Hallo zusammen, ich bin schon mehrfach auf Artikel über Hackathons gestoßen: Warum Leute dorthin gehen, was funktioniert, was nicht. Vielleicht interessiert es die Leute, von der anderen Seite etwas über Hackathons zu erfahren: von der Seite des Veranstalters. Bitte beachten Sie, dass es sich um Großbritannien handelt; Organisatoren aus Russland können diesbezüglich eine etwas andere Meinung haben.
Ein kleiner Hintergrund: Ich bin Student im dritten Jahr am Imperial College London, Programmierer, lebe seit 3 Jahren hier (die Qualität des russischen Textes hat möglicherweise gelitten) und habe persönlich an 7 Hackathons teilgenommen, darunter auch an dem, den wir veranstalten werden jetzt reden. Alle Veranstaltungen wurden von mir persönlich besucht, daher gibt es ein wenig Subjektivität. Bei dem besagten Hackathon war ich 6 Mal Teilnehmer und 2 Mal Organisator. Es heißt IC Hack, wurde von studentischen Freiwilligen erstellt und hat dieses Jahr 1-70 Stunden meiner Freizeit in Anspruch genommen. und ein paar Fotos.
Hackathons werden in der Regel entweder von Unternehmen (die Größe des Unternehmens selbst spielt dabei keine Rolle) oder von Universitäten organisiert. Im ersten Fall gibt es deutlich weniger Organisationsfragen. Sponsoring erfolgt durch das Unternehmen selbst, in der Regel wird eine Agentur mit der Organisation der Veranstaltung beauftragt (manchmal sind die Mitarbeiter selbst zu 100 % in die Organisation eingebunden), die Jury wird aus Mitarbeitern rekrutiert und erhält oft ein Thema, zu dem sie einen Vorschlag machen soll ein Projekt. Eine ganz andere Sache sind Hochschul-Hackathons, die ebenfalls in zwei Kategorien unterteilt sind. Ersteres ist für kleine Universitäten interessant, die wenig Erfahrung in der Durchführung solcher Veranstaltungen haben. Sie werden von der MLH (Major League Hacking) organisiert, die nahezu den gesamten Prozess verantwortet.
Es ist MLH, das sich um das Sponsoring kümmert, die meisten Jurysitze einnimmt und den Studierenden dabei beibringt, wie man Hackathons durchführt. Beispiele für solche Veranstaltungen sind HackCity, Royal Hackaway und andere. Der Hauptvorteil ist die Stabilität. Alle auf diese Weise organisierten Hackathons sind einander sehr ähnlich, sie folgen dem gleichen Szenario, haben ähnliche Sponsoren und erfordern keine besondere Vorbereitung seitens der Studenten, die diese Veranstaltungen durchführen. Die Nachteile liegen auf der Hand: Die Veranstaltungen unterscheiden sich kaum voneinander, bis hin zu den Preiskategorien. Ein weiterer Nachteil ist die geringe Höhe der Finanzierung (auf der offiziellen Website von Royal Hackaway 2018 können Sie sehen, dass ein Goldsponsor ihnen 1500 GBP einbringt) und eine sehr dürftige Auswahl an „Swag“ (kostenloses Merchandise, das von Sponsorunternehmen mitgebracht wird). Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass solche Veranstaltungen nicht sehr groß sind, anfängerfreundlich sind und man fast immer Tickets dafür bekommen kann (ich habe drei Tage lang darüber nachgedacht, ob ich hingehen soll oder nicht, aber nicht einmal die Hälfte der Tickets war verkauft ) und sie haben sehr oft ähnliche konkurrierende Teams (3–70 % aller Projekte beziehen sich auf Webanwendungen). Daher ist es für „Hipster“-Teams nicht sehr schwierig, sich von ihrem Hintergrund abzuheben.
PS-Tickets sind fast immer kostenlos; der Verkauf einer Eintrittskarte für einen Hackathon gilt als schlechter Ton.
Nachdem ich nun kurz auf die Alternativen eingegangen bin, kehren wir zum Hauptthema des Beitrags zurück: Hackathons, die von unabhängigen studentischen Enthusiasten organisiert werden. Wer sind diese Studenten und welchen genauen Nutzen bringt die Organisation einer solchen Veranstaltung? Die meisten dieser Menschen nehmen selbst häufig an Hackathons teil, wissen, was gut funktioniert und was nicht, und sie möchten einen Hackathon mit Vorliebe und einem idealen Erlebnis für seine Teilnehmer. Der Hauptvorteil hierbei ist die Erfahrung, einschließlich der persönlichen Teilnahme/Sieg bei anderen Hackathons. Alter und Erfahrung reichen vom Bachelor im 1. Jahr bis zum PhD im 3. Jahr. Auch die Fakultäten sind unterschiedlich: Es gibt Biochemiker, aber größtenteils sind es studentische Programmierer. In unserem Fall bestand das offizielle Team aus 20 Personen, aber in Wirklichkeit hatten wir weitere 20-25 Freiwillige, die bei möglichst kleinen Aufgaben halfen. Nun eine interessantere Frage: Wie ist es möglich, eine Veranstaltung zu organisieren, deren Umfang mit Hackathons vergleichbar ist, die von Branchenriesen veranstaltet werden (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London – das sind einige dieser Hackathons, an denen ich persönlich teilgenommen habe, und die eine enorme organisatorische Leistung erbringen). wurde dort gearbeitet )?
