Ni skribis plurajn fojojn pri kiel niaj teknologioj helpas kaj eĉ prilabori informojn de ajna tipo de dokumentoj kaj enigi datumojn en kontadajn sistemojn. Hodiaŭ ni rakontos al vi kiel ni efektivigis в – la plej granda provizanto de varmo kaj varma akvo en Moskvo.
Imagu vin en la loko de ordinara librotenisto. Ni komprenas, ke ĉi tio ne estas facila, sed provu ĉiukaze. Ĉiutage vi ricevas grandegan nombron da paperaj fakturoj, fakturoj, atestiloj ktp. Kaj precipe multe - en la tagoj antaŭ raportado. Ĉiuj detaloj kaj kvantoj devas esti rapide kaj zorge kontrolitaj, retajpitaj kaj enigitaj en la kontada sistemo, permane fari transakciojn kaj sendi dokumentojn al la arkivo, por ke ili estu tuj submetitaj por kontrolo al internaj revizoroj, la impostservo, tarifo. reguligaj aŭtoritatoj kaj aliaj. Malfacila? Sed ĉi tio estas longdaŭra komerca praktiko, kiu ekzistas en multaj kompanioj. Kune kun MOEK, ni simpligis ĉi tiun peniga laboro kaj faris ĝin pli oportuna. Se vi interesiĝas pri kiel ĝi estis, bonvenon al la kato.
La foto montras Moskvan CHPP-21, la plej grandan produktanton de varmoenergio de Eŭropo. La varmo generita ĉe ĉi tiu stacio estas liverita de MOEK al 3 milionoj da loĝantoj de la nordo de Moskvo. .
MOEK havas dekduon kaj duonon da branĉoj en Moskvo. Ili servas 15 km da hejtadoretoj, 811 termikaj stacioj kaj vaporkaldronoj, 94 hejtpunktoj kaj 10 pumpstacioj, kaj ankaŭ konstruas kaj instalas novajn varmoprovizsistemojn. La firmao aĉetas diversajn ekipaĵojn kaj servojn por komercaj agadoj: . La preparado de dokumentoj en ĉiu fako komencanta la aĉeton estas farita de specialaj dungitoj - kontraktkontrolistoj.
Kiel funkcias kontraktoj en granda kompanio? Kiam kuratoroj eniras interkonsenton, ili ricevas multajn gravajn paperajn dokumentojn de siaj kontraŭpartioj: livernotoj, atestiloj pri servoprovizo, fakturoj, atestiloj, ktp. Tipe, la kuratoro skanas komercajn paperojn kaj poste almetas la skanaĵojn al la mendo en la entreprena rimedo. mastruma sistemo. La financa regilo permane kontrolas ĉiujn datumojn. Post tio, la kuratoro prenas la originalajn dokumentojn al la kontada fako. Aŭ la kuriero faras tion, kaj tiam movi dokumentojn povas daŭri pli longe - de pluraj horoj ĝis kelkaj tagoj.
Kaj ĉio estus bone, sed, kiel en multaj aliaj kompanioj:
- Artikoloj povas alveni al la kontada fako plurajn tagojn antaŭ ol raportado estas sendita. Tiam revizoroj devas pasigi tagojn kaj noktojn ĉe sia laborejo. Vi devas permane kontroli ĉu ĉiuj fakturoj, fakturoj ktp estas ĝuste plenigitaj. Tiam, se ĉio estas ĝusta, la dungito retajpas la datumojn en la kontada sistemo kaj faras afiŝojn. Samtempe, 90% de la tempo de la librotenisto estas pasigita por represi datumojn - detalojn, kvantojn, datojn, numerojn de objektoj ktp. Pro tio, estas risko fari erarojn.
- Dokumentoj povas alveni kun eraroj. Kaj kelkfoje mankas iuj fakturoj aŭ atestiloj. Kelkfoje tio evidentiĝas en la lastaj tagoj antaŭ ol raportado estas sendita. Pro tio, la tempo de dokumentaprobo povas esti prokrastita.
- Post enskriboj, revizoroj konservas fakturojn, fakturojn kaj agojn en apartaj paperaj kaj elektronikaj arkivoj. Kial ĉi tio estas malfacila? Ekzemple, MOEK funkcias laŭ tarifoj, kaj tial estas devigata regule raporti siajn kostojn al plenumaj aŭtoritatoj. Kaj kiam la sekva ŝtata aŭ impostrevizio venas al la kontada fako, dungitoj devas serĉi dokumentojn dum longa tempo.
Jen kiel aspektis la kontada fako de MOEK:
MOEK estis la unua en la energiindustrio, kiu decidis rekonstrui kaj simpligi ĉi tiun skemon por rapide fermi transakciojn kaj sendi raportojn, pli bone taksi merkatŝanĝojn en akiro kaj plani ĝian financan strategion. Ne estis facile ŝanĝi la longdaŭran laborsistemon de la kontada fako memstare, do la kompanio decidis transformi ĝin kune kun sia partnero - ABBYY.
