Ich habe versucht, systematisch Aufgaben zu verwalten, wahrscheinlich etwa 20-25 Mal. Und jeder Versuch scheiterte, wie ich jetzt verstehe, aus zwei Gründen.
Erstens, um Zeit für die Aufgabenverwaltung zu finden, muss man verstehen, warum das überhaupt notwendig ist.
Du beginnst, Aufgaben zu verwalten, investierst Zeit darin, erledigst weniger Aufgaben — aber wofür?
Es ist schwierig, jede Arbeit zu erledigen, wenn man nicht versteht, wozu sie dient. "Das Leben zu ordnen" ist kein wirklich adäquates Ziel, denn "geordnetes Leben" ist ein ziemlich vages Konzept. Aber "das Angstniveau zu senken, indem man das Unbekannte reduziert" ist ein viel konkreteres und besseres Ziel, für das man durchaus eine Stunde am Tag investieren kann.
Zweitens beschreiben alle Methoden, die ich gelesen habe, sofort den Endzustand des Prozesses. "Sie müssen ToDoIst verwenden, nach Projekten unterteilen, mit dem Kalender integrieren, die Aufgaben wöchentlich überprüfen, priorisieren..." Es ist schwierig, sofort damit zu beginnen. Wie in der Softwareentwicklung denke ich, dass man den — iterativ — nutzen sollte.
Deshalb werde ich meine "Iterationen" durchgehen, und vielleicht wird es Ihnen in ähnlicher Form nützlich sein. Schließlich ist das ein guter Anlass, um die Maiferien zu nutzen, um mit einer neuen (relativen) Paradigmen zu starten.
Wie ich dazu gekommen bin, können Sie hier nachlesen. .
Trello, eine Liste von Listen
Wir erstellen insgesamt 4 Listen und nutzen die Desktop- und Mobile-App.
Listen:
- Aufgaben – alles, was mir in den Sinn kommt, sollte hier notiert werden. Und zwar sofort, sobald es mir in den Kopf kommt. „Müll rausbringen“ – eine Aufgabe. „Geschirr spülen“ – eine Aufgabe. „Besprechung ansetzen“ – eine Aufgabe. Und so weiter. Selbst die offensichtlichsten oder wichtigsten Dinge können vergessen werden, wenn etwas Unerwartetes passiert oder einfach ein harter Tag war.
- Aufgaben für heute – jeden Abend übertrage ich Aufgaben von dem Board "Aufgaben" in das Board "Aufgaben für heute". Wenn am Abend ein Teil der Aufgaben dort verbleibt – ist das in Ordnung, dazu später mehr. Mit der Zeit versteht man, wie viele Aufgaben in der Liste sein können, damit ein Großteil davon an dem geplanten Tag erledigt werden kann.
- Heute erledigt. Dieses Board ist der wichtigste Weg, um die Sorge zu verringern, dass "ich heute nichts gemacht habe" und eine gute Möglichkeit zur Reflexion über Selbstorganisation. Ich notiere hier Aufgaben, die ich heute erledigt habe, selbst wenn sie nicht auf meiner geplanten Liste standen. "Ich habe Vasja wegen der Dokumente angerufen" – notiert. "Wir wurden gebeten, die Unterlagen zu unterschreiben" – notiert. "Habe mit Anton den Vertrag besprochen" – notiert. So verstehen Sie am Ende des Tages, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbracht haben und welche Aufgaben nur aus dem Grund erledigt wurden, um den Plan zu erfüllen.
- Fertig – eine Liste aller erledigten Aufgaben. Zu Beginn oder am Ende des Tages verschiebe ich sie von "Heute erledigt" nach "Fertig". Im Grunde genommen ist dies ein Ablageort, in dem man einfach die erledigten Aufgaben findet und daher regelmäßig aufgeräumt werden muss.
Trello, "Mini-Kalender"
Irgendwann wird klar, dass bestimmte Aufgaben zeitlich gebunden sind und dass ich sie nicht in der Woche vergessen möchte, um nicht etwas anderes für diese Zeit zu planen. Ich hatte immer Schwierigkeiten mit dem Kalender, daher habe ich ein paar Boards mit den Titeln „Aufgaben für Montag“, „Aufgaben für Dienstag“ usw. hinzugefügt, in die ich die zeitlich gebundenen Aufgaben eingetragen habe.
