Es ist nicht ganz einfach, alles perfekt zu machen: Ein Blick hinter die Kulissen des Guinness-Weltrekords.

Möchten Sie die Meinung der Organisatoren von „Digital Breakthrough“ hören, wie der Wettbewerb abgelaufen ist? In diesem Beitrag wird es nicht um die Größe, das Rekordbuch, die ersten Persönlichkeiten, einzigartige Lösungen und perfekte Organisation gehen. Wir erzählen von unseren größten Fehlern – glauben Sie uns, davon gab es viele. Aber Fehler zu machen ist normal, besonders, wenn man aus ihnen lernt.

Fangen wir von vorne an

Bewerbungskampagne

Statt tausend Bewerbungen tausend Fragen

Wir müssen ehrlich zugeben – zu Beginn standen wir vor dem Problem, dass unser Publikum nicht ganz verstand, wie Hackathons funktionieren – unter den Teilnehmern waren viele Neulinge, die mit diesem Format nicht vertraut waren. Sie waren an der Durchführung solcher Veranstaltungen, den Bewertungssystemen für Projekte, den Kriterien für die Auswahl des Expertengremiums und vielem mehr interessiert. Daher sammelten wir in den ersten Wochen der Bewerbungskampagne nicht Registrierungen, sondern eine Menge Fragen zu verschiedenen Themen – oft bezogen sich diese Fragen nicht einmal auf den Wettbewerb selbst.

Daraus haben wir gelernt, dass man vor dem Start der Bewerbungsphase viel mit potenziellen Teilnehmern kommunizieren muss – sie in die Besonderheiten der Veranstaltung einführen und Fragen zu allen bevorstehenden Schritten beantworten.

Insgesamt müssen wir aktiver mit der Technologiegemeinschaft arbeiten, die mehr an den Neuigkeiten über den Fortschritt des Wettbewerbs interessiert ist als an den letzten Errungenschaften der Partnerunternehmen – warum haben wir uns für das Format Hackathon entschieden? Wie wird es an unseren Wettbewerb angepasst? Wie wird das Online-Testing ablaufen? Wow, das Online-Testing hat begonnen – was machen wir jetzt? Ich verstehe nicht – ich habe getestet, aber es gibt keine Ergebnisse. Wann werden die bekannt gegeben? Welche Aufgaben wird es in den regionalen Runden geben? Wer setzt diese an? Und wer wird im Expertengremium sitzen? Wie wurden sie ausgewählt?

Und so weiter.

Die wichtigste Lektion: Es reicht nicht aus, einfach zu sagen: "Hallo, wir sind ein Wettbewerb für Manager, IT-Fachleute und Designer. Nimm schnell teil. Übrigens findet das im Hackathon-Format statt." Alles muss detailliert und Schritt für Schritt erklärt werden.

Online-Testing

Fehler in den Tests oder das falsche Verständnis der Aufgaben durch verschiedene Personen?

Während der Phase des Online-Testings quollen unsere sozialen Netzwerke über von unzufriedenen Nachrichten über Fehler in den Aufgaben. Das Problem war, dass dieselben Aufgabentexte von Fachleuten aus verschiedenen Bereichen unterschiedlich interpretiert wurden. Alles hing davon ab, wie sie in den Beruf kamen – ob sie sich selbst ausgebildet hatten oder über umfangreiche akademische Kenntnisse und entsprechende Abschlüsse verfügten. Die Wahrnehmung von Semantik und Linguistik war bei ihnen stark unterschiedlich – dies musste bei der Erstellung der Tests berücksichtigt werden.

Die wichtigste Lektion: Für das nächste Mal planen wir, regionale Fokusgruppen aus Spezialisten unterschiedlicher Disziplinen zusammenzustellen. Sie werden helfen, die Aufgaben für die spezifischen Regionen zu formulieren.

Regionale Runden

Im Sommer sollte man sich erholen

Der allererste Fehler war, dass wir für die Durchführung der regionalen Runden ausgerechnet den Sommer gewählt haben – die Urlaubs- und Semesterzeit, wodurch in einigen Städten nur sehr wenige Menschen am Hackathon teilnahmen.

Aus diesem Grund mussten wir die Anzahl der Nominierungen reduzieren, weshalb Teams von den Aufgaben absehen mussten, die sie ursprünglich lösen wollten. Dennoch zeigten die Städte, in denen nicht so viele Teilnehmer waren, dass sie alle Aufgaben mit Bravour meisterten und zeigten, dass auch kleine Gruppen gute Lösungen erarbeiten können. So war es zum Beispiel in Jakutsk und Nowgorod – dort kamen alle Teams, die ursprünglich zum Hackathon gekommen waren, ins Finale.

Die wichtigste Lektion: oder vielleicht nicht im Sommer?

Die Besonderheiten jeder Region

Die Bedingungen, unter denen die regionalen Hackathons stattfanden, hingen direkt vom lokalen Partner ab, der den Wettbewerb unterstützte. Deshalb war es an manchen Orten besser, an anderen schlechter. Nicht alle verstanden die Besonderheiten solcher Veranstaltungen und warum die Leute 24/7 arbeiten, auf Poufs schlafen oder in Zelten leben und sich von Brötchen aus der Mensa ernähren. Daher gab es an manchen Stellen Mängel.

