Γεια σε όλους, με λένε Konstantin Kuznetsov, είμαι ο Διευθύνων Σύμβουλος και ιδρυτής της RocketSales. Στον τομέα της πληροφορικής, υπάρχει μια αρκετά κοινή ιστορία όταν το τμήμα ανάπτυξης ζει στο δικό του σύμπαν. Σε αυτό το σύμπαν, υπάρχουν υγραντήρες αέρα σε κάθε επιφάνεια εργασίας, ένα σωρό gadget και καθαριστικά για οθόνες και πληκτρολόγια και, πιθανότατα, το δικό του σύστημα διαχείρισης εργασιών και έργων.
Τι περιέχει?
Ίσως για κάποιους δεν είναι τίποτα. Αντιμετωπίσαμε όμως πρόβλημα. Κατασκευάζουμε και αυτοματοποιούμε συστήματα πωλήσεων, εφαρμόζουμε CRM και δημιουργούμε υποδομές cloud για επιχειρήσεις. Εκτός από τα τμήματα ανάπτυξης και παραγωγής, τα έργα πελατών περιλαμβάνουν συχνά εμπόρους, πωλητές, λογιστές και άλλους υπαλλήλους. Και αρχίσαμε να σκεφτόμαστε πώς να οργανώσουμε μια αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης έργου.
Εάν η διαδικασία ανάπτυξης και παραγωγής οργανωθεί σε μια πλατφόρμα όπως η Jira ή το GitLab, τότε κανείς εκτός από την ανάπτυξη δεν καταλαβαίνει τι είναι τι. Για να εμπλέξετε έναν τρίτο υπάλληλο σε ένα έργο, πρέπει να συναντηθείτε μαζί του, να του εξηγήσετε το πλαίσιο, να καταγράψετε την εργασία κάπου, στη συνέχεια να παρακολουθήσετε τον βαθμό ετοιμότητας στις συνομιλίες εργασίας, να λάβετε το αποτέλεσμα μέσω της συνομιλίας και να το εισαγάγετε στο Jira. Και έτσι κάθε φορά.
Η ανάπτυξη είναι αποκομμένη από άλλα τμήματα της εταιρείας, δεν ξέρουν πώς να μας εμπλέξουν και δεν ξέρουμε αν χρειάζονται τη συμμετοχή μας.
Πριν από μερικά χρόνια ανακαλύψαμε την πλατφόρμα Asana. Σε αυτό το υλικό θέλω να σας πω πώς οργανώσαμε τη διαδικασία ανάπτυξης και διαχείρισης παραγωγής προκειμένου:
- όλη η εταιρεία δούλευε σε ένα ενιαίο οικοσύστημα,
- όλοι είχαν αρκετή λειτουργικότητα,
- ήταν δυνατό να υπολογιστεί το κόστος κάθε έργου σε ώρες και χρήματα,
- Η εργασία με πελάτες ήταν μακροπρόθεσμη: όχι στο πλαίσιο μιας εργασίας, αλλά στο πλαίσιο ενός ολόκληρου έργου με συνεχή συσσώρευση ιδεών.
Λίγα λόγια για τη γνωριμία με την Asana
Πέρασα 10 χρόνια ψάχνοντας για βολικό λογισμικό για διαχείριση έργου. Οι Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 και δεκάδες άλλοι ιχνηλάτες εργασιών δεν πέρασαν το τεστ αντοχής. Μετά βρήκα την Asana. Και όλα λειτούργησαν.
Κατά τη γνώμη μας, αυτή είναι η καλύτερη και ταχύτερα αναπτυσσόμενη πλατφόρμα για διαχείριση εργασιών και έργων. Σήμερα, η Asana είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στη δημοτικότητα και την ικανοποίηση των χρηστών. Αυτό αποδεικνύεται από το διάγραμμα αξιολόγησης g2.
Είμαστε θαυμαστές του Asana, έχουμε ακόμη και πιστοποίηση ότι μπορούμε να το εφαρμόσουμε για τους πελάτες μας.
Θα περιγράψω εν συντομία τη διαδικασία από την πώληση έως την υλοποίηση του έργου
Εφόσον πουλάμε υπηρεσίες πληροφορικής, το χωνί μας είναι αρκετά μεγάλο και, προς το τέλος, μπαίνει στο τμήμα παραγωγής και, μερικές φορές, στην ανάπτυξη.
