Το άλμα λογισμικού θα γίνει σύντομα μια πολύ κοινή ασθένεια των εταιρειών. Η αλλαγή ενός λογισμικού με άλλο λόγω κάθε μικρού πράγματος, η μετάβαση από την τεχνολογία στην τεχνολογία, ο πειραματισμός με μια ζωντανή επιχείρηση γίνεται κανόνας. Ταυτόχρονα, ένας πραγματικός εμφύλιος πόλεμος ξεκινά στο γραφείο: σχηματίζεται ένα κίνημα αντίστασης στην εφαρμογή, οι παρτιζάνοι διεξάγουν ανατρεπτικές εργασίες ενάντια στο νέο σύστημα, κατάσκοποι προωθούν έναν γενναίο νέο κόσμο με νέο λογισμικό, διαχείριση από το τεθωρακισμένο η εταιρική πύλη εκπέμπει για την ειρήνη, την εργασία, τους δείκτες απόδοσης. Μια επανάσταση συνήθως καταλήγει σε πλήρη αποτυχία από τη μία πλευρά.
Γνωρίζουμε σχεδόν τα πάντα για την υλοποίηση, οπότε ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε πώς να μετατρέψουμε μια επανάσταση σε εξέλιξη και να κάνουμε την εφαρμογή όσο το δυνατόν πιο χρήσιμη και ανώδυνη. Λοιπόν, ή τουλάχιστον θα σας πούμε σε τι μπορεί να μπείτε στη διαδικασία.
Ιδανική απεικόνιση αποδοχής νέου λογισμικού από εργαζόμενους Πηγή - Yandex.Images
Οι ξένοι σύμβουλοι θα ξεκινούσαν αυτό το άρθρο κάπως έτσι: «Εάν προσφέρετε στους υπαλλήλους σας ποιοτικό λογισμικό που μπορεί να βελτιώσει την εργασία τους, να έχει ποιοτικό αντίκτυπο στην απόδοση, η υιοθέτηση ενός νέου προγράμματος ή συστήματος θα γίνει φυσικά». Αλλά βρισκόμαστε στη Ρωσία, επομένως το θέμα των καχύποπτων και πολεμοχαρών υπαλλήλων είναι πολύ επίκαιρο. Μια φυσική μετάβαση δεν θα λειτουργήσει, ακόμη και με ελάχιστο λογισμικό, όπως ένα εταιρικό messenger ή softphone.
Από πού προέρχονται τα σκέλη του προβλήματος;
Σήμερα, κάθε εταιρεία έχει εγκατεστημένο έναν ολόκληρο ζωολογικό κήπο λογισμικού (λαμβάνουμε τη γενική περίπτωση, επειδή στις εταιρείες πληροφορικής η ποσότητα του λογισμικού είναι διπλή ή τριπλή και τα προβλήματα προσαρμογής επικαλύπτονται εν μέρει και είναι πολύ συγκεκριμένα): συστήματα διαχείρισης έργων, CRM/ERP, πελάτες email, άμεσοι αγγελιοφόροι, εταιρική πύλη κ.λπ. Και αυτό δεν υπολογίζει το γεγονός ότι υπάρχουν εταιρείες στις οποίες ακόμη και η μετάβαση από πρόγραμμα περιήγησης σε πρόγραμμα περιήγησης πραγματοποιείται από ολόκληρη την ομάδα χωρίς εξαίρεση (και υπάρχουν επίσης ομάδες που βασίζονται πλήρως στον Internet Explorer Edge). Γενικά, υπάρχουν πολλές περιπτώσεις για τις οποίες το άρθρο μας μπορεί να είναι χρήσιμο:
- Υπάρχει μια διαδικασία πρωτογενούς αυτοματισμού ορισμένων ομάδων εργασιών: υλοποιείται το πρώτο CRM/ERP, ανοίγει μια εταιρική πύλη, εγκαθίσταται ένα σύστημα τεχνικής υποστήριξης κ.λπ.
