Χαμπρ, γεια! Ονομάζομαι Oleg και είμαι υπεύθυνος για την υπηρεσία πληροφορικής στον όμιλο εταιρειών ABBYY. Πριν από περισσότερο από ένα μήνα, οι εργαζόμενοι της ABBYY σε όλο τον κόσμο άρχισαν να εργάζονται και να μένουν μόνο στο σπίτι. Όχι πια ανοιχτοί χώροι ή επαγγελματικά ταξίδια. Έχει αλλάξει η δουλειά μου; Οχι. Αν και γενικά ναι, άλλαξε πριν 2-3 χρόνια. Και τώρα διασφαλίζουμε τεχνικά τη λειτουργία γραφείων σε 13 χώρες με τον ίδιο τρόπο όπως πριν. Απλώς τώρα το κάνουμε ενώ καθόμαστε στο σπίτι - στην κουζίνα, στον καναπέ ή στο μπαλκόνι και στο γραφείο υπάρχει μόνο ένα άτομο σε υπηρεσία. Παρεμπιπτόντως, εδώ είναι:
Σήμερα θα μιλήσω για τα προβλήματα που πρέπει να λύσει τώρα η υπηρεσία πληροφορικής της ABBYY, πώς μας σώζουν οι υπάλληλοι γραφείου, γιατί το MS Teams και το Zoom είναι πλέον τα πάντα και πολλά άλλα. Καλώς ήρθατε στο cat.
Πριν από πολύ καιρό, πριν την καραντίνα...
Πριν από 5-7 χρόνια η ABBYY ήταν μια εταιρεία που επικεντρώθηκε στην ανάπτυξη εσωτερικών υποδομών. Χρησιμοποιήσαμε ελάχιστα προϊόντα cloud - προσπαθήσαμε να αναπτύξουμε εφαρμογές εσωτερικά και επομένως η πρόσβαση σε αυτά από το εξωτερικό ήταν δύσκολη. Όμως οι καιροί άλλαξαν...
Τα προϊόντα Cloud αναπτύχθηκαν πολύ πιο γρήγορα, πρόσφεραν μεγαλύτερη ευελιξία και ποικιλία στη λειτουργικότητα. Και τώρα είναι συχνά απλά αδύνατο να βρεθούν ανάλογα με δυνατότητες εσωτερικής εγκατάστασης.
Οι εργαζόμενοι χρειάζονταν κινητικότητα. Οι πωλητές και οι έμποροι πραγματοποιούν συνεχώς επαγγελματικά ταξίδια, ταξιδεύουν σε όλο τον κόσμο, πηγαίνουν σε συναντήσεις - απλά χρειάζονται πρόσβαση στα εταιρικά συστήματα ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε.
Η γενιά των ανθρώπων έχει επίσης αλλάξει. Οι νέοι νέοι εργαζόμενοι προτιμούν να εργάζονται σε χώρους εργασίας, καφετέριες ή από το σπίτι. Η κινητικότητα είναι σημαντική για αυτούς. Ως εκ τούτου, δημιουργήσαμε τεχνικά ένα εργασιακό περιβάλλον παρόμοιο με αυτό που υπάρχει στην καθημερινή ζωή. Οι συνάδελφοι γίνονται πολύ πιο άνετοι όταν δεν χρειάζεται να εναλλάσσονται μεταξύ γραφείου και άλλου χώρου όπου μπορούν να εργαστούν.
Επί του παρόντος, τα διεθνή γραφεία της ABBYY είναι ανοιχτά σε 13 χώρες από τις ΗΠΑ έως την Αυστραλία. Και είναι πολύ πιο βολικό να έχεις μια κοινή υποδομή cloud από το να είσαι «δεμένος» σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία από εσωτερικές υπηρεσίες.
