Κατά την εφαρμογή έτοιμων συστημάτων ERP, το 53% των εταιρειών σοβαρές προκλήσεις που απαιτούν αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες και τις οργανωτικές προσεγγίσεις και το 44% των εταιρειών αντιμετωπίζει σημαντικά τεχνικά προβλήματα. Σε μια σειρά άρθρων, αναλύουμε τι είναι ένα σύστημα ERP, ποια είναι τα οφέλη του, πώς να προσδιορίσετε την ανάγκη εφαρμογής του, τι πρέπει να γνωρίζετε όταν επιλέγετε έναν πάροχο πλατφόρμας και πώς να το εφαρμόσετε.
Η ιδέα ενός συστήματος ERP προήλθε από τις ΗΠΑ και κυριολεκτικά μεταφράζεται ως Enterprise Resource Planning. Ακαδημαϊκά, μοιάζει με αυτό: «Το ERP είναι μια οργανωτική στρατηγική για την ενοποίηση παραγωγής και λειτουργιών, διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικής διαχείρισης και διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, που επικεντρώνεται στη συνεχή εξισορρόπηση και βελτιστοποίηση των πόρων της επιχείρησης μέσω ενός εξειδικευμένου ολοκληρωμένου πακέτου λογισμικού εφαρμογών (SW) που παρέχει ένα κοινό μοντέλο δεδομένων και διαδικασιών για όλους τους τομείς δραστηριότητας».
Κάθε προμηθευτής μπορεί να κατανοήσει το σύστημα που έχει αναπτύξει με τον δικό του τρόπο, με βάση την εστίασή του και τις εργασίες που επιλύει. Για παράδειγμα, ένα σύστημα ERP μπορεί να είναι πιο κατάλληλο για λιανική πώληση, αλλά όχι για διυλιστήριο πετρελαίου. Επιπλέον, κάθε εταιρεία και υπάλληλος της που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα τη φαντάζεται με τον δικό της τρόπο, με βάση το κομμάτι με το οποίο έρχεται σε επαφή στη δουλειά της.
Στον πυρήνα του, το ERP είναι ένα πληροφοριακό σύστημα για τη διαχείριση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών και πόρων μιας εταιρείας που βασίζεται σε μια ενιαία βάση δεδομένων.
Σε τι χρησιμεύει ένα σύστημα ERP;
Όπως κάθε πληροφοριακό σύστημα, το ERP λειτουργεί με δεδομένα. Κάθε υπάλληλος και τμήμα δημιουργεί εκατοντάδες megabyte πληροφοριών σε τακτική βάση. Σε έναν μικρό οργανισμό, ο διευθυντής έχει άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και χρόνο για την παρακολούθηση των διαδικασιών. Εάν δημιουργείται μεγάλος όγκος δεδομένων στο πλαίσιο μιας ή δύο επιχειρηματικών διαδικασιών, τότε ο διαχειριστής χρειάζεται μόνο να τα ψηφιοποιήσει με στοχευμένες λύσεις πληροφορικής. Συνήθως, ένας οργανισμός αγοράζει λογισμικό λογιστικής και, για παράδειγμα, CRM.
Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, αυτές οι μεμονωμένες διαδικασίες που προηγουμένως απαιτούσαν ελάχιστο χρόνο για τη διαχείριση μετατρέπονται σε μεγάλους όγκους πληροφοριών. Σε συνδυασμό με άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες, οι ανόμοιες ροές πληροφοριών απαιτούν ένα τεράστιο διοικητικό προσωπικό για να τις ενώσει και να τις αναλύσει. Επομένως, ένα σύστημα ERP απαιτείται όχι μόνο από τις μικρές επιχειρήσεις, αλλά και από τις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις.
Πώς να καταλάβετε ότι μια εταιρεία χρειάζεται ένα σύστημα ERP
Μια τυπική ιστορία των πελατών μας μοιάζει με αυτό. Σε κάποιο σημείο, γίνεται σαφές ότι όλες οι κύριες διαδικασίες είναι αυτοματοποιημένες, αλλά η απόδοση της εργασίας δεν αυξάνεται.
Αποδεικνύεται ότι κάθε διαδικασία βρίσκεται στο δικό της ξεχωριστό σύστημα πληροφοριών. Για να τα συνδέσουν, οι εργαζόμενοι εισάγουν με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα σε κάθε σύστημα και, στη συνέχεια, η διοίκηση συλλέγει με μη αυτόματο τρόπο τα διπλά δεδομένα για να αναλύσει τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας. Κατ' αρχήν, τέτοιοι μηχανισμοί εργασίας είναι παραγωγικοί μέχρι ένα ορισμένο σημείο. Το κύριο πράγμα είναι να προσδιορίσετε τη στιγμή της επίτευξης της μέγιστης απόδοσης πριν συμβεί και όχι όταν είναι απαραίτητο να αλλάξετε τους μηχανισμούς των διαδικασιών σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης.
