Imagínese que tiene un completo equipo de servidor: varias docenas de acondicionadores de aire, un montón de generadores diésel y sistemas de alimentación ininterrumpida. Para que el «hardware» funcione correctamente, usted verifica regularmente su operatividad y no se olvida del mantenimiento: realiza pruebas de arranque, revisa el nivel de aceite y cambia piezas. Incluso para un solo servidor es necesario almacenar mucha información: el registro del equipo, la lista de consumibles en stock, el calendario de trabajos de mantenimiento, así como los documentos de garantía, contratos con proveedores y contratistas.
Ahora multipliquemos la cantidad de salas por diez. Surgen preguntas logísticas. ¿Dónde almacenar qué en el almacén, para no tener que correr detrás de cada pieza de repuesto? ¿Cómo reabastecer a tiempo para que una reparación no planificada no lo pille desprevenido? Si hay mucho equipo, es imposible mantener todos los trabajos técnicos en la cabeza, y en papel es complicado. Aquí es donde entra en juego el MMS, o sistema de gestión de mantenimiento, que es un sistema para gestionar el mantenimiento del equipo.
En el MMS, elaboramos calendarios de trabajos de mantenimiento y reparación, y almacenamos instrucciones para los ingenieros. No todos los centros de datos cuentan con un sistema así; muchos lo consideran una solución demasiado costosa. Pero, por nuestra experiencia, hemos comprobado que lo importante no es la herramienta, sino el enfoque hacia el trabajo con la información. Nuestro primer sistema lo creamos en Excel y lo perfeccionamos gradualmente hasta convertirlo en un producto de software.
Junto con decidimos compartir nuestra experiencia en el desarrollo de nuestro propio MMS. Mostraré cómo se desarrolló el sistema y cómo ayudó a implementar las mejores prácticas de mantenimiento. Alexey contará cómo heredó el MMS, qué ha cambiado desde entonces y cómo el sistema facilita la vida de los ingenieros en la actualidad.
Cómo llegamos a nuestro propio MMS
Al principio había carpetas. Hace 8-10 años, la información se almacenaba de manera dispersa. Después del mantenimiento técnico, firmábamos actas de trabajos realizados, guardábamos los originales en archivos y las copias escaneadas en carpetas de red. De la misma manera, recopilábamos información sobre las piezas de repuesto: herramientas y accesorios. Se puede vivir así si se establece una estructura y niveles de acceso para esas carpetas.
Pero entonces tiene tres problemas:
- navegación: cambiar entre diferentes carpetas es lento. Si se desea ver las reparaciones para un equipo específico durante varios años, habrá que hacer muchos clics.
- estadísticas: no las tendrá, y sin ellas es difícil predecir cuán rápidamente falla el equipo o cuánto suministro planear para el próximo año.
- oportunidad de respuesta: nadie recordará que las piezas se están agotando y que necesita hacer un nuevo pedido. Además, no es obvio que el mismo equipo está fallando por segunda vez.
Durante un tiempo almacenamos los documentos así, pero luego descubrimos Excel 🙂
MMS en Excel. Con el tiempo, la estructura de la documentación se trasladó a Excel. La base era una lista de equipos, a la cual se vinculaban gráficos de mantenimiento, listas de verificación y enlaces a los informes de trabajo realizados:
En la lista de equipos se indicaron las características principales y su ubicación en el centro de datos:
Resultó ser una especie de navegador desde el cual se puede entender rápidamente qué está pasando con el equipo y su mantenimiento. Si es necesario, desde el gráfico de mantenimiento se puede acceder a informes individuales a través de los enlaces:
Si se mantiene cuidadosamente el documento en Excel, la solución puede ser apropiada para un pequeño servidor. Pero también es temporal. Incluso si usamos un aire acondicionado y hacemos mantenimiento una vez al mes, en cinco años acumularemos cientos de errores y nuestro Excel se sobrecargará. Si agregamos otro aire acondicionado, un generador diésel, un SAI, necesitaremos varias hojas y entrelazarlas. Cuanto más larga sea la historia, más difícil será obtener la información necesaria rápidamente.
