Κατά την εφαρμογή έτοιμων συστημάτων ERP, το 53% των εταιρειών σοβαρές προκλήσεις που απαιτούν αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες και τις οργανωτικές προσεγγίσεις και το 44% των εταιρειών αντιμετωπίζει σημαντικά τεχνικά προβλήματα. Σε μια σειρά άρθρων, θα εξηγήσουμε τι είναι ένα σύστημα ERP, πώς είναι ωφέλιμο, πώς να προσδιορίσετε την ανάγκη για την υλοποίησή του, τι πρέπει να γνωρίζετε όταν επιλέγετε έναν πάροχο πλατφόρμας και πώς να το εφαρμόσετε.
Η έννοια ενός συστήματος ERP προέρχεται από τις ΗΠΑ και κυριολεκτικά μεταφράζεται ως προγραμματισμός πόρων επιχείρησης - Enterprise Resource Planning. Ακαδημαϊκά, μοιάζει με αυτό: «Το ERP είναι μια οργανωτική στρατηγική για την ενοποίηση παραγωγής και λειτουργιών, διαχείρισης εργασίας, οικονομικής διαχείρισης και διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, επικεντρωμένη στη συνεχή εξισορρόπηση και βελτιστοποίηση των πόρων της επιχείρησης μέσω ενός εξειδικευμένου, ολοκληρωμένου πακέτου λογισμικού εφαρμογών (λογισμικό) που παρέχει ένα κοινό μοντέλο δεδομένων και διαδικασίες για όλους τους τομείς δραστηριότητας."
Κάθε προμηθευτής μπορεί να κατανοήσει το σύστημα που έχει αναπτύξει με τον δικό του τρόπο, με βάση την εστίασή του και τα καθήκοντα που πρέπει να επιλυθούν. Για παράδειγμα, ένα σύστημα ERP είναι πιο κατάλληλο για λιανική πώληση, αλλά δεν είναι κατάλληλο για διυλιστήριο πετρελαίου. Επιπλέον, κάθε εταιρεία και ο υπάλληλος της που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα τη φαντάζεται διαφορετικά, ανάλογα με το κομμάτι με το οποίο έρχεται σε επαφή στη δουλειά της.
Στον πυρήνα του, το ERP είναι ένα πληροφοριακό σύστημα για τη διαχείριση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών και των εταιρικών πόρων που βασίζεται σε μια ενιαία βάση δεδομένων.
Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα ERP;
Όπως κάθε πληροφοριακό σύστημα, το ERP λειτουργεί με δεδομένα. Κάθε υπάλληλος και τμήμα δημιουργεί συνεχώς εκατοντάδες megabyte πληροφοριών. Σε έναν μικρό οργανισμό, ο διευθυντής έχει άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και χρόνο για την παρακολούθηση των διαδικασιών. Εάν ένας μεγάλος όγκος δεδομένων δημιουργείται στο πλαίσιο μιας ή δύο επιχειρηματικών διαδικασιών, τότε ο διαχειριστής χρειάζεται μόνο να τα ψηφιοποιήσει με στοχευμένες λύσεις πληροφορικής. Συνήθως, ένας οργανισμός αγοράζει λογιστικό λογισμικό και, για παράδειγμα, CRM.
Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, αυτές οι μεμονωμένες διαδικασίες που προηγουμένως απαιτούσαν ελάχιστο χρόνο για τη διαχείριση μετατρέπονται σε μεγάλους όγκους πληροφοριών. Σε συνδυασμό με άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες, οι ανόμοιες ροές πληροφοριών απαιτούν ένα τεράστιο διοικητικό προσωπικό για να τις συνδυάσει και να τις αναλύσει. Επομένως, ένα σύστημα ERP απαιτείται όχι από μικρές, αλλά από μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις.
