Πώς να εργάζεστε μαζί ενώ εργάζεστε χωριστά

Τα μέσα ενημέρωσης είναι γεμάτα ειδήσεις για την επιδημιολογική κατάσταση και συστάσεις για αυτοαπομόνωση.

Αλλά δεν υπάρχουν απλές συστάσεις σχετικά με τις επιχειρήσεις. Οι διευθυντές των εταιρειών αντιμετώπισαν μια νέα πρόκληση - πώς να μεταφέρουν τους υπαλλήλους εξ αποστάσεως με ελάχιστες απώλειες στην παραγωγικότητα και να δομούν την εργασία τους έτσι ώστε όλα να είναι «όπως πριν».

Αυτό που λειτούργησε στο γραφείο συχνά δεν λειτουργεί από απόσταση. Πώς μπορούν οι κατανεμημένες ομάδες να διατηρήσουν αποτελεσματική συνεργασία και επικοινωνία εντός και εκτός της ομάδας;

Η διαθεσιμότητα των κινητών επικοινωνιών, το γρήγορο Διαδίκτυο, οι βολικές εφαρμογές και άλλες σύγχρονες τεχνολογίες, γενικά, βοηθούν στην υπέρβαση πολλών εμποδίων και στην οικοδόμηση παραγωγικής εργασίας με συνεργάτες ή συναδέλφους.

Πρέπει όμως να προετοιμαστούμε.

Όλα θα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο. Αν είναι

Η απομακρυσμένη εργασία απαιτεί ειδική κατασκευή εσωτερικών διαδικασιών και επικοινωνιών. Και η προπαρασκευαστική φάση μπορεί να εξαλείψει πολλά ερωτήματα και προβλήματα πριν προκύψουν.

Τόσο στο γραφείο όσο και σε απομακρυσμένες συνθήκες εργασίας, όλα είναι χτισμένα σε τέσσερις πυλώνες:

• Σχεδιασμός
• Οργάνωση
• Έλεγχος
• Κίνητρο

Πρώτα απ 'όλα, εσείς και η ομάδα σας πρέπει να θέσετε τους σωστούς στόχους, να δημιουργήσετε εκ νέου το σύστημα αναφοράς και να συνδυάσετε σωστά τις ασύγχρονες και σύγχρονες επικοινωνίες εντός της ομάδας. Η ασύγχρονη επικοινωνία περιλαμβάνει επιστολές, συνομιλίες, ενημερωμένες αναφορές και οποιεσδήποτε επιλογές επικοινωνίας που δεν απαιτούν άμεση απάντηση. Η σύγχρονη επικοινωνία είναι επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο με γρήγορη ανάδραση.

Είναι πολύ σημαντικό να θυμάστε ότι όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, ο προγραμματισμός απαιτεί κανονικότητα. Είναι απαραίτητο να διατηρείται μια ισορροπία εργασίας με στρατηγικές και επιχειρησιακές εργασίες, ρυθμίζοντας το ρυθμό εργασίας σε εργασίες προτεραιότητας εβδομαδιαία ή και καθημερινά. Ο σωστός προγραμματισμός και ο σωστός καθορισμός στόχων θα κάνουν την εργασία πιο ξεκάθαρη και θα βοηθήσουν στην αποφυγή της εξάντλησης των εργαζομένων. Δεν θα αισθάνονται απομονωμένοι από τη διαδικασία.

Τηλεδιάσκεψη: το νούμερο ένα εργαλείο

Η απομόνωση των απομακρυσμένων υπαλλήλων είναι περισσότερο ενημερωτική παρά κοινωνική. Δεν τους λείπει τόσο πολύ να κάθονται δίπλα σε κάποιον (αν και ποικίλλει) ανησυχούν κυρίως για την έλλειψη γρήγορης πρόσβασης σε πληροφορίες και επικοινωνίας με συναδέλφους. Δεν έχουν την ευκαιρία να κάνουν μια ερώτηση σε έναν συνάδελφο και να λάβουν άμεση απάντηση, να γιορτάσουν μια μικρή νίκη ή απολογισμό, να κάνουν καταιγισμό ιδεών ή απλώς να συζητήσουν για τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο.

