Übergang von einem Karteisystem zu automatisierten Datenbanken in Behörden

Von dem Moment an, als die Notwendigkeit entstand, Daten zu bewahren (genau aufzuzeichnen), erfassten (oder speicherten) Menschen auf verschiedenen Medien und mit allen möglichen Werkzeugen die für die spätere Verwendung notwendigen Informationen. Jahrtausende lang schnitzte er Zeichnungen in Felsen und schrieb sie auf ein Stück Pergament, um sie später später zu verwenden (um einem Bison nur ins Auge zu schlagen).

Im letzten Jahrtausend hat sich die Aufzeichnung von Informationen in der Buchstabensprache – dem „Schreiben“ – weit verbreitet. Das Schreiben wiederum hat zwar unbestreitbare Vorteile (Verbreitung, relative Leichtigkeit des Lesens und Schreibens von Informationen usw.), ermöglicht jedoch im Hinblick auf die Datenverwaltung keine vollständige Nutzung. Das Beste, was man sich für die Verwaltung schriftlicher Daten einfallen lassen kann, ist eine Bibliothek (Archiv). Die Bibliothek musste aber auch um ein spezielles Such- (Indizierungs-) und Datenverwaltungstool – eine Kartei – ergänzt werden. Die Kartei ist im Wesentlichen ein Bibliothekskatalog-Register. Es sollte festgelegt werden, dass unter dem Begriff Bibliothek (Archiv) nicht nur die von uns gewohnten Bibliotheken zu verstehen sind, sondern auch andere organisierte und strukturierte schriftliche Daten (z. B. eine Akte des Standesamtes oder des Innenministeriums, des staatlichen Steuerdienstes). ).

Es ist schwer zu unterschätzen, welchen Einfluss Kartenarchivierungssysteme auf staatliche Registrierungssysteme hatten. Zum Beispiel ein Einwohnermeldeamt, bei dem die Wohnadresse der physische Ort der gespeicherten Daten über den Bürger ist. Somit werden alle Daten von Bürgern, die in bestimmten Straßen und Gebieten leben, in einer für das Gebiet bestimmten Registrierungsstelle gespeichert. Dies liegt daran, dass Sie mit dieser Methode statistische und analytische Daten schneller finden, aktualisieren, zählen und generieren können, als wenn die Informationen an einem Ort gespeichert wären. Beispielsweise speichert das Passamt oder die Steuerabteilung, der Sie angehören, schriftliche und physische Daten über Ihre Aktivitäten (Steuerberichte oder Zivilregister). Jede Person oder staatliche Stelle kann anhand der Meldeadresse leicht feststellen, bei welchem ​​Standesamt die Unterlagen gespeichert sind und bei welcher Bezirksabteilung des Finanzamtes die Einkommenserklärung eingereicht wird.

Auf dieser Grundlage der Kartenbuchhaltungsfunktionen wurde das gesamte Datenerfassungssystem aufgebaut: über Bürger (Standesamt, Passamt), über die Wirtschaftstätigkeit (Kreissteuerämter), über Immobilien (Kreisliegenschaftsämter), über Fahrzeuge ( Registrierungs- und Prüfungsabteilungen) ), über den Wehrpflichtigen (Militärkommissariate) usw.

Die Kartenabrechnung ist gezwungen, staatliche Registrierungszeichen mit Gebietsbezeichnung (Region S227NA69-Tver) zu verwenden, verschiedene Abteilungen nach territorialen Merkmalen zu benennen (Abteilung für innere Angelegenheiten des Bezirks Pervomaisky), zur physischen Übertragung von Daten usw. gezwungen und gezwungen zu sein.