Κανένα πληροφοριακό σύστημα δεν θα σας πει ποτέ ότι έχει έρθει η στιγμή που η εταιρεία έχει αναπτυχθεί στο επίπεδο όπου χρειάζεται ένα σύστημα ERP. Η παγκόσμια εμπειρία δείχνει 4 βασικά σημάδια που θα μας βοηθήσουν να το καταλάβουμε:
Δεν υπάρχουν πλέον αρκετά δεδομένα για τη λήψη τεκμηριωμένης απόφασης διαχείρισης.
Οποιαδήποτε επιχειρηματική απόφαση έχει συνέπειες που τελικά καταλήγουν σε οικονομικές απώλειες ή, αντίθετα, σε έσοδα. Η ποιότητα μιας απόφασης εξαρτάται από τις πληροφορίες στις οποίες βασίζεται. Εάν τα δεδομένα είναι παρωχημένα, ελλιπή ή λανθασμένα, η απόφαση θα είναι εσφαλμένη ή μη ισορροπημένη.
Οι κύριοι λόγοι για τις αντιφατικές πληροφορίες:
Οι κρίσιμες πληροφορίες είναι διάσπαρτες σε μεμονωμένους υπαλλήλους και τμήματα.
δεν υπάρχουν κανονισμοί για τη συλλογή δεδομένων.
Η συλλογή πληροφοριών πραγματοποιείται από εργαζόμενους με διαφορετικούς ρόλους και σε διαφορετικούς χρόνους.
Με μια πλατφόρμα ERP που ταιριάζει στις επιχειρηματικές διαδικασίες σας, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλα τα δεδομένα σας. Όλες οι πληροφορίες δημιουργούνται από κάθε υπάλληλο και τμήμα σε ένα ενιαίο σύστημα σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα που μπορεί να χρειάζεστε εσείς και οποιοσδήποτε άλλος στην εταιρεία είναι πάντα όσο το δυνατόν πιο ακριβή και ενημερωμένα.
Η έλλειψη ενοποίησης μεταξύ των συστημάτων πληροφορικής οδηγεί σε διαταραχές στις λειτουργίες και εμποδίζει την ανάπτυξη της εταιρείας.
Κάθε σύστημα πληροφορικής έχει τις δικές του απαιτήσεις για τη μορφή δεδομένων, κατασκευάστηκε σε διαφορετικούς χρόνους και σε διαφορετικές τεχνολογίες, αρχές και γλώσσες προγραμματισμού. Αυτό αντικατοπτρίζεται στην εργασία των εργαζομένων, οι οποίοι αλληλεπιδρούν σαν σε διαφορετικές γλώσσες, και στην ταχύτητα της αλληλεπίδρασης.
Ένα σύστημα ERP συνδυάζει μεμονωμένες λειτουργίες σε έναν ενσωματωμένο και κατανοητό χώρο. Ένα σύστημα ERP λειτουργεί ως μεταφραστής, μιλώντας πολλές γλώσσες προγραμματισμού για να διασφαλίσει τη συνεργασία και τη συνέπεια.
Οι πελάτες σας είναι δυσαρεστημένοι με την υπηρεσία.
Εάν οι πελάτες παραπονεθούν ή φύγουν, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε την αποτελεσματικότητα. Αυτό οφείλεται στη ζήτηση που υπερτερεί της προσφοράς, στις καθυστερημένες παραδόσεις, στην αργή εξυπηρέτηση ή απλώς στη γενική αίσθηση ότι η επιχείρηση δεν έχει τους πόρους ή τον χρόνο να φροντίσει κάθε πελάτη.
Όταν μια επιχείρηση έχει αναπτυχθεί σε μεσαία ή μεγάλη κλίμακα, το ERP μετατρέπει τους δυσαρεστημένους πελάτες σε πιστούς. Οι πελάτες αρχίζουν να αισθάνονται τη βελτίωση στην εξυπηρέτηση και βιώνουν τις αλλαγές μαζί με την εταιρεία.
Χρησιμοποιείτε ξεπερασμένα συστήματα.
Σύμφωνα με Αναφορά τάσεων για την προστασία δεδομένων Veeam 2020: Οι τεχνολογίες παλαιού τύπου αποτελούν το κορυφαίο εμπόδιο στον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων. Εάν μια εταιρεία εξακολουθεί να εργάζεται με χειροκίνητα συστήματα εισόδου ή έντυπα έγγραφα, τότε στη μεταπανδημική περίοδο σίγουρα θα μείνει πίσω.
