Kunlaboro estas dolorpunkto de tradiciaj oficejaj iloj. Kiam dek homoj samtempe laboras pri dosiero, pli da tempo kaj penado estas elspezitaj ne por redaktoj, sed por serĉi ŝanĝojn kaj iliajn aŭtorojn. Ĉi tio komplikas pro la multaj aplikoj, kiuj ne ĉiam kongruas. Unu maniero solvi ĉi tiun problemon estas moviĝi al nubo-bazitaj oficejaj serioj. Ne estas multaj el ili, kaj ni rakontos al vi kiel ni venkis la konservatismon de dungitoj de Forex Club kaj povis translokigi distribuitan kompanion kun cent oficejoj al G Suite en nur kelkaj monatoj.
Kial vi decidis fari la transiron?
Forex Klubo estas kutime memorita en la kunteksto de interreta komerco pri eksterlandaj kurzoj. Sed ĉi tiu kompanio laboras kun pluraj specoj de valutaj instrumentoj en malsamaj landoj de la mondo. Pro tio, ĝi havas tre kompleksan IT-infrastrukturon kun sia propra platformo por klientoj.
En la tempo, kiam ni renkontis, la administra oficejo de la kompanio uzis plurajn malsamajn platformojn kaj aplikojn. La ĉefa laborilo por la plej multaj el la dungitoj estis la Microsoft oficeja serio kaj poŝto sur Zimbra. Antaŭ ĉio ĉi tio estis superkonstruaĵo de plia stokado, sekurkopioj, antiviruso, multaj konektiloj kaj integriĝoj, same kiel Microsoft kaj Zimbra licencadministrado kun periodaj revizioj.
Estis multekoste por la Forex Club IT-fako konservi ĉi tiun sistemon. Kompleksa infrastrukturo postulis lui grandan nombron da serviloj, DRP-planojn en kazo de ĉesigo de ĉi tiuj serviloj aŭ malsukceso de Interreta konekto, kaj sekurkopioj. Por certigi senpagan funkciadon, kun la tempo, formiĝis speciala fako de administrantoj, kiuj ankoraŭ estis komisiitaj kun la tasko de licencaj revizioj.
Pro la abundo de malsamaj programoj, problemoj aperis inter ordinaraj Forex Club-dungitoj. Sen dokumentversio-spurado, estis malfacile trovi la aŭtoron de kelkaj revizioj kaj la finan version de teksto aŭ tabelo.
Penante redukti prizorgajn kostojn, Forex Club serĉis pli simplan manieron solvi la samajn problemojn. Ĉi tie komenciĝis nia interagado.
Trovi alternativon
Por efektivigi plenan kunlaboron, estis necese ŝanĝi la aliron mem - malproksimigi de loka stokado al la nubo. Forex Club komencis serĉi komunan nuban solvon por ĉiuj oficejaj aplikoj. Estis du kandidatoj: Office 365 kaj G Suite.
Office 365 estis prioritato, ĉar multaj Microsoft-licencoj estis aĉetitaj de Forex Club. Sed Office 365 alportas nur parton de la funkcieco de la oficeja serio al la nubo. Uzantoj ankoraŭ bezonas elŝuti la aplikaĵon el sia persona konto kaj uzi ĝin por labori kun dokumentoj laŭ la malnova skemo: sendu kaj rekonservi kopiojn kun versio-indeksoj.
G Suite de Google Cloud havas pli da kunlaboraj funkcioj kaj estas pli malmultekosta. En la kazo de Microsoft-produktoj, vi devus uzi la Entreprenan Interkonsenton, kaj ĉi tio estas tute alia nivelo de elspezo (eĉ konsiderante la aĉetitan programaron). Kaj kun nia helpo, la efektivigo de G Suite okazis sub la programo Google, kiu kompensis grandajn klientojn pro la kostoj de ŝanĝado al la servoj de la kompanio.
Estis planite transdoni la plej multajn el la servoj uzataj de dungitoj al G Suite:
- Kalendaro kaj retpoŝto (Gmail kaj Google Calendar);
- Notoj (Google Keep);
- Babilado kaj interretaj konferencoj (Babilejo, Hangouts);
- Oficeja aro kaj enketgeneratoro (Google Docs, Google Forms);
- Komuna stokado (GDrive).