Πριν από αρκετά χρόνια, αναθεωρήσαμε τη στρατηγική μας και αρχίσαμε να χρησιμοποιούμε ενεργά εφαρμογές cloud για τη δουλειά μας. Για παράδειγμα, μας αρέσει πολύ το πακέτο του Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint και άλλα.
Αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι οι εργαζόμενοι εξαρτώνται από λύσεις cloud. Η ABBYY έχει μια πλούσια εσωτερική υποδομή· για παράδειγμα, οι προγραμματιστές χρησιμοποιούν τοπικές εγκαταστάσεις για την εκπαίδευση νευρωνικών δικτύων. Θα έλεγα ότι χρησιμοποιούμε προϊόντα cloud και τη δική μας εσωτερική υποδομή περίπου 50/50.
Σχετικά με τη δημοτικότητα του RDP
Πάντα επιτρέπαμε την απομακρυσμένη εργασία με το εσωτερικό δίκτυο και όλοι επέλεγαν τη μέθοδο που τους βόλευε. Όσοι είναι πιο συχνά στο γραφείο προτιμούν το RDP (απομακρυσμένη επιφάνεια εργασίας). Κατά κανόνα, ο καθένας έχει τον δικό του εξοπλισμό στο σπίτι: δεν είναι πάντα ισχυρός και όλη η οικογένεια μπορεί να τον χρησιμοποιήσει. Και στη δουλειά υπάρχει ένας σύγχρονος υπολογιστής που είναι διαμορφωμένος και συνδεδεμένος με τα πάντα. Επομένως, είναι πιο βολικό να συνδέεστε στο RDP από το σπίτι και την εργασία χωρίς να δίνετε προσοχή στο τι υπάρχει στον προσωπικό σας υπολογιστή.
Για το γραφείο, το οποίο βρίσκεται στη Μόσχα (το κέντρο Έρευνας και Ανάπτυξης, τα γραφεία της ABBYY Ρωσίας και της ABBYY Emerging Markets βρίσκονται εδώ), συνήθως είχαμε πάντα δύο πύλες απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας (RD Gateway) για απομακρυσμένη σύνδεση. Αλλά τώρα αυτή η μέθοδος σύνδεσης έχει γίνει πολύ δημοφιλής. Για να εξισορροπηθεί το φορτίο, η υπηρεσία IT ανέπτυξε δύο επιπλέον πύλες. Αυτή είναι ίσως η μόνη αλλαγή υποδομής που κάναμε από τον Μάρτιο.
Στο εξής θα παρέχω στατιστικά στοιχεία για το γραφείο της ABBYY στη Μόσχα, αφού εδώ εργάζονται περισσότερα από 800 άτομα και τα στοιχεία είναι τα πιο ενδεικτικά.
VPN
Υπάρχουν συνάδελφοι που έχουν συνηθίσει να δουλεύουν με VPN. Τώρα πολλοί έχουν πάρει τον εταιρικό εξοπλισμό στο σπίτι. Κυρίως παίρναμε φορητούς υπολογιστές και οθόνες μαζί μας. Όταν εργάζεστε συνεχώς από απόσταση, μια άλλη μεγάλη οθόνη είναι πολύ πιο βολική. Δεν αγοράσαμε επιπλέον εξοπλισμό για τους υπαλλήλους μας.
Αξιωματικοί υπηρεσίας
Ακόμη και κατά τη διάρκεια της καραντίνας είναι αδύνατο να γίνει χωρίς άτομα στο γραφείο. Διορίσαμε δύο διαχειριστές συστήματος σε υπηρεσία - τον Yura και τον Stas. Καθένας από αυτούς εργάζεται στο γραφείο για μια εβδομάδα και από το σπίτι για μια εβδομάδα. Τα παιδιά έχουν ένα κανονικό πρόγραμμα - από τις 10 έως τις 19.
Βοηθούν στην αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι. Έχουμε πολύ εξοπλισμό, και μερικές φορές χαλάει. Τις περισσότερες φορές, ο υπολογιστής κάποιου παγώνει. Μερικές φορές την εβδομάδα ο σκληρός δίσκος χαλάει, κάτι καίγεται και πρέπει να αντικατασταθεί ή να επισκευαστεί.
