Πώς να ολοκληρώσετε 70 εργασίες σε μια μέρα: η ζωή σε προγράμματα παρακολούθησης εργασιών είναι μια καλή ζωή

Προσπάθησα να διαχειριστώ συστηματικά εργασίες πιθανότατα 20-25 φορές. Και κάθε προσπάθεια απέτυχε, όπως καταλαβαίνω τώρα, για δύο λόγους.

Πρώτον, για να αφιερώσετε χρόνο στην ολοκλήρωση των εργασιών, πρέπει να καταλάβετε γιατί γίνεται αυτό.
Αρχίζετε να διαχειρίζεστε εργασίες, να ξοδεύετε χρόνο σε αυτές, να κάνετε λιγότερες εργασίες, όλα αρχίζουν να συσσωρεύονται - για ποιο πράγμα;

Οποιαδήποτε δουλειά είναι δύσκολο να γίνει όταν δεν καταλαβαίνεις γιατί. Το «να παραγγέλνεις τη ζωή σου» δεν είναι ο πιο κατάλληλος στόχος, αφού η «τακτοποιημένη ζωή» είναι ένα μάλλον ασαφές φαινόμενο. Αλλά το «μειώστε το επίπεδο του άγχους μειώνοντας το επίπεδο αβεβαιότητας» είναι ένας πολύ πιο συγκεκριμένος και καλύτερος στόχος, στον οποίο μπορείτε εύκολα να αφιερώσετε μια ώρα την ημέρα.

Δεύτερον, όλες οι μεθοδολογίες που διάβασα περιγράφουν αμέσως την τελική κατάσταση της διαδικασίας. "Πρέπει να πάρετε το ToDoIst, να το αναλύσετε σε έργα, να ενσωματωθείτε στο ημερολόγιο, να αναθεωρήσετε εργασίες για την εβδομάδα, να τις ιεραρχήσετε..." Αυτό είναι δύσκολο να ξεκινήσετε να το κάνετε αμέσως. Όπως και στην ανάπτυξη λογισμικού, πιστεύω ότι πρέπει να το χρησιμοποιήσετε προοδευτική μέθοδος jpeg — επαναληπτικά.

Επομένως, θα περάσω από τις "επαναλήψεις" μου και ίσως με την ίδια μορφή θα σας φανεί χρήσιμο. Τελικά, ποιος είναι ένας καλός λόγος για να χρησιμοποιήσετε τις αργίες του Μαΐου για να επιστρέψετε στη δουλειά χρησιμοποιώντας ένα (σχετικά) νέο παράδειγμα;

Μπορείτε να διαβάσετε πώς κατέληξα σε αυτό εδώ.

Trello, μερικές λίστες

Δημιουργούμε μόνο 4 λίστες, χρησιμοποιούμε εφαρμογές για επιτραπέζιους υπολογιστές και κινητές συσκευές.

Κονίστρα:

• Εκκρεμότητες - γράψτε όλες τις εργασίες που σας έρχονται στο μυαλό εδώ. Και γράψτε τα μόλις σας έρθουν στο μυαλό. «Το να πετάμε τα σκουπίδια» είναι μια δουλειά. Το «πλένω τα πιάτα» είναι μια δουλειά. «Προγραμματίστε μια συνάντηση προγραμματισμού» είναι μια εργασία. Λοιπόν, και ούτω καθεξής. Ακόμη και τα πιο προφανή ή σημαντικά πράγματα μπορούν να ξεχαστούν αν συμβεί κάτι απροσδόκητο ή απλώς είχατε μια δύσκολη μέρα.
• Εκκρεμότητες για σήμερα - κάθε απόγευμα μετακινώ πράγματα από τον πίνακα "Εκκρεμότητες" στον πίνακα "Εκκρεμότητες για Σήμερα". Εάν κάποια από τη δουλειά σας παραμένει εκεί το βράδυ, αυτό είναι φυσιολογικό· περισσότερα για αυτό παρακάτω. Με τον καιρό, αρχίζετε να καταλαβαίνετε πόσες εργασίες μπορεί να υπάρχουν στη λίστα, ώστε οι περισσότερες από αυτές να μπορούν να ολοκληρωθούν την προγραμματισμένη ημέρα.
• Κατασκευάστηκε σήμερα. Αυτός ο πίνακας είναι ο κύριος τρόπος για να μειώσετε το άγχος του «δεν κατάφερα τίποτα σήμερα» και ένας καλός τρόπος για περαιτέρω προβληματισμό σχετικά με την αυτοοργάνωση. Γράφω εδώ όλες τις εργασίες που έκανα σήμερα, ακόμα και εκείνες που δεν περιλαμβάνονται στον προγραμματισμένο κατάλογο. «Τηλεφώνησα στη Βάσια για τα έγγραφα», το έγραψε. «Μου ζήτησαν να υπογράψω χαρτιά», έγραψα. «Συζητήσαμε τη συμφωνία με τον Άντον», έγραψε. Με αυτόν τον τρόπο, μέχρι το τέλος της ημέρας, θα καταλάβετε σε τι πραγματικά ξοδέψατε τον χρόνο σας και τι θα μπορούσατε να έχετε αφήσει έξω από αυτές τις εργασίες μόνο και μόνο για να ολοκληρώσετε το σχέδιο.
• Ολοκληρώθηκε—μια λίστα με όλες τις ολοκληρωμένες εργασίες. Στην αρχή ή στο τέλος της ημέρας, τα μετακινώ από το "Done Today" στο "Done". Ουσιαστικά, είναι ένας κάδος απορριμμάτων όπου μπορείτε απλά να βρείτε ολοκληρωμένες εργασίες και επομένως χρειάζεται τακτικό καθαρισμό.