Venkante negativecon
La efektivigo de iu ajn ilo, eĉ la plej oportuna, ĉiam alfrontas negativajn reagojn de finaj uzantoj. La ĉefa kialo estas konservativismo, ĉar homoj ne volas ŝanĝi ion kaj alkutimiĝi al novaj aliroj al laboro. La situacio estis komplikita de la specifa percepto de TTT-ĉeesto kiel simple piedirado sur retejoj (sed ne laboranta sur ĉi tiuj retejoj), ofta inter ne-IT-dungitoj. Ili simple ne komprenis kiel labori kun ĝi.
En la flanko de Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov respondecis pri la efektivigo de la projekto. Li monitoris efektivigstadiojn, kolektis uzantajn sugestojn kaj prioritatis taskojn. Komuna preparado, enketoj pri dungitoj kaj klarigoj pri kompaniaj reguloj faciligis por ni komenci.
La ĉefa tasko de Softline en ĉi tiu projekto estis trejni uzantojn kaj sistemadministrantojn kaj disponigi teknikan subtenon ĉe la unua etapo. Ni klarigis kiel la produkto devus funkcii per serio de trejnadoj. Entute ni faris 15 trejnadojn po 4 horojn. La unua - antaŭ la piloto - por sistemadministrantoj kiuj preparis la grundon por transformo. Kaj la postaj estas por ordinaraj dungitoj.
Kadre de la ĉefa trejna programo, ni emfazis la avantaĝojn, kiuj kompensis la malfacilaĵojn de la finaj uzantoj alkutimiĝi al la nova ilo. Kaj ĉe la fino de ĉiu trejnado, dungitoj povis elpensi siajn proprajn demandojn, kiuj forigis kaptilojn komence de laboro.
Kvankam Forex Club faras trejnajn seminariojn por siaj propraj klientoj, la firmao ne povis lanĉi trejnadon pri G Suite memstare pro la manko de instruistoj kun la necesaj kompetentecoj. Por taksi la efikon de niaj trejnadoj, Forex Club faris studentajn enketojn antaŭ la trejnado kaj iom da tempo post ĝi. La unua enketo montris plejparte negativan percepton de la venontaj ŝanĝoj. La dua estas, male, pliiĝo de pozitiveco. Homoj ekkomprenis, ke tio validis por ilia laboro.
Pilotoficejo
La projekto komenciĝis fine de 2017, kiam dek sistemadministrantoj ŝanĝis al G Suite. Ĉi tiuj homoj devis fariĝi la pioniroj kiuj identigis la avantaĝojn kaj malavantaĝojn de la solvo kaj metis la scenejon por transformo. Ni konsideris iliajn rimarkojn kaj rekomendojn kaj en januaro 2018 ni elektis mezgrandan branĉon kun loka sistema administranto por la unua prova transiro de ne-IT-dungitoj.
La transiro estis farita samtempe. Jes, estas malfacile por homoj ŝanĝi al novaj iloj, do konsiderante la elekton inter nuba solvo kaj labortabla aplikaĵo, uzantoj kliniĝos al pli konata labortablo kaj malrapidigos tutmondajn ĝisdatigajn planojn. Do post fino de la piloto-oficeja trejnado, ni rapide transiris ĉiujn al G Suite. Dum la unuaj du semajnoj, estis iom da rezisto; ĝi estis traktita fare de la loka sistemadministranto, kiu klarigis kaj montris ĉiujn malfacilajn punktojn.
Post la pilota oficejo, ni tute translokigis la tutan IT-fakon de Forex Club al G Suite.
Ŝanĝi la branĉoreton
Post analizo de la sperto de la pilota projekto, kune kun la IT-fako Forex Club, ni evoluigis transiran planon por la resto de la kompanio. Estis origine planite ke la procezo okazus en du stadioj. En la unua etapo, ni volis trejni nur la plej fidelajn dungitojn de Forex Club al la produkto, kiuj antaŭenigus la projekton en siaj oficejoj kaj helpus kolegojn moviĝi al la nova platformo kiel parto de la dua etapo. Por elekti "evangelistojn" en la kompanio, ni faris enketon, kies rezultoj superis ĉiujn atendojn: ĉirkaŭ duono de la tuta Forex Klubo respondis. Tiam ni decidis ne treni la procezon kaj transsaltis la stadion de "efektivigo per dungitoj".
