Μια επωνυμία υψηλού προφίλ ή το όνομα ενός ομιλητή με υψηλή θέση συμβάλλει στην πλήρωση των αιθουσών συνεδριάσεων. Οι άνθρωποι απευθύνονται σε «αστέρια» για να παραμείνουν στην τάση και να μάθουν για τα λάθη και τις νίκες τους. Μόνο στο τέλος των ομιλιών οι συμμετέχοντες δίνουν τέτοιους ομιλητές μακριά από τους υψηλότερους βαθμούς.
Το VisualMethod, ένα στούντιο παρουσιάσεων και γραφημάτων, ρώτησε επιχειρηματίες και εταιρικούς υπαλλήλους τι τους απογοήτευσε περισσότερο στις παρουσιάσεις συνεδρίων. Αποδεικνύεται ότι όταν οι έμπειροι ομιλητές αγνοούν τις οργανωτικές διαφάνειες και πηγαίνουν κατευθείαν στην περιγραφή μιας διαδικασίας ή μιας υπόθεσης, η εμπιστοσύνη χάνεται. Κάποιοι ερωτηθέντες μάλιστα χαρακτήρισαν αυτή τη συμπεριφορά των ομιλητών αλαζονική («δεν συστηνόταν καθόλου») και απρόσεκτη («άλλο το θέμα, αλλά άλλο οι λέξεις»). Μιλάμε λεπτομερώς για το ποιες διαφάνειες είναι σημαντικό να θυμάστε.
Γιατί είναι σημαντικό
Ακόμα κι αν έχετε μιλήσει 1000 φορές, αυτές οι 5 διαφάνειες πρέπει να βρίσκονται στην παρουσίασή σας:
- θέμα ομιλίας
- παρουσιάζοντας τον εαυτό σας
- δομή του λόγου
- ημερήσια διάταξη
- αποτελέσματα παρουσίασης και επαφές
Εάν η παρουσίαση περιλαμβάνει μια ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων, δημιουργήστε μια ξεχωριστή διαφάνεια για να εστιάσετε το κοινό ή χρησιμοποιήστε μια διαφάνεια περίληψης παρουσίασης.
Συσσωρεύοντας εμπειρία στην ομιλία, οι ομιλητές επικεντρώνονται περισσότερο στην ουσία της παρουσίασης, πιστεύοντας ότι μόνο τα αποτελέσματα και η προσωπική εμπειρία του ομιλητή είναι σημαντικά για το κοινό. Φυσικά, αυτό είναι σημαντικό, αλλά ανεξάρτητα από την κατάστασή σας και τα αποτελέσματα της δουλειάς σας, είναι πολύτιμο για το κοινό να λάβει ενίσχυση της σημασίας αυτού που συμβαίνει και την αίσθηση της ιδιοκτησίας. Οι οργανωτικές διαφάνειες σάς βοηθούν να συντονιστείτε, να εμβαθύνετε στο θέμα σας και να κατανοήσετε γιατί η παρουσίασή σας πρέπει να επηρεάσει την επαγγελματική ζωή του κοινού σας. Ακόμα κι αν η ομιλία σας είναι μονόλογος, οι οργανωτικές πληροφορίες δημιουργούν το αποτέλεσμα της αλληλεπίδρασης μεταξύ του ομιλητή και του κοινού στην αίθουσα.
Εγκλωθιστείτε από το θέμα
Οποιαδήποτε παρουσίαση ξεκινά με μια σελίδα τίτλου. Συνήθως λέει κάτι γενικό, αν και η πρώτη διαφάνεια δημιουργήθηκε αρχικά για να εξηγήσει τη συνάφεια του θέματος στο κοινό. Γιατί συμβαίνει αυτό? Οι πελάτες μας που παίζουν συχνά παραδέχονται ότι λαμβάνουν το θέμα από τον διοργανωτή ή, αν το διατυπώσουν οι ίδιοι, αυτό συμβαίνει αρκετούς μήνες πριν από την εκδήλωση και, ελλείψει χρόνου, εμφανίζεται ένα θέμα σκίτσου. Με την πάροδο του χρόνου, εμφανίζεται σε όλες τις αφίσες, τα πανό και τις ταχυδρομικές αποστολές, και όσον αφορά την προετοιμασία, φαίνεται πολύ αργά για να αλλάξει κάτι. Η VisualMethod προτείνει να διατυπώνετε πάντα το θέμα με ένδειξη του οφέλους του για το κοινό. Ακόμα κι αν θα είναι ελαφρώς διαφορετικό από αυτό που ανακοινώθηκε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τραβήξετε την προσοχή των ανθρώπων από τα πρώτα δευτερόλεπτα.
Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή για να διατυπώσετε το θέμα σας και να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, η διατύπωση "Ανάπτυξη εμπορικής πρότασης" ακούγεται πιο αδύναμη από "3 πρότυπα εμπορικών προτάσεων που θα σας βοηθήσουν να πουλήσετε συμβουλευτικές υπηρεσίες".
Βρείτε ένα κοινό ενδιαφέρον με τον ακροατή. Πριν από την ομιλία, ένας καλός ομιλητής θα ρωτήσει τους διοργανωτές ποιοι θα είναι στην αίθουσα και ποια είναι τα αποτελέσματα των ερευνών για θέματα που αφορούν τους επισκέπτες. Αυτή η συνομιλία διαρκεί πέντε λεπτά, αλλά βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου στην προετοιμασία, επειδή θα γνωρίζετε ακριβώς τι περιμένουν οι άνθρωποι και θα επιλέξετε ενδιαφέρουσες πληροφορίες για αυτούς. Εάν κάνετε τη μοναδική σας παρουσίαση κατά τη διάρκεια του έτους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο μία πρόταση για να συνδέσετε το θέμα σας και τα ενδιαφέροντα των παρόντων.
Ακόμη και όταν δεν υπάρχουν πληροφορίες για όσους θα βρεθούν στην αίθουσα, πριν από την έναρξη της ομιλίας αρκεί να κάνετε 2-3 διευκρινιστικές ερωτήσεις σχετικά με το επάγγελμα των ακροατών και να προβάλετε ένα επιχείρημα γιατί οι πληροφορίες σας θα είναι χρήσιμες για τους.
Υποστηρίξτε την τεχνογνωσία σας
Μόλις διαμορφώσετε ένα θέμα, οι άνθρωποι έχουν την επόμενη ερώτηση: γιατί ακριβώς μπορείτε να είστε ειδικός και γιατί πρέπει να σας εμπιστεύονται; Αυτή η αντίδραση εμφανίζεται αυτόματα και, χωρίς να λάβει απάντηση, ο ακροατής μπορεί να ακούσει τα πάντα με ενδιαφέρον, αλλά θα έχει αμφιβολίες ότι στη συγκεκριμένη περίπτωση οι πληροφορίες είναι αξιόπιστες και ότι άκουσε αξίζει να το εφαρμόσει στην πράξη. Ως εκ τούτου, συνιστούμε ακόμη και οι ομιλητές "αστέρων" να πουν γιατί έχουν το δικαίωμα να εκφράσουν αυτήν ή την άλλη πληροφορία. Πώς να το κάνετε αυτό φυσικά, χωρίς να κολλήσετε το «εγώ»;
Ορισμένες μορφές εκδήλωσης απαιτούν την εισαγωγή του ομιλητή από τον διοργανωτή. Σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό να δώσετε στον παρουσιαστή τις σωστές πληροφορίες και να τις συσχετίσετε με το θέμα της ομιλίας σας. Για παράδειγμα, συμβουλεύαμε έναν από τους πελάτες μας σε ένα συνέδριο για επιχειρηματίες να μιλήσει όχι μόνο για τον τελευταίο τόπο εργασίας τους στη μεγαλύτερη εταιρεία της χώρας κατά αριθμό εργαζομένων, αλλά και για την προηγούμενη εμπειρία του σε ένα μικρό γραφείο. Μετά την ομιλία, ο ομιλητής έλαβε ένα σχόλιο ότι κατανοεί τα προβλήματα των μικρών επιχειρήσεων, αν και προηγουμένως στην ενότητα ερωτήσεις και απαντήσεις τέθηκε συχνά η ερώτηση "καλά, αυτή η μεθοδολογία λειτουργεί σε μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά τι γίνεται με τις μικρές επιχειρήσεις;" Όταν καταλάβετε ξεκάθαρα ποιο είναι το κοινό σας, μπορείτε να επιλέξετε παραδείγματα από τις δραστηριότητές σας που θα έχουν απήχηση στα ενδιαφέροντα των ακροατών σας.
Αν συστήνεστε, αφιερώστε μια ξεχωριστή διαφάνεια σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκφράσετε μόνο τη σύνδεση μεταξύ της εμπειρίας σας και του θέματος και οι άνθρωποι θα διαβάσουν μόνοι τους τα άλλα γεγονότα - και δεν θα φαίνεστε σαν να καυχιέστε. Υπάρχει ένα τέτοιο πράγμα όπως το «τρίγωνο εμπιστοσύνης». Για να χτίσετε εμπιστοσύνη, πρέπει να συνδέσετε τρία πράγματα: την εμπειρία σας, το θέμα σας και τα ενδιαφέροντα του κοινού σας.