Επιπλέον, τα συστήματα πληροφορικής σε μια εταιρεία μπορεί να είναι αρκετά σύγχρονα, αλλά διαλυμένα. Σε αυτή την περίπτωση, κάθε τμήμα δημιουργεί το δικό του καταφύγιο πληροφοριών, τα δεδομένα από τα οποία βγαίνουν σε μετρημένες δόσεις ή λανθασμένα. Εάν η ενοποίηση μεμονωμένων συστημάτων είναι εξαιρετικά δαπανηρή ή αδύνατη, τότε είναι απαραίτητο να τα αλλάξουμε σε ένα ενιαίο σύστημα ERP.
Ποια οφέλη παρέχει ένα σύστημα ERP σε μια επιχείρηση;
Ένα σύστημα ERP είναι ένα προϊόν που μια εταιρεία αγοράζει με δικά της έξοδα. Η υλοποίησή του θεωρείται επένδυση που πρέπει να αποφέρει κέρδος. Κανένας κατασκευαστής συστημάτων ERP δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα φέρει αύξηση εσόδων σε μια εταιρεία. Και αυτό δεν ισχύει μόνο για συστήματα ERP, αλλά και για οποιεσδήποτε λύσεις πληροφορικής. Ωστόσο, όλα τα οφέλη της εφαρμογής επηρεάζουν έμμεσα τα κέρδη:
Εξοικονόμηση σε συστήματα πληροφορικής
Αντί να ξοδεύετε πόρους σε πολλά διαφορετικά συστήματα, καθένα από τα οποία απαιτεί εξειδικευμένη υποστήριξη, υποδομή, άδειες και εκπαίδευση εργαζομένων, μπορείτε να επικεντρώσετε όλο το κόστος σε μία πλατφόρμα ERP. Αποτελείται από ενότητες που αντικαθιστούν διαφορετικά συστήματα με ενσωματωμένα εξαρτήματα.
Εάν ένα σύστημα ERP αναπτυχθεί από την αρχή για να καλύψει τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας, μπορεί να περιλαμβάνει συστήματα και υπηρεσίες τρίτων που θα είναι βολικές για συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες και άλλους εργολάβους.
Πλήρης διαφάνεια
Το ERP παρέχει στη διοίκηση πλήρη πρόσβαση σε κάθε επιχειρηματική διαδικασία οποιουδήποτε τμήματος 24/7. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε το απόθεμα σε καθημερινή βάση, συμπεριλαμβανομένων των προγραμματισμένων παραδόσεων και των παραδόσεων κατά τη μεταφορά. Η πλήρης εικόνα των επιπέδων αποθεμάτων σάς επιτρέπει να ελέγχετε με μεγαλύτερη ακρίβεια το κεφάλαιο κίνησης.
Αυτοματοποιήστε αναφορές και ισχυρό σχεδιασμό
Το ERP δημιουργεί ένα ενιαίο, ενοποιημένο σύστημα αναφοράς για όλες τις διαδικασίες. Δημιουργεί αυτόματα χρήσιμες αναφορές και αναλυτικά στοιχεία ανά πάσα στιγμή. Με αυτό, η διοίκηση δεν θα χρειάζεται να συντάσσει με μη αυτόματο τρόπο υπολογιστικά φύλλα και γράμματα.
Έτσι, η πλατφόρμα απελευθερώνει χρόνο για στρατηγικό σχεδιασμό, καλύτερη ανάλυση και σύγκριση των δεικτών του τμήματος. Το σύστημα ERP βοηθά στην εύρεση στα αναλυτικά στοιχεία εκείνων των τάσεων που δεν παρατηρήθηκαν πριν και δεν είχαν καν την ευκαιρία να γίνουν αντιληπτές.
Αυξημένη αποτελεσματικότητα
Το ίδιο το ERP δεν είναι πανάκεια. Είναι σημαντικό όχι μόνο να ταιριάζετε με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, αλλά και να το εφαρμόζετε σωστά. Σύμφωνα με 315 προμηθευτές έτοιμων συστημάτων ERP, το μερίδιο των υλοποιήσεων που ήταν μόνο εν μέρει επιτυχημένες εκτιμάται μεταξύ 25 και 41 τοις εκατό, ανάλογα με τον κλάδο. Το σωστό ERP μειώνει σημαντικά τον χρόνο και την προσπάθεια που δαπανάται σε εργασίες ρουτίνας.
Обслуживание клиентов
Η εξυπηρέτηση πελατών είναι βασικό μέρος της επιχείρησης. Το σύστημα ERP μετατοπίζει την εστίαση των εργαζομένων από τη διατήρηση μητρώων πελατών στη δημιουργία και τη διατήρηση σχέσεων με τους πελάτες.