Το τμήμα πωλήσεων πραγματοποιεί τυπικούς χειρισμούς: έλεγχος, έγκριση CP, υπογραφή συμφωνίας, μεταφορά της συναλλαγής στην παραγωγή. Η παραγωγή μπορεί να μην αποδέχεται τη σύμβαση: πρέπει να αναφέρει τον προϋπολογισμό, την ημερομηνία μεταφοράς στην παραγωγή και το εκτιμώμενο κονδύλι χρόνου για την υλοποίηση του έργου.
Χάρη στον συνδυασμό amoCRM + Asana, όταν μεταφέρετε μια συναλλαγή από το τμήμα πωλήσεων στην παραγωγή και πίσω, η εργασία δεν διακόπτεται πουθενά. Το μπλε υποδηλώνει την περιοχή ευθύνης του τμήματος πωλήσεων, το πορτοκαλί υποδεικνύει το τμήμα παραγωγής και το ροζ το τμήμα ανάπτυξης.
Είναι σημαντικό το τμήμα ανάπτυξης, σε αντίθεση με το τμήμα σχεδιασμού, να μην εμπλέκεται σε κάθε έργο. Μερικές φορές η ρύθμιση ενός συστήματος δεν απαιτεί προσαρμοσμένες λύσεις.
Έτσι, όταν ο διευθυντής αποδέχθηκε το έργο για παραγωγή, ο διευθυντής πωλήσεων πηγαίνει στο Asana με 1 κλικ (στιγμιότυπο οθόνης). Από το amoCRM, το έργο δημιουργείται αυτόματα στο Asana.
Μια εργασία (εργασία) με χάρτη έργου και εμπορικές προτάσεις δημιουργείται αυτόματα στον πίνακα έργου κοινού πελάτη. Όλοι οι πελάτες που βρίσκονται αυτή τη στιγμή σε παραγωγή εμφανίζονται εδώ. Εδώ διορίζεται υπεύθυνος διευθυντής, ορίζονται προθεσμίες, επιλέγεται ο τύπος εργασίας και αλλάζουν οι καταστάσεις εργασιών.
Ο διαχειριστής μπορεί να ξεκινήσει οποιαδήποτε από τις προτεινόμενες αυτόματες επιχειρηματικές διαδικασίες στην εργασία:
- Εύρεση/Δημιουργία έργου πελάτη + Επισύναψη εργασίας εκεί
- Συμπληρώστε την εργασία με πληροφορίες συναλλαγής
- Δημιουργήστε μια συμφωνία από την τρέχουσα εργασία
Το έργο είναι γεμάτο με όλα τα δεδομένα που καθορίζονται στο amoCRM. Ανάλογα με τον τύπο της υπηρεσίας, δημιουργείται αμέσως ένα σύνολο δευτερευουσών εργασιών για την υλοποίηση των πραγματικών τμημάτων εργασίας. Ο διαχειριστής έργου παραμένει να αποσυνθέτει λεπτομερείς εργασίες, να αναθέτει ευθύνες και προθεσμίες.
Αυτό το συμβούλιο βοηθά στην ανάληψη νέων έργων. Ωστόσο, η παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης και η παρουσία έργων σε κίνδυνο σε αυτήν είναι άβολη.
Πώς ομαδοποιούμε τις εργασίες και τα έργα των πελατών
Από το γενικό συμβούλιο όλων των έργων, ο διευθυντής προσθέτει το έργο σε 3 ακόμη πίνακες:
- προσωπικός πίνακας πελάτη·
- χαρτοφυλάκιο ενεργών πελατών·
- χαρτοφυλάκιο μάνατζερ.
Ας καταλάβουμε γιατί χρειαζόμαστε καθεμία από τις οντότητες.
Στο στιγμιότυπο οθόνης που βλέπετε προσωπικός πίνακας του πελάτη.