Πώς να καταλάβετε ότι μια εταιρεία χρειάζεται ένα σύστημα ERP
Μια τυπική ιστορία για τους πελάτες μας έχει ως εξής. Σε κάποιο σημείο, γίνεται σαφές ότι όλες οι κύριες διαδικασίες είναι αυτοματοποιημένες και η απόδοση εργασίας δεν αυξάνεται.
Αποδεικνύεται ότι κάθε διαδικασία βρίσκεται στο δικό της ξεχωριστό σύστημα πληροφοριών. Για να τα συνδέσουν, οι εργαζόμενοι εισάγουν με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα σε κάθε σύστημα και, στη συνέχεια, η διοίκηση συλλέγει με μη αυτόματο τρόπο τα διπλά δεδομένα για να αναλύσει τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας. Κατ' αρχήν, τέτοιοι μηχανισμοί εργασίας είναι παραγωγικοί μέχρι ένα ορισμένο σημείο. Το κύριο πράγμα είναι να προσδιορίσετε τη στιγμή της επίτευξης της μέγιστης απόδοσης πριν συμβεί και όχι όταν είναι απαραίτητο να αλλάξετε τους μηχανισμούς των διαδικασιών σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης.
Κανένα από τα πληροφοριακά συστήματα δεν θα αναφέρει ποτέ ότι έχει έρθει η στιγμή που η εταιρεία έχει αναπτυχθεί στο επίπεδο όπου χρειάζεται ένα σύστημα ERP. Η παγκόσμια εμπειρία δείχνει 4 βασικά σημάδια που θα σας επιτρέψουν να το καταλάβετε:
Δεν υπάρχουν αρκετά δεδομένα για τη λήψη μιας τεκμηριωμένης απόφασης διαχείρισης.
Οποιαδήποτε επιχειρηματική απόφαση έχει συνέπειες που τελικά καταλήγουν σε οικονομικές απώλειες ή, αντίθετα, σε έσοδα. Η ποιότητα μιας απόφασης εξαρτάται από τις πληροφορίες στις οποίες βασίζεται. Εάν τα δεδομένα είναι παρωχημένα, ελλιπή ή λανθασμένα, η απόφαση θα είναι εσφαλμένη ή μη ισορροπημένη.
Οι κύριοι λόγοι ασυνέπειας των πληροφοριών:
-
Οι κρίσιμες πληροφορίες είναι διάσπαρτες σε μεμονωμένους υπαλλήλους και τμήματα.
-
δεν υπάρχουν κανονισμοί για τη συλλογή δεδομένων.
-
Οι πληροφορίες συλλέγονται από υπαλλήλους με διαφορετικούς ρόλους και σε διαφορετικές χρονικές στιγμές.
Με μια πλατφόρμα ERP που ταιριάζει στις επιχειρηματικές διαδικασίες σας, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλα τα δεδομένα σας. Όλες οι πληροφορίες δημιουργούνται από κάθε υπάλληλο και τμήμα σε ένα ενιαίο σύστημα σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα που μπορεί να χρειάζεστε εσείς και οποιοσδήποτε άλλος στην εταιρεία είναι πάντα όσο το δυνατόν πιο ακριβή και ενημερωμένα.
Η έλλειψη ενοποίησης μεταξύ των συστημάτων πληροφορικής οδηγεί σε λειτουργικές αποτυχίες και εμποδίζει την ανάπτυξη της εταιρείας.
Κάθε σύστημα πληροφορικής έχει τις δικές του απαιτήσεις για μορφή δεδομένων, κατασκευασμένο σε διαφορετικούς χρόνους και χρησιμοποιώντας διαφορετικές τεχνολογίες, αρχές και γλώσσες προγραμματισμού. Αυτό αντικατοπτρίζεται στην εργασία των εργαζομένων, οι οποίοι αλληλεπιδρούν σαν σε διαφορετικές γλώσσες, και στην ταχύτητα της αλληλεπίδρασης.
