Έχουμε γράψει αρκετές φορές για το πώς βοηθούν οι τεχνολογίες μας και ακόμη επεξεργάζεται πληροφορίες από κάθε είδους έγγραφα και εισάγει δεδομένα στα λογιστικά συστήματα. Σήμερα θα σας πούμε πώς εφαρμόσαμε в – ο μεγαλύτερος προμηθευτής θερμότητας και ζεστού νερού στη Μόσχα.
Φανταστείτε τον εαυτό σας στη θέση ενός απλού λογιστή. Καταλαβαίνουμε ότι αυτό δεν είναι εύκολο, αλλά προσπαθήστε ούτως ή άλλως. Κάθε μέρα λαμβάνετε έναν τεράστιο αριθμό χάρτινων λογαριασμών, τιμολογίων, πιστοποιητικών κ.λπ. Και ειδικά πολύ - τις μέρες πριν από το ρεπορτάζ. Όλα τα στοιχεία και τα ποσά πρέπει να ελεγχθούν γρήγορα και προσεκτικά, να πληκτρολογηθούν ξανά και να εισαχθούν στο λογιστικό σύστημα, να πραγματοποιηθούν χειροκίνητα οι συναλλαγές και να αποσταλούν έγγραφα στο αρχείο, ώστε στη συνέχεια να υποβληθούν αμέσως για επαλήθευση σε εσωτερικούς ελεγκτές, φορολογική υπηρεσία, τιμολόγιο ρυθμιστικές αρχές και άλλες. Δύσκολος? Αλλά αυτή είναι μια μακροχρόνια επιχειρηματική πρακτική που υπάρχει σε πολλές εταιρείες. Μαζί με το ΜΟΕΚ, απλοποιήσαμε αυτήν την επίπονη δουλειά και την κάναμε πιο βολική. Αν σας ενδιαφέρει πώς ήταν, καλώς ήρθατε στη γάτα.
Η φωτογραφία δείχνει τη Μόσχα CHPP-21, τον μεγαλύτερο παραγωγό θερμικής ενέργειας στην Ευρώπη. Η θερμότητα που παράγεται σε αυτόν τον σταθμό παρέχεται από το ΜΟΕΚ σε 3 εκατομμύρια κατοίκους της βόρειας Μόσχας. .
Η ΜΟΕΚ έχει δώδεκα και μισή υποκαταστήματα στη Μόσχα. Εξυπηρετούν 15 km δικτύων θέρμανσης, 811 θερμικούς σταθμούς και λεβητοστάσια, 94 σημεία θέρμανσης και 10 αντλιοστάσια, ενώ κατασκευάζουν και εγκαθιστούν νέα συστήματα παροχής θερμότητας. Η εταιρεία αγοράζει μια ποικιλία εξοπλισμού και υπηρεσιών για επιχειρηματικές δραστηριότητες: . Η προετοιμασία των εγγράφων σε κάθε τμήμα που ξεκινά την αγορά πραγματοποιείται από ειδικούς υπαλλήλους - επόπτες συμβάσεων.
Πώς λειτουργούν τα συμβόλαια σε μια μεγάλη εταιρεία; Όταν οι επιμελητές συνάπτουν συμφωνία, λαμβάνουν πολλά σημαντικά έντυπα έγγραφα από τους αντισυμβαλλομένους τους: δελτία παράδοσης, πιστοποιητικά παροχής υπηρεσιών, τιμολόγια, πιστοποιητικά κ.λπ. Συνήθως, ο επιμελητής σαρώνει τα επαγγελματικά έγγραφα και στη συνέχεια επισυνάπτει τις σαρώσεις στην παραγγελία στον πόρο της επιχείρησης σύστημα διαχείρησης. Ο οικονομικός ελεγκτής ελέγχει χειροκίνητα όλα τα δεδομένα. Μετά από αυτό, ο επιμελητής μεταφέρει τα πρωτότυπα έγγραφα στο λογιστήριο. Ή το κάνει αυτό ο κούριερ και, στη συνέχεια, η μεταφορά εγγράφων μπορεί να διαρκέσει περισσότερο - από αρκετές ώρες έως μερικές ημέρες.
