Era 2013. Comencé a trabajar en una de las empresas desarrolladoras que crean software para usuarios finales. Me dijeron muchas cosas, pero lo que menos esperaba ver era lo que encontré: 32 máquinas virtuales no utilizadas en un VDS que todavía era indecorosamente caro, tres licencias «libres» de Photoshop, 2 de Corel, potencia de telefonía IP pagada y no utilizada, y una serie de otros pequeños detalles. En mi primer mes, ‘reduje’ la infraestructura en 230 mil rublos, en el segundo casi 150 mil, luego terminó el heroísmo, comenzaron las optimizaciones y al final ahorramos medio millón en seis meses.
La experiencia nos inspiró y comenzamos a buscar nuevas formas de ahorro. Ahora trabajo en otro lugar (adivinen dónde), por lo que con la conciencia tranquila puedo compartir mi experiencia con el mundo. ¡Y ustedes también compartan, hagamos que la infraestructura de TI sea más barata y eficiente!
«Están sacando la última miel de sus gastos en servidores, licencias, activos de TI y subcontratación», gruñía el director financiero pidiendo planificación y presupuestación.
1. Sea un aguafiestas: planifique y presupuesté.
La planificación del presupuesto del entorno de TI de su empresa es una tarea aburrida, y la aprobación puede ser incluso peligrosa a veces. Pero el mero hecho de tener un presupuesto casi garantiza que esté protegido de:
- recortes en el gasto para el desarrollo del parque de equipos y software (aunque a veces hay optimizaciones trimestrales, allí se puede defender su posición).
- insatisfacción del director financiero o de la contabilidad en el momento de la compra o alquiler de otro elemento de infraestructura.
- ira del líder debido a gastos no planificados.
Es necesario elaborar un presupuesto no solo en grandes empresas, sino en prácticamente cualquier empresa. Reúna los requisitos de software y hardware de todos los departamentos, calcule las capacidades necesarias, tenga en cuenta la dinámica del cambio en el número de personal (por ejemplo, si su centro de llamadas o soporte aumenta en temporada alta y disminuye en temporada baja), justifique los gastos y elabore un plan de presupuesto desglosado por períodos (idealmente, por meses). De esta manera, sabrá exactamente cuánto dinero obtendrá para sus tareas que consumen recursos y optimizará los costos.
2. Utilice el presupuesto correctamente.
Una vez que el presupuesto ha sido aprobado y firmado, surge la tentación de redistribuir los gastos y, por ejemplo, invertir todo el presupuesto en un servidor costoso que permita desplegar todo el DevOps con monitoreo y gateways 🙂. En este caso, puede que se queden sin recursos para otras tareas y terminen excediendo el presupuesto. Por lo tanto, enfóquense exclusivamente en las necesidades reales y en las tareas comerciales que requieren capacidades computacionales.
3. Moderniza los servidores a tiempo
Los servidores físicos obsoletos, al igual que los virtuales, no aportan nada a la organización: generan inquietudes en términos de seguridad, velocidad e inteligencia. Estás gastando más tiempo, esfuerzo y dinero compensando la funcionalidad faltante, solucionando problemas de seguridad y aplicando parches para mejorar la velocidad. Por eso, actualiza tus recursos físicos y virtuales; por ejemplo, puedes hacerlo ahora mismo con nuestra oferta. , los precios no son motivo de vergüenza en Habr.
Por cierto, me he encontrado en varias ocasiones con situaciones en las que un servidor físico en la oficina era una decisión completamente injustificada: la mayoría de las pequeñas y medianas empresas pueden resolver todas sus tareas en capacidades virtuales y ahorrar mucho dinero.