So wenn ich gefragt werde: „Können wir am Donnerstag um 16:00 Uhr sprechen?“ – gehe ich einfach zum entsprechenden Board und schaue, was wir zu dieser Zeit dort notiert haben. Und man muss nicht vergessen, die Aufgaben rechtzeitig zwischen den Listen im Laufe der Woche zu verschieben: zum Beispiel von „Aufgaben für Donnerstag“ am Donnerstag in „Aufgaben für heute“.
Warum keinen Kalender? Für mich ist es ziemlich kompliziert, zwei Tools gleichzeitig zu verwenden. Wenn ich dafür einen Kalender benutzen würde, müsste ich ihn aufrufen, ausfüllen und regelmäßig überprüfen, ob ich nichts vergessen habe...
An diesem Punkt stieß ich an die Grenzen von Trello. Das Hauptproblem war, dass ich an einem Tag mehr als 50 Aufgaben notierte und es einen recht großen Pool von Aufgaben gab, die sowohl an die allgemeine Liste als auch an die nach Tagen gebundenen Listen angehängt waren. Wie kann ich erkennen, dass ich die Aufgabe, die ich erledigen muss, bereits notiert habe? Es entstanden Duplikate. Wie kann ich alle Aufgaben eines Projekts gleichzeitig priorisieren? Wie kann ich anderen die Möglichkeit geben, meine Kalenderpläne einzusehen?
Ich benötigte ein System, das bei relativ einfacher Bedienung:
- Aufgaben nach Projekten gruppieren konnte.
- Eine Kalenderbindung hatte (Aufgabe für morgen), und diese automatisch für heute übertrug, wenn der Tag begann.
- Mit Google Kalender integriert wäre.
An dieser Stelle kam ich zurück zu ToDoist, und zu diesem Zeitpunkt war es die am besten geeignete Lösung.
Der aktuelle Arbeitsablauf in ToDoist
Eingang
Ich schreibe alle eingehenden Aufgaben in den Eingang, den ich sofort zu bearbeiten versuche. Mit der Bearbeitung meine ich:
- Das Festlegen des Datums, an dem die Aufgabe erledigt wird (für kurze Aufgaben setze ich meist 'Heute', und am Abend verstehe ich dann, wann ich sie tatsächlich erledigen kann).
- Definition eines Projekts, dem die Aufgabe zugeordnet werden kann (für Statistiken und die Möglichkeit, die Priorität aller Aufgaben im Projekt zu ändern).
Aufgaben, die mir in den Sinn kommen und die nicht unbedingt in naher Zukunft erledigt werden müssen, landen in Projekten. Unklassifiziert Persönlich („Getränkehalter ins Auto nehmen“) und Unklassifiziert Arbeit („Überlegen, wann wir eine Strategietagung zu PR einrichten können“). In ToDoist lassen sich wiederkehrende Aufgaben festlegen: So erscheint am Wochenende die Aufgabe „Unklassifiziert Persönlich durchsehen“ und jeden Montag - „Unklassifiziert Arbeit durchsehen“.
Integration mit dem Kalender
ToDoist lässt sich hervorragend mit Google Kalender integrieren, und zwar in beide Richtungen. Mein Kalender ist mit Kollegen geteilt, damit sie sehen können, wann ich nicht erreichbar bin.
Dabei werden Aufgaben aus dem Kalender auch umgekehrt übertragen: Ich kann sagen: „Serega, sieh dir meine Zeit für Freitag an und trage dort ein Meeting ein“, das sowohl im Kalender als auch in ToDoist erscheint. So habe ich tatsächlich zum ersten Mal angefangen, den Kalender zu nutzen, ohne dafür Ereignisse erstellen zu müssen.