Γιατί αυτός ο πίνακας;
Προηγουμένως, σκεφτόμασταν όσον αφορά τα καθήκοντα. Ολοκλήρωσα την εργασία και πήγα να κάνω άλλη. Αποδείχθηκε ότι κάναμε για τον πελάτη ακριβώς την ποσότητα εργασίας που ζήτησε. Αλλά θέλαμε να οικοδομήσουμε μακροπρόθεσμες σχέσεις, οπότε απομακρυνθήκαμε από την εργασία με καθήκοντα στη συνεργασία με πελάτες.
Φροντίζουμε να καταγράφουμε όλες τις ιδέες για βελτιώσεις για τον πελάτη. Ακόμα κι αν είναι μια σκέψη που πετάχτηκε κατά λάθος στον αέρα από τον πελάτη, τη διορθώνουμε και την τελειώνουμε. Έτσι δημιουργείται ένα ανεκτέλεστο έργο· η εργασία με τον πελάτη δεν τελειώνει.
Τι υπάρχει σε αυτόν τον πίνακα;
Το Asana μας συνδέεται με διάφορες υπηρεσίες:
- Σύστημα CRM (για αλληλεπίδραση με το τμήμα πωλήσεων),
- TimeDoctor (για παρακολούθηση χρόνου),
- Σύστημα ERP (για τη συγκέντρωση όλων των δεδομένων σε μια ενιαία διεπαφή).
Παρουσιάσαμε έναν πίνακα ελέγχου γρήγορου πόρου στο Asana. Δείχνεις το πιάτο πάνω από την εργασία και βλέπεις ποιος εργάστηκε στην εργασία και για πόσο καιρό και τι μπόνους κέρδισε.
Η εργασία του τμήματος παραγωγής υπολογίζεται ανά ώρα, επομένως ήταν σημαντικό για εμάς να παρακολουθούμε αυστηρά πόσο χρόνο αφιέρωσε κάθε εργαζόμενος στην επίλυση προβλημάτων πελατών.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση μιας σανίδας;
Ως αποτέλεσμα, στο σύστημα ERP βλέπουμε Έκθεση έργου. Κατάσταση συναλλαγής, συμμετέχοντες στο έργο, προϋπολογισμός έργου, αριθμός ωρών εργασίας και προθεσμίες.
Μπορούμε να προβλέψουμε το κόστος παρόμοιων έργων ανάπτυξης, οι υπολογισμοί KPI γίνονται απολύτως διαφανείς και δεν υπάρχει χώρος για ψευδαισθήσεις ότι η ανάπτυξη διαρκεί μόνο μερικές ώρες. Εάν είναι απαραίτητο, έχουμε πάντα μια διεπαφή που μπορούμε να δείχνουμε στον πελάτη για αναφορά.
Χαρτοφύλακες Asana
Αυτή η λειτουργία έχει εφαρμοστεί στο Asana εδώ και πολύ καιρό. Αλλά δεν το εκτιμήσαμε αμέσως. Στην αρχή, απλώς συγκεντρώσαμε όλα τα έργα των διευθυντών μας σε χαρτοφυλάκια. Αποδείχθηκε ότι κατά τη διάρκεια του χρόνου του στην εταιρεία, ο Denis Kiselev εργάστηκε με 61 πελάτες.
Είναι ωραίο να το ξέρεις, αλλά όχι αρκετό για να δικαιολογήσει τον χρόνο που αφιερώθηκε για τη συλλογή του. Και σκοράραμε σε χαρτοφύλακες. Όλα άλλαξαν όταν εξισώσαμε ένα έργο στο Asana με μία συναλλαγή στο σύστημα CRM.
Προηγουμένως, ο διαχειριστής είχε εγγραφεί σε όλα τα έργα και έλαβε ειδοποιήσεις για όλες τις αλλαγές στα Εισερχόμενα (ροή ειδοποιήσεων). Κάθε ενημέρωση κατάστασης και νέο σχόλιο εμφανίζονταν στη ροή, ξεκινώντας από το νεότερο. Τη Δευτέρα, ο διευθυντής κάθισε και ολοκλήρωσε τις εργασίες από τα εισερχόμενα διαδοχικά. Δεν έγινε λόγος για προτεραιότητες και μερικές φορές δεν επιτεύχθηκε ποτέ σημαντικό έργο.