4. Optimiza el trabajo de los usuarios comunes
Inculca a todos tus usuarios el hábito de ahorrar electricidad y utilizar la infraestructura de manera responsable. Aquí hay ejemplos de consumo excesivo típico del lado del usuario:
- Instalar programas de software innecesarios bajo el principio de «para todo el departamento» — los usuarios piden instalar software como el del vecino, porque lo necesitan o simplemente se genera una solicitud del tipo «7 licencias de Photoshop para el departamento de diseño». En este caso, en el departamento de diseño trabajan cuatro con Photoshop, mientras que los otros tres son diseñadores que lo utilizan una vez cada seis meses. En este caso, sería mejor adquirir 4 licencias y resolver 1-2 tareas al año con la ayuda de colegas. Pero más a menudo, esto ocurre con software de oficina (en particular, el paquete MS Office, que todos necesitan en su totalidad). En realidad, la mayoría de los empleados pueden arreglárselas con editores de código abierto o con Google Docs práctico.
- Los usuarios consumen recursos virtuales y, metódicamente, agotan toda la capacidad arrendada; por ejemplo, a los testers les gusta crear máquinas virtuales sobrecargadas y olvidarse de apagarlas, y los desarrolladores tampoco se abstienen de hacerlo. La receta es simple: al irse, apague todo 🙂
- Los usuarios utilizan los servidores de la empresa como un almacenamiento global de archivos: suben fotos (en RAW), videos, publican gigabytes de música, los más atrevidos incluso pueden crear un pequeño servidor de juegos en los recursos laborales (esto lo criticamos en el portal corporativo de manera humorística — funcionó muy bien).
- Los empleados, caros en todos los sentidos, traen software pirata al trabajo, y aquí están, las multas, problemas con la policía y los proveedores. Trabaje con accesos y políticas, porque de todos modos lo traerán, incluso si intenta hacer discursos emotivos en la cafetería corporativa y escribir carteles motivacionales.
- Los usuarios creen que tienen derecho a exigir cualquier herramienta que les convenga. Así, en mi arsenal tenía el alquiler de Trello, Asana, Wrike, Basecamp y Bitrix24. Porque cada gerente de proyecto elegía el producto que le resultaba más cómodo o familiar para su departamento. Al final, había 5 soluciones en soporte, 5 precios diferentes, 5 facturas, 5 mercados diferentes y ajustes, etc. Ninguna integración, unificación o automatización continua — solo un dolor cerebral continuo. Al final, tras un acuerdo con el director general, cerré la tienda, elegí Asana, ayudé a migrar datos, entrené a colegas difíciles y ahorré bastante, incluyendo esfuerzo y nervios.
En resumen, converse con los usuarios, enséñeles, realice sesiones informativas y aspire a facilitar tanto su trabajo como el suyo. Al final, ellos le agradecerán por el orden en los asuntos, y los directivos — por la reducción de costos. Bueno, y probablemente, ustedes, mis estimados profesionales de Habr, hayan notado que la solución a los problemas mencionados es nada menos que la formación de la seguridad de la información corporativa. Un agradecimiento especial al administrador de sistemas (no se puede agradecer a uno mismo…).
5. Combine soluciones en la nube y de escritorio.
En general, dado que trabajo en un proveedor de hosting y al final del artículo tengo muchas ganas de hablarles sobre una increíble venta de capacidades de servidores para empresas de cualquier tamaño, debería agitar la bandera y gritar '¡Todos a la nube!'. Pero entonces pecaría contra mi calificación de ingeniero y parecería un comercial. Por eso los invito a abordar el tema con sensatez y a combinar soluciones en la nube y de escritorio. Por ejemplo, pueden alquilar un sistema CRM en la nube como servicio (SaaS), que según el folleto cuesta 1000 rublos por usuario al mes — una verdadera ganga (dejaré de lado el tema de la implementación, ya se ha hablado de esto en Habr). Entonces, durante tres años, para 10 empleados gastarían 360,000 rublos; para 4, 480,000; para 5, 600,000; etc. Al mismo tiempo, pueden implementar un CRM de escritorio, pagando licencias competitivas (+100 a los ahorros) por aproximadamente 250,000 rublos y mantenerlo como el mismo Photoshop. A veces, el beneficio en un período de 2 a 5 años realmente impresiona.
