Ich habe wahrscheinlich 20 bis 25 Mal versucht, Aufgaben systematisch zu verwalten. Und wie ich jetzt weiß, scheiterte jeder Versuch aus zwei Gründen.
Um Zeit für die Erledigung von Aufgaben aufzuwenden, müssen Sie zunächst verstehen, warum dies getan wird.
Man fängt an, Aufgaben zu verwalten, Zeit damit zu verbringen, weniger Aufgaben zu erledigen, und alles fängt an, sich anzusammeln – wofür?
Jede Arbeit ist schwierig, wenn man nicht versteht, warum. „Ordnen Sie Ihr Leben“ ist nicht das angemessenste Ziel, da „geordnetes Leben“ ein eher vages Phänomen ist. Aber „das Ausmaß der Angst reduzieren, indem man das Ausmaß der Unsicherheit verringert“ ist ein viel spezifischeres und besseres Ziel, für das man problemlos eine Stunde am Tag aufwenden kann.
Zweitens beschreiben alle Methoden, die ich gelesen habe, sofort den Endzustand des Prozesses. „Sie müssen ToDoIst nutzen, es in Projekte aufteilen, in den Kalender integrieren, Aufgaben für die Woche überprüfen und sie priorisieren …“ Es ist schwierig, sofort damit zu beginnen. Wie in der Softwareentwicklung glaube ich, dass Sie verwenden müssen – iterativ.
Deshalb werde ich meine „Iterationen“ durchgehen, und vielleicht ist es in der gleichen Form für Sie nützlich. Denn was ist ein guter Grund, die Maiferien zu nutzen, um mit einem (relativ) neuen Paradigma wieder an die Arbeit zu gehen?
Wie ich dazu gekommen bin, können Sie hier nachlesen .
Trello, ein paar Listen
Wir erstellen nur 4 Listen, verwenden Desktop- und mobile Anwendungen.
Listen:
- To-dos – schreibe hier alle Aufgaben auf, die dir in den Sinn kommen. Und schreiben Sie sie auf, sobald sie Ihnen in den Sinn kommen. „Müll wegwerfen“ ist eine Aufgabe. „Geschirr spülen“ ist eine Aufgabe. „Planen Sie ein Planungstreffen“ ist eine Aufgabe. Nun ja, und so weiter. Selbst die offensichtlichsten oder wichtigsten Dinge können vergessen werden, wenn etwas Unerwartetes passiert oder Sie einfach einen harten Tag hatten.
- To-Dos für heute – jeden Abend verschiebe ich Dinge von der „To-Do“-Tafel auf die „To-Do für heute“-Tafel. Wenn ein Teil Ihrer Arbeit am Abend dort bleibt, ist das normal; mehr dazu weiter unten. Mit der Zeit beginnt man zu verstehen, wie viele Aufgaben auf der Liste stehen können, sodass die meisten davon am geplanten Tag erledigt werden können.
- Heute gemacht. Dieses Board ist die beste Möglichkeit, die Angst vor dem Gedanken „Ich habe heute nichts geschafft“ abzubauen und eine gute Möglichkeit, weiter über Selbstorganisation nachzudenken. Ich schreibe hier alle Aufgaben auf, die ich heute erledigt habe, auch die, die nicht auf der geplanten Liste stehen. „Ich habe Vasya wegen der Dokumente angerufen“, schrieb er auf. „Sie haben mich gebeten, Papiere zu unterschreiben“, schrieb ich auf. „Wir haben die Vereinbarung mit Anton besprochen“, schrieb er. Auf diese Weise werden Sie am Ende des Tages verstehen, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich aufgewendet haben und was Sie von diesen Aufgaben hätten weglassen können, nur um den Plan fertigzustellen.
- Fertig – eine Liste aller abgeschlossenen Aufgaben. Zu Beginn oder am Ende des Tages verschiebe ich sie von „Heute erledigt“ auf „Fertig“. Im Grunde handelt es sich dabei um einen Mülleimer, in dem Sie einfach erledigte Aufgaben finden können und der daher regelmäßig gereinigt werden muss.
