Πιστεύω ότι όλοι μας πηγαίνουμε σε ένα εστιατόριο με φίλους ή συναδέλφους. Και μετά από μια διασκέδαση, ο σερβιτόρος φέρνει την επιταγή. Στη συνέχεια, το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί με διάφορους τρόπους:
- Μέθοδος 10, «κύριοι». Στο ποσό της επιταγής προστίθεται ένα φιλοδώρημα 15–XNUMX% στον σερβιτόρο και το ποσό που προκύπτει κατανέμεται εξίσου μεταξύ όλων των ανδρών.
- Η δεύτερη μέθοδος είναι η «σοσιαλιστική». Η επιταγή μοιράζεται εξίσου σε όλους, ανεξάρτητα από το πόσο έφαγαν και ήπιαν.
- Η τρίτη μέθοδος είναι «δίκαιη». Όλοι ανοίγουν την αριθμομηχανή στο τηλέφωνό τους και αρχίζουν να υπολογίζουν το κόστος των πιάτων τους συν ένα συγκεκριμένο ποσό «φιλοδώρημα», επίσης ατομικό.
Η κατάσταση του εστιατορίου είναι πολύ παρόμοια με την κατάσταση με το κόστος πληροφορικής στις εταιρείες. Σε αυτή την ανάρτηση θα μιλήσουμε για την κατανομή των δαπανών μεταξύ των τμημάτων.
Αλλά πριν βουτήξουμε στην άβυσσο του IT, ας επιστρέψουμε στο παράδειγμα του εστιατορίου. Κάθε μία από τις παραπάνω μεθόδους «κατανομής κόστους» έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Το προφανές μειονέκτημα της δεύτερης μεθόδου: ο ένας θα μπορούσε να φάει μια χορτοφαγική σαλάτα Caesar χωρίς κοτόπουλο και ο άλλος θα μπορούσε να φάει μια μπριζόλα ribeye, οπότε οι ποσότητες θα μπορούσαν να διαφέρουν σημαντικά. Το μειονέκτημα της «δίκαιης» μεθόδου είναι ότι η διαδικασία καταμέτρησης είναι πολύ μεγάλη και το συνολικό χρηματικό ποσό είναι πάντα μικρότερο από αυτό που υπάρχει στην επιταγή. Κοινή κατάσταση;
Τώρα ας φανταστούμε ότι διασκεδάζαμε σε ένα εστιατόριο στην Κίνα και η επιταγή ήρθε στα κινέζικα. Το μόνο που είναι ξεκάθαρο εκεί είναι το ποσό. Αν και κάποιοι μπορεί να υποψιάζονται ότι αυτό δεν είναι καθόλου το ποσό, αλλά η τρέχουσα ημερομηνία. Ή, ας υποθέσουμε ότι αυτό συμβαίνει στο Ισραήλ. Διαβάζουν από δεξιά προς τα αριστερά, αλλά πώς γράφουν τους αριθμούς; Ποιος μπορεί να απαντήσει χωρίς Google;
Γιατί απαιτείται κατανομή για την πληροφορική και τις επιχειρήσεις;
Έτσι, το τμήμα πληροφορικής παρέχει υπηρεσίες σε όλα τα τμήματα της εταιρείας και ουσιαστικά πουλά τις υπηρεσίες του σε επιχειρηματικά τμήματα. Και, παρόλο που μπορεί να μην υπάρχουν επίσημες οικονομικές σχέσεις μεταξύ των τμημάτων μιας εταιρείας, κάθε επιχειρηματική μονάδα θα πρέπει τουλάχιστον να κατανοεί πόσα ξοδεύει για πληροφορική, πόσο κοστίζει η κυκλοφορία νέων προϊόντων, η δοκιμή νέων πρωτοβουλιών κ.λπ. Είναι προφανές ότι ο εκσυγχρονισμός και η επέκταση της υποδομής δεν πληρώνεται από τον μυθικό «εκσυγχρονιστή, προστάτη των ολοκληρωτών συστημάτων και κατασκευαστών εξοπλισμού», αλλά από τις επιχειρήσεις, οι οποίες πρέπει να κατανοήσουν την αποτελεσματικότητα αυτών των δαπανών.
