Ofta eraro de komencaj komercistoj estas, ke ili ne sufiĉe atentas kolekti kaj analizi datumojn, optimumigi laborprocezojn kaj monitori ŝlosilajn indikilojn. Ĉi tio rezultas en malpliigita produktiveco kaj suboptimuma malŝparo de tempo kaj rimedoj. Kiam procezoj estas malbonaj, vi devas korekti la samajn erarojn plurfoje. Ĉar la nombro da klientoj pliiĝas, la servo plimalboniĝas, kaj sen datuma analizo ne estas klara kompreno pri tio, kio bezonas esti plibonigita. Kiel rezulto, decidoj estas faritaj laŭ kaprico.
Por esti konkurenciva, moderna komerco, krom bonkvalitaj produktoj kaj servoj, devas havi travideblajn procezojn kaj kolekti analizajn datumojn. Sen ĉi tio, estas malfacile kompreni la realan staton de aferoj en komerco kaj fari la ĝustajn decidojn. Tial gravas havi en via arsenalo la necesajn ilojn, kiuj ne nur estas oportunaj por uzi, sed ankaŭ ebligas al vi simpligi vian laboron kaj krei la plej travideblajn procezojn eblaj.
Hodiaŭ ekzistas granda nombro da iloj kaj solvoj. Sed la plej multaj entreprenistoj ne uzas ilin ĉar ili aŭ ne vidas la valoron en ili, aŭ ne komprenas kiel uzi ilin, aŭ ili estas multekostaj, aŭ komplikaj, aŭ 100500 XNUMX pli. Sed tiuj, kiuj eltrovis ĝin, trovis aŭ kreis tiajn ilojn por si, jam havas avantaĝon meztempe.
Dum pli ol 10 jaroj, mi kreas IT-produktojn kaj solvojn, kiuj helpas entreprenojn pliigi profitojn per aŭtomatigo kaj cifereca transformo de procezoj. Mi helpis fondi dekduojn da noventreprenoj kaj kreis dekojn da interretaj iloj, kiuj estas uzataj de centoj da miloj da homoj tra la mondo.
Jen unu el la bonaj ekzemploj en mia praktiko, kiu montras la avantaĝojn de cifereca transformo. Por unu malgranda usona advokata firmao, mia teamo kaj mi kreis ilon por generi leĝajn dokumentojn, ĝi permesis al advokatoj generi dokumentojn pli rapide. Kaj poste, vastiginte la funkciecon de ĉi tiu ilo, ni kreis interretan servon kaj tute transformis la kompanion. Nun ili servas klientojn ne nur en sia urbo, sed tra la tuta lando. Dum tri jaroj, la kapitaligo de la firmao kreskis plurajn fojojn.
En ĉi tiu artikolo mi dividos kun vi realan sperton pri kreado de travidebla sistemo por monitorado de ŝlosilaj komercaj indikiloj. Mi provos instigi la valoron uzi ciferecajn solvojn, mi montros, ke ĝi ne estas malfacila kaj ne ĉiam multekosta. Do, ni iru!
Kiel ĉio komencis
Se vi volas havi ion, kion vi neniam havis, vi devos fari ion, kion vi neniam faris.
Coco Chanel
Mia edzino estis laca de esti en akuŝferio, kaj ni decidis malfermi malgrandan komercon - infanludejon. Ĉar mi havas mian propran komercon, mia edzino prizorgas la ludĉambron tute, kaj mi helpas pri strategiaj aferoj kaj disvolviĝo.
La detaloj pri malfermi komercon estas tute alia historio, sed en la stadio de kolektado de datumoj kaj analizo de konkurantoj, krom reliefigi la specifajn problemojn de ĉi tiu komerco, ni atentis la problemojn de internaj procezoj, kun kiuj la plej multaj konkurantoj ne luktis. .
Je mia surprizo, en la 21-a jarcento preskaŭ neniu konservis CRM en ajna formo; multaj konservis rekordojn skribe, en kajeroj. Samtempe, la posedantoj mem plendis, ke dungitoj ŝtelas, faras erarojn dum kalkulado kaj ili devas pasigi multan tempon rekalkulante kaj kontrolante kun enskriboj en la librotenado, datumoj pri rezervoj kaj deponejoj estas perditaj, klientoj foriras pro kialoj nekonataj al. ilin.