Y por el contrario, a menudo las tecnologías en la nube les permiten ahorrar en hardware, salarios de ingenieros, cuestiones de protección de datos (pero en realidad, no escatimen en esto), escalabilidad. Es fácil conectar y desconectar recursos en la nube; los gastos en la nube no se contabilizan como costos de capital de la empresa; en general, hay muchas ventajas. Elijan soluciones en la nube cuando esto sea justificado desde el punto de vista de escalabilidad, rapidez y flexibilidad.
Hagan cálculos, combinen y elijan las combinaciones ganadoras; no les daré una receta universal, son diferentes para cada negocio: algunos rechazan completamente la nube, mientras que otros construyen todo su negocio en la nube. Por cierto, nunca se nieguen a las actualizaciones de software (incluso las de pago); por lo general, los desarrolladores de software de aplicación para negocios lanzan versiones más estables y funcionales.
Y otra regla para el software: desháganse del software antiguo que aporta menos de lo que consume en mantenimiento y soporte. Ya hay un análogo en el mercado.
6. Eviten la duplicación de software
Ya he hablado sobre cinco sistemas de gestión de proyectos en mi zoológico de TI, pero quiero destacar uno por separado. Si han desistido de cierto software y han elegido uno nuevo, no olviden dejar de pagar por el anterior. Si han encontrado nuevos servicios de hosting, cancelen el contrato con el antiguo proveedor, a menos que tengan razones especiales. Monitoreen los perfiles de uso del software por parte de los empleados y desháganse de programas no utilizados y duplicados.
Es ideal tener un sistema de monitoreo y análisis del software instalado, ya que así podrán ver las duplicaciones laborales y los problemas de forma automática. Cabe mencionar que este tipo de trabajo ayuda a la empresa a evitar la duplicación y repetición de datos; a veces, la búsqueda de quién cometió un error toma demasiado tiempo.
7. Peinen la infraestructura aplicada y la periferia
¿Quién cuenta esos consumibles? Cartuchos, memorias USB, papel, cargadores, SAI, impresoras y discos, entre otros. Y es un error no hacerlo. Comiencen con el papel y las impresoras: analicen los perfiles de impresión y establezcan una red de impresoras o MFP con acceso público. Se sorprenderán de cuánto papel y cartuchos se pueden ahorrar y de cuánto se reduce el costo de imprimir una hoja. Y no, esto no es una actitud mezquina; es la optimización de un proceso importante. Nadie prohíbe imprimir trabajos de curso y ensayos en equipo de oficina, pero imprimir libros que daría pena comprar o que no se quiere leer en pantalla es excesivo.
Además, siempre tengan un stock de consumibles que compran a proveedores con descuento, para que en caso de problemas con la tecnología no tengan que comprar a precios exorbitantes en la tienda de tecnología más cercana. Monitoreen la depreciación y el desgaste, lleven un registro y formen un fondo de reemplazo; por cierto, es recomendable tener un fondo de reemplazo también para el equipo de oficina básico. Simplemente porque no los elogiarán por las paradas en el trabajo; también es una pérdida de dinero, especialmente en empresas comerciales y de servicios.
En cuanto a la infraestructura aplicada, hay dos principales artículos de gasto: internet y comunicación. Al elegir un proveedor, observe las ofertas de paquetes, lea las notas al pie en las tarifas, y preste atención a la calidad de la comunicación y el SLA. Algunos administradores deciden no complicarse y compran, por ejemplo, telefonía IP en un paquete con un PBX de pago, para el cual también se requiere una suscripción mensual. No se desanime, compre solo el tráfico y aprenda a trabajar con Asterisk: es lo mejor que se ha creado en el ámbito de los PBX y una solución casi sin problemas para las tareas empresariales de pequeñas y medianas empresas (si tiene manos hábiles).
