Η ιστορία του email πηγαίνει πίσω αρκετές δεκαετίες. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αυτό το πρότυπο εταιρικής επικοινωνίας όχι μόνο δεν έχει ξεπεραστεί, αλλά γίνεται όλο και πιο δημοφιλές κάθε χρόνο λόγω της εισαγωγής συστημάτων συνεργασίας σε διάφορες επιχειρήσεις, τα οποία, κατά κανόνα, βασίζονται ειδικά στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, λόγω της έλλειψης αποτελεσματικότητας του email, όλο και περισσότεροι χρήστες το εγκαταλείπουν υπέρ των συνομιλιών κειμένου, των φωνητικών και βιντεοκλήσεων και της τηλεδιάσκεψης. Τέτοιες μέθοδοι εταιρικής επικοινωνίας βοηθούν τους εργαζόμενους να εξοικονομούν πολύ χρόνο και, ως εκ τούτου, να είναι πιο αποτελεσματικοί και να αποφέρουν περισσότερα χρήματα στην εταιρεία.
Ωστόσο, η χρήση συνομιλιών και επικοινωνιών βίντεο για την επίλυση εργασιακών ζητημάτων συχνά οδηγεί στην εμφάνιση νέων απειλών για την ασφάλεια των πληροφοριών μιας επιχείρησης. Το γεγονός είναι ότι ελλείψει κατάλληλης εταιρικής λύσης, οι εργαζόμενοι μπορούν να αρχίσουν ανεξάρτητα να αλληλογραφούν και να επικοινωνούν στις δημόσιες υπηρεσίες, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε διαρροή σημαντικών πληροφοριών. Από την άλλη πλευρά, η διοίκηση επιχειρήσεων δεν είναι πάντα πρόθυμη να διαθέσει κεφάλαια για την υλοποίηση εταιρικών πλατφορμών για τηλεδιάσκεψη και συνομιλίες, καθώς πολλοί είναι βέβαιοι ότι αποσπούν την προσοχή των εργαζομένων από την εργασία περισσότερο παρά αυξάνουν την αποτελεσματικότητά τους. Μια διέξοδος από αυτήν την κατάσταση θα μπορούσε να είναι η ανάπτυξη εταιρικής συνομιλίας και τηλεδιάσκεψης με βάση τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών. Όσοι χρησιμοποιούν το Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition ως πλατφόρμα συνεργασίας μπορούν να λύσουν το ζήτημα της δημιουργίας εταιρικής συνομιλίας και τηλεδιάσκεψης με την ομάδα Zextras, μια λύση που προσθέτει πολλές νέες δυνατότητες που σχετίζονται με την εταιρική διαδικτυακή επικοινωνία στο Zimbra OSE.
Το Zextras Team διατίθεται σε δύο εκδόσεις: Zextras Team Basic και Zextras Team Pro και διαφέρουν ως προς το σύνολο των παρεχόμενων λειτουργιών. Η πρώτη επιλογή παράδοσης είναι εντελώς δωρεάν και σας επιτρέπει να οργανώνετε συνομιλίες κειμένου τόσο σε μορφή συνομιλίας ένας προς έναν όσο και σε ομαδικές συνομιλίες, καθώς και συνομιλίες με βίντεο και ηχητικές κλήσεις one-on-one με βάση το Zimbra OSE. Σε αυτήν την περίπτωση, όλες αυτές οι λειτουργίες θα είναι διαθέσιμες απευθείας από το πρόγραμμα-πελάτη ιστού Zimbra OSE. Επιπλέον, οι χρήστες του Zextras Team Basic μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή για κινητά, διαθέσιμη σε πλατφόρμες iOS και Android. Αυτές οι εφαρμογές σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση σε ιδιωτικές συνομιλίες και συνομιλίες κειμένου και στο μέλλον θα σας επιτρέπουν να πραγματοποιείτε βιντεοκλήσεις. Ας σημειώσουμε αμέσως ότι για συνομιλίες μέσω βίντεο και ηχητικές κλήσεις, οι χρήστες της ομάδας Zextras θα χρειαστούν μια κάμερα web ή/και μικρόφωνο που λειτουργεί σωστά.