Οι επιχειρηματικές μονάδες ποικίλλουν ως προς το μέγεθος καθώς και ως προς την ένταση χρήσης των πόρων πληροφορικής. Έτσι, η ίση κατανομή του κόστους αναβάθμισης της υποδομής πληροφορικής μεταξύ των τμημάτων είναι η δεύτερη μέθοδος με όλα τα μειονεκτήματά της. Η «δίκαιη» μέθοδος είναι πιο προτιμότερη σε αυτή την περίπτωση, αλλά είναι υπερβολικά εντάσεως εργασίας. Η πιο βέλτιστη επιλογή φαίνεται να είναι η επιλογή «οιονεί δίκαιη», όταν το κόστος δεν κατανέμεται σε μια δεκάρα, αλλά με κάποια λογική ακρίβεια, όπως στη σχολική γεωμετρία χρησιμοποιούμε τον αριθμό π ως 3,14 και όχι ολόκληρη την ακολουθία των αριθμών μετά την υποδιαστολή.
Η εκτίμηση του κόστους των υπηρεσιών πληροφορικής είναι πολύ χρήσιμη σε εκμεταλλεύσεις με ενιαία υποδομή πληροφορικής κατά τη συγχώνευση ή τον διαχωρισμό μέρους της εκμετάλλευσης σε ξεχωριστή δομή. Αυτό σας επιτρέπει να υπολογίσετε αμέσως το κόστος των υπηρεσιών πληροφορικής προκειμένου να λάβετε υπόψη αυτά τα ποσά κατά τον προγραμματισμό. Επίσης, η κατανόηση του κόστους των υπηρεσιών πληροφορικής βοηθά στη σύγκριση διαφορετικών επιλογών χρήσης και κατοχής πόρων πληροφορικής. Όταν άντρες με κοστούμια πολλών χιλιάδων δολαρίων μιλούν για το πώς το προϊόν τους μπορεί να βελτιστοποιήσει το κόστος πληροφορικής, να αυξήσει ό,τι πρέπει να αυξηθεί και να μειώσει ό,τι πρέπει να μειωθεί, η αξιολόγηση του τρέχοντος κόστους των υπηρεσιών πληροφορικής επιτρέπει στον CIO να μην εμπιστεύεται τυφλά τις υποσχέσεις μάρκετινγκ , αλλά για την ακριβή αξιολόγηση του αναμενόμενου αποτελέσματος και τον έλεγχο των αποτελεσμάτων.
Για τις επιχειρήσεις, η κατανομή είναι μια ευκαιρία να κατανοήσουν εκ των προτέρων το κόστος των υπηρεσιών πληροφορικής. Οποιαδήποτε επιχειρηματική απαίτηση δεν αξιολογείται ως αύξηση του συνολικού προϋπολογισμού IT κατά τόσα ποσοστά, αλλά καθορίζεται ως το ποσό για μια συγκεκριμένη απαίτηση ή υπηρεσία.
Πραγματική υπόθεση
Ο βασικός «πόνος» του CIO μιας μεγάλης εταιρείας ήταν ότι ήταν απαραίτητο να κατανοηθεί πώς να κατανεμηθεί το κόστος μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων και να προσφερθεί συμμετοχή στην ανάπτυξη πληροφορικής αναλογικά με την κατανάλωση.
Ως λύση, αναπτύξαμε μια αριθμομηχανή υπηρεσιών πληροφορικής που ήταν σε θέση να κατανείμει το συνολικό κόστος πληροφορικής πρώτα σε υπηρεσίες πληροφορικής και στη συνέχεια σε επιχειρηματικές μονάδες.
Στην πραγματικότητα, υπάρχουν δύο εργασίες: να υπολογίσετε το κόστος μιας υπηρεσίας πληροφορικής και να κατανείμετε το κόστος μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων που χρησιμοποιούν αυτήν την υπηρεσία σύμφωνα με ορισμένους οδηγούς (μια «οιονεί δίκαιη» μέθοδος).