Verarbeitung von nicht dringenden eingehenden Aufgaben
Ich neige nicht dazu, Aufgaben sofort zu erledigen, es sei denn, es handelt sich um offensichtliche Notfälle. "Wir müssen dringend das Management von Unternehmen ABC kontaktieren, weil der Server down ist und wir keine Antwort von den Mitarbeitern bekommen" — das ist eine klare dringende Aufgabe, die nicht aufgeschoben werden kann. Im Gegensatz dazu wird "Sasha, kann ich dich jetzt anrufen, um über ein neues Projekt zu sprechen" zu "Einen Termin planen, wann ich mit X über Y sprechen kann". Dies wird dann zu der Aufgabe "X mitteilen, dass wir dann und dann sprechen können" und der Aufgabe "Mit X über Y sprechen", die bereits zeitgebunden ist. Praktisch jede eingehende Aufgabe wird zunächst zu "Einen Termin planen…".
Priorisierung von Aufgaben
Es ist unmöglich, alle Aufgaben des Tages zu erledigen. Wenn ich mich selbst beobachte, stelle ich Folgendes fest (die Zahlen werden unterschiedlich sein, aber das Hauptziel ist es, zu Erkenntnissen zu kommen).
- Für jeden Tag schreibe ich etwa 50 bis 70 Aufgaben auf.
- Komfortabel für mich (ohne das Gefühl völliger Erschöpfung am Ende des Tages) kann ich bis zu 30 Aufgaben erledigen.
- Wenn ich bis zu 50 Aufgaben erledige, bin ich müde, aber nicht kritisch.
- Ich kann 70 Aufgaben abschließen, aber danach fällt es mir schwer, aus dem "Arbeitsrausch" herauszukommen, ich kann schlecht einschlafen und bin insgesamt wenig sozial.
Basierend darauf entscheide ich, was ich heute tun möchte. In ToDoist gibt es eine Priorisierung jeder Aufgabe, daher wähle ich morgens die kritischsten Aufgaben aus und erledige die anderen je nach Möglichkeiten und Lust. Jeden Tag übertrage ich etwa 40-20 Aufgaben auf den nächsten Tag: Interessant dabei ist, dass die Anzahl der Aufgaben am nächsten Tag wieder 60-70 beträgt.
Statistik führen
Ich würde gerne wissen, wie viel Zeit ich heute für arbeitsbezogene Dinge aufgebracht habe und worauf genau. Dafür benutze ich die App , die sowohl auf meinem Telefon als auch auf meinem Laptop installiert ist, sowie die Google Maps Standortverlauf (ja, ich bin kein Paranoiker).
Wir wohnen außerhalb der Stadt, daher kann ich die Zeit, die ich mit dem Pendeln verbringe, sinnvoll nutzen. Jetzt, wo ich nicht müde bin, höre ich während der Fahrt Hörbücher, um diese 40 Minuten wenigstens ein bisschen zu nutzen.
Die Daten aggregiere ich bisher nicht und erstelle somit eine Art persönliches Data Lake; die Zeit wird kommen, da kümmere ich mich drum.
Es wird keine Schlussfolgerung geben
- Das Leben eines modernen Menschen ist ein großer Strom an eingehenden Aufgaben. Man kann ihn nicht reduzieren; man muss lernen, mit diesem Strom umzugehen.
- Die meisten Sorgen resultieren aus der Ungewissheit über das, was bevorsteht. Wenn wir besser verstehen, was uns in den kommenden Tagen erwartet, werden unsere Sorgen spürbar weniger.
- Dafür lohnt es sich, Zeit in die Organisation des eigenen Tages zu investieren. Ich weiß, was heute passieren wird, was morgen ansteht, und ich vergesse nicht die Aufgaben, die ich früher oft übersehen habe.
- Task-Tracking ist kein Selbstzweck, sondern, wenn Sie so wollen, eine Methode zur Selbstdisziplin. Dinge, die ich früher aus Bequemlichkeit nicht erledigt habe oder die ich immer wieder aufgeschoben habe, werden erheblich leichter. Viele Menschen (ich gehöre auch dazu) fühlen sich insgesamt besser, wenn Aufgaben von einer externen Quelle gestellt werden. Task-Tracking ist eine Möglichkeit, sich selbst Aufgaben zu stellen und zu lernen, nach den eigenen Wünschen zu leben.
- Arbeit ist kein Selbstzweck. Das Ziel ist es, den eigenen Arbeitszeitplan so zu organisieren, dass vorhersehbare Freiräume entstehen, in denen man sich mit sich selbst, der Familie und seinen Interessen beschäftigen kann.
Quelle: habr.com