El primer sistema 'maduro'. En 2014, pasamos la primera auditoría de Gestión y Operaciones según los estándares de Sostenibilidad Operacional del Uptime Institute. Usamos casi el mismo Excel, pero en un año lo mejoramos considerablemente: añadimos enlaces a instrucciones y listas de verificación para los ingenieros. Los auditores consideraron que este formato era bastante funcional. Pudieron rastrear todas las operaciones con el equipo y comprobar que la información era actual y que los procesos estaban bien estructurados. La auditoría se pasó 'con éxito', obteniendo 92 puntos de 100 posibles.
Surge la pregunta: ¿cómo continuar? Decidimos que necesitábamos un MMS 'serio', revisamos varios programas pagos, pero al final decidimos desarrollar nuestro propio software. Usamos ese mismo Excel como un pliego de condiciones detallado. Éstas eran las tareas que planteamos para el MMS.
Lo que queríamos del MMS
En la mayoría de los casos, MMS es un conjunto de directorios e informes. Nuestra jerarquía de directorios es aproximadamente así:
El primer directorio de nivel superior es la lista de edificios: salas de máquinas, almacenes, donde se encuentra el equipo.
A continuación, está la lista de equipos de ingeniería. La recopilamos según los sistemas:
- Sistema de calefacción y refrigeración: aires acondicionados, chillers, bombas.
- Sistema de suministro eléctrico: UPS, grupos electrógenos, tableros de distribución.
Para cada equipo recopilamos los datos principales: tipo, modelo, número de serie, datos del fabricante, año de fabricación, fecha de entrada en operación, período de garantía.
Una vez que hemos completado la lista de equipos, elaboramos un programa de mantenimiento: cómo y con qué frecuencia realizar el mantenimiento. En el programa de mantenimiento describimos el conjunto de operaciones, por ejemplo: reemplazar esta batería, ajustar el funcionamiento de una pieza específica, etc. Las operaciones se describen en un directorio separado. Si una operación se repite en diferentes programas, no es necesario describirla de nuevo: simplemente tomamos la ya existente del directorio:
Las operaciones 'Cambio de configuración de temperatura' y 'Reemplazo de conexiones rápidas de cables' serán comunes para chillers y sistemas de climatización de un mismo fabricante.
Ahora, para cada equipo podemos crear un cronograma de mantenimiento. Vinculamos el programa de mantenimiento al equipo específico, y el sistema verifica en el programa con qué frecuencia se necesita hacer el mantenimiento, calculando el tiempo de trabajo desde la fecha de entrada en operación:
Automatizar la elaboración de dicho cronograma se puede hacer incluso con fórmulas de Excel.
No es una historia del todo evidente: llevamos un directorio separado de trabajos pendientes. El cronograma está bien, pero todos somos seres humanos y entendemos que cualquier cosa puede suceder. Por ejemplo, un consumible no llegó a tiempo y el mantenimiento debe trasladarse una semana. Esta es una situación normal, siempre que se controle. Mantenemos estadísticas de trabajos pendientes y no ejecutados y tratamos de que las cancelaciones de mantenimiento tiendan a cero.
Además, para cada equipo se lleva un registro de estadísticas de accidentes y reparaciones no programadas. Utilizamos la estadística para planificar compras y detectar puntos débiles en la infraestructura. Por ejemplo, si un compresor se quema tres veces seguidas en el mismo lugar, es una señal para investigar la causa de las averías.
Se ha acumulado una historia de mantenimiento y reparaciones durante 4 años para este aire acondicionado en particular.
El siguiente directorio es - ZIP. En él tenemos en cuenta qué consumibles son necesarios para el equipo, dónde y en qué cantidad se almacenan. También guardamos información sobre los plazos de entrega para planificar mejor las entradas al almacén.
La cantidad de ZIP se calcula a partir de las estadísticas anuales de reparaciones por unidad de equipo. Para todos los ZIP, indicamos un saldo mínimo: cuántas piezas de repuesto son necesarias en cada objeto. Si se agota el ZIP, su cantidad en el directorio se resalta:
El saldo mínimo de sensores de presión alta debe ser al menos dos, pero solo queda uno. Es urgente hacer un pedido.
Cuando llega un lote de ZIP, llenamos el directorio con los datos de la factura y especificamos el lugar de almacenamiento. Rápidamente vemos el saldo actual de esos ZIP en el almacén:
Mantenemos un directorio de contactos por separado. En él ingresamos los datos de proveedores y contratistas que realizan el mantenimiento:
A la tarjeta de cada contratista ingeniero se vinculan certificados y grupos de acceso a la seguridad eléctrica. Al elaborar el calendario, podemos ver quién de los especialistas tiene la autorización necesaria.