Με την πρώτη ματιά, αυτό μπορεί να φαίνεται απλό εάν, από την αρχή, οι υπηρεσίες πληροφορικής είχαν περιγραφεί σωστά, οι πληροφορίες είχαν εισαχθεί στη βάση δεδομένων διαμόρφωσης CMDB και το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT ITAM, μοντέλα πόρων και υπηρεσιών και δημιουργηθεί ένας κατάλογος υπηρεσιών πληροφορικής. αναπτηγμένος. Πράγματι, σε αυτή την περίπτωση, για οποιαδήποτε υπηρεσία πληροφορικής είναι δυνατό να καθοριστεί ποιοι πόροι χρησιμοποιεί και πόσο κοστίζουν αυτοί οι πόροι, λαμβάνοντας υπόψη τις αποσβέσεις. Αλλά έχουμε να κάνουμε με συνηθισμένες ρωσικές επιχειρήσεις, και αυτό επιβάλλει ορισμένους περιορισμούς. Έτσι, δεν υπάρχουν CMDB και ITAM, υπάρχει μόνο ένας κατάλογος υπηρεσιών πληροφορικής. Κάθε υπηρεσία πληροφορικής αντιπροσωπεύει γενικά ένα σύστημα πληροφοριών, πρόσβαση σε αυτό, υποστήριξη χρηστών κ.λπ. Η υπηρεσία πληροφορικής χρησιμοποιεί υπηρεσίες υποδομής όπως «Διακομιστής DB», «Διακομιστής εφαρμογών», «Σύστημα αποθήκευσης δεδομένων», «Δίκτυο δεδομένων» κ.λπ. Αντίστοιχα, για την επίλυση των εργασιών που έχουν ανατεθεί είναι απαραίτητο:
- καθορίζει το κόστος των υπηρεσιών υποδομής·
- κατανέμει το κόστος των υπηρεσιών υποδομής στις υπηρεσίες πληροφορικής και υπολογίζει το κόστος τους·
- προσδιορίζει τους οδηγούς (συντελεστές) για την κατανομή του κόστους των υπηρεσιών πληροφορικής σε επιχειρηματικές μονάδες και κατανέμει το κόστος των υπηρεσιών πληροφορικής σε επιχειρηματικές μονάδες, κατανέμοντας έτσι το ποσό του κόστους του τμήματος πληροφορικής μεταξύ άλλων τμημάτων της εταιρείας.
Όλα τα ετήσια κόστη πληροφορικής μπορούν να αντιπροσωπευτούν ως μια τσάντα με χρήματα. Μέρος αυτής της τσάντας δαπανήθηκε για εξοπλισμό, μεταναστευτικές εργασίες, εκσυγχρονισμό, άδειες, υποστήριξη, μισθούς εργαζομένων κ.λπ. Ωστόσο, η πολυπλοκότητα έγκειται στη λογιστική διαδικασία για τη λογιστικοποίηση των παγίων και των άυλων περιουσιακών στοιχείων στο ΤΠ.
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα έργου εκσυγχρονισμού της υποδομής SAP. Στο πλαίσιο του έργου, αγοράζεται εξοπλισμός και άδειες και οι εργασίες εκτελούνται με τη βοήθεια ενός ολοκληρωμένου συστήματος. Κατά το κλείσιμο ενός έργου, ο διαχειριστής πρέπει να καταρτίσει έγγραφα, ώστε ο λογιστικός εξοπλισμός να περιλαμβάνεται στα πάγια στοιχεία, οι άδειες να περιλαμβάνονται στα άυλα περιουσιακά στοιχεία και άλλες εργασίες σχεδιασμού και ανάθεσης να διαγράφονται ως αναβαλλόμενες δαπάνες. Πρόβλημα νούμερο ένα: κατά την εγγραφή ως πάγια στοιχεία ενεργητικού, ο λογιστής του πελάτη δεν ενδιαφέρεται για το πώς θα ονομαστεί. Ως εκ τούτου, στα πάγια περιουσιακά στοιχεία λαμβάνουμε το περιουσιακό στοιχείο “UpgradeSAPandMigration”. Εάν, ως μέρος του έργου, εκσυγχρονίστηκε μια συστοιχία δίσκων, η οποία δεν έχει καμία σχέση με το SAP, αυτό περιπλέκει περαιτέρω την αναζήτηση κόστους και περαιτέρω κατανομή. Στην πραγματικότητα, οποιοσδήποτε εξοπλισμός μπορεί να κρυφτεί πίσω από το στοιχείο "UpgradeSAPandMigration" και όσο περισσότερος χρόνος περνά, τόσο πιο δύσκολο είναι να κατανοήσουμε τι πραγματικά αγοράστηκε εκεί.
