Hallo zusammen, ich bin bereits mehrmals auf Artikel über Hackathons gestoßen: warum Menschen dorthin gehen, was funktioniert und was nicht. Vermutlich wird es den Leuten interessant erscheinen, Hackathons aus einer anderen Perspektive zu betrachten: aus der Sicht des Organisators. Bitte beachten Sie, dass es hier um das Vereinigte Königreich geht; Organisatoren aus Russland könnten eine etwas andere Meinung dazu haben.
Ein kleiner Hintergrund: Ich bin Student im 3. Jahr am Imperial College London, Programmierer, lebe seit sieben Jahren hier (die Qualität des russischen Textes könnte gelitten haben), habe persönlich an 6 Hackathons teilgenommen, einschließlich dem, über den ich jetzt sprechen werde. Alle Veranstaltungen habe ich persönlich besucht, sodass es ein bisschen subjektiv ist. An dem Hackathon, über den es geht, war ich 2 Mal Teilnehmer und einmal Organisator. Er heißt IC Hack, wurde von studentischen Freiwilligen ins Leben gerufen und hat mir in diesem Jahr etwa 70-80 Stunden meiner Freizeit gekostet. und einige Fotos.
Hackathons werden normalerweise entweder von Unternehmen (hier spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle) oder von Universitäten organisiert. Im ersten Fall gibt es deutlich weniger Fragen zur Organisation. Die Sponsoringmittel kommen in der Regel vom Unternehmen selbst, häufig wird eine Agentur mit der Organisation des Events beauftragt (manchmal kümmern sich die Mitarbeiter selbst zu 100 % um die Organisation), das Juryauswahl erfolgt aus den Mitarbeitern, und oft wird ein Thema vorgegeben, zu dem ein Projekt erstellt werden soll. Ganz anders sind die universitären Hackathons, die ebenfalls in zwei Kategorien unterteilt werden. Die erste Kategorie ist für kleinere Universitäten mit wenig Erfahrung in der Durchführung solcher Veranstaltungen von Interesse. Sie werden über MLH (Major League Hacking) organisiert, die fast die gesamte Verantwortung für den Prozess übernimmt.
Es ist MLH, das das Sponsoring übernimmt, einen Großteil der Juryplätze besetzt und Studenten lehrt, wie man Hackathons durchführt. Beispiele für solche Veranstaltungen sind HackCity, Royal Hackaway und andere. Der Hauptvorteil liegt in der Stabilität. Alle auf diese Weise organisierten Hackathons sind sehr ähnlich, folgen demselben Szenario, haben ähnliche Sponsoren und erfordern keine besondere Vorbereitung von den Studenten, die diese Veranstaltungen durchführen. Die Nachteile sind offensichtlich: Die Events unterscheiden sich kaum voneinander, selbst die Preisategorien sind ähnlich. Ein weiterer Nachteil ist die geringe Finanzierungsgröße (von der offiziellen Website von Royal Hackaway 2018 kann man sehen, dass der Goldsponsor ihnen 1500 GBP bringt) und die ziemlich begrenzte Auswahl an „Swag“ (kostenloses Merch, das von den Sponsoren bereitgestellt wird). Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass solche Veranstaltungen meist nicht sehr groß, anfängerfreundlich und die Tickets fast immer erhältlich sind (ich habe über 3 Tage nachgedacht, ob ich gehen soll oder nicht, aber nicht einmal die Hälfte der Tickets war verkauft) und sie haben sehr oft ähnliche Konkurrenzteams (70-80% aller Projekte sind mit Webanwendungen verbunden). Daher ist es für die „Hipster“-Teams nicht besonders schwierig, sich von ihnen abzuheben.
P.S. Die Tickets sind fast immer kostenlos, den Verkauf von Tickets für einen Hackathon betrachten wir als schlechten Ton.
Jetzt, wo ich kurz über die Alternativen gesprochen habe, kommen wir zurück zum Hauptthema des Beitrags: Hackathons, die von unabhängigen Studenten-Enthusiasten organisiert werden. Wer sind diese Studenten und welchen wirklichen Nutzen hat die Organisation eines solchen Events? Die meisten dieser Personen sind selbst häufige Teilnehmer an Hackathons, wissen, was gut läuft und was nicht, und möchten einen Hackathon mit einem besonderen Flair und einem perfekten Erlebnis für die Teilnehmer anbieten. Der größte Vorteil hier liegt im Erfahrungshorizont, einschließlich der persönlichen Teilnahme/Gewinne bei anderen Hackathons. Das Alter und die Erfahrung variieren von Erstsemestern bis hin zu Doktoranden im dritten Jahr. Die Fakultäten sind ebenfalls unterschiedlich: Es gibt Biochemiker, aber überwiegend sind es Programmierstudenten. In unserem Fall zählte das offizielle Team 20 Personen, aber tatsächlich hatten wir noch 20-25 freiwillige Helfer, die nach Möglichkeit bei kleinen Aufgaben unterstützten. Jetzt eine interessantere Frage: Wie gelingt es, ein Event in einem Maßstab zu organisieren, der mit den Hackathons von großen Unternehmen (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — das sind einige der Hackathons, an denen ich persönlich teilgenommen habe und wo eine enorme organisatorische Leistung erbracht wurde) vergleichbar ist?