Και όλα θα ήταν καλά, αλλά, όπως σε πολλές άλλες εταιρείες:
- Οι εργασίες ενδέχεται να φτάσουν στο λογιστήριο αρκετές ημέρες πριν από την υποβολή της αναφοράς. Τότε οι λογιστές πρέπει να περνούν μέρες και νύχτες στο χώρο εργασίας τους. Πρέπει να ελέγξετε χειροκίνητα εάν όλα τα τιμολόγια, τα τιμολόγια κ.λπ. έχουν συμπληρωθεί σωστά. Στη συνέχεια, εάν όλα είναι σωστά, ο υπάλληλος πληκτρολογεί ξανά τα δεδομένα στο λογιστικό σύστημα και πραγματοποιεί καταχωρήσεις. Ταυτόχρονα, το 90% του χρόνου του λογιστή αφιερώνεται στην επανεκτύπωση δεδομένων - στοιχεία, ποσά, ημερομηνίες, αριθμοί ειδών κ.λπ. Εξαιτίας αυτού, υπάρχει κίνδυνος να κάνετε λάθη.
- Τα έγγραφα ενδέχεται να φτάσουν με σφάλματα. Και μερικές φορές λείπουν κάποιοι λογαριασμοί ή πιστοποιητικά. Μερικές φορές αυτό γίνεται σαφές τις τελευταίες ημέρες πριν από την υποβολή της αναφοράς. Εξαιτίας αυτού, ο χρόνος έγκρισης του εγγράφου ενδέχεται να καθυστερήσει.
- Μετά την πραγματοποίηση εγγραφών, οι λογιστές αποθηκεύουν τιμολόγια, τιμολόγια και πράξεις σε ξεχωριστά έντυπα και ηλεκτρονικά αρχεία. Γιατί είναι δύσκολο αυτό; Για παράδειγμα, το ΜΟΕΚ λειτουργεί σύμφωνα με τιμολόγια και ως εκ τούτου υποχρεούται να αναφέρει τακτικά το κόστος του στις εκτελεστικές αρχές. Και όταν ο επόμενος κρατικός ή φορολογικός έλεγχος έρχεται στο λογιστήριο, οι εργαζόμενοι πρέπει να αναζητούν έγγραφα για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Κάπως έτσι ήταν το λογιστήριο του ΜΟΕΚ:
Το ΜΟΕΚ ήταν το πρώτο στον ενεργειακό κλάδο που αποφάσισε να ανακατασκευάσει και να απλοποιήσει αυτό το σχήμα προκειμένου να κλείσει γρήγορα τις συναλλαγές και να υποβάλει αναφορές, να αξιολογήσει καλύτερα τις αλλαγές της αγοράς στις προμήθειες και να σχεδιάσει τη χρηματοοικονομική του στρατηγική. Δεν ήταν εύκολο να αλλάξει το μακροχρόνιο σύστημα εργασίας του λογιστηρίου από μόνο του, έτσι η εταιρεία αποφάσισε να το μεταμορφώσει μαζί με τον συνεργάτη της - ABBYY.
Όχι νωρίτερα
Μια ομάδα ειδικών της ABBYY έχει εφαρμόσει μια καθολική πλατφόρμα για έξυπνη επεξεργασία πληροφοριών στο MOEK και ρυθμίστηκε:
- ευέλικτες περιγραφές (πρότυπα εξαγωγής δεδομένων) για την επεξεργασία εγγράφων. Μιλήσαμε αναλυτικά για το τι είναι και τι χρειάζεται στο Habré и . Χρησιμοποιώντας τη λύση, το MOEK επεξεργάζεται περισσότερους από 30 τύπους εγγράφων (για παράδειγμα, πιστοποιητικό εγκατεστημένου εξοπλισμού ή πιστοποιητικό τελών αντιπροσωπείας) και εξάγει από αυτά περισσότερα από 50 χαρακτηριστικά (αριθμός εγγράφου, συνολικό ποσό συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, όνομα αγοραστή, πωλητής, εργολάβος, ποσότητα εμπορευμάτων κ.λπ.).
- μια σύνδεση για την εκτέλεση ελέγχων και τη μεταφόρτωση δεδομένων, η οποία συνέδεε τα ABBYY FlexiCapture, SAP και OpenText. Χάρη στον σύνδεσμο, κατέστη δυνατός ο αυτόματος έλεγχος δεδομένων από την παραγγελία και τη σύμβαση χρησιμοποιώντας διάφορους καταλόγους. Θα μιλήσουμε για αυτό παρακάτω.
