Wir haben mehrfach darüber geschrieben, wie unsere Technologien helfen und sogar Informationen aus verschiedenen Dokumentarten zu verarbeiten und Daten in Buchhaltungssysteme einzugeben. Heute berichten wir, wie wir in – dem größten Anbieter von Wärme und Warmwasser in Moskau.
Stellen Sie sich an die Stelle eines durchschnittlichen Buchhalters. Wir verstehen, dass das nicht einfach ist, aber versuchen Sie es doch. Jeden Tag erhalten Sie eine enorme Menge an papieren Rechnungen, Lieferscheinen, Bescheinigungen und so weiter. Besonders viel kommt an den Tagen vor der Einreichung der Berichterstattung. Alle Angaben und Beträge müssen schnell und sorgfältig überprüft, übertragen und in das Buchhaltungssystem eingegeben werden, manuell Transaktionen durchgeführt und Dokumente archiviert werden, um sie später fristgerecht zur Überprüfung internen Prüfern, der Steuerbehörde, den Tarifregulierungsbehörden und anderen vorzulegen. Schwierig? Aber das ist eine jahrzehntelange Geschäftspraxis, die in vielen Unternehmen existiert. Gemeinsam mit MOEK haben wir diese mühsame Arbeit vereinfacht und benutzerfreundlicher gestaltet. Wenn Sie interessiert sind, wie das war, heißen wir Sie herzlich willkommen unter dem Cut.
Auf dem Foto – das Moskauer Heizkraftwerk TEP-21, der größte Produzent von thermischer Energie in Europa. Die von diesem Kraftwerk erzeugte Wärme liefert MOEK an 3 Millionen Bewohner im Norden Moskaus. .
MOEK hat in Moskau anderthalb Dutzend Niederlassungen. Diese betreuen 15.811 km Fernwärmenetz, 94 Heizkraftwerke und Kesselhäuser, 10.000 Wärmepunkte und 24 Pumpstationen und bauen neue Wärmeversorgungssysteme auf. Das Unternehmen beschafft viele Geräte und Dienstleistungen für die wirtschaftliche Tätigkeit: . Die Erstellung der Dokumente in jeder beschaffenden Abteilung erfolgt durch spezielle Mitarbeiter – Vertragsbetreuer.
Wie ist die Vertragsgestaltung in einem Großunternehmen organisiert? Wenn die Kuratoren einen Vertrag abschließen, erhalten sie von den Geschäftspartnern viele wichtige Dokumente: Lieferscheine, Dienstleistungsabrechnungen, Rechnungen, Bescheinigungen und mehr. In der Regel scannt der Kurator die Geschäftsunterlagen und fügt die Scans dann dem Auftrag im Enterprise Resource Management-System hinzu. Der Finanzcontroller prüft alle Daten manuell. Danach bringt der Kurator die Originaldokumente zur Buchhaltung. Alternativ kann dies auch ein Kurier übernehmen, was die Zustellung der Dokumente möglicherweise verzögert — von mehreren Stunden bis zu ein paar Tagen.
Und alles wäre in Ordnung, aber wie in vielen anderen Unternehmen:
- Die Unterlagen können bereits einige Tage vor dem Abgabetermin in der Buchhaltung eintreffen. Dann müssen die Buchhalter Tag und Nacht am Arbeitsplatz verbringen. Sie müssen manuell überprüfen, ob alle Rechnungen, Lieferscheine usw. korrekt ausgefüllt sind. Wenn alles richtig ist, geben die Mitarbeiter die Daten in das Buchhaltungssystem ein und verbuchen sie. Dabei nimmt das Abtippen der Daten — wie Angaben, Beträge, Daten, Artikelnummern usw. — 90 % der Zeit der Buchhalter in Anspruch. Dadurch besteht das Risiko, Fehler zu machen.
- Die Dokumente können bereits mit Fehlern eintreffen. Manchmal fehlen auch bestimmte Rechnungen oder Bescheinigungen. Manchmal wird dies erst in den letzten Tagen vor der Abgabe der Berichterstattung festgestellt. Dadurch kann sich die Genehmigung der Dokumente verzögern.