Analizante la kolektitajn datumojn, ni rimarkis, ke ni ne volas ripeti iliajn erarojn kaj ni bezonas travideblan sistemon, kiu reduktos ĉi tiujn riskojn al minimumo. Antaŭ ĉio, ni komencis serĉi pretajn solvojn, sed ni ne povis trovi tiajn, kiuj plene kontentigis niajn postulojn. Kaj tiam mi decidis fari mian propran sistemon, kvankam ne ideala, sed funkcianta kaj malmultekosta (preskaŭ senpaga).
Elektinte ilon, mi konsideris la jenajn kriteriojn: ĝi estu malmultekosta, ĝi estu fleksebla kaj alirebla, kaj ĝi estu facile uzebla. Mi povus verki plenrajtan, potencan kaj multekostan sistemon por ĉi tiu komerco, sed ni havis malmulte da tempo kaj malgranda buĝeto, krome ni ne plene komprenis ĉu nia projekto funkcios, kaj estus malracie elspezi multajn rimedojn por ĉi tiu sistemo. Sekve, en la momento de provi la hipotezon, mi decidis komenci per MVP (Minimuma Realigebla Produkto - minimuma realigebla produkto) kaj fari funkciantan version en la plej mallonga ebla tempo kun minimuma investo, kaj kun la tempo, fini aŭ relabori ĝin.
Kiel rezulto, mia elekto falis sur Guglo-servoj (Drive, Sheets, Calendar). La ĉefa fonto de enigo/eliga informo estas Google Sheets, ĉar mia edzino havas sperton pri laborado kun kalkultabeloj, ŝi povas fari ŝanĝojn memstare se necese. Mi ankaŭ konsideris la fakton, ke la ilo ankaŭ estos uzata de dungitoj, kiuj eble ne tre kapablas uzi komputilon, kaj instrui al ili kiel enigi datumojn en tabelon estos multe pli facile ol instrui al ili kiel labori kun iuj specialigitaj. programo kiel 1C.
La datumoj enigitaj en la tabeloj ŝanĝiĝas en reala tempo, tio estas, en ajna momento vi povas vidi la situacion de la kompanioj, sekureco estas enkonstruita, vi povas limigi la aliron al iuj personoj.
Evoluo de arkitekturo kaj datumstrukturo
La ludĉambro de infanoj disponigas plurajn bazajn servojn.
- Norma vizito - kiam kliento aĉetas tempon pasigitan en la ludĉambro de siaj infanoj.
- Kontrolita vizito - kiam kliento aĉetas tempon pasigitan en la ludĉambro de siaj infanoj kaj pagas kroman por superrigardo. Tio estas, la kliento povas forlasi la infanon kaj iri pri sia komerco, kaj la ĉambro-laboristo rigardos kaj ludos kun la infano dum la foresto de la gepatro.
- Malferma naskiĝtago — la kliento luas apartan tablon por manĝo kaj sidiggastoj kaj pagas por norma vizito al la ludĉambro, dum la ĉambro funkcias kiel kutime.
- Fermita naskiĝtago — la kliento luas la tutan ejon; dum la luperiodo la ĉambro ne akceptas aliajn klientojn.
Gravas, ke la posedanto sciu kiom da homoj vizitis la ĉambron, kian aĝon ili havis, kiom da tempo ili elspezis, kiom da mono ili gajnis, kiom da elspezoj estis (ofte okazas, ke la administranto bezonas aĉeti ion aŭ pagi). por io, ekzemple, liveraĵo aŭ akvo), Kiom da naskiĝtagoj estis?
Kiel ĉiu IT-projekto, mi komencis pripensante la arkitekturon de la estonta sistemo kaj ellabori la datumstrukturon. Ĉar la edzino respondecas pri la komerco, ŝi scias ĉion, kion ŝi bezonas vidi, kontroli kaj regi, do ŝi agis kiel la kliento. Ni kune faris cerbumon kaj ellaboris postulojn por la sistemo, surbaze de kiuj mi pripensis la funkciojn de la sistemo kaj kreis la jenan strukturon de dosieroj kaj dosierujoj en Google Drive:
La dokumento "Resumo" enhavas ĝeneralajn informojn pri la kompanio: enspezoj, elspezoj, analizoj
La Elspezoj-dokumento enhavas informojn pri la monataj elspezoj de la kompanio. Por pli granda travidebleco, dividita en kategorioj: oficejaj elspezoj, impostoj, personaj elspezoj, reklamaj elspezoj, aliaj elspezoj.