- εξαγωγή εγγράφων σε ηλεκτρονικό αρχείο βασισμένο στο OpenText. Τώρα όλες οι σαρώσεις εγγράφων αποθηκεύονται σε ένα μέρος.
- πρόχειρες λογιστικές εγγραφές στο SAP ERP με συνδέσμους σε σαρωμένες εικόνες εγγράφων.
Στη συνέχεια, οι υπάλληλοι της ABBYY και του ΜΟΕΚ ανέπτυξαν μια φόρμα αναζήτησης ώστε ο λογιστής να μπορεί, μέσα σε δευτερόλεπτα, να βρει σημαντικούς λογαριασμούς με οποιοδήποτε χαρακτηριστικό στο ηλεκτρονικό αρχείο και να τους υποβάλει για φορολογικούς ελέγχους.
Η αναζήτηση είναι δυνατή χρησιμοποιώντας 26 διαφορετικά κριτήρια (στην εικόνα μπορείτε να κάνετε κλικ):
Αφού το ΜΟΕΚ δοκίμασε επιτυχώς ολόκληρο το σύστημα, τέθηκε σε λειτουργία. Το όλο έργο, συμπεριλαμβανομένων εγκρίσεων, διευκρινίσεων και βελτιώσεων, ολοκληρώθηκε σε 10 μήνες.
Σχέδιο εργασίας μετά την εφαρμογή του ABBYY FlexiCapture:
Νιώθεις ότι τίποτα δεν έχει αλλάξει; Ναι, η επιχειρηματική διαδικασία παραμένει η ίδια, απλώς οι περισσότερες από τις λειτουργίες εκτελούνται πλέον από το μηχάνημα.
Η καλωδίωση, έγινε!
Πώς είναι τα πράγματα τώρα; Ας υποθέσουμε ότι ο επιμελητής της σύμβασης έλαβε ένα σύνολο βασικών εγγράφων για μια συναλλαγή για την προμήθεια αντλιών για θερμοηλεκτρικούς σταθμούς ή, για παράδειγμα, την κατασκευή δικτύων θέρμανσης. Ο ειδικός δεν χρειάζεται πλέον να ελέγχει ο ίδιος την πληρότητα και το περιεχόμενο των εγγράφων, να καλεί έναν courier και να στέλνει τα πρωτότυπα έγγραφα στο λογιστήριο. Ο επιμελητής απλώς σαρώνει το υπογεγραμμένο σύνολο των κύριων εγγράφων και στη συνέχεια η τεχνολογία αναλαμβάνει.
Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα σάρωσης δικτύου, ένας υπάλληλος στέλνει σαρώσεις σε μορφή TIFF ή PDF στον hot φάκελο ή το email του. Στη συνέχεια, ανοίγει το σταθμό εισόδου web ABBYY FlexiCapture και επιλέγει τον τύπο του εγγράφου που έχει οριστεί για επεξεργασία. Για παράδειγμα, «αγορά έργων/υπηρεσιών με αμοιβές αντιπροσωπείας», «παραλαβή υλικών και τεχνικών πόρων (MTR)» ή «λογιστική ιδιοκτησίας».
Ο τύπος του συνόλου καθορίζει τον αριθμό και τους τύπους των απαιτούμενων εγγράφων και δεδομένων που το σύστημα πρέπει να ταξινομήσει, να αναγνωρίσει και να επαληθεύσει.
Ο επιμελητής ανεβάζει σαρώσεις για αναγνώριση. Το σύστημα ελέγχει αυτόματα την παρουσία όλων των εγγράφων, τα περιεχόμενα κάθε χαρτιού και ο διακομιστής αναγνωρίζει τις λεπτομέρειες - ημερομηνία σύμβασης, ποσό, διεύθυνση, αριθμό φορολογικού μητρώου, σημείο ελέγχου και άλλα δεδομένα. Παρεμπιπτόντως, η MOEK είναι η πρώτη ενεργειακή εταιρεία στη Ρωσία που χρησιμοποιεί αυτήν την προσέγγιση.