Το έλλειμμα αυτό αντισταθμίζεται εν μέρει από τις υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης.

Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει σε ένα ή περισσότερα άτομα να έχουν μια συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω διαδικτυακών πλατφορμών τηλεδιάσκεψης. Οι κλήσεις είναι ένα κανάλι σύγχρονης επικοινωνίας, αλλά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν όταν μόνο ένα άτομο μιλάει σε μια ομάδα - για παράδειγμα, για διαδικτυακά σεμινάρια. Παραδείγματα τέτοιων υπηρεσιών: OVKS από το MegaFon, Ζουμ, BlueJeans, GoToMeeting.

Οφέλη:

1. Οι βιντεοκλήσεις μεταφέρουν τον τονισμό, τα συναισθήματα, το πρόσωπο και άλλα λεκτικά σήματα του συνομιλητή, βοηθώντας έτσι να ξεκαθαρίσει και να κατανοήσει τη διάθεσή του.
2. Οι πρόσθετες πληροφορίες κάνουν τα μηνύματα πιο ξεκάθαρα, προσθέτουν συναισθηματικό περιεχόμενο και συμβάλλουν στη δημιουργία σύνδεσης και εμπιστοσύνης.

Μειονεκτήματα:

1. Συντονισμός διαχρονικά. Οι κλήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν μόνο σε πραγματικό χρόνο, καθιστώντας δύσκολη την επικοινωνία για μια ομάδα που είναι κατανεμημένη σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
2. Η πορεία της επικοινωνίας δεν τεκμηριώνεται με κανέναν τρόπο. Οι προκλήσεις δεν αφήνουν γραπτό αποτέλεσμα.
3. Ερμηνεία. Η ποιότητα της επικοινωνίας δεν είναι η βέλτιστη για όλους (ειδικά για όσους βρίσκονται σε απομόνωση στη χώρα). Οι λέξεις δεν γίνονται πάντα αντιληπτές σωστά.

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη βιντεοδιάσκεψη;

• Τακτικές συναντήσεις, τόσο ατομικές όσο και ομαδικές
• Συναντήσεις ομάδων
• Σχεδιασμός και καταιγισμός ιδεών (το καλύτερο με βίντεο)
• Επίλυση παρεξηγήσεων ή αντιμετώπιση κλιμακούμενων ή συναισθηματικών καταστάσεων από άλλα κανάλια (όπως email, chat)

Εάν πιστεύετε ότι η απομακρυσμένη ομαδική εργασία σας δεν είναι αρκετά παραγωγική, μην χάνετε χρόνο - προσπαθήστε να αλλάξετε την κατάσταση.

1. Εισαγάγετε τα καθημερινά check-in με την ομάδα.
2. Ακολουθήστε αυστηρά το χρονοδιάγραμμα και τους στόχους της συνάντησης, σημειώστε τους στην πρόσκληση και υπενθυμίστε τους στην αρχή.
3. Κανε τα μαθηματα σου. Προετοιμαστείτε για τη συνάντηση και γράψτε σε χαρτί ποιες ιδέες σας έφεραν σε αυτή τη συνάντηση, ποιες προσδοκίες έχετε από τους συμμετέχοντες και τι έχουν από εσάς;
4. Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να μοιραστούν ρόλους (κρατώντας σημειώσεις, παρουσίαση πληροφοριών, ενεργώντας ως συντονιστής συνάντησης).
5. Μην κάνετε συναντήσεις για μεγάλη ομάδα (περισσότερα από 8 άτομα).
6. Θυμηθείτε να συγχρονίσετε τις συναντήσεις σας με τη ζώνη ώρας των συμμετεχόντων.

Όταν είναι όλοι μαζί: πώς να οργανώσετε τις γενικές συναντήσεις της εταιρείας

Οι συναντήσεις όλων των εργαζομένων της εταιρείας έχουν γίνει ένας δημοφιλής τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών.

