Ενώ ο κορωνοϊός σαρώνει τον πλανήτη, η τουαλέτα ηγείται του χρηματιστηρίου και ολόκληρες χώρες τίθενται σε καραντίνα, όλο και περισσότερες εταιρείες αναγκάζονται να μεταφέρουν υπαλλήλους σε εξ αποστάσεως εργασία. Εμείς στο RUVDS δεν αποτελούσαμε εξαίρεση και αποφασίσαμε να μοιραστούμε με τη Habr την εμπειρία μας στην οργάνωση της απομακρυσμένης ροής εργασιών σε όλη την εταιρεία. Αξίζει να αναφέρουμε αμέσως ότι το άρθρο δεν θα περιέχει τις συμβουλές του καπετάνιου όπως «αν είστε στο σπίτι, φορέστε το παντελόνι σας», αλλά μόνο σκληρή πραγματικότητα και οδηγίες για δράση.
Για να αποφύγουμε τον βασανιστικό πόνο ως αποτέλεσμα της μεταφοράς εργαζομένων σε απομακρυσμένη εργασία, χωρίσαμε ολόκληρη τη διαδικασία σε μικρά στάδια.
Στάδιο 1: Χωρίστε την εταιρεία σε ομάδες/κατευθύνσεις
Δεδομένου ότι έχουμε μια μικρή εταιρεία (έως 20 άτομα), είναι πιο εύκολο για εμάς από αυτή την άποψη, επειδή δεν υπάρχει μεγάλος αριθμός τμημάτων, τμημάτων και μικρότερων μονάδων διαίρεσης ανθρώπων. Συνολικά, το RUVDS μπορεί να διακρίνει 5 ομάδες/κατευθύνσεις υπό όρους:
- Τεχνική υποστήριξη;
- Διαχειριστές συστήματος.
- Προγραμματιστές;
- Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες (λογιστική, πληρωμές και ροή εγγράφων).
- Υπηρεσίες διαχείρισης και μάρκετινγκ.
Στην περίπτωσή μας, η διαίρεση είναι υπό όρους, επειδή δομικά διαφορετικές ομάδες ανθρώπων, όπως στη διαχείριση και το μάρκετινγκ της υπόθεσής μας, χρειάζονται παρόμοια δικαιώματα πρόσβασης. Συμπαθούμε όσους δεν έχουν 5, αλλά πολύ περισσότερες ομάδες, καθεμία από τις οποίες απαιτεί το δικό της επίπεδο πρόσβασης.
Στάδιο 2: Προσδιορίστε τις ανάγκες εργασίας των ομάδων/κατευθύνσεων και ρυθμίστε την πρόσβαση
- Για να διατηρήσουν την αποτελεσματικότητά τους, τα παιδιά από την τεχνική υποστήριξη - την οποία έχουμε όλο το εικοσιτετράωρο - χρειάζονται πρόσβαση στο εσωτερικό μας σύστημα εισιτηρίων (OTRS) και τη δυνατότητα να ανταποκρίνονται έγκαιρα στους πελάτες, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να προωθούν κλήσεις από την εργασία στους αριθμούς κινητού τηλεφώνου των εργαζομένων . Με την καλή έννοια, η θέση του TP δεν έχει καμία απολύτως σημασία, αρκεί η υποστήριξη να είναι ικανή και άμεση.
Για να μπορείτε να συνδεθείτε στο σύστημα εισιτηρίων από οπουδήποτε, βασίζεται σε έναν από τους εικονικούς διακομιστές και αντιγράφεται σε άλλο κέντρο δεδομένων· δεν υπάρχει τίποτα στο γραφείο. Εάν πέσει ένας διακομιστής, ο δεύτερος ανεβαίνει μέσα σε ένα λεπτό· οι εργαζόμενοι δεν παρατηρούν καν ότι έχει γίνει αντικατάσταση. - Οι διαχειριστές συστήματος εργάζονται απευθείας με διακομιστές που δεν είναι συνδεδεμένοι στο γραφείο, επομένως για αυτούς η μετάβαση στην εργασία από το σπίτι είναι η πιο ανώδυνη. Επιπλέον, όλοι οι διακομιστές μας είναι εξοπλισμένοι με ειδική διεπαφή διαχείρισης, πολύ πιο λειτουργική από την κλασική KVM. Η διεπαφή μας επιτρέπει στους διαχειριστές να συνεργάζονται με τον διακομιστή ακόμη και από την Ανταρκτική (αυτή ήταν η εμπειρία ).
- Οι προγραμματιστές ήταν πάντα σε θέση να εργάζονται εξ αποστάσεως και η μεταφορά τους στην εργασία από το σπίτι δεν θα επηρεάσει καθόλου την παραγωγικότητα.
- Οι πληρωμές, η λογιστική και η ροή εγγράφων είναι ίσως τα πιο συγκεχυμένα όσον αφορά την απομακρυσμένη μεταφορά τους, αλλά και εδώ υπάρχουν ορισμένες λύσεις για τις οποίες χρησιμοποιούμε τους δικούς μας εικονικούς διακομιστές.
