Wir haben mehrfach darüber geschrieben, wie unsere Technologien und sogar helfen, Informationen aus allen Arten von Dokumenten zu verarbeiten und Daten in Buchhaltungssysteme einzugeben. Heute erzählen wir, wie wir in – dem größten Anbieter von Wärme und Warmwasser in Moskau – eingeführt haben.
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein ganz normaler Buchhalter. Wir verstehen, dass das nicht einfach ist, aber versuchen Sie es trotzdem. Jeden Tag erreichen Sie eine enorme Menge an Papierbelegen, Rechnungen, Bescheinigungen und so weiter. Besonders viel kommt in den Tagen vor der Einreichung der Berichte. Alle Daten und Beträge müssen schnell und sorgfältig überprüft, abgeschrieben und in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Manuelle Transaktionen müssen durchgeführt und die Dokumente archiviert werden, damit sie später pünktlich zur Prüfung den internen Auditoren, dem Finanzamt, den Tarifregulierungsbehörden und anderen vorgelegt werden können. Ist das schwierig? Aber das ist eine jahrelange Geschäftspraxis, die in vielen Unternehmen existiert. Gemeinsam mit der MOEK haben wir diese mühevolle Arbeit vereinfacht und bequemer gestaltet. Wenn Sie neugierig sind, wie das war, sind Sie herzlich eingeladen, weiterzulesen.
Das Bild zeigt das Moskauer Wärme-Kraftwerk 21, den größten Wärmeproduzenten in Europa. Die von diesem Werk produzierte Wärme wird von der MOEK an 3 Millionen Bewohner im Norden Moskaus geliefert. .
Die MOEK hat in Moskau anderthalb Dutzend Niederlassungen. Sie betreuen 15.811 km Fernwärmenetz, 94 Heizkraftwerke und Heizstationen, 10.000 Wärmeübergabestationen und 24 Pumpstationen und bauen zudem neue Heizversorgungssysteme auf. Das Unternehmen beschafft zahlreiche Geräte und Dienstleistungen für die Geschäftstätigkeit: . Die Erstellung der Dokumente in jeder initiierenden Abteilung wird von speziellen Mitarbeitern – Vertragsmanagern – durchgeführt.
Wie wird die Vertragsdokumentation in einem großen Unternehmen organisiert? Wenn die Betreuer einen Vertrag abschließen, erhalten sie von den Vertragspartnern viele wichtige Dokumente: Lieferscheine, Dienstleistungsberichte, Rechnungen, Bescheinigungen usw. Üblicherweise scannt der Betreuer die geschäftlichen Unterlagen und fügt die Scans dann der Bestellung im Enterprise Resource Management System hinzu. Der Finanzcontroller überprüft alle Daten manuell. Danach bringt der Betreuer die Originaldokumente zur Buchhaltung oder ein Kurier übernimmt das, wobei der Transport der Dokumente länger dauern kann – von mehreren Stunden bis zu ein paar Tagen.
Und das wäre ja alles in Ordnung, aber wie in vielen anderen Unternehmen gilt:
- Die Papiere können mehrere Tage vor der Einreichung der Berichterstattung in der Buchhaltung ankommen. Dann müssen Buchhalter Tag und Nacht an ihrem Arbeitsplatz verbringen. Sie müssen manuell überprüfen, ob alle Rechnungen, Belege usw. korrekt ausgefüllt sind. Wenn alles richtig ist, tippt der Mitarbeiter die Daten in das Buchhaltungssystem ein und macht die Buchungen. Dabei nimmt das Abtippen der Daten – Angaben, Beträge, Daten, Artikelnummern usw. – 90 % der Zeit des Buchhalters in Anspruch. Dadurch entsteht das Risiko eines Fehlers.
