Hemos escrito varias veces sobre cómo nuestras tecnologías ayudan e incluso a procesar información de cualquier tipo de documentos y a ingresar datos en los sistemas contables. Hoy hablaremos sobre cómo implementamos en el mayor proveedor de calefacción y agua caliente en Moscú.
Imagínese en el lugar de un contable común. Entendemos que no es fácil, pero intente imaginarlo. Cada día recibe una gran cantidad de facturas de papel, albaranes, certificados, etc. Y especialmente muchas – en los días previos a la entrega de informes. Todos los datos y montos deben ser verificados rápida y cuidadosamente, reescritos e ingresados en el sistema contable, realizar transacciones manualmente y archivar documentos para presentarlos a tiempo a los auditores internos, la agencia tributaria, los organismos reguladores de tarifas y otros. ¿Es difícil? Pero esta es una práctica empresarial de muchos años que existe en muchas compañías. Junto con MOEK, hemos simplificado este trabajo laborioso y lo hemos hecho más conveniente. Si le interesa saber cómo fue, bienvenido al contenido.
En la foto – la central térmica TETs-21 de Moscú, el mayor productor de energía térmica en Europa. El calor producido en esta estación es suministrado por MOEK a 3 millones de residentes del norte de Moscú. .
MOEK tiene en Moscú una docena y media de sucursales. Estas gestionan 15,811 km de redes de calefacción, 94 estaciones térmicas y calderas, 10,000 puntos térmicos y 24 estaciones de bombeo, y también construyen y establecen nuevos sistemas de calefacción. La empresa realiza numerosas compras y servicios para sus actividades operativas: . La documentación en cada unidad que inicia la compra es gestionada por empleados especializados: curadores de contratos.
¿Cómo funciona la formalización de contratos en una gran empresa? Cuando los curadores cierran un contrato, reciben de los contrapartes muchos documentos importantes: albaranes, actos de prestación de servicios, facturas, certificados, entre otros. Normalmente, el curador escanea los documentos comerciales y luego adjunta las copias al pedido en el sistema de gestión de recursos corporativos. El controlador financiero verifica manualmente todos los datos. Después de esto, el curador lleva los documentos originales a la contabilidad. O lo hace un mensajero, lo que puede retrasar el traslado de documentos — de varias horas a un par de días.
Y todo estaría bien, pero, como en muchas otras empresas:
- Los documentos pueden llegar a la contabilidad unos días antes de la entrega de informes. Entonces, los contables tienen que pasar días y noches en el lugar de trabajo. Necesitan verificar manualmente si todas las facturas, albaranes, etc., están completados correctamente. Luego, si todo es correcto, el empleado vuelve a introducir los datos en el sistema contable y realiza los asientos. A pesar de esto, el 90% del tiempo del contable se consume en la reescritura de datos — los detalles, montos, fechas, números de nomenclatura, etc. Esto genera un riesgo de cometer errores.
- Los documentos pueden llegar ya con errores. A veces faltan algunas facturas o certificados. A veces esto se descubre en los últimos días antes de la entrega de informes. Debido a esto, los plazos para la aprobación de documentos pueden retrasarse.
- Después de realizar los asientos, los contables guardan los albaranes, facturas y actos en archivos desordenados en papel y electrónicos. ¿Por qué esto causa dificultades? Por ejemplo, MOEK trabaja con tarifas, por lo que debe informar regularmente sobre sus gastos a los organismos de poder ejecutivo. Y cuando llega una nueva auditoría estatal o fiscal a la contabilidad, los empleados tienen que buscar documentos durante mucho tiempo.
Así lucía antes el esquema de trabajo de la contabilidad de MOEK:
MOEK fue la primera en la industria energética en decidir reestructurar y simplificar este esquema, para cerrar acuerdos más rápido y entregar informes, evaluar mejor los cambios del mercado en las compras y planificar su estrategia financiera. Cambiar por sí solo un esquema de trabajo establecido durante años no fue fácil, por lo que la empresa decidió transformarlo junto a un socio: ABBYY.
Hecho.
