktor nahezu vollständig ausgeschlossen werden kann.
Viertens, Das Team ist enger zusammengewachsen. Früher hatten die Mitarbeiter eine schwache Vorstellung davon, womit die mythischen Abteilungen für Entwicklung und Produktion beschäftigt sind.
Jetzt, da sie den Entwicklungsprozess und die technische Einrichtung der Systeme sehen:
- findet die Verkaufsabteilung darin Ideen und Inspiration, wie man verkauft,
- nutzen die Marketer regelmäßig nützlichen Inhalt für Beiträge, Artikel, Positionierung und Werbetexte,
- analysieren die Führungskräfte die Bedürfnisse und das Verhalten der Kunden und passen die Strategie an.
Es war eine Win-Win-Win-Transformation, bei der wir, die Kunden und unsere Partner profitiert haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie Ihre Meinung in den Kommentaren teilen: Gab es etwas Nützliches in meinem Artikel und welche Methoden des Projektmanagements verwenden Sie in der Entwicklung!
Quelle: habr.com