Ο πρώτος τρόπος για να γίνει αυτό περιλαμβάνει τη χρήση ενός στερεότυπου. Φαίνεται ότι:
Το όνομά μου είναι _______, είμαι _______ (Θέση): στερεότυπο _______________. Εάν είστε εμπορικός διευθυντής, η παρουσίασή σας μπορεί να μοιάζει με αυτό:
Ονομάζομαι Peter Brodsky (όνομα), είμαι τυπικός εμπορικός διευθυντής (θέση), που εγκρίνει αρκετές εμπορικές προτάσεις το μήνα και λαμβάνει σχόλια από πελάτες (στερεότυπο). Με αυτόν τον τρόπο επιβεβαιώνετε ότι έχετε το δικαίωμα να μιλήσετε για τη σύνταξη επαγγελματικών προτάσεων και καταλαβαίνετε τι κάνουν οι άνθρωποι στην αίθουσα εάν μιλάτε μπροστά σε άτομα με την ίδια θέση.
Η δεύτερη επιλογή είναι η προηγούμενη εμπειρία. Εάν μιλούσατε με προγραμματιστές που, για παράδειγμα, δημιουργούν υπηρεσίες για την αυτοματοποίηση της διανομής εμπορικών προσφορών, θα μπορούσατε να πείτε τα εξής:
Ονομάζομαι Peter Brodsky (όνομα) και κάθε μέρα περνάω το 30% του χρόνου μου στην ομάδα ανάπτυξης, γιατί πιστεύω ότι το μέλλον βρίσκεται στην αυτοματοποίηση διαδικασιών. Εάν έχετε εμπειρία στην ανάπτυξη, τότε μπορείτε να το πείτε ακόμα πιο ξεκάθαρα: Είμαι προγραμματιστής και πάντα ήμουν. Ο κωδικός είναι στο αίμα μου. Αλλά συνέβη ώστε κατάφερα να δημιουργήσω έναν αλγόριθμο για την εργασία με εμπορικές προσφορές και να αυξήσω τις πωλήσεις κατά 999%, και τώρα εργάζομαι ως διαχειριστής μπλοκ. Αυτό είναι επίσης καλό γιατί βλέπω και τις δύο πλευρές της διαδικασίας.
Εάν δεν έχετε σχετική εμπειρία, τότε μπορείτε να μεταβείτε στη γλώσσα των συναισθημάτων και να πείτε γιατί το θέμα είναι σημαντικό για εσάς. Θα ακούγεται κάπως έτσι: Εγώ ο ίδιος είμαι αγοραστής κάθε μέρα και είμαι έτοιμος να κλάψω από ευτυχία όταν ο πωλητής ακούσει αυτό που χρειάζομαι και δεν προσπαθεί να πουλήσει σύμφωνα με ένα πρότυπο. Αλλά αυτή είναι η ουσία του προτύπου καλής εταιρείας: η διδασκαλία των εργαζομένων να εκμεταλλεύονται την ανθρωπιά και την τεχνολογία κατανόησης του πελάτη.
Όσο για τη διαφάνεια που περιγράφει την εμπειρία, μπορείτε να βάλετε τις ακόλουθες πληροφορίες σε αυτήν:
- Τίτλος εργασίας και ονόματα εταιρειών στις οποίες εργαζόσασταν
- Η εκπαίδευσή σας ή τα ειδικά μαθήματα που σχετίζονται με το θέμα
- Πτυχία, Βραβεία και Πιστοποιήσεις
- Ποσοτικά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, πόσες εμπορικές προσφορές έχετε κάνει στη ζωή σας;
- Μερικές φορές η αναφορά πελατών ή μεγάλων έργων είναι κατάλληλη.
Το κύριο πράγμα: θυμηθείτε εγκαίρως ότι το κοινό δεν ήρθε να ακούσει την ιστορία της ζωής σας. Επομένως, ο σκοπός της παρουσίασης είναι απλώς να αιτιολογήσει γιατί είναι σημαντικό για τους ανθρώπους να σας ακούσουν να μιλάτε για αυτό το θέμα.
