En el siglo XX, la vida y el trabajo de las personas seguían un plan. En el trabajo (simplificando, se puede imaginar una fábrica), las personas tenían un plan claro para la semana, el mes, e incluso el año. Simplificando: tenías que fabricar 20 piezas. Nadie vendría a decir que ahora necesitabas hacer 37 piezas, y además escribir un artículo reflexionando sobre por qué la forma de esas piezas es precisamente esa — y preferiblemente para ayer.
En la vida cotidiana de las personas era más o menos así: los imprevistos eran realmente imprevistos. No había teléfonos móviles, no podías recibir una llamada de un amigo pidiéndote «venir urgentemente a ayudar a resolver un problema», vivías en un mismo lugar prácticamente toda tu vida («mudarse era como un incendio»), y ayudar a tus padres generalmente significaba «venir en diciembre por una semana».
En estas condiciones se formó un código cultural, donde te sentías satisfecho si habías cumplido todas las tareas. Y esto era real. No cumplir con todas las tareas era una desviación de la norma.
Ahora todo es diferente. La herramienta de trabajo se ha convertido en la inteligencia, y en los procesos laborales es necesario usarla en diferentes facetas. Un gerente moderno (especialmente un alto ejecutivo) enfrenta docenas de tareas de diferentes tipos a lo largo del día. Y lo principal: gestionar la cantidad de «mensajes entrantes» es algo que una persona no puede hacer. Nuevas tareas pueden cancelar tareas antiguas, cambiar su prioridad, modificar la formulación misma de las tareas anteriores. En estas condiciones, formular un plan con anticipación y luego ejecutarlo por etapas es prácticamente imposible. No puedes, ante una tarea que acaba de surgir «tenemos una solicitud urgente de la agencia tributaria, hay que responder hoy, de lo contrario habrá multa», decir «lo programaré para la siguiente semana».
¿Cómo vivir con esto — para que quede tiempo para la vida fuera del trabajo? ¿Y se pueden aplicar algunos algoritmos de gestión en la vida cotidiana? Hace 3 meses cambié radicalmente todo mi sistema de establecimiento de tareas y control sobre ellas. Quiero contar cómo llegué a esto y qué resultados obtuve. La obra se dividirá en 2 partes: en la primera — un poco sobre, si se puede expresar así, la ideología. Y la segunda — completamente sobre la práctica.
Creo que el problema para nosotros no radica en que haya muchas más tareas. El problema es que nuestro código sociocultural todavía está configurado para cumplir con "todas las tareas planificadas para hoy". Nos preocupamos cuando los planes se rompen, nos preocupamos cuando no cumplimos con todo lo que estaba planeado. Mientras tanto, las escuelas y universidades siguen funcionando bajo el mismo código anterior: hay un conjunto determinado de clases, hay tareas claramente planificadas, y se forma en la cabeza del niño un modelo que supone que la vida seguirá siendo así. Si imaginamos una versión rígida, en realidad, en tu clase de inglés empiezan a hablar sobre geografía, la segunda clase en lugar de cuarenta minutos dura una hora y media, la tercera clase se cancela, y en la cuarta, a mitad de la lección, te llama tu madre y urgentemente te pide que compres y traigas productos a casa.
Este código sociocultural hace que una persona espere poder cambiar el flujo entrante —y así establecer su vida, mientras que la vida descrita anteriormente es anormal, ya que no hay un plan claro.
Esa es la principal problemática. Debemos darnos cuenta y aceptar que no podemos controlar la cantidad de mensajes entrantes, solo podemos gestionar cómo nos relacionamos con ellos y cómo, en realidad, los procesamos.
No debemos preocuparnos por los nuevos y nuevos pedidos de cambios en los planes: ya no trabajamos en máquinas (con raras excepciones), las cartas no tardan un mes en llegar (sí, soy optimista), y el teléfono fijo se ha convertido en un anacronismo. Por lo tanto, necesitamos cambiar el proceso de manejo de mensajes y aceptar la vida actual tal como es, reconociendo que el antiguo código sociocultural ya no funciona.
¿Qué podemos hacer para que sea más fácil? Es muy difícil "hacer un buen sitio web", pero con un pliego de condiciones claro (o al menos con una descripción más clara de la tarea establecida) lograr el resultado correcto (y en general, lograr algún resultado) se vuelve mucho más sencillo.