Αλλά το Zextras Team Pro παρέχει πολύ πιο πλούσια λειτουργικότητα. Εκτός από τις δυνατότητες που έχουν ήδη αναφερθεί, οι χρήστες της ομάδας Zextras θα έχουν την ευκαιρία να δημιουργήσουν τηλεδιασκέψεις για μεγάλο αριθμό εργαζομένων. Αυτό σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε συσκέψεις μεταξύ εργαζομένων που βρίσκονται γεωγραφικά σε διαφορετικά μέρη και έτσι να εξοικονομείτε χρόνο που δαπανήθηκε προηγουμένως για τη συγκέντρωση συμμετεχόντων στη σύσκεψη σε μια αίθουσα και να τον ξοδέψετε σε μια πιο εις βάθος μελέτη ζητημάτων ή στην επίλυση συγκεκριμένων εργασιακών εργασιών.
Το Zextras Team Pro σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε εικονικούς χώρους και εικονικές συναντήσεις για υπαλλήλους. Ο χώρος μπορεί να περιέχει πολλές αίθουσες συσκέψεων ταυτόχρονα, στις οποίες διάφοροι συμμετέχοντες στο χώρο μπορούν να συζητήσουν κοινά θέματα. Για παράδειγμα, σκεφτείτε μια επιχείρηση που διαθέτει τμήμα πωλήσεων 16 ατόμων. Από αυτούς, 5 εργαζόμενοι εργάζονται σε πωλήσεις b2c, 5 υπάλληλοι πραγματοποιούν πωλήσεις b2b και άλλοι 5 υπάλληλοι εργάζονται στο b2g. Ολόκληρο το τμήμα διευθύνεται από τον επικεφαλής του τμήματος πωλήσεων.
Δεδομένου ότι όλοι οι εργαζόμενοι εργάζονται στο ίδιο τμήμα, θα ήταν συνετό να δημιουργηθεί ένας κοινός χώρος για να συζητήσουν όλα τα θέματα που αφορούν κάθε υπάλληλο πωλήσεων. Ταυτόχρονα, συχνά προκύπτουν θέματα που αφορούν μόνο ένα τμήμα που εργάζεται, για παράδειγμα, με το b2b. Φυσικά, οι υπάλληλοι του τμήματος πωλήσεων που εργάζονται σε άλλους τομείς δεν χρειάζεται να συμμετέχουν σε συζητήσεις τέτοιων θεμάτων, αλλά ο επικεφαλής του τμήματος θα πρέπει να συμμετέχει στις συζητήσεις κάθε τμήματος. Γι' αυτό είναι δυνατή η διάθεση ξεχωριστών εικονικών συναντήσεων για κάθε κατεύθυνση εντός του χώρου που διατίθεται για τις ανάγκες του τμήματος πωλήσεων, ώστε σε καθεμία από αυτές οι εργαζόμενοι να επικοινωνούν μεταξύ τους και με τον επικεφαλής του τμήματος. Ταυτόχρονα, ο ίδιος ο διευθυντής θα έχει και τις τρεις εικονικές συναντήσεις που συλλέγονται βολικά σε ξεχωριστό χώρο. Και αν σκεφτείτε ότι όλη η επικοινωνία πραγματοποιείται στους διακομιστές της εταιρείας και τα δεδομένα δεν μεταφέρονται πουθενά από αυτούς, τότε τέτοιες συνομιλίες μπορούν να ονομαστούν αρκετά ασφαλείς από την άποψη της ασφάλειας των πληροφοριών. Πέρα από το τμήμα πωλήσεων, η έννοια των χώρων και των εικονικών αιθουσών συσκέψεων μπορεί να εφαρμοστεί σε ολόκληρη την επιχείρηση.
Εκτός από τις βιντεοσυνεδριάσεις, οι ηχητικές κλήσεις είναι επίσης διαθέσιμες στους χρήστες. Εκτός από το γεγονός ότι φορτώνουν πολύ λιγότερο τα κανάλια επικοινωνίας, πολλοί υπάλληλοι συχνά απλώς ντρέπονται να επικοινωνούν σε μορφή βίντεο και συχνά καλύπτουν ακόμη και την κάμερα web στους φορητούς υπολογιστές τους.