Trello, "μίνι-ημερολόγιο"

Κάποια στιγμή, γίνεται σαφές ότι ορισμένες εργασίες είναι χρονικά δεσμευμένες και δεν θέλετε να τις ξεχάσετε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, για να μην προγραμματίσετε κάτι άλλο για αυτήν την περίοδο. Πάντα δυσκολευόμουν με το ημερολόγιο, γι' αυτό πρόσθεσα αρκετούς πίνακες με τα ονόματα "Εκκρεμότητες για τη Δευτέρα", "Εκκρεμείς εργασίες για την Τρίτη" κ.λπ., στους οποίους άρχισα να παραθέτω με χρονική δέσμευση προς- dos.

Έτσι, όταν οι άνθρωποι με ρωτούν, «Μπορούμε να μιλήσουμε την Πέμπτη στις 16:00 μ.μ.;» - Απλώς πηγαίνω στον κατάλληλο πίνακα και βλέπω τι έχουμε γράψει εκεί για αυτή τη φορά. Και δεν πρέπει να ξεχνάμε να μεταφέρουμε εργασίες μεταξύ λιστών εγκαίρως κατά τη διάρκεια της εβδομάδας: για παράδειγμα, "to-dos for Thursday" όταν έρθει η Πέμπτη - σε "to-dos for today".

Γιατί όχι ημερολόγιο; Για μένα, είναι τρομερά δύσκολο να χρησιμοποιήσω δύο βοηθητικά προγράμματα ταυτόχρονα. Αν χρησιμοποιήσω ένα ημερολόγιο για αυτό, θα πρέπει να μπω σε αυτό, να το συμπληρώσω, να το ελέγξω τακτικά για να ελέγξω αν έχω ξεχάσει κάτι...

Σε αυτό το σημείο έχω φτάσει στα όρια του Trello. Το κύριο πρόβλημα ήταν ότι καταγράφονταν περισσότερες από 50 εργασίες την ημέρα και υπήρχε μια αρκετά μεγάλη ομάδα εργασιών που συνδέονταν τόσο με τη γενική λίστα όσο και με τις λίστες που συνδέονται με τις ημέρες. Πώς καταλαβαίνω ότι έχω ήδη σημειώσει την εργασία που πρέπει να κάνω; Άρχισαν να εμφανίζονται διπλότυπα. Πώς να ιεραρχήσετε ταυτόχρονα όλες τις εργασίες για ένα από τα έργα; Πώς να δώσετε σε άλλα άτομα την ευκαιρία να δουν τα σχέδια του ημερολογίου σας;

Χρειαζόμουν ένα σύστημα που, διατηρώντας τη σχετική ευκολία:

1. Θα μπορούσα να ομαδοποιήσω τις εργασίες ανά έργα.
2. Έχετε έναν σύνδεσμο ημερολογίου (κάντε το αύριο) και μεταφέρετέ το αυτόματα στις εργασίες για σήμερα, όταν έρθει η μέρα.
3. Θα ενσωματωθεί στο ημερολόγιο Google.