Kiel en la pilotprojekto, la ĉefsidejoj estis migritaj unue, kie estas loka sistema administranto - li helpis trakti emerĝantajn malfacilaĵojn. En ĉiu oficejo, la transiro al novaj iloj estis antaŭita de trejnado. Trejnado devis esti planita laŭ fleksebla horaro, kiu enkalkulis malsamajn horzonojn kaj laborhorarojn. Ekzemple, por oficejoj en Kazaĥio kaj Ĉinio, trejnado devis komenciĝi je la 5-a horo de Moskvo (cetere, G Suite funkcias bonege en Ĉinio, negrave kio).
Post la ĉefsidejoj, la filio-reto ŝanĝiĝis al G Suite - ĉirkaŭ 100 poentoj. La propreco de la lasta etapo de la projekto estis, ke ĉi tiuj branĉoj estas ĉefe dungitaj de vendistoj, kiuj multe laboras kun kalkultabeloj. Ni faris trejnadon por ili dum du semajnoj por helpi translokigi datumojn.
Samtempe, niaj specialistoj laboris "malantaŭe" por subteni Forex Club mem, ĉar tuj post la transiro al G Suite, la nombro da vokoj al teknika subteno pliiĝis kiel atendite. La pinto de petoj okazis dum la transiro de la branĉa reto, sed iom post iom la nombro de petoj komencis malpliiĝi. Precipe malpliiĝis petoj pri oficejaj produktoj kaj retpoŝto, administrado de programaro licenco, laboro kun serviloj kaj retaj ekipaĵoj, kaj ankaŭ rezervaj komunikadkanaloj. Tio estas, la efektivigo reduktis la ŝarĝon sur la unua linio de subteno kaj back office.
Entute, la translokigo de oficejoj daŭris ĉirkaŭ du monatojn: en februaro 2018, laboro estis kompletigita en la ĉeffakoj, kaj en marto - tra la tuta filioreto.
enfaliloj
La rapideco de retpoŝta migrado fariĝis grava problemo. Necesis 1 sekundo por translokigi unu retpoŝton de Zimbra al Gmail per IMAP Sync. Ĉirkaŭ 700 dungitoj laboras en cent oficejoj de Forex Club, kaj ĉiu el ili havas milojn da leteroj (entute ili servas pli ol 2 milionojn da klientoj). Do, por akceli la migradon, ni uzis la G Suite Migration Tool; kun ĝi, la procezo de kopiado de retpoŝtoj iris pli rapide.
Ne necesis transdoni datumojn de kalendaroj kaj taskoj. Kvankam estis iuj solvoj en la malnova infrastrukturo, ili ne estis plene uzataj de dungitoj. Ekzemple, kompaniaj kalendaroj estis efektivigitaj en la formo de portalo sur Bitrix, kio estas maloportuna, do dungitoj havis siajn proprajn ilojn, kaj dungitoj efektivigis datumojn memstare.
Ankaŭ, la translokigo de operaciaj dokumentoj estis en la manoj de uzantoj (ni parolas nur pri datumoj pri aktuala laboro - malsama solvo estas uzata por la scio de la kompanio). Ne estis demandoj ĉi tie. Estas nur, ke iam administra linio estis desegnita—respondeco pri informoj loke konservitaj pasis al la uzantoj mem, dum la sekureco kaj sekureco de datumoj en Google Drive jam estis kontrolitaj de la IT-fako.
Bedaŭrinde, ne eblis trovi analogojn en G Suite por ĉiuj laborfluoj. Ekzemple, ĝeneralaj leterkestoj, kiujn dungitoj de Forex Club kutimas uzi, ne havas filtrilojn en Gmail, do malfacilas trovi specifan leteron. Estis simila malfacilaĵo kun SSO-rajtigo en Google Chat, sed ĉi tiu problemo estis solvita per peto al Google-subteno.
La ĉefaj problemoj por uzantoj estis rilataj al la fakto, ke Google-servoj ankoraŭ ne havas kelkajn el la funkcioj de konkurantoj, ekzemple Skype aŭ Office 365. Hangouts nur permesas al vi voki, Google Chat mankas citaĵo, kaj Google Sheets mankas subteno. por makrooj de Microsoft Excel.
