17 Momente der IT. Persönliche Erfahrungen zur Selbstorganisation vom Abteilungsleiter

Warum 17, fragen Sie sich? Weil mein Weg in die IT genau vor 17 Jahren begann. In diesem Jahrzehnt habe ich bei der Firma "Infosysteme Jet" gearbeitet, wo ich meine berufliche Entwicklung durchlaufen habe. Aber heute werde ich nicht über die Wirren des Unternehmenslebens sprechen, sondern über Selbstbildung und Literatur, die mir all die Jahre geholfen hat.

Das erste Mal, dass ich den Bedarf an bewusster Selbstorganisation verspürte, war, als ich noch zu Beginn der 2010er Jahre als Business-Analyst arbeitete. Irgendwann hatte ich eine große Menge an Aufgaben, und ich suchte Rat bei einem Kollegen, der immer einen Planer dabei hatte. Als Antwort empfahl er mir ein Buch über Zeitmanagement. So lernte ich 2012 das Buch von Gleb Arkhangelsky "Time Drive" kennen. Gleb erklärt ziemlich detailliert, wie man die Zeit verwaltet, und bietet sein eigenes System für das Führen und Planen der Zeit an. Von ihm habe ich als Erster von den "Fröschen" gehört, die man morgens "essen" sollte. Er bezeichnete damit die Aufgaben, die einem unangenehm sind, aber wenn man morgens eine solche Aufgabe erledigt und dann merkt, dass es keine weiteren solchen Aufgaben mehr gibt, erlebt man unglaubliche Freude. Er erzählte mir auch, dass man "den Elefanten in Stücke essen muss": das bedeutet, wenn man eine riesige Aufgabe hat, sollte man sie in Teile schneiden und "sie in Bissen essen". So kamen bei mir auf dem Tisch Papier-Planer (nicht zu verwechseln mit Notizbüchern, die hatte ich immer und habe sie immer noch), und dort standen meine Notizen.



Im Jahr 2014 begann eine sehr aktive Entwicklung, es gab viel Arbeit, das Unternehmen raste wie eine Rakete. Als ich mit Notfällen konfrontiert wurde, wandte ich weiterhin die Methoden an, die ich mir irgendwie eingeprägt hatte – "Frösche", "Elefanten", das Aufschreiben von Aufgaben auf Zettel. Eines Tages schlug mir mein Kollege Vitaliy vor, einen Tag zu reservieren, um länger zu bleiben und alles aufzuarbeiten, was ich hatte. Ich weiß nicht, ob er Bücher gelesen hat, aber intuitiv wandte er einen Schritt an, den ich in mehreren Büchern schon gesehen hatte: die "wöchentliche Übersicht". Oder zum Beispiel führt meine Frau ständig eine elektronische Liste ihrer Aufgaben auf ihrem iPhone und vergisst nichts (zu meinem Bedauern =( ). Das Führen solcher Listen ist eine weitere beliebte (schlüssel) Methode.

Im Jahr 2015 musste ich eine Zeit lang meinen Kollegen helfen – ich musste die Funktionen testen und auf der Seite des Auftraggebers sitzen. Das Spektrum der Verantwortlichkeiten wuchs: Ich testete, analysierte Fehler, koordinierte mehrere Teams, entschied, wohin welche Fehler gingen, führte verschiedene Register für jene, für diese und auch für die anderen Jungs. Im Februar 2016 ging mein Kollege in einen längeren Urlaub, und mir wurde angeboten, die Position des Koordinators zwischen zwei Abteilungen des Unternehmens zu übernehmen. Ich stimmte zu und verpflichtete mich damit, neue Möglichkeiten zur Selbstorganisation zu suchen.

Ich führte nach wie vor meine Papierkalender (und Notizbücher), kam jedoch zu dem Schluss, dass ich ein zusätzliches elektronisches Tool benötigte. Die Wahl fiel auf EverNote. Dort ist alles ungefähr so wie in Papierform, nur dass es einfacher ist, Informationen zu suchen, und es von vielen Geräten aus zugänglich ist. Als EverNote dann für alle Plattformen kostenpflichtig wurde, wechselte ich zu OneNote, das bis heute mein Begleiter ist – ausschließlich als Ersatz für Papier für Notizen sowie zur Speicherung von Referenzinformationen, die ich ständig benutze. Seine Hauptvorteile sind – es ist plattformübergreifend, kostenlos und synchronisiert sich gut, obwohl es ein Produkt von Microsoft ist. Außerdem ist es cloudbasiert.

