17 Momente IT. Persönliche Erfahrungen zur Selbstorganisation eines Abteilungsleiters

Warum 17, fragen Sie? Weil mein Weg in die IT genau vor 17 Jahren begann. In den letzten zehn Jahren arbeite ich bei der Firma „Informatik-Systeme Jet“, wo ich beruflich gewachsen bin. Doch heute werde ich nicht über die Wendungen des Unternehmenslebens sprechen, sondern über Selbstdisziplin und die Literatur, die mir all diese Jahre geholfen hat.

Mein erstes Bedürfnis nach bewusster Selbstorganisation hatte ich, als ich zu Beginn der 2010er Jahre als Business Analyst arbeitete. Irgendwann hatte ich eine Vielzahl von Aufgaben und wandte mich an einen Kollegen, der immer ein Notizbuch dabei hatte. Als Antwort empfahl er mir ein Buch über Zeitmanagement. So kam ich 2012 mit dem Buch von Gleb Arkhangelsky „Time Drive“ in Berührung. Gleb beschreibt darin ausführlich, wie man seine Zeit verwaltet, und schlägt sein eigenes System zur Zeitführung und -planung vor. Von ihm habe ich zum ersten Mal über die „Frösche“ gelesen, die man morgens „essen“ sollte. Mit „Fröschen“ (oder möglicherweise nannte das zuvor jemand anders so) bezeichnete er unangenehme Aufgaben; wenn du am Morgen so eine Aufgabe erledigst, fühlst du danach ein unglaubliches Gefühl der Erleichterung. Er erzählte mir auch, dass man „den Elefanten in Stücke essen“ sollte: Das bedeutet, wenn du eine riesige Aufgabe hast, solltest du sie in Teile zerlegen und sie „stückchenweise“ angehen. So fanden bei mir auf dem Schreibtisch Papiertagebücher Einzug (nicht zu verwechseln mit Notizblöcken, die hatte ich immer und haben sie auch jetzt), in denen ich nun all meine Notizen machte.



Im Jahr 2014 begann eine sehr aktive Entwicklung, die Firma entwickelte sich rasant. Wenn bei mir Notfälle auftraten, wandte ich weiterhin Methoden an, die ich irgendwie im Kopf hatte – „Frösche“, „Elefanten“ und das Aufschreiben von Aufgaben auf Zetteln. Eines Tages schlug mein Kollege Witali vor, einen Tag zu reservieren, um länger im Büro zu bleiben und alles abzuarbeiten, was ich hatte. Ich weiß nicht, ob er Bücher gelesen hatte, aber intuitiv wandte er eine Technik an, die ich in mehreren Büchern schon gesehen hatte: das „wöchentliche Review“. Zum Beispiel führt meine Frau ständig eine elektronische Liste ihrer Aufgaben auf ihrem iPhone, und sie vergisst nichts (leider für mich =( ). Das Führen solcher Listen ist eine weitere der beliebten (Schlüssel-)Methoden.

Im Jahr 2015 musste ich eine Zeit lang meinen Kollegen helfen – wir mussten die Funktionalität testen und auf der Kundenseite präsent sein. Der Verantwortungsbereich erweiterte sich: Ich testete, analysierte Fehler, koordinierte mehrere Teams, entschied, wohin die verschiedenen Fehler gehören, und führte verschiedene Register für die Technik- und andere Kollegen. Im Februar 2016 ging mein Kollege in einen längeren Urlaub, und mir wurde angeboten, die Position des Koordinators zwischen zwei Abteilungen des Unternehmens zu übernehmen. Ich stimmte zu und damit begann meine Suche nach neuen Möglichkeiten zur Selbstorganisation.

Ich habe weiterhin meine Papierkalender (und Notizbücher) geführt, aber ich kam zu der Einsicht, dass ich ein zusätzliches digitales Werkzeug benötige. Die Wahl fiel auf EverNote. Dort ist alles ähnlich wie im Papierformat, nur dass man Informationen leichter suchen kann und es von mehreren Geräten aus zugänglich ist. Als EverNote dann für alle Plattformen kostenpflichtig wurde, wechselte ich zu OneNote, das bis heute mein Begleiter ist – ausschließlich als Ersatz für meine Notizen sowie zur Speicherung von Referenzinformationen, die ich ständig benötige. Die Hauptvorteile sind, dass es plattformübergreifend ist, kostenlos und gut synchronisiert, trotz der Tatsache, dass es ein Produkt von Microsoft ist. Und es ist cloudbasiert.