- ένα λογισμικό αντικαθίσταται από ένα άλλο για κάποιο λόγο: απαξίωση, νέες απαιτήσεις, κλιμάκωση, αλλαγή δραστηριότητας κ.λπ.
- ενότητες του υπάρχοντος συστήματος δημιουργούνται για σκοπούς ανάπτυξης και ανάπτυξης (για παράδειγμα, μια εταιρεία άνοιξε την παραγωγή και αποφάσισε να μεταβεί από επί με μέγιστη λειτουργικότητα).
- Μια σημαντική διεπαφή και λειτουργική ενημέρωση λογισμικού πραγματοποιείται.
Φυσικά, οι δύο πρώτες περιπτώσεις είναι πολύ πιο οξείες και χαρακτηριστικές στις εκδηλώσεις τους, δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτές.
Έτσι, προτού ξεκινήσετε να εργάζεστε με την ομάδα (που ήδη υποψιάζεστε ότι θα υπάρξουν αλλαγές σύντομα), προσπαθήστε να καταλάβετε ποιοι είναι οι πραγματικοί λόγοι για την αλλαγή του λογισμικού και εάν συμφωνείτε ότι οι αλλαγές είναι τόσο απαραίτητες.
- Το παλιό πρόγραμμα είναι δύσκολο να δουλέψεις: είναι ακριβό, άβολο, μη λειτουργικό, δεν ανταποκρίνεται πλέον στις απαιτήσεις σου, δεν είναι κατάλληλο για την κλίμακα σου κ.λπ. Αυτό είναι αντικειμενική αναγκαιότητα.
- Ο πωλητής σταμάτησε να υποστηρίζει το σύστημα ή η υποστήριξη και οι τροποποιήσεις μετατράπηκαν σε μια ατελείωτη σειρά εγκρίσεων και εξάντλησης χρημάτων. Εάν το κόστος σας έχει αυξηθεί σημαντικά και στο μέλλον υπόσχονται να αυξηθούν ακόμη περισσότερο, δεν υπάρχει τίποτα να περιμένετε, πρέπει να περικόψετε. Ναι, ένα νέο σύστημα θα κοστίσει επίσης χρήματα, αλλά τελικά η βελτιστοποίηση θα κοστίσει λιγότερο από μια τέτοια υποστήριξη.
- Η αλλαγή λογισμικού είναι η ιδιοτροπία ενός ατόμου ή μιας ομάδας εργαζομένων. Για παράδειγμα, ο ΚΟΤ θέλει επαναφορά και ασκεί πιέσεις για την εισαγωγή ενός νέου, πιο ακριβού συστήματος - αυτό συμβαίνει σε μεγάλες εταιρείες. Ένα άλλο παράδειγμα: ένας διαχειριστής έργου υποστηρίζει την αλλαγή του Asana σε Basecamp, στη συνέχεια του Basecamp σε Jira και του συμπλέγματος Jira σε Wrike. Συχνά το μόνο κίνητρο για τέτοιες μεταναστεύσεις είναι να επιδείξουν την πολυάσχολη δουλειά τους και να διατηρήσουν τη θέση τους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο βαθμός αναγκαιότητας, τα κίνητρα και η αιτιολόγηση και, κατά κανόνα, με μια σθεναρή απόφαση άρνησης αλλαγών.
Μιλάμε για τους λόγους της μετάβασης από το ένα λογισμικό στο άλλο και όχι για τον πρωτογενή αυτοματισμό - μόνο και μόνο επειδή ο αυτοματισμός είναι εκ των προτέρων απαραίτητος. Εάν η εταιρεία σας κάνει κάτι χειροκίνητα και τακτικά, αλλά θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί, απλώς χάνετε χρόνο, χρήμα και, πιθανότατα, πολύτιμα εταιρικά δεδομένα. Αυτοματοποιήστε το!