- Dokumente können bereits mit Fehlern ankommen. Manchmal fehlen auch bestimmte Rechnungen oder Bescheinigungen. Manchmal stellt sich dies in den letzten Tagen vor der Einreichung der Berichte heraus. Dadurch können sich die Fristen zur Genehmigung der Dokumente verlängern.
- Nach den Buchungen bewahren Buchhalter Belege, Rechnungen und Protokolle in unterschiedlichen Papier- und elektronischen Archiven auf. Warum verursacht das Schwierigkeiten? Zum Beispiel arbeitet MOEK nach Tarifen und ist daher verpflichtet, regelmäßig über seine Ausgaben gegenüber den Aufsichtsbehörden zu berichten. Wenn eine staatliche oder steuerliche Überprüfung in die Buchhaltung kommt, müssen die Mitarbeiter lange nach den Dokumenten suchen.
So sah früher das Arbeitschema der Buchhaltung von MOEK aus:
MOEK war das erste Unternehmen der Energiebranche, das entschied, dieses Schema umzustrukturieren und zu vereinfachen, um schneller Abschlüsse zu tätigen, Berichte zu erstellen, die Marktveränderungen bei Einkäufen besser zu bewerten und seine Finanzstrategie zu planen. Es war nicht einfach, das jahrzehntelang bestehende Buchhaltungsschema eigenständig zu ändern, weshalb das Unternehmen beschloss, es gemeinsam mit dem Partner ABBYY zu transformieren.
Gesagt, getan
Das Team von ABBYY implementierte in MOEK eine universelle Plattform zur intelligenten Informationsverarbeitung und richtete ein:
- flexible Beschreibungen (Datenextraktionsvorlagen) zur Verarbeitung von Dokumenten. Was dies ist und wozu es benötigt wird, haben wir ausführlich auf Habré beschrieben und . MOEK verarbeitet mit Hilfe der Lösung über 30 Dokumentenarten (zum Beispiel den Akt des montierten Equipments oder den Akt für das Agenturhonorar) und extrahiert mehr als 50 Attribute daraus (Dokumentennummer, Endbetrag inklusive Mehrwertsteuer, Name des Käufers, Verkäufers, Subunternehmers, Menge der Waren usw.);
- Ein Connector zur Durchführung von Prüfungen und zum Export von Daten, der ABBYY FlexiCapture, SAP und OpenText miteinander verbunden hat. Dank dieses Connectors ist die automatische Prüfung von Daten aus Bestellungen und Verträgen anhand verschiedener Verzeichnisse möglich. Darüber werden wir gleich mehr erzählen.
- Export von Dokumenten in ein elektronisches Archiv auf Basis von OpenText. Jetzt werden alle Dokumentenscans an einem Ort aufbewahrt.
- Entwürfe von Buchungssätzen in SAP ERP mit Verweisen auf Dokumentenscans.
Dann haben die Mitarbeiter von ABBYY und МОЭК ein Suchformular entwickelt, damit die Buchhalter in Sekundenschnelle wichtige Rechnungen im elektronischen Archiv über beliebige Attribute finden und sie für Prüfungen durch die Finanzbehörden bereitstellen können.
Die Suche ist nach 26 verschiedenen Kriterien möglich (das Bild ist klickbar):
Nachdem МОЭК das gesamte System erfolgreich getestet hatte, wurde es in Betrieb genommen. Das gesamte Projekt, einschließlich Abstimmungen, Klarstellungen und Ergänzungen, wurde innerhalb von 10 Monaten umgesetzt.
Schema der Arbeitsweise nach der Implementierung von ABBYY FlexiCapture:
Sie denken, es hat sich nichts geändert? Ja, der Geschäftsprozess ist gleich geblieben, nur dass jetzt die meisten Funktionen von einer Maschine übernommen werden.
Buchung, geschehen!