Ne pli frue dirite ol farite
Teamo de ABBYY-specialistoj efektivigis universalan platformon por inteligenta informprilaborado ĉe MOEK kaj agordita:
- flekseblaj priskriboj (ŝablonoj de eltiro de datumoj) por traktado de dokumentoj. Ni detale parolis pri kio ĝi estas kaj por kio ĝi estas bezonata ĉe Habré и . Uzante la solvon, MOEK prilaboras pli ol 30 specojn de dokumentoj (ekzemple atestilo pri instalita ekipaĵo aŭ atestilo pri agentejaj kotizoj) kaj ĉerpas el ili pli ol 50 atributojn (dokumenta nombro, totala kvanto inkluzive de AVI, nomo de aĉetanto, vendisto, entreprenisto, kvanto de varoj, ktp.);
- konektilo por fari kontrolojn kaj alŝuti datumojn, kiu konektis ABBYY FlexiCapture, SAP kaj OpenText. Danke al la konektilo, eblis aŭtomate kontroli datumojn de la mendo kaj kontrakto per diversaj dosierujoj. Pri ĉi tio ni parolos sube;
- eksportado de dokumentoj al elektronika arkivo bazita sur OpenText. Nun ĉiuj dokumentoj skanitaj estas konservitaj en unu loko;
- skizi kontadajn enskribojn en SAP ERP kun ligiloj al skanitaj bildoj de dokumentoj.
Tiam ABBYY kaj MOEK-dungitoj evoluigis serĉformularon por ke la librotenisto povu, en sekundoj, trovi gravajn kontojn laŭ iu ajn atributo en la elektronika arkivo kaj sendi ilin por impostaj inspektadoj.
La serĉo eblas per 26 malsamaj kriterioj (la bildo estas klakebla):
Post kiam MOEK sukcese provis la tutan sistemon, ĝi ekfunkciis. La tuta projekto, inkluzive de aproboj, klarigoj kaj plibonigoj, estis kompletigita en 10 monatoj.
Skemo de laboro post efektivigo de ABBYY FlexiCapture:
Ĉu vi sentas, ke nenio ŝanĝiĝis? Jes, la komerca procezo restas la sama, estas nur ke la plej multaj el la funkcioj nun estas plenumitaj de la maŝino.
Kabrado, farita!
Kiel fartas la aferoj nun? Ni diru, ke la kuratoro de la kontrakto ricevis aron da primaraj dokumentoj por transakcio por provizado de pumpiloj por termikaj centraloj, aŭ, ekzemple, konstruado de hejtaj retoj. La specialisto ne plu bezonas mem kontroli la kompletecon kaj enhavon de la dokumentoj, voki kurieron kaj sendi la originalajn dokumentojn al la kontada fako. La kuratoro simple skanas la subskribitan aron de primaraj dokumentoj, kaj tiam teknologio transprenas.
Uzante retan skansistemon, dungito sendas skanaĵojn en TIFF aŭ PDF-formato al sia varma dosierujo aŭ retpoŝto. Poste li malfermas la ABBYY FlexiCapture ret-enigstacion kaj elektas la tipon de dokumento por prilabori. Ekzemple, "aĉeto de verkoj/servoj kun agentejkotizoj", "kvitanco de materialaj kaj teknikaj rimedoj (MTR)" aŭ "posedaĵkontado".
La speco de aro determinas la nombron kaj specojn de postulataj dokumentoj kaj datumoj kiujn la sistemo devas klasifiki, rekoni kaj kontroli.
La kuratoro alŝutas skanaĵojn por rekono. La sistemo aŭtomate kontrolas la ĉeeston de ĉiuj dokumentoj, la enhavon de ĉiu papero, kaj la servilo rekonas la detalojn - kontraktodaton, kvanton, adreson, impostan identigan numeron, kontrolpunkton kaj aliajn datumojn. Cetere, MOEK estas la unua energia kompanio en Rusio, kiu uzas ĉi tiun aliron.
Se la kuratoro ne alŝutis ĉiujn dokumentojn aŭ iu fakturo ne enhavas ĉiujn datumojn, la sistemo rimarkas tion kaj tuj petas la dungiton korekti la eraron:
La sistemo plendas kaj petas aldoni la mankantajn dokumentojn (ĉi-poste la ekrankopioj estas klakeblaj):
La sistemo rimarkis, ke la dokumento eksvalidiĝis:
Tiel, la dungito ne plu bezonas determini ĉu la dokumento estas desegnita ĝuste. Se ĉio estas ĝusta, tiam la plej multaj datumkontroloj okazas aŭtomate ĝuste ĉe la retejo enirstacio. Sufiĉas enigi la mendan numeron specifitan en SAP ERP. Post tio, la agnoskitaj datumoj estas komparitaj kun informoj prilaboritaj en SAP: TIN kaj KPP de la kontraŭpartio, kontraktnombroj kaj kvantoj, AVI, produkta aŭ servonomenklaturo. Prilaborado kaj kontrolado de unu dokumento bezonas nur kelkajn minutojn.