Πώς μπορείς να διασχίσεις: το μεγάλο άλμα ή την τίγρη που σκύβει;
Στην παγκόσμια πρακτική, υπάρχουν τρεις κύριες στρατηγικές για τη μετάβαση σε νέο λογισμικό και την προσαρμογή σε αυτό - και μας φαίνονται πολύ κατάλληλες, οπότε ας μην επανεφεύρουμε τον τροχό.
Μεγάλη έκρηξη
Η υιοθέτηση με τη μέθοδο "Big Bang" είναι η δυσκολότερη δυνατή μετάβαση, όταν ορίζετε μια ακριβή ημερομηνία και πραγματοποιείτε μια απότομη μετεγκατάσταση, απενεργοποιώντας το παλιό λογισμικό 100%.
Πλεονεκτήματα
+ Όλοι εργάζονται σε ένα σύστημα, δεν υπάρχει ανάγκη συγχρονισμού δεδομένων, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να παρακολουθούν δύο διεπαφές ταυτόχρονα.
+ Απλότητα για τον διαχειριστή - μία μετεγκατάσταση, μία εργασία, μία υποστήριξη συστήματος.
+ Όλες οι πιθανές αλλαγές συμβαίνουν σε μια χρονική στιγμή και γίνονται αντιληπτές σχεδόν αμέσως - δεν χρειάζεται να απομονώσουμε τι και σε ποια αναλογία επηρέασε την παραγωγικότητα, την ταχύτητα ανάπτυξης, τις πωλήσεις κ.λπ.
Μειονεκτήματα
— Λειτουργεί επιτυχώς μόνο με απλό λογισμικό: συνομιλίες, εταιρική πύλη, άμεσοι αγγελιοφόροι. Ακόμη και το email μπορεί ήδη να αποτύχει, για να μην αναφέρουμε τα συστήματα διαχείρισης έργων, το CRM/ERP και άλλα σοβαρά συστήματα.
— Μια εκρηκτική μετανάστευση από ένα μεγάλο σύστημα σε άλλο θα προκαλέσει αναπόφευκτα χάος.
Το πιο σημαντικό πράγμα για αυτό το είδος μετάβασης σε ένα νέο εργασιακό περιβάλλον είναι η εκπαίδευση.
Παράλληλο τρέξιμο
Η παράλληλη προσαρμογή στο λογισμικό είναι μια πιο ήπια και καθολική μέθοδος μετάβασης, στην οποία ορίζεται μια χρονική περίοδος κατά την οποία και τα δύο συστήματα θα λειτουργούν ταυτόχρονα.
Πλεονεκτήματα
+ Οι χρήστες έχουν αρκετό χρόνο να συνηθίσουν το νέο λογισμικό ενώ εργάζονται γρήγορα στο παλιό, να βρουν παραλληλισμούς και να κατανοήσουν τη νέα λογική αλληλεπίδρασης με τη διεπαφή.
+ Σε περίπτωση ξαφνικών προβλημάτων, οι εργαζόμενοι συνεχίζουν να εργάζονται στο παλιό σύστημα.
+ Η εκπαίδευση των χρηστών είναι λιγότερο αυστηρή και γενικά φθηνότερη.
+ Δεν υπάρχει ουσιαστικά καμία αρνητική αντίδραση από τους υπαλλήλους - εξάλλου, δεν στερήθηκαν τα συνήθη εργαλεία ή τον τρόπο που κάνουν τα πράγματα (αν η αυτοματοποίηση συμβεί για πρώτη φορά).
Μειονεκτήματα
— Προβλήματα διαχείρισης: υποστήριξη και για τα δύο συστήματα, συγχρονισμός δεδομένων, διαχείριση ασφάλειας σε δύο εφαρμογές ταυτόχρονα.
— Η διαδικασία μετάβασης εκτείνεται ατελείωτα - οι εργαζόμενοι συνειδητοποιούν ότι τους απομένει σχεδόν μια αιωνιότητα και μπορούν να επεκτείνουν τη χρήση της οικείας διεπαφής λίγο περισσότερο.
- Σύγχυση χρήστη - Οι δύο διεπαφές προκαλούν σύγχυση και προκαλούν σφάλματα λειτουργίας και δεδομένων.