Wie läuft es jetzt? Angenommen, der Vertragspartner hat einen Satz von Ausgangsdokumenten für den Liefervertrag von Pumpen für das Kraftwerk oder beispielsweise den Bau von Fernwärmenetzen erhalten. Der Fachmann muss nicht mehr selbst die Vollständigkeit und den Inhalt der Dokumente überprüfen, einen Kurier rufen und die Originale der Dokumente an die Buchhaltung senden. Der Kurator scannt einfach das unterschriebene Set von Ausgangsdokumenten, und dann übernehmen die Technologien das Weitere.
Mit dem System zur Netzwerkanalyse sendet der Mitarbeiter die Scans im TIFF- oder PDF-Format in seinen Arbeitsordner oder per E-Mail. Anschließend öffnet er die Web-Eingabestation ABBYY FlexiCapture und wählt den Dokumententyp für die Verarbeitung aus. Zum Beispiel 'Einkauf von Arbeiten/Dienstleistungen mit Vermittlungsprovision', 'Annahme von Material- und technischen Ressourcen (MTR)' oder 'Vermögensverwaltung'.
Die Art des Sets bestimmt die Anzahl und Arten der notwendigen Dokumente und Daten, die das System klassifizieren, erkennen und überprüfen muss.
Der Kurator lädt Scans zur Erkennung hoch. Das System überprüft automatisch, ob alle Dokumente vorhanden sind, und erkennt die Daten – Vertragsdatum, Betrag, Adresse, TIN, KPP und weitere Angaben. Übrigens ist MOEK das erste Energieunternehmen in Russland, das einen solchen Ansatz verwendet.
Wenn der Kurator nicht alle Dokumente hochgeladen hat oder in irgendeinem Beleg nicht alle Daten angegeben sind, bemerkt das System dies sofort und fordert den Mitarbeiter auf, den Fehler zu beheben:
Das System gibt eine Fehlermeldung aus und fordert zur Ergänzung fehlender Dokumente auf (hier und später sind die Screenshots anklickbar):
Das System hat festgestellt, dass das Dokument abgelaufen ist:
Mitarbeiter müssen nicht mehr selbst überprüfen, ob das Dokument korrekt ist. Wenn alles stimmt, werden die meisten Datenprüfungen automatisch an der Eingabestation durchgeführt. Es reicht aus, die Bestellnummer aus SAP ERP einzugeben. Anschließend erfolgt die Zuordnung der erkannten Daten mit den in SAP verarbeiteten Informationen: die Steueridentifikationsnummer (INN) und die Steuerregistrierungsnummer (KPP) des Vertragspartners, die Vertragsnummern und -beträge, die Mehrwertsteuer (MwSt) sowie die Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung. Die Bearbeitung und Prüfung eines Dokuments dauert nur wenige Minuten.
Anhand der Angaben – INN und KPP – kann das gewünschte Unternehmen aus dem Verzeichnis ausgewählt werden:
Wenn es einen Fehler in der Rechnung oder Frachtrechnung gibt, lässt das System das Dokument nicht zum Export ins Archiv durch. Zum Beispiel, wenn das Dokument nicht korrekt ausgefüllt ist oder ein Zeichen falsch erkannt wurde, wird das System darauf hinweisen und den Mitarbeiter auffordern, alle Ungenauigkeiten zu korrigieren. Ein Beispiel:
Das System hat festgestellt, dass die ZAO „Vasillek“ nicht auf der Liste der Lieferanten von MOEK steht.
Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor das Dokument in die Buchhaltung gelangt.
Если все проверки успешно пройдены, то за один клик скан-копия документа отправляется в электронный архив OpenText, а в SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными. Бухгалтер или куратор всегда могут посмотреть в электронном архиве список документов по нужному заказу и информацию, кто, в какие сроки, с каким результатом обработал документы.
Петр Петрович заглянул в электронный архив, …
…чтобы посмотреть, кто загрузил документы по заказу №1111.
После выгрузки данных и сканов из ABBYY FlexiCapture в SAP появляется черновик проводки с предварительно заполненными данными и ссылками на скан-образы документов.
