Mi provis sisteme administri taskojn, verŝajne 20-25 fojojn. Kaj ĉiu provo malsukcesis, kiel mi nun komprenas, pro du kialoj.
Unue, por rezervi tempon por administrado de taskoj, vi devas kompreni kial tio estas farita.
Vi komencas administri taskojn, pasigas tempon pri tio, faras malpli da taskoj, ĉio ĉi komencas amasiĝi - en la nomo de kio?
Ajna laboro estas malfacile konduki, kiam oni ne komprenas kial. "Ordo de vivo" ne estas la plej taŭga celo, ĉar "ordigo de vivo" estas iom malklara fenomeno. Sed "malpliigi maltrankvilon per redukto de la nivelo de necerteco" estas multe pli specifa kaj pli bona celo, pri kiu tute eblas pasigi unu horon tage.
Due, ĉiuj metodaroj, kiujn mi legis, priskribas tuj la finan staton de la procezo. "Vi devas preni ToDoIst, dividi ĝin en projektojn, integri ĝin kun kalendaro, revizii taskojn por la semajno, prioritati ilin..." Estas malfacile komenci fari tuj. Kiel en programaro-disvolviĝo, mi kredas ke oni devus uzi - ripete.
Tial mi trarigardos miajn "ripetojn", kaj eble en la sama formo ĝi estos utila al vi. Finfine, kial ne uzi la majajn feriojn por eklabori uzante novan (relative) paradigmon?
Kaj kiel mi venis al ĉi tio, vi povas legi .
Trello, kelkaj listoj
Ni kreas nur 4 listojn, uzas la labortablon kaj moveblajn aplikaĵojn.
Listoj:
- Kazoj - ĉiujn taskojn, kiuj venas al la menso, skribu ĉi tie. Kaj skribu ĝin tuj kiam ili venas al la menso. Eltiri la rubon estas defio. "Lavi la telerojn" estas tasko. "Asigni planan kunvenon" estas tasko. Nu, kaj tiel plu. Eĉ la plej evidentaj kaj/aŭ gravaj aferoj povas esti forgesitaj se io subite okazas aŭ nur havas malfacilan tagon.
- Taskoj por hodiaŭ - ĉiuvespere mi transdonas taskojn de la tabulo "Fingendaj" al la tabulo "Fingendaj por hodiaŭ". Se vespere iuj el la kazoj restos tie, tio estas normala, pli pri tio ĉi sube. Kun la tempo, vi komencas kompreni kiom da taskoj povas esti en la listo, por ke la plej multaj el ili estu faritaj en la planita tago.
- Farita hodiaŭ. Ĉi tiu tabulo estas la ĉefa maniero redukti la maltrankvilon "Mi faris nenion hodiaŭ" kaj bona maniero por plu pripensi mem-organizadon. Mi notas ĉi tie ĉiujn taskojn, kiujn mi faris hodiaŭ, eĉ ne el la listo de planitaj. "Mi telefonis al Vasja pri la dokumentoj," li skribis. "Ili petis min subskribi paperojn," li skribis. "Ni diskutis la kontrakton kun Anton," li skribis. Tiel, ĝis la fino de la tago, vi komprenos, pri kio vi efektive pasigis tempon kaj kion vi ne povus fari el ĉi tiuj taskoj nur por plenumi la planon.
- Farita - Listo de ĉiuj plenumitaj taskoj. Komence aŭ fino de la tago, mi movas ilin de Farita Hodiaŭ al Farita. Fakte, ĉi tio estas tia rubujo, en kiu vi simple povas trovi plenumitajn taskojn, kaj tial bezonas regulan purigadon.
Trello, "mini-kalendaro"
Iam, evidentiĝas, ke iuj taskoj estas precize ligitaj en tempo, kaj vi ne volas forgesi ilin dum la semajno por ne plani ion alian por ĉi tiu tempo. La kalendaro ĉiam estis malfacila por mi, do mi aldonis plurajn tabulojn kun la nomoj "Tendaĵoj por lundo", "Tendaĵoj por mardo", ktp, en kiuj mi komencis enmeti tempbazitajn taskojn.