Εδώ επέστρεψα στο ToDoist και σε αυτό το στάδιο αποδείχτηκε η καταλληλότερη λύση.

Τρέχον νήμα στο ToDoist

Μηνύματα

Γράφω τυχόν εισερχόμενες εργασίες στο Inbox, τις οποίες προσπαθώ να διευθετήσω αμέσως. Ανάλυση σημαίνει:

• Καθορισμός της ημερομηνίας ολοκλήρωσης της εργασίας (για σύντομες εργασίες, τις περισσότερες φορές ορίζω σήμερα και μέχρι το βράδυ καταλαβαίνω πότε, στην πραγματικότητα, μπορεί να γίνει).
• Προσδιορισμός του έργου στο οποίο μπορεί να αποδοθεί η εργασία (για στατιστικά στοιχεία και δυνατότητα αλλαγής κατά κάποιο τρόπο της προτεραιότητας όλων των εργασιών στο έργο).

Εργασίες που έρχονται στο μυαλό και που δεν χρειάζεται να γίνουν στο εγγύς μέλλον μπαίνουν σε έργα Χωρίς κατηγορία Προσωπικά («πάρτε ποτηροθήκες στο αυτοκίνητο») και Μη κατηγοριοποιημένη εργασία («σκέψου πότε μπορούμε να κανονίσουμε μια στρατηγική συνάντηση δημοσίων σχέσεων»). Το ToDoist σάς επιτρέπει να αναθέτετε επαναλαμβανόμενες εργασίες, επομένως κάθε Σαββατοκύριακο έχω μια εργασία που ονομάζεται "Προσωπική χωρίς κατηγορίες" και κάθε Δευτέρα "Εργασία χωρίς κατηγορίες".

Ενσωμάτωση ημερολογίου
Το ToDoist ενσωματώνεται τέλεια με το Ημερολόγιο Google, και προς τις δύο κατευθύνσεις. Μοιράζομαι το ημερολόγιό μου με τους συναδέλφους μου, ώστε να μπορούν να δουν πότε σίγουρα δεν μπορούν να με φτάσουν.

Ταυτόχρονα, οι εργασίες από το ημερολόγιο μεταφέρονται προς την αντίθετη κατεύθυνση: μπορώ να πω "Seryoga, κοιτάξτε την ώρα μου για την Παρασκευή και γράψτε μια συνάντηση εκεί", η οποία θα εμφανίζεται τόσο στο ημερολόγιο όσο και στο ToDoist. Έτσι, στην πραγματικότητα, άρχισα να χρησιμοποιώ ένα ημερολόγιο για πρώτη φορά χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσω συμβάντα σε αυτό.

Επεξεργασία μη λειτουργικών εισερχόμενων εργασιών

Με το ζόρι δεν βιάζομαι να κάνω εργασίες αμέσως, εκτός από εκείνες τις εργασίες όπου η φωτιά είναι εμφανής. "Χρειάζεται επειγόντως να επικοινωνήσουμε με τη διοίκηση της εταιρείας ABC, καθώς ο διακομιστής είναι εκτός λειτουργίας και δεν υπάρχει απάντηση από τους υπαλλήλους της" είναι προφανώς μια πιεστική εργασία που δεν μπορεί να αναβληθεί, αλλά "Zhenya, μπορώ να σε καλέσω τώρα για να μιλήσουμε για ένα νέο έργο» μετατρέπεται σε «Προγραμματίστε πότε μπορείτε να μιλήσετε στον Χ για το Υ», το οποίο θα μετατραπεί ήδη στην εργασία «Πείτε στον Χ ότι μπορούμε να μιλήσουμε τότε» και στην εργασία «Μιλήστε στον Χ για το Υ», που είναι ήδη χρονικά περιορισμένη. Σχεδόν κάθε εισερχόμενη εργασία μετατρέπεται πρώτα σε "Προγραμματισμός...".

Προτεραιοποίηση εργασιών
Όλες οι εργασίες που περιλαμβάνονται στην ημέρα δεν μπορούν να ολοκληρωθούν. Παρατηρώντας τον εαυτό μου, συνειδητοποίησα το εξής (κάθε αριθμός θα είναι διαφορετικός, αλλά το κύριο πράγμα είναι να καταλήξουμε σε συμπεράσματα).