- Χρήματα. Πληρώνετε και για τα δύο συστήματα.
Σταδιακή Υιοθεσία
Η προσαρμογή βήμα προς βήμα είναι η πιο ήπια επιλογή για μετάβαση σε νέο λογισμικό. Η μετάβαση πραγματοποιείται λειτουργικά, εντός καθορισμένων χρονικών περιόδων και ανά τμήμα (για παράδειγμα, από 1 Ιουνίου προσθέτουμε νέους πελάτες μόνο στο νέο σύστημα CRM, από 20 Ιουνίου πραγματοποιούμε συναλλαγές στο νέο σύστημα, έως 1 Αυγούστου μεταφέρουμε ημερολόγια και περιπτώσεις, και μέχρι τις 30 Σεπτεμβρίου ολοκληρώνουμε τη μετανάστευση είναι μια πολύ πρόχειρη περιγραφή, αλλά γενικά σαφής).
Πλεονεκτήματα
+ Οργανωμένη μετάβαση, κατανεμημένο φορτίο μεταξύ διαχειριστών και εσωτερικών εμπειρογνωμόνων.
+ Πιο στοχαστική και σε βάθος μάθηση.
+ Δεν υπάρχει αντίσταση στην αλλαγή, γιατί συμβαίνει όσο πιο απαλά γίνεται.
Μειονεκτήματα - περίπου το ίδιο όπως για μια παράλληλη μετάβαση.
Τώρα, απλώς μια σταδιακή μετάβαση;
Λογική ερώτηση, θα συμφωνήσετε. Γιατί να έχετε κάποια επιπλέον ταλαιπωρία όταν μπορείτε να κάνετε ένα πρόγραμμα και να ενεργήσετε σύμφωνα με ένα σαφές σχέδιο; Στην πραγματικότητα, δεν είναι όλα τόσο απλά.
- Πολυπλοκότητα λογισμικού: αν μιλάμε για πολύπλοκο λογισμικό (για παράδειγμα, ), τότε η προσαρμογή φάσης είναι πιο κατάλληλη. Εάν το λογισμικό είναι απλό (messenger, εταιρική πύλη), τότε το κατάλληλο μοντέλο είναι όταν ανακοινώνετε την ημερομηνία και απενεργοποιείτε το παλιό λογισμικό την καθορισμένη ημέρα (αν είστε τυχεροί, οι εργαζόμενοι θα έχουν χρόνο να βγάλουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται , και αν δεν υπολογίζετε στην τύχη, τότε πρέπει να παρέχετε αυτοματοποιημένη εισαγωγή απαραίτητων δεδομένων από το παλιό σύστημα στο νέο, εάν είναι τεχνικά δυνατό).
- Ο βαθμός κινδύνου για την εταιρεία: όσο πιο επικίνδυνη είναι η εφαρμογή, τόσο πιο αργή θα πρέπει να είναι. Από την άλλη πλευρά, η καθυστέρηση είναι επίσης ένας κίνδυνος: για παράδειγμα, αλλάζετε από ένα σύστημα CRM στο άλλο και κατά τη μεταβατική περίοδο αναγκάζεστε να πληρώσετε και για τα δύο, αυξάνοντας έτσι το κόστος και το κόστος εφαρμογής του νέου συστήματος, το οποίο σημαίνει ότι η περίοδος απόσβεσης παρατείνεται.
- Αριθμός εργαζομένων: Το Big Bang σίγουρα δεν είναι κατάλληλο εάν χρειάζεται να κλιμακώσετε και να διαμορφώσετε πολλά προφίλ χρηστών. Αν και υπάρχουν περιπτώσεις που η εξαιρετικά γρήγορη υλοποίηση είναι όφελος για μια μεγάλη εταιρεία. Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι κατάλληλη για συστήματα που χρησιμοποιούνται από πολλούς υπαλλήλους, αλλά μπορεί να μην έχουν απαιτήσεις επειδή δεν προορίζεται η προσαρμογή. Αλλά και πάλι, αυτό είναι ένα μεγάλο μπαμ για τους τελικούς χρήστες και μια τεράστια εργασία βήμα προς βήμα για την ίδια υπηρεσία πληροφορικής (για παράδειγμα, σύστημα χρέωσης ή πρόσβασης).