Fangen wir mit dem ersten naheliegenden Problem an: dem Budget. Ein kleiner Spoiler: Die Organisation solcher Veranstaltungen, selbst an der eigenen Universität (wo die Mietkosten gering oder nicht vorhanden sind), kann ganz einfach bis zu 50.000 GBP kosten, und eine solche Summe zu finden ist alles andere als einfach. Die Hauptquelle dieses Geldes sind Sponsoren. Diese können sowohl intern (andere Hochschulgruppen, die Werbung möchten und neue Teilnehmer gewinnen möchten) als auch corporate sein. Der Prozess mit internen Sponsoren ist recht einfach: Bekannte, Professoren und Tutoren, die die Verwaltung dieser Gruppen übernehmen. Leider ist ihr Budget begrenzt und in einigen Fällen bieten sie Dienstleistungen (Snacks in ihrem Schrank bereitzustellen, einen 3D-Drucker auszuleihen usw.) anstatt Geld. Daher bleibt nur die Hoffnung auf corporate Sponsoring. Welchen Nutzen haben die Unternehmen davon? Warum möchten sie Geld in diese Veranstaltung investieren? Die Rekrutierung neuer, vielversprechender Talente. In unserem Fall hatten wir 420 Teilnehmer, was einen Rekord für Großbritannien darstellt. Davon sind 75 % Studenten des Imperial College (derzeit die Nummer 8 im weltweiten Ranking).
Viele Unternehmen praktizieren Sommer- / Jahrespraktika für Studenten, und dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Personen zu finden, die bereits Erfahrung und den Wunsch haben, in dieser Branche zu arbeiten. Wie unser Präsident sagte: Warum 8000 an Rekrutierungsagenturen für 2-3 potenzielle Kandidaten zahlen, wenn man uns direkt 2000 für 20 neue Kandidaten bezahlen kann? Die Preise hängen von der Größe des Hackathons, dem Ruf der Veranstalter und vielen anderen Faktoren ab. Unsere beginnen bei 1000 GBP für kleine Start-ups und erreichen bis zu 10.000 GBP für den Hauptsponsor. Was genau die Sponsoren erhalten, hängt vollständig davon ab, wie viel sie bereit sind anzubieten: Bronze-Sponsoren erhalten ein Logo auf der Website, die Möglichkeit, bei der Eröffnung zu sprechen, Zugang zu den Lebensläufen aller Teilnehmer und die Möglichkeit, uns ihr Merch zu schicken, damit wir es an die Teilnehmer verteilen. Alle Status ab Silber ermöglichen es, eigene Ingenieure zu entsenden, um direkt vor Ort zu rekrutieren, eine eigene Preiskategorie zu schaffen und einen Workshop für Teilnehmer als Bonus zu allen Bronze-Vorteilen. Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass eines der Unternehmen der Silberstufe 3 Personen (2 für den Sommer und eine für eine Festanstellung) direkt während des Hackathons rekrutierte, und ich habe nicht einmal gezählt, wie viele sie nach der Verteilung am Ende noch einstellen konnten. Die Schaffung einer eigenen Preiskategorie ermöglicht es, diejenigen zu finden, die Projekte entwickeln, die den Produkten des Unternehmens ähneln. Oder zu sehen, wer auf eine sehr offene Frage auf die kreativste Weise antworten kann (Most Ethical Hack powered by Visa zum Beispiel). Das hängt vom Unternehmen ab. Jedes Jahr sammeln wir 15-20 Sponsoren, darunter Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg und andere. Wir arbeiten mit allen zusammen: von Start-ups bis zu Industriegiganten, das wichtigste Prinzip ist Profit für unsere Studenten. Wenn wir einen Sponsor ablehnen müssen, weil unsere Studenten nicht die besten Bewertungen zu Praktika / Festanstellungen in diesem Unternehmen hinterlassen haben, dann werden wir höchstwahrscheinlich ablehnen.
Wie finden wir Sponsoren? Das ist ein Prozess, der eine kleine Abhandlung wert ist, aber hier ist eine kurze Zusammenfassung: einen Recruiter auf LinkedIn finden / jemanden mit Kontakten in diesem Unternehmen finden; mit dem Organisationskomitee abklären, wie groß das Unternehmen ist und wie gut sein Ruf ist (wir versuchen, nicht mit Unternehmen zu arbeiten, die einen schlechten Ruf in studentischen Kreisen haben, sei es wegen des Umgangs mit Praktikanten oder Versuchen, bei deren Gehalt zu sparen) und wer die Hauptansprechperson sein wird. Danach folgen lange Debatten darüber, was dieses Unternehmen uns anbieten kann, und es wird ein kommerzielles Angebot gesendet. Wir haben ein sehr flexibles Sponsoring-System, daher können die Verhandlungen sehr lange dauern: Der Sponsor muss verstehen, wofür er zahlt, und wir behalten uns das Recht vor, einige Punkte aus dem Angebot hinzuzufügen oder zu entfernen, wenn der Sponsor der Meinung ist, dass sie dem Unternehmen keinen besonderen Nutzen bringen. Nach den Verhandlungen stimmen wir die Summe mit der Universität ab, unterzeichnen den Vertrag und laden sie zu einem Treffen der Organisatoren ein, um zu besprechen, was sie von der Veranstaltung erwarten und wie sie sich bei den Studenten bewerben möchten. Es gab Fälle, in denen Unternehmen weniger als 3000 GBP bezahlt haben und ein Dutzend potenzieller Mitarbeiter für eine Vollzeitbeschäftigung nach dem Studium erhalten haben.