Ένα σύστημα ERP συνδυάζει μεμονωμένες λειτουργίες σε έναν ενσωματωμένο και εύκολα κατανοητό χώρο. Το σύστημα ERP λειτουργεί ως μεταφραστής, μιλώντας πολλές γλώσσες προγραμματισμού για να εξασφαλίσει τη συνεργασία και τη συνέπεια.
Οι πελάτες σας είναι δυσαρεστημένοι με την υπηρεσία.
Εάν οι πελάτες παραπονεθούν ή φύγουν, θα πρέπει να σκεφτείτε την αποτελεσματικότητα. Αυτό οφείλεται στη ζήτηση που υπερβαίνει την προσφορά, τις καθυστερημένες παραδόσεις, την αργή εξυπηρέτηση ή απλώς τη γενική αίσθηση ότι η επιχείρηση δεν έχει τους πόρους ή το χρόνο για να φροντίσει κάθε πελάτη.
Όταν μια επιχείρηση έχει αναπτυχθεί σε μεσαίο ή μεγάλο μέγεθος, το ERP μετατρέπει τους δυσαρεστημένους πελάτες σε πιστούς. Οι πελάτες αρχίζουν να αισθάνονται τη βελτίωση στην εξυπηρέτηση και βιώνουν τις αλλαγές μαζί με την εταιρεία.
Χρησιμοποιείτε ξεπερασμένα συστήματα.
Σύμφωνα με Veeam 2020 Data Protection Trends Report, το κύριο εμπόδιο στον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων είναι οι ξεπερασμένες τεχνολογίες. Εάν μια εταιρεία εξακολουθεί να εργάζεται με χειροκίνητα συστήματα εισόδου ή έντυπα έγγραφα, τότε στη μεταπανδημική περίοδο σίγουρα θα μείνει πίσω.
Επιπλέον, τα συστήματα πληροφορικής μιας εταιρείας μπορεί να είναι αρκετά σύγχρονα αλλά αποσυντεθειμένα. Σε αυτή την περίπτωση, κάθε τμήμα δημιουργεί το δικό του καταφύγιο πληροφοριών, τα δεδομένα από τα οποία βγαίνουν σε δόσεις ή λανθασμένα. Εάν η ενοποίηση μεμονωμένων συστημάτων είναι εξαιρετικά δαπανηρή ή αδύνατη, τότε είναι απαραίτητο να τα αλλάξουμε σε ένα ενιαίο σύστημα ERP.
Ποια οφέλη παρέχει ένα σύστημα ERP σε μια επιχείρηση;
Ένα σύστημα ERP είναι ένα προϊόν που μια εταιρεία αγοράζει με δικά της έξοδα. Η υλοποίησή του θεωρείται επένδυση που πρέπει να αποφέρει κέρδος. Κανένας κατασκευαστής συστημάτων ERP δεν εγγυάται ότι θα φέρει αύξηση εσόδων στην εταιρεία. Και αυτό δεν ισχύει μόνο για συστήματα ERP, αλλά και για οποιεσδήποτε λύσεις πληροφορικής. Ωστόσο, όλα τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής επηρεάζουν έμμεσα τα κέρδη:
Εξοικονόμηση συστημάτων πληροφορικής
Αντί να ξοδεύετε πόρους σε πολλά διαφορετικά συστήματα, καθένα από τα οποία απαιτεί εξειδικευμένη υποστήριξη, υποδομή, άδειες και εκπαίδευση εργαζομένων, μπορείτε να επικεντρώσετε όλα τα κόστη σε μία πλατφόρμα ERP. Αποτελείται από ενότητες που αντικαθιστούν διαφορετικά συστήματα με ενσωματωμένα εξαρτήματα.
Εάν ένα σύστημα ERP έχει αναπτυχθεί από την αρχή για να καλύψει τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας, μπορεί να περιλαμβάνει συστήματα και υπηρεσίες τρίτων που θα είναι βολικές για συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες και άλλους αντισυμβαλλομένους.