Εκτός από τις συνομιλίες βίντεο και τις ηχητικές κλήσεις με υπαλλήλους, η ομάδα Zextras σάς επιτρέπει να δημιουργείτε συνομιλίες βίντεο και ηχητικές κλήσεις με οποιονδήποτε χρήστη που δεν είναι υπάλληλος της επιχείρησης, δημιουργώντας και στέλνοντάς του έναν ειδικό σύνδεσμο για να συμμετάσχει στη σύσκεψη. Δεδομένου ότι η ομάδα Zextras απαιτεί μόνο ένα σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, χρησιμοποιώντας αυτήν τη λειτουργία μπορείτε πάντα να επικοινωνείτε γρήγορα με έναν πελάτη ή αντισυμβαλλόμενο σε περιπτώσεις όπου η τακτική αλληλογραφία απαιτεί πολύ χρόνο. Επιπλέον, η ομάδα Zextras υποστηρίζει την κοινή χρήση αρχείων, την οποία οι εργαζόμενοι μπορούν να στείλουν ο ένας στον άλλο απευθείας κατά τη διάρκεια μιας βιντεοκλήσης ή μιας συνομιλίας κειμένου.
Είναι αδύνατο να μην αναφέρουμε την ειδική εφαρμογή για κινητά Zextras Team, η οποία επιτρέπει στους εργαζόμενους να συμμετέχουν σε εταιρικές συνομιλίες ενώ δεν βρίσκονται στον χώρο εργασίας τους. Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη για πλατφόρμες iOS και Android και επί του παρόντος επιτρέπει στους χρήστες να:
- Πραγματοποιήστε αλληλογραφία λαμβάνοντας και στέλνοντας μηνύματα στο smartphone σας
- Δημιουργήστε, διαγράψτε και συμμετάσχετε σε ιδιωτικές συνομιλίες
- Δημιουργήστε, διαγράψτε και συμμετάσχετε σε ομαδικές συνομιλίες
- Εγγραφείτε σε εικονικούς χώρους και συνομιλίες, καθώς και δημιουργήστε και διαγράψτε τους
- Προσκαλέστε χρήστες σε εικονικούς χώρους και συνομιλίες ή το αντίστροφο, αφαιρέστε τους από εκεί
- Λάβετε ειδοποιήσεις push και δημιουργήστε μια ασφαλή σύνδεση με τον εταιρικό διακομιστή.
Στο μέλλον, η εφαρμογή θα προσθέσει δυνατότητες για ιδιωτική επικοινωνία βίντεο, καθώς και τηλεδιάσκεψη και λειτουργία κοινής χρήσης αρχείων.
Ένα άλλο ενδιαφέρον χαρακτηριστικό του Zextras Team είναι η δυνατότητα μετάδοσης των περιεχομένων της οθόνης του υπολογιστή σε πραγματικό χρόνο, καθώς και η μεταφορά του ελέγχου της σε άλλο χρήστη. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη κατά τη διεξαγωγή εκπαιδευτικών διαδικτυακών σεμιναρίων, κατά τη διάρκεια των οποίων είναι απαραίτητο να εξοικειωθούν οι εργαζόμενοι με τη νέα διεπαφή. Αυτή η δυνατότητα μπορεί επίσης να βοηθήσει ένα εταιρικό τμήμα πληροφορικής να βοηθήσει τους υπαλλήλους να λύσουν προβλήματα με τους υπολογιστές τους χωρίς τη φυσική παρουσία ενός ατόμου πληροφορικής.
Έτσι, η ομάδα Zextras είναι μια ολοκληρωμένη λύση για την οργάνωση εύχρηστης διαδικτυακής επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων τόσο εντός του εσωτερικού δικτύου της επιχείρησης όσο και εκτός αυτής. Λόγω του γεγονότος ότι το Zextras Backup είναι σε θέση να δημιουργεί πλήρως αντίγραφα ασφαλείας όλων των πληροφοριών που δημιουργούνται στο Zextras Team, οι πληροφορίες από εκεί δεν θα χαθούν πουθενά και ανάλογα με τη σοβαρότητα των πολιτικών ασφαλείας, ο διαχειριστής του συστήματος θα μπορεί να διαμορφώσει ανεξάρτητα διάφορες περιορισμούς για τους χρήστες.
Για όλες τις ερωτήσεις που σχετίζονται με το Zextras Suite, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την Εκπρόσωπο της Zextras Αικατερίνα Τριανταφυλλίδη μέσω e-mail [προστασία μέσω email]
Πηγή: www.habr.com