Hallo wieder. Dies ist eine Fortsetzung des Artikels über die Organisation eines Studenten-Hackathons.
Dieses Mal erzähle ich Ihnen von den Problemen, die direkt während des Hackathons aufgetreten sind, und wie wir sie gelöst haben, von den lokalen Ereignissen, die wir zum Standard „Viel programmieren und Pizza essen“ hinzugefügt haben, und von einigen Tipps, welche Anwendungen Sie am einfachsten verwenden können organisieren Veranstaltungen dieser Größenordnung.
Nachdem alle finanziellen Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnt die interessanteste Phase: die Vorbereitung des Standorts. Hier finden Sie die meisten Probleme und Probleme, an die Sie noch nicht einmal denken. Beginnen wir mit der Bestellung verschiedener Snacks und Ausrüstung. Dies führt sofort zu zwei Hauptproblemen: Wer erhält sie und wohin mit ihnen? Ich möchte Sie noch einmal daran erinnern, dass alle Organisatoren Studenten sind und der Hackathon selbst vom 26. bis 27. Januar stattfand, also genau in der Mitte des Trimesters. Für jede Bestellung brauchten wir 4–5 Personen (angesichts der Größe der Veranstaltung könnten wir problemlos 20–30 Kisten Getränke auf einmal erhalten) und unsere einzige Möglichkeit bestand darin, neben anderen Gängen nach Freiwilligen zu suchen. Sie können sie natürlich über Facebook-Gruppen finden, aber Slack ist der Kandidat unserer Leute. Sie können für jede Lieferung einen separaten Kanal erstellen, diese in Trello (eine Anwendung zum Erstellen von Aktionslisten) integrieren und dann diejenigen hinzufügen, die sich bereit erklärt haben, zu helfen, und alles, was eingegangen ist, in Trello aufzeichnen. Also, alles ist eingegangen, nehmen wir einmal an, dass die Lieferung an das richtige Universitätsgebäude erfolgte (ein paar Mal wurde es an andere Gebäude geliefert, und okay, das Imperial befand sich fast ausschließlich in South Kensington, sie hätten an das geliefert werden können (Aus Versehen an der University of London) und dass wir genug Leute und mehrere Karren haben, um besonders schwere Lasten zu transportieren, wie geht es weiter? Wohin soll die ganze Ladung gehen? Jede große Hochschulgemeinde verfügt für solche Veranstaltungen über ein eigenes kleines Lager. Leider passt wahrscheinlich nicht alles in einen 2x3-Raum. Hier kamen uns Hochschulsponsoren zu Hilfe. Mehrere Tonnen (!) Getränke und Snacks wurden an unseren Partner vom Studierendenwerk geliefert. Ein kleiner Exkurs. Jede Fakultät hat ihre eigene Gewerkschaft: Ingenieurwesen, Medizin, Naturwissenschaften und Geologie. Unsere technische Abteilung verfügt über etwa 2 freie Räume (aber psst, ich weiß nicht, inwieweit das überhaupt den Universitätsregeln entspricht), die für eine Veranstaltung komplett (!) in Lagerhallen umgewandelt wurden. Als nächstes wird es einen Zeitraffer geben, der zeigt, wie wir diese Dinge da rausgeholt haben. Mein Rücken hat es mir danach überhaupt nicht gedankt.
Es ist sehr schwierig herauszufinden, wo man all diese Dinge aufbewahren kann, und noch schwieriger ist es, sie richtig zu verteilen. Als Referenz: Es gibt insgesamt 3 Zonen. Untere und 2 obere Hackathons. Die Größen sind ungefähr gleich und im Allgemeinen gibt es keine Probleme bei der Verteilung. Bis Menschen mit besonderen Ernährungspräferenzen auftauchen. Veganer, Vegetarier und viele andere. Wir versenden immer vorab einen Fragebogen, damit wir wissen, wie viel wir bestellen müssen. Natürlich werden E-Mails vergessen und gehen verloren. Deshalb addieren wir immer 20 % der Hauptbestellung in Form von Sonderoptionen, wie z. B. Margaritas mit glutenfreiem Teig. Teuer? Zweifellos. Aber das Letzte, was wir brauchen, sind militante Veganer, die von tierfreien Lebensmitteln nicht genug bekommen können. Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen.