Warum brauchen wir überhaupt dieses Geld? Haben wir uns etwa an Luxus gewöhnt und verlangen 3000 für das Sponsoring? Tatsächlich ist das eine sehr bescheidene Summe im Kontext der Veranstaltung. Das Geld wird für eine Vielzahl von notwendigen (Mittagessen x2, Snacks, Abendessen x2, Pizza, Frühstück und Getränke für die gesamten 48 Stunden) und weniger notwendigen (Waffeln, Bubble Tea, Miete für Konsolen, dreistündige Miete für eine Bar, Karaoke und mehr) Dinge benötigt. Wir bemühen uns, dass allen die Veranstaltung nur mit positiven Erinnerungen in Erinnerung bleibt, deshalb kaufen wir eine Menge leckerer Speisen (Nandos, Domino's, Pret a Manger), eine riesige Menge Snacks und Getränke ein und fügen jedes Jahr neue Unterhaltung hinzu. In diesem Jahr habe ich Popcorn für 500 Personen gemacht, im letzten Jahr Zuckerwatte. Das Budget dafür, bei 420 Teilnehmern, 50 Organisatoren und 60 Sponsoren im Hinterkopf, kann leicht über 20.000 GBP hinausgehen.
Es gibt auch Strom, Sicherheitskräfte, Preise (die für Studentenverhältnisse sehr anständig sind: zum Beispiel eine PS4) für alle Teammitglieder. Und das sind maximal 5 Personen pro Minute. Dann folgt der "Swag" von den Sponsoren und uns. T-Shirts, thermobecher, Rucksäcke und eine Menge anderer nützlicher Dinge für den Alltag. Angesichts des Umfangs können leicht mehrere Tausend ausgegeben werden. Obwohl wir den IC Hack auf dem Gelände der Universität veranstalten, müssen wir Miete zahlen. Weniger als ein externes Unternehmen, aber dennoch. Dazu kommen die Kosten für Köche für das Mittagessen (die Universität verbietet es, das Mittagessen selbst zu organisieren, und wer weiß schon warum), die Miete für den Projektor (da dessen Kosten um ein Vielfaches höher sind als die Kosten des Hackathons) und andere Ausgaben, über die viele nicht nachdenken. Ein Großteil der Preiskategorien wurde von uns erdacht und die Preise werden ebenfalls von uns ausgewählt und gekauft (darüber mehr im nächsten Teil). In diesem Jahr hat das Budget für die Preise 7000 GBP überschritten. Ich kann keine genaue Summe nennen, aber ich sage, dass die Ausgaben in diesem Jahr problemlos 60.000 GBP überschritten haben. Hier sind auch die Fotos der Gewinner.
Das Geld wurde gesammelt, das Budget genehmigt, Preise und Essen bestellt. Was kommt als Nächstes? Ein höllisches Chaos, auch bekannt als die Vorbereitung des Veranstaltungsortes. All diese Vorbereitungen beginnen zwei Monate vor dem Hackathon. Unzählige Möbel müssen umgestellt, Risikobewertungen ausgefüllt, Ladeunterlagen empfangen, Pläne unterzeichnet und so weiter. Die Liste ist riesig. Genau deshalb rufen wir viele Freiwillige auf, um uns bei der Organisation zu helfen. Und selbst von ihnen haben wir nicht immer genug. Aber das ist ein Thema für den nächsten Artikel.
Dies ist der erste Teil meiner Erzählung über die Organisation des IC Hack. Wenn genügend Interesse besteht, werde ich noch zwei weitere Teile über die Hauptprobleme und Herausforderungen bei der Organisation des Veranstaltungsortes veröffentlichen und ein wenig über Preise, Kategorien und die Erfahrungen von Sponsoren, Organisatoren und Teilnehmern berichten (einschließlich eines Liveberichts der BBC vor Ort). Wenn Sie mehr über den IC Hack erfahren möchten, senden Sie mir eine E-Mail an du216@ic.ac.uk, oder wenn Sie daran interessiert sind, den größten Hackathon in Großbritannien zu sponsern, sind Sie herzlich willkommen. Ich kehre ein weiteres Mal ins Hauptquartier der Organisatoren zurück.
Quelle: habr.com