El mejor ejemplo es el mío, así que intentaré descomponer mis deseos. Me queda claro que no se está gestionando adecuadamente la planificación de la vida y el trabajo: ahora es "malo", y quiero que se convierta en "bueno".
¿Qué significa «malo» y «bueno» a un «alto» nivel de descomposición?
Malo: siento ansiedad por la incertidumbre sobre si podré hacer todo lo que prometí a otras personas o a mí mismo, me frustra no poder avanzar en las tareas que he planeado desde hace tiempo, ya que tengo que posponerlas debido a tareas urgentes, o porque son demasiado complicadas para abordar; no puedo dedicarme a todo lo que me interesa, ya que gran parte del tiempo lo consume el trabajo y la vida cotidiana, es negativo porque no puedo pasar tiempo con la familia y descansar. Un punto aparte: no estoy en un modo de cambio constante de contexto, lo que en gran medida causa todo lo mencionado anteriormente.
Bueno: no siento ansiedad porque sé en qué estaré ocupado en el futuro cercano, la ausencia de esta preocupación me permite disfrutar mejor mi tiempo libre, no siento una fatiga regular (la palabra “constante” no me parece adecuada, es realmente regular), no tengo que estar inquieto y cambiar de foco ante cualquier comunicación entrante.
En general, muchas de las cosas que he descrito anteriormente se pueden resumir con una simple frase: «reducción de la incertidumbre y lo desconocido».
Así, la tarea técnica se convierte en algo como:
- Modificación del proceso de manejo de tareas entrantes — de modo que el contexto cambie.
- Trabajar con un sistema de gestión de tareas — de modo que al menos los asuntos actuales e ideas no se olviden y sean procesados en algún momento.
- Regulación de la previsibilidad del mañana.
Antes de cambiar algo, debo entender qué puedo cambiar y qué no.
La tarea complicada y enorme es entender y aceptar que no puedo cambiar el flujo entrante y que este flujo es parte de mi vida, en la que me encuentro por voluntad propia; las ventajas de esta vida superan las desventajas.
Quizás, a un primer nivel de resolución del problema, deberías preguntarte: ¿realmente quieres estar en el lugar en el que te encuentras en la vida, o deseas algo diferente? Y si sientes que deseas algo diferente, entonces, posiblemente, vale la pena trabajar en esto paralelamente con un psicólogo/psicoanalista/terapeuta/gurú/llámalos como quieras, ya que esta pregunta es tan profunda y seria que no entraré en ello.
Así que estoy donde estoy, me gusta, tengo una empresa de 100 personas (siempre quise hacer negocios), hago un trabajo interesante (se trata de interactuar con personas, incluidas las metas laborales — siempre me ha interesado la «ingeniería social» y la tecnología), el negocio está basado en «resolver problemas» (siempre me ha gustado ser un «fixer»), estoy bien en casa. Me gusta estar aquí, excepto por los «efectos secundarios» mencionados en la parte de lo «malo».
Dado que me gusta este tipo de vida, no puedo cambiar (excepto al delegar tareas, como se menciona a continuación) el flujo de entradas, pero puedo cambiar su procesamiento.
¿Cómo? Soy partidario del concepto de que hay que ir de lo pequeño a lo grande — primero resolver los problemas más acuciantes, que se pueden solucionar con cambios simples, y avanzar hacia cambios mayores.
Todos los cambios que he realizado se pueden agrupar en tres direcciones; las enumeraré de cambios simples (para mí) a complejos:
1. Procesamiento y conservación de tareas.
Nunca he podido manejar correctamente agendas en papel (y aún no puedo), escribir y formular una tarea — es algo muy complicado para mí, y sentarme regularmente en algún gestor de tareas es aún más difícil.
Lo acepté, y mi concepto principal era que las tareas que tengo en la cabeza son las más importantes.
El procesamiento de tareas para mí se daba de la siguiente manera:
- tarea que recuerdo — hacerla cuando tenga tiempo;
- tarea entrante — si se hace rápido, realizarla inmediatamente al recibirla; si se demora — prometer que lo haré;
- tareas que olvidé — hacer solo cuando me lo recuerdan.
Esto se vivió más o menos bien durante un tiempo, hasta que las «tareas que olvidé» se convirtieron en un problema.
El problema se presentó en dos formas:
- Prácticamente todos los días llegaban tareas olvidadas que debían hacerse para hoy (lo duro que me acabó de matar — un mensaje de texto de la oficina de ejecución sobre el embargo de fondos de cuentas por una multa de tráfico antes de volar a los Estados Unidos y la necesidad urgente de averiguar si me dejarían salir).