Πλήρης διαφάνεια
Το ERP παρέχει στη διοίκηση πλήρη πρόσβαση σε κάθε επιχειρηματική διαδικασία οποιουδήποτε τμήματος 24/7. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε το απόθεμα σε καθημερινή βάση, συμπεριλαμβανομένων των προγραμματισμένων παραδόσεων και των παραδόσεων κατά τη μεταφορά. Η πλήρης εικόνα των επιπέδων αποθεμάτων σάς επιτρέπει να ελέγχετε με μεγαλύτερη ακρίβεια το κεφάλαιο κίνησης.
Αυτοματοποιημένες αναφορές και ισχυρός σχεδιασμός
Το ERP δημιουργεί ένα ενιαίο, ενοποιημένο σύστημα αναφοράς για όλες τις διαδικασίες. Δημιουργεί αυτόματα χρήσιμες αναφορές και αναλυτικά στοιχεία ανά πάσα στιγμή. Με αυτό, η διοίκηση δεν θα χρειάζεται να συλλέγει με μη αυτόματο τρόπο υπολογιστικά φύλλα και γράμματα.
Έτσι, η πλατφόρμα απελευθερώνει χρόνο για στρατηγικό σχεδιασμό, καλύτερη ανάλυση και σύγκριση της απόδοσης του τμήματος. Ένα σύστημα ERP βοηθά στην εύρεση τάσεων στα αναλυτικά στοιχεία που δεν παρατηρήθηκαν πριν και δεν είχαν καν την ευκαιρία να παρατηρήσουν.
Αύξηση της αποτελεσματικότητας
Το ίδιο το ERP δεν είναι πανάκεια. Είναι σημαντικό όχι μόνο να συμμορφώνεστε με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, αλλά και να την εφαρμόζετε σωστά. Σύμφωνα με Με 315 παρόχους συστημάτων ERP εκτός ραφιού, το μερίδιο των υλοποιήσεων που ήταν μόνο εν μέρει επιτυχείς εκτιμήθηκε μεταξύ 25 και 41 τοις εκατό, ανάλογα με τον κλάδο. Το σωστό ERP μειώνει σημαντικά τον χρόνο και την προσπάθεια που δαπανάται για εργασίες ρουτίνας.
Обслуживание клиентов
Η εξυπηρέτηση πελατών είναι βασικό μέρος της επιχείρησης. Ένα σύστημα ERP μετατοπίζει την εστίαση των εργαζομένων από τη διατήρηση μητρώων πελατών στη δημιουργία και τη διατήρηση σχέσεων με τους πελάτες.
Οι στατιστικές δείχνουν ότι το 84 τοις εκατό των πελατών στην εταιρεία εάν δεν λάβουν αρκετές απαντήσεις σε ερωτήματα. Το ERP παρέχει στον εργαζόμενο όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και το ιστορικό του πελάτη ακριβώς τη στιγμή της επαφής. Με αυτό, οι εργαζόμενοι δεν ασχολούνται με τη γραφειοκρατία, αλλά με την προσέλκυση και τη διατήρηση πελατών. Οι πελάτες αισθάνονται τα οφέλη από την εφαρμογή του, ακόμη και χωρίς να γνωρίζουν για τις αλλαγές στην εταιρεία.
Προστασία δεδομένων
Δεν υπάρχει σχεδόν ένα σύστημα πληροφοριών που μπορεί να παρέχει απόλυτη εγγύηση ασφάλειας δεδομένων. Προσωπικά δεδομένα πελατών και εργαζομένων, email, πνευματική ιδιοκτησία, οικονομικά δεδομένα, τιμολόγια, συμβάσεις - όσο περισσότερα συστήματα επεξεργάζονται αυτές τις πληροφορίες, τόσο πιο δύσκολο είναι να εντοπιστούν οι κίνδυνοι. Το σύστημα ERP εισάγει ενιαία πρότυπα πρόσβασης, εισαγωγής και εξόδου δεδομένων και κεντρική αποθήκευση πληροφοριών.