- Nach der Buchung bewahren die Buchhalter die Lieferscheine, Rechnungen und Abrechnungen in verstreuten Papier- und elektronischen Archiven auf. Warum ist das problematisch? Zum Beispiel muss die MOEK nach Tarifen arbeiten und ist daher verpflichtet, regelmäßig über ihre Ausgaben gegenüber den Exekutivbehörden zu berichten. Und wenn die nächste staatliche oder steuerliche Prüfung in der Buchhaltung ankommt, müssen die Mitarbeiter lange nach den Dokumenten suchen.
Wie das Schema der Buchhaltung der MOEK früher aussah:
Die MOEK hat als erstes Unternehmen der Energiewirtschaft beschlossen, dieses Schema umzustrukturieren und zu vereinfachen, um Geschäfte schneller abzuschließen und Berichte einzureichen, Marktänderungen bei Einkäufen besser zu bewerten und ihre Finanzstrategie zu planen. Es war nicht einfach, das über Jahre hinweg etablierte Schema der Buchhaltung eigenständig zu ändern, daher entschied sich das Unternehmen, dies gemeinsam mit dem Partner ABBYY zu transformieren.
Gesagt, getan
Das Team von ABBYY hat eine universelle Plattform für die intelligente Informationsverarbeitung in der MOEK implementiert und eingerichtet:
- flexible Beschreibungen (Datenextraktionsvorlagen) zur Dokumentenverarbeitung. Was das ist und wofür es benötigt wird, haben wir ausführlich auf Habr beschrieben. und Die MOEK verarbeitet mit der Lösung mehr als 30 Arten von Dokumenten (zum Beispiel den Akt über die installierte Ausrüstung oder den Akt über die Agenturprovision) und extrahiert mehr als 50 Attribute daraus (Dokumentennummer, Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer, Name des Käufers, Verkäufers, Auftragnehmers, Menge der Ware usw.);
- einen Connector für Prüfungen und Datenextraktionen, der ABBYY FlexiCapture, SAP und OpenText miteinander verbunden hat. Dank des Connectors ist eine automatische Datenüberprüfung aus Bestellungen und Verträgen anhand verschiedener Verzeichnisse möglich. Darüber werden wir gleich weiter unten berichten;
- Export von Dokumenten in ein elektronisches Archiv auf Basis von OpenText. Jetzt werden alle Scans der Dokumente an einem Ort aufbewahrt;
- Entwürfe von Buchungssätzen in SAP ERP mit Verweisen auf Scans der Dokumente.
Anschließend entwickelten die Mitarbeiter von ABBYY und MOEK ein Suchformular, damit der Buchhalter innerhalb von Sekunden wichtige Rechnungen im elektronischen Archiv nach beliebigen Attributen finden und für Prüfungen durch die Steuerbehörden zur Verfügung stellen kann.
Die Suche ist nach 26 verschiedenen Kriterien möglich (das Bild ist klickbar):
Nachdem die MOEK das gesamte System erfolgreich getestet hatte, wurde es in Betrieb genommen. Das gesamte Projekt, einschließlich Abstimmungen, Klärungen und Nachbesserungen, wurde in einem Zeitraum von 10 Monaten realisiert.
Der Arbeitsablauf nach der Implementierung von ABBYY FlexiCapture:
Kommt es Ihnen so vor, als hätte sich nichts geändert? Ja, der Geschäftprozess ist gleich geblieben, nur dass jetzt viele Funktionen von der Maschine übernommen werden.
Buchung, geschehen!
Wie sieht es jetzt aus? Angenommen, der Vertragskurator hat einen Satz von Primärdokumenten für einen Pumpenlieferungsvertrag für ein Kraftwerk oder beispielsweise für den Bau von Fernwärmenetzen erhalten. Der Spezialist muss die Vollständigkeit und den Inhalt der Dokumente nicht mehr selbst überprüfen, keinen Kurier rufen und die Originale der Dokumente an die Buchhaltung senden. Der Kurator scannt einfach das unterschriebene Set von Primärdokumenten, und danach übernehmen die Technologien das Ruder.