Trello, „Mini-Kalender“
Irgendwann wird klar, dass manche Aufgaben genau zeitgebunden sind und man sie unter der Woche nicht vergessen möchte, um für diese Zeit nichts anderes zu planen. Da mir der Kalender immer schwerfiel, habe ich mehrere Tafeln mit den Namen „To-Dos für Montag“, „To-Dos für Dienstag“ usw. hinzugefügt, auf denen ich anfing, zeitgebundene Aufgaben aufzulisten. DOS.
Wenn mich also Leute fragen: „Können wir uns am Donnerstag um 16:00 Uhr unterhalten?“ - Ich gehe einfach zur entsprechenden Tafel und schaue, was wir für dieses Mal dort aufgeschrieben haben. Und wir dürfen nicht vergessen, Aufgaben unter der Woche pünktlich zwischen Listen zu übertragen: zum Beispiel „To-Dos für Donnerstag“, wenn der Donnerstag kommt – auf „To-Dos für heute“.
Warum kein Kalender? Für mich ist es furchtbar schwierig, zwei Dienstprogramme gleichzeitig zu nutzen. Wenn ich dafür einen Kalender verwende, muss ich darauf zugreifen, ihn ausfüllen und regelmäßig nachsehen, ob ich etwas vergessen habe ...
An diesem Punkt bin ich an die Grenzen von Trello gestoßen. Das Hauptproblem bestand darin, dass mehr als 50 Aufgaben pro Tag erfasst wurden und es einen ziemlich großen Pool an Aufgaben gab, die sowohl an die allgemeine Liste als auch an tagegebundene Listen gebunden waren. Woran erkenne ich, dass ich die Aufgabe, die ich erledigen muss, bereits aufgeschrieben habe? Es tauchten Duplikate auf. Wie kann man alle Aufgaben für eines der Projekte gleichzeitig priorisieren? Wie geben Sie anderen Menschen die Möglichkeit, Ihre Kalenderpläne zu sehen?
Ich brauchte ein System, das bei gleichzeitiger relativer Benutzerfreundlichkeit:
- Ich könnte Aufgaben nach Projekten gruppieren.
- Verfügen Sie über einen Kalenderlink (tun Sie es morgen) und übertragen Sie diesen automatisch auf Aufgaben für heute, wenn der Tag kommt.
- Würde in den Google-Kalender integriert werden.
Hier bin ich zu ToDoist zurückgekehrt, und zu diesem Zeitpunkt stellte sich heraus, dass es die am besten geeignete Lösung war.
Aktueller Thread in ToDoist
Posteingang
Ich schreibe alle eingehenden Aufgaben in den Posteingang und versuche, diese sofort zu erledigen. Parsen bedeutet:
- Bestimmen des Datums, an dem die Aufgabe erledigt sein wird (bei kurzen Aufgaben lege ich meistens „Heute“ fest, und am Abend verstehe ich, wann sie tatsächlich erledigt werden kann).
- Bestimmen des Projekts, dem die Aufgabe zugeordnet werden kann (für Statistiken und die Möglichkeit, die Priorität aller Aufgaben im Projekt irgendwie zu ändern).
Aufgaben, die einem in den Sinn kommen und nicht in naher Zukunft erledigt werden müssen, kommen in Projekte Nicht kategorisiert, persönlich („Getränkehalter mit ins Auto nehmen“) und Nicht kategorisierte Arbeit („Überlegen Sie, wann wir eine strategische PR-Sitzung vereinbaren können“). Mit ToDoist können Sie wiederkehrende Aufgaben zuweisen, sodass ich jedes Wochenende eine Aufgabe namens „Nicht kategorisiertes Persönliches“ und jeden Montag „Nicht kategorisierte Arbeit“ habe.
Kalenderintegration
ToDoist lässt sich in beide Richtungen perfekt in Google Kalender integrieren. Ich teile meinen Kalender mit meinen Kollegen, damit sie sehen können, wann sie mich definitiv nicht erreichen können.
Gleichzeitig werden Aufgaben aus dem Kalender in die entgegengesetzte Richtung übertragen: Ich kann sagen „Seryoga, schau dir meine Zeit für Freitag an und schreibe dort ein Meeting auf“, das sowohl im Kalender als auch in ToDoist erscheint. Tatsächlich habe ich zum ersten Mal damit begonnen, einen Kalender zu verwenden, ohne darin Ereignisse erstellen zu müssen.