8. Documente y cree instrucciones para los empleados
Esto es pereza y es necesario. En primer lugar, le será más fácil trabajar; en segundo lugar, la adaptación de los nuevos empleados será fluida. Finalmente, usted mismo sabrá que su infraestructura es actual, integral y está en perfecto estado. Elabore instrucciones de seguridad, manuales breves para los usuarios, preguntas frecuentes, y describa las reglas y normas para el uso del equipo de oficina. Una instrucción tangible es mucho más convincente que las palabras, siempre se puede consultar. De este modo, puede enviar un enlace al documento en cualquier pregunta relevante y no aceptar el argumento de 'No me advirtieron'. Así podrá ahorrar significativamente en la corrección de errores.
9. Utilice servicios de subcontratistas
Incluso si tiene un departamento de TI completo en su empresa o, por el contrario, una infraestructura pequeña, no es una vergüenza utilizar los servicios de subcontratistas. ¿Por qué no obtener servicios de grandes profesionales especializados en algo complejo, por poco dinero, es decir, sin tener que contratar a un especialista a tiempo completo? Externalice parte del DevOps, el mantenimiento de la impresión, la administración de un sitio web cargado, si tiene uno, soporte y centro de llamadas. Su valor no disminuirá por esto; al contrario, obtendrá experiencia adicional en la interacción con contratistas externos.
Si su gerente considera que la subcontratación es costosa, simplemente explíquele cuánto tendrá que pagar a un especialista dedicado. Funciona de verdad.
10. No se involucre en el código abierto y en su desarrollo
Soy ingeniero, fui desarrollador en el pasado y creo firmemente que el open source salva al mundo: ¿qué vale todo, desde bibliotecas y sistemas de monitoreo hasta sistemas de gestión de servidores? Pero si su empresa decide comprar CRM, ERP, ECM, etc. de código abierto, o si su jefe grita en una reunión que debe desarrollar su facturación a la carrera, salve el barco, se está dirigiendo hacia los arrecifes. Aquí están los argumentos con los que debe respaldarse ante un director inspirador con la mirada encendida:
- El open source tiene un mal soporte si es un repositorio público o es muy caro de mantener si es open source de empresas (SGBD, paquetes de oficina, etc.) — literalmente, pagará por cada pregunta, solicitud y ticket;
- Un especialista interno para implementar un producto open source interno será muy costoso debido a su rareza;
- Las modificaciones de open source pueden estar muy limitadas por conocimientos, habilidades o incluso por licencias;
- Con open source no podrá iniciar durante mucho tiempo y le será muy complicado adaptarlo a los procesos de negocio.
¿Vale la pena mencionar que el desarrollo propio es una actividad muy larga y costosa? Basado en mi experiencia, lleva al menos tres años tener un prototipo funcional que cumpla con los requerimientos del negocio y que permita a los usuarios trabajar en él. Y eso, si cuenta con un buen equipo de programadores (puede consultar los salarios en 'Mi círculo' — las conclusiones son evidentes).
Así que seré banal y me repetiré: considere todas las opciones.
Entonces, resumiré brevemente para asegurarme de que no he olvidado nada:
- cuente el dinero — compare diferentes opciones, tome en cuenta factores, compare;
- intente reducir el tiempo de mantenimiento y la capacitación de los usuarios, disminuya el riesgo de 'intervención de un necio';
- intente consolidar e integrar tecnologías — una arquitectura sólida y la automatización integral son la solución;
- invierta en el desarrollo de IT, no viva con tecnologías obsoletas — estas le chuparán dinero;
- relacione la demanda y el consumo de recursos de IT.
Puede preguntar: ¿por qué ahorrar el dinero de otros si la empresa paga? ¡Pregunta lógica! Pero su capacidad para optimizar costos y gestionar activos de IT eficazmente es principalmente su experiencia y su característica como profesional. Todos aquí podemos hacer maravillas con materiales a mano 🙂
En como una excelente oportunidad para actualizar los recursos virtuales. Visítanos, mira, elige: solo queda un poco de tiempo hasta el 30 de abril.
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Fuente: habr.com