Εάν ο επιμελητής δεν έχει ανεβάσει όλα τα έγγραφα ή κάποιο τιμολόγιο δεν περιέχει όλα τα δεδομένα, το σύστημα το παρατηρεί και ζητά αμέσως από τον υπάλληλο να διορθώσει το σφάλμα:
Το σύστημα παραπονιέται και ζητά την προσθήκη των εγγράφων που λείπουν (εφεξής τα στιγμιότυπα οθόνης μπορούν να κάνουν κλικ):
Το σύστημα παρατήρησε ότι το έγγραφο έχει λήξει:
Έτσι, ο υπάλληλος δεν χρειάζεται πλέον να προσδιορίζει εάν το έγγραφο έχει συνταχθεί σωστά. Εάν όλα είναι σωστά, τότε οι περισσότεροι από τους ελέγχους δεδομένων γίνονται αυτόματα στον σταθμό εισόδου στο web. Αρκεί να εισαγάγετε τον αριθμό παραγγελίας που καθορίζεται στο SAP ERP. Μετά από αυτό, τα αναγνωρισμένα δεδομένα συγκρίνονται με πληροφορίες που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο SAP: TIN και KPP του αντισυμβαλλομένου, αριθμοί και ποσά συμβολαίων, ΦΠΑ, ονοματολογία προϊόντων ή υπηρεσιών. Η επεξεργασία και ο έλεγχος ενός εγγράφου διαρκεί μόνο μερικά λεπτά.
Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία - INN και KPP - μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή εταιρεία από τον κατάλογο:
Εάν υπάρχει σφάλμα στο τιμολόγιο ή στο τιμολόγιο, δεν θα επιτρέψει την εξαγωγή του εγγράφου στο αρχείο. Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο έχει συνταχθεί εσφαλμένα ή ένας από τους χαρακτήρες αναγνωρίζεται λανθασμένα, το σύστημα θα το υποδείξει και θα ζητήσει από τον υπάλληλο να διορθώσει όλες τις ανακρίβειες. Εδώ είναι ένα παράδειγμα:
Το σύστημα εντόπισε ότι η Vasilek CJSC δεν περιλαμβάνεται στη λίστα των προμηθευτών MOEK.
Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους να παρακολουθούν τα λάθη πριν φτάσει το έγγραφο στο λογιστήριο.
Εάν όλοι οι έλεγχοι ολοκληρωθούν επιτυχώς, τότε με ένα κλικ αποστέλλεται ένα σαρωμένο αντίγραφο του εγγράφου στο ηλεκτρονικό αρχείο OpenText και ένας σύνδεσμος και μια κάρτα με τα μεταδεδομένα του εμφανίζονται στο SAP. Ένας λογιστής ή επιμελητής μπορεί πάντα να δει στο ηλεκτρονικό αρχείο μια λίστα εγγράφων για την απαιτούμενη παραγγελία και πληροφορίες σχετικά με το ποιος επεξεργάστηκε τα έγγραφα, σε ποιο χρονικό διάστημα και με ποιο αποτέλεσμα.
Ο Πιότρ Πέτροβιτς κοίταξε το ηλεκτρονικό αρχείο, ...
...για να δούμε ποιος ανέβασε έγγραφα για την παραγγελία Νο. 1111.
Μετά τη μεταφόρτωση δεδομένων και τις σαρώσεις από το ABBYY FlexiCapture στο SAP, εμφανίζεται ένα πρόχειρο συναλλαγή με προσυμπληρωμένα δεδομένα και συνδέσμους προς σαρωμένες εικόνες εγγράφων.
Σχέδιο καλωδίωσης:
Στη συνέχεια, ο λογιστής λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω email με έναν σύνδεσμο προς το έτοιμο σχέδιο και σαρώνει. Ο ειδικός δεν χρειάζεται πλέον να παλεύει με το χαρτί. Το μόνο που έχει να κάνει είναι να ελέγξει τις σαρώσεις για το συνολικό ποσό της συναλλαγής, την ύπαρξη σφραγίδας και υπογραφής και να κάνει τη συναλλαγή. Ο λογιστής ξοδεύει τώρα λιγότερο από ένα λεπτό σε αυτό.