Im Jahr 2017 begann ich, klarer zu lernen, meine Gedanken mithilfe visueller Werkzeuge zu erklären – nicht so sehr, um das Zeichnen zu lernen, sondern um meine Fähigkeiten zu entwickeln. Ich zeichnete Bilder zu meinem Tagesplan – das funktioniert gut und macht Spaß.

Im Jahr 2018 wurden die Aufgaben schier überwältigend (unter der Leitung entstand eine Gruppe). Ich wandte mich erneut an Freunde um Rat und meine Kollegin von „Infosysteme Jet“, Mascha, empfahl mir ein großartiges Buch – „Jedi Techniken“ von Max Dorofejev. Tatsächlich bietet Max, ähnlich wie Gleb Archangelski, sein eigenes System zur Zeit- und Selbstmanagement an. Max war der Erste, der mir anvertraute, dass ich tatsächlich unter großem Stress stehe, weil ich alle Aufgaben im Kopf behalte (trotz meiner Notizbücher, Planer und ähnlichem). Er präsentiert einfache Techniken zur Entlastung, wie zum Beispiel „Nachtlicher Krampenheber“ – wenn du ins Bett gehst, anstatt einfach einzuschlafen, beginnst du zu denken: „Oh, das habe ich vergessen zu machen!“ Er schlägt vor, fünf Minuten Zeit dafür zu nehmen, um sich hinzusetzen und den gesamten Tag rückwärts durchzugehen. In diesem Moment wird dir bewusst, was du machen wolltest und nicht aufgeschrieben hast. Hast du es dir gemerkt? Notiere es in deinem Selbstorganisationssystem, wo du deine Aufgaben führst, oder einfach auf einem Blatt Papier. Und so solltest du bis zum Ende des Tages weitermachen. Das hilft wirklich (versuch es, sei nicht faul).

Außerdem behandelt der Autor das Problem der Prokrastination: Er empfiehlt, Aufgaben in Form von den allerersten, notwendigsten Schritten zu formulieren, und zwar so einfach und klar wie möglich. Weiterhin erklärt er die Aufgaben intelligent: Für jede Aufgabe sollte man die Fragen "Was? Warum? Weshalb? Wann? Wie viel?" beantworten und vor allem die erste physische Handlung festlegen, die zur Erreichung des Ziels (der Erfüllung der Aufgabe, des Projekts) erforderlich ist. Er spricht darüber, warum wir faul sind, beleuchtet die Besonderheiten der Motivation und gibt viele nützliche Tipps zur Konzentration. Einer der Ratschläge, die ich übernommen habe, ist, alle eingehenden Nachrichten in der E-Mail als gelesen zu markieren, damit sie dich nicht ablenken, und sie dann zu lesen, wenn es für dich passt. Früher haben mich neue E-Mails ständig von den Aufgaben abgelenkt, an denen ich gearbeitet habe. Auf Max' Rat habe ich auch alle Benachrichtigungen deaktiviert, und das war furchtbar! Ich musste mich dazu zwingen. Ich sagte mir: "Roma, falls wirklich etwas passiert, wirst du zuerst eine SMS erhalten, und in einem ernsteren Fall wird man dich anrufen." Ich habe tatsächlich den Unterschied gespürt: Es hat mir die erste Welle des Stresses genommen. Danach habe ich auch andere Praktiken angewandt, die mir geholfen haben, meinen Kopf für tiefere Überlegungen zum Leben zu befreien. Doch der Weg zur "Erleuchtung" steht mir noch bevor.

Zusätzlich zu den bereits genannten Büchern kann ich folgende Titel empfehlen: „Irgendwann“, „Lifehacks für jeden Tag“, „Wie man alles in Ordnung bringt“ und „Unfuck Yourself. Chill mal, leb mehr“. Diese Bücher klären einige spezifische Fragen und unterstützen die persönliche Motivation.
In letzter Zeit habe ich gelernt, mit dem Aufgabenfluss umzugehen, obwohl es nicht weniger geworden ist, fühle ich trotzdem die Notwendigkeit, mich weiterzuentwickeln.

Was hilft Ihnen, mit dem Stress umzugehen und gute Laune zu bewahren? Ich wäre dankbar für Ratschläge.

Roman Gribkov, Leiter der Service-Projektgruppe bei „Infostem Jet“


Quelle: habr.com