Monataj elspezoj
Resuma tabelo de elspezoj por la jaro
La Enspeza dosierujo enhavas 12 dosierojn de Google Sheets, unu por ĉiu monato. Ĉi tiuj estas la ĉefaj labordokumentoj, kiujn dungitoj plenigas ĉiutage. Ili enhavas devigan panelan langeton kaj langetojn por ĉiu labortago. La klapeto de panelo montras ĉiujn necesajn informojn por la nuna monato por rapida kompreno de aferoj, kaj ankaŭ permesas al vi agordi prezojn kaj aldoni servojn.
Langeto Panelo
Ĉiutaga langeto
En la procezo de komerca disvolviĝo, pliaj bezonoj komencis aperi en formo de rabatoj, abonoj, aldonaj servoj kaj eventoj. Ni ankaŭ efektivigis ĉion ĉi laŭlonge de la tempo, sed ĉi tiu ekzemplo montras la bazan version de la sistemo.
Kreado de funkcieco
Post kiam mi eltrovis la ĉefajn indikilojn, ellaboris la arkitekturon kaj datuman interŝanĝon inter entoj, mi komencis efektivigon. La unua afero, kiun mi faris, estis krei Google Sheet-dokumenton en mia Enspeza dosierujo. Mi kreis du langetojn en ĝi: panelo kaj la unua tago de la monato, en kiuj mi aldonis la sekvan tabelon.
Ĉefa laborfolio
Ĉi tiu estas la ĉefa laborfolio, kun kiu laboros la Administranto. Li nur bezonas plenigi la postulatajn kampojn (ruĝe markitajn), kaj la sistemo aŭtomate kalkulos ĉiujn necesajn indikilojn.
Por redukti enigajn erarojn kaj oportunon, la kampo "Vizita Tipo" estis efektivigita kiel falliston de la provizitaj servoj, kiujn ni povas redakti sur la panela paĝo. Por fari tion, ni aldonas datuman konfirmon al ĉi tiuj ĉeloj kaj indikas la gamon de kiu preni la datumojn.
Por malpliigi homan eraron en kalkuloj, mi aldonis aŭtomatan kalkulon de la horoj, kiujn la kliento pasigis en la ĉambro kaj la monsumon ŝuldata.
Por fari tion, la Administranto devas simple marki la alventempon (kolumno E) kaj elirtempon (kolumno F) de la kliento en la formato HH: MM. Por kalkuli la tutan tempon, kiun kliento pasigas en la ludĉambro, mi uzas ĉi tiun formulon:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Por aŭtomate kalkuli la monsumon por uzado de servoj, ni devis uzi pli kompleksan formulon, ĉar la prezo de horo povas varii laŭ la tipo de servo. Sekve, mi devis ligi la datumojn al la tabelo de servoj sur la panela paĝo per la funkcio QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Krom la ĉefaj agoj, mi aldonis pliajn funkciojn por forigi nedeziratajn IFERROR aŭ ISBLANK-erarojn, kaj ankaŭ la funkcion ROUNDDOWN - por ne ĝeni la malgrandajn aferojn, mi rondigis la finan kvanton malsupren, al la kliento.
Krom la ĉefa enspezo (lua tempo), en infana ludĉambro estas plia enspezo en formo de servoj aŭ vendo de ludiloj, kaj dungitoj faras kelkajn malgrandajn elspezojn, ekzemple, pagante por trinkakvo aŭ aĉetante dolĉaĵojn por komplimentoj, ĉio ĉi ankaŭ devas esti konsiderata.
Tial mi aldonis du pliajn tabelojn, en kiuj ni registros ĉi tiujn datumojn:
Por faciligi labori kun la signoj, mi kolorigis ilin kaj aldonis kondiĉan formatadon al la ĉeloj.
La ĉefaj tabloj estas pretaj, nun vi devas meti la ĉefajn indikilojn en apartan tabelon, por ke vi klare vidu kiom vi gajnis en tago kaj kiom da ĉi tiu mono estas en la kaso kaj kiom estas sur la karto.
Por sumi la monon laŭ pagospeco, mi denove uzis la funkcion QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Fine de la labortago, la administranto bezonas nur duoble kontroli la enspezon kaj ne devi fari manan rekalkulon. Ni ne devigas homon fari plian laboron, kaj la posedanto povas rigardi kaj kontroli la situacion iam ajn.