Τώρα υπάρχει ένα χαρτοφυλάκιο εργαζομένων και ένα χαρτοφυλάκιο τμήματος έργων. Στην πρώτη, ο διευθυντής διαχειρίζεται τα έργα του, η δεύτερη δίνει στον διευθυντή λειτουργικότητα ελέγχου σχετικά με τον τρέχοντα φόρτο εργασίας όλων των εργαζομένων.
Portfolio του τμήματος σχεδιασμού
Στο στιγμιότυπο οθόνης μπορείτε να δείτε έργα ταξινομημένα ανά υπάλληλο.
Μία φορά την εβδομάδα, ο διαχειριστής έργου ενημερώνει την κατάσταση κάθε έργου. Γράφει τι έγινε την προηγούμενη εβδομάδα και τι έχει προγραμματιστεί για την επόμενη εβδομάδα. Ορίζει μία από τις τρεις ετικέτες: υπό έλεγχο, σε κίνδυνο, υπάρχουν προβλήματα.
Ο διαχειριστής μπορεί γρήγορα να αξιολογήσει:
- τρέχων όγκος πελατών στο τμήμα σχεδιασμού,
- αριθμός έργων σε εργασία για κάθε διευθυντή,
- αριθμός καθυστερημένων εργασιών σε έργα,
- η παρουσία προβλημάτων και η ανάγκη συμμετοχής σε έργα,
- προθεσμίες έργου, χρόνος που δαπανήθηκε, στάδιο διοχέτευσης και προτεραιότητα έργου.
Τα χαρτοφυλάκια μας βοηθούν επίσης με την υποβολή εκθέσεων. Μετά την ενημέρωση της κατάστασης του έργου, μια αναφορά για την ολοκληρωμένη και προγραμματισμένη εργασία αποστέλλεται αυτόματα στη συνομιλία πελάτη.
Χαρτοφυλάκιο εργαζομένων
Ακόμη και ο επικεφαλής του τμήματος σχεδιασμού έχει το δικό του χαρτοφυλάκιο. Εάν, πα-πα-πα, αφαιρέσει την εξουσία του, το νέο άτομο θα δει όλα τα έργα υπό τον έλεγχό του, τα οποία πρέπει να συνεχίσει να παρακολουθεί.
Οι υπάλληλοι της γραμμής εκτίμησαν επίσης την ευκολία του σχεδιασμού φορτίου στο χαρτοφυλάκιο. Στην καρτέλα "Φόρτωση", η Asana αναλύει τον όγκο των εργασιών λαμβάνοντας υπόψη τις προθεσμίες και προειδοποιεί εάν ένας υπάλληλος έχει προγραμματίσει υπερβολικό όγκο εργασιών. Μπορείτε να αλλάξετε τις προθεσμίες και να προσαρμόσετε τις λεπτομέρειες χωρίς να φύγετε από αυτήν την καρτέλα.
Επίλυση σφαλμάτων και προσαρμοσμένη ανάπτυξη
Έχουμε μια ξεχωριστή ομάδα υπεύθυνη για την ανάπτυξη. Ως μέρος μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, λαμβάνει εργασίες δύο τύπων:
- έντομο,
- νέα εξέλιξη.
Τα σφάλματα ελέγχονται, αξιολογούνται για κρισιμότητα και μεταφέρονται στην εργασία από την υπηρεσία τεχνικής υποστήριξης.
Οι εργασίες ανάπτυξης προέρχονται είτε από το εσωτερικό ανεκτέλεστο προϊόν της εταιρείας είτε από τον διαχειριστή έργου εάν υπάρχει αντίστοιχο αίτημα από τον πελάτη.
Η διαδικασία ανάπτυξης, γενικά, μοιάζει με αυτό.
Τα καθήκοντα εμπίπτουν στον πίνακα ανάπτυξης στο Asana. Εδώ είναι.
Ο διευθυντής εργασιών επιλέγει τον τύπο "Σφάλμα" ή "Δυνατότητα", ορίζει τον βαθμό κρισιμότητας, υποδεικνύει τον πελάτη και τα εσωτερικά τμήματα της εταιρείας που επηρεάζει η εργασία. Όταν η εργασία πληροί όλες τις απαιτήσεις των εσωτερικών κανονισμών, ο διευθυντής κάνει κλικ στο εικονίδιο αστραπής στην επάνω γραμμή πάνω από την εργασία και ξεκινά την αυτόματη επιχειρηματική διαδικασία «Αξιολόγηση στην ανάπτυξη».
