Wie bringt Software für das Recruiting Geld ein?

Seit über 10 Jahren gibt es verschiedene professionelle Systeme zur Personalauswahl. Das ist selbstverständlich. Für viele spezielle Berufe wurde bereits spezialisierte Software entwickelt. Im Bereich Recruiting verstehen alle, welche Aufgaben die Software lösen hilft, von welcher Routine und welchen Fehlern sie befreit, aber niemand weiß, wie man den wirtschaftlichen Effekt ihrer Nutzung misst. Mit anderen Worten: Unternehmen können berechnen, wie viel Geld sie für die Nutzung der Software ausgeben, verstehen jedoch nicht die Rentabilität oder wie viel Geld die Software einbringt oder einspart. Slogans wie „Schließen Sie Stellenanzeigen doppelt so schnell mit (dieser Software)“ sind keine verlässlichen Informationen; das ist einfach nicht wahr.

Das Unverständnis darüber, was die Software für das Recruiting in finanzieller Hinsicht bietet, führt dazu, dass Unternehmen diese Investitionen über Jahre hinweg aufschieben, wodurch sie in der Zwischenzeit viel an Ergebnissen einbüßen.
Ich habe beschlossen zu berechnen, wie viel Geld und Zeit professionelle Software zur Personalauswahl einspart. Um Sie nicht mit detaillierten Berechnungen zu belasten, beginne ich direkt mit den erzielten Ergebnissen. Für diejenigen, die tiefer graben möchten, sind die detaillierten Berechnungen unten beschrieben.

Hier sind also meine Ergebnisse.

Mit professioneller Software zur Personalauswahl sparen Sie:

• Arbeitszeit 2 Monate und 1 Woche pro Jahr und Recruiter.
• Geld - in etwa 2,24 durchschnittliche Gehälter eines Recruiters pro Jahr. Im April 2019 betrug das durchschnittlich $2.688 für IT-Recruiter in Russland, $1.904 für die Ukraine, $1.680 für Weißrussland und $1.232 für Kasachstan.
• Der ROI bei Investitionen in Rekrutierungssoftware liegt bei etwa 390%.
• für schwierige, gut bezahlte Positionen, was für Arbeitgeber im Durchschnitt einen Nutzen von von $2.184 bis $4.872 pro Jahr und Recruiter je nach Land bedeutet;
• für weniger hochbezahlte, schnell zu besetzende Positionen liegt der Nutzen für Arbeitgeber im Durchschnitt beivon $1.680 bis $2.240 pro Jahr je Recruiter ebenfalls je nach Land;
• 〜 jede 5. Stelle kann der Recruiter mit Hilfe seiner Datenbank besetzen, was 54% schneller ist als die Suche nach neuen Kandidaten.

Berechnungen

Machen Sie es sich bequem, und lassen Sie uns mit den detaillierten Berechnungen beginnen. Ich habe beschlossen, den Prozess der Personalauswahl "bis ins kleinste Detail" zu untersuchen, um ein klares Bild davon zu erhalten, womit Recruiter beschäftigt sind und in welchem Umfang.

Wie Software dabei hilft, 2 Monate und 1 Woche im Jahr zu sparen

Ein Rekruiter benötigt im Durchschnitt etwa 33 Stunden, um eine Stelle zu bearbeiten, ohne Software zu nutzen. Es war nicht einfach, dies zu berechnen. Wir haben Kollegen befragt und die Normen und Standards in der Branche detailliert analysiert.

Um einen qualifizierten Mitarbeiter für eine Büroleiterposition einzustellen, müssen bestimmte Maßnahmen ergriffen werden, wobei einige davon einmalig und andere täglich durchzuführen sind. In den meisten Fällen gelingt es, eine Standardstelle innerhalb von 10 Tagen bis 3 Wochen zu besetzen, sofern aktiv daran gearbeitet wird. Nehmen wir einen Durchschnittswert von 15,5 Tagen. Mit diesem Wert werden wir alle täglichen Arbeitsaufwände multiplizieren. Die Dauer und Anzahl der einzelnen Maßnahmen nehmen wir aus den empirisch festgelegten Normen der Experten (zum Beispiel hier). Für alle Berechnungen verwenden wir den Durchschnittswert zwischen den minimalen und maximalen Werten – dies ist am ehesten den realen Bedingungen mit der Wahrscheinlichkeit verschiedener unvorhergesehener Umstände angepasst.