Υπάρχουν πολλές συμβουλές για το πώς να τα οργανώσετε καλύτερα:

1. Χρόνος. Για τις εταιρείες στη Ρωσία, είναι καλύτερο να πραγματοποιούνται τέτοιες συναντήσεις στις 11-12 το μεσημέρι. Προσπαθήστε να επιλέξετε μια ώρα που να είναι βολική για όσο το δυνατόν περισσότερους υπαλλήλους. Φροντίστε να καταγράψετε τη συνάντηση. Σε πολλές πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένου του MegaFon, αυτό μπορεί να γίνει με ένα κλικ και στη συνέχεια να μεταφορτωθεί σε μορφή mp4.
2. Απευθείας μετάδοση. Αυτό μπορεί να μην είναι απαραίτητο για μικρές εταιρείες, αλλά για μεγάλες με κατανεμημένο δίκτυο υποκαταστημάτων, είναι λογικό να διεξάγονται ζωντανές μεταδόσεις.
3. Ερωτήσεις και απαντήσεις. Μπορείτε να ζητήσετε από τους ανθρώπους να κάνουν ερωτήσεις που τους αφορούν εκ των προτέρων και, στη συνέχεια, μπορείτε να προετοιμάσετε πληροφορίες που είναι σχετικές με το κοινό.
4. Μην ξεχνάτε το χιούμορ. Αυτό δεν είναι μια σύνθεση στο σχολείο, αλλά μια ευκαιρία να παρέχουμε μια προσωπική σύνδεση και να βοηθήσουμε στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης μεταξύ των κατανεμημένων ομάδων.

Καταιγισμός ιδεών: Εξαλείψτε τη σύγχυση

Όταν πρόκειται για καταιγισμό ιδεών, είναι σημαντικό για τις κατανεμημένες ομάδες να χρησιμοποιούν ένα κοινό ψηφιακό εργαλείο. Σας επιτρέπει να συλλέγετε, να ομαδοποιείτε και να κατηγοριοποιείτε ιδέες κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών.

Ακολουθούν μερικές σημαντικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά:

1. Η απομακρυσμένη ομάδα μπορεί να επιλέξει ένα συνεργατικό εργαλείο διαχείρισης έργου που υποστηρίζει τη λειτουργικότητα kanban-board με την οποία πολλές ομάδες είναι ήδη εξοικειωμένες, όπως το Trello.
2. Μια εναλλακτική θα μπορούσε να είναι αυτή που παρέχει η πλατφόρμα. Webinars Το εργαλείο είναι ένας πίνακας σχεδίασης που μπορεί να δει ο καθένας και μπορεί να επεξεργαστεί από οποιονδήποτε από τους συμμετέχοντες.
3. Χρησιμοποιήστε την επιλογή ψηφοφορίας για να αξιολογήσετε ποια ιδέα είναι η πιο ενδιαφέρουσα για εφαρμογή. Όλα τα στατιστικά στοιχεία μπορούν να ληφθούν αργότερα σε μορφή csv ή xlsx.

   
   
   

4. Η εμπειρία δείχνει ότι είναι καλύτερο να προειδοποιούνται οι εργαζόμενοι για την επίθεση εκ των προτέρων, ώστε να έχουν χρόνο να σκεφτούν ιδέες. Όταν η ομάδα συγκεντρωθεί, οι συμμετέχοντες δεν θα έρχονται πλέον με άδεια χέρια.

Οι σύγχρονες επικοινωνίες, όπως οι βιντεοκλήσεις, όταν χρησιμοποιούνται σωστά, μπορούν να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διεξαγωγή ομαδικής εργασίας, την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων της και την παροχή συναισθηματικής υποστήριξης σε όλα τα μέλη της ομάδας. Και όταν συνδυάζονται με ασύγχρονα εργαλεία, βοηθούν τους κατανεμημένους συμμετέχοντες στη διαδικασία να είναι εξίσου (και μερικές φορές πιο παραγωγικοί) από τους συναδέλφους τους στο γραφείο.

Πηγή: www.habr.com