Quiero compartir mi experiencia sobre la evolución del uso de sistemas de bases de datos en la escuela de idiomas en línea GLASHA.
La escuela se fundó en 2012 y al principio contaba con 12 estudiantes, por lo que no había problemas con la gestión de horarios y pagos. Sin embargo, con el crecimiento, desarrollo y la llegada de nuevos estudiantes, surgió la necesidad urgente de elegir un sistema de base de datos.
La tarea consistía en hacer:
- un directorio de todos los clientes (estudiantes), guardando sus nombres, apellidos, horario, datos de contacto y notas;
- una lista similar de profesores con la misma información sobre ellos;
- formar el horario de los profesores en este mismo sistema;
- hacer una generación automática de un registro de clases;
- seguir el historial de clases;
- llevar la contabilidad financiera tanto para los pagos de los presupuestos de los estudiantes como para los pagos a los profesores;
- un esquema para rastrear a los deudores entre los estudiantes;
- una libreta de apuntes para anotar ciertos detalles sobre las lecciones con recordatorios emergentes.
Curiosamente, toda esta compleja contabilidad se logró con la ayuda de Excel.
Además, las hojas de cálculo permitieron combinar los presupuestos de los estudiantes en uno solo (si los miembros pertenecen a la misma familia), fusionar los presupuestos de los profesores (si representan escuelas asociadas), ingresar diferentes coeficientes de pago para los profesores, establecer diferentes precios para los estudiantes, rastrear bonificaciones y penalizaciones para los operadores de la escuela de Skype, y ver la analítica sobre pagos y clases.
Sin embargo, cuando el número de estudiantes aumentó a doscientos y el de profesores a 75, esta funcionalidad, llevada al límite de las capacidades de Excel, dejó de ser conveniente.
En primer lugar, la cantidad de informes se volvió insuficiente para el sistema de gestión; en segundo lugar, la versión offline requería limpieza regular para mantener una alta velocidad de funcionamiento. Además, se necesitaba integración con bots para verificar los espacios libres de los profesores, consultar el saldo a petición de los estudiantes, enviar SMS sobre la cancelación de clases, etc.
Con el tiempo, creamos la aplicación web GLASHA, que básicamente es , que permite planificar la carga de profesores, gestionar horarios personales de clases para estudiantes, así como llevar un control financiero. Gracias a esto, se hicieron disponibles diferentes formas de informes, se eliminó la necesidad de corrección mensual de la base de datos, se creó la opción de un área personal para el cliente y se pueden cargar tareas, pruebas para verificar conocimientos, vincular horarios a la zona horaria de cada estudiante, etc.
Creo que un sistema de planificación así sería útil para optimizar cualquier tipo de negocio.
Fuente: habr.com