- Χαρακτηριστικά της υλοποίησης του επιλεγμένου λογισμικού (αναθεώρηση κ.λπ.). Μερικές φορές η υλοποίηση είναι αρχικά σταδιακή - με συλλογή απαιτήσεων, βελτίωση, εκπαίδευση κ.λπ. Για παράδειγμα, υλοποιείται πάντα σταδιακά και αν κάποιος σας υποσχεθεί "υλοποίηση και διαμόρφωση σε 3 ημέρες ή ακόμα και 3 ώρες" - θυμηθείτε αυτό το άρθρο και παρακάμψτε τέτοιες υπηρεσίες: εγκατάσταση ≠ υλοποίηση.
Και πάλι, ακόμη και αν γνωρίζουμε τις παραμέτρους που αναφέρονται, δεν μπορούμε σίγουρα να ακολουθήσουμε το ένα ή το άλλο μονοπάτι. Αξιολογήστε το εταιρικό σας περιβάλλον - αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε την ισορροπία δυνάμεων και να προσδιορίσετε ποιο μοντέλο (ή συνδυασμός ορισμένων από τα στοιχεία τους) είναι κατάλληλο για εσάς.
Παράγοντες επιρροής: επανάσταση ή εξέλιξη
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να προσέξετε είναι οι εργαζόμενοι που θα επηρεαστούν από την εφαρμογή νέου λογισμικού. Στην πραγματικότητα, το πρόβλημα που εξετάζουμε τώρα είναι καθαρά ανθρώπινος παράγοντας, επομένως η ανάλυση του αντίκτυπου στους εργαζόμενους δεν μπορεί να αποφευχθεί. Έχουμε ήδη αναφέρει μερικά από αυτά παραπάνω.
- Οι ηγέτες της εταιρείας καθορίζουν πώς θα γίνει γενικά αποδεκτό το νέο λογισμικό. Και αυτό δεν είναι το μέρος για διαφημιστικές ομιλίες και φλογερές ομιλίες - είναι σημαντικό να δείξουμε ακριβώς την ανάγκη για αλλαγή, να μεταφέρουμε την ιδέα ότι απλώς επιλέγουμε ένα πιο δροσερό και πιο βολικό εργαλείο, το ίδιο με την αντικατάσταση ενός παλιού φορητού υπολογιστή. Το μεγαλύτερο λάθος της διοίκησης σε μια τέτοια κατάσταση είναι να πλένουν τα χέρια τους και να αποσύρονται: εάν η διοίκηση δεν χρειάζεται εταιρική αυτοματοποίηση, γιατί να ενδιαφέρει τους εργαζόμενους; Να είστε στη διαδικασία.
- Οι επικεφαλής των τμημάτων (project managers) είναι ένας ενδιάμεσος κρίκος που πρέπει να συμμετέχει σε όλες τις διαδικασίες, να διαχειρίζεται τη δυσαρέσκεια, να δείχνει βούληση και να εργάζεται σε κάθε αντίρρηση των συναδέλφων και να διεξάγει εκπαίδευση υψηλής ποιότητας και σε βάθος.
- Υπηρεσία πληροφορικής (ή διαχειριστές συστήματος) - με την πρώτη ματιά, αυτά είναι τα πρώιμα πουλάκια σας, τα πιο προσαρμόσιμα και προσαρμοστικά, αλλά... όχι. Συχνά, ειδικά στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, οι διαχειριστές συστημάτων αντιτίθενται σε οποιεσδήποτε αλλαγές (ενίσχυση) της υποδομής πληροφορικής και αυτό δεν οφείλεται σε καμία τεχνική αιτιολόγηση, αλλά σε τεμπελιά και απροθυμία για εργασία. Ποιος από εμάς δεν έχει αναζητήσει τρόπους για να αποφύγει την εργασία; Ας μην είναι όμως αυτό εις βάρος ολόκληρης της εταιρείας.