Ο επικεφαλής του τμήματος ανάπτυξης λαμβάνει μια ειδοποίηση σχετικά με μια νέα εργασία για αξιολόγηση και η ίδια η εργασία μετακινείται σε ξεχωριστό πίνακα με το ίδιο όνομα κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης.
Μετά την αξιολόγηση, ο διευθυντής μετακινεί την εργασία σε ένα σπριντ που αντιστοιχεί στον μήνα της προγραμματισμένης ολοκλήρωσης. Οι εργασίες βρίσκονται πάντα σε πολλούς πίνακες ταυτόχρονα:
- στο προσωπικό συμβούλιο του διαχειριστή έργου,
- στον πίνακα τεχνικής υποστήριξης,
- στον πίνακα ανάπτυξης.
Όλοι οι συμμετέχοντες και οι υπάλληλοι που παρακολουθούν την εργασία βλέπουν την πρόοδο της εργασίας, λαμβάνουν ειδοποιήσεις και διεξάγουν συζητήσεις απευθείας στα σχόλια της εργασίας. Όταν μια εργασία ολοκληρώνεται, ο υπεύθυνος έργου ή ο υπεύθυνος ειδικός τεχνικής υποστήριξης την «παίρνει» με το μέρος τους για να συνεχίσει να εργάζεται στο έργο.
Τι συνέβη όταν επαναφέραμε τα τμήματα ανάπτυξης και παραγωγής σε ένα ενιαίο περιβάλλον με την ομάδα;
Πρώτον, τα έργα πελατών έχουν γίνει πιο μακροπρόθεσμα. Λόγω της συνεχώς ανανεούμενης εκκρεμότητας, ο μέσος λογαριασμός αυξήθηκε.
Δεύτερον, η η ποιότητα των έργων έχει βελτιωθεί πολύ, αφού το τμήμα ανάπτυξης μπορούσε να κάνει ερωτήσεις σχετικά με το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις, τη λογιστική κ.λπ. ανά πάσα στιγμή. Καταφέραμε να συνδέσουμε έγκαιρα τις απαραίτητες ικανότητες της ομάδας και να προσφέρουμε λύσεις εντελώς διαφορετικού επιπέδου.
Τρίτον, Οι υπάλληλοι, οι διευθυντές και οι πελάτες έλαβαν πλήρη διαφάνεια στις προγραμματισμένες και ολοκληρωμένες εργασίες. Μάθαμε πώς να ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΥΜΕ έργα και συνειδητοποιήσαμε ότι πρόκειται για μια απολύτως τεχνική διαδικασία από την οποία μπορεί να εξαλειφθεί σχεδόν πλήρως ο ανθρώπινος παράγοντας.
Τέταρτον, η ομάδα έχει γίνει πιο ενωμένη. Προηγουμένως, οι εργαζόμενοι είχαν ελάχιστη ιδέα για το τι έκαναν τα τμήματα μυθικής ανάπτυξης και παραγωγής.
Τώρα, βλέποντας τη διαδικασία ανάπτυξης και τεχνικής διαμόρφωσης συστημάτων:
- το τμήμα πωλήσεων βρίσκει σε αυτό ιδέες και έμπνευση για το πώς να πουλάει,
- οι έμποροι λαμβάνουν τακτικά χρήσιμο περιεχόμενο για αναρτήσεις, άρθρα, τοποθέτηση και διαφημιστικά κείμενα,
- Οι διευθυντές αναλύουν τις ανάγκες και τη συμπεριφορά των πελατών, προσαρμόζοντας τη στρατηγική.
Το αποτέλεσμα ήταν ένας μετασχηματισμός win-win-win από τον οποίο επωφεληθήκαμε εμείς, οι πελάτες μας και οι συνεργάτες μας. Θα χαιρόμουν αν μοιραστείτε τη γνώμη σας στα σχόλια: υπήρχε κάτι χρήσιμο στο άρθρο μου και ποιες μεθόδους διαχείρισης έργου χρησιμοποιείτε στην ανάπτυξη!
Πηγή: www.habr.com