Ωστόσο, όσο μεγαλύτερο είναι το μερίδιο αγοράς ενός έτοιμου συστήματος ERP, τόσο πιο συχνά υπόκειται σε επιθέσεις χάκερ. Θα ήταν προτιμότερο να αναπτύξετε το δικό σας σύστημα ERP, στη βάση κώδικα του οποίου θα έχετε πρόσβαση μόνο εσείς. Εάν το σύστημα ERP της εταιρείας σας έχει αναπτυχθεί από την αρχή, οι χάκερ δεν θα μπορούν να βρουν αντίγραφα του συστήματος για να το δοκιμάσουν πρώτα για τρωτά σημεία.
Παραγωγικότητα Συνεργασίας
Συχνά το ενδιαφέρον για συνεργασία μεταξύ τμημάτων ή υπαλλήλων εξαφανίζεται επειδή η μεταφορά δεδομένων απαιτεί πολλές συνήθεις λειτουργίες ή λόγω του ψυχολογικού κλίματος στην εταιρεία. Ένα ενοποιημένο σύστημα αυτοματοποιεί την πρόσβαση σε πληροφορίες, εξαλείφει την αρνητική εμπειρία του ανθρώπινου παράγοντα και επιταχύνει την επικοινωνία εντός της εταιρείας.
Ενοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες
Τα προκατασκευασμένα συστήματα ERP αναπτύσσονται σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να τυποποιήσουν τις δικές τους διαδικασίες.
Ωστόσο, στην πραγματικότητα, μια επιχείρηση πρέπει να κάνει μια δύσκολη επιλογή: είτε χρειάζεται πολύς και δαπανηρός χρόνος για να εγκαταστήσει και να τροποποιήσει το σύστημα ERP ώστε να ανταποκρίνεται στα πρότυπα της επιχείρησης, είτε είναι επώδυνο να προσαρμόσει τις δικές της επιχειρηματικές διαδικασίες στο πρότυπα του συστήματος ERP.
Υπάρχει ένας τρίτος τρόπος - να αναπτύξετε αρχικά το σύστημα για τις δικές σας επιχειρηματικές διαδικασίες.
Επεκτασιμότητα
Είτε επεκτείνετε τη βάση πελατών σας, επεκτείνεστε σε νέες αγορές, εισάγετε νέες διαδικασίες, τμήματα ή προϊόντα ή με άλλο τρόπο κλιμακώνετε την επιχείρησή σας, με τον κατάλληλο προμηθευτή, η πλατφόρμα ERP σας μπορεί να προσαρμοστεί στις αλλαγές.
Δεδομένου ότι το σύστημα ERP εφαρμόζεται σε όλες τις διαδικασίες της εταιρείας, η λίστα των πλεονεκτημάτων μπορεί να αυξηθεί ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες. Υπάρχουν δεκάδες και εκατοντάδες έτοιμες λύσεις που αναπτύχθηκαν στην αγορά που αναγκάζουν τους αγοραστές στο πλαίσιο συνδρομών, ταχύτητας ενημερώσεων και υποστήριξης, κλειστής λειτουργικότητας και αρχιτεκτονικής - στο πλαίσιο ενός μόνο προμηθευτή. Μόνο η ανάπτυξη του δικού σας συστήματος ERP παρέχει μέγιστες ευκαιρίες χωρίς κανέναν περιορισμό.
Διαβάστε τα παρακάτω άρθρα για να μάθετε πώς να επιλέξετε έναν κατασκευαστή συστήματος ERP, ποιες ερωτήσεις να κάνετε για να μην χάσετε χρήματα και τι να λάβετε υπόψη κατά τον σχεδιασμό της εφαρμογής.
Πηγή: www.habr.com