- Οι τελικοί χρήστες, κατά κανόνα, θέλουν να εργάζονται καλά και άνετα από τη μία πλευρά και, όπως κάθε ζωντανός λαός, φοβούνται την αλλαγή. Το κύριο επιχείρημα γι 'αυτούς είναι ειλικρινές και απλό: γιατί εισάγουμε/αλλάξουμε, ποια είναι τα όρια ελέγχου, πώς θα αξιολογηθεί η εργασία, τι θα αλλάξει και ποιοι είναι οι κίνδυνοι (παρεμπιπτόντως, όλοι πρέπει να αξιολογήσουν τους κινδύνους - παρόλο που είμαστε πωλητές , αλλά δεν αναλαμβάνουμε να πούμε ότι όλα πάνε πάντα ομαλά: υπάρχουν κίνδυνοι σε οποιαδήποτε διαδικασία μέσα σε μια επιχείρηση).
- Οι «αρχές» εντός της εταιρείας είναι κομματικοί που μπορούν να επηρεάσουν άλλους υπαλλήλους. Αυτό δεν είναι απαραίτητα άτομο με υψηλή θέση ή μεγάλη εμπειρία - στην περίπτωση εργασίας με λογισμικό, η «αρχή» μπορεί να είναι ένας προχωρημένος γνώστης όλων που, για παράδειγμα, έχει ξαναδιαβάσει το Habr και θα αρχίσει να εκφοβίζει όλοι για το πόσο άσχημα θα γίνουν όλα. Μπορεί να μην έχει καν στόχο να καταστρέψει τη διαδικασία υλοποίησης ή μετάβασης - απλώς επίδειξη και το πνεύμα αντίστασης - και οι εργαζόμενοι θα τον πιστέψουν. Πρέπει να συνεργαστείτε με τέτοιους υπαλλήλους: εξηγήστε, ρωτήστε και σε ιδιαίτερα δύσκολες περιπτώσεις, υποδείξτε τις συνέπειες.
Υπάρχει μια καθολική συνταγή για να ελέγξετε αν οι χρήστες φοβούνται πραγματικά κάτι ή αν έχουν ομαδική παράνοια που καθοδηγείται από έναν έμπειρο ηγέτη. Ρωτήστε τους για τους λόγους της δυσαρέσκειας, για τις ανησυχίες - εάν αυτό δεν είναι προσωπική εμπειρία ή άποψη, θα αρχίσουν να ξεχύνονται επιχειρήματα μετά από 3-4 διευκρινιστικές ερωτήσεις.
Δύο σημαντικοί παράγοντες για την επιτυχή υπέρβαση του «αντιστασιακού κινήματος».
- Παρέχετε εκπαίδευση: πωλητής και εσωτερική. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι καταλαβαίνουν πραγματικά τα πάντα, τα έχουν κατακτήσει και, ανεξάρτητα από το επίπεδο εκπαίδευσής τους, είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν να εργάζονται. Ένα υποχρεωτικό χαρακτηριστικό της εκπαίδευσης είναι οι έντυπες και ηλεκτρονικές οδηγίες (κανονισμοί) και η πληρέστερη τεκμηρίωση στο σύστημα (οι πωλητές που σέβονται τον εαυτό τους το κυκλοφορούν μαζί με το λογισμικό και το παρέχουν δωρεάν).
- Αναζητήστε υποστηρικτές και επιλέξτε influencers. Οι εσωτερικοί εμπειρογνώμονες και οι πρώτοι που υιοθετούν είναι το σύστημα υποστήριξής σας, τόσο εκπαιδεύοντας όσο και διαλύοντας αμφιβολίες. Κατά κανόνα, οι ίδιοι οι εργαζόμενοι χαίρονται να βοηθούν τους συναδέλφους τους και να τους εισάγουν σε νέο λογισμικό. Το καθήκον σας είναι να τους απαλλάξετε προσωρινά από την εργασία τους ή να τους δώσετε ένα αξιοπρεπές μπόνους για το νέο φόρτο εργασίας τους.
