Man kann nicht einfach so alles perfekt machen: Was hinter den Kulissen des Guinness-Weltrekordes geblieben ist.

Möchten Sie die Meinung der Organisatoren des "Digitalen Durchbruchs" erfahren, wie der Wettbewerb verlaufen ist? In diesem Beitrag wird es nichts über das Ausmaß, das Rekordbuch, die wichtigen Personen, einzigartige Lösungen oder die tadellose Organisation geben. Wir werden über unsere größten Misserfolge sprechen – glauben Sie uns, es gab viele. Fehler zu machen ist normal, besonders wenn man aus ihnen lernt.

Fangen wir von vorne an

Bewerbungskampagne

Statt tausend Anmeldungen tausend Fragen

Seien wir ehrlich – zu Beginn stießen wir auf das Problem, dass unser Publikum nicht ganz verstand, wie Hackathons funktionieren – unter den Teilnehmern waren viele Neulinge, die mit diesem Format nicht vertraut waren. Sie waren an der Mechanik der Durchführung solcher Veranstaltungen, den Bewertungssystemen der Projekte, den Kriterien für die Auswahl des Expertengremiums und vielem mehr interessiert. So sammelten wir in den ersten Wochen der Bewerbungskampagne keine Anmeldungen, sondern eine Menge Fragen zu verschiedenen Themen – oft hatten sie nicht einmal mit dem Wettbewerb selbst zu tun.

Wir haben daraus gelernt, dass man vor dem Start der Bewerbung viel mit potenziellen Teilnehmern kommunizieren muss – sie in die Spezifik des Events eintauchen lassen und alle Fragen zu den bevorstehenden Phasen beantworten.

Insgesamt ist es wichtig, aktiver mit der technologischen Community zu arbeiten, die mehr an den aktuellen Nachrichten über den Verlauf des Wettbewerbs interessiert ist als an den neuesten Errungenschaften der Partnerunternehmen – warum haben wir uns für das Format Hackathon entschieden? Wie passt es zu unserem Wettbewerb? Wie wird das Online-Testing ablaufen? Wow, das Online-Testing hat begonnen – was nun? Also, ich verstehe nicht – ich habe getestet, aber es gibt keine Ergebnisse. Wann kommen sie? Und welche Aufgaben werden in den regionalen Phasen gestellt? Wer stellt sie? Und wer sitzt im Expertengremium? Wie wurden die ausgewählt?

Und so weiter.

Die wichtigste Lektion: Es reicht nicht, einfach zu sagen: „Hallo, wir sind ein Wettbewerb für Manager, IT-Spezialisten und Designer. Nimm so schnell wie möglich teil. Übrigens, das wird im Hackathon-Format stattfinden.“ Man muss alles detailliert und schrittweise erklären.

Online-Testing

Fehler in den Tests oder unterschiedliche Auffassungen der Aufgaben durch verschiedene Personen?

In der Phase der Online-Testungen überschwemmten unsere sozialen Netzwerke mit unzufriedenen Nachrichten über Fehler in den Aufgaben. Das Problem war, dass dieselben Texte in den Aufgaben von Fachleuten aus verschiedenen Bereichen unterschiedlich wahrgenommen wurden. Es hing alles davon ab, wie sie in den Beruf gekommen sind – ob sie selbständig gelernt haben oder über umfassende akademische Kenntnisse und die entsprechende Ausbildung verfügen. Ihre Wahrnehmung von Semantik und Linguistik unterscheidet sich stark – das musste bei der Erstellung der Tests berücksichtigt werden.

Die wichtigste Lektion: Für das nächste Mal planen wir, regionale Fokusgruppen zusammenzustellen, die aus Fachleuten unterschiedlicher Profile bestehen. Diese werden helfen, Aufgaben für konkrete Regionen zu formulieren.

Regionale Etappen

Im Sommer sollte man sich entspannen

Der allererste Fehler war, dass wir für die Durchführung der regionalen Etappen gerade den Sommer gewählt haben – die Urlaubs- und Studiensommerferienzeit, weshalb in manchen Städten beim Hackathon nur sehr wenige Teilnehmer beteiligt waren.

Aus diesem Grund haben wir die Anzahl der Nominierungen reduziert, weshalb die Teams auf die Aufgaben verzichten mussten, die sie ursprünglich lösen wollten. Dennoch haben die Städte, in denen nicht so viele Teilnehmer waren, alle Aufgaben hervorragend bearbeitet und gezeigt, dass selbst in kleiner Besetzung gute Lösungen gefunden werden können. So war es beispielsweise in Jakutsk und Wladimir – dort haben alle Teams, die ursprünglich zum Hackathon gekommen sind, das Finale erreicht.

Die wichtigste Lektion: oder vielleicht nicht im Sommer?

Besonderheiten jeder Region

Die Bedingungen, unter denen die regionalen Hackathons stattfanden, hingen direkt vom lokalen Partner ab, der den Wettbewerb unterstützte. Daher war es dort besser oder schlechter. Nicht alle von ihnen verstanden die Besonderheiten solcher Veranstaltungen und warum die Leute rund um die Uhr arbeiten, auf Poufs oder in Zelten schlafen und sich mit Brötchen aus der Kantine ernähren. Daher gab es in einigen Momenten Mängel.