Υπήρξαν αρκετές περιπτώσεις διακοπών ρεύματος, που σημαίνει ότι κάποιος πρέπει να επανεκκινήσει τους υπολογιστές επειδή οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να το κάνουν εξ αποστάσεως. Γενικά, το 90% του χρόνου τους αφιερώνεται διατηρώντας τον εξοπλισμό γραφείου ενεργοποιημένο.
Υπάρχουν επίσης αρκετά ασυνήθιστα καθήκοντα που άρχισαν να εκτελούν οι αξιωματικοί υπηρεσίας κατά τη διάρκεια της καραντίνας.
- Τοποθετήστε χαρτί στους εκτυπωτές και αφαιρέστε τα εκτυπωμένα έγγραφα. Αυτό είναι απαραίτητο για τους υπαλλήλους που επεξεργάζονται εισερχόμενα έγγραφα και τα εκτυπώνουν από οικιακούς υπολογιστές σε εκτυπωτή εργασίας. Όταν επιστρέψουν στο γραφείο, θα παραλάβουν αμέσως όλα τα έγγραφα, αντί να εκτυπώσουν 100500 σελίδες. Φυσικά, ήταν δυνατό να γίνει αυτό αργότερα, αλλά βοηθάμε τους συναδέλφους μας να μην αλλάξουν τη συνήθη διαδικασία - τώρα υπάρχουν τόσα πολλά ασυνήθιστα πράγματα.
- Συσκευάσαμε και παραδώσαμε σαρωτές και εκτυπωτές σε συναδέλφους που τους χρειάζονταν για δουλειά. Ένας από τους υπαλλήλους, που είχε απομονωθεί στη ντάκα του, βοήθησε να συνδέσει ένα καλώδιο για να έχει σταθερό διαδίκτυο.
Παρεμπιπτόντως, η εφαρμογή για φορητές συσκευές ABBYY FineScanner AI βοηθά επίσης στη σάρωση εγγράφων, καθώς και στην αναγνώριση κειμένου σε αυτά, στην προσθήκη υπογραφών, στη μετατροπή αρχείων σε 12 δημοφιλείς μορφές και πολλά άλλα. Μέχρι 31 Ιουλίου συμπεριλαμβανομένων premium πρόσβαση στο ABBYY FineScanner AI.
Τι γίνεται το Σαββατοκύριακο;
Δεν υπάρχουν υπάλληλοι στο γραφείο τα Σαββατοκύριακα. Συμφωνήσαμε με τον διαχειριστή του συστήματός μας, ο οποίος ζει στο Otradny (όπου βρίσκεται το γραφείο μας), ότι αν συμβεί κάτι, θα έρθει και θα βοηθήσει. Και η βοήθειά του ήταν χρήσιμη: υπήρξαν αρκετές περιπτώσεις διακοπών ρεύματος το Σαββατοκύριακο και ήταν απαραίτητο να αποκατασταθεί η λειτουργία του εξοπλισμού.
Πάσες
Τον Μάρτιο, εκδώσαμε πάσο στο mos.ru για όλους τους υπαλλήλους που πρέπει να έρθουν στο γραφείο κατά τη διάρκεια της καραντίνας. Τώρα, εάν πρέπει να πάτε στη δουλειά, ο υπάλληλος εκδίδει επίσης ένα πάσο με έναν κωδικό QR. Αλλά η δυνατότητα να έρθετε στο γραφείο δεν σημαίνει ότι οι συνάδελφοι πηγαίνουν εκεί κάθε μέρα. Συνήθως υπάρχει μόνο ένα άτομο σε υπηρεσία στο κτίριο. Οι υπόλοιποι επιτρέπεται να έρχονται μόνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Σε γραφεία σε άλλες χώρες
Η κατάσταση σε άλλα γραφεία της ABBYY είναι γενικά η ίδια - είναι κλειστά και οι εργαζόμενοι εργάζονται από το σπίτι και χρησιμοποιούν τα ίδια εργαλεία. Για παράδειγμα, σε ένα αμερικανικό γραφείο δεν υπάρχει καν αξιωματικός υπηρεσίας. Ο τοπικός διαχειριστής του συστήματος πήρε μέρος του εξοπλισμού από την αποθήκη πριν από την καραντίνα και όταν έρχεται ένας νέος υπάλληλος, στέλνει απλώς τον διαμορφωμένο φορητό υπολογιστή ταχυδρομικώς.
