Καλημέρα σε όλους! Σήμερα θα ήθελα να μοιραστώ ένα μικρό παράδειγμα αυτοματοποίησης της διαδικασίας δημιουργίας αιτημάτων εξόδου για νέους υπαλλήλους χρησιμοποιώντας προϊόντα Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate και Teams. Κατά την εφαρμογή αυτής της διαδικασίας, δεν θα χρειαστεί να αγοράσετε ξεχωριστά προγράμματα χρηστών PowerApps και Power Automate, αρκεί μια συνδρομή στο Office365 E1/E3/E5. Θα δημιουργήσουμε λίστες και στήλες στον ιστότοπο του SharePoint, το PowerApps θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια φόρμα και το Power Automate θα παρέχει ευκαιρίες για την προσαρμογή της λογικής των επιχειρηματικών διαδικασιών. Θα συνδέσουμε την τελική διαδικασία με την ομάδα MS Teams. Ας μην χάνουμε χρόνο και ας δούμε τι θα γίνει.
Στο πρώτο στάδιο, δημιουργούμε λίστες και λεπτομέρειες. Χρειαζόμαστε λίστες:
- Αιτήματα αποχώρησης εργαζομένων
- Υποδιαιρέσεις
- HR ανά τμήμα
- Διαχειριστές
Κάθε λίστα θα παίξει τον ρόλο της στο μέλλον και θα δούμε ποια. Δημιουργήστε λεπτομέρειες και διαμορφώστε το μενού πλοήγησης:
PowerApps
Τώρα, ας φτιάξουμε μια φόρμα για τη λίστα "Αιτήματα εξόδου υπαλλήλων" χρησιμοποιώντας το PowerApps. Στην τελική μορφή θα μοιάζει με αυτό:
Στο πεδίο "Εργαζόμενος", επιλέγετε από τη λίστα των χρηστών του Office 365, η "Ημερομηνία εξόδου" υποδεικνύεται από το ημερολόγιο, η "Τμήμα" υποδεικνύεται από τον κατάλογο του τμήματος και η επιλογή "HR" επιλέγεται από το "HR ανά τμήμα". Ευρετήριο:
Ωστόσο, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι η λίστα των διαθέσιμων για επιλογή HR φιλτράρεται από το τμήμα που αναφέρεται στη φόρμα. Ας χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο για να φιλτράρουμε δεδομένα στο PowerApps. Για την ιδιότητα "Items" του πεδίου "HR" γράφουμε:
Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε μικρές προσαρμογές στην προεπιλεγμένη τιμή για το πεδίο Κατάσταση στη φόρμα. Για την ιδιότητα «Προεπιλογή» του πεδίου «Κατάσταση» γράφουμε:
Εάν ανοίξει η φόρμα για τη δημιουργία ενός στοιχείου, η τιμή "Νέο" θα γραφτεί στο πεδίο "Κατάσταση", διαφορετικά, η τιμή από τη στήλη του SharePoint για το τρέχον στοιχείο θα αντικατασταθεί στο πεδίο κατάστασης της φόρμας.
Ένα από τα προβλήματα με το PowerApps είναι η αδυναμία εύκολης ανάκτησης δεδομένων από ομάδες του SharePoint. Λόγω αυτού, δεν είναι δυνατό να διαμορφώσετε εύκολα την ορατότητα/διαθεσιμότητα πεδίων ή αντικειμένων στη φόρμα, εάν θέλετε να βασιστείτε στο ότι ο χρήστης είναι μέλος μιας ομάδας SharePoint. Αλλά μπορείτε να κάνετε μια λύση. Ειδικά για αυτόν τον σκοπό, έχουμε δημιουργήσει εκ των προτέρων μια λίστα Διαχειριστών:
Αυτή η λίστα περιέχει ένα πεδίο "Εργαζόμενος" με τον τύπο "Χρήστης ή Ομάδα", που εμφανίζεται μόνο στη φόρμα και ένα πεδίο "Όνομα", στο οποίο αναγράφεται το όνομα του επιλεγμένου υπαλλήλου, που εμφανίζεται μόνο στην προβολή λίστας. Τώρα, ας δοκιμάσουμε ένα μικρό κόλπο στο PowerApps. Για παράδειγμα, μπορείτε να διαμορφώσετε τη διαθεσιμότητα οποιουδήποτε πεδίου εάν ο τρέχων χρήστης βρίσκεται στη λίστα διαχειριστών. Βρείτε την ιδιότητα “Display Mode” του πεδίου “Release Date” και γράψτε:
Σύμφωνα με αυτόν τον τύπο, εάν υπάρχει τουλάχιστον ένας υπάλληλος στη λίστα διαχειριστών του οποίου η σύνδεση ταιριάζει με τη σύνδεση του τρέχοντος χρήστη, τότε το πεδίο θα είναι διαθέσιμο για επεξεργασία, διαφορετικά για προβολή. Για μεγαλύτερη αξιοπιστία, μειώνουμε τη σύνδεση σε πεζά, διαφορετικά μπορεί να συμβούν όλα τα είδη των περιπτώσεων.
Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι στην κεφαλίδα της φόρμας υπάρχει ένα κουμπί «Ενέργειες στην εφαρμογή»:
Αυτό το κουμπί θα μεταβεί σε άλλη οθόνη, όπου, για ευκολία, συλλέγονται όλες οι πιθανές ενέργειες στην εφαρμογή:
Αφού κάνετε κλικ σε κάθε κουμπί, ανοίγει ένα παράθυρο πρόσθετης ενέργειας, για παράδειγμα, εάν επιλεγεί η ενέργεια "Ακύρωση εφαρμογής", ανοίγει ένα πρόσθετο παράθυρο με τη δυνατότητα εισαγωγής σχολίου:
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Επιβεβαίωση", η κατάσταση της εφαρμογής αλλάζει και αυτό μπορεί να γίνει ακόμη και χωρίς την εκκίνηση της ροής Power Automate. Ας χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση "Patch" για την ιδιότητα "OnSelect" του κουμπιού:
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Patch, ενημερώνουμε το στοιχείο της λίστας παραγγελιών φιλτράροντάς το με το αναγνωριστικό του τρέχοντος στοιχείου. Αλλάζουμε την τιμή του πεδίου «Κατάσταση» και πηγαίνουμε στην κύρια οθόνη. Για άλλα κουμπιά ενεργειών η λογική είναι παρόμοια.
Το μόνο που μένει είναι να διαμορφώσετε τη ροή έγκρισης. Ας το κάνουμε με την πιο απλή μορφή.
Power Automate
Η ροή έγκρισής μας θα εκτελεστεί αυτόματα όταν δημιουργηθεί ένα εισιτήριο. Κατά την εκτέλεση, η κατάσταση της αίτησης θα αλλάξει, ο επικεφαλής του τμήματος θα τη λάβει και μια ειδοποίηση μέσω email για τη νέα αίτηση θα σταλεί στον επικεφαλής. Για να προσδιορίσουμε τον αρχηγό, έχουμε έναν κατάλογο "Τμήματα":
Δημιουργήστε μια ροή Power Automate:
Κατά την εκτέλεση αυτής της ροής, ο επικεφαλής του τμήματος λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω email σχετικά με τη δημιουργία μιας νέας εφαρμογής και μπορεί να ακολουθήσει τον σύνδεσμο για να λάβει μια απόφαση κάνοντας κλικ στο κουμπί:
Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Συμφωνώ" ή "Απόρριψη" εκκινεί επίσης μια ροή Power Automate, η οποία αλλάζει την κατάσταση της εφαρμογής και στέλνει μια ειδοποίηση μέσω email στον ειδικό HR:
Η διαδικασία είναι έτοιμη.
ομάδες
Και η τελευταία πινελιά είναι η οργάνωση της συνεργασίας με αυτή τη διαδικασία. Για να το κάνετε αυτό, συνδέστε τη διαδικασία με την εντολή MS Teams:
Τώρα, όλα τα μέλη της ομάδας MS Teams έχουν πρόσβαση στη διαδικασία αποσύνδεσης νέου υπαλλήλου σε ξεχωριστή καρτέλα.
Φυσικά, μπορείτε να παρέχετε εγκρίσεις πολλαπλών βημάτων στη λογική ροής σας, επιπλέον μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο Εγκρίσεις για να αναθέσετε εργασίες Power Automate. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε αναφορές και να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις που θα αποστέλλονται στο chatbot του Microsoft Teams. Αλλά περισσότερα για αυτό σε μελλοντικά άρθρα. Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας και να έχετε μια όμορφη μέρα σε όλους!
Πηγή: www.habr.com