Bearbeitung nicht operativer eingehender Aufgaben
Ich beeile mich nicht, Aufgaben sofort zu erledigen, außer bei Aufgaben, bei denen das Feuer offensichtlich ist. „Wir müssen dringend mit der Geschäftsführung der ABC-Firma Kontakt aufnehmen, da der Server ausgefallen ist und die Mitarbeiter nicht antworten“ ist offensichtlich eine dringende Aufgabe, die nicht aufgeschoben werden kann, aber „Zhenya, kann ich Sie jetzt anrufen, um über a zu sprechen?“ „Neues Projekt“ wird zu „Planen Sie, wann Sie mit Fast jede eingehende Aufgabe wird zunächst in „Planen…“ umgewandelt.
Aufgaben priorisieren
Es können nicht alle Aufgaben des Tages erledigt werden. Als ich mich selbst beobachtete, wurde mir Folgendes klar (jede Zahl wird anders sein, aber die Hauptsache ist, zu Schlussfolgerungen zu kommen).
- Für jeden Tag schreibe ich etwa 50-70 Aufgaben auf.
- Ich kann bis zu 30 Aufgaben bequem erledigen (ohne mich am Ende des Tages völlig müde zu fühlen).
- Nachdem ich bis zu 50 Aufgaben erledigt habe, werde ich müde, aber nicht kritisch.
- Ich kann 70 Aufgaben erledigen, aber danach werde ich Schwierigkeiten haben, aus dem „Fluss des Workaholismus“ herauszukommen, Schwierigkeiten beim Einschlafen haben und generell ein wenig gesellig sein.
Auf dieser Grundlage entscheide ich, was ich heute tun werde. ToDoist hat eine Priorisierung für jede Aufgabe, sodass ich morgens die kritischen Aufgaben auswähle, die ich erledigen möchte, und den Rest entsprechend meinen Fähigkeiten und Wünschen erledige. Jeden Tag übertrage ich etwa 40–20 Aufgaben auf den nächsten: Interessant ist, dass die Aufgaben des nächsten Tages wieder 60–70 sind.
Statistiken pflegen
Ich möchte wirklich allgemein verstehen, wie viel Zeit heute mit arbeitsbezogenen Angelegenheiten verbracht wurde und für welche. Dafür verwende ich die Anwendung , das sich sowohl auf dem Telefon als auch auf dem Laptop befindet, und den Standortverlauf von Google Maps (ja, ich bin nicht paranoid).
Da wir außerhalb der Stadt leben, kann die Zeit, die wir unterwegs verbringen, sinnvoll genutzt werden. Wenn ich jetzt nicht müde bin, höre ich unterwegs Hörbücher, um diese 40 Minuten irgendwie nutzen zu können.
Ich aggregiere die Daten noch nicht und erstelle so eine Art persönlichen Data Lake; Wenn es soweit ist, werde ich es schaffen.
Es wird keine Schlussfolgerung geben
- Das Leben eines modernen Menschen ist ein großer Strom ankommender Aufgaben. Eine Reduzierung wird nicht möglich sein; Wir müssen lernen, mit diesem Fluss umzugehen.
- Die meiste Angst entsteht durch das Unbekannte der Zukunft. Wenn wir verstehen, was uns in den kommenden Tagen erwartet, wird die Angst deutlich geringer sein.
- Aus diesem Grund können Sie sich Zeit für die Organisation Ihres Tages nehmen. Ich weiß, was heute passieren wird, was morgen passieren wird, und ich vergesse die Aufgaben nicht, die ich früher vergessen habe.
- Die Durchführung einer Aufgabenverfolgung ist kein Selbstzweck, sondern, wenn Sie so wollen, eine Möglichkeit der Selbstbildung. Dinge, für die Sie vorher zu faul waren oder zu denen Sie nie dazu gekommen sind, werden viel einfacher. Vielen Menschen (auch mir) geht es generell besser, wenn Aufgaben von außen gestellt werden. Die Aufgabenverfolgung ist eine Möglichkeit, sich selbst Aufgaben zu stellen und zu lernen, nach Ihren Wünschen zu leben.
- Arbeit ist kein Selbstzweck. Ziel ist es, Ihren Arbeitsplan so zu gestalten, dass Sie über vorhersehbare Freizeit verfügen, in der Sie sich um sich selbst, Ihre Familie und Ihre Interessen kümmern können.
Source: habr.com