Nehmen wir an, dass auf wundersame Weise alles passt. Magie, nicht weniger. Sogar, dass alles über Nacht an seinen Platz gebracht wurde. Was weiter? Erinnern Sie sich, was ich über „Swag“ gesagt habe? Ja, und übrigens, jeder Sponsor hat einen. Und alle sind für mindestens 200 Personen ausgelegt, bei großen Sponsoren sind es in der Regel 300. Es muss auch gelagert werden, aber das ist nicht die Hauptsache. Ich habe auch gesagt, dass wir unseren eigenen „Swag“ haben. Und hier ist es für 500 Personen. Und das Problem ist seine Fragmentierung. Viele Dinge trafen am Abend vor dem Hackathon ein und es gab keine Chance, darauf vorbereitet zu sein. Darüber hinaus müssen alle diese Dinge sorgfältig in Tüten verpackt werden. 500 Stück. 500, Karl. Also mussten wir eine spontane Übergabe organisieren: Es gab Gutscheine für alkoholische Getränke an der Bar, T-Shirts, Sets mit Zahnpasta und Zahnbürste, Tassen, Aufkleber und ich weiß gar nicht mehr, wie viele andere Dinge. Und das, obwohl wir diese Schönheit bei verschiedenen Lieferanten bestellt haben und sie alle zu unterschiedlichen Zeiten ankamen. Ich musste hart arbeiten, sodass ich neben der Organisation der Veranstaltung auch noch Teilzeit in einer Fabrik arbeitete. Spoiler: Wir beendeten die Vorbereitungen um 4 Uhr morgens und begannen um 8:30 Uhr. Ich blieb nur bis Mitternacht, damit ich den Rest der Nacht im Dienst sein konnte. Dann kommt der ziemlich langweilige Teil mit dem Einrichten von Tischen, dem Ordnen von Verlängerungskabeln und dem anderen obligatorischen Müll.
Die X-Stunde ist gekommen. Sponsoren kommen früh, richten sich ein und legen taktisch ihre „Beute“ aus, um mehr Studenten anzulocken. Denkwürdig: Ein Unternehmen sagte bei der Eröffnung, dass es zwei Arten von Arbeitgebern gibt. Wer gut bezahlt, respektiert seine Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, sich kreativ zu entfalten. Zum Beispiel (Firmenname). Und alle anderen Sponsoren können anhand ihres eigenen Beispiels davon berichten. Dieser Satz wurde zum Kandidaten für den Preis für das beste Meme (zu seiner Auszeichnung ganz am Ende des letzten Artikels). Die Schüler kommen so früh wie möglich, um so viele Dinge wie möglich kostenlos zu ergattern. Hier sind ein paar Worte darüber, wie wir sie hereingelassen haben. Tickets werden bei Eventbride gekauft und alle Veranstalter verfügen über eine Scan-App. Probleme beginnen, wenn die Teilnehmer die Bedingungen nicht lesen: Das Mindestalter beträgt beispielsweise 18 Jahre, den Reisepass mitbringen oder sogar Tickets nach Ablauf der Frist (drei Tage vor dem Hackathon) nicht mehr übertragen werden können. Viele müssen leider abgelehnt werden. Aber soweit ich mich erinnere: zwei, die ihre Pässe aus London vergessen hatten, also einfach nach Hause gingen und sie mitnahmen. Wir ließen diejenigen, denen die Tickets gegeben wurden, nach allen anderen passieren; sie scannten die Tickets, damit ihr Besitzer später nicht versuchte, mit einem Bonus durchzukommen.
Nun ein wenig zu den Problemen mit den Tickets selbst: Es gibt nur etwa 400 Stück davon. Dazu noch ein paar für Absolventen, als Abschiedsgeschenk. Anfangs behielten wir sie auf der Website der Universität, doch von 10 Minuten vor Verkaufsstart bis 30 Minuten nach Verkaufsstart sanken sie stetig und sie wurden völlig zufällig unter den Teilnehmern verteilt. Ich schweige bereits zu den Rennbedingungen, aufgrund derer wir im Durchschnitt 20 bis 30 mehr verkauft haben, als wir hätten haben sollen. Die Lösung war die Website von Eventbride. Es bewältigt die Last perfekt, Tickets fliegen durchschnittlich in 1–3 Sekunden pro Stapel weg und werden genau pünktlich ausgestellt. Doch hier entsteht ein weiteres Problem: die Ehrlichkeit der Teilnehmer. Ab dem ersten Google-Link können Sie den Bot herunterladen und konfigurieren. Im Idealfall versuchen wir, solche klugen Leute einzuschüchtern, damit sie ihre Tickets stornieren. In der Realität ist es fast unmöglich zu beweisen, dass Sie keinen Bot verwendet haben/benutzt haben. Die Tickets wiederum sind in Imperial/alle anderen unterteilt und (leichte Unterscheidung) für unsere Schüler gibt es etwas mehr davon. Damit die Abteilung helfen kann, gelten folgende Regeln.