Ενδιαφέρεστε για το περιεχόμενο
Τώρα είπατε γιατί το θέμα και η τεχνογνωσία σας αξίζουν προσοχής, τώρα το κοινό θέλει να μάθει πώς θα μεταφέρετε τη γνώση, ποια θα είναι η διαδικασία. Η τοποθέτηση του περιεχομένου της παρουσίασής σας στη διαφάνεια και ο καθορισμός της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντηση είναι σημαντική για να αποφύγετε την απογοήτευση των ανθρώπων μετά την παρουσίασή σας. Όταν δεν προειδοποιείς για τη δομή της ομιλίας σου, οι άνθρωποι δημιουργούν τις δικές τους προσδοκίες και σπάνια ταιριάζει με την πραγματικότητα. Εδώ εμφανίζονται τα σχόλια με το ύφος «Δεν το εννοούσα καθόλου» ή «Νόμιζα ότι θα ήταν καλύτερα». Βοηθήστε τους ακροατές με τις επιθυμίες και τις προσδοκίες τους - θέστε κανόνες και πείτε τους τι να περιμένουν.
Ένας καλός τρόπος για να μιλήσετε για την ατζέντα χωρίς να ονομάσετε τη διαφάνεια "Ατζέντα". Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα ή ένα γράφημα. Αναφέρετε πόσο χρόνο θα διαρκέσει κάθε μέρος: θεωρητικό, πρακτικό, μελέτη περίπτωσης, απαντήσεις σε ερωτήσεις, διαλείμματα, εάν παρέχονται. Αν προωθήσετε μια παρουσίαση, είναι καλύτερο να κάνετε το περιεχόμενο σε μορφή μενού με συνδέσμους - με αυτόν τον τρόπο θα φροντίσετε τον αναγνώστη και θα εξοικονομήσετε χρόνο ξεφυλλίζοντας τις διαφάνειες.
Η VisualMethod συνιστά όχι μόνο να προσδιορίσετε το περιεχόμενο της ομιλίας, αλλά να το κάνετε μέσω των πλεονεκτημάτων για τους ακροατές. Για παράδειγμα, στη διαφάνεια υπάρχει ένα σημείο «πώς να υποδεικνύονται τα όρια προϋπολογισμού σε μια εμπορική πρόταση». Όταν λέτε αυτό το σημείο, δώστε μια υπόσχεση: «Μετά την ομιλία μου, θα ξέρετε πώς να υποδείξετε τα όρια του προϋπολογισμού σε μια εμπορική πρόταση». Βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι βρίσκουν τις λέξεις σας χρήσιμες.
Όπως σημειώνει ο Alexander Mitta στο βιβλίο του «Cinema Between Hell and Heaven», τα πρώτα 20 λεπτά της ταινίας προκαλούν έντονο ενδιαφέρον σε ολόκληρη την αφήγηση. Οι επαγγελματίες το αποκαλούν αυτό ένα συμβάν Υποκίνησης ή, χονδρικά μεταφρασμένο, "ένα υποκινητικό γεγονός". Παρόμοια προσέγγιση υπάρχει και στα κλασικά θεατρικά έργα. Οι εισαγωγικές σας διαφάνειες στήνουν τη σκηνή και δημιουργούν ενδιαφέρον για ολόκληρη την ιστορία.
Συνοψίζω
Θυμηθείτε την κατάληξη στο τέλος μιας ταινίας ή μιας παραγωγής: εκείνη τη στιγμή που ο θεατής φωτίζεται και λαμβάνει καθολική γνώση. Αυτή η στιγμή της παρουσίασής σας θα είναι η τελευταία διαφάνεια με σύντομα συμπεράσματα. Αυτή θα μπορούσε να είναι μια περίληψη, γραμμένη σε μεγάλη έκταση, εάν μιλάτε για μια πραγματικά νέα ανακάλυψη ή 3 βασικοί κανόνες ή συμπεράσματα για να συνοψίσετε ολόκληρη την ομιλία.
Γιατί να συνοψίσουμε σε ξεχωριστή διαφάνεια; Πρώτον, βοηθάτε να βγάλετε ένα σαφές και σωστό συμπέρασμα με βάση τα αποτελέσματα της ομιλίας σας. Δεύτερον, προετοιμάζετε το κοινό για το τέλος της παρουσίασης και του δίνετε την ευκαιρία να προετοιμάσει ερωτήσεις.