Beginnen wir mit dem ersten offensichtlichen Problem: dem Budget. Ein kleiner Spoiler: Die Organisation solcher Veranstaltungen selbst an der eigenen Universität (wo die Miete niedrig ist/keine Miete hat) kann leicht 50.000 GBP kosten und es ist sehr schwierig, einen solchen Betrag zu finden. Die Hauptquelle dieses Geldes sind Sponsoren. Sie können entweder intern (andere Universitätsgemeinschaften, die neue Mitglieder werben und werben möchten) oder unternehmensintern sein. Der Prozess mit internen Sponsoren ist ganz einfach: Bekannte, Professoren und Tutoren, die diese Communities verwalten. Leider ist ihr Budget gering und in einigen Fällen handelt es sich um Dienstleistungen (Snacks in den Schrank stellen, 3D-Drucker ausleihen usw.) anstelle von Geld. Daher können wir nur auf Unternehmenssponsoring hoffen. Welchen Nutzen haben Unternehmen? Warum wollen sie Geld in diese Veranstaltung investieren? Einstellung neuer vielversprechender Mitarbeiter. In unserem Fall waren es 420 Teilnehmer, was einen Rekord für Großbritannien darstellt. Davon sind 75 % Studierende des Imperial College (derzeit Nummer 8 der Universitäten im Weltranking).
Viele Unternehmen bieten Sommer-/Jahrespraktika für Studenten an und dies ist eine großartige Chance, Menschen zu finden, die bereits Erfahrung und den Wunsch haben, in dieser Branche zu arbeiten. Wie unser Präsident sagte: Warum sollten Personalvermittlungsagenturen 8000 für 2-3 potenzielle Kandidaten zu viel bezahlen, wenn Sie uns 2000 für 20 neue Kandidaten direkt zahlen können? Die Preise hängen von der Größe des Hackathons, der Reputation der Veranstalter und vielen anderen Faktoren ab. Unsere beginnen bei 1000 GBP für kleine Startups und reichen bis zu 10.000 GBP für den Hauptsponsor. Was genau die Sponsoren erhalten, hängt ganz davon ab, wie viel sie zu bieten bereit sind: Bronzesponsoren erhalten ein Logo auf der Website, die Möglichkeit, bei der Eröffnung zu sprechen, Zugang zu den Lebensläufen aller Teilnehmer und die Möglichkeit, uns ihre Merchandise-Artikel für uns zuzusenden an die Teilnehmer zu verteilen. Alle Status ab Silber bieten die Möglichkeit, Ihre Ingenieure direkt vor Ort zur Rekrutierung zu entsenden, eine eigene Preiskategorie zu erstellen und einen Workshop für Teilnehmer als Bonus zu allen Bronze-Vergünstigungen anzubieten. Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass eines der Silver-Level-Unternehmen direkt während des Hackathons drei Personen (zwei für den Sommer und eine für eine Festanstellung) eingestellt hat, und ich habe nicht einmal gezählt, wie viele sie nach dem Mailing noch einstellen konnten Am Ende. Wenn Sie Ihre eigene Preiskategorie erstellen, können Sie diejenigen finden, die Projekte entwickeln, die den Produkten des Unternehmens ähneln. Oder sehen Sie, wer eine sehr offene Frage auf die kreativste Art und Weise beantworten kann (zum Beispiel „Most Ethical Hack powered by Visa“). Hängt vom Unternehmen ab. Jedes Jahr versammeln wir 3 bis 2 Sponsoren, darunter Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg und andere. Wir arbeiten mit allen zusammen: vom Start-up bis zum Branchenriesen, die oberste Maxime ist der Gewinn für unsere Studierenden. Wenn wir einen Sponsor ablehnen müssen, weil unsere Studenten nicht die besten Bewertungen über ein Praktikum/eine Festanstellung in diesem Unternehmen hinterlassen haben, werden wir höchstwahrscheinlich ablehnen.