Tiel, kiam homoj demandas min, "Ĉu ni povas paroli ĵaŭdon je la 16:00?" - Mi nur iras al la konvena tabulo kaj vidas kion ni skribis tie por ĉi tiu tempo. Kaj ni ne devas forgesi transdoni taskojn inter listoj ĝustatempe dum la semajno: ekzemple "aĵoj por ĵaŭdo" kun la komenco de ĵaŭdo - al "aĵoj por hodiaŭ".
Kial ne kalendaro? Por mi estas terure malfacile uzi du ilojn samtempe. Se mi uzas kalendaron por ĉi tio, mi devos eniri ĝin, plenigi ĝin, eniri ĝin regule por kontroli ĉu mi forgesis ion...
Je ĉi tiu punkto mi venis al la limoj de Trello. La ĉefa problemo estis, ke pli ol 50 taskoj estis registritaj ĉiutage, kaj estis sufiĉe granda aro da taskoj ligitaj kaj al la ĝenerala listo kaj al listoj ligitaj al tagoj. Kiel mi povas kompreni, ke mi jam skribis la taskon, kiun mi devas fari? Duplikatoj komencis aperi. Kiel samtempe prioritatigi ĉiujn taskojn por unu el la projektoj? Kiel vi lasas aliajn homojn vidi viajn kalendarajn planojn?
Mi bezonis sistemon kiu, konservante relativan facilecon:
- Povus grupigi taskojn laŭ projektoj.
- Havu kalendaran referencon (farota morgaŭ), kaj aŭtomate transdonu ĝin al taskoj por hodiaŭ, kun la komenco de la tago.
- Integriĝu kun Google-kalendaro.
Jen kie mi revenis al ToDoist, kaj en ĉi tiu etapo ĝi montriĝis la plej taŭga solvo.
Nuna fadeno en ToDoist
Inbox
Mi skribas ajnajn envenantajn taskojn en Enirkesto, kiujn mi provas analizi tuj. Analizo signifas:
- Determinante la daton, kiam la tasko estos plenumita (por mallongaj taskoj, mi plej ofte fiksas Hodiaŭ, kaj vespere mi komprenas kiam, fakte, ĝi povas esti farita).
- Difino de la projekto al kiu la tasko povas esti atribuita (por statistiko kaj la kapablo iel ŝanĝi la prioritaton de ĉiuj taskoj en la projekto).
Taskoj kiuj venas al la menso kaj kiuj ne devas esti faritaj en proksima estonteco eniras en projektojn Nekategoriita Persona (“prenu kalikojn en la aŭto”) kaj Nekategoriita Laboro ("pensu pri kiam ni povas aranĝi PR-strategisesion"). En ToDoist, vi povas asigni ripetiĝantajn taskojn: do ĉiusemajnfine mi havas taskon "Annalizi Nekategoriitan Personan", kaj ĉiun lundon - "Annalizi Nekategoriitan Laboron".
Kalendara integriĝo
ToDoist integriĝas perfekte kun la Google-kalendaro, kaj en ambaŭ direktoj. Mi dividas mian kalendaron kun miaj kolegoj por ke ili povu vidi kiam ili ne povas atingi min certe.
Samtempe, taskoj de la kalendaro estas translokigitaj en la kontraŭa direkto: Mi povas diri "Serge, rigardu mian tempon vendrede kaj notu tie kunvenon", kiu aperos kaj en la kalendaro kaj en ToDoist. Do, fakte, mi unue ekuzis la kalendaron, dum mi ne bezonas krei eventojn en ĝi.