Το ίδιο ισχύει και για τα άυλα περιουσιακά στοιχεία, τα οποία έχουν πολύ πιο περίπλοκο τύπο υπολογισμού. Μια επιπλέον πολυπλοκότητα προστίθεται από το γεγονός ότι η στιγμή της εκκίνησης του εξοπλισμού και της τοποθέτησής του στον ισολογισμό μπορεί να διαφέρει κατά περίπου ένα χρόνο. Επιπλέον, η απόσβεση είναι 5 χρόνια, αλλά στην πραγματικότητα ο εξοπλισμός μπορεί να λειτουργήσει περισσότερο ή λιγότερο, ανάλογα με τις περιστάσεις.
Έτσι, είναι θεωρητικά δυνατός ο υπολογισμός του κόστους των υπηρεσιών πληροφορικής με 100% ακρίβεια, αλλά στην πράξη αυτό είναι μια μακρά και μάλλον άσκοπη άσκηση. Επομένως, επιλέξαμε μια απλούστερη μέθοδο: τα κόστη που μπορούν εύκολα να αποδοθούν σε οποιαδήποτε υποδομή ή υπηρεσία πληροφορικής αποδίδονται απευθείας στην αντίστοιχη υπηρεσία. Το υπόλοιπο κόστος κατανέμεται μεταξύ των υπηρεσιών πληροφορικής σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε ακρίβεια περίπου 85%, που είναι αρκετά.
Στο πρώτο στάδιο Για την κατανομή των δαπανών για υπηρεσίες υποδομής, χρησιμοποιούνται οικονομικές και λογιστικές αναφορές για έργα πληροφορικής και «ορθός εθελοντισμός» σε περιπτώσεις όπου δεν είναι δυνατό να αποδοθεί κόστος σε οποιαδήποτε υπηρεσία υποδομής. Το κόστος κατανέμεται είτε απευθείας σε υπηρεσίες πληροφορικής είτε σε υπηρεσίες υποδομής. Ως αποτέλεσμα της κατανομής του ετήσιου κόστους, λαμβάνουμε το ποσό των δαπανών για κάθε υπηρεσία υποδομής.
Στο δεύτερο στάδιο Οι συντελεστές κατανομής μεταξύ υπηρεσιών πληροφορικής καθορίζονται για υπηρεσίες υποδομής όπως «Διακομιστής Εφαρμογών», «Διακομιστής Βάσης Δεδομένων», «Αποθήκευση δεδομένων» κ.λπ. Ορισμένες υπηρεσίες υποδομής, για παράδειγμα, «Χώροι εργασίας», «Πρόσβαση Wi-Fi», «Βιντεοδιάσκεψη» δεν διανέμονται μεταξύ των υπηρεσιών πληροφορικής και κατανέμονται απευθείας σε επιχειρηματικές μονάδες.
Σε αυτό το στάδιο αρχίζει η διασκέδαση. Για παράδειγμα, θεωρήστε μια τέτοια υπηρεσία υποδομής ως "Διακομιστές Εφαρμογών". Υπάρχει σχεδόν σε κάθε υπηρεσία πληροφορικής, σε δύο αρχιτεκτονικές, με και χωρίς εικονικοποίηση, με και χωρίς πλεονασμό. Ο απλούστερος τρόπος είναι να κατανείμετε το κόστος σε αναλογία με τους πυρήνες που χρησιμοποιούνται. Για να μετρήσουμε «πανομοιότυπους παπαγάλους» και να μην συγχέουμε τους φυσικούς πυρήνες με τους εικονικούς, λαμβάνοντας υπόψη την υπερσυνδρομή, υποθέτουμε ότι ένας φυσικός πυρήνας είναι ίσος με τρεις εικονικούς. Στη συνέχεια, ο τύπος κατανομής κόστους για την υπηρεσία υποδομής «Διακομιστής εφαρμογών» για κάθε υπηρεσία πληροφορικής θα μοιάζει με αυτό:
,
όπου Rsp είναι το συνολικό κόστος της υπηρεσίας υποδομής «Διακομιστές εφαρμογών» και οι Kx86 και Kr είναι συντελεστές που υποδεικνύουν το μερίδιο των διακομιστών x86 και P-series.