Wir sprechen den Hochschulen großen Dank aus – sie haben uns mit dem Ort, Experten, der Einladung der Medien und der Rekrutierung der Teilnehmer geholfen. Die Zusammenarbeit mit ihnen half uns, die Besonderheiten der Regionen besser zu verstehen – in Zukunft wird dies unsere Zusammenarbeit effektiver machen.

Die wichtigste Lektion: In der nächsten Saison ist es notwendig, die Arbeit in den Regionen genauer zu strukturieren und mehr auf uns selbst und unsere Erfahrungen zu setzen, und nicht auf lokale Partner.

In den Regionen wird die Information anders wahrgenommen.

Die Kanäle zur Gewinnung von Teilnehmern in Millionenstädten und Regionen funktionieren völlig unterschiedlich. Wenn man beispielsweise in Moskau und St. Petersburg nur Werbung in sozialen Netzwerken schalten und in Gruppen posten muss, in denen sich die Zielgruppe aufhält, sind in den Regionen eher Mundpropaganda und Aufrufe zur Teilnahme von lokalen „Influencern“ (Regionalverwaltungen, Bloggern, Universitäten, IT-Communities) effektiver.

Die wichtigste Lektion: die Anzahl der Kanäle erhöhen, über die wir mit der Zielgruppe arbeiten. Mehr Meinungsführer und lokale Blogger anziehen.

Wurden durch verschwommene Formulierungen der Aufgaben verwirrt

Was kann die Teilnehmer eines Hackathons am meisten enttäuschen und sogar verärgern? Natürlich langweilige und unausgearbeitete Aufgaben. In der regionalen und finalen Phase klagten die Teams darüber, dass die Formulierungen der Aufgaben oft nicht ganz klar und transparent waren.

Während des gesamten Wettbewerbs haben wir stets versucht, dem Grundsatz zu folgen — eine qualitativ hochwertige Aufgabe stellen => eine qualitativ hochwertige Lösung erhalten. Aber wir müssen zugeben, dass das nicht immer gelungen ist. Unter den Bedingungen, dass es sehr viele Aufgaben gab und für jede ihre eigenen Datensätze bereitgestellt wurden... kam es zu Mängeln. Doch dies wurde durch die Unterstützung von Experten kompensiert, die keinen Schritt von den Teams zurücktraten, alle Fragen beantworteten und die Projekte aus allen Perspektiven durchführten. Genau das beeinflusste die Qualität der Prototypen, die als Ergebnis entstanden sind.

Die wichtigste Lektion: Für die Erstellung der Aufgaben werden wir Spezialisten hinzuziehen, die sich tiefgehend mit den Technologien auskennen, mit denen die Teilnehmer arbeiten müssen. So benötigen wir beispielsweise einen Experten, der Augmented Reality bereits mehrfach für solche Lösungen verwendet hat, wenn wir eine Aufgabe zur Entwicklung einer AR-Anwendung für Innenräume stellen.

Finale

„Hallo! Der Hackathon steht kurz bevor, aber die Tickets wurden uns nicht geschickt“, oder Probleme mit der Logistik

Einigen Teilnehmern wurde zu spät mitgeteilt, wie ihre Anreise zum Finale organisiert wird. Das führte zu einer Flut von Fragen, und wir als Organisatoren wurden regelrecht unter Beschuss genommen. Wir werden die Schuld nicht auf jemand anderen abschieben — das Projektteam trägt selbstverständlich die Verantwortung für alle Verzögerungen. Diese standen meist damit im Zusammenhang, dass wir in den meisten Fällen um Hilfe bei den Regionen gebeten haben, aber jede von ihnen konnte die Logistik zu unterschiedlichen Zeiten organisieren. In Zukunft werden wir dafür mehr Zeit einplanen.

Die wichtigste Lektion: Es ist notwendig, die Teilnehmer ständig darüber zu informieren, in welcher Phase sich der Ticketkauf, die Hotelbuchung und andere organisatorische Aspekte befinden. Das wird ihnen helfen, entspannter zu sein und einfach zu warten, bis die begehrten Dokumente per E-Mail eintreffen.

Und natürlich Guinness

Ursprünglich hatten wir nicht die Absicht, im Guinness-Buch der Rekorde zu landen. Aber während der regionalen Etappen begannen wir allmählich zu erkennen, dass wir alle Chancen dazu hatten, und näher am Finale beschlossen wir: "Wir schaffen das, Kollegen!". Es lief großartig, bis die Vertreter des Guinness-Buchs die Anforderungen bekanntgaben, dass die Hackathon-Teilnehmer einen ganzen Arbeitstag (12 Stunden) nicht den Raum verlassen durften. Ihnen war es nur erlaubt, die Veranstaltung für 40 Minuten zu verlassen. Dies hatte Einfluss auf den Standardprozess der Verpflegung und Sicherheitskontrollen, was bei den Teilnehmern Empörung auslöste.

Die wichtigste Lektion: Jetzt werden wir sofort nach allen Fallstricken fragen, die aus verschiedenen Aktivitäten im Rahmen des Wettbewerbs entstehen können, und die Teilnehmer im Voraus darüber informieren.

Teilen Sie in den Kommentaren mit, welche Fehler noch bei der Organisation des Wettbewerbs festgestellt wurden? Wir sind immer bereit, an der Verbesserung der Ergebnisse zu arbeiten!

Quelle: habr.com