1. Για κάθε μέρα γράφω περίπου 50-70 εργασίες.
2. Μπορώ να κάνω έως και 30 εργασίες άνετα (χωρίς να νιώθω εντελώς κουρασμένος στο τέλος της ημέρας).
3. Αφού ολοκληρώσω έως και 50 εργασίες, θα κουραστώ, αλλά όχι κριτικά.
4. Μπορώ να ολοκληρώσω 70 εργασίες, αλλά μετά από αυτό θα δυσκολευτώ να βγω από τη «ροή της εργασιομανίας», θα δυσκολευτώ να κοιμηθώ και, γενικά, θα είμαι λίγο κοινωνικός.

Με βάση αυτό, αποφασίζω τι θα κάνω σήμερα. Το ToDoist έχει μια ιεράρχηση για κάθε εργασία, οπότε το πρωί επιλέγω τις κρίσιμες εργασίες που θα ολοκληρώσω και ολοκληρώνω τις υπόλοιπες με βάση τις δυνατότητες και τις επιθυμίες μου. Κάθε μέρα μεταφέρω περίπου 40-20 εργασίες στην επόμενη: αυτό που είναι ενδιαφέρον είναι ότι οι εργασίες της επόμενης μέρας γίνονται ξανά 60-70.

Διατήρηση στατιστικών στοιχείων

Θέλω πραγματικά να καταλάβω γενικά πόσος χρόνος αφιερώθηκε σήμερα σε θέματα που σχετίζονται με την εργασία και σε ποια. Για αυτό χρησιμοποιώ την εφαρμογή RescueTime, που υπάρχει τόσο στο τηλέφωνο όσο και στο φορητό υπολογιστή και στο Ιστορικό τοποθεσίας των Χαρτών Google (ναι, δεν είμαι παρανοϊκός).

Ζούμε εκτός πόλης, οπότε ο χρόνος που περνάμε στο δρόμο μπορεί να χρησιμοποιηθεί με σύνεση. Τώρα, όταν δεν είμαι κουρασμένος, ακούω ηχητικά βιβλία εν κινήσει για να μπορέσω με κάποιο τρόπο να χρησιμοποιήσω αυτά τα 40 λεπτά.

Δεν συγκεντρώνω ακόμη τα δεδομένα, δημιουργώντας ένα είδος προσωπικής λίμνης δεδομένων. Όταν έρθει η ώρα, θα το καταφέρω.

Δεν θα υπάρξει συμπέρασμα

1. Η ζωή ενός σύγχρονου ανθρώπου είναι μια μεγάλη ροή εισερχόμενων εργασιών. Δεν θα είναι δυνατό να μειωθεί. πρέπει να μάθουμε να διαχειριζόμαστε αυτή τη ροή.
2. Το μεγαλύτερο άγχος προέρχεται από το άγνωστο του μέλλοντος. Αν καταλάβουμε τι μας περιμένει τις επόμενες μέρες, το άγχος θα είναι σημαντικά μικρότερο.
3. Για το λόγο αυτό, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στην οργάνωση της ημέρας σας. Ξέρω τι θα συμβεί σήμερα, τι θα συμβεί αύριο, και δεν ξεχνάω αυτές τις εργασίες που συνήθιζα να ξεχάσω.
4. Η παρακολούθηση εργασιών δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά, αν θέλετε, ένας τρόπος αυτοεκπαίδευσης. Πράγματα που προηγουμένως ήσασταν πολύ τεμπέλης για να κάνετε ή πράγματα που δεν προλάβατε ποτέ να κάνετε γίνονται πολύ πιο εύκολα. Πολλοί άνθρωποι (συμπεριλαμβανομένου εμένα) αισθάνονται γενικά καλύτερα όταν ορίζονται καθήκοντα από τον έξω κόσμο. Η παρακολούθηση εργασιών είναι ένας τρόπος για να ορίσετε καθήκοντα για τον εαυτό σας και να μάθετε να ζείτε σύμφωνα με τις επιθυμίες σας.
5. Η εργασία δεν είναι αυτοσκοπός. Ο στόχος είναι να οργανώσετε το πρόγραμμα εργασίας σας έτσι ώστε να έχετε προβλέψιμο ελεύθερο χρόνο όταν μπορείτε να φροντίσετε τον εαυτό σας, την οικογένειά σας και τα ενδιαφέροντά σας.

Πηγή: www.habr.com