Τι πρέπει να προσέξουμε;
- Πόσο προχωρημένοι είναι οι εργαζόμενοι που επηρεάζονται από τις αλλαγές; (Σχετικά μιλώντας, αν αύριο εφεύρουν ένα νέο λογιστικό πρόγραμμα, ο Θεός να μην χώσεις τη μύτη σου στο λογιστήριο με κυρίες άνω των 50 και προτείνεις μετάβαση από τον 1C, δεν θα βγεις ζωντανός).
- Πόσο θα επηρεαστούν οι ροές εργασίας; Είναι άλλο πράγμα να αλλάζεις ο αγγελιοφόρος σε μια εταιρεία 100 ατόμων, άλλο πράγμα είναι να εφαρμόσεις ένα νέο σύστημα CRM, το οποίο βασίζεται σε βασικές διαδικασίες της εταιρείας (και αυτό δεν είναι μόνο πωλήσεις, για παράδειγμα, σε ανώτερες εκδόσεις επηρεάζει την παραγωγή, την αποθήκη, το μάρκετινγκ και τα κορυφαία στελέχη που, μαζί με την ομάδα, θα δημιουργήσουν αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες).
- Παρασχέθηκε εκπαίδευση και σε ποιο επίπεδο;
Η μόνη λογική μετάβαση στο σύστημα της εταιρικής σκέψης
Τι θα σώσει τη μετάβαση/εφαρμογή νέου λογισμικού;
Πριν σας πούμε ποια βασικά σημεία θα σας βοηθήσουν να μεταβείτε άνετα σε νέο λογισμικό, επιτρέψτε μας να επιστήσουμε την προσοχή σας σε ένα σημείο. Υπάρχει κάτι που σίγουρα δεν πρέπει να γίνει - δεν χρειάζεται να πιέζονται οι εργαζόμενοι και να τους «παρακινούνται» στερώντας τους μπόνους, διοικητικές και πειθαρχικές κυρώσεις. Αυτό δεν θα βελτιώσει τη διαδικασία, αλλά η στάση των εργαζομένων θα χειροτερέψει: εάν πιέσουν, τότε θα υπάρξει έλεγχος. Αν σας αναγκάσουν, σημαίνει ότι δεν σέβονται τα συμφέροντά μας. Αν το επιβάλλουν βίαια, σημαίνει ότι δεν εμπιστεύονται εμάς και τη δουλειά μας. Ως εκ τούτου, κάνουμε τα πάντα με πειθαρχημένο, ξεκάθαρο, ικανό τρόπο, αλλά χωρίς πίεση ή περιττό εξαναγκασμό.
Πρέπει να έχετε ένα λεπτομερές σχέδιο δράσης
Όλα τα άλλα μπορεί να μην υπάρχουν, αλλά πρέπει να υπάρχει σχέδιο. Επιπλέον, το σχέδιο είναι προσαρμόσιμο, ενημερωμένο, σαφές και αναπόφευκτο, ταυτόχρονα προσβάσιμο για συζήτηση και διαφανές για όλους τους ενδιαφερόμενους εργαζόμενους. Είναι αδύνατο να γνωστοποιήσουμε κατευθυντικά ότι από τις 8 το πρωί έως τις 10 το πρωί υπάρχει ένας άθλος και στις 16:00 γίνεται πόλεμος με την Αγγλία· είναι σημαντικό να δούμε ολόκληρο το σχέδιο σε προοπτική.