A lo largo de la existencia de MMS, el trabajo con las autorizaciones en el sitio ha cambiado. Por ejemplo, se han añadido documentos con instrucciones metodológicas para realizar el mantenimiento. Antes, el conjunto de operaciones se podía resumir en una pequeña lista de verificación, pero en las instrucciones detalladas se prevé todo: cómo prepararse, qué condiciones son necesarias, etc.
Cómo está organizado ahora todo el proceso lo contará un ejemplo de .
Cómo se lleva a cabo el mantenimiento en MMS
Hace mucho tiempo, los trabajos realizados se documentaban ya después de haber sido ejecutados. Simplemente hacíamos el mantenimiento y después firmábamos el acta de trabajos realizados. Así lo hace el 99% de los servidores, pero, por experiencia, esto no es suficiente. Para no olvidar nada, primero formulamos una orden de trabajo. Este es un documento con la descripción de los trabajos y las condiciones para su ejecución. Cualquier mantenimiento y reparación en nuestro sistema comienza con él. Así es como sucede:
- Revisamos los trabajos programados más cercanos en el calendario de mantenimiento:
- Creamos un nuevo permiso de trabajo. Elegimos el contratista para el Mantenimiento Técnico que dirige el proceso de nuestra parte y coordina los trabajos con nosotros. Especificamos dónde y cuándo se realizarán los trabajos, elegimos el tipo de equipo y el programa con el que procederemos:
- Después de guardar la tarjeta, pasamos a los detalles. Indicamos al ejecutor y verificamos si tiene autorización para los trabajos necesarios. Si no hay autorización, el campo se resalta en rojo y no se puede emitir el permiso:
- Especificamos el equipo concreto. Dependiendo del tipo de trabajo, en el programa de Mantenimiento Técnico se describen las actividades preliminares, por ejemplo: pedir combustible en el sitio, planificar una orientación introductoria para los ingenieros y notificar a los colegas. La lista de actividades aparecerá automáticamente, pero podemos agregar nuestros propios puntos, todo es bastante flexible:
- Guardamos el permiso, enviamos un correo al aprobador y esperamos su respuesta:
- Para la llegada del ingeniero, imprimimos el permiso directamente desde el sistema.
- En el permiso hay una lista de verificación de operaciones para el programa de Mantenimiento Técnico. El líder de los trabajos en el centro de datos controla el Mantenimiento Técnico y marca las casillas.
Durante un tiempo, era suficiente con una lista de verificación breve. Luego implementamos instrucciones metodológicas, o MOP (método de procedimiento). Con un documento así, cualquier ingeniero certificado puede realizar la verificación de cualquier equipo.
Todo está descrito con el máximo detalle, hasta plantillas de correos de notificación y condiciones meteorológicas:
El documento impreso se ve así:
Según los estándares del Uptime Institute, tal MOP debe existir para todas las operaciones. Este es un volumen bastante grande de documentación. Según la experiencia, recomendamos desarrollarlos gradualmente, por ejemplo, un MOP al mes.
- Después de los trabajos, el ingeniero emite un acta de los trabajos realizados. La escaneamos y la adjuntamos a la tarjeta junto con los escaneos de otros documentos: permiso de trabajo y MOP.
- En el permiso indicamos los trabajos realizados:
- En la tarjeta de equipo se ha conservado el historial del Mantenimiento Técnico:
Mostramos cómo está estructurado nuestro sistema ahora. Pero el trabajo en el MMS no termina: ya se han planificado varias mejoras. Por ejemplo, ahora almacenamos mucha información en escaneos. En el futuro, planeamos hacer el Mantenimiento Técnico sin papel: conectar una aplicación móvil donde el ingeniero puede marcar las casillas y guardar la información directamente en la tarjeta.
Por supuesto, en el mercado ya hay muchos productos listos con funciones similares. Pero queríamos demostrar que incluso una pequeña hoja de Excel se puede desarrollar en un producto completo. Esto se puede hacer de manera independiente o contratando a terceros; lo más importante es tener el enfoque correcto. Y nunca es tarde para comenzar.
Fuente: habr.com