Ĉiuj necesaj tabeloj estas pretaj, nun ni nur duobligos la langeton por ĉiu tago, numeros ĝin kaj ricevos la jenon.
Bonege! Preskaŭ ĉio estas preta, restas nur montri ĉiujn ĉefajn indikilojn por la monato sur la langeto de panelo.
Por akiri la totalan enspezon por la monato, vi povas skribi la sekvan formulon
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kie D1 estas la ĉelo kun ĉiutaga enspezo, kaj '1', '2' kaj tiel plu estas la nomo de la langeto. Tute same mi ricevas datumojn pri pliaj enspezoj kaj elspezoj.
Por klareco, mi decidis montri la totalan profiton laŭ kategorio. Por fari tion, mi devis fari kompleksan elekton kaj grupigon de ĉiuj langetoj, kaj poste filtri kaj forigi malplenajn kaj nenecesajn liniojn.
Profito laŭ kategorio
La ĉefa enspeza kontada ilo estas preta, nun ni nur duobligos la dosieron por ĉiu monato de la jaro.
Post kiam mi kreis ilon por kontado kaj kontrolado de enspezoj, mi ekkreis elspeztabelon, en kiu ni konsideros ĉiujn monatajn elspezojn: luo, etato, impostoj, aĉeto de varoj kaj aliaj elspezoj.
En la nuna jara dosierujo, mi kreis dokumenton de Google Sheet kaj aldonis 13 langetojn, instrumentpanelon kaj dek du monatojn al ĝi.
Langeto Panelo
Por klareco, en la klapeto de panelo mi resumis ĉiujn necesajn informojn pri financaj elspezoj por la jaro.
Kaj en ĉiu monata langeto mi kreis tabelon, en kiu ni konservos ĉiujn kontantajn elspezojn de la kompanio laŭ kategorioj.
Monato langeto
Ĝi montriĝis tre oportuna, nun vi povas vidi kaj kontroli ĉiujn elspezojn de la kompanio, kaj se necese, rigardi la historion kaj eĉ fari analizojn.
Ĉar informoj pri enspezoj kaj elspezoj troviĝas en malsamaj dosieroj kaj ne estas tre oportune kontroli, mi decidis krei unu dosieron, en kiu mi kompilis ĉiujn koncernajn informojn necesajn por la posedanto por kontroli kaj administri la kompanion. Mi nomis ĉi tiun dosieron "Resumo".
Pivota tablo
En ĉi tiu dosiero mi kreis tabelon, kiu ricevas monatajn datumojn de tabeloj, por tio mi uzis la norman funkcion:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kie mi pasas la dokumentidentigilon kiel la unuan argumenton, kaj la importitan gamon kiel la duan parametron.
Poste mi kompilis la jaran bilancon: kiom estis gajnita, kiom estis elspezita, kia estis la profito, profito. Vidigis la necesajn datumojn.
Kaj por komforto, por ke la komercisto povu vidi ĉiujn datumojn en unu loko kaj ne trakuri dosierojn, mi integris la kapablon elekti ajnan monaton de la jaro kaj montri ŝlosilajn indikilojn en reala tempo.
Por fari tion, mi kreis ligon inter monato kaj dokumentidentigilo
Poste mi kreis falliston per "Datumo -> Datuma Valido", specifis la gamon de la ligo kaj agordis importadon per dinamika ligo al la dokumento.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")konkludo
Kiel vi povas vidi, plibonigi la procezojn en via komerco ne estas tiel malfacila kiel ĝi ŝajnas, kaj vi ne bezonas havi superajn kapablojn por fari ĝin. Kompreneble, ĉi tiu sistemo havas multajn mankojn, kaj dum la komerco kreskas, estos neeble uzi ĝin, sed por malgranda komerco aŭ komence kiam provas hipotezon, ĉi tio estas bonega solvo.
Ĉi tiu ludĉambro laboras pri ĉi tiu solvo dum la tria jaro, kaj nur ĉi-jare, kiam ni jam klare komprenas ĉiujn procezojn, ni konas nian klienton kaj la merkaton. Ni decidis krei plentaŭgan interretan komercan administran ilon.
PS
Uzi Google Sheets por kontroli vian komercon ne estas tre oportuna, precipe de via telefono. Do mi faris , kiu montras ĉiujn ŝlosilajn komercajn indikilojn en reala tempo en oportuna formato
fonto: www.habr.com