Aldone, produktoj de Microsoft kaj Google Cloud aliras tabelajn redaktajn ilojn alimaniere. Vortdosieroj enhavantaj tabelojn foje malfermiĝis en Google Docs kun malĝusta formatado.
Ĉar ni kutimiĝis al la nova infrastrukturo, kelkaj el la malfacilaĵoj estis solvitaj per alternativaj aliroj. Ekzemple, anstataŭ makrooj en kalkultabeloj, skriptoj estas uzataj, kiujn dungitoj de Forex Club trovis eĉ pli oportunaj. Ne eblis trovi analogon nur por la financa fako de Forex Club, kiu traktas 1C-raportojn (kun skriptoj, kompleksa formatado). Do li ŝanĝis al Google Sheet nur por kunlaboro. Por aliaj dokumentoj, la oficeja pako (Excel) ankoraŭ estas uzata.
Entute, Forex Club retenis ĉirkaŭ 10% de Microsoft Office-licencoj. Ĉi tio estas normala praktiko por tiaj projektoj: malplimulto de dungitoj uzas la altnivelajn funkciojn de oficejaj serioj, do la ceteraj facile akceptas la anstataŭaĵon.
Oni devas rimarki, ke neniuj grandskalaj transformoj estis faritaj sur la resto de la infrastrukturo. Forex Club ne forlasis Jira kaj Confluence, kvankam ĝi efektivigis Google Keep por funkciaj taskoj. Por integri Jira kaj Confluence kun G Suite, ni disfaldis kromaĵojn, kiuj permesas vin rapide translokigi datumojn. La monitora sistemo estis konservita, same kiel multaj pliaj iloj: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, ktp. Nature, sistemadministrantoj restis en la branĉoj.
Chromebook-eksperimento
Serĉante manieron redukti kostojn, Forex Club antaŭvidis movi ĉiujn al moveblaj laborstacioj funkciigitaj de Chromebooks. La aparato mem estas ege malmultekosta, kaj per la uzo de nubaj servoj eblis rapide disfaldi laborstacion sur ĝi.
Ni testis moveblajn laborstaciojn sur grupeto de uzantoj de 25 homoj en la venda fako. La dungitoj en ĉi tiu fako ne havis taskojn, kiuj malhelpus ilin labori nur per la reto, do ĉi tiu migrado devus esti senjunta por ili. Sed surbaze de la rezultoj de la testo, montriĝis, ke la aparataro de malmultekosta Chromebook ne sufiĉas por la ĝusta funkciado de ĉiuj kompaniaj aplikoj de Forex Club. Kaj pli multekostaj modeloj, kiuj konvenus al la teknikaj parametroj, rezultis esti kompareblaj en kosto al klasikaj Vindozaj tekkomputiloj. Kiel rezulto, ili decidis forlasi la projekton.
Kio ŝanĝiĝis kun la alveno de G Suite
Kontraŭe al ĉiuj antaŭjuĝoj kaj malfido, jam 3 monatojn post la trejnado, 80% de dungitoj notis en enketoj, ke G Suite vere faciligis al ili labori kun dokumentoj. Post la transiro, la moviĝeblo de dungitoj pliiĝis kaj ili komencis labori pli uzante porteblajn aparatojn:
Statistiko pri uzado de poŝtelefonoj laŭ Forex Club
Google Forms akiris grandan popularecon. Ene de fakoj, ili ebligas rapide fari enketojn, kiuj antaŭe postulis la uzon de poŝto, kolektante rezultojn permane. La transiro al Google Chat kaj Hangouts Meet kaŭzis la plej multajn demandojn kaj plendojn, ĉar ili ĝenerale havas malpli da funkcioj, sed ilia uzo ebligis forlasi multajn tujmesaĝilojn ene de la kompanio.
La rezultoj de la projekto estis formulitaj de Dmitry Ostroverkhov, kun kiu ni laboris: "La projekto reduktis la kostojn de Forex Club por IT-infrastrukturo kaj simpligis ĝian subtenon. Tuta tavolo de procezaj prizorgaj taskoj malaperis, ĉar ĉi tiuj problemoj estas solvitaj ĉe Google. Nun ĉiuj servoj povas esti agorditaj malproksime, ili estas subtenataj de kelkaj administrantoj de Google, kaj la IT-sekcio liberigis tempon kaj rimedojn por aliaj aferoj."
fonto: www.habr.com