Uzante la detalojn - INN kaj KPP - vi povas elekti la deziratan kompanion el la adresaro:
Se estas eraro en la fakturo aŭ fakturo, ĝi ne permesos la dokumenton esti eksportita al la arkivo. Ekzemple, se dokumento estas malĝuste kompilita aŭ unu el la signoj estas malĝuste rekonita, la sistemo indikos tion kaj petos al la dungito korekti ĉiujn erarojn. Jen ekzemplo:
La sistemo detektis, ke Vasilek CJSC ne estas inkludita en la listo de MOEK-provizantoj.
Ĉi tio permesas al dungitoj spuri erarojn antaŭ ol la dokumento atingas la kontadan fakon.
Se ĉiuj kontroloj estas sukcese finitaj, tiam per unu klako skanita kopio de la dokumento estas sendita al la elektronika arkivo OpenText, kaj ligilo kaj karto kun ĝiaj metadatenoj aperas en SAP. Kontisto aŭ kuratoro ĉiam povas vidi en la elektronika arkivo liston de dokumentoj por la bezonata mendo kaj informoj pri kiu prilaboris la dokumentojn, en kiu tempokadro kaj kun kia rezulto.
Pjotr Petroviĉ rigardis en la elektronikan arkivon, ...
...por vidi, kiu alŝutis dokumentojn por mendo n-ro 1111.
Post alŝuto de datumoj kaj skanadoj de ABBYY FlexiCapture al SAP, malneta transakcio aperas kun antaŭplenigitaj datumoj kaj ligiloj al skanitaj bildoj de dokumentoj.
Malneta kablado:
Tiam la librotenisto ricevas retpoŝtan sciigon kun ligilo al la finita skizo kaj skanas. La specialisto ne plu bezonas lukti kun papero. Ĉio, kion li devas fari, estas kontroli la skanaĵojn por la totala kvanto de la transakcio, la ĉeesto de sigelo kaj subskribo, kaj fari la transakcion. La librotenisto nun pasigas malpli ol unu minuton por ĝi.
Projektaj rezultoj
- Uzante ABBYY-teknologiojn, MOEK simpligis kaj akcelis ne nur kontadon, sed ankaŭ financan kontrolon. Por fari afiŝon, dungitoj ne plu bezonas atendi la kurieron kun la originalaj dokumentoj - ili nur bezonas ricevi skanadon kun jam kontrolitaj datumoj de la elektronika arkivo per unu klako. Vere, papera dokumento ankoraŭ bezonas. Sed nun ĝi povas esti sendita al la kontada fako poste. Kiam ĝi alvenos tien, la dungito kontrolos la skatolon "Originala ricevita" en la kontada sistemo.
- Dungitoj tuj ricevas ĉiujn necesajn datumojn pri la transakcio de skanado, faras transakciojn ĝustatempe kaj preparas ĉiujn dokumentojn por raporti anticipe. Nun ili ne timas nek internajn nek eksterajn inspektadojn.
- Kontistoj faras financajn transakciojn 3 fojojn pli rapide, kaj MOEK fermas la raportperiodon 10 tagojn pli frue.
- Ĉiuj MOEK-filioj stokas kontadajn dokumentojn en ununura elektronika arkivo. Danke al ĉi tio, vi povas trovi ajnan fakturon, kontrakton aŭ akton de kompletigo, kaj ankaŭ ajnajn atributojn de ili (kvantoj, AVI, produktaj aŭ servaj gamoj) 4 fojojn pli rapide ol antaŭe.
- La solvo prilaboras pli ol 2,6 milionojn da paĝoj da dokumentoj jare.
Anstataŭ konkludo
MOEK uzas jam de 2 jaroj kaj dum ĉi tiu tempo mi kolektis statistikojn. Montriĝis, ke librotenistoj faras 95% de enskriboj sen fari ŝanĝojn al skizoj. Ĉi tio signifas, ke tiaj afiŝoj povas esti preterpasitaj tute aŭtomate estonte. Okazis, ke ĉi tiu produkto estis efektive la unua paŝo de la kompanio por enkonduki elementojn de "artefarita inteligenteco" en la komercajn procezojn de la kompanio: MOEK disvolvas respondan programon.
Aliaj rusaj kompanioj ankaŭ aŭtomatigas la laboron de kontado: igante ĝin pli simpla kaj pli oportuna. Ekzemple, uzante ABBYY-teknologiojn, la financa kontrola servo "» Ricevas gravajn komercajn informojn 2 fojojn pli rapide kaj pasigas 20% malpli da tempo serĉante la necesajn fakturojn kaj livernotojn. Inteligentaj informtraktadteknologioj helpas al la kontada fako dungitoj de la holdingo "» tuj trovu la necesajn financajn dokumentojn dum amasaj impostrevizioj. En 2019, la specialistoj de la kompanio planas prilabori ĉirkaŭ 10 milionojn da paĝoj da dokumentoj.
Ĉu vi volas scii pli pri la projekto MOEK kaj ABBYY? La 3-an de aprilo je la 11:00, vicestro de la MOEK-Informa Teknologia Centro Vladimir Feoktistov parolos pri la detaloj de la kazo senpage. . Aliĝu se vi volas demandi demandojn.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY kompania blogredaktisto
fonto: www.habr.com