Mit dem Netzwerk-Scanner-System sendet der Mitarbeiter Scans im TIFF- oder PDF-Format in seinen heißen Ordner oder an seine E-Mail. Dann öffnet er die Web-Input-Station von ABBYY FlexiCapture und wählt den Typ des Dokumentensets zur Verarbeitung aus. Zum Beispiel "Kauf von Arbeiten/Dienstleistungen mit Agenturprovision", "Eingang von Materialressourcen (MR)" oder "Vermögenskontrolle".
Der Typ des Sets bestimmt die Anzahl und Arten der erforderlichen Dokumente und Daten, die das System klassifizieren, erkennen und überprüfen muss.
Der Kurator lädt Scans zur Erkennung hoch. Das System überprüft automatisch, ob alle Dokumente vorhanden sind, den Inhalt jedes Papiers und auf dem Server erfolgt die Erkennung der Daten – Vertragsdatum, Betrag, Adresse, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und andere Daten. Übrigens, die MOEK ist das erste Energieunternehmen in Russland, das diesen Ansatz verwendet.
Wenn der Kurator nicht alle Dokumente hochgeladen hat oder in einer bestimmten Rechnung nicht alle Daten angegeben sind, bemerkt das System dies und fordert den Mitarbeiter sofort auf, den Fehler zu beheben:
Das System meldet einen Fehler und bittet darum, fehlende Dokumente hinzuzufügen (alle Screenshots sind klickbar):
Das System hat festgestellt, dass das Dokument abgelaufen ist:
Damit muss der Mitarbeiter nicht mehr bestimmen, ob das Dokument korrekt ausgefüllt ist. Wenn alles richtig ist, erfolgt direkt an der Web-Input-Station automatisch die Mehrheit der Datenprüfungen. Es reicht aus, die Bestellnummer, die in SAP ERP angegeben ist, einzugeben. Danach erfolgt der Abgleich der erkannten Daten mit Informationen, die in SAP verarbeitet werden: Steuernummer und Umsatzsteuer-ID des Vertragspartners, Vertragsnummern und -beträge, MwSt, Waren- oder Dienstleistungsnummer. Die Verarbeitung und Prüfung eines Dokuments dauert nur ein paar Minuten.
Anhand der Daten – Steuernummer und Umsatzsteuer-ID – kann die benötigte Firma aus dem Verzeichnis ausgewählt werden:
Wenn in der Rechnung oder im Lieferschein ein Fehler vorliegt, wird das Dokument nicht zur Archivierung exportiert. Wenn das Dokument beispielsweise inkompetent erstellt wurde oder eines der Zeichen nicht korrekt erkannt wurde, wird das System darauf hinweisen und den Mitarbeiter auffordern, alle Ungenauigkeiten zu korrigieren. Hier ein Beispiel:
Das System hat festgestellt, dass die OAO "Vasiljek" nicht auf der Liste der Lieferanten der MOEK steht.
Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Fehler zu erkennen, bevor das Dokument in die Buchhaltung gelangt.
Wenn alle Überprüfungen erfolgreich abgeschlossen sind, wird mit einem Klick eine Scan-Kopie des Dokuments im elektronischen Archiv OpenText gespeichert, und in SAP erscheinen ein Link und eine Karte mit den Metadaten dazu. Der Buchhalter oder der Kurator können jederzeit im elektronischen Archiv die Liste der Dokumente zu dem entsprechenden Auftrag einsehen sowie Informationen dazu, wer die Dokumente innerhalb welcher Fristen und mit welchem Ergebnis bearbeitet hat.
Peter Petrowitsch schaute im elektronischen Archiv vorbei, …
…um zu sehen, wer die Dokumente zum Auftrag Nr. 1111 hochgeladen hat.