Πώς να παραμείνετε συνδεδεμένοι
Τώρα ο φόρτος στα κανάλια επικοινωνίας έχει μειωθεί ακόμη και σε σύγκριση με την εποχή που οι άνθρωποι εργάζονταν στο γραφείο. Η κύρια κίνηση - λήψη αρχείων και παρακολούθηση βίντεο - είναι πλέον στους παρόχους οικίας. Δεν χρειάστηκε να επεκταθούν τα κανάλια, αν και το είχαμε προγραμματίσει φέτος.
Κατά τη διάρκεια της καραντίνας, το πρώτο πράγμα που κάναμε ήταν να εξετάσουμε προσεκτικά τους κανονισμούς για την αποκατάσταση της επικοινωνίας - προσθέσαμε αρκετές δοκιμές παρακολούθησης, επεξεργαστήκαμε ένα σχέδιο για τη μετάβαση σε εφεδρικά κανάλια και εξετάσαμε τους κανόνες εξισορρόπησης φορτίου.
Πώς εξασφαλίσατε την ασφάλεια εξ αποστάσεως;
Αναμφίβολα, το πιο σημαντικό ήταν η διασφάλιση της ασφάλειας. Αλλά έχουμε προετοιμαστεί και για αυτό. Πριν από ένα χρόνο, εισήχθη ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων. Νομίζω ότι αυτό είναι ένα από τα υποχρεωτικά πράγματα όταν οι άνθρωποι εργάζονται πολύ έξω από το εταιρικό περιβάλλον. Και αυτό είναι το είδος του πράγματος που δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε γρήγορα. Σήμερα, η πρόσβαση σε οποιουσδήποτε εταιρικούς πόρους απαιτεί δύο παράγοντες. Εάν κάποιος σκοπεύει να μεταβεί σε απομακρυσμένη εργασία, τότε αυτό είναι απαραίτητο από την άποψη της ασφάλειας των πληροφοριών.
Βλέπουμε πώς οι απατεώνες έχουν γίνει πιο ενεργοί και προσπαθούν να πάρουν τα διαπιστευτήριά τους. Πρόκειται κυρίως για επιθέσεις phishing. Και παρόλο που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προστατεύεται, το ηλεκτρονικό ψάρεμα δεν μπορεί τεχνικά να αποτραπεί πλήρως. Είναι σημαντικό οι ίδιοι οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν ότι δεν πρέπει να κάνουν κλικ σε ύποπτους συνδέσμους ή να ανοίγουν αρχεία από μηνύματα που δεν περίμεναν. Για να γίνει αυτό, διοργανώσαμε ένα διαδικτυακό σεμινάριο για τους υπαλλήλους και τους υπενθυμίσαμε τι να κάνουν σε τέτοιες περιπτώσεις. Τώρα είναι μια πολύ καλή στιγμή για τέτοια διαδικτυακά σεμινάρια, γιατί οι άνθρωποι, όντας σε μια ασυνήθιστη κατάσταση, είναι συγκεντρωμένοι, συγκεντρωμένοι, πιο ανοιχτοί σε πληροφορίες και τις αντιλαμβάνονται καλύτερα.