Unser großer Dank gilt den Universitäten – sie haben uns mit dem Veranstaltungsort, Experten, der Einladung von Medien und der Rekrutierung von Teilnehmern unterstützt. Die Zusammenarbeit mit ihnen half uns, die Besonderheiten der Regionen besser zu verstehen – in Zukunft wird dies unsere Kooperation effektiver gestalten.

Die wichtigste Lektion: In der nächsten Saison müssen wir die Arbeit in den Regionen detaillierter organisieren und mehr auf uns selbst und unsere Erfahrungen vertrauen, anstatt auf lokale Partner.

In den Regionen wird Informationen anders wahrgenommen

Die Kanäle zur Gewinnung von Teilnehmern in Millionenstädten und Regionen funktionieren völlig unterschiedlich. Während es beispielsweise in Moskau und Sankt Petersburg ausreicht, Werbung in sozialen Netzwerken zu schalten und „Posts“ in Gruppen zu platzieren, in denen sich die Zielgruppe aufhält, sind in den Regionen Mundpropaganda und Aufrufe zur Teilnahme von lokalen „Influencern“ (Regionalverwaltungen, Bloggern, Universitäten, IT-Communities) effektiver.

Die wichtigste Lektion: die Anzahl der Kanäle zu erhöhen, über die wir mit dem Publikum arbeiten. Mehr Meinungsführer und lokale Blogger einbeziehen.

Durch unklare Formulierungen der Aufgaben verwirrt.

Was kann die Teilnehmer eines Hackathons am meisten frustrieren und sogar wütend machen? Natürlich langweilige und unzureichend durchdachte Aufgaben. In der regionalen und finalen Phase beschwerten sich die Teams darüber, dass die Formulierungen der Aufgaben oft nicht ganz klar und verständlich waren.

Während des gesamten Wettbewerbs haben wir immer versucht, der Regel zu folgen - qualitativ eine Aufgabe stellen => qualitativ eine Lösung erhalten. Aber wir müssen zugeben, dass dies nicht immer der Fall war. In Anbetracht der vielen Aufgaben und der spezifischen Datensätze für jede einzelne… kam es zu Misserfolgen. Doch alles wurde durch die Unterstützung von Experten, die den Teams zur Seite standen, kompensiert und alle Fragen beantworteten und die Projekte umfassend bearbeiteten. Gerade das hatte Einfluss auf die Qualität der Prototypen, die als Ergebnisse entstanden.

Die wichtigste Lektion: Für die Formulierung von Aufgaben werden wir Spezialisten hinzuziehen, die sich gut mit den Technologien auskennen, mit denen die Teilnehmer arbeiten müssen. Wenn wir also eine Aufgabe zur Entwicklung einer AR-Anwendung für das Interieur stellen, benötigen wir einen Experten, der bereits mehrfach Augmented Reality für ähnliche Lösungen verwendet hat.

Das Finale

„Hallo! Bald findet der Hackathon statt, aber die Tickets wurden uns noch nicht zugesendet“, oder Probleme mit der Logistik.

Einigen Teilnehmern wurde zu spät mitgeteilt, wie ihre Anreise zum Finale organisiert werden würde. Das führte zu einer Flut von Fragen und wir, als Organisatoren, wurden einem echten Beschuss ausgesetzt. Die Schuld von uns abzuweisen, werden wir nicht; das Projektteam trägt natürlich die Verantwortung für alle Verzögerungen. Diese waren meist darauf zurückzuführen, dass wir in den meisten Fällen um Unterstützung bei den Regionen gebeten haben, aber jede von ihnen konnte die Logistik zu unterschiedlichen Zeitpunkten organisieren. In Zukunft werden wir dafür mehr Zeit einplanen.

Die wichtigste Lektion: Es ist notwendig, die Teilnehmer ständig darüber zu informieren, in welchem Stadium sich der Ticketkauf, die Hotelreservierungen und sonstige operative Dinge befinden. Das wird ihnen helfen, ruhiger zu sein und einfach zu warten, bis die gewünschten Dokumente per E-Mail bei ihnen eintreffen.

Und natürlich Guinness.

Ursprünglich hatten wir nicht das Ziel, ins Guinness-Buch der Rekorde zu kommen. Aber während der regionalen Etappen wurde uns allmählich klar, dass wir alle Chancen dazu haben, und näher zum Finale entschieden wir - „Wir schaffen das, Kollegen!“. Alles lief großartig, bis die Vertreter des Guinness-Buchs die Anforderungen bekanntgaben, dass die Teilnehmer des Hackathons einen ganzen Arbeitstag (12 Stunden) nicht das Gebäude verlassen dürfen. Sie hatten nur die Möglichkeit, den Veranstaltungsort für 40 Minuten zu verlassen. Das wirkte sich auf die übliche Organisation von Verpflegung und Zutrittsregelungen aus, was zu Unmut bei den Teilnehmern führte.

Die wichtigste Lektion: Jetzt werden wir sofort nach allen möglichen Stolpersteinen fragen, die aus verschiedenen Aktivitäten im Rahmen des Wettbewerbs entstehen können, und die Teilnehmer im Voraus darüber informieren.

Teilen Sie in den Kommentaren mit, welche Fehler noch bei der Organisation des Wettbewerbs festgestellt wurden? Wir sind immer bereit, an der Verbesserung der Ergebnisse zu arbeiten!

Quelle: habr.com