Το σχέδιο πρέπει απαραιτήτως να αντικατοπτρίζει τις απαιτήσεις των εργαζομένων που θα είναι τελικοί χρήστες - με αυτόν τον τρόπο κάθε εργαζόμενος θα γνωρίζει ακριβώς ποια είναι η επιθυμητή λειτουργία και πότε θα μπορεί να τη χρησιμοποιήσει. Ταυτόχρονα, το σχέδιο μετάβασης ή υλοποίησης δεν είναι κάποιο είδος αμετάβλητου μονόλιθου· είναι απαραίτητο να αφήσουμε τη δυνατότητα οριστικοποίησης του σχεδίου και αλλαγής των χαρακτηριστικών του (αλλά όχι με τη μορφή μιας ατελείωτης ροής επεξεργασιών και νέων «θέλω» και όχι με τη μορφή συνεχούς μετατόπισης προθεσμιών).
Τι πρέπει να υπάρχει στο σχέδιο;
- Τα κύρια μεταβατικά ορόσημα (στάδια) - τι πρέπει να γίνει.
- Λεπτομερή σημεία μετάβασης για κάθε στάδιο - πώς πρέπει να γίνει.
- Βασικά σημεία και αναφορά σε αυτά (συμφωνία ωρών) - πώς θα μετρηθεί αυτό που έχει γίνει και ποιος πρέπει να βρίσκεται στο σημείο ελέγχου.
- Οι υπεύθυνοι είναι άνθρωποι στους οποίους μπορείτε να απευθυνθείτε και να κάνετε ερωτήσεις.
- Οι προθεσμίες είναι η αρχή και το τέλος κάθε σταδίου και ολόκληρης της διαδικασίας στο σύνολό της.
- Επηρεαζόμενες διαδικασίες - ποιες αλλαγές θα συμβούν στις επιχειρηματικές διαδικασίες, τι πρέπει να αλλάξει μαζί με την υλοποίηση/μετάβαση.
- Η τελική αξιολόγηση είναι ένα σύνολο δεικτών, μετρήσεων ή ακόμα και υποκειμενικών αξιολογήσεων που θα βοηθήσουν στην αξιολόγηση της υλοποίησης/μετάβασης που έχει συμβεί.
- Η έναρξη λειτουργίας είναι η ακριβής ημερομηνία κατά την οποία ολόκληρη η εταιρεία θα ενταχθεί στην ενημερωμένη αυτοματοποιημένη διαδικασία και θα εργαστεί στο νέο σύστημα.
Έχουμε συναντήσει παρουσιάσεις υλοποιητών στις οποίες η κόκκινη γραμμή είναι η συμβουλή: εφαρμόστε με το ζόρι, αγνοήστε την αντίδραση, μην μιλάτε με υπαλλήλους. Είμαστε ενάντια σε αυτήν την προσέγγιση, και να γιατί.
Δείτε την παρακάτω εικόνα:
Ένα νέο ποντίκι, ένα νέο πληκτρολόγιο, ένα διαμέρισμα, ένα αυτοκίνητο, ακόμη και μια δουλειά είναι ευχάριστα, χαρούμενα γεγονότα, μερικά από αυτά είναι ακόμη και επιτεύγματα. Και ο χρήστης πηγαίνει στο Yandex για να μάθει πώς να το συνηθίσει και να προσαρμοστεί. Πώς να μπείτε σε ένα νέο διαμέρισμα και να καταλάβετε ότι είναι δικό σας, ανοίξτε τη βρύση για πρώτη φορά, πιείτε τσάι, πηγαίνετε για ύπνο για πρώτη φορά. Πώς να πάτε πίσω από το τιμόνι και να κάνετε φίλους με ένα νέο αυτοκίνητο, δικό σας, αλλά μέχρι στιγμής τόσο εξωγήινο. Το νέο λογισμικό στο χώρο εργασίας δεν διαφέρει από τις καταστάσεις που περιγράφονται: η δουλειά του εργαζομένου δεν θα είναι ποτέ η ίδια. Επομένως, εφαρμόστε, προσαρμόστε, αναπτύξτε με νέο αποτελεσματικό λογισμικό. Και αυτή είναι μια κατάσταση για την οποία μπορούμε να πούμε: βιαστείτε αργά.
Πηγή: www.habr.com