Δώσαμε επίσης προσοχή σε απλούς κανόνες για την εργασία από το σπίτι, για παράδειγμα, την ανάγκη απενεργοποίησης της συνεδρίας εργασίας, κλειδώματος του υπολογιστή όταν φεύγετε, χωριστούς λογαριασμούς: εργάζεστε κάτω από έναν, το παιδί παίζει κάτω από έναν άλλο. Αυτό είναι πολύ σημαντικό, γιατί το παιδί βλέπει τον μπαμπά ή τη μαμά να χτυπούν στο πληκτρολόγιο, και θέλει να το κάνει κι εκείνο. Θα έρθει και θα χτυπήσει, αλλά δεν ξέρουμε τι θα χτυπήσει εκεί και σε ποιο πρόγραμμα θα διαγράψει ή θα αντικαταστήσει τα δεδομένα.
Ζητήσαμε επίσης από τους συναδέλφους μας να ελέγξουν πώς έχει ρυθμιστεί το Διαδίκτυο στο σπίτι τους, ποιος είναι ο κωδικός πρόσβασης και εάν υπάρχει. Φυσικά, έκαναν μια κράτηση: εάν ένα άτομο δεν καταλαβαίνει τι να κάνει, τότε είναι καλύτερα να μην το κάνει. Η παραμονή συνδεδεμένη είναι πολύ πιο σημαντική. Ζήτησαν από τους υπαλλήλους να ελέγξουν και τους οικιακούς δρομολογητές Wi-Fi. Σε κάποιους μάλιστα συνέστησαν να αγοράσουν κάτι άλλο, γιατί είχαν τόσο αρχαίο εξοπλισμό που δεν τους επέτρεπε να δουλέψουν με τις τρέχουσες ταχύτητες των παρόχων.
Σχετικά με τις πιο δημοφιλείς απομακρυσμένες εφαρμογές
Μάλλον έχετε ήδη μαντέψει ότι πρόκειται για εργαλεία επικοινωνίας. Εφόσον χρησιμοποιούμε το Office 365, οι εργαζόμενοι επικοινωνούν μέσω του Teams messenger τόσο μεταξύ τους όσο και με εξωτερικούς ανθρώπους. Έχει αποδείξει τον εαυτό του πολύ καλά.
Ο αριθμός των ομαδικών μηνυμάτων που αποστέλλονται στο Teams από υπαλλήλους όλων των γραφείων έχει αυξηθεί:
- Από τις 21 Φεβρουαρίου έως τις 20 Μαρτίου στείλαμε >689 χιλιάδες μηνύματα.
- Από τις 21 Μαρτίου έως τις 19 Απριλίου, στείλαμε >1 εκατομμύριο μηνύματα.
Ο αριθμός των κλήσεων (ένα προς ένα) έχει επίσης αυξηθεί:
- Από τις 21 Φεβρουαρίου έως τις 20 Μαρτίου υπήρχαν 11,5 χιλιάδες.
- Από 21 Μαρτίου έως 19 Απριλίου – >16 χιλιάδες.
Εκτός από το Teams, χρησιμοποιούμε και το Zoom, καθώς η ποιότητα ήχου και εικόνας αυτής της υπηρεσίας είναι από τις καλύτερες της αγοράς. Επιπλέον, το Zoom σάς επιτρέπει να «καλέσετε» στη διάσκεψη και να συνδεθείτε μέσω τηλεφώνου.