Im Jahr 2017 begann ich zu lernen, meine Gedanken verständlich mithilfe visueller Werkzeuge zu erklären – ich lernte nicht so sehr das Zeichnen, sondern machte mich mit der Handhabung vertraut. Ich zeichnete Bilder für meinen Tagesplan – das funktioniert gut und ist amüsant.

Im Jahr 2018 gab es katastrophal viele Aufgaben (unter der Leitung bildete sich eine Gruppe). Ich wandte mich erneut um Rat an Freunde, und meine Kollegin von "Infosesysteme Jet", Mascha, empfahl mir ein tolles Buch – "Jedi-Techniken" von Max Dorofejew. Tatsächlich bietet Max Dorofejew, wie auch Gleb Archangelski, sein eigenes Zeitmanagementsystem an, das sich auf die Selbstorganisation und die Verwaltung von Aufgaben konzentriert. Max gab mir den ersten Hinweis, dass ich eigentlich großen Stress habe, weil ich alle Aufgaben im Kopf behalte (trotz der Existenz von Notizbüchern, Terminplanern und Ähnlichem). Er schlägt einfache Techniken zur Entlastung vor, zum Beispiel "Nachtheuler" – wenn du ins Bett gehst und anstatt normal einzuschlafen, beginnst du zu denken: "Oh, das habe ich vergessen zu erledigen!" Er rät auch dazu, fünf Minuten zu investieren, um sich hinzusetzen und den ganzen Tag rückwärts durchzugehen. Während dieser Rückschau wird einem in Erinnerung gerufen, was man machen wollte und nicht notiert hat. Wenn du dich erinnerst – schreibe es in dein Selbstorganisation-System, wo du deine Aufgaben führst, oder einfach auf einen Zettel. So muss man den gesamten Tag durchgehen. Es hilft wirklich (versuche es, sei nicht faul).

Darüber hinaus beleuchtet der Autor das Problem der Prokrastination: Er schlägt vor, Aufgaben in Form der allerersten Schritte zu erstellen, die unternommen werden müssen, und zwar so einfach und verständlich wie möglich. Außerdem erklärt der Autor die Aufgaben intelligent: Zu jeder Aufgabe muss man die Fragen „Was? Warum? Wieso? Wann? Wie viel?“ beantworten und, am wichtigsten, die erste physische Handlung formulieren, die man zur Erreichung des Ziels (Erledigung der Aufgabe, des Projekts) unternehmen muss. Er spricht darüber, warum wir faul sind, sowie über die Besonderheiten der Motivation, und gibt viele nützliche Ratschläge zur Konzentration. Einer der Ratschläge, den ich angewendet habe, ist, alle eingehenden Nachrichten in meinem E-Mail-Postfach als gelesen zu markieren, damit sie dich nicht ablenken, und sie zu lesen, wenn es dir passt. Früher haben mich neue E-Mails ständig von den Aufgaben abgebracht, an denen ich gearbeitet habe. Auf Max' Rat hin habe ich zudem alle Benachrichtigungen ausgeschaltet, und das war echt schwer! Ich musste mich dazu zwingen. Ich sagte mir: „Roma, wenn wirklich etwas passiert, wirst du zuerst eine SMS erhalten, und in einer ernsteren Situation wirst du angerufen.“ Ich habe tatsächlich den Unterschied gemerkt: Es hat den ersten Stress von mir genommen. Außerdem begann ich, weitere Praktiken anzuwenden, die halfen, mein Gehirn für das Nachdenken über das Leben auf einer höheren Wahrnehmungsebene freizumachen. Doch der Weg zur „Erleuchtung“ steht mir noch bevor.

Neben den bereits genannten Büchern kann ich die folgenden empfehlen: „Irgendwann“, „Lifehack für jeden Tag“, „Wie man die Dinge in Ordnung bringt“ und „Unfuck yourself. Dämpfe weniger, lebe mehr“. Sie klären einige spezifische Fragen und unterstützen die persönliche Motivation.
In letzter Zeit habe ich gelernt, mit dem Ansturm an Aufgaben umzugehen, obwohl es nicht weniger wird, aber ich fühle trotzdem die Notwendigkeit zur weiteren Entwicklung.

Was hilft Ihnen, mit der Belastung umzugehen und gute Laune zu haben? Ich wäre dankbar für Ratschläge.

Roman Gribkov, Leiter der Gruppe für Serviceprojekte bei „Infosysteme Jet“


Quelle: habr.com