Lassen Sie uns die zeitlichen Aufwendungen eines Rekruiters für jede Phase der Rekrutierung ohne Software und unter Verwendung von Software vergleichen und die tatsächlichen Einsparungen berechnen.

Wenn man die Dauer aller einzelnen Elemente des Rekrutierungsprozesses (basierend auf Durchschnittswerten) zusammenrechnet, stellt sich heraus, dass ein Recruiter für die "manuelle" Auswahl eines Mitarbeiters fast 32 Stunden und 48 Minuten benötigt. Bei der Berechnung des Zeitaufwands für die Schließung derselben Stelle unter Nutzung der Rekrutierungssysteme konnte die Zeit für alle notwendigen Aufgaben auf 28 Stunden und 24 Minuten reduziert werden. Das bedeutet, dass die Einstellung einer Position um 4,4 Stunden schneller erfolgt.

Statistiken zufolge bearbeitet ein Recruiter im Durchschnitt 5 Stellenangebote pro Monat. Bei der Verwendung von Software erhält er einen sehr wertvollen Bonus – eine "optimierte" interne Datenbank von Lebensläufen. Natürlich ist es wesentlich schneller, die Vakanzen aus der internen Datenbank zu besetzen – das ist der Traum. Ich habe beschlossen herauszufinden, wie viele dieser beschleunigten Einstellungen es gibt und wie viel Zeit dadurch gespart wird.
Hierfür haben wir die Daten zu geschlossenen Stellenangeboten im CleverStaff-System der letzten 2 Jahre analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass im Schnitt 4 von 5 Einstellungen neue Kandidaten sind, während jeder fünfte eingestellte Mitarbeiter aus dem internen Pool stammt. Solche Vakanzstellen werden 54% schneller besetzt. Im Durchschnitt ergibt sich eine Einsparung von zuvor nicht realisierten 4,4 Stunden, nun bereits von 15,3 Stunden.

Lassen Sie uns weitermachen. Wenn ein Fachmann standardmäßig 176 Stunden im Monat arbeitet, beträgt die gesamte Einsparung an Arbeitszeit:

(4 Stellenangebote × 4,4 Stunden) + (1 Stellenangebot × 15,3 Stunden) = 32,9 Stunden im Monat.
32,9 Stunden Einsparung / 176 Arbeitsstunden im Monat = 18,7% der Arbeitszeit im Monat.

In umgerechneter Form auf ein Jahr sind das:
18,7% × 12 Monate = 2,24 Monate oder 2 Monate und 1 Woche.

Dieses Maß ist universell und anwendbar auf die Arbeit eines Recruiters in jedem Land und bei Stellenangeboten jeder Komplexität. Lassen Sie uns klären: Wie kommt es zu dieser Reduktion?
Dies ist möglich, weil professionelle Software solche zeitintensiven Prozesse optimiert:

• Die Stellenausschreibung — das System erstellt automatisch die externe Seite der Stellenanzeige basierend auf den in die Datenbank eingegebenen Informationen. Wenn Sie im Text der auf einem speziellen Ressourcennetz veröffentlichten Stelle einen Link zur externen Seite der von der Software generierten Stelle hinzufügen, können sich die Bewerber direkt über diese Seite auf die Stelle bewerben. Das ist praktisch, da die Bewerbungen sofort im System erfasst werden und die Lebensläufe in die Datenbank gelangen.
• Speicherung aller passenden Lebensläufe aus der Kandidatendatenbank der Jobbörse. Professionelle Systeme bieten Integrationen mit den bekanntesten Plattformen für die Arbeitnehmervermittlung an, was bedeutet, dass die Nutzer Kandidaten von diesen Ressourcen mit nur einem Klick in ihre eigene Datenbank hinzufügen können, also direkt während der Sichtung der Suchergebnisse.
• Speicherung der Lebensläufe von Bewerbern, die täglich per E-Mail und in den Konten auf den Stellenportalen eingehen. Das Parsen der Lebensläufe aus den E-Mails erfolgt einmal täglich. Wenn Sie im Beschreibungstext der Stellenangebote auf externen Plattformen einen Link zur vom System generierten externen Seite der Stellenanzeige hinzufügen, können die Kandidaten ihre Bewerbungen darüber senden, d.h. sie werden sofort in die Datenbank aufgenommen und erscheinen im Status „Gefunden“.
• Benachrichtigung über die Ablehnung nicht geeigneter Kandidaten. Mit der Software kann dies direkt über die Benutzeroberfläche des Systems erfolgen: Das System fügt den Namen des Kandidaten automatisch in die Vorlage ein.
• Das Wichtigste ist jedoch die Schaffung einer aktiven Datenbank von Kandidaten, mit der ein erfahrener Recruiter offene Stellen ohne externe Quellen besetzen kann.