Ich schlage vor, die Bewegung einer Dateneinheit in einem Kartenablagesystem von einer Kartei zur anderen zu betrachten. Nehmen wir als anschauliches Beispiel den Prozess der erneuten Registrierung eines Fahrzeugs im Fahrzeugzulassungssystem, wenn das Auto an eine Person verkauft wird, deren Zulassungsort (Zulassung) sich vom Zulassungsort des Vorbesitzers unterscheidet. Gemäß den Regeln müssen Verkäufer und Käufer zur REO „A“ (zu der der Verkäufer gehört) kommen, um das Auto neu zu registrieren. Nach Unterzeichnung des Kauf- und Verkaufsvertrags und Ausfüllen der entsprechenden Unterlagen erhält der neue Eigentümer eine zeitlich begrenzte Transitnummer. Der neue Eigentümer ist während der Gültigkeitsdauer der Transitnummer verpflichtet, bei REO „B“ einzutreffen, zu dem er durch Registrierung (Registrierung) gehört. Nach seiner Ankunft bei REO „B“ werden seine Transitnummer und andere Zulassungsdokumente beschlagnahmt und das Auto auf den neuen Besitzer zugelassen.

Um die Bewegung einer Informationseinheit vollständig zu verstehen, werden wir im Folgenden eine Analogie der Bewegung einer Dateneinheit in jeder Phase der Registrierungsaktionen ziehen.

Vorgang 1

Verkäufer und Käufer kommen zu REO „A“, um ein Auto zu kaufen oder zu verkaufen und nehmen Kontakt zum Betreiber auf. Der Betreiber findet eine Meldekarte in der Meldekartendatei – das heißt, er sucht physisch nach Daten, was einige Zeit in Anspruch nimmt. Nach dem Auffinden der Karte wird geprüft, ob ein Pfandrecht oder Pfandrecht am Fahrzeug vorliegt (die Daten werden im Fahrzeugschein erfasst).

Vorgang 2

Der Betreiber vergibt nach Durchführung der erforderlichen Registrierungsmaßnahmen Transitnummern und Registrierungsdokumente für einen begrenzten Zeitraum. Aufgrund der Tatsache, dass Daten über den neuen Eigentümer in REO „B“ gespeichert werden müssen (da die Datenbank kartenbasiert und lokal ist), wurde das folgende Verfahren entwickelt, um Informationen von REO „A“ nach REO „B“ zu übertragen. Daten über den neuen Besitzer und sein Auto werden mitgenommen, wofür ihm Transitnummern zugewiesen werden. Die Zulassungskarte mit einem besonderen Vermerk über die Abmeldung verbleibt im REO „A“ als Informationseinheit in der Fahrzeughistorie. Die Abmeldung bedeutet in diesem Fall, dass diese Informationseinheit in der REO-Datenbank „A“ inaktiv wird und nicht mehr in der oben genannten Liste der physischen Datensuchen enthalten ist (das Kennzeichen des abgemeldeten Fahrzeugs wird einfach getrennt von anderen verschoben). aktive Rollen). Die übermittelten Informationen selbst werden in der Transitnummer und in den Zulassungsunterlagen angezeigt.

Vorgang 3

Der neue Besitzer, der durch die Abmeldung des Fahrzeugs von REO „A“ Transitnummern erhalten hat, fährt nach REO „B“. Schon der Name des Nummerntyps „Transit“ weist darauf hin, dass die Nummer zum Verschieben von Daten benötigt wird. Informationen werden von REO „A“ an REO „B“ übertragen, wobei der neue Eigentümer als Datenträger fungiert. Um den Abschluss der Informationsübertragung sicherzustellen, werden Transitnummern für eine bestimmte Gültigkeitsdauer vergeben, in der sich der neue Eigentümer bei REO „B“ registrieren muss. Die Kontrolle über diesen Prozess wird den zuständigen Regierungsstellen übertragen. Daraus folgt, dass kolossale Rechtsnormen und Humanressourcen beteiligt sind und zur Steuerung der Ausführung des Datenbewegungsprozesses eingesetzt werden.

Vorgang 4

Nachdem das Auto bei REO „B“ angekommen ist, wird es registriert, was bedeutet, dass Daten über das Auto im Aktenschrank von REO „B“ erfasst werden. Der Betreiber entzieht Transitnummern und vergibt neue Staatsnummern, während er die Registrierungskarte ausdruckt und in die Kartei einträgt. Auf dieser Registrierungskarte werden alle Daten angezeigt, die von REO „B“ übertragen wurden.