Τρίτον, μπορείτε να προσθέσετε αξία στην παρουσίασή σας. Για να γίνει αυτό, πρέπει να εστιάσετε στο γεγονός ότι χάρη στην ομιλία σας το κοινό έμαθε, συνειδητοποίησε και κατάλαβε κάτι. Σε γενικές γραμμές, δημιουργήστε το εφέ της πρόσθετης αξίας. Για παράδειγμα, αναφέρετε τα ονόματα τριών προτύπων με τα οποία δημιουργείται μια εμπορική πρόταση και λέτε: σήμερα μάθατε αυτά τα τρία μοντέλα και χρησιμοποιώντας τα μπορείτε να δείξετε πιο ξεκάθαρα στους πελάτες σας τα οφέλη της συνεργασίας μαζί σας και να επιταχύνετε τις πωλήσεις.
Η περιληπτική διαφάνεια πρέπει να είναι συνοπτική και πραγματικά συμπερασματική. Στη συνέχεια, δεν θα πρέπει να συνεχίσετε να εμβαθύνετε περισσότερο στο θέμα, ακόμα κι αν θυμάστε κάποιες λεπτομέρειες. Χρησιμοποιήστε αυτή τη στιγμή για να εδραιώσετε την ιδιότητα του ειδικού και το τελικό σας συμπέρασμα. Αυτό στο οποίο μπορείτε να προχωρήσετε σε αυτό το τελευταίο σημείο είναι ένα τμήμα ερωτήσεων και απαντήσεων, αν και στις περισσότερες περιπτώσεις είναι καλύτερο να το τοποθετήσετε λίγο νωρίτερα και να ολοκληρώσετε την παρουσίαση στη σημείωση που θέλετε.
Βοηθήστε με να επικοινωνήσω μαζί σας
Κάθε παρουσίαση έχει έναν σκοπό. Όταν βγαίνει στη σκηνή, ο ομιλητής πουλά στο κοινό ένα προϊόν, μια εταιρεία, την τεχνογνωσία του ή κάποιο είδος δράσης. Σήμερα είναι σπάνιο να δεις άμεσες πωλήσεις μέσω μιας παρουσίασης, εκτός ίσως από διαδικτυακά σχήματα πυραμίδας για καλλυντικά ή μαγικά χάπια. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο ομιλητής συλλέγει πληροφορίες επικοινωνίας από το κοινό. Αυτό δεν σημαίνει ότι κυκλοφορεί στην αίθουσα με ένα ερωτηματολόγιο, αλλά λέει πού μπορείτε να συνεχίσετε την επικοινωνία.
Εάν δεν είστε έτοιμοι να παρέχετε άμεσες επαφές, υποδείξτε το e-mail της εταιρείας στη διαφάνεια κλεισίματος. Για παράδειγμα, χρησιμοποιούμε μια γενική διεύθυνση [προστασία μέσω email], ή καλύτερα, παρέχετε έναν σύνδεσμο προς ένα κοινωνικό δίκτυο όπου μπορείτε να επικοινωνήσετε με το κοινό σας ή όπου εμφανίζεται χρήσιμο υλικό για το θέμα σας.
Εάν είστε ανεξάρτητος σύμβουλος, μπορείτε επίσης να δώσετε μια γενική, προσωπική διεύθυνση ή να υποδείξετε μια σελίδα σε ένα κοινωνικό δίκτυο μέσω της οποίας μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας.
Για να ενεργοποιήσετε το κοινό σας, δημιουργήστε μια «παρότρυνση για δράση». Ζητήστε σχόλια σχετικά με την παρουσίασή σας, μοιραστείτε συνδέσμους για το θέμα ή προτείνετε πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί η παρουσίασή σας. Όπως δείχνει η πρακτική της VisualMethod, περίπου το 10% των ακροατών ανταποκρίνονται πάντα και είναι αρκετά ενεργοί για να αφήσουν ένα σχόλιο και περίπου το 30% είναι έτοιμο να εγγραφεί στα νέα της ομάδας σας.
PS
Σύμφωνα με την «αρχαία» παράδοση, θα έπρεπε να αναφέρεται η φράση «Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας!» Το να πείτε «αντίο» είναι πάντα δύσκολο και θέλετε να γεμίσετε την αμήχανη παύση με μια διαφάνεια με παρόμοια ευγνωμοσύνη, αλλά σας ενθαρρύνουμε να σταματήσετε στη διαφάνεια με τις επαφές. Το "Thank You Slide" σηματοδοτεί στο κοινό σας ότι η σχέση σας έχει τελειώσει και ο στόχος κάθε επιχείρησης είναι να επεκτείνεται και να διατηρεί συνεχώς επαφή με το κοινό της. Οι επαφές σας θα αντιμετωπίσουν καλύτερα αυτήν την εργασία.
Πηγή: www.habr.com