Wie finden wir Sponsoren? Dies ist ein Prozess, der einen kurzen Artikel verdient, aber hier ist ein kurzer Algorithmus: Finden Sie einen Personalvermittler auf LinkedIn / finden Sie eine Person mit einem Ansprechpartner in diesem Unternehmen; Stimmen Sie mit dem Organisationskomitee ab, wie groß das Unternehmen ist, wie gut sein Ruf ist (wir versuchen, nicht mit denen zusammenzuarbeiten, die in Studentenkreisen einen schlechten Ruf haben, sei es wegen ihrer Einstellung gegenüber Praktikanten oder dem Versuch, an ihren Gehältern zu sparen) und mit wem wird der Hauptansprechpartner sein. Was folgt, ist eine lange Debatte darüber, wie viel dieses Unternehmen uns bieten kann, und es wird ihm ein kommerzielles Angebot zugesandt. Wir haben ein sehr flexibles Sponsoring-System und daher können sich Verhandlungen sehr lange hinziehen: Der Sponsor muss verstehen, wofür er bezahlt, und deshalb behalten wir uns das Recht vor, einige Artikel zum Angebot hinzuzufügen/aus dem Angebot zu entfernen, wenn der Sponsor davon überzeugt ist, dass dies der Fall sein wird bringen dem Unternehmen nicht viel Gewinn. Nach Verhandlungen einigen wir uns mit der Hochschule auf den Betrag, unterzeichnen einen Vertrag und laden sie zu einem Treffen der Veranstalter ein, um zu besprechen, was genau sie von der Veranstaltung erwarten und wie sie sich konkret bei den Studierenden bewerben wollen. Es gibt Fälle, in denen Unternehmen weniger als 3000 GBP zahlten und nach dem Abschluss ein Dutzend potenzieller Mitarbeiter für eine Vollzeitbeschäftigung eingestellt wurden.
Warum brauchen wir dieses Geld überhaupt? Sind Sie zu gierig, um 3000 für ein Sponsoring zu verlangen? Tatsächlich ist dies für die Verhältnisse der Veranstaltung ein sehr bescheidener Betrag. Geld wird für eine große Anzahl notwendiger Dinge (Mittagessen x2, Snacks, Abendessen x2, Pizza, Frühstück und Getränke für die gesamten 48 Stunden) und nicht so notwendiger Dinge (Waffeln, Bubble Tea, Konsolenmiete, dreistündige Miete einer Bar) benötigt , Karaoke usw.) Dinge. Wir versuchen sicherzustellen, dass sich jeder nur mit guten Dingen an die Veranstaltung erinnert, deshalb kaufen wir jede Menge leckeres Essen (Nandos, Dominos, Pret a Manger), eine große Menge an Snacks und Getränken und fügen jedes Jahr neue Unterhaltung hinzu. Dieses Jahr habe ich Popcorn für 500 Leute gemacht, letztes Jahr habe ich Zuckerwatte gemacht. Das Budget hierfür könnte bei 420 Teilnehmern, 50 Organisatoren und 60 Sponsoren leicht über 20.000 GBP liegen.
Und es gibt auch Strom, Sicherheit und Preise (für Studentenverhältnisse sehr gut: PS4 zum Beispiel) für alle Teammitglieder. Und das sind maximal 5 Personen pro Minute. Was folgt, ist ein „Swag“ der Sponsoren und von uns. T-Shirts, Thermobecher, Rucksäcke und viele andere nützliche Haushaltsgegenstände. Angesichts des Umfangs könnten Sie problemlos mehrere Tausend mehr ausgeben. Obwohl wir IC Hack auf dem Campus veranstalten, zahlen wir Miete. Weniger als ein Drittunternehmen, aber dennoch. Hinzu kommen die Kosten für die Köche zum Mittagessen (die Universität verbietet die Durchführung eines Mittagessens allein, und wer weiß warum), die Miete eines Projektors (da die Kosten um ein Vielfaches höher sind als die Kosten für den Hackathon selbst) und andere Kosten, an die viele nicht denken um. Die meisten Preiskategorien wurden von uns erfunden und auch die Preise werden von uns ausgewählt und gekauft (mehr dazu im nächsten Teil). Diesmal überstieg das Preisbudget 7000 GBP. Ich kann den genauen Betrag nicht nennen, aber ich muss sagen, dass die Kosten dieses Jahr locker 60.000 GBP überschritten haben. Hier sind die Fotos der Gewinner.
Das Geld ist eingesammelt, das Budget vereinbart, Preise und Essen bestellt. Was weiter? Totale Hölle und Sodomie, auch bekannt als Bühnenbild. All diese Schönheit beginnt 2 Monate vor dem Hackathon. Eine große Menge an Möbeln muss bewegt, Risikobewertungen erstellt, Ladungen entgegengenommen, Pläne unterzeichnet werden und so weiter. Die Liste ist riesig. Aus diesem Grund greifen wir auf eine große Zahl ehrenamtlicher Helfer zurück, die uns bei der Organisation unterstützen. Und selbst sie reichen nicht immer aus. Aber das ist ein Thema für den nächsten Artikel.
Dies ist der erste Teil meiner Geschichte über die Organisation IC Hack. Bei ausreichendem Interesse werde ich noch 2 weitere Teile über die Hauptprobleme und Blockaden bei der Organisation des Veranstaltungsortes selbst veröffentlichen und ein wenig über die Preise, Kategorien und Erfahrungen von Sponsoren, Veranstaltern und Teilnehmern sprechen (inklusive Live-BBC-Berichterstattung aus der Szene). Wenn Sie mehr über IC Hack erfahren möchten, senden Sie mir bitte eine E-Mail [E-Mail geschützt] , Oder wenn Sie daran interessiert sind, den größten Hackathon Großbritanniens zu sponsern, dann sind Sie herzlich willkommen. Ich kehre noch einmal zum Hauptquartier der Organisatoren zurück.
Source: habr.com