Und wie viel kostet das?

Alles, was die finanziellen Kennzahlen betrifft, kann erheblich variieren. Die Gehälter sowohl des Recruiters als auch des von ihm gesuchten Kandidaten hängen vom Land, der Unternehmensgröße und dem Budget der Abteilung ab. Daher habe ich mich an den medianen Werten orientiert, die üblicherweise in Fachstudien zu finden sind. Laut Statistik liegt das durchschnittliche Gehalt eines russischen IT-Recruiters bei 1.200 $ pro Monat. Im Vergleich dazu beträgt das durchschnittliche Gehalt eines ukrainischen IT-Recruiters 850 $ pro Monat (so behauptet EvoTalents), das eines belarussischen Recruiters 750 $ und das eines kasachischen Recruiters 550 $. Alle Gehaltsdaten habe ich aus öffentlich zugänglichen Stellenangeboten auf Plattformen wie hh.ru, hh.kz und ähnlichen Ressourcen entnommen.

Ich habe diesen Wert mit der Einsparung an Arbeitszeit verglichen — 2 Monate und 1 Woche im Jahr (das entspricht 2,24 Monaten), die wir zuvor ermittelt haben.

• Für Russland — 1200 $ × 2,24 Monate = $2 688
• Für die Ukraine — $1 904
• Für Weißrussland — $1 680
• Für Kasachstan — $1 232

Diese Beträge entsprechen den Einsparungen, die im Durchschnitt für das Gehalt eines Recruiters pro Jahr anfallen. Genauer gesagt, für diesen Betrag kann ein Recruiter zusätzliche Arbeit verrichten, wenn er ein professionelles System nutzt.

Zusätzlich kann man den Nutzen für den Arbeitgeber durch zusätzliche Einstellungen berechnen, der dem entgangenen Gewinn entspricht, der durch eine um einen Monat verspätete Einstellung entsteht. Angenommen, das Unternehmen erzielt 50 % des Gehalts eines Mitarbeiters als Gewinn. Diese Summe kann meiner Meinung nach nicht geringer sein, wenn man Steuern, Mieten und andere Ausgaben berücksichtigt. Daher halte ich 50 % des Gehalts für eine bescheidene, minimale Schätzung dessen, was das Unternehmen durch die Arbeit des Mitarbeiters verdient.

Lassen Sie uns jetzt berechnen, wie viel 50 % des durchschnittlichen Gehaltsfonds der eingestellten Mitarbeiter über einen Zeitraum von 2 Monaten und 1 Woche ausmacht. Laut Statistik beträgt das durchschnittliche Gehalt eines Senior IT-Spezialisten etwa 2700 $ für Russland und etwa 2900 $ pro Monat für die Ukraine, etwa 2400 $ für Weißrussland und etwa 1300 $ für Kasachstan.
Ein Recruiter schließt im Durchschnitt 1,5 schwierige Stellen pro Monat ab.

Berechnen wir den Nutzen anhand dieser Formel: Durchschnittliches Gehalt × Anzahl der offenen Stellen pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Gewinn.

• Für Russland: 2.700 $ × 1,5 offene Stellen pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Gewinn = 4.536 $
• Für die Ukraine: 4.872 $
• Für Weißrussland: 4.032 $
• Für Kasachstan: 2.184 $

Insgesamt beträgt der Gewinn für anspruchsvolle, gut bezahlte Positionen — von 2.184 $ bis 4.872 $ pro Jahr für jeden Recruiter.

Das durchschnittliche Gehalt eines Spezialisten für schnell zu besetzende Positionen liegt bei etwa 540 $ für Russland, 400 $ für die Ukraine, 350 $ für Weißrussland und 300 $ für Kasachstan. Ein Recruiter besetzt etwa 5 solcher Positionen pro Monat.

• Für Russland: 540 $ × 5 offene Stellen pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Gewinn = 3.024 $
• Für die Ukraine: 2.240 $
• Für Weißrussland: 1.960 $
• Für Kasachstan: 1.680 $

Insgesamt beträgt der Gewinn für weniger gut bezahlte, schnell zu besetzende Positionen — von 1.680 $ bis 2.240 $ pro Jahr für jeden Recruiter.