Έτσι, οι πληρωμές που απαιτούν επαλήθευση από άτομα ελέγχονται σε εικονικές μηχανές εξυπηρέτησης που βρίσκονται σε δύο από τα κέντρα δεδομένων μας. Οι πληρωμές που λαμβάνονται από νομικά πρόσωπα που απαιτούν σύνδεση με τράπεζα πελατών συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία ξανά σε μια εικονική μηχανή που βρίσκεται σε ένα από τα κέντρα δεδομένων. Οι επιταγές διεκπεραιώνονται ηλεκτρονικά και δεν εξαρτώνται από το γραφείο μας ή ακόμη και από το κέντρο δεδομένων και οι επιστροφές γίνονται χειροκίνητα και ξανά σε έναν από τους εικονικούς διακομιστές.Οι βάσεις δεδομένων λογιστικής βρίσκονται σε έναν διακομιστή στο κέντρο δεδομένων μας στο Korolev στο έδαφος του αμυντικού εργοστασίου Composite - σε ένα πρώην καταφύγιο βομβών - και για αξιοπιστία αντιγράφονται στο κέντρο δεδομένων M9 (ένα αντικείμενο στρατηγικής σημασίας για ολόκληρη τη Ρωσία ). Σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, εμφανίζεται η αντιγραφή, η οποία επιτρέπει, σε περίπτωση απώλειας ενός από τους διακομιστές, να συνεχίσει γρήγορα το έργο του λογιστηρίου με ελάχιστο κόστος.
- Επίσης, αυτοματοποιήσαμε τη ροή εγγράφων - στον Προσωπικό Λογαριασμό, ο πελάτης μπορεί να κατεβάσει ο ίδιος τις δηλώσεις συμβολαίου και συμφωνίας με σφραγίδες, αυτό είναι συνήθως αρκετό για μεμονωμένα άτομα. Αλλά οι περισσότεροι από τους πελάτες μας είναι νομικά πρόσωπα που χρειάζονται πρωτότυπα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, το λογιστήριο εκτυπώνει όλα όσα χρειάζεστε στο σπίτι και τα στέλνει ταχυδρομικά ή με courier οπουδήποτε. Όλη η εισερχόμενη αλληλογραφία συλλέγεται από την ασφάλεια και αποστέλλεται με υπηρεσία ταχυμεταφορών για υπογραφή στο λογιστήριο και στη συνέχεια τα έγγραφα αποστέλλονται πίσω στο γραφείο του αποστολέα. Λοιπόν, ένα άτομο από τη διοίκηση έρχεται στο γραφείο μερικές φορές την εβδομάδα, για κάθε ενδεχόμενο. Ωστόσο, όταν πρόκειται για έντυπα έγγραφα, η επίσκεψη στο γραφείο είναι απολύτως αδύνατη.
- Ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε απομακρυσμένη εργασία είναι για τα τμήματα διαχείρισης και μάρκετινγκ που εργάζονται από φορητούς υπολογιστές, όπου χρειάζεται απλώς να εκδώσετε ένα πιστοποιητικό για να αποκτήσετε πρόσβαση στους πόρους της εταιρείας και τελειώσατε.
Στάδιο 3: Ασφάλιση έναντι κινδύνων, πληροφοριών και σιδήρου
Μία από τις κύριες δυσκολίες κατά την απομακρυσμένη εργασία είναι η διαρροή δεδομένων, γι' αυτό και γίνεται πόνος για πολλούς επαγγελματίες ασφαλείας. Εφαρμόζουμε τους ίδιους κανόνες εξ αποστάσεως όπως στο γραφείο - η πρόσβαση σε ευαίσθητους πόρους παρέχεται μέσω ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων με χρήση πιστοποιητικού και σύνδεσης/κωδικού πρόσβασης. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αρνηθείτε άμεσα την πρόσβαση σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο ανακαλώντας το πιστοποιητικό του.
Όπως λένε, είναι καλύτερο να είσαι ασφαλής παρά να λυπάσαι, γι' αυτό χρησιμοποιήσαμε τέτοιες δύσκολες στιγμές ως αφορμή για μια απρογραμμάτιστη δοκιμή αντοχής του «υλισμικού» της υποδομής. Τρεις υπηρεσίες είναι υπεύθυνες για τη διαθεσιμότητά του στο DC: μηχανικοί επί υπηρεσίας που βρίσκονται στις θέσεις τους όλο το εικοσιτετράωρο, τεχνική υποστήριξη και διαχειριστές συστήματος.