Pritrakti nefunkciantajn envenantajn taskojn
Mi ne perforte rapidas fari taskojn tuj, krom tiuj taskoj, kie la fajro estas evidenta. "Ni urĝe bezonas kontakti la administradon de la kompanio ABC, ĉar la servilo malfunkcias, sed ne ekzistas respondo de ĝiaj dungitoj" - evidente brula tasko, kiu ne povas esti prokrastita, sed "Zhenya, ĉu mi povas voki vin nun por paroli pri unu nova projekto” fariĝas “Horaro kiam vi povas paroli al X pri Y”, kiu jam fariĝos tasko “Diru al X, ke ni povas paroli tiam” kaj tasko “Parolu al X pri Y”, jam ligita al tempo. Preskaŭ ĉiu envenanta tasko iĝas "Horaro ..." unue.
Prioritatigo de taskoj
Ĉiuj taskoj inkluzivitaj en la tago ne estas plenumitaj. Observante min, mi rimarkis la jenon (ĉiu nombro estos malsama, sed la ĉefa afero estas veni al konkludoj).
- Por ĉiutage, mi skribas ĉirkaŭ 50-70 taskojn.
- Komforte por mi mem (sen senti sin tute laca fine de la tago) mi povas fari ĝis 30 taskojn.
- Farinte ĝis 50 taskojn, mi laciĝos, sed ne kritike.
- Mi povas fini 70 taskojn, sed post tio mi apenaŭ eliros el la "labormaniulo", mi apenaŭ ekdormos kaj ĝenerale mi ne estos socia.
Surbaze de ĉi tio, mi decidas kion fari hodiaŭ. ToDoist havas prioritaton de ĉiu tasko, do matene mi elektas la kritikajn taskojn por plenumi, kaj mi kompletigas la reston laŭ mia kapablo kaj deziro. Ĉiutage mi transdonas ĉirkaŭ 40-20 taskojn al la sekva: kio estas interesa estas, ke la taskoj por la sekva tago denove fariĝas 60-70.
Konservado de statistikoj
Mi ege volas kompreni ĝenerale kiom da tempo oni hodiaŭ pasigis pri laborrilataj aferoj, kaj pri kiuj. Por tio mi uzas la aplikaĵon , kiu estas kaj sur la telefono kaj la tekokomputilo, kaj Google Maps Location History (jes, mi ne estas paranoja).
Ni loĝas ekster la urbo, do la tempo pasigita sur la vojo povas esti bone utiligita. Nun, kiam mi ne estas laca, mi aŭskultas aŭdlibrojn survoje por iel uzi ĉi tiujn 40 minutojn.
Mi ankoraŭ ne agregas la datumojn, kreante specon de persona Data Lake; Kiam venos la tempo, mi atingos ĝin.
Ne estos konkludo
- La vivo de moderna homo estas granda fluo de envenantaj taskoj. Ĝi ne eblos redukti; Vi devas lerni kiel administri ĉi tiun fluon.
- Plejparto de la zorgoj estas de la necerteco de la estonteco. Se ni komprenas, kio atendas nin en la venontaj tagoj, estos signife malpli da angoro.
- Por ĉi tio, vi povas pasigi tempon por organizi vian tagon. Mi scias, kio okazos hodiaŭ, kio okazos morgaŭ, kaj mi ne forgesas pri tiuj taskoj, pri kiuj mi antaŭe forgesis.
- Taskspurado ne estas celo en si mem, sed, se vi ŝatas, maniero de memedukado. Aferoj, kiuj antaŭe estis tro maldiligentaj por fari aŭ aferoj, kiujn la manoj neniel povis atingi, fariĝas multe pli facile. Multaj homoj (mi inter ili) ĝenerale sentas sin pli bone kiam taskoj estas fiksitaj el la ekstera mondo. Taskspurado estas maniero agordi taskojn por vi mem kaj lerni vivi viajn dezirojn.
- Laboro ne estas celo en si mem. La celo estas organizi vian laborhoraron tiel, ke vi havas antaŭvideblan liberan tempon, kiam vi povas prizorgi vin mem, vian familion kaj viajn interesojn.
fonto: www.habr.com