Черновик проводки:
Затем бухгалтеру на почту приходит оповещение со ссылкой на готовый черновик и сканы. Специалисту больше не нужно мучиться с бумагой. Ему остается только проверить в сканах итоговую сумму сделки, наличие печати, подписи и осуществить проводку. На нее бухгалтер теперь тратит меньше минуты.
Projektübersicht
- Mit Technologien von ABBYY hat die MOEK nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Finanzkontrolle vereinfacht und beschleunigt. Um buchhalterische Einträge vorzunehmen, müssen die Mitarbeiter nicht mehr auf den Kurier mit den Originaldokumenten warten – sie können mit einem Klick den Scan mit bereits geprüften Daten aus dem digitalen Archiv abrufen. Allerdings wird das Originaldokument dennoch benötigt. Aber jetzt kann es später an die Buchhaltung gesendet werden. Sobald es dort eingeht, setzt der Mitarbeiter im Buchhaltungssystem das Häkchen „Original erhalten“.
- Die Mitarbeiter erhalten sofort alle benötigten Informationen über den Geschäftsvorfall aus den Scans, führen die Buchungen pünktlich durch und bereiten rechtzeitig alle Dokumente für die Berichterstattung vor. Jetzt sind sie weder internen noch externen Prüfungen gegenüber angstfrei.
- Die Buchhalter führen finanzielle Transaktionen dreimal schneller durch, und die MOEK schließt den Berichtszeitraum zehn Tage früher ab.
- Alle Filialen der MOEK speichern Buchhaltungsdokumente in einem einheitlichen digitalen Archiv. Dadurch kann jede Rechnung, jeder Vertrag oder jedes Protokoll über erbrachte Leistungen sowie alle zugehörigen Attribute (Beträge, Mehrwertsteuer, Artikelbezeichnungen von Waren oder Dienstleistungen) viermal schneller gefunden werden als zuvor.
- Jährlich verarbeitet die Lösung über 2,6 Millionen Dokumentenseiten.
Abschließend
Die MOEK nutzt bereits seit 2 Jahren und hat in dieser Zeit Statistiken gesammelt. Es stellte sich heraus, dass Buchhalter 95 % der Buchungen ohne Änderungen an Entwürfen vornehmen. Das bedeutet, dass solche Buchungen in Zukunft vollständig automatisch durchgeführt werden können. So ist es gekommen, dass dieses Produkt praktisch der erste Schritt des Unternehmens zur Implementierung von Elementen der ‚künstlichen Intelligenz‘ in die Geschäftsprozesse ist: Die MOEK entwickelt ein entsprechendes Programm.
Auch andere russische Unternehmen automatisieren die Buchhaltungsarbeit: Sie gestalten sie einfacher und bequemer. Zum Beispiel erhält die Finanzkontrolldienstleistung „“ mit Hilfe von ABBYY-Technologien wichtige Geschäftsinformationen doppelt so schnell und benötigt 20 % weniger Zeit, um die benötigten Rechnungen und Lieferscheine zu finden. Technologien zur intelligenten Informationsverarbeitung helfen den Buchhaltungsteams des Konzerns „“ sofort, die benötigten Finanzdokumente während umfangreicher Steuerprüfungen zu finden. Im Jahr 2019 planen die Spezialisten des Unternehmens, etwa 10 Millionen Dokumentenseiten zu bearbeiten.
Möchten Sie mehr über das Projekt MOEK und ABBYY erfahren? Am 3. April um 11:00 Uhr wird der stellvertretende Leiter des Zentrums für Informationstechnologien der MOEK, Wladimir Feoktistov, in einem kostenlosen Webinar Details zum Fall vorstellen. Seien Sie dabei, wenn Sie Fragen stellen möchten.
Elizaveta Titarenko,
Redakteurin des Unternehmensblogs von ABBYY
Quelle: habr.com
