Saluton al ĉiuj, mia nomo estas Konstantin Kuznetsov, mi estas la ĉefoficisto kaj fondinto de RocketSales. En la IT-kampo, estas sufiĉe ofta rakonto kiam la evolufako vivas en sia propra universo. En ĉi tiu universo, estas aerhumidigiloj sur ĉiu labortablo, amaso da aparatoj kaj purigiloj por ekranoj kaj klavaroj, kaj, plej verŝajne, sia propra tasko kaj projekt-administra sistemo.
Kio estas la granda afero?
Eble por iuj ĝi estas nenio. Sed ni renkontis problemon. Ni konstruas kaj aŭtomatigas vendajn sistemojn, efektivigas CRM kaj kreas nuban infrastrukturon por komerco. Krom la fakoj pri disvolviĝo kaj produktado, klientprojektoj ofte inkluzivas merkatistojn, vendistojn, revizorojn kaj aliajn dungitojn. Kaj ni komencis pensi pri kiel organizi efikan projekt-administran procezon.
Se la procezo de disvolviĝo kaj produktado estas organizita en platformo kiel Jira aŭ GitLab, tiam neniu krom evoluo komprenas kio estas kio. Por impliki triapartan dungiton en projekto, vi devas renkontiĝi kun li, klarigi la kuntekston, registri la taskon ie, tiam kontroli la gradon de preteco en laborbabiloj, ricevi la rezulton per la babilejo kaj enigi ĝin en Jira. Kaj tiel ĉiufoje.
Disvolviĝo estas fortranĉita de aliaj fakoj de la firmao, ili ne scias kiel impliki nin, kaj ni ne scias ĉu ili bezonas nian partoprenon.
Antaŭ kelkaj jaroj ni malkovris la platformon Asana. En ĉi tiu materialo mi volas rakonti al vi kiel ni organizis la procezon de disvolviĝo kaj produktada administrado por:
- la tuta firmao laboris en ununura ekosistemo,
- ĉiuj havis sufiĉe da funkcieco,
- eblis taksi la koston de ĉiu projekto en horoj kaj mono,
- laboro kun klientoj estis longdaŭra: ne en la kadro de unu tasko, sed en la kadro de tuta projekto kun konstanta restarigo de ideoj.
Iom pri konatiĝo kun Asana
Mi pasigis 10 jarojn serĉante oportunan programaron por administrado de projektoj. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 kaj dekduoj da aliaj taskospuriloj ne trapasis la fortoteston. Tiam mi trovis Asana. Kaj ĉio funkciis.
Laŭ nia opinio, ĉi tio estas la plej bona kaj plej rapide kreskanta platformo por administrado de taskoj kaj projektoj. Hodiaŭ, Asana estas la monda gvidanto en populareco kaj kontento de uzantoj. Ĉi tio estas pruvita per la g2-taksa diagramo.
Ni estas ŝatantoj de Asana, ni eĉ atestiĝis povi efektivigi ĝin por niaj klientoj.
Mi mallonge priskribos la procezon de vendo ĝis projektefektivigo
Ĉar ni vendas IT-servojn, nia funelo estas sufiĉe longa kaj, al la fino, ĝi eniras la produktadon kaj, foje, evoluan fakon.
La venda fako faras normajn manipuladojn: revizio, aprobo de CP, subskribo de interkonsento, translokigo de la transakcio al produktado. Produktado eble ne akceptas la kontrakton: ĝi devas indiki la buĝeton, la daton de transdono al produktado, kaj la laŭtaksa tempofonduso por la efektivigo de la projekto.
Danke al la kombinaĵo amoCRM + Asana, kiam oni transdonas transakcion de la venda fako al produktado kaj reen, laboro ne interrompiĝas ie ajn. Blua indikas la areon de respondeco de la venda fako, oranĝo indikas la produktadsekcion, kaj rozo indikas la disvolvan fakon.
Gravas, ke la disvolva fako, male al la dezajna fako, ne estas implikita en ĉiu projekto. Foje instali sistemon ne postulas kutimajn solvojn.
Do, kiam la administranto akceptis la projekton por produktado, la vendisto iras al Asana per 1 klako (ekrankopio). De amoCRM, la projekto estas aŭtomate kreita en Asana.
Tasko (tasko) kun projektmapo kaj komercaj proponoj estas aŭtomate kreita sur la komuna klienta projekttabulo. Ĉiuj klientoj kiuj estas nuntempe en produktado estas montritaj ĉi tie. Ĉi tie respondeca manaĝero estas nomumita, limdatoj estas fiksitaj, la speco de laboro estas elektita kaj taskaj statusoj estas ŝanĝitaj.