- Un gran número de personas considera inapropiado preguntar nuevamente sobre una solicitud y lo guardan para sí mismos. Las personas se ofenden si olvidas algo, si es una petición personal; y si es una petición laboral, termina convirtiéndose en un incendio que debe resolverse hoy (ver punto uno).
Había que hacer algo al respecto.
Aunque me resultaba extraño, empecé a anotar todas mis tareas. Realmente todas. Tuve la suerte de pensarlo por mi cuenta, pero en general, toda la idea se relaciona mucho con el concepto. .
La primera etapa fue simplemente descargar todas las tareas de mi mente a un sistema muy simple que me resultara fácil. Resultó ser. : la interfaz es muy rápida, el procedimiento para crear una tarea es mínimo en tiempo, hay una aplicación sencilla para el teléfono (después cambié a Todoist, pero eso lo mencionaré en la segunda parte técnica).
Gracias a Dios, llevo 10 años, de una forma u otra, involucrado en la gestión en TI y entiendo que "crear una aplicación" es una tarea condenada, al igual que "ir al médico". Por eso empecé a descomponer las tareas en acciones más pequeñas.
Entiendo claramente que soy una persona muy dependiente de la retroalimentación positiva, que en forma de "mira cuánto has hecho hoy" puedo dármela yo mismo (si lo veo). Así, la tarea de "ir al médico" se convierte en las tareas de "elegir a qué médico ir", "elegir un momento para ir al médico", "llamar y pedir cita". Al mismo tiempo, no quiero presionarme: cada una de las tareas se puede realizar en uno de los días de la semana y estar contento de haber completado alguna etapa de la tarea.
El punto clave: descomposición de las tareas y anotación de las tareas en forma de acciones cortas.
Mientras la tarea esté en tu cabeza, mientras pienses que debes completarla en algún momento, no estarás tranquilo.
Si además no está escrita y la olvidas, sufrirás cuando la recuerdes y te des cuenta de que la olvidaste.
Esto aplica a todas las tareas, incluidas las cotidianas: ir al trabajo y recordar en el camino que olvidaste sacar la basura no es lo ideal.
Esos sentimientos simplemente no son necesarios. Por eso, comencé a anotar absolutamente todas las tarea.
El objetivo es que, después de entrenarme para descargar todas (absolutamente todas) las tareas a cualquier rastreador, el siguiente paso sea dejar de pensar en las tareas anotadas en mi mente.
Cuando comprendes que todo lo que pensaste hacer está anotado y que tarde o temprano te ocuparás de ello, la preocupación desaparece, al menos para mí.
Dejas de inquietarte por recordar en medio del día que querías cambiar las bombillas en el pasillo, hablar con un empleado o escribir un documento (y te lanzas a escribirlo de inmediato).
Al minimizar la cantidad de tareas olvidadas (en este contexto, no anotadas), reduzco la preocupación que surge cuando recuerdo esas mismas tareas olvidadas.
No se puede anotar y recordar todo, pero si antes había 100 tareas, en cierto momento quedan 10, y simplemente hay menos 'incidentes' de preocupación.
El punto clave: anotamos todo, absolutamente todo, incluso si estamos seguros de que lo recordaremos.
No se puede recordar todo: por absurdo que parezca, anoto todo, hasta 'sacar a pasear al perro'.
¿Qué he logrado de esta manera? La preocupación ha disminuido al no estar constantemente temeroso de olvidar algo (revisando en mi mente planes, tareas, promesas, etc.), y en general, ha desaparecido esa necesidad de 'pensar en qué más podría haber prometido'.
2. Disminución de la reactividad.
No podemos reducir el flujo entrante, pero podemos cambiar la forma en que reaccionamos ante él.
Siempre he sido una persona reactiva y disfrutaba de ello. Respondía inmediatamente a la solicitud de alguien para hacer algo por teléfono, intentaba cumplir las tareas planteadas en la vida o en casa de inmediato, y en general era muy rápido, disfrutando de esto. No es un problema, pero se convierte en uno cuando esa reacción se convierte en un instinto. Dejas de distinguir dónde realmente se necesita tu atención en este momento y dónde las personas pueden esperar.
El problema es que esto también genera sensaciones negativas: por un lado, si no logré hacer algo o olvidé que prometí reaccionar, me frustraba mucho, aunque por separado esto no era crítico. Se volvió crítico en el momento en que la cantidad de tareas a las que quería reaccionar instintivamente superó las posibilidades físicas de hacerlo.