Οι συντελεστές προσδιορίζονται εμπειρικά βάσει ανάλυσης της υποδομής πληροφορικής. Το κόστος του λογισμικού συμπλέγματος, του λογισμικού εικονικοποίησης, των λειτουργικών συστημάτων και του λογισμικού εφαρμογών υπολογίζεται ως ξεχωριστές υπηρεσίες υποδομής.
Ας πάρουμε ένα πιο περίπλοκο παράδειγμα. Υπηρεσία υποδομής «Διακομιστές Βάσεων Δεδομένων». Περιλαμβάνει το κόστος του υλικού και το κόστος των αδειών χρήσης βάσεων δεδομένων. Έτσι, το κόστος του εξοπλισμού και των αδειών μπορεί να εκφραστεί με τον τύπο:
όπου РHW και РLIC είναι το συνολικό κόστος εξοπλισμού και το συνολικό κόστος των αδειών βάσεων δεδομένων, αντίστοιχα, και οι KHW και KLIC είναι εμπειρικοί συντελεστές που καθορίζουν το μερίδιο του κόστους για το υλικό και τις άδειες.
Επιπλέον, με το υλικό είναι παρόμοιο με το προηγούμενο παράδειγμα, αλλά με τις άδειες η κατάσταση είναι λίγο πιο περίπλοκη. Το τοπίο μιας εταιρείας μπορεί να χρησιμοποιεί πολλούς διαφορετικούς τύπους βάσεων δεδομένων, όπως Oracle, MSSQL, Postgres κ.λπ. Έτσι, ο τύπος για τον υπολογισμό της κατανομής μιας συγκεκριμένης βάσης δεδομένων, για παράδειγμα, MSSQL, σε μια συγκεκριμένη υπηρεσία μοιάζει με αυτό:
όπου το KMSSQL είναι ένας συντελεστής που καθορίζει το μερίδιο αυτής της βάσης δεδομένων στο τοπίο πληροφορικής της εταιρείας.
Η κατάσταση είναι ακόμη πιο περίπλοκη με τον υπολογισμό και την κατανομή ενός συστήματος αποθήκευσης δεδομένων με διαφορετικούς κατασκευαστές συστοιχιών και διαφορετικούς τύπους δίσκων. Αλλά η περιγραφή αυτού του μέρους είναι θέμα για ξεχωριστή ανάρτηση.
Το αποτέλεσμα;
Το αποτέλεσμα αυτής της άσκησης μπορεί να είναι μια αριθμομηχανή Excel ή ένα εργαλείο αυτοματισμού. Όλα εξαρτώνται από την ωριμότητα της εταιρείας, τις διαδικασίες που δρομολογούνται, τις λύσεις που εφαρμόζονται και την επιθυμία της διοίκησης. Μια τέτοια αριθμομηχανή ή μια οπτική αναπαράσταση δεδομένων βοηθά στη σωστή κατανομή του κόστους μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων και δείχνει πώς και τι κατανέμεται ο προϋπολογισμός ΤΠ. Το ίδιο εργαλείο μπορεί εύκολα να δείξει πώς η βελτίωση της αξιοπιστίας μιας υπηρεσίας (πλεονασμός) αυξάνει το κόστος της, όχι από το κόστος του διακομιστή, αλλά λαμβάνοντας υπόψη όλα τα σχετικά κόστη. Αυτό επιτρέπει στην επιχείρηση και τον CIO να «παίζουν στο ίδιο ταμπλό» με τους ίδιους κανόνες. Κατά τον σχεδιασμό νέων προϊόντων, το κόστος μπορεί να υπολογιστεί εκ των προτέρων και να αξιολογηθεί η σκοπιμότητα.
Igor Tyukachev, σύμβουλος στην Jet Infosystems
Πηγή: www.habr.com