Η σημασία της συλλογικής επεξεργασίας εγγράφων στη σύγχρονη επιχείρηση δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Η δυνατότητα σύνταξης συμβάσεων και συμφωνιών με τη συμμετοχή υπαλλήλων από το νομικό τμήμα, σύνταξης εμπορικών προτάσεων υπό την επίβλεψη ανωτέρων στο Διαδίκτυο και ούτω καθεξής, επιτρέπει στην εταιρεία να εξοικονομήσει χιλιάδες ανθρωποώρες που προηγουμένως ξοδεύονταν σε πολυάριθμες εγκρίσεις. Γι' αυτό μια από τις κύριες καινοτομίες στο ήταν η εμφάνιση του Zextras Docs - μια λύση που σας επιτρέπει να οργανώσετε την πλήρη συνεργασία με έγγραφα απευθείας στο πρόγραμμα-πελάτη ιστού Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Επί του παρόντος, το Zextras Docs υποστηρίζει τη συνεργασία με έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις και μπορεί επίσης να χειριστεί έναν τεράστιο αριθμό μορφών αρχείων. Η διεπαφή της λύσης δεν διαφέρει πολύ από τη διεπαφή οποιουδήποτε προγράμματος επεξεργασίας κειμένου, επομένως οι υπάλληλοι της επιχείρησης δεν χρειάζεται να αφιερώνουν πολύ χρόνο στην εκπαίδευση για να μεταβούν στη χρήση των εγγράφων Zeextras. Αλλά το πιο ενδιαφέρον πράγμα, όπως πάντα, είναι "κάτω από την κουκούλα". Ας ρίξουμε μια ματιά μαζί στο πώς λειτουργεί το Zextras Docs και ποια οφέλη μπορεί να προσφέρει αυτή η λύση συνεργασίας εγγράφων.
Τα Έγγραφα Zextras θα αρέσουν περισσότερο σε όσους χρησιμοποιούν ήδη το Zimbra OSE και το Zextras Suite στην επιχείρησή τους. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη λύση, μπορείτε να εφαρμόσετε μια νέα υπηρεσία στην παραγωγή χωρίς να αυξήσετε τον αριθμό των πληροφοριακών συστημάτων και, ως εκ τούτου, χωρίς να αυξήσετε το κόστος κατοχής μιας υποδομής πληροφορικής. Ας διευκρινίσουμε ότι το Zextras Docs είναι συμβατό μόνο με έκδοση Zimbra OSE 8.8.12 και παλαιότερη. Γι' αυτό, εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε παλιές εκδόσεις του Zimbra, συνιστούμε ανεπιφύλακτα την αναβάθμιση στην έκδοση 8.8.15 LTS. Χάρη στη μακρά περίοδο υποστήριξης, αυτή η έκδοση θα παραμείνει σχετική και ασφαλής για αρκετά ακόμη χρόνια και θα είναι επίσης συμβατή με όλα τα τρέχοντα πρόσθετα.
Στα πλεονεκτήματα του Zeextras Docs περιλαμβάνεται επίσης η δυνατότητα πλήρους ανάπτυξής του στην υποδομή της επιχείρησης. Αυτό αποφεύγει τη μεταφορά πληροφοριών σε τρίτους, όπως συμβαίνει συχνά όταν χρησιμοποιείτε υβριδικές υπηρεσίες ή υπηρεσίες cloud. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το Zextras Docs είναι ιδανικό για επιχειρήσεις με αυστηρή πολιτική ασφάλειας πληροφοριών και για εκείνους τους διαχειριστές συστημάτων που προτιμούν να ελέγχουν πλήρως τις ροές δεδομένων και τις διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στην επιχείρηση. Επιπλέον, μια τοπικά αναπτυσσόμενη υπηρεσία συνεργασίας εγγράφων σάς επιτρέπει να αποφύγετε τους κινδύνους που σχετίζονται με τη μη διαθεσιμότητα μιας υπηρεσίας cloud, εάν προκύψουν προβλήματα με τον πάροχο υπηρεσιών ή εάν προκύψουν προβλήματα με την πρόσβαση στο Διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας.