La administranto povas lanĉi iun ajn el la proponitaj aŭtomataj komercaj procezoj en la tasko:
- Trovu/Kreu Klientan projekton + Aligu taskon tie
- Plenigu la taskon per transakciaj informoj
- Kreu interkonsenton el la nuna tasko
La projekto estas plenigita kun ĉiuj datumoj specifitaj en amoCRM. Depende de la speco de servo, aro de subtaskoj estas tuj kreita por efektivigi la realajn blokojn de laboro. La projektestro restas malkomponi detalajn taskojn, atribui respondecojn kaj limdatojn.
Ĉi tiu estraro helpas alpreni novajn projektojn. Sed monitori la aktualajn statusojn kaj la ĉeeston de projektoj en risko pri ĝi estas maloportuna.
Kiel ni grupigas la taskojn kaj projektojn de klientoj
De la ĝenerala estraro de ĉiuj projektoj, la administranto aldonas la projekton al 3 pliaj tabuloj:
- la persona tabulo de kliento;
- biletujo de aktivaj klientoj;
- biletujo de administranto.
Ni eltrovu kial ni bezonas ĉiun el la estaĵoj.
En la ekrankopio vi vidas la persona tabulo de kliento.
Kial ĉi tiu tabulo?
Antaŭe, ni pensis laŭ taskoj. Mi plenumis la taskon kaj iris fari alian. Montriĝis, ke ni faris por la kliento ĝuste la kvanton da laboro, kiun li petis. Sed ni volis konstrui longdaŭrajn rilatojn, do ni malproksimiĝis de laborado kun taskoj al laborado kun klientoj.
Ni certigas noti ĉiujn ideojn por plibonigoj por la kliento. Eĉ se ĝi estas penso hazarde ĵetita en la aeron de la kliento, ni fiksas ĝin kaj finas ĝin. Jen kiel restarigo de taskoj formiĝas; laboro kun la kliento ne finiĝas.
Kio estas sur ĉi tiu tabulo?
Nia Asana estas konektita al pluraj servoj:
- CRM-sistemo (por interagado kun la venda fako),
- TimeDoctor (por tempospurado),
- ERP-sistemo (por aldoni ĉiujn datumojn en ununura interfaco).
Ni enkondukis rapidan rimedan kontrolpanelon en Asana. Vi montras al la telero super la tasko kaj vidu kiu laboris pri la tasko kaj kiom longe, kaj kian gratifikon ili gajnis.
La laboro de la produktadsekcio estas taksita laŭhoro, do estis grave por ni strikte kontroli kiom da tempo ĉiu dungito pasigis solvante klientajn problemojn.
Kio estas la avantaĝoj de uzado de tabulo?
Kiel rezulto, en la ERP-sistemo ni vidas Raporto pri projekto. Transakcia stato, projektpartoprenantoj, projektbuĝeto, nombro da laboritaj horoj kaj limdatoj.
Ni povas antaŭdiri la koston de similaj disvolvaj projektoj, KPI-kalkuloj iĝas absolute travideblaj kaj ne estas loko por iluzioj, ke evoluo daŭras nur kelkajn horojn. Se necese, ni ĉiam havas interfacon, kiun ni povas montri al la kliento por raporti.
Asana Tekoj
Ĉi tiu funkcio estas efektivigita en Asana dum longa tempo. Sed ni ne tuj aprezis ĝin. Komence, ni simple kolektis ĉiujn projektojn de niaj administrantoj en biletujojn. Rezultis, ke dum sia tempo ĉe la kompanio Denis Kiselev laboris kun 61 klientoj.
Estas mojose scii, sed ne sufiĉe por pravigi la tempon pasigitan por kolekti ĝin. Kaj ni gajnis sur teko. Ĉio ŝanĝiĝis kiam ni egaligis projekton en Asana al unu transakcio en la CRM-sistemo.
Antaŭe, la administranto abonis ĉiujn projektojn kaj ricevis sciigojn pri ĉiuj ŝanĝoj en la Enirkesto (sciigo-fluo). Ĉiu statusa ĝisdatigo kaj nova komento estis montritaj en la feed, komencante per la plej nova. Lunde, la administranto sidiĝis kaj plenumis taskojn el la enirkesto sinsekve. Oni ne parolis pri prioritatoj, kaj foje gravaj taskoj neniam estis atingitaj.
Nun ekzistas biletujo de dungitoj kaj biletujo de projekt-fako. En la unua, la manaĝero administras siajn projektojn, la dua donas al la manaĝero kontrolfunkcion koncerne la nunan laborŝarĝon de ĉiuj dungitoj.
Portfolio de la fako de dezajno
En la ekrankopio vi povas vidi projektojn ordigitaj laŭ dungito.
Unufoje semajne, la projektestro ĝisdatigas la statuson de ĉiu projekto. Skribas tion, kio estis farita pasintsemajne kaj kio estas planita por la venonta semajno. Agordas unu el tri etikedoj: sub kontrolo, en risko, estas problemoj.