Όλοι οι βασικοί κόμβοι των κέντρων δεδομένων μας είναι δεσμευμένοι σύμφωνα με το σχήμα N+1 σύμφωνα με πρότυπα όχι χαμηλότερα από το Tier III, συμπεριλαμβανομένου του τηλεπικοινωνιακού εξοπλισμού και της παροχής ρεύματος. Αν και κάτι πιο σοβαρό από μια γενική καραντίνα πρέπει να συμβεί για να περιοριστεί η παροχή ρεύματος, παρόλα αυτά πραγματοποιήσαμε ασκήσεις για να μετατρέψουμε την ισχύ στα κέντρα δεδομένων σε γεννήτριες ντίζελ. Οι συμφωνίες για την προμήθεια καυσίμων για αυτούς θα επιτρέψουν στο ναυαρχίδα του κέντρου δεδομένων RUCLOUD να λειτουργεί αυτόνομα κατά τη διάρκεια μιας μακροχρόνιας αποσύνδεσης από το ηλεκτρικό δίκτυο. Παράλληλα, πραγματοποιήσαμε έλεγχο όλων των κιτ επισκευής, σε περίπτωση προβλημάτων με την παράδοση νέων εξαρτημάτων.
Δεδομένου ότι η πανδημία του κορωνοϊού αναγνωρίζεται ήδη ως ανωτέρα βία, γεγονός που καθιστά δυνατή τη μη εκπλήρωση των υποχρεώσεων, ελέγξαμε ποιος από τους αντισυμβαλλομένους θα μπορούσε να επωφεληθεί από αυτό και να αποτύχει σε μια δύσκολη στιγμή.
Με βάση την εμπειρία της Κίνας και της Ιταλίας, μπορούμε να πούμε ότι ακόμη και η ευρεία εξάπλωση της νόσου δεν επηρεάζει άμεσα τους παρόχους Διαδικτύου, ειδικά επειδή κάθε κέντρο δεδομένων έχει τουλάχιστον 2 ανεξάρτητα κανάλια επικοινωνίας που αντιγράφουν το ένα το άλλο.
Στάδιο 4: Καθορίστε τους κανόνες για την εξ αποστάσεως εργασία
Οι κανόνες επιτρέπουν στην ομάδα να μην χαλαρώνει και να μεταβεί σε απομακρυσμένη εργασία χωρίς να χάσει την ποιότητα της εργασίας. Φτιάξαμε μια μικρή λίστα για εμάς:
- Τήρηση του ωραρίου, ακόμη και λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι η εργασία επικεντρώνεται στο αποτέλεσμα και όχι στη διαδικασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την τεχνική υποστήριξη, η οποία πρέπει να είναι διαθέσιμη όλο το εικοσιτετράωρο. Οι ώρες εργασίας είναι η σταθερά μέσα στην οποία όλοι μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους.
- Καθορίστε τον κύριο τόπο επικοινωνίας (ομαδική συνομιλία) για όλα τα σημαντικά θέματα. Παραδοσιακά, αυτό είναι το work Slack. Για όσους τους αρέσει το Slack, αλλά δεν τους αρέσει να κάνουν δωρεές για αυτό, δοκιμάστε το Mattermost ανοιχτού κώδικα.
- Χρησιμοποιήστε βιντεοκλήσεις για πολύπλοκες εργασίες και συζητήσεις (το Zoom δεν έχει ανταγωνισμό). Όλα όσα συμφωνήθηκαν κατά τη διάρκεια της βιντεοκλήσης πρέπει να ηχογραφηθούν και να δημοσιευτούν στη γενική συνομιλία της ομάδας ή στο νήμα συνομιλίας του οποίου τα μέλη ασχολούνται με τις λεπτομέρειες της κλήσης σας. Αυτή η σταθεροποίηση επιτρέπει σε ολόκληρη την ομάδα να βρίσκεται σε ένα ενιαίο πεδίο πληροφοριών.
- Σε συνθήκες μακροχρόνιας απομακρυσμένης εργασίας, είναι απαραίτητο να πραγματοποιούνται τακτικές ομαδικές και κατ' ιδίαν βιντεοσυνεδριάσεις. Για παράδειγμα, δύο φορές την εβδομάδα, με μια επισκόπηση της κατάστασης των εργασιών σας. Αυτό είναι και πάλι απαραίτητο για να υπάρχει κατανόηση του ποιος κάνει τι.
Η λίστα είναι όσο το δυνατόν πιο ενοποιημένη, αλλά μπορείτε να τη λάβετε ως βάση και να κάνετε προσαρμογές και προσθήκες με βάση τις ιδιαιτερότητες της δουλειάς σας.
Εν κατακλείδι, θα ήθελα να σημειώσω ότι η τάση για εργασία εξ αποστάσεως δεν είναι στασιμότητα, αλλά μάλλον μια εξέλιξη στην οποία επιβιώνουν μόνο όσοι προσαρμόζονται ενεργά στις περιβαλλοντικές αλλαγές. Επομένως, όσοι μαθαίνουν να εργάζονται χωρίς συνεχή έλεγχο γραφείου, θα επικεντρωθούν στο αποτέλεσμα και όχι στον χρόνο που αφιερώνουν, θα ωφεληθούν μόνο από την τρέχουσα κατάσταση.
Ποια βήματα λαμβάνονται για τη μετάβαση σε εξ αποστάσεως εργασία στην ομάδα ή την εταιρεία σας; Ίσως έχουμε κάτι να μάθουμε ο ένας από τον άλλον.
Πηγή: www.habr.com