Nach dem Export der Daten und Scans aus ABBYY FlexiCapture erscheint in SAP ein Entwurf der Buchung mit vorausgefüllten Daten und Links zu den Scan-Abbildungen der Dokumente.
Entwurf der Buchung:
Anschließend erhält der Buchhalter eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link zum fertigen Entwurf und den Scans. Der Spezialist muss sich nicht mehr mit Papierkram herumschlagen. Er muss nur noch in den Scans den endgültigen Betrag der Transaktion, das Vorhandensein des Stempels, die Unterschrift überprüfen und die Buchung vornehmen. Dafür benötigt der Buchhalter jetzt weniger als eine Minute.
Die Ergebnisse des Projekts
- Dank der Technologien von ABBYY hat die MOEK nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die finanzielle Kontrolle vereinfacht und beschleunigt. Um eine Buchung vorzunehmen, müssen die Mitarbeiter nicht mehr auf den Kurier mit den Originals warten – es reicht, mit einem Klick den Scan mit den bereits geprüften Daten aus dem elektronischen Archiv zu erhalten. Das Originaldokument wird jedoch weiterhin benötigt. Es kann jedoch jetzt später an die Buchhaltung gesendet werden. Wenn es dort eingeht, setzt der Mitarbeiter in der Buchhaltungssoftware das Häkchen "Original erhalten".
- Die Mitarbeiter erhalten sofort alle erforderlichen Daten zur Transaktion aus den Scans, führen die Buchungen rechtzeitig durch und bereiten alle Dokumente für die Berichterstattung im Voraus vor. Jetzt sind sie gegen interne und externe Überprüfungen immun.
- Die Buchhalter führen finanzielle Transaktionen dreimal schneller durch, und die MOEK schließt den Berichtszeitraum zehn Tage früher ab.
- Alle Niederlassungen der MOEK speichern Buchhaltungsdokumente in einem einheitlichen elektronischen Archiv. Dadurch ist es möglich, jede Rechnung, jeden Vertrag oder jeden Leistungsnachweis sowie alle Attribute daraus (Beträge, MwSt., Waren- oder Dienstleistungsbezeichner) viermal schneller zu finden als früher.
- Das System verarbeitet jährlich mehr als 2,6 Millionen Seiten Dokumente.
Zum Abschluss
MOEK nutzt Seit 2 Jahren habe ich Statistiken gesammelt. Es stellte sich heraus, dass Buchhalter 95 % der Buchungen vornehmen, ohne Änderungen in Entwürfe vorzunehmen. Das bedeutet, dass solche Buchungen in Zukunft vollständig automatisiert verarbeitet werden können. So kam es, dass dieses Produkt faktisch der erste Schritt des Unternehmens auf dem Weg zur Implementierung von Elementen "künstlicher Intelligenz" in die Geschäftsprozesse wurde: MOEK entwickelt ein entsprechendes Programm.
Auch andere russische Unternehmen automatisieren die Buchhaltungsarbeit: Sie gestalten sie einfacher und benutzerfreundlicher. Zum Beispiel erhält der Finanzüberwachungsdienst „“ mit den Technologien von ABBYY wichtige Geschäftsinformationen doppelt so schnell und benötigt 20 % weniger Zeit für die Suche nach benötigten Rechnungen und Warenbegleitdokumenten. Technologien zur intelligenten Informationsverarbeitung helfen den Buchhaltungsmitarbeitern des Konzerns „“ sofort, die benötigten Finanzdokumente während massenhafter Steuerprüfungen zu finden. Im Jahr 2019 plant das Unternehmen, etwa 10 Millionen Seiten Dokumente zu verarbeiten.
Möchten Sie mehr über das Projekt MOEK und ABBYY erfahren? Am 3. April um 11:00 Uhr wird der stellvertretende Leiter des IT-Zentrums von MOEK, Wladimir Feoktistow, in einem kostenlosen . Schließen Sie sich uns an, wenn Sie Fragen stellen möchten.
Elisaweta Titarenko,
Redakteurin des Unternehmensblogs von ABBYY
Quelle: habr.com