Αποτελέσματα του έργου
- Χρησιμοποιώντας τεχνολογίες ABBYY, το ΜΟΕΚ έχει απλοποιήσει και επιταχύνει όχι μόνο τον λογιστικό, αλλά και τον οικονομικό έλεγχο. Για να κάνουν μια ανάρτηση, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται πλέον να περιμένουν τον κούριερ με τα πρωτότυπα έγγραφα - το μόνο που χρειάζεται είναι να λάβουν μια σάρωση με ήδη επαληθευμένα δεδομένα από το ηλεκτρονικό αρχείο με ένα κλικ. Είναι αλήθεια ότι χρειάζεται ακόμα ένα έντυπο έγγραφο. Τώρα όμως μπορεί να σταλεί αργότερα στο λογιστήριο. Όταν φτάσει εκεί, ο υπάλληλος θα τσεκάρει το πλαίσιο «Πρωτότυπο ληφθέν» στο λογιστικό σύστημα.
- Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν αμέσως όλα τα απαραίτητα δεδομένα σχετικά με τη συναλλαγή από σαρώσεις, πραγματοποιούν συναλλαγές εγκαίρως και προετοιμάζουν όλα τα έγγραφα για αναφορά εκ των προτέρων. Τώρα δεν φοβούνται ούτε εσωτερικούς ούτε εξωτερικούς ελέγχους.
- Οι λογιστές πραγματοποιούν οικονομικές συναλλαγές 3 φορές πιο γρήγορα και το ΜΟΕΚ κλείνει την περίοδο αναφοράς 10 ημέρες νωρίτερα.
- Όλα τα υποκαταστήματα του ΜΟΕΚ αποθηκεύουν λογιστικά έγγραφα σε ένα ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο. Χάρη σε αυτό, μπορείτε να βρείτε οποιοδήποτε τιμολόγιο, σύμβαση ή πράξη ολοκλήρωσης, καθώς και οποιαδήποτε χαρακτηριστικά από αυτά (ποσά, ΦΠΑ, εύρος προϊόντων ή υπηρεσιών) 4 φορές πιο γρήγορα από πριν.
- Η λύση επεξεργάζεται περισσότερες από 2,6 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων ετησίως.
Αντί για ένα συμπέρασμα
χρήσεις ΜΟΕΚ εδω και 2 χρονια και αυτο το διαστημα εχω συλλεγει στατιστικα. Αποδείχθηκε ότι οι λογιστές κάνουν το 95% των εγγραφών χωρίς να κάνουν αλλαγές στα προσχέδια. Αυτό σημαίνει ότι τέτοιες αναρτήσεις μπορούν να παραλειφθούν εντελώς αυτόματα στο μέλλον. Έτυχε ότι αυτό το προϊόν ήταν στην πραγματικότητα το πρώτο βήμα της εταιρείας προς την εισαγωγή στοιχείων «τεχνητής νοημοσύνης» στις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας: η ΜΟΕΚ αναπτύσσει ένα αντίστοιχο πρόγραμμα.
Άλλες ρωσικές εταιρείες αυτοματοποιούν επίσης το έργο της λογιστικής: καθιστώντας το απλούστερο και πιο βολικό. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τεχνολογίες ABBYY, η υπηρεσία οικονομικού ελέγχου "» Λαμβάνει σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες 2 φορές πιο γρήγορα και ξοδεύει 20% λιγότερο χρόνο αναζητώντας τα απαραίτητα τιμολόγια και δελτία αποστολής. Οι ευφυείς τεχνολογίες επεξεργασίας πληροφοριών βοηθούν τους υπαλλήλους του λογιστηρίου της εκμετάλλευσης "» βρείτε άμεσα τα απαραίτητα οικονομικά έγγραφα κατά τη διάρκεια μαζικών φορολογικών ελέγχων. Το 2019, οι ειδικοί της εταιρείας σχεδιάζουν να επεξεργαστούν περίπου 10 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το έργο MOEK και ABBYY; Στις 3 Απριλίου στις 11:00, ο Αναπληρωτής Επικεφαλής του Κέντρου Πληροφορικής του MOEK Vladimir Feoktistov θα μιλήσει για τις λεπτομέρειες της υπόθεσης σε δωρεάν . Εγγραφείτε αν θέλετε να κάνετε ερωτήσεις.
Ελισαβέτα Τιταρένκο,
Επεξεργαστής εταιρικού ιστολογίου ABBYY
Πηγή: www.habr.com