El equipo de especialistas de ABBYY implementó en MOEK una plataforma universal para el procesamiento inteligente de información. y configuró:
- descripciones flexibles (plantillas de extracción de datos) para el procesamiento de documentos. Hemos hablado en detalle sobre qué es y para qué sirve en Habr. y MOEK procesa más de 30 tipos de documentos (por ejemplo, actas de equipos instalados o actas de comisiones) y extrae más de 50 atributos de ellos (número de documento, monto total con IVA, nombre del comprador, vendedor, contratista, cantidad de productos, etc.);
- un conector para realizar verificaciones y exportar datos, que conectó ABBYY FlexiCapture, SAP y OpenText. Gracias al conector, se posibilitó la verificación automática de datos de pedidos y contratos según diferentes catálogos. De esto hablaremos a continuación;
- la exportación de documentos a un archivo electrónico basado en OpenText. Ahora todos los escaneos de documentos se almacenan en un solo lugar;
- borradores de asientos contables en SAP ERP con enlaces a escaneos de documentos.
Luego, los empleados de ABBYY y MOEK desarrollaron un formulario de búsqueda para que el contable pudiera encontrar en segundos facturas importantes en el archivo electrónico por cualquier atributo y presentarlas para auditorías fiscales.
La búsqueda es posible mediante 26 criterios diferentes (la imagen es clickeable):
Después de que MOEK probó exitosamente todo el sistema, se puso en marcha. Todo el proyecto, incluyendo acuerdos, aclaraciones y ajustes, se realizó en 10 meses.
Esquema de trabajo después de la implementación de ABBYY FlexiCapture:
¿Te parece que nada ha cambiado? Sí, el proceso empresarial sigue siendo el mismo, solo que ahora una gran parte de las funciones las realiza una máquina.
¡Asiento, realiza!
¿Y cómo están las cosas ahora? Supongamos que el curador del contrato recibió un conjunto de documentos iniciales para una transacción de suministro de bombas para una central eléctrica, o, por ejemplo, la construcción de redes térmicas. El especialista ya no necesita verificar la integridad y el contenido de los documentos, llamar a un mensajero y enviar los documentos originales a contabilidad. El curador simplemente escanea el conjunto firmado de documentos iniciales, y luego se encargan las tecnologías.
A través del sistema de escaneo de red, el empleado envía escaneos en formato TIFF o PDF a su carpeta temporal o a su correo electrónico. Luego, abre la estación web de entrada ABBYY FlexiCapture y selecciona el tipo de conjunto de documentos para su procesamiento. Por ejemplo, "compra de trabajos/servicios con remuneración a agente", "recepción de recursos materiales (MR)" o "registro de activos".
El tipo de conjunto determina la cantidad y los tipos de documentos y datos que el sistema debe clasificar, reconocer y verificar.
El curador carga los escaneos para su reconocimiento. El sistema verifica automáticamente la presencia de todos los documentos, el contenido de cada papel, y en el servidor se lleva a cabo el reconocimiento de los detalles: fecha del contrato, monto, dirección, NIF, CIF y otros datos. Por cierto, MOEK es la primera empresa energética en Rusia que utiliza este enfoque.
Si el curador no ha cargado todos los documentos o si en algún albarán faltan datos, el sistema lo detecta y le solicita al empleado que corrija el error:
El sistema da un aviso y solicita añadir los documentos faltantes (aquí y en adelante, las capturas de pantalla son clicables):
El sistema ha notado que el documento está vencido:
Así, el empleado ya no necesita determinar si el documento está correctamente elaborado. Si todo es correcto, en la estación web de entrada se realizan automáticamente la mayoría de las verificaciones de datos. Basta con ingresar el número de pedido indicado en SAP ERP. Después de esto, se realiza la comparación de los datos reconocidos con la información procesada en SAP: NIF y CIF del contraparte, números y montos del contrato, IVA, nomenclatura de bien o servicio. El procesamiento y la verificación de un documento tarda solo un par de minutos.
Por los detalles – NIF y CIF – se puede seleccionar de un directorio la empresa necesaria:
Si en la factura o en el albarán hay un error, el documento no pasará la exportación al archivo. Por ejemplo, si el documento ha sido incorrectamente redactado o uno de los caracteres ha sido mal reconocido, el sistema señalará esto y pedirá al empleado que corrija todas las inexactitudes. Tomemos un ejemplo:
El sistema ha detectado que la sociedad anónima "Vasilok" no está en la lista de proveedores de MOEK.