Damit ist der Prozess der „analogen“ Datenübertragung von REO „A“ zu REO „B“ abgeschlossen. Zweifellos ist dieser Algorithmus zur Informationsübertragung komplex und erfordert hohe Kosten sowohl für die Personalressourcen als auch für die körperliche Aktivität. Das Volumen der transportierten Autodaten überschreitet nicht 3 Kilobyte, während die Marktkosten für die Übertragung von Informationen mithilfe vorhandener Technologien mit einem Volumen von 1024 Kilobyte 3 Som betragen (gemäß den Höchsttarifen der Mobilfunkbetreiber).

Die Ära der Verwendung von DBMS-Datenbankverwaltungssystemen

Der Einsatz von Datenbankmanagementsystemen kann die Prozesse der Datenänderung in umfangreichen Registrierungsprozessen radikal vereinfachen. Automatisieren Sie Datenabfragen und stellen Sie garantierte Ergebnisse bereit.

Als klares Beispiel ziehen wir eine Analogie zum oben beschriebenen Prozess der Neuzulassung eines Autos, wenn DBMS verwendet wurde.

Vorgang 1

Verkäufer und Käufer kommen zu REO „A“, um ein Auto zu kaufen oder zu verkaufen und nehmen Kontakt zum Betreiber auf. Der Betreiber findet eine Meldekarte in der Meldekartendatei – das heißt, er sucht physisch nach Daten, was einige Zeit in Anspruch nimmt. Nach dem Auffinden der Karte wird geprüft, ob ein Pfandrecht oder Pfandrecht am Fahrzeug vorliegt (die Daten werden im Fahrzeugschein erfasst). Der Bediener gibt die Fahrzeugdaten in das DBMS ein und erhält sofort eine Antwort über das Vorliegen einer Festnahme oder eines Pfandrechts.

Vorgang 2

Der Betreiber vergibt nach Durchführung der erforderlichen Registrierungsmaßnahmen Transitnummern und Registrierungsdokumente für einen begrenzten Zeitraum. Aufgrund der Tatsache, dass Daten über den neuen Eigentümer in REO „B“ gespeichert werden müssen (da die Datenbank kartenbasiert und lokal ist), wurde das folgende Verfahren entwickelt, um Informationen von REO „A“ nach REO „B“ zu übertragen. Der Betreiber gibt Daten über den neuen Eigentümer in das DBMS ein.

Damit ist der Neuregistrierungsprozess abgeschlossen. Alle anderen Vorgänge sind nicht relevant, da die Datenbank zentralisiert ist. Der neue Eigentümer muss keine Transitnummern erhalten (bezahlen). Anstehen für die Fahrzeugzulassung (Staging), Bezahlung eines ausgefüllten Antrags usw. Gleichzeitig wird die Belastung der REO-Mitarbeiter reduziert, da für den Betrieb keine aufwändige Ummeldung mehr erforderlich ist.

Es besteht auch keine Notwendigkeit für eine Reihe von Einschränkungen, wie z. B. die Verwendung regionaler Merkmale in staatlichen Nummernschildern (regionale Bezeichnungen werden nicht benötigt, wodurch Autos in jedem REO zugelassen werden können), die Angabe der Adresse des Eigentümers in Zulassungsdokumenten, Rückmeldung bei Wohnortwechsel usw. auf einer riesigen Liste.

Fälschungen von Zulassungspapieren sind praktisch ausgeschlossen, da die Informationen zum Fahrzeug aus der Datenbank stammen.

Die bestehenden Prozesse zur Datenbeschaffung in Behörden basieren auf den Möglichkeiten der Kartenablage und Datenspeicherung.

Auf dieser Grundlage lassen sich folgende Hauptvorteile des Einsatzes automatisierter Informationssysteme (AIS) ermitteln:

• AIS wird die Herangehensweise an Registrierungsprozesse erheblich vereinfachen und radikal verändern.
• Bei Registrierungsprozessen ist es notwendig, die Prinzipien und Regeln des DBMS-Designs zu verwenden.
• Um die Möglichkeiten von AIS voll auszuschöpfen, sollte das etablierte Registrierungsverfahren geändert werden.
• Umfangreiche Möglichkeiten zur direkten Systemintegration mit anderen Systemen (z. B. Banking).
• Minimierung von Fehlern im Zusammenhang mit dem menschlichen Faktor.
• Verkürzung der Zeit, die Bürger benötigen, um Informationen zu erhalten.

Source: habr.com