Μέχρι τις 15 Μαρτίου, ο αριθμός των συσκέψεων Zoom σχεδόν δεν ξεπερνούσε τις 100 την ημέρα και από το δεύτερο μισό του μήνα αρχίσαμε να χρησιμοποιούμε αυτήν την υπηρεσία πιο ενεργά στην ABBYY:
Τον Απρίλιο, σχεδόν κάθε εργάσιμη ημέρα γίνονταν 100 ή περισσότερες συναντήσεις στο Zoom:
Υπάρχουν πλέον πολλές αναφορές στο Διαδίκτυο σχετικά με την αναξιοπιστία του Zoom. Δεν είναι καθόλου περίεργο που το πιο δημοφιλές όργανο λαμβάνει τώρα τέτοια προσοχή. Είμαστε σε επαφή με τους εκπροσώπους μας από το Zoom και βλέπουμε πόσο σοβαρά λαμβάνει η εταιρεία όλα τα ευρήματα. Πήραμε επίσης αρκετά μέτρα. Το απλούστερο και πιο αποτελεσματικό από αυτά είναι η απαγόρευση αποθήκευσης εγγραφών συσκέψεων στο χώρο αποθήκευσης cloud.
Η ασφάλεια στο Διαδίκτυο είναι, πρώτα απ 'όλα, η προσοχή του ίδιου του υπαλλήλου. Πιστεύουμε ότι το Zoom θα ανταπεξέλθει και αυτή η κατάσταση θα κάνει αυτή την υπηρεσία πιο δυνατή.
Το γράφημα δείχνει πώς, από το δεύτερο μισό του Μαρτίου, ο αριθμός των συμμετεχόντων στις συναντήσεις του Zoom άρχισε να αυξάνεται. Καθώς και ο αριθμός των λεπτών.
Η τάση συνεχίστηκε τον Απρίλιο, με όλο και περισσότερους υπαλλήλους να συμμετέχουν σε διαδικτυακά σεμινάρια και σε συναντήσεις Zoom.
Για εμάς, το Zoom και το Teams είναι υπηρεσίες που αντιγράφουν το ένα το άλλο. Αλλά η ύπαρξη δύο εργαλείων επικοινωνίας είναι μάλλον πλέον υποχρεωτική, καθώς το φορτίο στις τηλεπικοινωνίες είναι τεράστιο. Υπήρχαν περιπτώσεις που μια από τις υπηρεσίες άρχισε να αποτυγχάνει την πιο ακατάλληλη στιγμή, τότε οι υπάλληλοι κάλεσαν γρήγορα μια άλλη υπηρεσία και συνέχισαν να εργάζονται.
Επιπλέον, αυτά είναι εργαλεία επικοινωνίας. Είναι σημαντικό για τους ανθρώπους να παραμένουν συνδεδεμένοι τώρα. Οι περισσότερες κλήσεις προς την ABBYY γίνονται με ενεργοποιημένες κάμερες. Όταν δούλευα στο γραφείο, δεν νομίζω ότι άνοιγα την κάμερα. Τώρα, σε όποια μορφή κι αν είσαι, πάντα το ανάβεις. Σχεδόν πάντα.
Αντί για ένα συμπέρασμα
Η τεχνική προετοιμασία μιας εταιρείας για απομακρυσμένη εργασία δεν είναι κάτι που μπορεί να γίνει σε λίγες μέρες. Είναι καλύτερα να προετοιμαστείτε για αυτό εκ των προτέρων. Ξεκινήσαμε τη μετάβαση στις υπηρεσίες cloud πριν από πολύ καιρό, επειδή θέλαμε να βοηθήσουμε τους υπαλλήλους μας να είναι πιο κινητοί. Όμως, όπως αποδείχθηκε, αυτή η κινητικότητα είναι επίσης χρήσιμη σε μια κατάσταση όπου ανακοινώνεται καραντίνα.
Μάλλον, τώρα έχουμε αποζημιώσει όλο το εργατικό μας κόστος για τη μετάβαση και την αλλαγή της υποδομής από εσωτερική σε πιο εξωτερική, γιατί οι άνθρωποι πήραν τον εξοπλισμό τους, άφησαν τα γραφεία τους, πήγαν στα σπίτια και τις ντάκες τους... και τίποτα δεν άλλαξε.
Ευχαριστούμε τον διαχειριστή του συστήματός μας Yura Anikeev για τις φωτογραφίες σε αυτήν την ανάρτηση.
Πηγή: www.habr.com