Όπως δείχνουν τα στατιστικά στοιχεία, το 84 τοις εκατό των πελατών στην εταιρεία εάν δεν λάβουν επαρκείς απαντήσεις στα ερωτήματά τους. Το ERP παρέχει στον εργαζόμενο όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και το ιστορικό πελατών ακριβώς τη στιγμή της αίτησης. Με αυτό, οι εργαζόμενοι δεν ασχολούνται με τη γραφειοκρατία, αλλά την προσέλκυση και τη διατήρηση πελατών. Οι πελάτες αισθάνονται τα οφέλη από την εφαρμογή του, ακόμη και χωρίς να γνωρίζουν για τις αλλαγές στην εταιρεία.
Προστασία δεδομένων
Δεν υπάρχει σχεδόν κανένα σύστημα πληροφοριών που μπορεί να παρέχει απόλυτη εγγύηση ασφάλειας δεδομένων. Προσωπικά δεδομένα πελατών και εργαζομένων, email, πνευματική ιδιοκτησία, οικονομικά δεδομένα, τιμολόγια, συμβόλαια – όσο περισσότερα συστήματα επεξεργάζονται αυτές τις πληροφορίες, τόσο πιο δύσκολο είναι να εντοπιστούν οι κίνδυνοι. Το σύστημα ERP εισάγει ενιαία πρότυπα πρόσβασης, εισαγωγής και εξόδου δεδομένων και κεντρική αποθήκευση πληροφοριών.
Ωστόσο, όσο μεγαλύτερο είναι το μερίδιο αγοράς ενός έτοιμου συστήματος ERP, τόσο πιο συχνά υπόκειται σε επιθέσεις χάκερ. Θα ήταν προτιμότερο να αναπτύξετε το δικό σας σύστημα ERP, με μόνο εσείς πρόσβαση στη βάση κώδικα. Εάν το σύστημα ERP της εταιρείας σας έχει αναπτυχθεί από την αρχή, οι χάκερ δεν θα μπορούν να βρουν αντίγραφα του συστήματος για να το δοκιμάσουν εκ των προτέρων για τρωτά σημεία.
Παραγωγικότητα συνεργασίας
Συχνά, το ενδιαφέρον για συνεργασία μεταξύ τμημάτων ή υπαλλήλων εξασθενεί επειδή η μεταφορά δεδομένων απαιτεί πολλές συνήθεις λειτουργίες ή λόγω του ψυχολογικού κλίματος στην εταιρεία. Το ενοποιημένο σύστημα αυτοματοποιεί την πρόσβαση σε πληροφορίες, εξαλείφει την αρνητική εμπειρία του ανθρώπινου παράγοντα και επιταχύνει την επικοινωνία εντός της εταιρείας.
Ενοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες
Τα έτοιμα συστήματα ERP αναπτύσσονται σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να τυποποιήσουν τις δικές τους διαδικασίες.
Ωστόσο, στην πραγματικότητα, η επιχείρηση πρέπει να κάνει μια δύσκολη επιλογή: είτε να ξοδέψει πολύ χρόνο και χρήματα για να ρυθμίσει και να τροποποιήσει το σύστημα ERP σύμφωνα με τα εταιρικά πρότυπα, είτε να ρυθμίσει επίπονα τις δικές της επιχειρηματικές διαδικασίες σύμφωνα με τα πρότυπα του συστήματος ERP.
Υπάρχει ένας τρίτος τρόπος - να αναπτύξετε αρχικά ένα σύστημα για τις δικές σας επιχειρηματικές διαδικασίες.
Επεκτασιμότητα
Είτε επεκτείνετε τη βάση πελατών σας, εισέρχεστε σε νέες αγορές, εφαρμόζετε νέες διαδικασίες, τμήματα ή προϊόντα ή με άλλο τρόπο κλιμακώνετε την επιχείρησή σας, η επιλογή του σωστού προμηθευτή θα βοηθήσει την πλατφόρμα ERP σας να προσαρμοστεί στις αλλαγές.
Δεδομένου ότι το σύστημα ERP εφαρμόζεται σε όλες τις διαδικασίες της εταιρείας, η λίστα των πλεονεκτημάτων μπορεί να αυξηθεί ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες. Υπάρχουν δεκάδες και εκατοντάδες έτοιμες λύσεις που αναπτύχθηκαν στην αγορά που αναγκάζουν τους αγοραστές στο πλαίσιο των συνδρομών, της ταχύτητας ενημερώσεων και υποστήριξης, της κλειστής λειτουργικότητας και της αρχιτεκτονικής – στο πλαίσιο ενός προμηθευτή. Μόνο η ανάπτυξη του δικού σας συστήματος ERP παρέχει μέγιστες ευκαιρίες χωρίς κανέναν περιορισμό.
Διαβάστε τα παρακάτω άρθρα για να μάθετε πώς να επιλέξετε έναν κατασκευαστή συστήματος ERP, ποιες ερωτήσεις να του κάνετε για να αποφύγετε την απώλεια χρημάτων και τι να λάβετε υπόψη κατά τον σχεδιασμό της εφαρμογής.
Πηγή: www.habr.com