Τα Έγγραφα Zeextras αποτελούνται από τρία μέρη: έναν αυτόνομο διακομιστή, μια επέκταση και ένα winterlet. Κάθε ένα από αυτά τα τρία μέρη κάνει το δικό του μέρος της δουλειάς:
- Ο διακομιστής Zextras Docs είναι μια μηχανή LibreOffice που έχει σχεδιαστεί για συνεργασία και ενοποίηση με το Zimbra OSE. Όλα τα έγγραφα στα οποία έχουν πρόσβαση οι χρήστες ανοίγουν, επεξεργάζονται και αποθηκεύονται στον διακομιστή Zextras Docs. Πρέπει να εγκατασταθεί σε έναν αποκλειστικό υπολογιστικό κόμβο που εκτελεί το Ubuntu 16.04, το Ubuntu 18.04 ή το CentOS 7. Εάν το φορτίο στην υπηρεσία Έγγραφα Zextras είναι αρκετά μεγάλο, μπορείτε να εκχωρήσετε πολλούς διακομιστές ταυτόχρονα.
- Η επέκταση Έγγραφα Zextras δεν απαιτεί εγκατάσταση, καθώς είναι ενσωματωμένη στη σουίτα Zextras. Χάρη σε αυτήν την επέκταση, ο χρήστης συνδέεται με τον διακομιστή Zextras Docs, καθώς και εξισορρόπηση φορτίου όταν χρησιμοποιεί πολλούς διακομιστές. Επιπλέον, μέσω της επέκτασης Zextras Docs, πολλοί χρήστες μπορούν ταυτόχρονα να συνδεθούν σε ένα έγγραφο, καθώς και να κατεβάσουν αρχεία από την τοπική αποθήκευση στον διακομιστή.
- Το Zextras Docs winterlet, με τη σειρά του, είναι απαραίτητο για την ενσωμάτωση της υπηρεσίας στον web-πελάτη. Χάρη σε αυτόν εμφανίζεται η δυνατότητα δημιουργίας και προεπισκόπησης εγγράφων των εγγράφων Zextras στο πρόγραμμα-πελάτη ιστού Zimbra.
Για να αναπτύξετε τα Έγγραφα Zextras σε μια επιχείρηση, πρέπει πρώτα να διαθέσετε έναν ή περισσότερους φυσικούς ή εικονικούς διακομιστές για αυτό. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε λήψη διανομών εφαρμογών διακομιστή από τον ιστότοπο του Zextra για , ή , και στη συνέχεια αποσυσκευάστε το και εγκαταστήστε το. Στο τελικό στάδιο της εγκατάστασης, ο διακομιστής θα σας ζητήσει να καθορίσετε τη διεύθυνση IP του διακομιστή LDAP, καθώς και ένα ζεύγος σύνδεσης/κωδικού πρόσβασης που θα χρησιμοποιηθεί για την εισαγωγή δεδομένων σχετικά με τον νέο διακομιστή στο LDAP. Σημειώστε ότι μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης, κάθε διακομιστής εγγράφων Zeextras θα είναι ορατός σε όλους τους άλλους κόμβους υποδομής.
Εφόσον η επέκταση Έγγραφα Zextras περιλαμβάνεται ήδη στη σουίτα Zextras, μπορείτε απλώς να την ενεργοποιήσετε για εκείνους τους χρήστες και τις ομάδες που χρειάζονται πρόσβαση σε εργαλεία συνεργασίας εγγράφων. Το Winterlet Zextra Docs μπορεί να ενεργοποιηθεί από την κονσόλα διαχειριστή Zimbra. Σημειώστε ότι μετά την προσθήκη του διακομιστή Zextra Docs στην υποδομή Zimbra OSE, πρέπει να ενημερώσετε τη διαμόρφωση διακομιστή μεσολάβησης Zimbra. Για να το κάνετε αυτό, απλώς εκτελέστε το αρχείο /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen ως χρήστης Zimbra και, στη συνέχεια, εκτελέστε την εντολή επανεκκίνηση zmproxyctl για επανεκκίνηση της υπηρεσίας διακομιστή μεσολάβησης.
Για όλες τις ερωτήσεις σχετικά με το Zextras Suite, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την Αντιπρόσωπο της εταιρείας Zextras Κατερίνα Τριανταφυλλίδη μέσω e-mail [προστασία μέσω email]
Πηγή: www.habr.com