La administranto povas rapide taksi:
- nuna kvanto de klientoj en la fako de dezajno,
- nombro da projektoj en laboro por ĉiu manaĝero,
- nombro da posttempaj taskoj pri projektoj,
- ĉeesto de problemoj kaj la bezono partopreni en projektoj,
- projektaj templimoj, tempo elspezita, funela stadio kaj projektprioritato.
Portfolioj ankaŭ helpas nin pri raportado. Post ĝisdatigo de la projekta stato, raporto pri la finita kaj planita laboro estas aŭtomate sendita al la klienta babilejo.
La biletujo de la dungito
Eĉ la estro de la fako de dezajno havas sian propran biletujon. Se, pah-pah-pah, li forigas sian aŭtoritaton, la nova persono vidos ĉiujn projektojn sub sia kontrolo, kiujn li devas daŭre kontroli.
Liniaj dungitoj ankaŭ aprezis la oportunon de ŝarĝoplanado en la biletujo. En la langeto "Ŝargi", Asana analizas la volumon de taskoj konsiderante limdatojn kaj avertas ĉu dungito planis troan volumon de taskoj. Vi povas ŝanĝi limdatojn kaj ĝustigi detalojn sen forlasi ĉi tiun langeton.
Solvo de cimoj kaj kutima disvolviĝo
Ni havas apartan teamon respondecan pri evoluo. Kiel parto de komerca procezo, ĝi ricevas taskojn de du tipoj:
- cimo,
- nova evoluo.
Cimoj estas kontrolitaj, taksitaj pri kritikeco kaj translokigitaj al laboro de la teknika subtena servo.
Disvolvaj taskoj venas aŭ de la interna produkta restarigo de la firmao aŭ de la projektestro se ekzistas responda peto de la kliento.
La disvolva procezo, ĝenerale, aspektas tiel.
Taskoj falas sur la evolutabulo en Asana. Jen ŝi.
La taskdirektoro elektas la tipon "Cimo" aŭ "Trajto", fiksas la gradon de kritiko, indikas la klienton kaj la internajn fakojn de la kompanio, kiujn la tasko influas. Kiam la tasko plenumas ĉiujn postulojn de la internaj regularoj, la direktoro alklakas la fulman ikonon en la supra trinkejo super la tasko kaj lanĉas la aŭtomatan komercan procezon "Taksi en evoluo".
La estro de la disvolva fako ricevas sciigon pri nova tasko por taksado, kaj la tasko mem estas movita al aparta samnoma estraro dum la daŭro de la taksado.
Post taksado, la administranto movas la taskon al sprint responda al la monato de planita kompletigo. Taskoj ĉiam estas sur pluraj tabuloj samtempe:
- sur la persona tabulo de la projektestro,
- sur la teknika subtena tabulo,
- sur la evolutabulo.
Ĉiuj partoprenantoj kaj dungitoj monitorantaj la taskon vidas la progreson de la tasko, ricevas sciigojn kaj faras diskutojn rekte en la komentoj al la tasko. Kiam tasko estas finita, la projektestro aŭ respondeca teknika subtena specialisto "prenas" ĝin al sia flanko por daŭrigi labori pri la projekto.
Kio okazis kiam ni alportis la evoluajn kaj produktadajn fakojn reen en ununuran medion kun la teamo?
Antaŭ ĉio, klientprojektoj fariĝis pli longperspektivaj. Pro la senĉese replenigita restaro, la averaĝa fakturo pliiĝis.
Due la kvalito de projektoj multe pliboniĝis, ĉar la disvolva fako povus demandi demandojn al merkatado, vendo, kontado, ktp iam ajn. Ni povis ĝustatempe ligi la necesajn kompetentecojn de la teamo kaj oferti solvojn de tute alia nivelo.
Trie, dungitoj, manaĝeroj kaj klientoj ricevis plenan travideblecon en planitaj kaj finitaj taskoj. Ni lernis kiel ADMINISTRI projektojn kaj rimarkis, ke tio estas absolute teknika procezo, el kiu la homa faktoro povas esti preskaŭ tute forigita.
Kvare, la teamo fariĝis pli unuiĝinta. Antaŭe, dungitoj havis malmulte da ideo, kion faras la mitaj fakoj pri disvolviĝo kaj produktado.
Nun, vidante la procezon de disvolviĝo kaj teknika agordo de sistemoj:
- la venda fako trovas en ĝi ideojn kaj inspiron pri kiel vendi,
- komercistoj regule prenas utilan enhavon por afiŝoj, artikoloj, poziciigado kaj reklamaj tekstoj,
- administrantoj analizas klientajn bezonojn kaj konduton, alĝustigante strategion.
La rezulto estis gajna-gajna-gajna transformo en kiu ni, niaj klientoj kaj niaj partneroj profitis. Mi ĝojus, se vi dividus vian opinion en la komentoj: ĉu estis io utila en mia artikolo kaj kiajn projekt-administrajn metodojn vi uzas en evoluo!
fonto: www.habr.com