Comencé a aprender a no reaccionar de inmediato ante las cosas. Al principio, era solo una solución técnica: ante cualquier solicitud entrante como 'por favor, haz esto', 'por favor, ayúdame', 'encontremos un momento' o 'llamémonos', empecé a poner como primera tarea simplemente procesar esta solicitud entrante y planear cuándo la haría, en lugar de reaccionar o incluso analizar cuándo lo haría. Así que la primera tarea en el rastreador ya no es cumplir con lo que me pidieron, sino la tarea de 'leer mañana lo que escribió Iván en Telegram y entender si puedo hacerlo y cuándo lo haré, si puedo'. Lo más difícil aquí es luchar contra los instintos: una gran cantidad de personas, por defecto, piden una reacción rápida, y si estás acostumbrado a vivir en ese ritmo de reacción, te sientes incómodo si no respondes de inmediato a la solicitud de alguien.
Pero ocurrió un milagro: resulta que 9 de cada 10 personas que piden algo 'para ayer' pueden esperar hasta 'mañana', cuando llegues a su asunto, si simplemente les dices que mañana lo harás. Esto, junto con la anotación de tareas y el cumplimiento de las promesas de atenderlas, facilita tanto la vida que te empieza a parecer que ahora vives en un plan estructurado (y puede que así sea). Por supuesto, se necesita un gran entrenamiento, pero, en realidad, en condiciones en las que aceptas para ti mismo esta regla, puedes aprenderlo rápidamente. Y esto resuelve en gran medida los problemas de cambio de contexto y el incumplimiento de los planes establecidos. Intento colocar todas las nuevas tareas para mañana, así como también todas las solicitudes a las que previamente reaccionaba de manera reactiva, y ya mañana por la mañana me ocupo de qué se puede hacer con eso y cuándo. Los planes para 'hoy' se vuelven menos fluidos.
3. Establecimiento de prioridades y manejo de tareas repentinas.
Como dije al principio, acepté para mí mismo que el flujo de tareas de cada día es mayor de lo que puedo cumplir. El conjunto de tareas reactivas sigue existiendo. Por eso, cada mañana reviso las tareas programadas para hoy: cuáles realmente es hora de hacer hoy, cuáles se pueden posponer hasta mañana por la mañana para decidir cuándo es conveniente hacerlas, cuáles deben delegarse y cuáles se pueden eliminar por completo. Pero no se limita a esto.
Una gran frustración surge cuando al final del día te das cuenta de que no completaste las tareas críticas que tenías planeadas. Pero más a menudo esto sucede porque hoy aparecieron tareas no planificadas que, a pesar de mis mejores esfuerzos por posponer mi reacción, debían ser atendidas hoy. Empecé a anotar todas las tareas que realicé durante el día, justo después de completarlas. Al final del día, revisaba la lista de tareas finalizadas. Hablé con un abogado — lo anoté, llamé a un cliente — lo anoté. Sucedió un accidente que requería atención — lo anoté. El taller me llamó y dijo que debía llevar mi coche hoy para que lo repararan para el domingo — lo anoté. Esto me permite entender por qué no llegué a las tareas que me propuse para hoy y no preocuparme por ello (si las tareas inesperadas valían la pena), así como registrar dónde podría haber manejado las tareas entrantes de manera menos reactiva (decirle al taller que no podía y que solo llevaría el coche mañana, y enterarme de que aún podría estar listo para el domingo, incluso entregándolo mañana). Intento anotar absolutamente todas las tareas realizadas, hasta el nivel de "firmé dos documentos de contabilidad" y una conversación de un minuto con un colega.
4. Delegación.
El tema más complicado para mí. Y aquí, de hecho, estoy más dispuesto a recibir que a dar consejos. Solo estoy aprendiendo a manejarlo correctamente.
El problema con la delegación radica en la organización de los procesos de delegación. Donde estos procesos están establecidos, transferimos tareas fácilmente. Donde los procesos no están optimizados, la delegación parece o demasiado lenta (comparado con hacerlo uno mismo), o simplemente imposible (esta tarea nadie más la puede realizar con precisión que yo).
Esta falta de procesos crea un bloqueo en la mente: ni siquiera se me ocurre que podría delegar una tarea. Hace apenas un par de semanas, cuando decidí pasar de Trello a Todoist, me sorprendí a mí mismo trasladando tareas de un sistema a otro durante tres horas, sin siquiera pensar que alguien más podría hacer eso.