Ich erinnere daran, dass ich die Ergebnisse kompakt zu Beginn des Artikels zusammengefasst habe.

Benötigt Ihr Unternehmen Software für das Recruiting?

Es handelt sich hier um eine rein geschäftliche Angelegenheit. Es ist besser, Entscheidungen nicht intuitiv oder emotional zu treffen, sondern auf Basis von Daten. Lassen Sie uns am Beispiel die Einsparungen durch die Einführung von Software für ein Team von 4 Recruitern berechnen. Nehmen wir an, zwei von ihnen verdienen 700 €, einer 850 € und der letzte 1.100 €. Der monatliche Lohnfonds dieses Teams beträgt somit 3.350 €.

Beispielsweise kostet die Software 40 € pro Monat und Recruiter. Das ist durchaus marktüblich.
Die Kosten für die Software belaufen sich jährlich auf 40 × 4 × 12 = 1.920 €.

Laut meinen Berechnungen oben wird die Software es ermöglichen, für jeden Recruiter jährlich 2 Monate und 1 Woche einzusparen. Für unser Team von 4 Recruitern sind das exakt 9 Monate (aus insgesamt 48 Arbeitsmonaten im Jahr).

Die Gesamteinsparung in Geld pro Jahr ist der monatliche Lohnfonds des Teams multipliziert mit 2 Monaten und 1 Woche:

• 3.350 € × 2,24 = 7.504 €

Hier könnte man einwenden, dass die 4 Personen, ob mit Software oder ohne, ihr gesamtes Gehalt erhalten und es keine Einsparungen geben wird. Tatsächlich bedeutet die Einsparung von 9 Arbeitsmonaten für Ihr Unternehmen eines der folgenden Szenarien:

• 4 Recruiter schließen mehr Stellen, als ob ihnen während 9 Monaten im Jahr ein 5. Recruiter helfen würde.
• Die Arbeitsbelastung pro Recruiter verringert sich, sodass Sie nur 3 Recruiter anstelle von 4 benötigen.

Das heißt, mit der Software erledigen 4 Recruiter jährlich Arbeiten im Wert von 7.504 $. Wenn Sie diese zusätzliche Arbeit nicht haben, können Sie einen Recruiter einsparen und 7.504 $ im Jahr sparen. Wenn Sie genügend offene Stellen für sie haben, sparen Sie ebenfalls 7.504 $ im Jahr, da Sie keinen 5. Recruiter einstellen müssen, während seine Arbeit ohne zusätzliche Kosten erledigt wird.

ROI = Gesamte Einsparungen / Investitionssumme (Softwarekosten) = 7.504 / 1.920 × 100% = 391%.
Einfacher gesagt, in unserem Beispiel werden sich die Investitionen in die Software innerhalb eines Jahres viermal amortisieren.

Für Ihr Unternehmen können Sie meine einfachen Berechnungen durchführen, indem Sie folgende Werte einsetzen:

• Ihre Anzahl an Recruitern,
• Ihr Jahresgehalt der Recruiter,
• Die Kosten für die Software, die Sie für das Recruiting verwenden,
• Die durchschnittliche Zeit zur Besetzung einer Vakanz in Ihrem Unternehmen,
• Die durchschnittliche Anzahl der besetzten Stellen pro Monat.

Meiner Schätzung nach, wenn Ihre Recruiter gut mit der Personalsuche ausgelastet sind, könnte der ROI bei unterschiedlichen Werten dieser Variablen im Bereich von 300% bis 500% liegen.

Sie können auch den Wert der angestellten Mitarbeiter über einen Zeitraum von 2 Monaten und 1 Woche für jeden Recruiter schätzen. Nach meinen Berechnungen kann dies die Rentabilität um bis zu 2,5-fach erhöhen.

Der Einsatz professioneller Software durch Recruiter ist inzwischen keine umstrittene Frage mehr. Es handelt sich um einen globalen Trend, dem sich früher oder später alle ernsthaften Unternehmen anschließen werden.
Ich hoffe, dass meine Berechnungen und Ergebnisse Ihren Unternehmen helfen, sich für professionelle Rekrutierungssoftware zu entscheiden, die sich mindestens genauso bezahlt macht wie in meinen Berechnungen 🙂.

Autor: Wladimir Kurilo, Gründer und Ideologe des professionellen Rekrutierungssystems.

Quelle: habr.com