Esto permite a los empleados rastrear errores incluso antes de que el documento llegue a la contabilidad.
Si todas las verificaciones se realizan con éxito, se envía una copia escaneada del documento al archivo electrónico OpenText con un solo clic, y en SAP aparecen un enlace y una tarjeta con sus metadatos. El contable o el responsable siempre pueden ver en el archivo electrónico la lista de documentos del pedido necesario y la información sobre quién, en qué plazos y con qué resultado se han procesado los documentos.
Petr Petrovich echó un vistazo al archivo electrónico,...
…para ver quién había subido los documentos del pedido Nº 1111.
Después de exportar los datos y escaneos desde ABBYY FlexiCapture, aparece un borrador de la entrada contable en SAP con datos precompletados y enlaces a las imágenes escaneadas de los documentos.
Borrador de entrada contable:
Luego, el contable recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al borrador finalizado y los escaneos. El especialista ya no tiene que lidiar con el papel. Solo le queda verificar en los escaneos el monto total de la transacción, la existencia del sello, la firma y realizar la entrada. Ahora el contable tarda menos de un minuto en hacerlo.
Resultados del proyecto
- Con la tecnología de ABBYY, MOEK ha simplificado y acelerado no solo la contabilidad, sino también el control financiero. Para hacer la entrada, los empleados ya no necesitan esperar al mensajero con los originales de los documentos; con un solo clic pueden obtener un escaneo con los datos ya verificados del archivo electrónico. Sin embargo, el documento en papel sigue siendo necesario. Pero ahora se puede enviar a la contabilidad más tarde. Cuando llegue allí, el empleado marcará en el sistema contable la casilla 'Original recibido'.
- Los empleados obtienen de inmediato todos los datos necesarios sobre la transacción de los escaneos, realizan las entradas a tiempo y preparan con antelación todos los documentos para la contabilidad. Ahora no temen ni las auditorías internas ni externas.
- Los contables realizan operaciones financieras 3 veces más rápido, y MOEK cierra el período de informes 10 días antes.
- Todas las sucursales de MOEK almacenan documentos contables en un único archivo electrónico. Gracias a esto, se puede encontrar cualquier factura, contrato o certificado de trabajos realizados, así como cualquier atributo de ellos (sumas, IVA, nomenclaturas de productos o servicios) 4 veces más rápido que antes.
- El sistema procesa más de 2.6 millones de páginas de documentos al año.
En conclusión
MOEK utiliza Han pasado 2 años y, durante este tiempo, he recopilado estadísticas. Resulta que los contadores realizan el 95% de las transacciones sin hacer cambios en los borradores. Lo que significa que tales transacciones podrán ser completamente gestionadas automáticamente en el futuro. Así, este producto se ha convertido prácticamente en el primer paso de la empresa hacia la implementación de elementos de "inteligencia artificial" en sus procesos de negocio: MOEK está desarrollando un programa correspondiente.
Otras empresas rusas también están automatizando el trabajo de contabilidad: lo están haciendo más simple y conveniente. Por ejemplo, utilizando tecnologías de ABBYY, el departamento de control financiero de "" recibe información empresarial importante dos veces más rápido y gasta un 20% menos de tiempo buscando las facturas y albaranes necesarios. Las tecnologías de procesamiento inteligente de información ayudan a los empleados de contabilidad del holding "" a encontrar instantáneamente los documentos financieros necesarios durante las auditorías fiscales masivas. En 2019, los especialistas de la empresa planean procesar alrededor de 10 millones de páginas de documentos.
¿Quieres saber más sobre el proyecto MOEK y ABBYY? El 3 de abril a las 11:00, el subdirector del Centro de Tecnologías de la Información de MOEK, Vladimir Feoktistov, contará los detalles del caso en un . Únete si quieres hacer preguntas.
Elizaveta Titarenko,
editora del blog corporativo de ABBYY
Fuente: habr.com