El principal experimento para mí en este momento es superar mi propio bloqueo al pedir a las personas que hagan algo en aquellos casos en que estoy seguro de que no estarán de acuerdo o no saben cómo hacerlo. Gastar tiempo explicando. Aceptar que las cosas tomarán más tiempo. Si compartes tu experiencia, estaré muy agradecido.
Trampas
Todos los cambios mencionados anteriormente se describen con recomendaciones técnicas bastante concretas sobre el software, de las cuales hablaré en la siguiente parte, y en esta conclusión mencionaré dos trampas en las que caí durante toda esta reorganización de mi vida.
El concepto de fatiga.
Dado que no trabajamos de manera física, sino mental, surge un problema enorme e inesperado: entender y captar el momento en que empiezas a cansarte. Esto permite descansar a tiempo.
Un trabajador en la línea de montaje no enfrenta este problema en principio. En primer lugar, el sentimiento de fatiga física lo comprendemos desde la infancia, además, es bastante difícil seguir haciendo algo físico cuando el cuerpo no puede. No podemos, después de hacer 10 series en el gimnasio, hacer 5 más "porque es necesario". Esta motivación no funcionará por razones biológicas bastante obvias.
La situación con el pensamiento es algo diferente: no dejamos de pensar. No he investigado este ámbito, pero en general las hipótesis son las siguientes:
- Para una persona que se encuentra en una constante sobrecarga, la fatiga mental no se nota de inmediato. No ocurre como "no puedo pensar más, me tumbaré"; primero afecta el espectro emocional, la capacidad de pensar, y luego la percepción; solo aquí puedes sentir que te ha sobrepasado.
- Para desconectarse del flujo, no basta con dejar de trabajar. He notado que si, por ejemplo, dejo de trabajar, me tumbo y miro el teléfono, leo, veo y aun así mi cerebro sigue funcionando, la fatiga no se va. Realmente ayuda tumbarse y obligarse a no hacer nada en absoluto (incluyendo no tocar el teléfono). Los primeros 10 minutos son muy difíciles para salir del flujo de actividad, los siguientes 10 minutos surgen un millón de ideas sobre cómo hacer todo correctamente, y después de eso, ya es calma.
Es importante y necesario darle descanso al cerebro, y dado que es muy difícil captar este momento, hay que hacerlo simplemente de forma regular.
Tiempo para descansar/vida/familia.
Como ya mencioné, soy dependiente de la retroalimentación positiva, pero puedo generarla yo mismo: es tanto un beneficio como un problema.
Desde que comencé a rastrear todas las tareas, me elogio a mí mismo por las que he completado. En algún momento pasé de un estado de "he organizado mi vida laboral" a "ahora soy un superhéroe y puedo hacer muchas cosas", alcanzando hasta 60 tareas al día.
Equilibré las tareas laborales y domésticas, y aseguré incluir en mi lista diaria también las tareas del hogar, pero el problema radica precisamente en que son tareas. Es imprescindible tener tiempo para descansar y para la familia.
El trabajador es expulsado del taller a las 6, mientras que el empresario también disfruta cuando trabaja. Se presenta el mismo problema que con la imposibilidad de captar el momento de "fatiga mental": en la satisfacción de haber completado tareas, olvidas que, en realidad, necesitas vivir.
Es muy difícil desconectarse del flujo cuando todo funciona y disfrutas de ello, también tienes que obligarte a ello.
La fatiga no viene del deseo de "acostarse", sino del trastorno emocional ("todo te molesta desde la mañana"), la dificultad para procesar información y la reducción de la capacidad para cambiar de contexto.
Es críticamente importante reservar tiempo para descansar, incluso si es muy incómodo. Es importante que esto no te afecte después. No es genial estar feliz con tu productividad durante dos meses, y luego encontrarte en un estado en el que todo te aburre y no puedes ver a las personas.
Al final del día, no vivimos solo por la productividad, hay una inmensa cantidad de cosas interesantes y sorprendentes en el mundo 😉
En general, estas son más o menos mis reflexiones sobre cómo se deben (re)organizar los procesos laborales y no laborales. En la segunda parte, hablaré sobre las herramientas que utilicé para ello y los resultados que logré.
P.D. Este tema resultó ser tan importante para mí, que incluso creé un canal de Telegram separado donde comparto mis pensamientos al respecto, únete a mí —
Fuente: habr.com