Als nächstes folgen spezifischere Vorbereitungsprobleme. Eine der Veranstaltungen, die wir gegen Mitternacht veranstalten, ist eine offene Bar. Natürlich ist das angesichts der Hackathon-Kultur und des Schlafmangels nicht immer eine gute Idee. Deshalb kommen nur wenige Leute. Aber wer kommt, ist immer zufrieden, die Getränke sind kostenlos (bis zu 5 GBP inklusive), es gibt einen ziemlich großen Vorrat an Gutscheinen und außerdem ist es eine tolle Möglichkeit, sich nach einem ganzen Tag ununterbrochenen Hackathons zu entspannen. Die Nachteile liegen eher bei den Veranstaltern: Viele schaffen es im Stillen, sich ziemlich zu betrinken, während die Veranstalter es satt haben, alles zu beobachten. Natürlich liegt es an uns, mit ihnen umzugehen. Aber es kam nie zu ernsthaften Problemen. Wichtig zu beachten ist, dass die Abendbar, ähnlich wie ein Hackathon, einen Sponsor hat. Und dieses Jahr hatten sie viel Spaß und kauften für alle Anwesenden „Jägerbomben“. Es war sehr schwer zu erklären (wofür ich ja bin, schenke mehr ein), dass die halbtoten Teilnehmer auf dem Campus ein wenig anders sind als diejenigen, die sie in ihrem Unternehmen einstellen und diesem Chaos etwa beim 30. Cocktail ein Ende setzen wollen. Danach gab es die legendäre Nandos-Hähnchenlieferung.
Es ist legendär, weil die Besitzer lokaler Restaurants mit ihren Lieferboten vorbeikamen, um zu sehen, wer sich entschieden hatte, an einem Samstagabend mehrere Tausend Euro für Hühnchen auszugeben. Insgesamt haben wir 2 Stunden und 30 Freiwillige gebraucht, um alles abzuladen und auf die Zonen zu verteilen. Fotos sind beigefügt. Vergessen Sie nicht, „hier Veganer“ zu rufen, sonst essen sie vegetarisches statt veganes Essen und verfluchen Sie dann. Ein weiteres denkwürdiges Ereignis war Karaoke. Alle haben dort schon gefeiert, auch wir. Stellen Sie sich vor: 200 Menschen besetzen um 2 Uhr morgens einen Hörsaal und singen völlig zufällige Lieder (ich habe „Let It Go“ gesungen, meine Schwester wäre stolz). Es war wunderbar, aber wieder typische Probleme: Ausrüstung bringen, aufbauen, mit dem Sicherheitsdienst und der Bibliothek verhandeln (Samstagabend ist eine sehr beliebte Besuchszeit), damit wir nicht rausgeschmissen werden. Der Sicherheitsdienst wurde gebeten zu singen, aber er weigerte sich.
Das macht natürlich alles Spaß. Aber. Der Hackathon dauert zwei Tage: Teilnehmer können kommen und gehen. Die Veranstalter nicht. Insgesamt habe ich an zwei Tagen 3.5 Stunden und am Vortag 5 Stunden geschlafen. Und das liegt daran, dass andere Freiwillige es erzwungen haben (und der Gang in die Bar sich bemerkbar machte). Sie können entweder in einem separaten Raum mit Yogamatten schlafen oder wo immer Sie können. Ich habe auf einem Stuhl geschlafen, das ist gesetzlich nicht verboten, ich schlafe, wo ich will. Die Hauptsache ist, dass für jede Hackzone 3 Personen wach sein sollten. Eine weitere Aufgabe bestand darin, den Projektor regelmäßig zu überprüfen, da er überhitzen konnte und wir definitiv kein zusätzliches Geld für Reparaturen hatten. Zum Aufbau brauchten wir 6 Personen und 2 Karren. Generell waren die Mandeln fast ständig beschäftigt. Irgendwann begannen wir, Popcorn und Zuckerwatte zu verteilen, und wieder waren wir diejenigen, die kochten. Die Brandschutzbewertung sank deutlich, als ich beim Aufwärmen das Popcorn herausnahm, „denn jetzt fliegen sie rein und ich habe keins mehr übrig.“
Dieser Teil ging durch viele Probleme in der Organisation und deren Lösungen. Immerhin Ingenieure. Doch vieles blieb im Verborgenen: welche Probleme es während des Hackathons selbst gab, die Auswahl der Preise und Auszeichnungen, wie das „smarte“ Voting funktionierte, Rezensionen von Sponsoren und wie wir eine Woche danach mit der Reinigung der Räumlichkeiten umgegangen sind das Ereignis. Und noch ein kleiner Unterschied: Dies ist der erste Studenten-Hackathon, über den die BBC berichtet. Darüber werde ich auch in der nächsten Folge dieser Hackathon-Saga schreiben. Ich werde bald anfangen zu schreiben, aber hier ist vorerst meine E-Mail: [E-Mail geschützt] und die Projektwebsite:
Source: habr.com